Rapport Administrativt stöd ÄO-HS SLG ÄO-HS 2014-03-11 Verksamhetens och chefernas behov av administrativt stöd 1. Enligt kartläggning från SBIF är sektorn i behov av att skapa en helhetsbild. Vem gör vad. Och hitta en närmare samverkan mellan olika områden, verksamheter, yrkesroller samt professioner. Cheferna behöver även minska sina administrativa uppgifter för att få mer tid till verksamhetsfrågor. Det viktigaste är att skapa en gemensam bild av vad chefer, personal och brukare kan förvänta sig av en administratör. För vad rollen och uppdraget innebär. Att hitta klara och tydliga förväntningar på administratörernas uppdrag och att chefer, personal och brukare vet vad de kan få för hjälp från det administrativa stödet. Inrätta likadana arbetssätt för alla administratörer för att skapa en grundstruktur. Undvika dubbelarbete. Finns idag en oklarhet runt vad man kan få för hjälp av sitt administrativa stöd. Närhet till administratörerna är viktig för de verksamhetsnära frågorna anser SIH och SÄBO medans HS inte anser att det är nödvändigt. Olika för olika områden. De olika områdena är i behov av olika stöd, men det finns grundkompetens som alla behöver ex. personec, brukarkontakt samt treserva. Fördel att ha en tilldelad resurs. Blir problematiskt att ha olika personer vid olika tidpunkter. Skapar en förståelse för områdets rutiner. Den tilldelade administratören behöver därmed inte ha kunskap i allt men kan fungera som mottagare och kontaktperson för det administrativa stödet. Samma goda stöd måste säkerställas för samtliga verksamheter både stora och små. SLG vill även kunna lägga mer kortare projekt på den administrativa enheten i framtiden. Behov från sektorn: Kravprofil Administratörernas förutsättningar 2. Från SBIF har det framkommit att det önskas mer kompetensutveckling av administratörerna. Att utveckla kompetensen internt utefter sektorns behov. Utifrån kompetens har arbetsgruppen gjort en sammanfattning: - Hög kompetens i Personec och Treserva. - Lagar och avtal när det gäller löner och arbetsvillkor. - Ekonomirutiner. - Datorvana, bra på ordbehandling, Excel, alla IT-system. - Serviceminded och flexibel. - Kunna anpassa stödet efter chefens behov/önskemål. - Att sitta nära de chefer och den verksamhet man stödjer. - Att kunna hänvisa till rätt instanser för att få uppdraget löst (gäller både för chef, personal och brukare). - Skapa trygghet i avgiftssystemet. Tydliga och korrekta svar till hyresgäst och anhörig. - Kunskap i arbetsrättsliga frågor.
För att kunna möta upp önskemål från sektorn anser arbetsgruppens representanter från administrativa enheten att det är viktigt att: - Få löpande vidareutbildning i våra datorsystem. Hålla sig uppdaterade på vad som händer. - IT-stöd: viktigt att personer som har kunskapen är tillgängliga och har förmågan att lära ut. - Ökade personalresurser. - Att vara en grupp med en chef. - Att ha gemensamma APT. - Arbeta på ett likvärdigt sätt inom administrativa enheten för att utifrån uppdragsbeskrivning och tydlig struktur ge service på ett likvärdigt sätt. - Få information från sin chef gällande långsiktiga behov samt hitta forum för kommunikation direkt till verksamheterna för verksamhetsnära frågor. 3. Från SBIF har även kommit fram att det är viktigt att genomföra processkartläggning över rollerna i Treserva och Personec. Viktigt att få ihop det verksamhetsnära stödet kontra den kompetens som behövs. Det finns ett behov av att få in högre kompetens i olika system (ex. Treserva och Personec) kopplat till exempelvis basuppdrag kontra specialistuppdrag. Viktigt för att möjliggöra SLGs önskan om att lägga in tidsbegränsade uppdrag på den administrativa enheten ex. införande av Treserva 1:2. Viktigt för att utesluta dubbelarbete och reda ut frågan om vemgör vad. För att bli en mer kostnadseffektiv organisation. Förslag på organisation och uppdrag Organisation 4. Från SBIF har det framkommit att den administrativa enheten bör sitta geografiskt samlad för att förbättra samarbete och organisation. Det har även framkommit att man bör se över hur man på bästa sätt effektiviserar det administrativa arbetet i sektorn ex. tekniska lösningar. Inom arbetsgruppen råder det delade meningar hur administratörerna skall vara organiserade. Olika åsikter om organisation: 1. En enhet, en EC, möjlighet att sitta tillsammans alternativt ute i verksamheter. 2. Administratörsresurser ligger under EC i verksamheterna, sitter ute i verksamheterna. Med detta följer även delade åsikter gällande uppdrag: 1. Tydligt uppdrag för alla administratörer, säkerställa samma service, på likvärdigt sätt till alla verksamheter. Möjlighet till basuppdrag och specialistuppdrag. 2. Konkretiserat grunduppdrag men stor frihet för respektive EC att forma arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov.
Man enas i gruppen att även om man är en enhet med en EC behöver man inte vara geografiskt samlade. En viktig del till att utredningen 2011 utfördes var att komma tillrätta med att man arbetade på olika sätt och motverka dubbelarbete och effektivisera det administrativa stödet. Framtagandet av den snävare arbetsbeskrivningen var en del i den här strategin. Viktigt att få med sig är även att Kortedala och Bergsjön innan sammanslagningen arbetade på olika sätt där Bergsjöns administratörer låg under EC i verksamheten medans Kortedala hade en administrativ enhet med egen EC. Förutsättningarna innan sammanslagningen såg även annorlunda ut med fler administratörer på färre chefer. Dagens förutsättningar med 8 administratörer på 21 chefer gör det omöjligt att varje EC har tillgång till en administratör. Fördelar administratör under EC i verksamheten: Verksamheten har möjlighet att styra resurserna utifrån verksamhetsspecifika behov. Skapa team inom varje verksamhet för effektivisering. Närhet till verksamheten och närhet för chef, personal och brukare. Förståelse för verksamheten. Snabbare och lättare kommunikation. Utmaningar: Täcka upp för varandra om någon är sjuk/semester. Sårbarhet. Kräver stor flexibilitet hos administratören och en väldigt bred kompetens. Svårt att specialisera sig. Utsatt att arbeta mot flera EC samt att vara den enda representanten för yrkesgruppen. Kan leda till olika arbetssätt och ev. dubbelarbete. Ta tillvara på långsiktiga behov inom sektorn. Kompetensutveckling av administratörerna. Fördel administratör i egen enhet med gemensam EC: Möjlighet att skapa specialistroller. En chef som hjälper till med prioriteringar och målbild för den administrativa enheten. Gemensamma forum för administratörerna och utbyte av erfarenhet och kompetens. Översyn av sektorns långsiktiga behov och vad som krävs gällande kompetensutveckling i gruppen. Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt. Säkerställa att alla enheter får samma stöd. Utmaningar: Kommer längre ifrån verksamheten. Inte inser vad verksamheten har behov av. Kommunikation mellan verksamheten och den administrativa enheten. Viktigt med det interna samarbetet i den administrativa enheten för att säkerställa att man delar med sig av sin kompetens. Tillgängligheten för chefer, personal och brukare.
5. Det har även framkommit i SBIF att man borde försöka undvika stuprörgenom att det administrativa stödet sker på tvären över områdena, med en central organisation. En organisatorisk fördelning av sektorns administrativa resurser utifrån område är inte någonting som gruppen förespråkar. För att undvika att inte stuprören istället hamnar ute i verksamheten blir det viktigt att hitta samarbetsarenorna, tydliggöra rollerna och vilka krav verksamheten kan ställa på stödet samt vad administrativa enheten behöver utveckla för att möta efterfrågan. Inköpsorganisation och BtB Inom arbetsgruppen råder det delade meningar om BtB: 1. Beställare ute i verksamheten, administratör ej involverad (luft som kan användas till andra arbetsuppgifter). 2. Administratör som beställare (någon kontra alla). Att lägga över administratörens roll vid beställning samt fakturahantering kommer att innebära att verksamheten tappar personalresurser. En annan aspekt är även att det kommer att ta lång tid för personal att arbeta i Winst då man inte gör det så ofta och inte har rutin. Beställning är en process och kontering är en annan. Skall man lägga beställarrollen hos någon som inte känner till verksamheten eller skall man lära upp personal i hur man konterar? Åtgärdsförslag framtaget av Ellinor Örjesson: I utredningen kring det administrativa stödet ÄO-HS har arbetsgruppen lyft en del som rör BtB, vilket jag har tagit del av. Den informationen som sektorn har fått är att beställaren i BtB ska beställa, kontera och leveranskvittera, samt att ha så få beställare som möjligt. Detta är vad vi har haft att förhålla oss till. Det innebär i praktiken att beställaren även konterar "vilda fakturor" som inte föregås av en order i WINST. Jag tvivlar inte på att en medarbetare ute i verksamheten inte kan lära sig att hantera fakturor men förstår att beställarrollen kommer vara mer tidskrävande i BtB än vad den varit innan inom sektorn. Mer administrativa uppgifter läggs på beställaren. En kompromiss, med hänsyn tagen till de tankar som kommit fram i utredningen kring administrativa stödet, skulle kunna vara att vi står fast vid de beställare som sektorn har utsett men dessutom behåller administratörerna på hantering av de vilda fakturorna. I praktiken innebär det att: beställarna gör sina beställningar i WINST, konterar och leveranskvitterar. administratörerna fortsätter att hantera (kontera) många av de fakturor som de gör idag.
Eftersom att beställarna kommer att använda WINST i större utsträckning än tidigare kommer många fakturor att matchas med föregående order, vilket ger färre fakturor att hantera. Fakturor som administratörerna oftast sitter med idag. Vilda fakturor som inte kommer från en order gjord i WINST ( t ex hjälpmedel, inkontinensskydd, transport av avlidna, gatubolagets bilar, telia (?), renova, externa platser, sodexo - mat, hemtjänstfakturor från annan SDF, personlarm från annan SDF, tvätt - samhall, leasing, ssk från bemanning osv.) kommer i så fall att fortsätta hanteras av administratörerna. Vad skulle detta innebära? Mottagarkoder behöver inte kopplas om Inte så mycket nytt på en gång för beställarna Hänsyn tas till olika tankar som lyfts i utredningen Administratörerna fortsätter i stort sätt med fakturahantering på samma sätt som idag, dock i WINST istället för Gasell. Fler användare inne i systemet, dock inte fler beställare. Fler användare inne i systemet kan innebära att vi får svårare att hålla ihop inköpsorganisationen och upprätthålla en god kvalitet på inköp och fakturahantering. Administratörerna är inte nya inför fakturahantering, vilket alla våra beställare är och därför kan det vara värt att lyfta in ytterligare användare (administratörerna). Jessica Tångefjord Rekryteringsspecialist HR-avdelningen