Fjärrvärme Vatten Avlopp Renhållning Protokoll från MEMABs ordinarie styrelsemöte nr 117, 20160922 Plats Kontoret, Kyrkvägen 8 och i Sandhem samt Lilla Bråared Tid 20160922, kl 15 00 17 30 Närvarande Beslutande Namn Leif Andersson Gunnel Engström Lars Samuelson Håkan Stigmarker Ordförande Justerare Närvarande övriga Claes Johansson Mötets sekreterare Anmält förhinder Adam Bergqvist Sändlista (i bokstavsordning) Leif Andersson Adam Bergqvist Gunnel Engström Lars Eriksson Maria JanssonMyskowski Björn Pettersson Christer Rube Lars Samuelson Joachim Stenberg Håkan Stigmarker Claes Johansson Amanda de Leeuw Mullsjö Kommun Kommunstyrelsen Mats Nilsson Birgitta Wigert Vice ordförande Ledamot Ledamot Ordförande Ledamot VD Ekonom Stämmoombud Ägare Revisor Kommunrevisor Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. epost Internet Plusgiro Järnvägsgatan 2729 0392140 00 5561985598 fjarrvarme@mullsjo.se www.mullsjo.se 465 94 487 Box 800 Mullsjö Telefax Säte 565 18 Mullsjö 0392102 49 Mullsjö T:\BOLAGET\LEDNING\Styrelsemöten\2016\Styrelsemöte MEMAB nr 117 20160922.doc
Protokoll från MEMABs ordinarie styrelsemöte nr 117, 20160922 1 Sammanträdets öppnande Ordförande Lars Samuelson hälsar samtliga närvarande välkomna och förklarar mötet öppnat. 2 Val av justerare Mötet beslutar att jämte mötets ordförande utse Håkan Stigmarker till att justera mötets protokoll. Dagens styrelseprotokoll justeras den 27 september kl 15.00 på bolagets kontor. 3 Val av sekreterare Mötet beslutar att utse Claes Johansson till sekreterare 4 Fastställande av dagordningen Föreslagen dagordning fastställdes 5 Genomgång av föregående protokoll och händelser 5.1 Genomgång och godkännande av föregående mötesprotokoll Protokoll från föregående styrelsemöte nr 116 godkändes. 5.2 Ordförande redogör muntligt för händelser och diskussioner med VD Lars S och Claes J har träffats och utsett entreprenad för VA i Gruvered och omläggning av bolagets lån som förfaller till betalning 6 Till styrelsen inkomna frågor 7 Ekonomi 7.1 Resultatrapport till den 31 augusti 2016 Preliminärt resultat till och med 31 augusti är totalt ca 1 412,6 tkr, (1 601,0 tkr, aug 2016), fördelat på Fjärrvärme med ca: 12,4 tkr (780,4 tkr, aug 2015) Vatten och Avlopp med ca: 853,6 tkr (1 209,5 tkr, aug 2015) Renhållning med ca: 546,6 tkr (388,8 tkr, aug2015) Likviditeten var 27,7 miljoner kronor (inkl. kredit) den 22 september 2016. Claes J redogjorde för delårsbokslutet fram till den 31 augusti 2016. Resultatet för fjärrvärme är låg beroende på engångskostnader för underhåll och justeringar av momskostnader för år 2015. I övrigt bättre resultat än budget. 7.2 Kundfordringar 7.3 Lån Bolaget har lånat 13 miljoner kronor för att amortera en del av ett lån från ägaren. Lånet är upptaget på två år. Bolaget har också förlängt ett lån om 16, 4 miljoner kronor på fyra år. 7.4 Avtal Bolaget har fått ett förslag om avtal som avser de tjänster som kommunen tillhandahåller. Claes J återkommer med kompletterande tjänster till kommunen. 2 (6)
Protokoll från MEMABs ordinarie styrelsemöte nr 117, 20160922 7.5 Ekonomi övrigt 8 Driftrapport och Verksamhetsfrågor 8.1 Fjärrvärme Driftfrågor: Verksamhetsfrågor: Maskinhallen vid fjärrvärmeverket i Mullsjö har färdigställts. Slutbesked skickas snarast. Installatör ska skicka slutintyg för elinstallationer till bolaget. Installationsintyg erhållet, slutbesked skickas in. Underlag är skickat till kvalitetsansvarig Fredrik Hag på HagByggkonsult i Jönköping AB för sammanställning av kontrollplan. Slutlig Kontrollplan upprättad för Maskinhallen och inskickad till Bygglovshandläggare i Mullsjö Kommun. Kvarstår Installationen av utrustning för kemisk justering av fjärrvärmevattnet har stoppats. Arbetet bör kunna startas i slutet av april. Om det är möjligt utförs arbetet under sommaren. Arbete pågår Emissionsmätning av pannorna på fjärrvärmeverket i Mullsjö kommer att genomföras under senare delen av 2015. Trimning av pannorna ska genomföras av leverantören. Emissionsmätning av pannorna genomförs efter att rökgasfilter åtgärdas. Om möjligt i början av 2016. Rökgasfilter är monterade och emissionsmätning kvarstår. Pannorna har trimmats men emissionsmätningar kan utföras till hösten 2016. Kvarstår. Då den maximala värmeffekten för fjärrvärmeverket i princip är uppnådd behövs en reserv och spetslastfjärrvärmecentral för fjärrvärmenätet. Claes J utreder fjärrvärmecentral med bränslena träpellets eller bio olja. Kostnadskalkyl för jämförelse mellan biologisk eldningsolja och träpellets är erhållen från en leverantör. Claes J återkommer med mer information. Claes J kontaktar fastighetsägare för eventuell placering av en panncentral för reserv och spetslast. Claes J har sökt fastighetsägaren för samtal om placering. Håkan S förselår att Claes J undersöker om en mobil fjärrvärmepanna kan anslutas till fjärrvärmenätet akut vid behov. Håkan Stigmarker efterlyser en fjärrvärmekarta över rörnätet i Mullsjö. Claes J tar fram karta. Publik karta från 2009 revideras och skickas ut. FV karta skickas till alla i styrelsen. Kartan uppdateras med senare gjorda fjärrvärmeinstallationer. Kvarstår Bolaget ansluter Mullsjö Bostöder AB på Kyrkvägen 3 och 5 till fjärrvärme. Arbeten i pågår på fastigheten. Ansluts till fjärrvärmenätet vecka 40 har ändrats till vecka 41 3 (6)
Protokoll från MEMABs ordinarie styrelsemöte nr 117, 20160922 8.2 VA Driftfrågor: Verksamhetsfrågor: Vatten och avlopp läggs i Industrivägen på Västra Industriområdet i Mullsjö, så att fastigheterna GYLJERYD 1:37 och GYLJERYD 1:20 inte behöver hysa kommunens VAnät på sina respektive fastigheter. Entreprenad har skickats ut på anbudsförfrågan i april 2015. VAoch fjärrvärmebyggnationer i Industrivägen, har annonserats i tidningarna Jönköpings Posten och Falköpings Tidning för anbudsförfrågan den 25 maj. Anbudstiden förlängs och till de entreprenörerna som har allmänt intresse. Ett ledningsrättavtal för vattenledningar kommer att upprättas på Mauritz Väg 50. Förhandling på Lantmäteriets kontor den 10 dec i Jönköping innebar att bolaget ska överväga om att fortsätta med ansökan om ledningsrätt. Ersättning för skada på fastigheten är utbetalad och Lantmäteriet har fastställt ersättning för ledningsintrång. Bolaget väntar på besked om fastighetsägaren godkänner Lantmäteriets beslut om intrångsersättning. Fastighetsägare har överklagat Lantmäteriets beslut till Mark och Miljödomstolen vid Växjö tingsrätt. Bolaget ska svara på fastighetsägarens yrkande till domstolen. Bolaget har svarat på domstolens frågor och hävdar att Lantmäteriets förslag till ersättning är rimlig. Domstolen ska besluta i frågan. Kompletteringar av målet från målsägarna har varit möjlig fram till den 20 maj. Bolaget har meddelat att tidigare inskickat underlag inte kompletteras ytterligare. Inget nytt i ärendet. Claes J sammankallar till möte angående ny VAplan. Claes J har kontaktat en enmanskonsult för hjälp med att upprätta en VAplan. Påbörjas efter nyår. Kvarstår. Claes J har kontaktat Björn Svensson från Skillingaryd och planerar ett första möte i maj 2015. Möte med Björn Svensson från Vaggeryds kommun. Björn S kommer att hjälpa oss i arbetet med att upprätta en VAplan för Mullsjö kommun. Claes J skickar en informationsskrivelse till KSAU om avsikten att påbörja arbetet med VAplan. Kvarstår. Claes J presenterar en tidplan vid nästa styrelsemöte. Claes J föreslår att en VApolicy arbetas fram för kommunen under hösten 2016 och att VAplanen sedan utarbetas under 2017 för beslut i slutet av 2017. Styrelsen vill träffa Björn Svensson på nästa styrelsemöte. Träff planeras till oktobermötet. Efter utbyggnaden av VA i Sandhem finns behov av tryckstegring i hela vattenledningssystemet. Styrelsen beslutar att genomföra ett arbete med tryckstegring i Sandhems vattenledningssystem. Claes J tar fram kostnaden för genomförande av arbetet. Kvarstår Inspektion av vattenreservoarer i Mullsjö och Sandhem utförs den 30 november. En inspektion är genomförd och en rapport är överlämnad till bolaget. Behov av eventuella åtgärder pressenteras vid nästa styrelsemöte. Reservoarerna rengörs invändigt och stegar renoveras. Arbetet planeras för att genomföras hösten 2016. Kvarstår Bolaget tar fram informationsmaterial om tillgängligt vattentryck i ledningsnätet i Mullsjö. Styrelsen föreslår att vattentrycket presenteras i en karta över Mullsjö. Byggnation av VAanslutningar i Gruvered i Mullsjö har annonserats i tidningarna Jönköpings Posten och Falköpings Tidningen för anbudsinfodrad den 25 maj. Anbudstiden förlängs och till de entreprenörerna som har allmänt intresse. Entreprenadanbud ska inkomma senast 5 september. Entreprenör för VA i Gruvered tilldelades Kanonaden Entreprenad AB. Arbeten påbörjas vecka 42 Tidigare dagvatten utredning och förslag till dagvatten policy skickas ut till Styrelsen. Claes J återupptar arbetet med att färdigställa förslag till KSAU för behandling. Dagvattenutredning är skickad. Styrelsen tar upp dagvattenpolicyn vid nästa styrelsemöte. 4 (6)
Protokoll från MEMABs ordinarie styrelsemöte nr 117, 20160922 Utredning om kostnader för byggnation av en överföringsledning för råvatten från brunnen vid sjön Stråken till befintligt vattenverk har lämnats över från konsulten för påseende. Claes J har läst igenom och bett om en komplettering av utredningen. Ny rapport lämnas i juni. Kompletterad rapport har lämnats från Provab. Claes J redovisar rapporten vid nästa styrelsemöte den 18 augusti. Claes J redovisade kostnaden för att bygga en överföringsledning med råvatten till befintligt vattenverk. Styrelsen vill att Claes J jämför och redovisar de olika alternativen vid nästa styrelse möte. 8.3 Renhållning Driftfrågor: Några avfallskärl för hushållsavfall har inte tömts av renhållningsentreprenören efter uppmaningen att placera avfallskärl med hjulen ut mot vägen. Kunder har ringt och skickat in epost med klagomål om att informationen inte har varit tillräcklig. Bolaget har nu lagt ut information på hemsidan Kvarstår Verksamhetsfrågor: Mullsjö kommun inleder avfallsamarbete med Habo och Jönköpings kommuner med målet att bilda ett gemensamt avfallsbolag. Arbetet med beslutsunderlagen till kommunerna pågår. Underlaget ska presenteras i september för kommunerna. Möte den 19 augusti med projektgruppen för avfallsamarbetet. Avfallsdeponin vid Lilla Bråared ska förses med sonderingsrör för lakvatten enligt ett beslut av Länsstyrelsen i Jönköping. Bolaget ska också ta fram ett handlingsprogram för sluttäckning. Claes J informerar allmänna utskottet i kommunen (KSAU) om att deponin i Lilla Bråared ska sluttäckas och att detta ska finansieras med skattemedel. Kvarstår Konsult anlitas för att utreda placering av provtagningsrör och plan för att upprätta kontrollplan för avfallsdeponi vid Lilla Bråared. Förslag till kontrollplan för Lilla Bråared är skickad den 30 augusti. Claes J kontaktar omgående BEGES Containerservice AB för att diskutera hur fraktionen schaktmassor kan delas upp bättre på Återvinningscentralen i Mullsjö. Kvarstår Styrelsen besök på återvinningscentral i Mullsjö tidigare på dagen (den 26 maj) medförde att följande förslag diskuterades. Ny skylt vid infarten till Västra Industriområdet sätts upp för att visa var Mullsjö Återvinningscentral finns. Nya skyltar med information om vilka avfallsfraktioner som ska lämnas var på Återvinningscentralen tillverkas och sättas upp på behållare och containrar. Kvarstår 8.4 Gemensamt Gunnel E har frågor om bolagets miljöredovisning till Mullsjö kommun. Claes J återkommer till nästa möte med svar om redovisningen. Underlag finns från Kommunfullmäktiges möte den 21 juni 2016. Claes J har läst samanställningen om hur kommunens miljö och energimål fram till 2015 har genomförts. Den stora andelen svar som bolaget inte har besvarat enligt sammanställningen kan tills största del hänförs till att de saknar relevans för bolagets verksamet. 9 Marknadsfrågor Styrelsen vill att bolaget åter kontaktar Kongsberg Automotive AB för att diskutera anslutning till fjärrvärmenätet. Kvarstår Ny förfrågan om fjärrvärme till en fastighet centralt i Mullsjö. Bolaget lämnar offert för anslutning. Intressent avböjer anslutning till fjärrvärme. 10 Villkorsuppfyllelse (MB) 11 Utvecklings och förändringsprojekt Se punkt 9. 5 (6)
Protokoll från MEMABs ordinarie styrelsemöte nr 117, 20160922 12 Personal, kontor och anläggningar Lönesamtal med personalen på driften kvarstår. Lönesamtal i september. Ett kontorsrum byggs om till två kontorsrum. Bolaget har anställt Jenny SkogbergJohansson för att registrera vattenavläsningsställningar i bolagets kundhanteringsprogram 13 Övriga frågor Ordf. Lars Samuelsson vill att Claes J redovisar hur bolagets arkiv är organiserat. Claes J återkommer i frågan. Arbetet börjar till hösten 2016. Ordf. Lars S presenterade ett förslag till risk och väsentlighetsanalys. Claes J återkommer vid nästa ordinarie styrelsemöte med besked om när och hur den kan implementeras i bolaget. Claes J och Lars S återkommer till styrelsen med förslag på genomförande. Kvarstår. Claes J ska till nästa möte redovisa vad bolaget lämnar för uppgifter till myndigheter varje år. 14 Beslut om nästa möte Datum Tid Plats 20161027 Kl 15.00 17.00 kontoret i Mullsjö 15 Avslutning Ordförande Lars Samuelson avslutar mötet. Claes Johansson Sekreterare Lars Samuelson Ordförande Håkan Stigmarker Justeras 6 (6)