Mullsjö Energi & Miljö AB

Transkript

1 Fjärrvärme Vatten Avlopp Renhållning Protokoll från MEMABs styrelsemöte nr 88, Plats Bolagets kontor Tid , kl Närvarande Beslutande Namn Gunnel Engström Lars Eriksson Jan Hyttring Bengt Lundin Ordförande Justerare Närvarande övriga Claes Johansson Mötets sekreterare Amanda De Leeuw punkt 17 Anmält förhinder Sändlista (i bokstavsordning) Göran Brengesjö Adam Bergqvist Gunnel Engström Lars Eriksson Frank Eriksson Ingemar Eriksson Jan Hyttring Claes Johansson Bengt Lundin Mats Nilsson Christer Rube Lars Samuelson Daniel Seitl Amanda de Leeuw Kommunstyrelsen SvenOlof Dahlin Kicki Svensson Ledamot Ordförande Vice ordförande Stämmoombud Ledamot VD Ledamot Revisor Ekonom Ägare Kommunrevisor Kommunrevisor Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. epost Internet Plusgiro Järnvägsgatan Box 800 Mullsjö Telefax Säte Mullsjö Mullsjö T:\BOLAGET\LEDNING\Styrelsemöten\2014\Styrelsemöte MEMAB nr 88_ doc

2 1 Sammanträdets öppnande Ordförande Lars Erikson hälsar samtliga närvarande välkomna och förklarar mötet öppnat. 2 Val av justerare Mötet beslutar att jämte mötets ordförande utse Jan Hyttring till att justera mötets protokoll. 3 Val av sekreterare Mötet beslutar att utse Claes Johansson till sekreterare 4 Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställs 5 Genomgång av föregående protokoll och händelser 5.1 Genomgång och godkännande av föregående mötesprotokoll Protokoll från föregående styrelsemöte nr 87 justerades 5.2 Ordförande redogör muntligt för händelser och diskussioner med VD Lars E och Claes J redogjorde för diskussioner om beläggningsarbeten på ÅVC och en missnöjd renhållningsabonnent. 6 Till styrelsen inkomna frågor 7 Ekonomi Styrelsen godkände bolagets årsredovisning och förvaltningsberättelsen för Resultatrapport till den 31 mars 2014 Preliminärt resultat till och med 31 mars är totalt 34,2 tkr, (757,2 tkr, mar 2013 ), fördelat på Fjärrvärme med ca: 558,3 tkr ( 603,5 tkr, feb 2013) Vatten och Avlopp med ca: 327,5 tkr ( 0,7 tkr, feb 2013) Renhållning med ca: 196,5 tkr (154,4 tkr, feb 2013) Amanda de Leeuw redogjorde för bolagets ekonomi fram till den 31 mars Fjärrvärme har positiva resultat vilket är så som förra året vid samma tid. En minskning av resultatet för Vatten och Avlopp och Renhållningen har noterats. Likviditeten var 11,7 miljoner kronor (inkl, lån) den 23 april Kundfodringar Förfallna kundfordringar för fjärrvärme och VA har noterats. En anslutningsavgift har förfallit till betalning. Claes J kontaktar kund för kontroll av betalningsförmågan under hösten Claes J kontaktar inkassoföretag för rådgivning för indrivning av skulder. Kvarstår 7.3 Lån Bolaget har uttagna inteckningar om 4,25 miljoner kronor sedan Lars Eriksson utreder vidare var de kan vara. 7.4 Avtal Claes J har tillsammans med Jan Österberg i kommunen, listat de tjänster som bolaget köper av kommunen. Jan Österberg ska omgående upprätta ett avtal för de listade tjänsterna för påseende. Kvarstår 2 (7)

3 7.5 Ekonomi övrigt Styrelsen beslutar att öka den interna kontrollen i bolaget genom att påbörja en skriftlig verksamhetsbeskrivning av företaget. Claes J ska administrera att följande rutiner dokumenteras skriftligt: Skriftligt formulera attestregler för den ekonomiska redovisningen Skriftligt formulera inköpsrutiner av varor och tjänster Skriftligt formulera delegationsordning för uppgifter vid befattningsfrånvaro Ramavtal upprättas för de vanligaste tjänsterna som bolaget behöver utföra med externa resurser. Amanda De Leeuw redovisar ett utkast till ledning och styrning av bolagats administrativ och ekonomiska arbete. Styrelsen får utskick och återkommer. 8 Driftstörningar 8.1 Fjärrvärme Inga driftstörningar. 8.2 VA Inga driftstörningar. 8.3 Renhållning Inga driftstörningar. 9 Verksamhetsfrågor 9.1 Fjärrvärme Bolaget har fått ett erbjudande om att köpa en nedmonterad maskinhall/lagerlokal. Denna byggnad kan uppföras vid värmeverket på Mossgatan och användas till lager och garage för hjullastaren. Styrelsen beslutar att Claes J utreder vidare kostnader och eventuellt inköp. Styrelsen informeras om att en nedmonterad maskinhall/lagerlokalen köpts in och är tänkt att uppföras vid värmeverket på Mossgatan. Claes J har informerat Johan Laurila teknisk chef på tekniska kontoret i Mullsjö muntligen om att en yta om 300 kvm (15x20 meter) behövs anläggas norr om värmeverket på kommunens mark. Johan L har inga invändningar. Claes J upprättar en bygganmälan (eller vid behov, ett bygglov), till Byggnadsnämnden i Mullsjö. Bygglov skickas in till byggnadsnämnden. Bygglov inskickat den 23 oktober. Kontakt tagits med byggfirma för uppförande. Bygglov beviljat, grundarbeten kan påbörjas tidigast vecka 50. Byggnationen är framflyttad till våren. Entreprenören för markberedning har inte kapacitet för att färdigställa arbetet innan vintern. Claes J kontaktar entreprenörer för att påbörja byggnationen. Påbörjas i april. Arbeten med grundläggningen är påbörjad. En utrustning för kemisk justering av fjärrvärmevattnet behöver installeras i värmeverket på Mossgatan. En utrustning har offererats från ett företag. Anbudspriset är ca 100 tkr. Utrustningen installeras om det är möjligt under juni. Montering i september. Rörfirma ska kontaktas för installation. Installation efter årsskiftet. Claes J tar kontakt med entreprenör. Claes J har kontaktat en entreprenör i maj. Efter pannskötarutbildning den 4 juni framkom att det kan finnas behov av nödkylning av pannorna på fjärrvärmeverket. Claes J utreder vidare. Claes J kontaktar kommunen för eventuellt samarbete om mobilt reservkraftverk. Claes J följer upp kontakten med kommunen. Claes J besöker Astra Zeneca i Mölndal den 6 mars och tittar på ett begagnat reservkraftverk som kan passa för installation vid fjärrvärmeverket på norra industriområdet i Mullsjö. Styrelsen beslutade att inhandla reservkraftverket från Astra Zeneca i Mölndal. Förslag till avtal om köp av begagnat reservkraftverk har skickats till Astra Zeneca i Mölndal. 3 (7)

4 Trimning och emissionsmätning av biobränslepannorna utförs veckorna 50 och 51. Trimning och emissionsmätning av värmeverket i Mullsjö är avslutade. Behov av förbättrad rökgasrening har konstateras. Styrelsen beslutade att Claes J tar fram förslag till lösning av problemet och redovisar kostnader för genomförande. Denna redovisning ska vara ett underlag för beslut av ägaren. Rapport från emissionsmätningar har mottagits. Förbättrad rökgasrening måste installeras. Claes J underrättar Miljöförvaltningen för Mullsjö/Habo om rapporten och föreslår åtgärder. Claes J utreder möjligheten att installera bättre rökgasrening. Möte med utredare den 6 maj. Upphandling av bränsle för eldningssäsongen 2014/2015 har påbörjats. Pågår. 9.2 Vatten och Avlopp Styrelsen beslutade att en enkätundersökning ska genomföras för att kartlägga eventuell dålig smak på dricksvattnet i Mullsjö. Claes J kontaktar miljökontoret för att utforma lämpliga frågor. Frågor skickas ut i sommar, tillsammans med VAfakturor. 23 frågor ställs om hur abonnenterna upplever dricksvattnet. Frågorna skickas ut i början av juni om de ka skickas med fakturor för VA. De skickas i september. Utskick den 23 oktober. Svaren på enkäten ska vara oss tillhanda den 29 nov för utvärdering. Sammanställning påbörjas i slutet av februari Utvärderingen av enkätundersökningen för dricksvattenkvaliten har påbörjats. Utvärderingen är genomförd. Resultatet av undersökningen visar att vattnet upplevs som bra. En sammanställning ska publiceras på bolagets hemsida. Kvarstår Styrelsen beslutade att vatten och avlopp läggs i Industrivägen på Västra Industriområdet i Mullsjö, så att fastigheterna GYLJERYD 1:37 och GYLJERYD 1:20 inte behöver hysa kommunens VAnät på sina respektive fastigheter. Projektet påbörjas omedelbart och finansieras med upplåning av medel motsvarande projektkostnaden. Projekt skjuts på framtiden 6 månader. Nya samtal tas upp den 27 september. Bolaget ska genomföra projektet sommaren 2014, efter att ny industribyggnad är uppförd. Byggnadsarbeten har påbörjats på fastigheterna. Vi startar projektering av ledningsomläggningen under våren Kontaktat konsulter som ska lämna offert. Arbetet med att upprätta ledningsrättavtal på Mauritz Väg 50, Tidaholmsvägen 56 och Tallgatan 6 pågår. Anders Fransson på Hushållningssällskapet i Huskvarna sammanställer underlag och beräknas vara färdig i början av januari Färdiga, avtal presenteras för fastighetsägarna under januari och februari Genomförs i april Åtgärdas i september. Fastighetsägare på Mauritz väg 50 vill ha förrättning av ledningsrätt utförd av Lantmäteriet. Claes J kontaktar Lantmäteriet för genomförande av förrättning av ledningsrätt. Lantmäteriet informerade om att de kommer att utse en förrättningsman för Mauritz väg 50. Fastighetsägaren informeras av Claes J. Ingen ny information från Lantmäteriet. Förhandlingar om Vattendom för ny reservvattentäktvid vid sjön Stråken väster om Mullsjö, hålls den 7 november i Mullsjö. Vid ett möte den 25 september 2013 med markägaren av området för reservvattentäkten, diskuterades hur Bolaget och Mullsjö kommun vill lösa frågan med avtal eller ägande av området för reservvattentäkten. Sakägare har yttrat sig över ansökan till domstolen. Förhandlingar i Mullsjö den 7 november. Förhandling hölls den 7 november i Mullsjö. Bedömningen är att rätten är positiv. Dom avkunnas den 17 december. Vattendomen är positive, arbetet med projektet fortsätter i januari Vattendomen har vunnit laga kraft den 7 januari Arbetet med projektet fortsätter i februari 2014 med att en design av vattenreningsprocess upprättas och att en kostnad beräknas för en investering i ett nytt vattenverk. Fortsätter i maj. 4 (7)

5 Arbete med att söka en kompletterade Vattendom påbörjas för att nå den uttagsnivån som dagens uttagsbehov kräver ur den befintliga vattentäckten i Mullsjö. Claes J och Anna Norman från PROVAB kontaktar Länsstyrelsen i Jönköping för ett första möte. En ny miljökonsekvens beskrivning (MKB) påbörjas för den befintliga vattentäkten i Mullsjö. Möte med PROVAB den 27 februari. Arbete med att samla in uppgifter pågår. Informationsträff med berörda fastighetsägare den 4 juni i Mullsjö. Samråd med länsstyrelsen i Jönköping den 16 juni. Claes J upprättar en generell TAplan som kan tillämpas vid främst akuta arbeten på och i vägar som finns i kommunen. Kvarstår Claes J sammankallar till möte angående ny VAplan i slutet av augusti Claes J kallar till möte i början av Claes J upphandlar konsult för VAplan och projektering av VAinstallationer i området Gruvered och Sandhemkyrka under våren. Kvarstår. Styrelsen beslöt att kapaciteten på avloppsreningsverket ses över på lämpligt sätt. Claes J återkommer i höst. Claes J planerar att arbetet kan påbörjas i april eller maj Vattenprov tas mellan de olika processtegen i reningsverket för att kartlägga hur effektiva de är. Pågår. Styrelsen beslutade att godkänna företaget PROVAB som projektörer och byggledare av VAanslutning till Gruvered i Mullsjö och Sandhems Kyrka i Sandhem. Projektering pågår. Informationsmöten med berörda fastighetsägare planeras till slutet av maj Styrelsen beslutade att filteranläggningen i vattenverket i Sandhem ska bytas ut. Beräknad kostnad 600 till 800 tkr. Beställning pågår. Periodisk tillsyn av avloppsreningsverket i Mullsjö kommer att utföras av Länsstyrelsen i Jönköping torsdagen den 23 april. Utfört den 23 april Renhållning Kent Oskarsson, Lars Eriksson och Claes J har träffat representanter från Värnamos, Vaggeryds Gnosjös, Gislaved och Habos kommuner den 4 oktober i Vaggeryd. Diskussionen kring samarbete i kommunernas renhållningsfrågor fortsatte. En styrgrupp och en arbetsgrupp bildades. Arbetsgruppen ska formulera ett förslag om vilka frågor som behöver utredas... Nytt möte i slutat av februari eller i början av mars. Vid detta möte ska kommunernas ledning delta. Arbetsgruppen är kallat till nytt möte i Jönköping den 11mars för genomgång av utredningen. Styrgruppen och kommunledningar är kallade till Jönköping den 11 april för genomgång och presentation av den slutliga utredningen. Utredaren Pär Johansson från SWECO kommer att redovisa sin rekommendation. Presentation av utredningen hölls den 11 april i Jönköping. Alla kommuner deltog. En ny styrgrupp bildas som ska arbeta fram ett förslag som kommunerna kan ta ställning till. Arbetet sker under hösten Nytt möte den 7 februari Förslag till ny renhållningsordning finns. Nytt möte i den 23 april 2013 kl 9.00 i Mullsjö. Claes J söker medel för utredningskostnader hos kommunstyrelsens arbetsutskott. Gunilla Blomén från Miljöinvest AB arbetar med avfallsplanen för Mullsjö. Gunilla B är färdig med förslag till avfallsplan för Mullsjö kommun. Nytt möte med gruppen den 18 september Avfallsordning och Avfallsplan för Mullsjö skickas ut på remiss den 27 september med 4 veckors remisstid. Remissen skickad med svar senast den 11 november. Förlängning av remisstiden är begärd varför beslut i komunfullmäktige kan ske tidigast i januari Nytt möte med avfallsgruppen planeras till januari Claes J träffar Kent Oskarsson och Lars E den 29 januari 2014 för en genomgång av inkomna remissvar. Nytt möte den 10 mars med avfallsgruppen. Claes J sammanställer kompetteringar av avfallsplan och skickar förslaget till Kommunstyrelsen i Mullsjö för senare antagande i Kommunfullmäktige. Ska skickas 5 (7)

6 Jordankartjänst har lämnat offert på stängsel för återstoden av återvinningscentralen. Styrelsen beslutade att anta anbudet. Claes J upprättar avtal med Jordankartjänst AB omgående. Ny offert från Jordankartjänst begärs in efter att ny sträckning av stängsel fastställts. Styrelsen beslutade att fråga kommunstyrelsens arbetsutskott om hur utbyggnadsplanerna av Gålleryd Industriområde fortgår. Dessa planer kan avgöra investeringsplaner för nuvarande Återvinningscentral på Borrgatan. Verksamheten ska fortsätta på Borrgatan och Jordankartjänst kontaktas för ny offert. Claes J kontaktar Jordankartjänst för platsbesök och ny offert. Ny kontakt tas med Jordankartjänst. Claes J träffar Jordankartjänst den 29 november på återvinningscentralen (ÅVC) för en genomgång, så att en ny offert kan specificeras. Claes J har tillsammans med Torbjörn på Jordankartjänst besökt återvinningscentralen (ÅVC) i Mullsjö. De kommer att lämna offert och kan utföra ett eventuellt uppdrag till våren Vi väntar på en offert från Jordankartjänst. Claes J kontaktar entreprenören. Entreprenören kommer in med ny offert. Arbete utförs under veckorna 20 och 21, Bolaget har slutit avtal med ElKretsen. Avtalet inbär att ElKretsen tar hand om Mullsjös elavfall, som lämnas av invånarna på Återvinningscentralen. Nya regler från naturvårdsverket medför att avfall från vitvaror ska ställas under regnskydd. Claes J kontaktar El Kretsen för råd om åtgärder. Kvarstår Styrelsen beslutade att Claes J ska redovisa renhållningstaxan i Mullsjö kommun och vilka avgifter som gäller på Återvinningscentralen i Mullsjö. Kontakt med BEGES Containerservice AB som sköter driften av Återvinningscentralen visar att en avgift tas ut för hämtning av matjord på Återvinningscentralen (ÅVC). Detta är överenskommet sedan tidigare med bolaget. Avgiften ska täcka kostnaden för skiktning och lastning av matjord, Claes J undersöker vidare med entreprenören hur detta redovisas och sköts. BEGES Containerservice AB har en egen kassa och tar hand om avgifterna. Styrelsen beslutar att BEGES Containerservice AB ska redovisa kassan och intäkter till bolaget. Claes J ser till att uppgifterna redovisas för bolaget. Claes J har träffat BEGES Containerservice AB, de kommer att redovisa intäkt och kostnader för verksamheten med matjord. Ny kontakt tas med BEGES Containerservice AB. Nytt möte den 5 mars. Styrelsen beslutade att verksamheten med försäljningen av jord på Återvinningscentralen ska ske i bolagets regi. Claes J upprättar avtal och rutiner. Kvarstår 9.4 Gemensamt Då bolagets reservkraftverk fortfarande har en osäker funktion ska Claes J omgående se till att de rustas upp och att en laddningsstation för startbatterier anordnas i befintlig byggnad. Kontroll av batteriladdningen ska dokumenteras. Pågår. Ett startmöte med EDP Control AB hölls den 3 mars för start av uppgraderingen av faktureringssystemet till programmet FUTURE. Bolagets bilar ska förses med elektroniska körjournaler under veckorna Pågår Claes J undersöker om två RAKELenheter för kommunikation i kris ska införskaffas till bolaget. Kvarstår 10 Marknadsfrågor Claes J har kontaktat Brannan AB (Rexotherm) i Mullsjö och informerat om möjlighet att ansluta sig till fjärrvärme. Offert lämnas till Brannan AB i Mullsjö under februari Offert är lämnad till Brannan AB i Mullsjö. Ny offert är lämnad till privatkund på Rönngatan i Mullsjö. Bannan AB / Rexotherm AB anslutas till fjärrvärmenätet i Mullsjö. Styrelsen beslutade att offert lämnas till Damella för anslutning till fjärvärmenätet i Mullsjö. Ny kontakt tas med Staffans Industri och lageruthyrning AB för anslutning av fjärrvärme till Garverigatan 7 Styrelsen beslutade att Claes J träffar ledningen för Folkhögskolan i Mullsjö och diskutera ett sammarbete om lokal fjärrvärme från skolans panncentral. Kvarstår 11 Villkorsuppfyllelse (MB) 6 (7)

7 12 Utvecklings och förändringsprojekt Se punkt Personal, kontor och anläggningar Claes J kommer att erbjud Erika S en heltidsanställning i bolag. En delad tjänst som teknisk handläggare och administratör. 14 Övriga frågor 15 Nästa styrelsemöte Datum Tid Plats Kl På bolagets kontor med besök i Sandhem ARV och VV. Samling på kontoret i Mullsjö. 16 Avslutning Ordförande Lars Eriksson avslutar mötet. Claes Johansson Sekreterare Lars Eriksson Ordförande Jan Hyttring Justeras 7 (7)