Patientsäkerhetsberättelse för patientmottagningen vid Institutet för stressmedicin Avseende år 2014 Datum och ansvarig för innehållet 15 01 15 Kristina Glise
Innehållsförteckning Inledning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Uppföljning genom egenkontroll Riskanalys Händelseanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Riskområden Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Inledning Säker Vård Ledningen av hälso- och sjukvård skall vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet. Säker hälso- och sjukvård är en grundsten i allt kvalitetsarbete och innebär att vårdskador skall förhindras genom aktivt riskförebyggande verksamhet. Lagar och författningar Patientsäkerhetslagen 2010:659 Socialstyrelsens handbok för vårdgivare, verksamhetschefer och personal (Om din skyldighet att informera och göra patienten delaktig) SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2005:28 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria (revideras) SOSFS 2007:19 Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien inom hälso- och sjukvården SFS 2008:355 Patientdatalagen 2
SOSFS 2004:11 Socialstyrelsens föreskrifter om ansvar för remisser för patienter inom hälso- och sjukvården, tandvården mm SOSFS 2008:14 Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Sammanfattning Övergripande mål och strategier Sedan januari 2012 ingår H&A och Institutet för stressmedicin (ISM) i en gemensam förvaltning. Som hjälpmedel i vårt samarbete finns Kommunikationsplan Hälsan och Stressmedicin, vilken syftar till kommunikation inom vår förvaltning men också ut mot övriga förvaltningar och andra intressenter i VGR. Ambitionen är att via skriftlig och muntlig information och via dialog bidra till förståelse och kunskap kring vårt ämnesområde. Från 2014 samarbetar HoA och ISM när det gäller frågor kring patientsäkerhetsarbetet. Avvikande händelser där kunskap i något avseende behöver förbättras leder och har lett till utbildningsinsatser i syfte att påverka det fortsatta arbetet. Målet på ISM är nolltolerans för vårdskador. Med Säker Vård menar vi att vårdskador förhindras genom ett aktivt riskförebyggande arbete. Avvikelsehantering utgör grunden för identifikation av vårdskador. Vid allvarliga negativa händelser och tillbud görs, utöver anmälan enligt Lex Maria, en händelseanalys. Andra sätt att identifiera vårdskador: 1. Regelbunden information om tillbud och diskussion om förbättringsarbetet vid mottagningens avdelningsmöte som hålls varje vecka. 2. Vid det årliga kvalitetsmöte på ISM:s patientmottagning rapporteras och analyseras alla inträffade tillbud och skador under året samt åtgärder som vidtagits i syfte att förhindra att nya tillbud sker. 3. Vid en av årets arbetsplatsträffar på ISM rapporteras samtliga inträffade tillbud och skador för hela personalen. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Enhetschefen vid patientmottagningen ansvarar för planering, ledning och egenkontroll av patientsäkerhetsarbetet. Det övergripande ansvaret har chefen för ISM. Alla medarbetare har eget professionellt ansvar att följa lagar och förordningar och att hålla sig uppdaterade om föreskrivna rutiner när det gäller patientsäkerheten. Struktur för uppföljning/utvärdering Vid tillbud och vårdskador rapporteras händelsen som en avvikelse eller som Lex Maria-anmälan. Analys av händelsen avseende förlopp, och konsekvenser görs av den eller de som varit med vid händelsen och resultatet rapporteras sedan till närmaste chef. Rapportering till övrig berörd personal sker vid nästkommande avdelningsmöte på mottagningen, 3
eventuella förändringar av rutiner diskuteras och planeras i anslutning till händelsen. Genomförande av förbättringsåtgärder sker snarast möjligt. Avvikelserna och hanteringen följs upp på mottagningens veckomöte. Samtliga avvikelser och ändringar av rutiner föranledda av tillbud rapporteras och diskuteras vid patientmottagningens årliga kvalitetsmöte. Händelserna avidentifieras och rapporteras för hela personalen vid en arbetsplatsträff en gång per år. Uppföljning genom egenkontroll Vid behov görs systematiska journalgranskningar. På förekommen anledning startas arbetsgrupper i syfte att analysera befintliga rutiner. Resultatet av analyserna diskuteras vid mottagningens veckomöte och nya grupper konstitueras vid behov för att driva förändringsarbetet för att förbättra patientsäkerheten. En gång per år görs en systematisk uppföljning och utvärdering av det gångna årets verksamhet och jämförelser görs med tidigare år. Riskanalys Fortlöpande diskuteras i personalgruppen eventuella risker för vårdskador. Vid införandet av nya arbetsuppgifter eller rutiner genomförs en riskanalys av berörd personal eller enhetschefen. Rapportering av resultatet av riskanalyser som genomförts, sker till enhetschefen som därefter informerar resten av personalen på veckomötet. Behovet av åtgärder diskuteras i hela personalgruppen. Beslut om handlingsplan för åtgärder i syfte att förebygga risker för patienterna tas av enhetschefen. Händelseanalys Under året har ingen händelseanalys där vårdskada eller risk för vårdskada behövt göras. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Den eller de bland personalen som varit med vid händelse som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada rapporterar snarast händelsen i Med Control, ett datorbaserat program för avvikelserapportering. En personal har genomgått särskild utbildning och ansvarar för att hjälpa till vid avvikelserapporteringen. Den aktuella händelsen rapporteras vid nästkommande avdelningsmöte. Behov av vidare utredning och händelseanalys diskuteras dels i direkt samband med händelsen, men också på veckomötet. Vid behov utses en grupp för händelseanalysen. Efter att gruppen slutfört händelseanalysen rapporteras den i Med Control och återrapporteras därefter på avdelningsmötet. Rutiner i vården ändras vid behov. En gång årligen sammanställs samtliga händelser och 4
eventuella mönster och trender lyfts fram. Då enheten är liten och händelserna vanligtvis få, finns inget särskilt system för detta arbete. Vilka händelser som ska rapporteras diskuteras vid det årliga kvalitetsmötet. Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Klagomål och synpunkter från patienter eller närstående tas emot och diskuteras på avdelningsmötet, oavsett om de kan anses ha betydelse för patientsäkerheten. Klagomål från personal eller övriga intressenter behandlas på samma sätt. Behov av förändrade rutiner eller utbildning för personalen med anledning av klagomålen analyseras. Inga klagomål har inkommit under året. Sammanställning och analys Resultaten kopplat till måluppfyllelsen Inga allvarligare händelser har inträffat under året. Det uppsatta målet nolltolerans för vårdskador kan därmed anses vara uppfyllt. ISM:s patientmottagning anser sig bedrivit en Säker Vård där vårdskador förhindras genom ett aktivt riskförebyggande arbete. Av patientenkäten som distribuerades under oktober framgår att patienterna är mycket nöjda med bemötande, kompetensen hos vårdpersonalen och den information och behandling som erbjuds. Samverkan med patienter och närstående Samverkan sker som en kontinuerlig dialog med patienten om syftet med behandling rehabilitering och uppföljning. Vid behov erbjuds anhöriga att delta vid konsultationen på mottagningen. Anhöriga och arbetsgivaren inbjuds till en månatlig föreläsning på ISM om stressrelaterad psykisk ohälsa och vad som händer i hjärnan vid för hög och långvarig stresspåverkan. Hur patientsäkerhetsarbetet bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Patientmottagningen på ISM har ett avvikelsesystem, Med Control, för rapportering av händelser och tillbud som kan innebära risk för patient. Avvikelserna är uppdelade i patientrelaterade och övriga avvikelser. Eventuella avvikelser diskuteras på nästkommande veckomöte. Behov av risk och/eller händelseanalys som kan medföra ändrade rutiner diskuteras i direkt anslutning till händelsen och vid veckomötet, en arbetsgrupp tillsätts vid behov. Händelseanalysen syftar till att åtgärder till förbättringar föreslås för att öka patientsäkerheten. Samtliga avvikelser och aktuella rutiner för patientsäkerhetsarbetet diskuteras vid det årliga kvalitetsmötet på mottagningen. Samtliga avvikelser rapporteras på en arbetsplatsträff där samtlig personal på ISM deltar en gång per år. 5
En patientenkät innehållandefrågor avseende tillfredsställelse med bemötandet och vården samt tillgänglighet, distribuerats till patienterna på mottagningen varje år. Under oktober månad 2014 delades patientenkäten ut till alla patienter som besökte mottagningen. Riskområden Vi har utifrån de senaste årens avvikelserapporter identifierat följande riskområden: 1. Fel i de administrativa rutinerna kring patienten 2. Svårigheter att nå vårdgivaren 3. Bemötande 4. Risk för suicid hos denna patientgrupp 5. Stickskador 6. Fel i samband med vård a. kommunikationsbris i teamet b. kommunikationsbrist med extern vårdgivare c. felbehandling d. oönskad oförutsägbar händelse 7. Fel på teknisk apparatur Resultat Vilka åtgärder har vidtagits 1. De administrativa rutinerna diskuteras kontinuerligt på veckomötet och vid behov på det årliga kvalitetsmötet. Varje yrkesgrupp diskuterar kontinuerligt sina särskilda rutiner och arbetsgrupper tillsätts vid behov av förbättringar. Vid avvikande provsvar skriver sjuksköterskorna en grön lapp med patientens namn och persondata, datum för och resultatet av det avvikande provsvaret. Lappen lämnas samma dag till behandlande läkare för åtgärd. Om läkaren är frånvarande bedömer annan läkare provsvaret. Då läkare saknas på mottagningen bedöms provsvaret nästkommande arbetsdag. I händelse av brådskande fall får sjuksköterska kontakta patienten och hänvisa till vårdcentralen för uppföljning. För att minimera fel vid inskrivning av laboratorievärden finns ett elektroniskt system som går direkt från kemilaboratoriet på Sahlgrenska sjukhuset in i patientdatajournalsystemet. Enstaka prover förs in för hand av sjuksköterskorna. Alla provsvar kommer till läkare för signering i patientdatajournalen och i pappersformat. 2. Mottagningen har telefontid för patienterna, övrig tid finns möjlighet att lämna meddelande till telefonsvararen som avlyssnas flera ggr/dag av assistenten eller annan personal. Patienterna som hört av 6
sig kontaktas vid behov per telefon samma dag. Gula papperslappar med meddelande från patienterna läggs till respektive läkare eller annan berörd personal vid behov av kontakt och/eller förskrivning av läkemedel. Patienten rings upp snarast och läkemedel förskrivs om möjligt samma dag. Vid avsaknad av läkare på mottagningen hänvisas patienten till vårdcentralen. 3. All personal strävar att ge patienterna ett gott bemötande. Vid behov görs om möjligt byte av behandlare. Eventuella missförstånd mellan patient och behandlare reds ut snarast. En månad per år distribueras en enkät om bemötande mm. till alla patienter som besöker mottagningen. 4. Vid besök hos sjuksköterska innan nybesök till läkare tas en översiktlig anamnes och om något avvikande framkommer såsom uttalad dödsönskan eller suicidtankar, informeras läkaren omgående. Vid enstaka tillfällen kan sjuksköterska undersöka patient inför det första läkarbesöket utan att det finns läkare på mottagningen. Framkommer behov hänvisas patienten akut tillbaka till vårdcentralen eller till akutmottagningen för omhändertagande. 5. Suicidanamnes tas alltid i samband med nybesök hos läkare. 6. Stickskador undviks i görligaste mån. Hematom som kan uppstå tas om hand, och patienten får information om det inträffade och det förväntade förloppet. Strikt handhygien tillämpas och vi följer de hygien rutiner som är påbjudna av Västra Götalandsregionen. 7. Fel kan uppstå i samband med vård, exempelvis biverkningar av insatt medicinering. Kontinuerlig kompetensutveckling erbjuds till personalen för att förmedla bästa möjliga vård. 8. Fel på teknings apparatur kan i vissa fall leda till försämrad vård och det åtgärdas skyndsamt, såsom trasig EKG-apparat. Vilka resultat har uppnåtts Avvikelser En remiss till Affektiva centrat, blev liggande i ISM:s datajournalsystem. Remissen var dikterad 23 maj av ISM:s konsultpsykiater, men kom till Kontaktpunkten först den 7 juli. Felet anmäldes av administratör på Kontaktpunkten. Patienten som gick på ISM:s mottagning hade inplanerat återbesök till sin ordinarie läkare den 3/6, då remissen diskuterades men felet upptäcktes inte. I början av juli kontaktade patienten den ordinarie läkaren per telefon då denne inte fått någon kallelse till Affektiva centrat, felet uppdagades och åtgärdades. Den 30/7 hade patienten ett nytt återbesök till läkaren då remissen ånyo diskuterades. Åtgärd: Den ordinarie läkaren noterade i datajournalsystemet efter att patienten hört av sig i början av juli, att remissen inte var ivägsänd. Detta berodde på att konsultpsykiatern hade gått på ledighet strax efter att remissen dikterats. Den ordinarie läkaren ombesörjde då skyndsamt 7
att remissen kom iväg. Den 31/7, dagen efter att patienten varit på ytterligare ett återbesök, kontaktade den ordinarie läkaren det Affektiva centrat per telefon. Läkaren fick besked att remissen hade bedömts den 10/7 men återsänts till ISM utan åtgärd då man ansåg att patienten inte behövde någon konsultation. Den ordinarie läkaren kontaktade konsultpsykiatern per telefon och fick råd om medicinjustering, patienten erhöll dessutom en tid 20/8 till psykologen på ISM för stödsamtal. Avvikelsen har diskuterats i arbetsgruppen och rutiner vid ledighet har skärpts så att inga remisser ska kunna bli liggande utan åtgärd i framtiden. Skada: Patienten bedöms inte ha åsamkats någon skada eftersom patienten hela tiden hade kontinuerlig kontakt med sin ordinarie läkare på ISM. Remissen blev inte accepterad av det Affektiva centrat. Patientenkät En patientenkät distribuerades under oktober. Av 102 patienter som besvarade enkäten skulle 70 % träffa en läkare, 14 % psykolog, 8 % sjuksköterska, 2 % sjukgymnast och resten skulle träffa flera yrkeskategorier. Flertalet, 98 % kände sig i hög grad välkomna och 97 % bedömde att de hade blivit bemött med respekt.. Att man hade möjlighet att ta upp det som var viktigt stämde mycket väl för 87 % och stämde väl för ytterligare 8 %. Tiden för konsultationen var tillräcklig för 95 % och samma andel (95 %) hade stort eller acceptabelt förtroende för att den de mötte kunde hjälpa dem. I samma höga grad (95 %) bedömde patienterna att de hade fått bra information och svar på sina frågor och 91 % hade fått tydlig information om och hur man skulle gå vidare. Slutligen var 94 % nöjda eller mycket nöjda och 4 % till del nöjda med ISM:s insatser utifrån deras behov Egenkontroll följa upp Någon strukturerad journalgranskning finns inte behov av att genomföra på patientmottagningen för närvarande. Samverkan för att förebygga skador Det har inte förekommit någon samverkan med annan vårdgivare i patientsäkerhetsfrågor utöver Hälsan- och Arbetslivet. Risk för vårdskador Risken för vårdskador vid ISM:s patientmottagning bedöms som ringa och det har inte inträffat några allvarliga skador under året. Hur har rapporterna hanterats 8
Vid behov görs en analys av tillbud och i samtliga fall vid vårdskador, därefter skrivs en rapport om det inträffade. Rapporten lämnas av enhetschefen till avdelningschefen. Rapporten diskuteras på nästkommande veckomöte. Behov av förändrade rutiner diskuteras och beslutas. Hur har inkomna klagomål och synpunkter hanterats Klagomål om bemötande, vård och behandling diskuteras direkt med patienten och klagomålen reds ut i görligaste mån. Händelsen tas upp på veckomötet och eventuella åtgärder beslutas, exempelvis förändrade rutiner. Hur många allvarliga händelser har utretts Inga allvarliga händelser har utretts under 2014. Övergripande mål och strategier för 2015 Patientmottagningen kommer att fortsätta med en begränsad verksamhet under 2015 och fortsätter bedriva det patientsäkerhetsarbete som pågår. Några större förändringar av rutinerna är inte planerade. Kristina Glise 9
10