1 (2) Kallelse/Föredragningslista Sammanträde med ägarutskottet den 7 december 2016 Plats: Biosalongen, Residenset, Vänersborg Tid: kl. 09.30-12.00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Information A. Rapporter från presidieöverläggningar Johnny Magnusson, regionstyrelsens ordförande B. Aktuella rapporter från regiondirektören Ann-Sofi Lodin, regiondirektör C. Återrapportering av regionfullmäktiges uppdrag om att utreda förutsättningarna för att göra avsättningar i bokslut för 2016 för att kunna möta kommande års omställnings- och engångskostnader Joakim Björck, ekonomidirektör D. Återrapportering av Kungälv och Alingsås ägarstöd Joakim Björck, ekonomidirektör Beslutsärenden 1. Investeringsramar per förvaltning samt strategiska utrustningsinvesteringar Diarienummer RS 2016-07133 Joakim Björck, ekonomidirektör 2. Avtal mellan Västra Götalandsregionen och Skara kommun om Skara skolscen Diarienummer RS 07068-2016 Staffan Rydén, kulturchef 3. Avtal mellan Västra Götalandsregionen, Skövde kommun och Göteborgsoperan om Göteborgsoperans regionala musikteaterverksamhet 4. Diarienummer RS 2016 00661 Staffan Rydén, kulturchef 5. Solhem Borås, nytt kontor för Västfastigheter Diarienummer RS 2016-03901 Joakim Björck, ekonomidirektör Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Föredragningslista från ägarutskottet, 2016-12-07 2 (2) 6. Anmälningsärenden Diarienummer RS 2016-02070 7. Övriga frågor Förvaltningsärenden A. IS/IT projekt lägesrapport Göran Ejbyfeldt, IS/IT-direktör B. Implementeringsplan Inköpspolicy Peter Söderström, avdelningschef koncerninköp C. Marknadsplats och affärssystem lägesrapport Joakim Björck, ekonomidirektör Johnny Magnusson (M) Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se)
ÄRENDE 1
1 (5) Tjänsteutlåtande Datum 2016-11-24 Diarienummer RS 2016 07133 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Carl Öhrman Telefon: 0761 01 24 62 E-post: carl.ohrman@vgregion.se Till ägarutskottet Fördelning av ramar per förvaltning 2017 Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen fastställer förslag till fördelning av ramar till förvaltningar för 2017 enligt bilaga 1. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige har för planperioden 2016-2018 avsatt 14 mdkr till investeringar, varav 4,8 mdkr för 2017. Regionfullmäktige har bemyndigat regionstyrelsen att fördela ramar per förvaltning för 2017. Under hösten 2016 har förvaltningars investeringsbehov för 2017 kartlagts av Koncernkontoret. Tidigare år har beslut kring ramar per förvaltning fattats i samband med beslut av detaljbudgeten. Eftersom beslut av detaljbudget numera enbart ska behandla detaljbudgetfrågor föreslås fördelning av ramar per förvaltning beslutas separat. För 2017 föreslår Koncernkontorets att total investeringsram för utrustning fastställs till 2 386 mnkr och att total investeringsram för fastighet fastställs till 3 093 mnkr (totalt 5 479 mnkr). Förvaltningar föreslås planera för beslut kring investeringar upp till respektive totalbelopp i bilaga 1. För att inte överskrida beslutad ram om 4,8 mdkr föreslås förvaltningar behöva säkerställa att utbetalningar för 2017 inte överskrider 87,5 % av totalbeloppet. Detaljer med fördelning per förvaltning finns i bilaga 1. Fördjupad beskrivning av ärendet Regionfullmäktige har för planperioden 2016-2018 avsatt 14 mdkr i totala investeringsramar, varav 4,8 mdkr för 2017. Regionstyrelsen beslutade slutgiltigt i juni 2016 en detaljerad investeringsplan för planperioden och bemyndigades vid regionfullmäktiges budgetbeslut 2017 att fastställa investeringsramar per förvaltning för 2017. Beslut om fördelning av ramar per förvaltning har tidigare år fattats i samband med regionstyrelsens beslut om detaljbudget. Eftersom beslut av detaljbudget numera enbart ska behandla detaljbudgetfrågor föreslås fördelning av ramar per förvaltning beslutas separat. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Datum 2016-11-24 Diarienummer RS 2016 07133 2 (5) Under hösten 2016 har en inventering av förvaltningarnas behov för perioden 2017-2019 genomförts av Koncernkontoret avseende grundramar för fastighetsoch utrustningsinvesteringar. I samband med detta har även prognosen för de verksamhetsdrivna fastighetsinvesteringar som är beslutade och nominerade i investeringsplanen uppdaterats. Sammantaget bedöms investeringsbehoven inom regionen vara större än den tilldelade ramen om 4,8 mdkr. Historiskt finns dock en skillnad om knappt 20 procent mellan vad som planeras och utfall och utbetalningar, vilket delvis förklaras av tidsförskjutningar i större fastighetsprojekt. Förvaltningar föreslås planera för beslut kring investeringar upp till respektive totalbelopp i bilaga 1. För att inte överskrida beslutad ram om 4,8 mdkr föreslås förvaltningar behöva säkerställa att utbetalningar för 2017 inte överskrider 87,5 % av totalbeloppet. Koncernkontoret föreslår att under beredning av nästa investeringsplan inkludera flerårsramar per förvaltning som fördelas årligen rullande över tre år i taget. Större förändringar i ramar 2017 jämfört med 2016 Tidigare år har regionövergripande strategiska ramar samlats under regionstyrelsens förvaltning. För 2017 och framåt föreslås regionövergripande ramar samlas under en egen rubrik och regionstyrelsens ram innehåller endast de mindre investeringsbehov som rör regionstyrelsen som förvaltning. Större förändringar i föreslagna ramar 2017 jämfört med beslutade ramar 2016: Regionservice o Förändrade redovisningsprinciper för hjälpmedel (+100 mnkr). o Övertar hjälpmedel inom medicinsk behandling (+40 mnkr). o PC-leasing övergår till VGR IT (-120 mnkr). Regionövergripande ramar o VGR IT Övertar PC-leasing från Regionservice (+120 mnkr). Övertar ansvar för multifunktionsskrivare (+26 mnkr). o Ram för strategisk IT-utrustning föreslås sänkas från 80 mnkr till 15 mnkr för 2017, utifrån förändrat behov och nyttjande. o Ram för strategisk utrustning (medicinteknik) föreslås ökas från 190 mnkr till 250 mnkr för 2017 utifrån fler större verksamhetsdrivna fastighetsprojekt som kräver utrustningsinvesteringar med central finansiering. Fastighetsnämnden o Övertar ansvar för tekniska säkerhetsanläggningar (+26 mnkr). o Konstinvesteringar ökar från 9 mnkr till 22,3 mnkr för 2017 utifrån genomförande av fler större verksamhetsdrivna fastighetsinvesteringar
Datum 2016-11-24 Diarienummer RS 2016 07133 3 (5) Beredning Inventering av förvaltningars behov av ramar har genomförts av Koncernkontoret, avdelning budget, redovisning och finans under hösten 2016. Beredning har skett i samråd med Västfastigheter. Förslag till ramar per förvaltning har presenterats för avstämning med Investeringsrådet 2016-11-17. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Fördelning av ramar per förvaltning för 2017. Investeringskategorier. Ytterligare information Budget 2017 Beslut - 116 2016-06-13--14 Regionfullmäktige Regional försörjning av hjälpmedel vid medicinsk behandling, RS 45, 160517 Beslutet skickas till Samtliga förvaltningar, för kännedom. joakim.bjorck@vgregion.se, för kännedom. carl.ohrman@vgregion.se, för kännedom.
Datum 2016-11-24 Diarienummer RS 2016 07133 4 (5) Bilaga 1 - Investeringsramar per förvaltning 2017 Investeringsramar per förvaltning 2017 Förvaltningar/bolag: Fastighet Utrustning Totalt Utfallstak Sahlgrenska Universitetssjukhuset 115,0 430,0 545,0 476,9 NU-sjukvården 50,0 85,0 135,0 118,1 Södra Älvsborgs sjukhus 24,0 70,0 94,0 82,3 Skaraborgs sjukhus 9,0 67,0 76,0 66,5 Kungälvs sjukhus 5,0 30,0 35,0 30,6 Alingsås lasarett 4,0 26,0 30,0 26,3 Frölunda specialistsjukhus 1,0 10,0 11,0 9,6 Angereds Närsjukhus 3,0 12,0 15,0 13,1 Närhälsan vårdvalsverksamhet (Primärvårdsstyrelsen) 2,0 38,0 40,0 35,0 Närhälsan beställd primärvård (Styrelsen för beställd primärvård) 1,0 10,0 11,0 9,6 Folktandvården Västra Götaland 5,0 59,0 64,0 56,0 Habilitering och hälsa 2,0 5,5 7,5 6,6 Regionservice, Servicenämnden 10,0 360,0 370,0 323,8 Hälsan och stressmedicin 0,5 0,5 1,0 0,9 Styrelsen för folkhögskolorna (Folkhögskolor gemensamt) 5,0 2,4 7,4 6,5 Naturbruksstyrelsen 15,0 10,0 25,0 21,9 Göteborgs Botaniska trädgård 2,0 3,0 5,0 4,4 Västarvet 0,5 2,5 3,0 2,6 Fastighetsnämnden 245,0 3,5 248,5 217,4 Konstnärlig utsmyckning - 22,3 22,3 19,5 Energiinvesteringar 150,0-150,0 131,3 Enkelt avhjälpta hinder 25,0-25,0 21,9 Regionstyrelsen - 7,5 7,5 6,6 Regionövergripande ramar - - - - Strategiska investeringar 2 213,5 250,0 2 463,5 2 155,6 Mindre strategiska fastighetsinv 80,0-80,0 70,0 VGR IT 30,0 205,0 235,0 205,6 Strategiska IT-investeringar - 15,0 15,0 13,1 Framtidens Vårdinformationsmiljö - 100,0 100,0 87,5 Fordonsinköp - 400,0 400,0 350,0 Västtrafik 95,0 162,0 257,0 224,9 Totalt (mnkr) 3 093 2 386 5 479 4 794
Datum 2016-11-24 Diarienummer RS 2016 07133 5 (5) Bilaga 2 - Investeringskategorier I Västra Götalandsregionens investeringsmodell delas investeringar huvudsakligen upp i grundramar för fastigheter och grundramar för utrustning som verksamheterna själva disponerar över för mindre fastighets- och utrustningsändamål. I den detaljerade investeringsplanen ingår utöver grundramarna större och mindre verksamhetsdrivna (strategiska) fastighetsinvesteringar som nomineras och prioriteras centralt utifrån ett regionperspektiv. Även för utrustning finns det en specifik ram för strategiska utrustningsinvesteringar som bedöms och prioriteras regiongemensamt. Centrala ramar finns även avsatta för strategisk ITutrustning, strategiska IT-projekt (framtidens vårdinformationsmiljö) fastighetsanknuten IT-utrustning, samt fordonsinköp. Kategori Grundramar fastighet Grundramar utrustning Större verksamhetsdrivna fastighetsinvesteringar Mindre verksamhetsdrivna fastighetsinvesteringar Strategiska utrustningsinvesteringar Strategisk IT-utrustning Framtidens vårdinformationsmiljö Fastighetsanknuten IT-utrustning Fordonsinköp Totalt Förslag till ram 2017 769 mnkr 1 621 mnkr 2 214 mnkr 80 mnkr 250 mnkr 15 mnkr 100 mnkr 30 mnkr 400 mnkr 5 479 mnkr
ÄRENDE 2
1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-11-18 Diarienummer RS 07068-2016 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Staffan Rydén Telefon: 0700-82 45 58 E-post: staffan.ryden@vgregion.se Till ägarutskottet Avtal mellan Västra Götalandsregionen och Skara kommun om Skara skolscen Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen godkänner för sin del avtalet mellan Västra Götalandsregionen och Skara kommun om Skara skolscen. 2. Regionstyrelsens ordförande får uppdraget att underteckna avtalet. Sammanfattning av ärendet Gällande avtal mellan Stiftelsen Skara skolscen och Folkuniversitetet löper ut 31 december 2016 och har inte förlängts. Det föreslagna avtalet gäller från 1 januari 2017 31 december 2019 med tolv månaders uppsägningstid. Parterna förbinder sig att finansiera verksamheten vid Skara skolscen, när de godkänt föreslagen budget, med 70 % från Västra Götalandsregionen och 30 % från Skara kommun. Bakgrund Stiftelsen Skara skolscen har under en period överlåtit driften av verksamheten till Folkuniversitetet. Styrelsen har gjort en bedömning att detta arrangemang vid en granskning skulle komma att underkännas av Länsstyrelsen. Förutsättningarna för verksamheten har därför utretts av styrelsen för Stiftelsen Skara skolscen och med stiftarna Västra Götalandsregionen och Skara kommun. Stiftarna ser ett behov av att upprätta ett nytt avtal när driften av verksamheten från 2017 åter kommer att hanteras av stiftelsen. Statens kulturråd har avstått en styrelseplats med hänvisning till kultursamverkansmodellen. Platsen kommer att övertas av Västra Götalandsregionen efter en stadgeändring. Beredning Stiftarna har under beredningen haft flera protokollförda stiftarmöten med styrelsens ordförande och vice ordförande samt tjänstepersoner från Skara kommun och koncernavdelning kultur. Dessutom har tjänstepersoner medverkat vid styrelsemöten i Stiftelsen Skara skolscen. Kulturchefen har anlitat sakkunniga från Högskolan för Scen och Musik för granskning av läroplaner och förslag på Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Södra Hamngatan 37-41 Göteborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: kultur@vgregion.se
Datum 2016-11-18 Diarienummer RS 07068-2016 2 (2) nya lokaler. Signatärer är Skara kommunstyrelses ordförande respektive Västra Götalandsregionens regionstyrelses ordförande. Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Staffan Rydén Kulturchef Bilaga Avtal mellan stiftarna till Stiftelsen Skara Skolscen. Ägarutskottets beslut skickas till Regionstyrelsen, för beslut Regionstyrelsens beslut skickas till Skara kommun för undertecknande, kommunstyrelsens ordförande Fredrik Nordström, fredrik.nordstrom@skara.se Mikael Hätting kommunjurist Skara kommun för kännedom, mikael.hatting@skara.se Kulturnämnden för kännedom, ordförande Conny Brännberg. conny.brannberg@kristdemokraterna.se Representanterna för ägarsamrådet, för kännedom: Lars Nordström lars.nordstrom@geography.gu.se och Alex Bergström, alex.bergstrom@vgregion.se
Ver. 2016-10-19 Avtal mellan stiftarna till Stiftelsen Skara Skolscen Skara kommun, Org.nr: 212000-1702 Parter Västra Götalandsregionen, Org. nr: 232100-0131 Bakgrund Följande avtal har idag träffats mellan stiftarna till Stiftelsen Skara Skolscen dvs. Skara kommun och tidigare Landstinget Skaraborg nuvarande Västra Götalandsregionen. Till grund för verksamheten finns stiftelsens Stiftelseurkund vilken är odaterad men har en angiven giltighet från 1 juli 1992, bilaga nr 1 och stiftelsens stadgar, bilaga nr 2 och dess ändamål som är det som styr verksamheten och sätter ramarna för detta avtal. Det är ändamålet i stiftelseurkunden som styr verksamheten inte ändamålet i stadgarna. Förutsättningar: Stiftelsens ändamål är att bedriva och främja förberedande scenisk utbildning liksom annan därmed förenlig och närstående verksamhet i Skara och i mån av förutsättningar i Skaraborgs län i övrigt. Stiftelsen äger även i egen regi eller genom särskilt bildat organ på affärsmässiga grunder eller annorledes utnyttja de byggnader, varöver stiftelsen förfogar. (ur stiftelseurkunden) Stiftelsen Skara Skolscen återtar den 1 januari 2017 uppdraget att främja och bedriva förberedande scenisk utbildning i Skara från Folkuniversitet. Överenskommelse: Parterna har därför överenskommit följande avseende Stiftelsen Skara Skolscens fortsatta drift och verksamhet: 1. Skara kommun och Västra Götalandsregionen är införstådda med de åtaganden som utgår från stiftelsens urkund och stadgar. 2. Samtliga avtal av vad slag det vara må mellan parterna avseende Stiftelsen Skara Skolscen och dess verksamhet, utöver stiftelsens urkund och stadgar, ska anses vara uppsagda och slutligen reglerade. Avtalen upphör att gälla per 31/12 2016. Inga anspråk mellan parterna kan ställas utifrån dessa avtal. 3. Skara kommun och Västra Götalandsregionen förbinder sig att finansiera den fortsatta verksamheten genom att till Stiftelsen Skara Skolscen årligen lämna ett
Ver. 2016-10-19 verksamhetsbidrag. Detta ska finansiera verksamheten i Stiftelsen Skara skolscen sedan statliga bidrag, kursavgifter och övriga intäkter räknats bort. 4. Stiftelsen Skara skolscens budget för nästkommande verksamhetsår ska vara förankrad hos Skara kommun och Västra Götalandsregionen senast den 31 maj året före. 5. Skara kommun förbinder sig att stå för 30 % av stiftelsens verksamhetsbidrag och Västra Götalandsregionen för 70 % av stiftelsens verksamhetsbidrag. 6. Detta avtal ska gälla för tiden 2017-01-01 t.o.m. 2019-12-31 under förutsättning av beslut i rätt instans såsom kommun-/regionstyrelse eller fullmäktige som vunnit laga kraft. Avtalet förlängs löpande med tre år åt gången om det inte sägs upp av någondera parten senast 12 månader före avtalstidens slut. Uppsägning ska ske skriftligt av behörig beslutsfattare. 7. Vid eventuell avveckling av verksamheten ska skulder och tillgångar för denna regleras med samma fördelning som i punkt 5 i detta avtal. Skara den / 2016 Skara kommun Västra Götalandsregionen Fredrik Nordström Kommunstyrelsens ordförande Johnny Magnusson Regionstyrelsens ordförande
ÄRENDE 3
1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-11-23 Diarienummer RS 2016 00661 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Staffan Rydén Telefon: 0700-82 45 58 E-post: staffan.ryden@vgregion.se Till ägarutskottet Avtal mellan Västra Götalandsregionen, Skövde kommun och Göteborgsoperan om Göteborgsoperans regionala musikteaterverksamhet Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen godkänner för sin del avtalet mellan Västra Götalandsregionen, Skövde kommun och Göteborgsoperan om Göteborgsoperans regionala musikteaterverksamhet. 2. Regionstyrelsens ordförande får i uppdraget att underteckna avtalet. Sammanfattning av ärendet Skövde kommun och Västra Götalandsregionen har tidigare ingått avtal om den så kallade Skövde-scenen, dels för perioden 2005-2009 dels i ett avtal som började gälla 2010 och nu är uppsagt av Skövde kommun per 2016-12-31. Det nya avtalet avser att reglera verksamheten i Skövde i fastigheten Eric Uggla samtidigt som avtalet bygger på Göteborgsoperans regionala produktionsplan. Denna plan garanterar ett regionalt turnéutbud i hela Västra Götaland men utgör också grundförutsättningen för verksamheten i Skövde. Det nya avtalet gör det också möjligt för Skövde kommun att utveckla fastigheten Eric Uggla till att bli ett kulturhus med kulturverksamhet generellt. Avtalet specificerar respektive parts åtaganden på ett tydligt sätt så att samarbetet i Eric Uggla kan utvecklas positivt för såväl Göteborgsoperans turnéverksamhet som för Skövde kommun. Västra Götalandsregionen undertecknar avtalet i egenskap av ägare till Göteborgsoperan Beredning Avtalet har tagits fram i samverkan mellan Skövde kommuns Enhet för tillväxt och kulturutveckling, koncernavdelning kultur och Göteborgsoperans ledning. Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Södra Hamngatan 37-41 Göteborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: kultur@vgregion.se
Datum 2016-11-23 Diarienummer RS 00661-2016 2 (2) Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Staffan Rydén Kulturchef Bilaga Avtal mellan Västra Götalandsregionen, GöteborgsOperan och Skövde kommun avseende GöteborgsOperans regionala musikteaterverksamhet. Ägarutskottets beslut skickas till Regionstyrelsen för beslut Regionstyrelsens beslut skickas till Skövde kommun för undertecknande, kommunstyrelsens ordförande Katarina Jonsson, katarina.jonsson@skovde.se Göteborgsoperan för undertecknande, styrelsens ordförande Tord Gustafsson, tord.gustafsson@politiker.skovde.se Kulturnämnden för kännedom, ordförande Conny Brännberg. Conny.brannberg@kristdemokraterna.se
Avtal Mellan Västra Götalandsregionen (232100 0131), nedan kallad VGR, GöteborgsOperan (556121-7828), nedan kallad GO, och Skövde kommun, (212000 1710), nedan kallad Kommunen, har träffats följande avtal avseende GöteborgsOperans regionala musikteaterverksamhet. Avtalet ersätter tidigare avtal på området mellan Skövde kommun och VGR. 1 Bakgrund Genom tillkomsten av VGR ändrades förutsättningarna för de kulturinstitutioner som var knutna till den tidigare länsindelningen. Sammanslagningen av länsteatern Skaraborg med GO, möjliggjorde då att en regional musikdramatisk verksamhet kunde erbjudas invånarna i regionen. Fastigheten, Eric Uggla, centralt belägen i en före detta skola i Skövde, är sedan tidigare ombyggd och anpassad för musikteaterverksamhet med bland annat caféscen, repetitionslokal och scen med en salong på ca 130 platser. Av ägardirektivet för GO framgår bl.a. att: GöteborgsOperan ska bedriva opera-, musikaloch dansverksamhet med hög internationell konstnärlig kvalitet för en bred publik. Bolaget ska utifrån operahuset i Göteborg och scenen i Skövde, samt genom turnéer, gästspel och digital media, nå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund. Bolaget ska bedriva sin verksamhet i enlighet med uppdrag från kulturnämnden. Kommunen har ett stort intresse såväl av att möjliggöra och främja GO:s verksamhet enligt ovan som att nå ett optimalt nyttjande av lokalerna i Eric Uggla. Av den anledningen måste möjligheter skapas även för att andra aktörer, föreningar och verksamheter, ges tillträde till lokalerna vid de tillfällen då delar av eller alla lokaler som disponeras av GO inte används. En flexibel användning av Eric Uggla gagnar såväl GO (vars verksamhet i allmänhet och den i Skövde i synnerhet blir mer känd), som det regionala kultur- och föreningslivet i Skövderegionen. Kommunen strävar efter att medverka till att Eric Uggla kan utgöra ett kulturhus med ett varierat och flexibelt utbud där GO:s verksamhet utgör basen. Syftet med detta avtal är att tillgodose samtliga parters behov och intressen genom att garantera GO kontinuerlig tillgång till en produktions- och spelplats utanför Göteborg, samt att i samverkan med GO skapa möjligheter för andra verksamheter att få möjlighet att utnyttja lokalerna i Eric Uggla i Skövde. Genom detta avtal ska parterna gemensamt verka för att GO:s musikdramatiska verksamhet stärks i regionen, där de lokal- och produktionstekniska förutsättningarna i Göteborg och Skövde ska utgöra bas och premiärscener för detta. 1 (5)
2 Grundförutsättning För detta avtals giltighet fordras att avtalet godkänns av behörig företrädare/ behörigt organ för respektive part. 3 Gemensamma åtaganden Parterna är eniga om att: Eric Uggla, Skövdescenen, ska utgöra GO:s regionala enhet, ansluten till och ingående i GO:s organisation. GO har rätt, att bedriva annan verksamhet utöver det som anges i den femåriga regionala produktionsplanen, om lokaler finns tillgängliga. Gemensamt sträva efter, möjliggöra och säkerställa såväl uppnåendet av de mål och syften som anges i 1 i detta avtal som avtalet i övrigt. De lokaler och tider som inte kommer att disponeras av GO står till Skövde kommuns förfogande att nyttja eller upplåta till t.ex. andra föreningar. 4 Kommunens åtaganden Kommunen skall; till GO tillhandahålla Eric Uggla, Skövdescenen, som utgör en av förutsättningarna för GO:s turnerande musikdramatiska verksamhet i regionen där Skövde utgör huvudorten och premiärscenen för densamma. svara för hyreskostnaden för de delar av Eric Uggla, Skövdescenen som GO disponerar. ansvara för sedvanligt underhåll och drift av Eric Uggla i de delar som anges i bilaga. (Se bilaga ansvarsfördelning) ansvara för eventuella skador som uppkommer till följd av kommunens nyttjande av GO:s tekniska utrustning. tillse att den egna personalen är utbildad för att hantera teknisk utrustning och säkerhet. 5 GO: s åtaganden GO skall; använda Eric Uggla som produktions- och spelplats för musikteaterproduktioner riktade till alla åldrar. Dessa ska inte enbart spelas i Skövde, utan turneras i regionen i enlighet med vad som följer av GO:s produktionsplan (se bilaga 1 till detta avtal). 2 (5)
under avtalstiden (3 år) på Eric Uggla i Skövde i genomsnitt spela minst tre uppsättningar per år, med ett årligt minimum på minst två uppsättningar, varav minst en ska riktas till barn/familjepublik exklusive konsertanta arrangemang. senast den sista mars varje år, för kommunen presentera en lokalplan för Eric Uggla, Skövdescenen. Planen skall inbegripa såväl repetitions- som spelperioder samt vilka lokaler man vill disponera i Eric Uggla under det kommande spelåret (höst- och vårsäsong), se bilaga 2. Lokalplanen bifogas senast 31 mars 2017. De lokaler som inte kommer att disponeras av GO åtar sig GO att ställa till kommunens förfogande. ersätta kommunen för eventuella skador som uppkommer till följd av GO:s nyttjande av lokalen. tillse att den regionala verksamheten i Eric Uggla får de resurser som krävs för att uppfylla målen i detta avtal. 6 VGR:s åtaganden VGR åtar sig utifrån det regionala ansvaret för kulturfrågor och i egenskap av ägare till GO att säkerställa GO: s fullgörande av detta avtal. VGR:s ansvar i detta avseende inkluderar, men är ej begränsat till, finansiering av GO:s verksamhet såsom den är beskriven i detta avtal. 7 Samrådsgrupp Parterna är eniga om att inrätta en samrådsgrupp, utan besluts- och bestämmanderätt, i avsikt att skapa en naturlig mötesplats för parterna för att erhålla information och diskutera sådana frågor som berör, den i detta avtal reglerade, samverkan mellan parterna. Gruppens primära syfte är att stämma av, följa upp och redovisa den regionala musikdramatiska verksamheten med utgångspunkt från gällande regional produktionsplan och lokalplan. Samrådsgruppen sammankallas när frågor som, inom ramen för detta avtal, berör parternas inbördes förhållande så påfordrar, dock minst en gång per år under mars månad. Det åvilar var en av parterna att utse en särskild representant att företräda parten i samrådsgruppen. I vad mån part utser/ersätter representant skall denne omgående skriftligen informera övriga avtalsparter om detta. Kallelse till möte som är särskilt påkallat i samrådsgruppen kan ske av utsedd representant för respektive part. I övrigt svarar Kommunens representant för kallelse till möte i samrådsgruppen. Kallelse och eventuellt övriga handlingar skall vara representanterna tillhanda senast sju veckodagar före mötet. 8 Överlåtelse Detta avtal får inte, helt eller delvis, överlåtas på annan part utan skriftligt medgivande från motparterna. 3 (5)
9 Tillägg/ändring Tillägg och/eller ändringar av detta avtal skall ske skriftligt och godkännas av parterna för att vara gällande. Tillägg och/eller ändringar till avtalet skall efter parternas godkännande läggas som bilagor till avtalet. 10 Avtalsbrott/ hävning Om part inte uppfyller åtagande enligt detta avtal ska denne, efter detta påtalats från motpart, vidta rättelse inom skälig tid. Om rättelse inte vidtas, eller om det står klart att felet inte kan avhjälpas inom skälig tid, har övriga parter(var för sig eller tillsammans) rätt att häva avtalet. 11 Skadestånd Utöver vad som särskilt angivits i detta avtal äger parterna ej rätt till ersättning för direkta eller indirekta skador till följd av detta avtal. 12 Tvist Eventuell tvist till följd av detta avtal skall i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. Om detta visar sig ogörligt skall tvisten prövas av allmän domstol med Skaraborgs tingsrätt som första instans. 13 Force majeure Part är befriad från att fullgöra skyldigheter enligt detta avtal endast om utförandet hindras eller oskäligt betungas på grund av händelser utanför partens kontroll samt att dessa händelser ej kunnat förutses. Sådan befrielsegrund kan utgöras av exempelvis naturkatastrof, blixtnedslag, sabotage innefattande men inte uteslutande så kallad spamming och så kallad attack från hackers, krigsutbrott eller strejker bortom partens kontroll. Befrielsegrund får ej åberopas med mindre än parten kan visa att alla skäliga åtgärder för att undanröja eller begränsa hindrets verkan vidtagits och att part efter att hindret undanröjts försökt fullgöra sitt åtagande. Har uppfyllelsen av parternas förpliktelser enligt detta avtal till väsentlig del försenats längre än två (2) månader på grund av viss ovan angiven omständighet, äger vardera parten utan ersättningsskyldighet skriftligen frånträda avtalet. 14 Avtalstid Avtalet gäller från och med den 1 januari 2017 till och med den 31 december 2019. Om inte avtalet skriftligen sagts upp av någon part senast nio månader före avtalstidens utgång, förlängs avtalet automatiskt med tre år i taget med samma uppsägningstid. Var och en av parterna, utan hänsyn till avtals- eller uppsägningstid, har rätt att under löpande avtalstid påkalla omförhandling av avtalet om förutsättningarna för avtalet ändras eller att avtalet inte efterlevs. 4 (5)
Detta avtal är upprättat i tre (3) originalexemplar, varav parterna tagit var sitt. För Västra Götalandsregionen Skövde kommun Göteborgsoperan Ort/datum Ort/datum Ort/datum Johnny Magnusson Katarina Jonsson Tord Gustafsson Ordf. Regionstyrelsen Ordf. kommunstyrelsen Ordf. GO:s styrelse Bilagor: Bilaga 1. Den femåriga regionala produktionsplanen för Göteborgsoperan Bilaga 2. Lokalplanering för Eric Uggla Bilaga 3. Ansvarsfördelning mellan hyresvärden TEF Fastighet och Göteborgs Operan 5 (5)
ÄRENDE 4
Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2016-11-17 Diarienummer RS 2016-03901 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Carl Öhrman Telefon: 0761 01 24 62 E-post: carl.ohrman@vgregion.se Till ägarutskottet Solhem Borås, nytt kontor för Västfastigheter Förslag till beslut Ägarutskottet föreslås besluta följande: 1. Fastighetsnämnden får i uppdrag att genomföra ombyggnadsprojektet nytt kontor för Västfastigheter på Solhem i Borås inom 12,74 mnkr i löpande pris (inklusive konstinvesteringar), vilket finansieras enligt modellen för mindre verksamhetsdrivna fastighetsinvesteringar. Sammanfattning av ärendet Nuvarande lokal för Västfastigheter på Solhem i Borås har förtätats i omgångar under de senaste fem åren och det saknas nu möjlighet att skapa ytterligare arbetsplatser inom befintlig yta. Det finns heller inte någon möjlighet att i direkt anslutning till nuvarande lokal lägga till mer yta. Idag finns 25 stycken medarbetare på Västfastigheter som har sin fasta placering i Borås. Därutöver finns ett antal personer, i första hand chefer som sitter i Borås en viss del av sin tid. Utöver detta pågår för närvarande fem stycken nyrekryteringar. Rekrytering av nya medarbetare är högsta prioritet för Västfastigheter för att klara av att genomföra den beslutade investeringsplanen. Det saknas i dagsläget möjlighet att rymma det planerade antal medarbetare som krävs. Investeringsutgiften omfattar ett helt nytt kontor på våningsplan 10 med totalt 32 stycken arbetsplatser. Samtidigt ingår planerade åtgärder för det fläktrumsplan som finns direkt ovanför lokalen på plan 10 vilken försörjer huset i sin helhet. Ombyggnadsytan för nytt kontor är ca 750 m 2. Kvadratmeterytan om ca 23,4 m 2 per anställd är normal vid jämförelse med andra kontorsalternativ i kontorslandskap inom regionen. Den nuvarande lokal som Västfastigheter lämnar på Solhem är tänkt att upplåtas till annan regional verksamhet som därmed utökar sina ytor på Solhem. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Datum 2016-11-17 2 (3) Diarienummer RS 2016-03901 Fördjupad beskrivning av ärendet Under våren 2016 inkom fastighetsnämnden till regionstyrelsen med önskemål om genomförandebeslut kring investering i nytt kontor för Västfastigheter vid Solhem i Borås. Ärendet återremitterades av ägarutskottet den 15 mars 2016. Våning 10 på Solhem är ett befintligt våningsplan. Lokalen saknar idag hyresgäst och är i ursprungligt skick sedan huset byggdes 1972. Lokalen bedöms vara i stort behov av upprustning och modernisering. Nuvarande lokal för Västfastigheter har förtätats i omgångar under de senaste fem åren och det saknas nu möjlighet att skapa ytterligare arbetsplatser inom befintlig yta. Det finns heller inte någon möjlighet att i direkt anslutning till nuvarande lokal lägga till mer yta. Rekrytering av nya medarbetare är högsta prioritet för Västfastigheter för att klara av att genomföra den beslutade investeringsplanen. Det saknas i dagsläget möjlighet att rymma det planerade antal medarbetare som krävs. Idag finns 25 stycken medarbetare på Västfastigheter som har sin fasta placering i Borås. Därutöver finns ett antal personer, i första hand chefer som sitter i Borås en viss del av sin tid. Utöver detta pågår för närvarande fem stycken nyrekryteringar. Investeringsutgiften omfattar ett helt nytt kontor på våningsplan 10 med totalt 32 stycken arbetsplatser. Samtidigt ingår planerade åtgärder för det fläktrumsplan som finns direkt ovanför lokalen på plan 10 vilken försörjer huset i sin helhet. Ombyggnadsytan för nytt kontor är ca 750 m 2. Kvadratmeterytan om ca 23,4 m 2 per anställd är normal vid jämförelse med andra kontorsalternativ i kontorslandskap inom regionen. Den nuvarande lokal som Västfastigheter lämnar på Solhem är tänkt att upplåtas till annan regional verksamhet som därmed utökar sina ytor på Solhem. Ekonomi Investeringsutgiften för ombyggnaden bedöms till 12,05 mnkr i kostnadsläge 2015 inklusive konstinvestering. I löpande pris motsvarar detta totalt 12,74 mnkr. Investeringsutgift (mnkr) 2016 2017 Fast pris (kostnadsläge 2015) 0,5 11,55 Löpande pris 0,51 12,23 Ägarutskottet föreslås tilldela fastighetsnämnden 12,74 mnkr för genomförande av fastighetsprojektet då fastighetsnämndens egen låneram inte används för hyresgästinvesteringar. Projektet förväntas genomföras under perioden kvartal 4 2016 kvartal 3 2017. Nuvarande hyra för befintliga lokaler är 785 628 kr. Den nya årliga hyran med anledning av fastighetsinvesteringen uppgår till 1 087 939 kr. Västfastigheter uppskattas inte behöva något årligt koncernbidrag för hyran.
Datum 2016-11-17 3 (3) Diarienummer RS 2016-03901 Beredning Ärendet är berett av Koncernkontoret, avdelning budget, redovisning, finans i samråd med Västfastigheter och Regionservice. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Fastighetsnämnden protokoll 2016-08-30, 48. Ritning av Kontor för Västfastigheter i Borås Våning 10, daterad 2015-08-14. Beslutet skickas till Fastighetsnämnden, katarina.gruden.dahlin@vgregion.se, för genomförande. Carl Öhrman, för kännedom.