Kerstin Söderlund, kommunchef Annelie Johansson, ekonomichef Mona Hyttsten, sekreterare Ewa Dagwall, planerare

Transkript

1 1(16) Plats och tid Sammanträdesrum 1, tisdagen den 3 oktober 2017 kl 08: Beslutande Tjänstgörande ersättare Ledamöter Fredrik Rönning (S), Ordförande Solweig Nyrede (S) Eira Henriksson (S) Sven Gåsfors (S) Calle Morgården (MP) Lotta Gunnarsson (M) Gertrud Jernberg-Zernig (M) Tobias Johansson (SD) Carin Runeson (S) Anders Karlsson (S) Annika Lönnström (V) Håkan Jansson (C) Kristina Karlsson (M) Övriga närvarande Justerare Kerstin Söderlund, kommunchef Annelie Johansson, ekonomichef Mona Hyttsten, sekreterare Ewa Dagwall, planerare Lotta Gunnarsson Justeringens plats och tid Kommunhuset, tisdag den 3 oktober 2017, klockan 16:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Mona Hyttsten Ordförande Fredrik Rönning Justerare Lotta Gunnarsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset Underskrift Mona Hyttsten

2 2(16) Ärendelista 110 Dnr 2017/00414 Delårsrapport kommunstyrelsen Dnr 2017/00415 Delårsrapport kommunkoncernen Dnr 2017/00173 Budget 2018 kommunstyrelsen Dnr 2017/00384 Arbetsmiljöpolicy för Smedjebackens kommun Dnr 2017/00406 Risk & Sårbarhetsanalys för molntjänsten Office Dnr 2017/00347 Remiss av betänkandet Nästa steg? - Förslag för en stärkt minoritetspolitik (SOU 2017:60) Dnr 2017/00416 Översiktsplan Smedjebackens kommun Dnr 2017/00111 Motion - Inrättande av fritidsbank i Smedjebacken Dnr 2017/00249 Val av ersättare (M) till samhällsbyggnadsutskottet Dnr 2016/00489 Delegationsärenden Dnr 2016/00488 Meddelanden

3 3(16) 110 Dnr 2017/00414 Delårsrapport kommunstyrelsen s beslut Delårsrapport för kommunstyrelsen godkänns. Ekonomiavdelningen har sammanställt delårsbokslut för kommunstyrelsens förvaltning. Beslutsunderlag Delårsrapport Arbetsutskottet

4 4(16) 111 Dnr 2017/00415 Delårsrapport kommunkoncernen s förslag till kommunfullmäktige Delårsrapporten godkänns. Ekonomiavdelningen har upprättat delårsrapport per för kommunkoncernen. Kommunens totala resultat för perioden uppgår till 32,9 mkr. Prognosen på helår visar ett överskott på 35,3 mkr. Beslutsunderlag Delårsrapport Arbetsutskottet

5 5(16) 112 Dnr 2017/00173 Budget 2018 kommunstyrelsen s beslut 1. Driftbudget för kommunstyrelsen år 2018 samt plan för fastställs enligt upprättat förslag. 2. Kostchefen bjuds in till kommunstyrelsens möte i november för att informera om verksamheten.. Kommunchef Kerstin Söderlunds tjänsteskrivelse: Kommunstyrelseförvaltningen har efter kommunfullmäktiges rambeslut den 19 juni 2017, 31, arbetat vidare med verksamhetsbeskrivningar för förvaltningens verksamhet. Avsnittet verksamhetsmål har för samtliga avdelningar kompletterats med mått/indikatorer. Större förändringar inför 2018 är förändring av kostproduktionen inom äldreomsorgen och start av ett medborgarkontor i kommunhuset. Det finns i nuläget inga kända förändringar som ställer ekonomiska anspråk utöver kommunfullmäktiges ramförslag. Dock finns en viss osäkerhet kommande år gällande integrationsuppdraget och dess framtida finansiering. har för 2017 och 2018 äskat särskilda medel för underhåll av fastigheter, gator och vägar. Bedömningen är att behovet av tilläggsanslag kommer att kvarstå även efter Beslutsunderlag Budget 2018 och plan för kommunstyrelsen Arbetsutskottet

6 6(16) 113 Dnr 2017/00384 Arbetsmiljöpolicy för Smedjebackens kommun s förslag till kommunfullmäktige Arbetsmiljöpolicy för Smedjebackens kommun antas enligt utarbetat förslag. Kommunchef Kerstin Söderlunds tjänsteskrivelse: "Hösten 2016 tog kommunchefens ledningsgrupp initiativ till en översyn av kommunens styrdokument inom personalområdet. Bland annat utarbetades ett utkast till ny arbetsmiljöpolicy för Smedjebackens kommun. Med stöd av personalavdelningen har förslaget processats och utvecklats i det centrala samverkansrådet, CeSar. I policyn tas även diskrimineringslagens värdegrund in. CeSar arbetar vidare med att ta fram underliggande dokument kopplade till det systematiska arbetsmiljöarbetet och likabehandling med mera. Vid senaste mötet i CeSar den 23 augusti 2017 gjordes den sista avstämningen. Arbetsgivaren och de fackliga organisationerna lämnar därför i enighet vidare ett förslag till arbetsmiljöpolicy för politisk beredning. bör föreslå kommunfullmäktige att anta ny arbetsmiljöpolicy enligt utarbetat förslag." Beslutsunderlag Förslag till arbetsmiljöpolicy för Smedjebackens kommun, daterat Arbetsutskottet

7 7(16) 114 Dnr 2017/00406 Risk & Sårbarhetsanalys för molntjänsten Office-365 s beslut Risk och sårbarhetsanalys (RSA) gällande Office-365 godkänns enligt upprättat förslag. IT-strateg Christer Granqvists tjänsteskrivelse: "s förvaltning har genomfört en Risk- och Sårbarhetsanalys (RSA) gällande nyttjandet av Microsoft Office-365 programvaror som tjänst, kallat O365. (Molntjänsten innehåller bl.a. Word, Excel, Outlook-epost och mappar för dokumentlagring samt kommunikations- och samarbetstjänsten SKYPE. Molntjänsten levereras via Internet till kommunens datorer, mobiler och surfplattor. Analysen av molntjänsten påvisar att det är juridiskt möjligt för kommunen att använda dessa tjänster. Med anledning av att varje nämnd är personuppgiftsansvarig inom sin verksamhet åligger det respektive nämnd att godkänna den upprättade analysen innan molntjänsten O365 kan börja användas i den egna verksamheten. Molntjänsten skapar möjligheter till kostnadseffektivisering inom kommunkoncernen motsvarande tkr årligen i form av besparingar i nuvarande system för e-post och fillagring. Dessutom gynnar användningen av molntjänsten kommunens effektivisering med stöd av digitalisering. Detta nya arbetssätt kräver utbildning bl.a. för att den som använder tjänsten ska ha kunskap om personuppgiftsbehandling och var man sparar känslig information. T.ex. att sekretesshandlingar ska hanteras i därför avsedda verksamhetssystem. Användandet av molntjänsten ställer även krav på att personuppgifter i form av att anställdas namn och ID för inloggning i O365 gallras då en anställd slutar sin tjänst hos kommunen. Säkerställandet av detta underlättas genom att information hämtas automatiskt från kommunens HR-system. Kopplingen med HR säkerställer också registerkvalité och riktighet i personuppgift vid molntjänstens utdelning till nämndens personal och uppdragstagare/förtroendevalda. föreslås att godkänna den upprättade Risk- och Sårbarhetsanalysen med tillhörande risk-lista."

8 8(16) Beslutsunderlag Bilaga: Risk- och sårbarhetsanalys MS-O365 Arbetsutskottet

9 9(16) 115 Dnr 2017/00347 Remiss av betänkandet Nästa steg? - Förslag för en stärkt minoritetspolitik (SOU 2017:60) s beslut Remissyttrandet godkänns och skickas till Regeringskansliet, Kulturdepartementet. Tobias Johansson (SD) deltar inte i beslutet. Smedjebackens kommun har fått möjlighet att svara på remissen Nästa steg? Förslag för en stärkt minoritetspolitik (SOU 2017:60). Kulturchef/samordnare för Finskt förvaltningsområde Anne Seppänen, har upprättat förslag till remissyttrande: Bakgrund Regeringen har tillsatt utredningen Nästa steg? Förslag för en stärkt minoritetspolitik. Gällande minoritetspolitikens övergripande inriktning, gör utredningen två bedömningar, nämligen att den behöver i större utsträckning inriktas på överföringen av språk och kultur mellan generationerna samt integreras bättre inom andra politikområden. Utredningen om en stärkt minoritetspolitik föreslår flera åtgärder i sitt delbetänkande. Det s.k. grundskyddet, som gäller samtliga fem nationella minoriteter eller nationella minoritetsspråk, har fått dåligt genomslag särskilt utanför förvaltningsområden, vilket gör att utredningen föreslår införandet av en skyldighet för kommuner och landsting att anta mål och riktlinjer för det minoritetspolitiska arbetet vilka ska följas upp och redovisas vid behov. Utredningen bedömer att det finns behov av en ny, särskild myndighet, med tydligare roll kring uppföljning, samordning och främjande av minoritetspolitiken. Förslaget innefattar även att reglering av nationella minoriteters rättigheter inom förskola och äldreomsorg ska överföras från minoritetslagen till skollagen respektive socialtjänstlagen. Dessutom föreslås att formuleringen ska ändras i minoritetslagen; från att förskola och äldreomsorg ska erbjudas helt eller delvis på det aktuella språket i förvaltningsområdet (finska/samiska/ meänkieli) till helt eller till väsentlig del. I samband med detta betonas skyldigheten att fråga vårdnadshavare resp. informera sökande om äldreomsorg om minoritetsrättigheterna.

10 10(16) Smedjebackens kommuns ställningstagande till förslaget i sin helhet Smedjebackens kommun är positiv till utredningen om en stärkt minoritetspolitik. Kommunen anser att utredningen har identifierat bristerna i styrningen och att den även tydliggör behovet av ökad integration inom andra politikområden. Mål och riktlinjer men även kunskapshöjande åtgärder om nationella minoriteter och minoritetsspråk är av största vikt för att komma vidare i arbetet. Revitaliseringen av det samiska språket har fått värdefullt stöd genom två samiska språkcentrum. I beaktandet av detta förefaller utredningens förslag att ge Institutet för språk och folkminnen i uppdrag att inrätta språkcentrum för finska och meänkieli rätt väg att gå. Smedjebackens kommun efterfrågar ett bättre stöd när det gäller arbetet med att efterfölja minoritetslagen ur flera aspekter, bl.a. skapandet av samråd, kunskapshöjande insatser för förtroendevalda och tjänstemän samt i arbetet med språk- och kulturinventeringar. Vi riktar därför förväntningar till den föreslagna särskilda myndigheten med samordningsuppdrag. Smedjebackens kommuns ställningstagande till utredningens förslag Vikten av fungerande samråd ses som en av nycklarna för ett framgångsrikt arbete med minoritetslagen. Problematiken gällande samråd är välbeskrivet i betänkandet, vilket även gäller svårigheterna med att nå ut till medborgare som inte är aktiva i föreningslivet. Hur och vad kommuner ska göra för att nå ut till de medborgare som inte vanligtvis hörs är dock en stor utmaning som behöver konkretiseras. Detta för att synliggöra medborgares olika behov och för att kunna identifiera åtgärder som motsvarar behoven. Smedjebackens kommun vill också poängtera vikten av att reglering av de nationella minoriteternas rättigheter inom förskola och äldreomsorg ska överföras från minoritetslagen till skollagen respektive socialtjänstlagen. Genom denna överföring kommer nationella minoriteters rättigheter att bli lättare att integrera i det dagliga arbetet. Beslutsunderlag Sammanfattning SOU 2017:60

11 11(16) 116 Dnr 2017/00416 Översiktsplan Smedjebackens kommun s beslut Förslaget till ny översiktsplan sänds ut på samråd under perioden Smedjebackens nu gällande översiktsplan antogs av kommunfullmäktige och aktualitetsbedömning har skett en gång per mandatperiod sedan dess. Mycket har hänt sedan 2003 och i november 2014 beslutade kommunfullmäktige att en ny översiktsplan skulle tas fram och sedan dess har arbetet med ny översiktsplan fortgått. En översiktsplan är ett viktigt styrdokument som tar ett helhetsgrepp över kommunens utveckling och visar hur kommunen vill utvecklas i framtiden och hur mark- och vattenområden ska användas. Centralt är att ha hållbarhetsaspekter med i processen vilken verklighet vill vi lämna över till kommande generationer. Processen med att uppdatera detta styrdokument ger stora möjligheter till en bred demokratisk förankring då plan- och bygglagen föreskriver samråd om planens inriktning innan kommunfullmäktige kan ta ställning till planen. Samrådsversionen av översiktsplanen är ett första förslag på hur den nya översiktsplanen ska se ut. Förslaget kommer att sändas för samråd till länsstyrelsen och berörda kommuner. Därutöver kommer dialogmöten att hållas där kommunmedborgare ges möjlighet att ställa frågor och diskutera planförslaget. Tidplan antagande av översiktsplan Samråd 16 okt 17 december Framtagande av samrådsredogörelse Kommunstyrelse beslut om utställning 6 februari 2018 Utställning 12 februari 23 april 2018 Ev ny utställning Kommunstyrelse beslut om antagande 5 juni 2018 Antagande av översiktsplanen kommunfullmäktige 18 juni 2018

12 12(16) Beslutsunderlag Samrådshandling Översiktsplan Smedjebackens kommun Arbetsutskottet

13 13(16) 117 Dnr 2017/00111 Motion - Inrättande av fritidsbank i Smedjebacken s förslag till kommunfullmäktige Motionen bifalls. Siw Östlund, fritidschef och Jesper Folkesson, avdelningschef, integration och arbetsmarknad har undersökt möjligheterna till att upprätta en Fritidsbank i Smedjebackens Kommun. Fritidsbanken är som ett bibliotek fast med sport- och fritidsprylar som människor skänkt och fritidsbanken tar emot, går igenom och lånar sedan ut under två veckor. Här ska man kunna låna utrustning för en aktiv fritid. Alla kan låna och allt är gratis. I bifogad skrivelse medföljer en kort presentation av möjligheterna till en Fritidsbank i Smedjebackens kommun och att en projektgrupp bestående av flera aktörer inom kommunen måste tillsättas för vidare utredning av uppstart av en Fritidsbank. Beslutsunderlag Skrivelse Projekt fritidsbank Motionsskrivelse daterad Samhällsbyggnadsutskottet

14 14(16) 118 Dnr 2017/00249 Val av ersättare (M) till samhällsbyggnadsutskottet s beslut Kristina Karlsson (M) väljs som ersättare i samhällsbyggnadsutskottet. Moderaterna har haft en vakant ersättarplats i samhällsbyggnadsutskottet. Lotta Gunnarsson (M) föreslår att Kristina Karlsson (M) väljs som ersättare i samhällsbyggnadsutskottet.

15 15(16) 119 Dnr 2016/00489 Delegationsärenden 2017 s beslut beslutar godkänna redovisningen av delegationsbeslut. Tekniska chefens beslut enligt beviljad delegation: 1/2017 Tecknande av tillägg till hyresavtal nr /2 2/2017 Ansökan om fastighetsreglering del av fastigheten Bergborren 1 mot del av fastigheten Morgården 1:67 Samhällsbyggnadsutskottets beslut Förskoleutredning ny förskola i centrala Smedjebacken 14 Planuppdrag Trekanten Söderbärke 15 Smedjebackens centrum planprogram 16 Upprustning av vägen till Uvberget 17 Uppsägning av avtal med Ludvika kommun om Boendeplatser på Brunnsvik HVB och stödboende

16 16(16) 120 Dnr 2016/00488 Meddelanden 2017 s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Miljö- och byggnadsnämndens protokoll Bärkehus protokoll Smedjebacken Energi Nät AB protokoll Smedjebacken Energi & Vatten AB protokoll Projektbeskrivning digitalisering av nämndsprocessen