Anette M. Nilsson Avdelningsregistrator Avdelning Öst

Relevanta dokument
Anette M. Nilsson Avdelningsregistrator Avdelning Öst

NÄR DIARIEFÖRINGEN FLYTTAR TILL HANDLÄGGAREN

E-arkiv. (att skapa en långsiktig och hållbar digital informationshantering) Registrator 2017, 6 april 2016

Registratorskonferens 22 maj Copyright SIPU Arkivkonsult

Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun

Registrator 2.0 en profession i förändring? Workshop

How to keep it simple?

Utbränd lärare? Om du känner dig utbränd, vad gör du?

ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) OFFENTLIGHETSPRINCIPENS VÄKTARE UNDER ÅRHUNDRADENA

Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret

Regler för hantering av allmänna handlingar

Redovisning av enkätsvaren 2017 Har du nya utmaningar i din verksamhet?

Stadsarkivet - Rapport från stadsarkivets uppföljning av tillsyn 2 juni arkivförvaring på Stationsgatan 12

Åtgärder och aktiviteter

Att utbilda användare. Registrator 2017

RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN)

Norlandiavärderingar i vardagen

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Samlad nämndadministration

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen

COM HEM-KOLLEN TEMA INTEGRITET. Februari 2018

Hantering av allmänna handlingar hos Norrmalms stadsdelsförvaltning

Kristina Söderborg. Utredare Avdelningen för analys och utveckling

Vi satsar på dig som är chef! Framtidsfacket för dig!

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

REGISTRATORSFORUM 2012

Registratorforum 2011

Arkivinstruktion. för Miljö- och hälsoskyddsnämnden

Hantering av allmänna handlingar hos Kyrkogårdsförvaltningen

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

hur människor i vårt företag och i vår omvärld ser på oss. för att uppfattas som empatiska och professionella. Skanska Sveriges Ledningsteam

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

Socialtjänstens uppföljningar av barn och ungdomar på HVB

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Projektdag torsdag 16 april 2015 Kalmar

EN GUIDE AV. Gör succé på arbetsintervjun våra bästa tips!

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Årsberättelse

En förskola och skola för var och en 2.0. Barn- och utbildningsförvaltningens värdegrund

Värdegrund på Alfa-kassan

Översyn av styrdokument och utarbetande av digitaliseringsprogram för Stockholms stad

Dagligen fattas beslut i Linköpings kommun som berör människor. företag som verkar i kommunen eller kommunens anställda.

Svensk författningssamling

FÖR PATIENTEN MED PATIENTEN VÄRDEGRUND

Hur får man anställda att tänka dokument- & ärendehantering?

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

Prästavångsskolan. Grundskola F-6 Grundsärskola - Fritidshem

Sammanställning av enkätundersökning

Domstolsverket bör ges rätt att föreskriva om att domstolarna ska använda e-arkivet

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019

Hantering av allmänna handlingar hos Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

Hantering av allmänna handlingar hos AB Familjebostäder

Yttrande över påkallade åtgärder från stadsarkivets uppföljning av tillsyn 2 juni 2015, arkivförvaring på Stationsgatan 12

Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen

BESLUT. Tillsyn av hem för vård eller boende (HVB) för barn och unga vid Hagens skol- och behandlingshem i Kungsbacka

Inspektionen för vård och omsorg (IVO)

Chefer till avdelningen för särskilda utredningar, chefer till regionala verksamheter

Sensus inkluderingspolicy Fastställd av Sensus förbundsstyrelse Lättläst svenska

Handledning för dig som tar emot elever TOPP TROLLHÄTTAN. Trollhättans PRAO-modell. Ge elever i årskurs 8 och 9 inblick i arbetslivet

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Vad händer på ÖFN 2017?

Närvarande från Hyres- och arrendenämnden: Marie Adlén Lilja Administrativ chef och arkivansvarig

Bilaga 5 Konceptstudie E-arkiv

Hitta ditt nya arbete genom oss. Lättläst

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR DIARIEFÖRING OCH ARKIVERING AV ÄRENDEN INOM UTBILDNING, GRUNDNIVÅ OCH AVANCERAD NIVÅ

Slutrapport från arkivinspektion

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

Kommungemensam Mötesadministration. Nytt sätt att arbeta inom Sundsvalls kommun

FC-kurs Röbäcks skolområde femmor och sexor

Redovisning av kvalitetsarbetet för perioden augusti 2015 juni 2016 Förskola. Tångeröd Förskola

Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 11 KS

Datum Dnr RA /5817

Arkivreglemente. Styrdokument

Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun

MOD Tippan provar på en ny hobby, även om hon är jättenervös i början.

Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen

Elektronisk justering & förändringsresan till digital ärendeprocess

Systematiskt kvalitetsarbete för verksamhetsåret 2014/2015

Regler för dokument- och ärendehantering

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning

MÖTESPROTOKOLL Mötesdatum

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN

Det här står vi för. Kultur- och fritidsförvaltningens värderingar 1 (7) Ur Elevers tankar i ord och bild

Chefers attityder, kunskaper och beteende En jämförelse

Socialnämndens arbetsutskott

En hållbar stad öppen för världen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Utvecklingsplan Ryrsjöns förskola. Ht 18-Vt 19

Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29

Fryxellska skolans Värdegrund Kultur

Universitetens diarieföring

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Transkript:

Anette M. Nilsson Avdelningsregistrator Avdelning Öst

Ivo består av 6 avdelningar Umeå Avdelning Nord Örebro Avdelning Mitt Jönköping Avdelning Sydöst Göteborg Avdelning Sydväst Malmö Avdelning Syd Stockholm Avdelning Öst I Stockholm sitter även Avdelningen för tillståndprövning Avdelningen för verksamhetsstöd och styrning där huvudregistraturen och GDstaben sitter

I en lärobok för registratur och arkivskötsel från 1571 skriven av Jacob von Rammingens står bland annat följande För det första skall och måste registratorn vara född i äkta säng och avlad av hederliga föräldrar. Han måste komma från ärliga föräldrar och äktenskaplig börd. Den man vill anställa som registrator skall sedan lång tid tillbaka, minst 30år, äga ett gods. Ju äldre egendomen är desto mer förstånd, visdom och erfarenhet har ägaren. Den som vill och skall bli en god och lämplig registrator måste ha gott och skarpt förnuft, ett särskilt snabbt och skickligt huvud. En registrator måste ha en inåtvänd och stillsam natur, samt vara försiktig och varsam i sitt tal. Registratorn bör hellre befinna sig mer vid sitt registratur än i goda vänners och dryckesbröders lag, eller hos unga vackra kvinnor. Han ska inte föredra supande, spelande, dans, sång och rännande.

Vår profession En registrator är en mångfacetterad roll. En del kallas document controllers och en del är både arkivarier och registratorer. Det innebär i grunden en service oavsett vad man kallas. Vi har skyldighet enligt lagar och regler att sköta vårt jobb och samtidigt möta krav och förväntningar från allmänheten och våra kollegor. På Öst kallas vi registratorer och diarieför alla inkommande handlingar. Det händer att inspektörer diarieför mail och liknande själva och då blir vår roll mer lik en controller så att det skett korrekt. Vi får in mer och mer e-tjänster i vårt system så jag ser att det inom en inte alltför avlägsen framtid kommer pratas mer om controllers än registratorer.

Nya arbetssätt och arbetsuppgifter På de flesta arbetsplatser ändras arbetssätt för att modernisera och effektivisera verksamheten och inför detta så tycker jag ödmjukhet och nyfikenhet är viktiga nyckelord. Ödmjukhet - just för att kanske inte alltid jag vet bäst och saker behöver inte vara som de alltid varit bara för att de alltid varit så Den som förstår minst av en sak kanske ställer de bästa frågorna så att man både kan effektivisera och få bättre arbetssätt. Nyfikenhet - för att nya saker är ofta spännande. Skrämmande, oroligt i början möjligtvis, för hur påverkar det just mig? Men höjer man blicken och ser, med öppet sinne, på vad det kan leda till i framtiden så är det spännande. Alla gillar inte förändringar utan vill ha det som det alltid varit men då ligger vi risigt till För hur många här inne har ägt ett gods över 30år?

Förändringar hos oss på Avdelning Öst: Förut tillhörde vi olika enheter ca hälften jobbade med Ek-psl, resterande med övriga ärendeslag Väldigt höga balanser, inkommande, utlämnande och ärenden som väntade på avslut (ca 4000) Focus på ständiga förbättringar, kvalitetsarbete, sammanhållning och arbetsmiljö Från årsskiftet 2015/2016 blev vi en enhet med en chef Lagt stort focus på högt i tak, sammanhållning och gemenskap Startat morgonen med mindfulness Begränsat handläggarservice till specifika tider, tydligt uppmärkt med gula skyltar Vid högar av inkommande ärenden så utses en eller flera registratorer att lägga extra focus på det ärendeslaget.

Digitalisering Vi går mot en mer digitaliserad tid och än har vi inget e-arkiv men jag personligen ser fram emot denna utveckling med spänning och hur det kommer påverka vårt arbetssätt. I dagsläget fördelas ärenden via papper-akter eftersom vi har bedömningsgrupper som diskuterar ärendena. Sen får vi på registraturen en lista med ärenden mailade till oss som vi får lägga till handläggare på. Det skulle gå att digitalisera för vad händer om en pappersakt kommer på villovägar? Utvecklingen går ständigt framåt och det dyker ständigt upp fler och fler digitala lösningar på det mesta. Är det någon här inne som har enbart digital hantering av ärenden?

Arkivet Ett rum med gamla dammiga papper? Enligt arkivlagen är myndigheternas arkiv en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så det tillgodoser: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Tänk om vi inte haft arkiv? Då hade vi kanske aldrig fått reda på att en registrator skall ha en inåtvänd och stillsam natur

Registratur och arkiv En registrator och arkivarie bör gå hand i hand i sitt arbete. Det går in i varandra så mycket så att jobba i två olika spår vore att försvåra för båda yrkesrollerna betydligt. Om man inte har någon erfarenhet av arkiv som registrator eller tvärtom så fråga! Det finns inga dumma frågor och om man har inställningen att vi jobbar för samma sak så borde det inte finnas några dumma svar heller. Det är ok att inte veta allt!

Kvalitet och samverkan Bjud in er själva på möten för att få reda på mer om hur organisationen fungerar! Ordna småmöten dit de som är intresserade av att få reda på varför vi gör som vi gör och inte som de vill att vi ska göra. Var inte rädda för att fråga som sagt inga dumma frågor finns och dumma svar borde inte förekomma. Se misstag som feed-back! Genom att göra fel så lär man sig vad som fungerar och vad som inte fungerar och utvecklingen går på så vis framåt. Var stolta över ert yrke! Ni är inte de som kan ta hand om det ingen annan vill göra utan stå på er. Ni är specialister på det ni gör inga allt i allo- personer. Ni är REGISTRATORER och ARKVARIER som hanterar och bevarar allmänna handlingar för myndigheter, organisationer, allmänheten och inte minst för framtiden.