Tidig dialog för smarta offentliga affärer

De grundläggande principerna för offentlig upphandling Upphandlingsregelverket tillåter dialog före, under och efter upp hand lingen. De övergripande principerna för allt upphandlingsarbete är: ICKE-DISKRIMINERING Upphandlande myndigheter får inte diskri minera eller ge fördelar till leverantörer på grund av deras nationalitet. LIKABEHANDLING Upphandlande myndigheter måste behandla alla leverantörer lika och får inte ställa olika krav på olika leverantörer. PROPORTIONALITET Upphandlande myndigheter får inte ställa krav som är orimliga eller begränsar konkurrensen i onödan. ÖPPENHET Upphandlande myndigheter ska vara tydliga och förutsebara när de genomför upphandlingar. ÖMSESIDIGT ERKÄNNANDE Upphandlande myndigheter ska acceptera bevis (till exempel intyg och certifikat) som har utfärdats i en annan medlemsstat i EU.

Poängen med tidig dialog Rätt använt öppnar tidig dialog upp för fler lösningsförslag från fler leverantörer och kan därigenom bidra till en förbättrad konkurrens där fler företag och organisationer kan och vill delta i offentliga upphandlingar. Genom att låta leverantörerna tidigt få ta del av vilka behov, önskade resultat och effekter som upphandlingen ska leda till får din verk sam - het bättre kunskap om vad marknaden kan erbjuda. Samtidigt får leverantörer möj lighet att komma med förslag på lösningar lösningar som verksamheten kanske inte känner till. Den tidiga dialogen skapar en smidigare inköpsprocess och gör att fler frågor kan hanteras före annonseringen, vilket leder till att onödiga missförstånd kan undvikas. Dialogen bygger ett förtroende och lägger grunden till hur relationer och samarbete fungerar under hela upphandlingen och avtalstiden. Den tidiga dialogen kan även leda till färre överprövningar samt till effektivare och bättre leveranser. 3

Främja utveckling genom tidig dialog Den tidiga dialogen bidrar till ny kunskap, verksamhetsutveckling och samhällsutveckling. LÄR KÄNNA MARKNADEN Många branscher har en hög utvecklingstakt. Nya varor och tjänster, nya aktörer och affärsmodeller gör att det nästan är omöjligt att vara uppdaterad inom alla områden där verksamheten upphandlar. Om verksamheten har begränsad egen kunskap om en leverantörsmarknad eller om det är första gången du upphandlar inom ett visst område är det extra viktigt att planera in tid och resurser för tidig dialog. VERKSAMHETENS UTVECKLING I FOKUS Offentlig verksamhet står inför betydande utmaningar där ökad efterfrågan ska mötas med begränsade resurser. Därför är det viktigt att identifiera de behov och mål som din verksamhet vill uppnå med upphandlingen. Med tidig dialog får verksamheten kännedom om fler möjliga lösningar och kan även inspirera till nya. BIDRA TILL SAMHÄLLSUTVECKLINGEN Upphandling är, rätt använt, ett strategiskt viktigt verktyg för att upp nå olika samhälleliga mål som exempelvis de nationella miljömålen och sociala hållbarhetsmål. Genom den tidiga dialogen ökar den ömsesidiga förståelsen kring olika samhälls utmaningar. När det offent liga efter frågar bättre, nya eller transformativa lösningar bidrar vi till utveckling och innovation. 4

GEMENSAMMA OCH ENSKILDA DIALOGER UPPHANDLING AV KOLLEKTIVTRAFIK Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län genomförde gemensamma möten med samtliga leverantörer och enskilda möten med utvalda leverantörer vid upphandling av kollektivtrafik. Företagen fick möjlighet att lämna synpunkter på hur krav kunde utformas utifrån det aktuella behovet. Det ledde till mer ändamålsenliga och rimliga funktionskrav. Dialogen gjorde exempelvis att Kollektivtrafikmyndigheten ställde krav på miljö- och resandeincitament som troligtvis inte gjorts annars. Kollektivtrafikmyndigheten menar att en styrka med den tidiga dialogen var att få kunskap om olika alternativ och flera typer av lösningar. Dialog gjorde det lättare att upphandla på det bästa och mest effektiva sättet. Leverantören som vann upphandlingen ansåg att dialogen gav goda möjligheter att föra fram aspekter innan upphandlingsdokumenten formulerades, vilket också ledde till förändrade och mer ändamålsenliga krav. 5

Sätt av tid och resurser för tidig dialog Den tidiga dialogen kan ge värdefull information om marknadens förutsättningar, terminologi och begrepp som bidrar till att utforma ändamålsenliga krav och villkor i upphandlingsdokumenten. Sträva efter dialog med en så bred grupp av leverantörer som möjligt. Det är sällan lämpligt att föra dialog med enbart en eller ett fåtal leverantörer. Ta gärna hjälp av en branschorganisation för att identifiera relevanta leverantörer och få kunskap om den aktuella branschen. Leverantörerna vill ofta bidra med sin kunskap och erfarenheter och tycker att det är positivt att träffas. SÄTT AV TID OCH RESURSER De främsta framgångsfaktorerna för en lyckad upphandling är att verksamheten avsätter tid och resurser för att: Identifiera problem och behov, definiera målsättningar, önskade resultat och effekter Planera och bestäm former för dialogen, formulera frågor och syften Bjuda in leverantörer i god tid Ta hand om resultatet från dialogerna, följ upp och ge återkoppling till leverantörerna 6

SEPARATA DIALOGMÖTEN UPPHANDLING AV FLYTTJÄNSTER Sollentuna kommun upphandlade ett nytt ramavtal för flyttjänster. Upphandlingsansvarig tog kontakt med potentiella leverantörer samt representanter från olika branschorganisationer och bjöd in till separata dialogmöten. Leverantörerna fick information om upphandlingens tilltänkta upplägg och fick berätta om vilka tjänster deras respektive företag kunde erbjuda. Leverantörerna fick även möjlighet att återkoppla kring hur de ansåg att kommunen kunde förbättra sina upphandlingar inom branschen. Dialogerna bidrog bland annat till att kommunen fick en tydligare bild av vilka miljökrav som var rimliga att ställa i upphandlingen. De bidrog även till att bra krav kring arbetsmiljö och utbildning inkluderades i förfrågnings underlaget. Leverantören ansåg att det var positivt att få möjlighet att komma med inspel till utformningen av upphandlingen och att dialogen ledde till en tydligare bild av hur upphandlingen skulle genomföras. 7

Använd olika metoder för den tidiga dialogen Vilka metoder som ska användas i den tidiga dialogen beror på hur mycket verksamheten kan om området, hur stor eller strategiskt viktig affären är men även på hur den aktuella leverantörsmarknaden ser ut och fungerar. BJUD IN TILL INFORMATIONSMÖTE Om din verksamhet vill skapa intresse för upphandlingen tidigt och få igång ett ökat engagemang hos leverantörerna så kan öppna informationsmöten för alla intresserade leverantörer vara ett bra alternativ. Ett informationsmöte kan handla om flera olika upphandlingar eller om en specifik upphandling. Om det är en specifik upphandling är det bra att beskriva målbild och behov på ett sätt så att leverantörerna får goda möjligheter att förstå vad det är som verksamheten önskar uppnå. Ge utrymme till leverantörernas funderingar, frågor, råd och rekommendationer till det fortsatta arbetet. BJUD IN TILL WORKSHOP När det behövs fördjupade samtal för att kartlägga en marknad, för att diskutera marknadens utveckling eller för att diskutera olika affärsmodeller kan ni bjuda in till en workshop. En sådan inbjudan kan vara öppen eller riktad till ett urval av leverantörer. PRATA MED ENSKILDA LEVERANTÖRER Om ni vill ha mer specifik information inför upphandlingen kan du prata med enskilda leverantörer vid möten eller telefonsamtal. Vissa 8

leverantörer kan ha utvecklat metoder och system som de är ensamma om på marknaden och kan ge värdefull information om förutsättningar och utvecklingsmöjligheter. Ett tips är att ställa samman ett frågeformulär så att samma frågor ställs till de olika leverantörerna. FRÅGA EFTER SKRIFTLIGA SYNPUNKTER I en RFI (Request For Information) kan ni ställa frågor till många potentiella leverantörer inför upphandlingen. Den kan användas för att kartlägga vilka lösningar eller aktörer som finns på marknaden, reda ut specifika frågeställningar, testa kravformuleringar, utvärderingsmodeller eller avtalsvillkor. När du kommit något längre i din inköpsprocess kan du också publicera hela eller delar av dina preliminära upphandlingsdokument i form av en extern remiss och låta leverantörer komma med synpunkter på specifika krav och avtalsvillkor. 9

REQUEST FOR INFORMATION UPPHANDLING AV RÖKDYKARRADIOUTRUSTNING UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen upphandlade rök dykarradioutrustning som innefattade bärbara radioenheter, bärbar batteridriven repeater och diverse tillbehör till utrustningen. De tog fram en RFI med preliminära kravställningar och ett antal frågeställningar om drifttid, batterityper, fästanordningar, displayutförande och möjligheten att använda redan befintlig utrustning. RFI:n annonserades ut och ett relativt stort antal svar inkom från potentiella leverantörer. Svaren från leverantörerna samlades in, sammanställdes och jämfördes med hjälp av en referensgrupp. Den information som kom in användes både som underlag till upphandlingsdokumentens utformning och till utformning av det produkttest som skulle genomföras. När upphandlingen hade annonserats kom inga frågor kring de tekniska detaljerna i upphandlingen, vilket sågs som ett gott betyg på det arbete som lagts ner på RFI:n. Upphandlingsansvarig påpekade att det var viktigt att framhålla för leverantörerna att dialogen var en möjlighet för dem att vara med och påverka upphandlingarnas innehåll i deras kommun eller region. På så sätt kunde de få med sig leverantörerna och få så många svar som möjligt på RFI:n. 10

Tidig dialog innebär att upphandlande myndigheter träffar potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer inför den kommande upphandlingen. Syftet med dialogen är att få kunskap om de lösningar marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån verksamhetens behov. Tidig dialog är en del av det förarbete som bör göras inför alla upphandlingar. Det offentliga upphandlar varor och tjänster för motsvarande 1/5 av Sveriges BNP. Offentlig upphandling är därför ett viktigt och strategiskt verktyg för att lösa de samhälls utmaningar vi står inför. VILL DU VETA MER? Läs mer på vår webbplats eller kontakta oss så berättar vi mer om tidig dialog för smarta offentliga affärer. Box 1194, SE-171 23 Solna Besöksadress: Svetsarvägen 10, Solna Telefon: 08-586 21 700 E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se Produktion: Infab. Foto: Matton. Tryck: Lenanders.