1(14) Plats och tid Kommunhuset, sammanträdesrum 1, tisdagen den 17 oktober 2017 kl 08:30-10:00 Ledamöter Fredrik Rönning (S), ordförande Ingemar Hellström (S) Calle Morgården (MP) Lotta Gunnarsson (M) Jan Tholerus (C) Övriga närvarande Sören Nord, teknisk chef Mona Hyttsten, sekreterare Siw Östlund, fritidschef 19-20 Justerare Calle Morgården Justeringens plats och tid Kommunhuset, fredag den 20 oktober 2017, klockan 15.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 19-29 Mona Hyttsten Ordförande Fredrik Rönning Justerare Calle Morgården ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp 2017-10-23 Datum då anslaget tas ned 2017-11-14 Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset Underskrift Mona Hyttsten
2(14) Ärendelista 19 Dnr 2017/00402 Föreningsdriven fritidsgårdsverksamhet... 3 20 Dnr 2017/00244 Avgifter för lokaler och idrottsanläggningar... 4 21 Dnr 2017/00464 Taxor gällande räddningstjänstens verksamhet... 5 22 Dnr 2017/00451 Ersättning till familje- och utbildningsförvaltningen för barn med uppehållstillstånd... 6 23 Dnr 2017/00450 Föreningsbidrag till Norrbärke Församling... 7 24 Dnr 2017/00317 Reservkraft Allégården och Vårdcentralen... 9 25 Dnr 2017/00454 Driftavtal gällande latrintömningsstation vid OKQ8... 10 26 Dnr 2017/00463 Samråd: Detaljplan Harnäs 16:1... 11 27 Dnr 2016/00413 Granskning kvarteret Timmermannen... 12 28 Dnr 2017/00052 Medel för ombyggnad till medborgarkontor... 13 29 Dnr 2017/00455 Investeringsbudget 2018... 14
3(14) 19 Dnr 2017/00402 Föreningsdriven fritidsgårdsverksamhet s förslag till kommunstyrelsen 1. Från kommunstyrelsens förfogandemedel 2017 anslås 2 Mkr för uppstartskostnader till fritidsgårdsverksamhet och 2 Mkr anslås från förfogandemedel 2018. 2. Fritidschefen får i uppdrag att föra dialog med de föreningar som lämnat intresseanmälan att driva fritidsgårdsverksamhet. Fritidschef Siw Östlunds tjänsteskrivelse: En undersökning kring Ungdomars tankar om fritidsgård i Smedjebacken är gjord av Carolina Andersson, ungdomssamordnare, 2016-05-31. Undersökningen gick till så att Carolina förde samtal med elever på Bergaskolan om vad som saknas på fritiden i Smedjebacken. Ur samtalen framkom det att det saknas en mötesplats (utanför skoltid) i kommunen som ungdomar kan träffas på och där det finns aktiviteter för unga. Önskemålet är en ungdomsgård/fritidsgård riktad till åk 7-9, som ligger centralt, har ett café och alltid ska vara öppen. I undersökningen finns också sammanfattning ur forskning kring ungdomar och fritidsgårdar, som visar på hur viktigt det är att det finns arenor där det går att nå och arbeta förebyggande med ungdomar. Utifrån Carolina Anderssons undersökning av vikten med en plats att mötas på för ungdomar så har det gått ut en förfrågan till föreningar registrerade i Smedjebackens kommun att undersöka möjligheten att bedriva fritidsgårdsverksamhet i Smedjebacken och Söderbärke under en projektperiod om 3 år, minst 3 tillfällen/vecka med start våren 2018, med möjlighet till förlängning. Uppdraget för föreningarna ska bestå i att bedriva öppen fritidsgårdsverksamhet under eftermiddagar och kvällar i ändamålsenliga i lokaler Smedjebacken och Söderbärke. Verksamheten ska även drivas dagtid under skollov. Intresseanmälningar från föreningar av att starta upp och driva fritidsgårdsverksamhet ska skriftligen inkomma i en skrivelse tillsammans med beräknad kalkyl till kommunen senast 171015. Bil. 1 Förfrågan fritidsgårdsverksamhet Smedjebackens kommun Bil. 2 Missiv Förfrågan fritidsgårdsverksamhet Smedjebackens kommun
4(14) 20 Dnr 2017/00244 Avgifter för lokaler och idrottsanläggningar s förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige 1. Avgifter för lokaler och idrottsanläggningar fastställs enligt förslaget. 2. Avgifterna gäller från 1 januari 2018. Fritidschef Siw Östlunds tjänsteskrivelse: En uppdatering och översyn av styrdokument för fritidsenheten har utförts. Avgifter, hyresvillkor och rutiner vid bokning av kommunens lokaler och idrottsanläggningar har uppdaterats och förnyats. Syftet med dessa styrdokument är att det för enheten, medborgare och andra som bokar och hyr lokal eller idrottsanläggning ska bli tydligare regler att förhålla sig till. Kommunens avgifter har inte uppdateras sedan 2015 och har i dag justeras så att Smedjebackens och Ludvikas avgifter kan bli något jämnare och inte skilja så mycket som hundratals kronor för hyrd lokal eller idrottsanläggning. Förslag från fritidsenheten att ta bort strötidstaxan och ersätta dessa med ordinarie taxa. Avgifter och hyresvillkor kommer att anslås på kommunens hemsida samt som bilagor vid uthyrning. Förslag till avgifter
5(14) 21 Dnr 2017/00464 Taxa gällande räddningstjänstens verksamhet s förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige 1. Taxan gällande räddningstjänstens verksamhet fastställs enligt upprättat förslag. 2. Taxan gäller från 1 januari 2018. Räddningschef Mats Carlsson-Byströms tjänsteskrivelse: Räddningstjänsten har utarbetat förslag till revideringar av priser för verksamhetens externa tjänster. I förslaget har några förenklingar gjorts, då vissa tjänster inte längre är tillämpliga. Priserna har justerats genom att anpassning till gällande lönenivåer. Kommunstyrelsen bör föreslå kommunfullmäktige att fastställa ny prislista för räddningstjänstens externa verksamhet. Taxa för räddningstjänstens externa tjänster.
6(14) 22 Dnr 2017/00451 Ersättning till familje- och utbildningsförvaltningen för barn med uppehållstillstånd s beslut Integrationsenheten ersätter familje- och utbildningsförvaltningen med 1 000 kr/barn och månad för de barn som haft uppehållstillstånd i 2 till 4 år. Integrationschef Jesper Folkessons tjänsteskrivelse: Familje- och utbildningsförvaltningen (FUN) erhåller enligt beslut Ks 22 2016-02-09, 3000 kr/mån för skolkostnader barn/ungdomar med PUT (max 2 år). För att upprätthålla kontinuitet och god standard på kommunens mottagande av elever med annat modersmål och för att bibehålla grundstrukturen över tid finns behov att hitta en fördelningsmodell för tiden utöver 2 år och upp till 4 år då behovet av stöd i undervisningen för dessa barn ofta till viss del kvarstår. För närvarande finns det barn inom förskola och grundskola som ej varit i Sverige mer än 2 år och för dessa finns en fördelningsmodell. Fördelningsmodell för de barn som varit i Sverige mer än 2 år men under 4 år för att klara resurserna bör upprättas. Förslaget till fördelningsmodell är: Familje- och utbildningsförvaltningen erhåller 1000 kr/mån och barn för skolkostnader för barn/ungdomar med PUT/TUT och annat modersmål än svenska mer än 2 år men max 4 år. Beloppet betalas ut i efterhand genom internfakturering till integrationsenheten.
7(14) 23 Dnr 2017/00450 Föreningsbidrag integration och boende s beslut 1. Integrationsenheten får i uppdrag att till Norrbärke församling utbetala bidrag under 2017 och 2018 som stöd för att anordna boendeplatser för de ensamkommande ungdomar som fyllt 18 år men saknar uppehållstillstånd. Bidraget baseras på det tillfälliga kommunbidrag som finns i höständringsbudgeten. 2. Bidraget ska betalas ut kvartalsvis till Norrbärke församling med en utbetalning under 2017 och fyra utbetalningar under 2018. Församlingen ska redovisa periodens kostnader och verksamhet innan nästa utbetalning sker. Integrationschef Jesper Folkessons tjänsteskrivelse: Smedjebackens kommun har genom kommunstyrelsen ansvar för mottagande av ensamkommande flyktingbarn under 18 år. När en ungdom fyllt 18 år och har fått uppehållstillstånd har kommunen ett fortsatt ansvar för att tillhandahålla boende och stöd för ungdomen till dess att denne har fullgjort sina gymnasiestudier. Detta sker genom att kommunen erbjuder stödboende i delad lägenhet eller i korridorsboende där ungdomen ska klara sig själv med hjälp av träffar med boendestödjare flera gånger i veckan. Om en ungdom fyller 18 och inte har fått uppehållstillstånd upphör kommunens ansvar och migrationsverket tar då över ansvaret för ungdomen. Ungdomen får då en plats anvisad sig vid ett av migrationsverkets boenden. Detta innebär ett att ungdomen löper risk att få sina gymnasiestudier kraftigt försenade och att ungdomens nätverks som har byggts upp i kommunen rycks bort. Regeringen har i höständringsbudgeten anslagit medel till ett tillfälligt kommunbidrag för att underlätta för kommuner att låta ensamkommande unga i asylprocess bo kvar i den kommun de vistas. Bidraget är för Smedjebackens del, 840 618 kr för 2017 och 420 309 kr för 2018. På grund av rådande lagstiftning kan ungdomarna ej bo kvar på HVB när de har fyllt 18 år och bedömts vara vuxna. Det är inte heller möjligt för Smedjebackens kommun att tillhandahålla boende i lägenhet eller stödboende då tillgången på sådana platser främst måste finnas att tillgå för de ungdomar som har fyllt 18 år där kommunen fortfarande har ansvaret.
8(14) Norrbärke församling har åtagit sig att administrera anskaffande av boende och visst fortsatt stöd för de ungdomar som fyller 18 år och inte har uppehållstillstånd. Detta kommer ske i samverkan med andra lokala organisationer. Söderbärke församling och SMHO/ Tillsammans Smedjebacken vill vara drivande krafter i detta. Inför varje utbetalning av bidraget ska Norrbärke församling ge en översiktlig redovisning för periodens kostnader. Församlingen ska också efter revision, kunna visa att bidraget har använts till rätt ändamål för den aktuella målgruppen.
9(14) 24 Dnr 2017/00317 Reservkraft Allégården och vårdcentralen s beslut 1. Reservkraftaggregat anläggs vid Allégården enligt tekniska kontorets förslag. 2. 900 000 kronor anslås från ospecificerade investeringsmedel fastighet. Fastighetschef Hans Törnbloms tjänsteskrivelse: Tekniska kontoret har tillsammans med säkerhetschefen och representant från SEAB utrett behovet av reservkraft på rubricerad anläggning. För att klara spänningsbortfall från nätet finns idag inga reserver för detta och eftersom anläggningen klassificeras som vital och det i krisläge kan ge omfattande konsekvenser på verksamheterna, föreslås att komplettera fastigheten med ett reservkraftaggregat som klarar hela elbehovet vid bortfall. Tekniska kontoret har tillsatt en konsultutredning för att ta fram anläggningsförslag samt kostnadsuppskattning. 1 st containeruppbyggt kraftaggregat föreslås placeras utvändigt som kopplas in på ställverk för hela anläggningen. Beräknad kostnad 1 800 000 kr exklusive mervärdesskatt. Landstinget har visat intresse för att medfinansiera anläggningen.
10(14) 25 Dnr 2017/00454 Driftavtal gällande latrintömningsstation vid OKQ8 s beslut 200 000 kronor anslås från investeringsmedel mark och exploatering 2017 för byggnation av färskvatten och avloppsanläggning vid OKQ8 s anläggning i Smedjebacken mot att de åtar sig drift och underhåll av anläggningen enligt upprättat driftavtal. Tekniska chefen Sören Nords tjänsteskrivelse: Antalet gästnätter med husbilar ökar i kommunen. För att kunna möta de behov som gästgruppen har och skapa en bra service och upplevelse krävs att det finns lämpliga ställplatser och anordning för färskvatten påfyllning samt avloppstömning. För att uppfylla detta har kommunen har för avsikt att bygga en färskvatten och avloppsanläggning. Investeringen budgeteras till 200 000 kr. En anläggning för färskvatten och avloppshantering bör ligga lättillgänglig och vara öppen alla dagar året runt. Det krävs även att den har daglig skötsel och översyn vilket medför att den bör placeras i anslutning till någon som har sådan verksamhet. Vår bedömning är att OKQ8 i Smedjebacken är en lämplig plats att placera anläggningen. Kommunen åtar sig att bygga anläggningen på OKQ8 s fastighet och överlämna anläggningen till dem för framtida drift och underhåll. Ett driftavtal har upprättats där OKQ8 har åtagit sig att ha anläggningen tillgänglig för allmänheten alla dagar året runt samt att sköta drift och underhåll på anläggningen i minst 10 år. Driftavtal gällande latrintömning mellan Smedjebackens kommun och OKQ8.
11(14) 26 Dnr 2017/00463 Samråd: Detaljplan Harnäs 16:1 s yttrande till miljö- och byggnadsnämnden Säker gång- och cykeltrafiklösning till och från området behöver planeras. Tekniska chefen Sören Nords tjänsteskrivelse: Miljö- och byggnadsnämnden har sänt ut förslag till detaljplan för del av Harnäs 16:1 för samråd. Syftet med planläggningen är att möjliggöra attraktiva boendemöjligheter med närhet till sjön Övre Hillen. Detaljplanen har stöd i Smedjebackens översiktsplan, samt i kommunens LIS-plan (plan för landsbygdsutveckling i strandnära läge). Planområdet är i dagsläget obebyggt och berörs inte av någon detaljplan. I anslutning till planområdet finns idag 11 bebyggda villa- och fritidshustomter. Den nya bebyggelsen kommer vara en komplettering till dessa. Gång- och cykeltrafikanter till från området hänvisas att använda RV 66 mot Ludvika för att komma till/från busshållplats och/eller förskola. I planförslaget nämns inget angående beaktandet av säker gång-och cykelväglösning till och från området. Planbeskrivning, del av fastighet Harnäs 16:1
12(14) 27 Dnr 2016/00413 Granskning kvarteret Timmermannen s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har inget att erinra mot planförslaget. Tekniska chefen Sören Nords tjänsteskrivelse: framförde i sitt yttrande till miljö- och byggnadsnämnden att utreda möjligheten till utfart mot förlängningen av Hantverkargatan samt undersöka dagvattenledningarnas förläggning inom området. I sitt svar har miljö- och byggnadsnämnden angett att det ur säkerhetssynpunkt för gång- och cykeltrafikanter inte är lämpligt med utfart mot Hantverkargatans förlängning. Gatan är till hälften omgjord till gångoch cykelväg som används av framförallt skolelever som rör sig mellan Bergaskolan och Herosfältet. Planen har därför inte ändrats i denna del. Dagvattenledningarna inom fastigheten är i planförslaget inom prickmark. _ Kungörelse granskning 2017-09-11
13(14) 28 Dnr 2017/00052 Medel för ombyggnad till medborgarkontor s beslut 850 000 kronor anslås från ospecificerade investeringsmedel fastighet för ombyggnation medborgarkontor. Kommunikationschef Evamari Anestedts tjänsteskrivelse: Kommunstyrelsen beslutade 29 november 2016 180 att inrätta ett medborgarkontor i kommunhuset. För att kunna möta kravet för ett medborgarkontor behöver lokalerna på entréplanet anpassas till den samlade kompetens som kommer att vara i lokalerna. Förutom kommunens egen verksamhet som reception/växel, budget- och konsumentrådgivning med flera kommer polisen, arbetsförmedlingen, samverkan En väg in och invandrarservice att finnas på plats. Den stora ombyggnationen kommer att vara flytt av reception/växel samt de säkerhetsanpassningar som behöver utföras. Övriga lokaler kommer att anpassas till kontorsarbete. Kostnadskalkyl Ritning ombyggnation
14(14) 29 Dnr 2017/00455 Investeringsbudget 2018 s förslag till kommunstyrelsen Frågan lämnas öppen. Tekniska kontoret har upprättat förslag till investeringsbudget för 2018 med plan för 2019 och 2020. Investeringsbudget 2018