Vem är det som bestämmer? Att kartlägga beslutsprocesser Processkonferens på Stockholms universitet 2 februari 2007 Christine Lindmark, Kungl. biblioteket
Att kartlägga processer Att kartlägga systemfaktorer Kundens process Ledningsfilosofi
Att kartlägga processer Att kartlägga systemfaktorer Kundens process Ledningsfilosofi
Vad är en process? En process är en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde skapar värde för en kund. Olof Renthzog; Processorientering
Kartläggning Analys Medarbetare Kund Ständig förbättring eller redesign?
Kartläggning Vilka är processens kunder / användare? Vilket syfte har processen? Var börjar och slutar processen? Vilka är processens aktörer?
KUND Återlämnar lån Boken tillgänglig.. 1. Nej Plan 2,3,4-vagn ÅTERLÄMNING Tömma lådan 3.Sortera Avregistrera lån Enklare stöldskydd/ Påmagnetisera ommärkning? Plan 5-vagn 4.Sortera till hyllor Ja Till KL,fjärrlån, Tilkat, filialer 2. Stöldskydd/ommärkning Till bokvård 5.låna ut till lagning/märkning 9. Felvagn Köbok 6. Köhylla till återlämning BOKUPPSÄTTNING 7.Köra upp vagn till uppsättningsrum 8.Sortera till hyllor fel 10.Sortera till vagnar 18.Sätta upp rätt 16 Sortera till vagnar och köra ner dem 17. Finsortera Till magasin BOKVÅRD 11. Köra ner vagn till 12.Laga 14. Återlämna 15.Sortera till vagnar bokvård 13.Märka Stöldskyddsmärka
Analys Vilka aktiviteter i processen har ett direkt värde för kunden? Tid? Kompetens? Kostnad?
Kartläggning Analys Beslut? Mandat? Kommunikation? Aktörer? Processägare?
Processen att arbeta i LIBRIS samkatalog START Katalogpost ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen LIBRIS AKTIVITET Behov av teknik AKTIVITET Behov av regler AKTIVITET Behov av teknik BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog
Processen att arbeta i LIBRIS samkatalog INTERNATIONELLA AKTÖRER KB Libris ledngrp START Katalogpost ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen LIBRIS AKTIVITET Behov av teknik LIB RIS avd d S B B U S N B AKTIVITET Behov av regler K A T R Å D LI RI S av d AKTIVITET Behov av teknik BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog
Processen är en del av ett större system som sätter gränser för hur goda resultat som kan uppnås. Processbaserad verksamhetsstyrning i staten
Att kartlägga processer Att kartlägga systemfaktorer Kundens process Ledningsfilosofi
Systemfaktorer Arbetsorganisation Beslutsforum, beslutsstrukturer och mandat Regler Mål Mätsystem Tekniskt stöd Kultur Systemfaktorer
Processen att arbeta i LIBRIS samkatalog Med aktörernas informationskanaler inritade INTERNATIONELLA AKTÖRER KB SB LIBRISavdelningen Libris ledngrp Proto koll B U S Så här gör vi i KB N B KATRÅD Protokoll K A T K L A S S LI BR IS Av d Librisnytt SÄND listor AKTIVITET START Behov av Katalogpost teknik ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen CL LIBRIS Libriskatalogi sering Marc 21- listan AKTIVITET Behov av regler Auktorite ts-praxis Svenska ämnesord Katalog iserings -praxis LIBRISBIBLIOTEKEN KRS Protokoll E-resurser Special gruppe n för katalog frågors nätvers lista SAB Beslut om ändringar Tillämpnings anvisningar AKTIVITET Behov av teknik BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog
Hur beskriver man en beslutsgång? Källor Aktörer Tid Ärendehantering Utsagor
E-resurser 2006-09-21 VISIONER 2 15 20 21 LÖFTEN 1 3 6 9 11 13 16 18 5 7 FÖRSLAG 10 12 17 19 23 BESLUT 24 4 TILLÄMPNING 8 14 22 RESULTAT 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
Analys av beslutsprocessen Tid Aktörer Utsagor Mandat
Förbättring eller redesign? Först förbättring Sedan redesign
Att kartlägga processer Att kartlägga systemfaktorer Kundens process Ledningsfilosofi
Kundfokusering Vem är kund? Hur ser kundens process ut? Kundens behov? Idag och imorgon Kundens krav? Kundens förväntningar? Sträva efter att överträffa kundens förväntningar!
Att kartlägga processer Att kartlägga systemfaktorer Kundens process Ledningsfilosofi
Åtta principer för kvalitetsledning enligt ISO 9000 Kundfokusering Ledarskap Medarbetarnas engagemang Processangreppssätt Systemangreppssätt Ständig förbättring Faktabaserade beslut Ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörer
Varje system är perfekt designat för att ge det resultat det ger Donald Berwick
Processen att arbeta i LIBRIS samkatalog Med aktörernas informationskanaler inritade INTERNATIONELLA AKTÖRER KB SB LIBRISavdelningen Libris ledngrp Proto koll B U S Så här gör vi i KB N B KATRÅD Protokoll K A T K L A S S LI BR IS Av d Librisnytt SÄND listor AKTIVITET START Behov av Katalogpost teknik ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen CL LIBRIS Libriskatalogi sering Marc 21- listan AKTIVITET Behov av regler Auktorite ts-praxis Svenska ämnesord Katalog iserings -praxis LIBRISBIBLIOTEKEN KRS Protokoll E-resurser Special gruppe n för katalog frågors nätvers lista SAB Beslut om ändringar Tillämpnings anvisningar AKTIVITET Behov av teknik BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog
E-resurser 2006-09-21 VISIONER 2 15 20 21 LÖFTEN 1 3 6 9 11 13 16 18 5 7 FÖRSLAG 10 12 17 19 23 BESLUT 24 4 TILLÄMPNING 8 14 22 RESULTAT 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
Att kartlägga processer Att kartlägga systemfaktorer Kundens process Ledningsfilosofi
Vem är det som bestämmer?
Processorientering