Detaljbudget 2017 Hälsan och Stressmedicin

Sida 1(8) Detaljbudget 2017 Hälsan och Stressmedicin 1. Sammanfattning Förvaltningen Hälsan och Stressmedicins (HoS) uppdrag är att bedriva företagshälsovård för Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt bedriva forskning och kunskapsspridning för att motverka ogynnsam stress och stressrelaterade ohälsa. För detta arbete svarar förvaltningens två verksamheter Hälsan & Arbetslivet, som är Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård och Institutet för Stressmedicin som är en FoUverksamhet. Dessa båda benämns som H&A respektive ISM fortsättningsvis i detta dokument och regionen som VGR. Ambitionen är att förvaltningen skall vara ett kunskapscentrum och naturlig samarbetspartner till VGR:s förvaltningar och bolag samt övriga intressenter. Verksamheterna inom förvaltningen skall bedrivas effektivt och med hög kvalitet vilket säkras genom samverkan och fortlöpande utvecklingsarbete med inriktning mot ständiga förbättringar. Intäkterna avseende H&A är beroende av vilket kundvärde vi skapar kombinerat med viljan att köpa våra tjänster. Samverkan i enlighet med de nya riktlinjerna skall utvecklas och den del som avser förebyggande och hälsofrämjande tjänster skall öka i jämförelse med 2016. I linje med detta kommer vi att stärka våra resurser inom de kompetensområden som arbetar med och levererar dessa tjänster. Vidare ska väntetiderna till H&A inte överstiga 14 dgr sett över året oavsett kategori. Kunskapsspridningen från ISM till olika målgrupper via utbildning, seminarier, webb etc skall öka jämfört med 2016. Detta är ett prioriterat område och vi jobbar aktivt med en revidering av ISM:s uppdrag där vi skall säkerställa att VGR, H&A och externa intressenter verkligen får möjlighet att ta del av denna forskning i relevant omfattning d.v.s. att vi säkrar kunskapsspridningen. För att minska miljöpåverkan skall antalet möten via länk och andra tekniska hjälpmedel öka jämfört med 2016 samt att vi efterlever de riktlinjer som finns från VGR avseende bilkörning i tjänst. Hälsan och Stressmedicin arbetar med rättighetsfrågor som en naturlig del i sin verksamhet, och beaktar jämställdhets- och mångfaldsaspekter såväl i uppdrag och forskning som internt. Vi strävar efter att förtydliga roller, ansvar och befogenheter såväl hos medarbetare som chefer samt de mål som vi har för verksamheterna. Det ekonomiska resultatet är beroende av i vilken utsträckning förvaltningar och bolag beställer tjänster från H&A men även hur väl vi lyckas med att proaktivt bemanna i nivå med efterfrågan. Vi eftersträvar en ekonomi i balans med god kontroll på intäkter och kostnader

Sida 2(8) och kommer att styra mot ett 0-resultat. Genom förvaltningens arbete påverkar vi indirekt alla VGR-prioriterade mål och fokusområden för 2016. Hälsan och Stressmedicin arbetar för att stärka VGR:s alla organisationer, i deras arbete med att nå verksamhets- och arbetsmiljömål. 2. Västra Götaland ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen 2.4 Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Hälsan och Stressmedicin arbetar för att verksamheten ska ha så liten negativ miljöpåverkan som möjligt. Uppdrag för VGR:s verksamheter planeras så att resor minimeras och uttalade mål finns för att öka möten via länk/andra tekniska hjälpmedel. När resor är nödvändiga följer vi VGR s rekommendationer i så stor utsträckning som möjligt. Alla inköp av material mm ska ske med hänsyn tagen till miljöpåverkan. 2.4.1 Minska verksamhetens avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar Hälsan och Stressmedicin utgör kemiexpertis i VGR:s upphandlingar där kemikalier förekommer. Deltar även aktivt i ett antal av Upphandlingsmyndighetens expertgrupper. Vi leder regionens kemikaliegrupp som samordnar regionens kemikaliearbete utifrån hälsooch miljöperspektiv. Vi håller utbildningar/seminarier om kemikaliehanteringens 4 viktigaste delar: Inköp - Lagring - Hantering - Kassation Vi har en drivande roll i Nationella substitutionsgruppen för kemiska produkter där Sveriges regioner, landsting och universitet bl.a. diskuterar och delar goda exempel på hur man kan minska användningen av hälso- och miljöfarliga kemikalier. Vi har en aktiv roll som kemikalieexpertis i projektgrupper för upphandlingar av undersöknings- och operationshandskar.

Sida 3(8) 4. Västra Götalandsregionen ska kunna rekrytera rätt kompetens och erbjuda en god arbetsmiljö för medarbetarna 4.1 Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Individnivå Inom förvaltningen synliggör vi, genom utvecklingssamtal, de områden som behöver stärkas och lägger upp en individuell utvecklingsplan för att uppnå de önskade kompetensnivåerna inom respektive forskar/yrkesgrupp. Vi lägger stor vikt vid att dessa kompetenser ska vara efterfrågade av våra intressenter/kunder och att vi på så sätt än bättre bidrar till att utveckla VGR som en attraktiv arbetsgivare. Gruppnivå Vi försöker hitta ett kompetensområde som vi förbättrar varje år inom respektive yrkesgrupp (bland våra konsulter verksamma inom H&A). 4.1.1 Satsa på ledarskap I våra utvecklingssamtal inom förvaltningen söker vi hitta förbättringsområden hos varje ledare. Dessa områden blir föremål för utbildning eller andra insatser genom att en individuell utvecklingsplan skrivs under och på så sätt drivs av båda parter. En gemensam ledarskapsutbildning för samtliga chefer är påbörjad under 2016. Förvaltningen kommer under 2017 dela upp en av enheterna (Göteborg), då vi når normtalet avseende antal underanställda. 4.2 Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska 4.2.2 Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro H&A:s primära uppgift är att hjälpa VGR:s organisationer med att öka hälsan och engagemanget hos personalen samt att minska sjukfrånvaron. Detta gäller även den egna förvaltningen. H&A har regelbundna möten där vi diskuterar inte bara våra kunders utmaningar och hur vi på bästa sätt kan stötta dem i deras arbete för att minska sjukfrånvaron utan även våra egna förutsättningar och potentiella förbättringar. Teammöten där teamet består av olika yrkeskategorier Funktionsmöten där resp kategori träffas

Sida 4(8) APT där hela enheten träffas Verksamhetsdagar där hela H&A är med Förvaltningsdagar där hela förvaltningen träffas 5. Ekonomiska förutsättningar 5.1 Ekonomiskt resultat Resultatbudget Budget Prognos Budget (mnkr) 1612 1608 1712 Erhållna bidrag 0,0 4,1 14,0 Försäljning av tjänster 0,0 2,1 0,7 Hyresintäkter 0,0 0,0 0,0 Försäljning av material och varor 0,0 0,0 0,0 Övriga intäkter 83,0 79,9 81,3 Verksamhetens intäkter 83,0 86,1 96,0 Personalkostnader, inkl. inhyrd personal -76,4-77,3-87,5 Verksamhetsanknutna tjänster -5,2-4,8-5,1 Material och varor, inkl. förbrukningsmaterial -2,2-1,2-2,1 Lokalkostnader -8,0-6,9-8,7 Energi m.m. 0,0 0,0-0,2 Övriga tjänster, inkl. konsultkostnader -5,8-5,8-7,0 Avskrivningar -0,1-0,1-0,2 Övriga kostnader -3,9-3,6-4,2 Verksamhetens kostnader -101,6-99,7-114,9 Regionbidrag 18,5 18,5 18,9 Finansiella intäkter/kostnader 0,0 0,0 0,0 Bidrag, speciella beslut över budget 0,0 0,0 0,0 Resultat 0,0 4,9 0,0 Överskottet för 2016 beror dels på ersättning från VGR avseende läkemedelskostnader och ersättning för fria nyttigheter, dels på den lägre lokalkostnad för staben och Göteborgsenheten. Den ökade kostnadsmassan (främst personal- och lokalkostnader) beror på den ökade efterfrågan efter Hälsans och Arbetslivets tjänster. Då vi är intäktsfinansierade och kan påverka vår egna intäkt, är detta bara positivt.

Sida 5(8) 5.2 Eget kapital Ingående Eget kapital 2016-01-01 Lämnade bokslutsdispositioner internt Prognostiserat resultat 2016 Prognostiserat Eget kapital 2016-12-31 Budgeterat resultat 2017 4,6 mnkr 2,7 mnkr 4,9 mnkr 6,8 mnkr 0 mnkr Hälsan och Stressmedicin yrkar att Regionstyrelsen medger att Hälsan och Stressmedicin får disponera överskott i 2016 års utfall på 1,5 mnkr under 2017 med hänvisning till de ökade kostnaderna avseende flytten av Göteborgsenheten till två nya adresser. 5.3 Investeringar Förvaltningen avser att investera 1,0 mnkr för budgetåret 2017 Investeringarna avser: Maskiner och inventarier 1,0 mnkr. Medicinsk utrustning, möbler, larm och nätverk i nya lokaler. 7. Intern kontroll Hälsan och Stressmedicin har valt att lägga in den interna kontrollen i sitt ledningssystem för Hälsan och Arbetslivet så det ska bli ett levande dokument. Under 2016 har en total revidering av ledningssystemet påbörjas för att vara ett stöd för alla medarbetare samt säkerställa att vi når våra kvalitets- och miljömål. Varje år certifieras verksamheten av en extern expertresurs, där alla delar av ledningssystemet granskas (A3) Internkontroll/riskanalys Hälsan & Stressmedicin 2017 (EC=enhetschef på Hälsan FC=förvaltningschef, VC=verksamhetschef på ISM, KA=kundansvarig på Hälsan, HR=HR chef på förvaltningen, KC=kommunikationschef förvaltningen) KUND Sanno likhet Konse kvens Risk Åtgärder Kundernas efterfrågan minskar (gäller Hälsan) 2 5 10 Vi planerar och följer upp efterfrågan från kunderna i teamen och flaggar när efterfrågan går ner. Syftet är att tidigt upptäcka vikande

Sida 6(8) Kunderna köper tjänster utanför Hälsan 5 1 5 Kunderna är missnöjda med Hälsans leverans 1 5 5 VGR:s ledning är missnöjda med vad ISM levererar för mervärde 2 5 10 MEDARBETARE Sanno Konse likhet kvens Medarbetare slutar pga arbetsmiljöproblem 1 4 4 Risk Åtgärder Svårt att rekrytera in nya företagsläkare 3 4 12 Nyckelpersoner lämnar organisationen 2 4 8 Svårt att rekrytera andra kategorier än läkare 3 3 9 Svårt att dra in forskningsmedel (ISM) 2 4 8 efterfrågan för att kunna organisera följsamt. Kundansvarig flaggar till enhetschef (som lyfter frågan i LG). Marknadsföra vår kompetens än bättre samt ha en dialog om detta med kunderna (KA). Målet är att ha en uppfattning om omfattningen av dessa insatser per kund. Ha en kontinuerlig dialog med kunderna om vårt samarbete. Mät kundnöjdhet i besöksenkät och chefs/hr-enkät. Dialog med VGR:s ledning om vad som förväntas av ISM och om man är nöjd med det som levereras (VC) Jobba aktivt enligt nya AFS-en & säkerställa en bra dialog med respektive medarbetare (EC, VC). Jobba aktivt med förändring av perspektiv från individ till arbetsplats/organisation. Ha beredskap gällande aktiviteter som syftar till rekrytering av företagsläkare t.ex. namnlistor och upparbetade kontakter med konsultläkare (HR, EC). Kontinuerlig dialog med berörda. Upprätta en plan för överlämnande av kunskap/uppgifter vid både tillfällig frånvaro och avslut av tjänst (HR). Enhetschef flaggar vid specifika svårigheter. Beredskap vid behov av rekrytering t.ex. namn el. kontakt med lärosäten/organisationer som arbetar med/för aktuell kategori t.ex. företagssköterskeföreningen (EC, HR). Ha en plan som sträcker sig 1-3 år fram där ISM:s ekonomiska och personella förutsättningar tydliggörs (VC). Arbete pågår att anpassa

Sida 7(8) ARBETSSÄTT Sanno likhet Konse kvens Risk Åtgärder Vi arbetar inte på likartat sätt på de olika enheterna i Hälsan. 3 4 12 ISM och Hälsan och Arbetslivet samverkar inte enligt plan, man drar inte nytta av varandras kunskap 3 3 9 Hälsans konsulter arbetar olika gentemot våra kundanställda t.ex. olika förhållningssätt till sjukskrivning bland våra läkare 4 3 12 ISM hamnar i media på ett negativt sätt 2 4 8 Hälsans konsulter når ej målen avseende tid mot kund 3 5 15 UTVECKLING Sanno Konse likhet kvens Risk Åtgärder Hälsan tappar kompetens och känner sig otrygg i leveransen (av vissa produkter/tjänster) till kund 2 5 10 Hälsans konsulter finner ingen support när det gäller vad/hur de ska utföra sina arbetsuppgifter 2 4 8 ISM:s anseende minskar 2 5 10 EKONOMI Sanno Konse Risk Åtgärder ISM s personalbudget efter tilldelnigen från VGR. Kontinuerligt trycka på vikten av detta för att leverera kundnytta (KA, EC, FC). En produkt- och utvecklingsgrupp kommer att tillsättas som säkerställer enhetliga arbetssätt. Säkerställa forum där våra verksamheter utbyter erfarenheter (EC, FC) och kontinuerligt tala om vikten av detta. Tydliggöra koppling till kundnytta och önskvärt arbetssätt i Hälsan (EC, FC) Ha en kommunikationsplan för vem som uttalar sig i vad (VC, KC) Tydliga uppföljningar av debitering och produktionplanering per konsult (EC) Ha en plan för kompetensutveckling för varje kategori av medarbetare för att säkerställa allmän- och spetskompetens relaterat till vad kunderna vill ha och kommer att behöva (EC, HR). Arbeta för ett verksamhetssystem som är ett bra stöd till medarbetarna och följa upp att det är så (EC). Kommunicera tydliga mål för medarbetarna på ISM samt planer för kunskapsspridning och kommunikation till de olika intressenterna (VC, KC). Säkerställa utrymme för forskning.

Sida 8(8) likhet kvens Förvaltningen når ej sina budgeterade ekonomiska mål 2 4 8 Nämnden har inte kontroll och kunskap om ekonomin för att fullgöra sitt ansvar 1 5 5 Periodisering av intäkter och kostnader samt flaggning till nämnden vid avvikelser (Ekon.Chef, FC) Kontinuerlig uppdatering om det ekonomiska läget och rapport vid avvikelse av vikt (Ekon.Chef, FC)