Åtgärder för förbättrad samverkan inom kommunens boendesociala arbete Delrapport 2008-10-09
Inledning Denna rapport är en uppföljning av den handlingsplan som styrgruppen för kommunens boendesociala arbete fattade beslut om i december 2006. Syftet med de åtgärder som beskrivs i handlingsplanen är att tydliggöra roller och ansvar och att skapa effektiva processer som tillgodoser behovet av bostäder för personer som av sociala eller medicinska skäl inte kan få en bostad på egen hand, s.k kommunala kontrakt. Principen för genomförandet är att den part som har huvudansvar för en uppgift också ansvarar för att uppdraget blir genomfört. Målet har varit att skapa smidiga, prestigelösa och effektiva processer samt förtroende hos fastighetsägarna för att få de lägenheter som behövs. Handlingsplanen har arbetats fram i samverkan. Åtgärderna har kontinuerligt diskuterats och stämts av i en arbetsgrupp och i styrgruppen. Engagemanget för arbetet har varit stort och formen har bidragit till ömsesidig effektivisering som bland annat visat sig i minskade väntetider för att få en bostad från i snitt 9 månader till 3 och halv månad i augusti 2008. Nedan redovisas läget för respektive uppdrag i handlingsplanen: Kriterier vem får bostad? För att säkerställa likabehandling över staden behöver en kontinuerlig dialog och informationsspridning kring kriterier och målgrupper komma till stånd. Därför skall: Uppdrag/arbetsläge: 1 En struktur för kontinuerlig dialog och informationsspridning mellan fastighetskontoret och stadsdelarnas boendesekreterare etableras. Bostadsenheten träffar stadsdelarnas boendesekreterare fyra gånger per år. Störningsjouren deltar också. Handlingsplanens olika uppdrag är en stående punkt på dagordningen. Mötena är välbesökta och 35-40 personer deltar varje gång. Varje stadsdel har en utsedd handläggare på fastighetskontoret. Nya boendesekreterare bjuds in till FK och en regelbunden dialog förs mellan dessa parter. 2 En struktur för kontinuerlig dialog och informationsspridning mellan fastighetskontoret och stadsdelarnas IoFchefer och funktionshinderchefer etableras. Boendeavdelningen har bjudits in när verksamhetschefer inom IFO diskuterat handlingsplanen och bostöd. ig & Samverkansparter SDF och fastighetsägare Samverkansparter SDF Slutsats genomfört och pågår kontinuerligt. Uppdraget kvarstår 2
3 genomlyser hanteringen av remisser från sjukvården samt lämnar förslag till framtida inriktning för medicinska remisser. En arbetsgrupp med representanter från fastighetskontoret, SU neurologen och stadsdelsförvaltningar har gått igenom bostadsenheten samtliga remisser från sjukvården under perioden januari till juni 2007. Slutsatserna är bl a att det är många remissinstanser (70 remisser från 26 remissinstanser) samt att en hög andel avslås. Reglerna för förmedling av anpassade lägenheter behöver tydliggöras. Det är också viktigt att hitta informationskanaler i sjukvården. En särskild kö för remisserna från sjukvården behöver också övervägas. Fastighetsnämnden har beslutat om kriterier för tillgänglighet i det befintliga bostadsbeståndet. Tanken är att sådan information skall finnas på Boplats så att den som söker tillgänglig bostad själv kan avgöra om bostaden är lämplig. tittar dessutom på hur processen för återanvändning av bostäder som är anpassade med bostadsanpassningsbidrag kan effektiviseras. 4 Kriterier för vem som har rätt till ett kommunalt kontrakt utarbetas En arbetsgrupp med representanter från fastighetskontoret, stadsdelsförvaltningar och de kommunala bolagen har arbetat med frågan genom att utgå från de kriterier som anges i samarbetsavtalet. Gruppen har därefter tagit upp och diskuterat ett antal frågeställningar och tolkningsproblem. Arbetet har löpande avrapporterats i styrgruppen för samarbetsavtalet och på boendesekreterarträffar. Vem som har rätt till ett kommunalt kontrakt är en ständigt aktuell frågeställning justeringar och tolkningar avgörs i styrgruppen. 5 Kriterier för vad som godkänns som referensboende fastställs En arbetsgrupp har gått igenom kriterierna för referensboende och justerat den befintliga definitionen av referensboende något. Sjukvården, Boplats Göteborg AB, fastighetsägare och SDF SDF, fastighetsägarna och Boplats Göteborg AB SDF, fastighetsägarna Uppdraget fortsätter genomfört och stäms av vid behov. genomfört 3
Boendestöd Uppdrag/Arbetsläge: 1 En arbetsgrupp tillsätts. Gruppen skall göra en kartläggning av kommunens boendestöd. Med kartläggningen och synpunkter från fastighetsägare som grund skall gruppen lämna förslag till hur kommunens boendestöd kan utvecklas t ex avseende innehåll, kompetens, organisation och ansvar. Genom en enkät har en arbetsgrupp kartlagt stadsdelarnas boendestöd. Resultatet visar att boendestödet är organiserat på olika sätt i de olika stadsdelarna. Ibland är det i separata delar för individ- och familjeomsorgen och funktionshinder och ibland i en gemensam organisation för båda verksamheterna. I huvudsak ges boendestödet på dagtid. Stadsdelarna har metoder för boendestöd och en bred yrkeskompetens inom området. I Tyréns Temaplans intervjuer med fastighetsägare framförs kritik om att kommunens organisation är otydlig och fastighetsägarna vill ha en ingång för sina frågor. Det kommer också fram att fastighetsägare har svårt att få kontakt när de är oroliga för hyresgäster som behöver hjälp. De menar att det är viktigt att stötta personer som har bostad att kunna behålla hyreskontrakt. Förslag på åtgärder är utökat boendestöd även på kvällar och helger. Stadsdelarna har tagit fram en lista med telefonnummer för att säkerställa att fastighetsägarna får en ingång hos stadsdelarna. ig & SDF och fastighetsägarna Slutsats Uppdraget kvarstår och preciseras ytterligare av styrgruppen. 4
Leverans av lägenheter Uppdrag/arbetsläge: 1 genomför en enkät bland fastighetsägarna för att få en bild av vad de anser om nuvarande insatser från kommunens sida och vilka förslag de har till förbättringar. Tyréns Temaplan har gjort personliga intervjuer med ett antal privata fastighetsägare. Intervjuerna lyfte fram följande förslag till förbättringar. Klargör fakta om hushållens behov nyansera bilden Utveckla stadens interna arbete - tidiga skeden och en ingång för fastighetsägare Minska risken för fastighetsägare snabbare och garanterade åtgärder från staden vid störningar Marknadsför avtalet och kvalitetsstämpla privata fastighetsägare som bidrar i stort planerar att genomföra en enkät bland sina samarbetspartners. De fastighetsägare som bostadsenheten har kontakt med är berörda. ig & Slutsats Uppdragsavstämning 2 ser över sina processer från ansökan till eget kontrakt med syftet att öka genomströmningen. Nyckeltal för hur flödet utvecklas tas fram. Bostadsenheten har gått igenom och kritiskt granskat sina processer och tagit fram förbättringsåtgärder. Processkarta med förbättringsområden redovisas i bilaga. Rapport om Bostadsenhetens verksamhet redovisas regelbundet i Fastighetsnämnden. Verksamhetssystemen utvecklas för att stödja framtagandet av nyckeltal. Effektiviteten i processerna är ett ständigt pågående utvecklingsområde och en del av det reguljära arbetet. genomfört 5
Parallellt med s uppdrag har Framtidenkoncernen gjort en intern översyn av regelverket och rutiner för kontrakt via samarbetsavtalet. Genomlysningen har lett till förbättringsförslag bl a organisationsförändringar för att bättre möta behovet. Arbetet har också inneburit att gränsdragningen mellan Framtidenbolagen och har tydliggjorts. Förvaltnings AB Framtiden 3 ser över kostnadsuttag för förvaltning och anskaffning, hantering av tomgångskostnader, rutiner vid behov av reparation, krav mm. Fastighetsnämnden har beslutat att ta bort kostnaderna för anskaffning och förvaltning från och med 2008. Åtgärden har finansierats genom att nämnden har tagit eget kapital i anspråk. Från och med 2009 behövs kommuncentral finansiering. En processbeskrivning över rutiner vid behov av reparationer är klar och redovisas i bilaga. Då antal hyresavtal ständigt ökar behöver stödsystemen för hyreshanteringen utvecklas. En förstudie har påbörjats med kartläggning och utvärdering av nuvarande verksamhetssystem. 4 tar fram plan för kommunikation med fastighetsägare. Planen skall innehålla aktiviteter för hur fastighetskontoret skall möta fastighetsägarna från det att ett ärende påbörjas till dess att det avslutas samt struktur för dialog, erfarenhetsutbyte, utbildning och kvalitetsutveckling. Fokus bör tydligare ligga på den enskilde fastighetsägaren. Tydlig kontaktyta skall skapas. har tillsammans med representant från stadsdel, störningsjour under 2007 besökt ett antal privata fastighetsägare på VD-nivå. Kontoret har från januari 2008 anställt en projektledare som på ett strukturerat sätt bygger upp kontakterna med privata fastighetsägare. Effekterna skall utvärderas efter två år. I början av 2008 sattes målet att privata fastighetsägare skulle lämna cirka 60 lägenheter till fastighetskontoret. Projektledaren innebär en genomfört Uppdraget utvärderas 2010 6
tydlig kontaktyta gentemot de privata fastighetsägarna. Personliga kontakter, information, utveckling av informationsmaterial är grunden i arbetet. Nyhetsbrev planeras. Strukturerad form för synpunktshantering byggs upp. Projektledaren deltar i boendesekreterarträffar och har regelbunden dialog med fastighetsägarföreningen. Workshop med privata fastighetsägare har genomförts. Fastighetsägarföreningen och fastighetskontoret stod som inbjudare. Göran Johansson inledde. Från de privata fastighetsägarna kom 35 personer som representerade 20 bolag. Rundabordssamtal genomfördes om de viktigaste åtgärderna för att få fler kontrakt. En rangordnad lista över de viktigaste åtgärderna som kom fram var; 1. Snabba reaktioner vid problem 2. Information och löpande kontakt 3. Förebyggande verksamhet 4. Introduktion 5. Bättre statistik över fastighetsägares sociala åtagande Det framkom bland annat att stadsdelarna skiljer sig åt angående pkt 1 och 3. använder sig av synpunkterna i utvecklingsarbetet. 5 tar fram en bild över hur många bostäder som bostadsföretagen lämnar till de aktuella målgrupperna utöver samarbetsavtalet. har samlat in kontrakt, där stadsdelarna tecknat första handskontrakt. brett formulerat. Samtal som kontoret haft med fastighetsägare visar att några vill att det skall framgå av kontorets rapportering hur många lägenheter företagen lämnar till både kommunen och externa aktörer som arbetar för målgrupperna och att redovisningen därför bör omfatta både andrahandskontrakt och förstahandskontrakt. Att ta fram en sådan bild förutsätter att fastighetsägarna lämnar underlag till fastighetskontoret. SDF bör säkerställa kunskapen om att de inte skall teckna egna kontrakt och följa upp att inga kontrakt tecknas. s uppdrag avgränsas till att gälla enbart kommunala kontrakt 7
6 Verksamhetsidé för och innehållet i en lägenhetsbank behöver utvecklas. Stadsdelarnas behov av akuta bostäder bör beaktas. Innehållet i en lägenhetsbank kan bestå av tre delar kontrakt förmedlade via fastighetskontorets bostadsenhet, kontrakt förmedlade via stadsdelar, kontrakt inom fastighetskontorets eget bestånd. Den ursprungliga tanken (KF år 2002) med en lägenhetsbank var att samla den hyresjuridiska hanteringen av kommunens andrahandsuthyrningar på ett ställe med undantag för äldreomsorgens lägenheter och lägenheter för personer med funktionshinder. Stadskansliet har våren 2008 utrett roller och ansvar för hantering av bostads- respektive verksamhetsavtal. har idag i sina datasystem en bank över de kommunala kontrakten enligt ovan. Det finns dock inga lägenheter för akut bruk. Samverkanspartner: SDF Uppdraget fortsätter 7 utvecklar rutiner för att anskaffa lägenheter i samband med nyproduktion. Samarbetsavtalet säger att vid nyproduktion och upplåtelse av mark skall hänsyn tas till avtalets målgrupp. omhändertaget inom fastighetskontoret. 8 F100 skall genomföras, d v s 33 lgh per år i tre år till personer med funktionshinder som skulle kunna ha rätt till bostad med särskild service men vill ha och bedöms klara vanlig bostad med boendestöd. Bostadsföretagen inom AB Framtiden levererar lägenheterna via fastighetskontoret. I sammanhanget kan nämnas att sjukvården inte ingår i arbetet med F100. Den regionala organisationen inom funktionshinderområdet har i samarbete med bostadsbolagen inom Förvaltnings AB Framtiden och fastighetskontoret ökat möjligheten för personer med funktionsnedsättningar att få en lägenhet. AB Förvaltnings AB Framtiden och påbörjat Uppdraget fortsätter. Stadskansliet utvärderar F100 under 2008 8
Framtiden skall utöver samarbetsavtalet lämna 100 lägenheter under en treårsperiod med start 2007 till personer som i annat fall skulle ha rätt till bostad med särskild service. Projektet, som kallas F100, har fått en bra start. Under 2008 skall utvärdering ske med fokus på hyresgästens och grannarnas trivsel. 9 skall tillsammans med stadsdelarna utveckla analysen av behovet av lägenheter enligt siffror i Boende- Inventeringarna. Analysen skall ligga till grund för långsiktig planering och volymer i samarbetsavtalet Inventeringarna sker regelbundet. Formerna för analys behöver utvecklas i samverkan. Innehållet i inventeringarna behöver också ses över. En analysgrupp med representanter från tre stadsdelar samt personer från fastighetskontoret har träffats under året och gått igenom definitioner mm i BoInvent. För att kunna utveckla analysen av behovet av lägenheter har definitioner förtydligas. Behovet av bostäder för kommande år fastställs i november. en del av det löpande förbättringsarbetet. Bland annat behöver innehåll och struktur i boendeportalen ses över. 10 Ett partsammansatt råd för kommunens boendesociala arbete inrättas i enlighet handlingsplanens bild över ansvar och roller. I handlingsplanen står att rådet uppdrag skall vara att skapa ett effektivt flöde mellan behov och tillgång till bostäder för målgruppen att bidra till att det skapas ett effektivt samspel mellan aktörerna att följa hur effektiviteten utvecklas och bidra till att uppkomna behov hanteras där de hör hemma, skapa system för ledning och styrning av kommunens boendesociala arbete att verka för koncernnytta för kommunens insatser på det boendesociala området Samverkanspartner SDF, SDF, Sociala Resursförvaltningen, Förvaltnings AB Framtiden och Boplats Göteborg AB Uppdraget fortsätter instrument för behovsbedömning utvecklas Rådet har inte inrättats, styrguppen kvarstår 9
10