Projektplan Musik som brobyggare År 2-2017 Ett 3-årigt Arvsfondsprojekt genom Studieförbundet Vuxenskolan Gävleborg i samarbete med Gävle Demensförening, Omvårdnad Gävle och SPF Seniorerna Ankaret Gävle. Projektet ska genom musik som verktyg och brobyggare skapa en förbättrad kommunikation med och kring personer med demenssjukdom och främja en gemensam syn kring situationen för den demenssjuke mellan anhöriga/närstående, volontärer och personal.
Innehåll Projektplan Musik som brobyggare... 1 År 2-2017... 1 1 Projektmål och strategier... 4 1.1 Effektmål... 4 För personer med demenssjukdom... 4 För anhöriga/närstående, volontärer och personal... 4 1.2 Projektmål... 4 1.3 Delmål... 5 1.4 Projektstrategier... 5 1.5 Projektbeställarnas åtaganden... 5 1.6 Kopplingar till andra projekt eller uppdrag... 6 2 Projektintressenter... 6 3 Projektvärde... 7 3.1 Projektets syfte... 7 3.2 Värde för intressenter... 7 4 Projektets omfattning... 7 4.1 Inkluderat (omfattning)... 7 4.2 Exkluderat (avgränsning)... 8 4.3 Leveranser... 8 4.4 Kvalitetsmål... 8 4.5 Miljöhänsyn... 9 5 Projektets kvalitetsplan... 9 5.1 Projektets stödaktiviteter... 9 6 Upphandling... 9 7 Projekttidplan... 10 7.1 Januari 2017... 10 7.2 Februari 2017... 10 7.5 Maj 2017... 10 7.6 Juni 2017... 11 7.7 Juli 2017... 11 7.8 Augusti 2017... 11
7.9 2018... 11 8 Projektbudget och finansiell rapportering... 12 8.1 Projektbudget... 12 8.1.1 Budgetansökan år 2-2017... 12 8.1.2 Budgetansökan år 3-2018... 12 8.2 Finansiell rapportering... 13 9 Projektorganisation... 13 9.1 Resurser till projektet... 13 9.2 Projektets organisation... 13 10 Risköversikt... 14 11 Kommunikationsplan... 15 12 Kursplan... 15 13 Överlämning och stängning av projektet... 16 13.1 Överlämning till Arvsfonden... 16 13.2 Överlämning till styrgruppen... 16 13.3 Överlämning av erfarenheter... 16 13.4 Projektarkivering och stängning... 16 14 Övrigt... 16 14.1 Efter projektets slut... 16
1 Projektmål och strategier 1.1 Effektmål För personer med demenssjukdom Minskade negativa symptom. Minskad tilläggsmedicinering. Ökat välbefinnande. Ett positivt förändrat resultat i kommunens mätningar om nöjdhet i demensvården. För anhöriga/närstående, volontärer och personal Ökat välbefinnande. En gemensam syn kring situationen för personer med demenssjukdom mellan anhöriga/närstående, volontärer och personal. En förbättrad kommunikation med och kring personer med demenssjukdom. Kundnöjdheten hos anhöriga ökar. Upplevelsen av trivsel hos volontärer ökar. Medarbetare upplever - ökad och stärkt självkänsla i yrkesrollen. - förbättrad arbetsmiljö. - ökad arbetsglädje. - minskad stress som på sikt kan leda till färre sjukskrivningar. 1.2 Projektmål Att utarbeta och implementera ett helt nytt arbetsverktyg i mötet mellan personer med demenssjukdom, anhöriga/närstående, volontärer och personal Musik som brobyggare. Genomföra 6 utbildningsomgångar per år där anhöriga/närstående, volontärer och personal möts i ett gemensamt synsätt och får genom musiken ett gemensamt verktyg - för individen och hela sammanhanget runt personer med demenssjukdom. Genom kvalitetsregistret BPSD på individnivå påvisa den demenssjukes förändring i måendet före och efter utbildningsinsats. Med musiken som verktyg i mötet kan vi analysera vad som minskar negativa symptom hos den som drabbats av demens, och i förlängningen även minskar tilläggsmedicinering.
1.3 Delmål Utbilda ca 200 personer under en 3-års period. Genomföra 6 utbildningsomgångar/år. Ca 3 anhöriga/närstående, 2 volontärer och 6 medarbetare deltar varje utbildningsomgång. 1.4 Projektstrategier Information och dialog genom möten och informationstillfällen. Arbetsgrupper med samarbetspartners och intressenter. Utbildningsinsatser. 1.5 Projektbeställarnas åtaganden Projektet är ett Arvsfondsprojekt som bedrivs genom Studieförbundet Vuxenskolan i samarbete med Gävle Demensförening och SPF Seniorerna Ankaret Gävle och dessa tre är projektbeställare. Förutom projektbeställarna involveras Omvårdnad Gävles vård- och omsorgsboenden i projektet. Gemensamma åtaganden: Stödja projektledaren i arbetet med att nå framgång med projektet. Sprida information till egna nätverk och kontakter. Representant i styrgrupp. Studieförbundet Vuxenskolans åtaganden: Projektägare. Rapporterar ekonomi, del- och slutrapport till Arvsfonden. Arbetsgivare för projektledaren. Gävle Demensförenings och SPF Seniorerna Ankaret Gävles åtaganden: Söka volontärer och anhöriga/närstående till projektet. Delta i arbetsgrupp/er. Omvårdnad Gävles åtaganden: Sprida information om projektet inom Omvårdnad Gävle, till medarbetare och till anhöriga/närstående. Medarbetare deltar i projektets utbildningsinsatser. Omsätta utbildningsinsatsen till arbetet med personer med demens. Ansvarar för arbetssättets fortlevnad och utveckling inom den egna verksamheten.
1.6 Kopplingar till andra projekt eller uppdrag Liknande Arvsfondsprojekt. Förebyggande verksamhets uppdrag. Befintliga aktiviteter/uppdrag med musik för personer med demenssjukdom. 2 Projektintressenter Projektintressenter är de personer och organisationer som har påverkan på projektets genomförande och resultat. En del är direkt styrande medan andra har en mindre påverkan på projektet. Beslutsfattare: Arvsfonden Projektägaren Projektets styrgrupp Målgrupper: Personer med demens Anhöriga/närstående Volontärer Medarbetare demensboenden Utförare: Demensföreningen i Gävle Omvårdnad Gävle SPF Seniorerna Ankaret Gävle Studieförbundet Vuxenskolan Resurspersoner/grupper: Förebyggande verksamhet, Omvårdnad Gävle Referensgrupp Anhöriga/närstående Volontärer Medarbetare demensboenden Chefer demensboenden Övriga intressenter: Högskolan i Gävle Omvårdnadsnämnden
KPR (Kommunala pensionärsrådet) Biståndshandläggare Omvårdnad Gävle Vård- och omsorgsutbildningen (gymnasiet) Andra kommuner i länet och landet Region Gävleborg RPR (Regionens pensionärsråd) SKL (Sveriges kommuner och landsting) Intresseorganisationer Massmedia 3 Projektvärde 3.1 Projektets syfte Främja en gemensam syn kring situationen för personer med demenssjukdom mellan anhöriga/närstående, volontärer och personal. Optimera omsorgen, omvårdnaden kring samt kontakten med personer med demenssjukdom. Genom utbildning ge anhöriga/närstående, volontärer och medarbetare metoder, verktyg och aktiviteter att använda tillsammans med personer med demenssjukdom. 3.2 Värde för intressenter Ökat välbefinnande för personer med demenssjukdom, anhöriga/närstående, volontärer och medarbetare. Gemensamt synsätt där personen med demenssjukdom ses som en individ med unika behov. Musiken finns för alla runt personer med demenssjukdom att ta till vid olika vardagliga situationer samt är till glädje och inspiration för den enskilde. 4 Projektets omfattning 4.1 Inkluderat (omfattning) Treårigt Arvsfondsprojekt bestående av utbildning, implementering och utvärdering. Målgrupper:
Direkt berörs ca 200 personer av en utbildning och 140 personer med demens i de fem enheter som är med i utbildningsinsatsen. Beräknat är att varje år utbilda 66 personer variation kommer att förekomma med något färre första året och sedan fler andra och tredje. Grupper År 1 År 2 År 3 Medarbetare 36 36 36 Anhöriga 18 18 18 Volontärer 12 12 12 Totalt antal 66 66 66 4.2 Exkluderat (avgränsning) Externa utförares demensboenden. Musikaktiviteter i form av underhållning för grupper. 4.3 Leveranser Till styrgruppen: Skriftliga del- och slutrapporter för respektive boende och varje utbildningsgrupp. Metodbeskrivning. Utvärdering utifrån resultat i BPSD-register. Slutrapporten ska också innehålla hur arbetet med musik som brobyggare fortsätter efter avslutat projekt. Till Arvsfonden: Årsrapport år 2 och ansökan år 3 senast 170821. Revisorsintyg för prognosperiod år 1 och redovisningsperiod år 2 senast 170921. Slutrapport och revisorsintyg för prognosperiod år 2 och redovisningsperiod år 3 senast 181221. 4.4 Kvalitetsmål Arvsfondens anvisningar. Studieförbundet Vuxenskolans vision och värdegrund.
4.5 Miljöhänsyn Studieförbundet Vuxenskolans mötes- och resepolicy. 5 Projektets kvalitetsplan Regelbundna avstämningar med projektägare och styrgrupp. 5.1 Projektets stödaktiviteter Arbetsmöten med verksamhetsutvecklare och ekonomiadministratör Studieförbundet Vuxenskolan. Arbetsmöten med Omvårdnad Gävles Utvecklingsavdelning. 6 Upphandling Inte relevant i nuläget.
7 Projekttidplan 7.1 Januari 2017 Introduktioner nya medarbetargrupper Selggrensgården och Fleminggatan. Styrgruppsmöte. Volontärträff. Uppföljningar medarbetargrupper Selggrensgården och Fleminggatan. 7.2 Februari 2017 Introduktion nya volontärer. Vårdarsångsutbildning, tillfälle 1. Styrgruppsmöte. Uppföljningar medarbetargrupper Selggrensgården och Fleminggatan. 7.3 Mars 2017 Introduktion nya medarbetargrupper Hilleborg. Vårdarsångsutbildning, tillfälle 2. Volontärträff. Styrgruppsmöte. Uppföljningar medarbetargrupper Selggrensgården och Fleminggatan. Mötas i musik, webbutbildning Hilleborg. Informationstillfälle PRO Hille. Informationstillfälle SPF Hille. 7.4 April 2017 Demenssjukdomar och Individen i centrum, föreläsning Hilleborg + volontärer. Musik som åtgärd, Fleminggatan 15 och 17 + volontärer, 2 grupper. Musik som åtgärd Hilleborg. Uppföljning Musik som åtgärd, Fleminggatan 15 och 17, 3 grupper. Uppföljningar medarbetargrupper Selggrensgården och Fleminggatan. Styrgruppsmöte. Informationstillfälle Demensföreningens styrelse. 7.5 Maj 2017 Posterutställare Demensdagarna, Göteborg. Uppföljning Musik som åtgärd, Selggrensgården, Fleminggatan och Hilleborg. Uppföljningar medarbetargrupper Selggrensgården och Fleminggatan. Informationstillfälle PRO Söder.
7.6 Juni 2017 Uppföljningar medarbetargrupper Selggrensgården, Fleminggatan, Hilleborg. SPF kongress, Gävle. 7.7 Juli 2017 Semesterperiod. 7.8 Augusti 2017 Introduktion Vallongården. Årsrapport år 2 och ansökan år 3 till Arvsfonden senast 170821. Revisorsintyg för prognosperiod år 1 och redovisningsperiod år 2 till Arvsfonden senast 170921. 7.9 2018 Genomföra utbildningsomgångar för anhöriga, volontärer och medarbetare. Slutrapport till projektägare och styrgrupp, december. Information projektresultat till omvårdnadsnämnden, december. Slutrapport och revisorsintyg för prognosperiod år 2 och redovisningsperiod år 3 till Arvsfonden senast 181221.
8 Projektbudget och finansiell rapportering 8.1 Projektbudget 8.1.1 Budgetansökan år 2-2017 Grundansökan år 2 Ansökan år 2 Lönekostnader 610 000 712 124 Externa tjänster 90 000 90 400 Lokalhyra 50 000 30 600 Informationsspridning och marknadsföring 25 000 27 500 Resor 45 000 38 000 Utrustning 0 27 264 Andra verksamhetskostnader 90 000 144 296 Revision 10 000 10 000 Intäkter som genereras av projektet - 25 000-25 000 Summa 895 000 1 055 184 Utökad ansökan med belopp 160 184 8.1.2 Budgetansökan år 3-2018 Grundansökan år 3 Ansökan år 3 Lönekostnader 625 000 625 366 Externa tjänster 80 000 80 400 Lokalhyra 45 000 30 600 Informationsspridning och marknadsföring 25 000 27 500
Resor 40 000 33 500 Utrustning 0 36 696 Andra verksamhetskostnader 85 000 163 744 Revision 10 000 10 000 Intäkter som genereras av projektet 0 0 Summa 910 000 1 007 806 Utökad ansökan med belopp 97 806 Arvsfonden godkände budgetredovisningen för år 1 och beviljade budgetansökan för år 2 och 3 den 7 december 2016. 8.2 Finansiell rapportering Projektledaren och administratör på Vuxenskolan rapporterar till Arvsfonden enligt deras anvisningar. Datum för rapportleverans, se punkten 4.3 Leveranser. Finansiell rapportering sker till styrgruppen vartannat styrgruppsmöte eller vid behov. 9 Projektorganisation 9.1 Resurser till projektet Representanter från projektets samarbetspartners, Gävle Demensförening och SPF Seniorerna Ankaret Gävle, deltar i projektet inom ramen för deras föreningars verksamhet liksom de organisationer som exempelvis deltar i referens- och arbetsgrupper. 9.2 Projektets organisation Projektägare: Agneta Hedberg Studieförbundet Vuxenskolan Styrgrupp: Agneta Hedberg (ordförande) Studieförbundet Vuxenskolan
Birgitta Andersson Margaretha Wuopio Lena Carlsson Gävle Demensförening SPF Seniorerna Ankaret Gävle Omvårdnad Gävle Projektledare: Siv Nyberg Studieförbundet Vuxenskolan Chef för projektledaren: Agneta Hedberg Studieförbundet Vuxenskolan Referensgrupp: Kerstin Weivert Marie Bengtsson Sofia Jeppsson Maria Engström Utvecklingsavd., Omvårdnad Gävle Förebyggande verksamhet, Kulturskolan i Gävle Akademin för Hälsa och Arbetsliv, HiG Arbetsgrupper: Enhetschefer vård- och omsorgsboenden Carina Roos och Lise-Lott Smedlund Selggrensgården Therese Christiansson Flemingg. boende och dagverksamhet Solveig Lindström Hilleborg Åsa Andersson Vallongården Demensföreningen i Gävle Birgitta Andersson, Åsa Holmgren och Maud Axelsson. SPF Seniorerna Ankaret Gävle Margaretha Wuopio Förebyggande verksamhet, Omvårdnad Gävle Medarbetare inom verksamheten. Utvecklingsavdelningen, Omvårdnad Gävle Chef och medarbetare inom avdelningen. 10 Risköversikt Se bilaga Risköversikt Musik som brobyggare.
11 Kommunikationsplan 12 Kursplan Se bilaga Kommunikationsplan Musik som brobyggare. Se bilaga Kursplan Musik som brobyggare.
13 Överlämning och stängning av projektet 13.1 Överlämning till Arvsfonden Sker enligt Arvsfondens anvisningar. 13.2 Överlämning till styrgruppen Skriftlig slutrapport december 2018 innehållande de tre projektårens resultat, metodbeskrivning och utvärdering utifrån resultat i BPSD-registret samt hur musik som brobyggare ska fortleva och utvecklas efter avslutat projekt. Information om projektets resultat till Omvårdnadsnämnden december 2018. 13.3 Överlämning av erfarenheter Projektledaren återkopplar erfarenheter till projektägare och samarbetspartners under projektets gång. Styrgrupp, arbetsgrupper och deltagare i projektet redovisar sina erfarenheter enligt Arvsfondens anvisningar. Exempelvis ska projektdeltagare svara på frågor om vad som varit bra, mindre bra och hur det kunde ha blivit bättre. 13.4 Projektarkivering och stängning Stängning av projektet sker 2 månader efter projektets slut, 21 december 2018, när Arvsfonden mottagit slutrapport och revisorsintyg. 14 Övrigt 14.1 Efter projektets slut Enligt projektansökan: Civilsamhället genom SV, Demensföreningen och SPF Seniorerna kommer att sprida kännedom om projektets metod och verktyg genom föreningarnas nätverk och aktiv folkbildningsverksamhet i form av studiecirklar och andra aktiviteter. Tillsammans med Gävle kommuns anhörig- och volontärverksamhet, där dessa föreningar också samverkar, kommer man att kunna bibehålla kunskapen, förvalta erfarenheterna samt involvera nya grupper och individer. Omvårdnad Gävle ansvarar för arbetssättets fortlevnad och utveckling inom den egna verksamheten enligt följande:
Arbetssätt, rutiner och ansvar förs in i styrdokument och genomförandeplan i ordinarie verksamhet. Metoden förs in i som ett åtgärdsinstrument i Gävle kommuns BPSDregister. Utbildning i arbetssätt och metod ska erbjudas alla äldreboendens personal inom Omvårdnad Gävle. Berörda anhöriga ska där också erbjudas att delta. Utbildning i arbetssätt och metod ska erbjudas alla nya volontärer som vill göra uppdrag inom Omvårdnad Gävle. I Kultursamordnarens roll ska projektets idé med musiken som brobyggare förvaltas och leva vidare genom framtida utbildningar och aktiviteter. Studieförbundet Vuxenskolan tillhandahåller pedagogiska verktyg och kommer att vara en samarbetspartner i kommande utbildningsinsatser för projektets fortlevnad inom verksamheten.