Sandvik Travel Arrangement - STAR Sandviks resa med KDS, systemstöd för hela reseprocessen
Säkerheten främst Sandviks mål är att aldrig orsaka skada hos våra anställda, miljön vi arbetar inom, våra kunder och leverantörer Protective Equipment Emergency Number Emergency Exit Alarm Assembly Point 2
Vem är Stina? Christina Engelborg (fd Carlsson) 1992-1994 Avelsföreningen för Svenska Varmblodiga Travhästen samt Polismyndigheten i Stockholm 1994-2002 Coordinator Travel Management, Siemens Sverige 2002-2006 Upphandlare, VHS Upphandling, Statsförvaltningen 2006-- Lead Buyer Corporate Travel/Global Travel Manager, SANDVIK Nollåttan som bytte asfalten mot bruket och skogen! 3
Historia Grundades 1862 i Sandviken, Sverige. Göran Fredrik Göransson använde Bessemermetoden först i världen för att producera stål i industriell skala. Ett tekniskt genombrott och en innovation som startade företaget. 4
Sandvik en global ledare 47.000 medarbetare i ca 60 länder, representation i 130 länder Sandvik Group Sandvik Construction Sandvik Machining Solutions Sandvik Materials Technology Sandvik Mining Sandvik Venture Erbjuder avancerade lösningar inom konstruktions- och anläggningsbranschen. En global marknadsledande tillverkare av verktyg och verktygssystem för avancerade industriprocesser inom skärande bearbetning. En världsledande tillverkare av högt förädlade produkter i avancerade material, speciallegeringar, metalliska och keramiska motståndsmaterial. En världsledande global leverantör av utrustning och verktyg, service och tekniska lösningar för gruvindustrin. Process Systems Hard Materials Diamond Innovations Wolfram 5
Tisdagen den 17 oktober 2006 Min andra anställningsdag - två möten inbokade, med ett tema Det var ingen som hade sagt något om upphandling av resesystem på anställningsintervjuerna! Tur att jag hade jobbat på VHS Upphandling och haft FMV som kund! 6
Bakgrund Sandvik Sverige - i dag Ca 30 dotterbolag 4.000 resenärer (aktiva profiler) 8.500 online bokningar per år 12.500 offline bokningar per år 27.000 reseräkningar per år Reser till 90 länder och mer än 400 destinationer 7
Sandviks resebehov För att matcha våra världsledande varumärken och produkter, behöver vi vara världsledande på Travel Management med hänsyn till Processeffektivitet - End-to-End Total kostnad för resandet Säkerhetsaspekter 8
Vår syn på inköp Alla inköp ska vara godkända av behörig chef Alla fakturor från leverantörer ska matchas mot en attesterad inköpsorder Resor och utlägg är inget undantag Varför ska man få köpa resor för hundratals miljoner utan attest och inköpsorder? Resor & utlägg = nödvändighet för anställda Resor ska stödja kärnverksamheten Mindre tid spenderat på administrativa processer och system = användbarhet 9
Styr- och projektgrupp Sponsor: Styrgrupp: Projektgrupp: Vice VD och medlem av koncernledningen Inköpschefer för 2 affärsområden, assistent till VD för 1 affärsområde, Corporate CIO, HR Service chef, Sandvik ITs Key Account Processansvarig (Stina), Projektledare IT och 2 medarbetare på Resetjänst, ca 10 personer på IT; användbarhetsexperter, testledare, arkitekter, systemutvecklare, IT-säkerhetsexpert, support, processexpert 5 personer från HR & lön 5 personer från resebyrån Ticket Biz 3 personer från betalkortsleverantören SEB Kort Referensgrupper: Resenärer, Beställare, Chefer, Facken, Ekonomiavdelningen och Internrevisorer 10
Tidplan Förstudie 2005-2007 Upphandling 2007-2008 Implementering 2009-2010 Förvaltning 2011-- Processmappning As-Is 2005 To-Be okt 2006-apr 2007 Förfrågningsunderlaget baserades på förstudien sept 2007-dec 2007 Omskrivning av processer och krav samt förhandlingar 2008 Avtal skrevs december 2008 Utveckling & tester reseräkning 2009 offline 2010 Koppling med Sandviks marktransporter limo Utbildningar, work-shops på alla orter 2010-2011 Alla bolag implementerade apr 2011 Support via HR AM via IT (1-2 coordinator) Utbildning för chefer och nyanställda Besparingsuppföljning Pilot juni-sept 2010 Utveckling av funktioner Go-Live okt 2010 11
Förstudien 2006-2007 Processkartläggning och beskrivning av Nuläge As-is (startades 2005, paus under jan-sept 2006) Framtid To-be önskat arbetssätt Dåvarande system Aktörer i reseprocessen Överflyttning av hela processansvaret till Inköp/Travel Manager från delat ansvar med HR/Lön Kartläggning av marknaden potentiella leverantörer Sätta upp styr- och projektgrupp 12
Upphandlingen 2007-2008 Baserat på ambitionen om en End-to-End lösning för affärsresandet i kombination med ett gammalt reseräkningssystem i Sverige, gjordes en upphandling med en gedigen kravspecifikation. Förfrågningsunderlag Många, många skall-krav Utvärdering rangordning och viktning av kriterier Omfattande användbarhetstester med referensgrupper Sex (6) leverantörer tillfrågades: KDS, Concur, SAP, e-builder, Flex & Aditro 13
Förfrågningsunderlaget Document Procurement information, Requirements for supplier/s together with Specifications of requirements 24 sidor! Appendix 1 List of Sandvik companies in Sweden Appendix 2 List of systems (ERP, EMS and other) Appendix 3 Actors and activities Appendix 4 Description of Lotus Notes Applications Appendix 5 Travel Management Process To-Be = 80 sidor! Appendix 6 Sandvik IT-security Appendix 7 User profiles, definitions and scenarios Appendix 8 Draft of contract Appendix 9 300-I&AM Architectural Principles Appendix 10 Activity description of Car rental in Sandviken Appendix 11 Form for quotation of prices Appendix 12 Answering form 1 PROCUREMENT INFORMATION... 3 1.1 ABOUT SANDVIK... 3 1.1.1 Scope... 6 1.1.2 Tendering options... 6 1.1.3 Option... 6 1.2 CONTRACTING COMPANY... 7 1.2.1 Contact persons... 7 1.3 REQUEST FOR PROPOSAL... 7 1.3.1 Index... 7 1.4 FORMAL REQUIREMENTS... 7 1.4.1 Form of tender... 7 1.4.2 Submitting of tender... 8 1.4.3 Tender submission /Submitting Addresses... 8 1.5 ACTIVITY PLAN FOR THE PROCUREMENT... 8 1.5.1 Project organization... 8 1.6 EVALUATION AND ASSESSMENT OF TENDERS... 9 1.6.1 Qualifications of suppliers... 9 1.6.2 Evaluation... 9 1.6.3 Assessment... 9 1.7 DECISIONS OF AWARD CONTRACT... 9 2 REQUIREMENTS OF SUPPLIER/S... 10 2.1 COMPANY DESCRIPTION... 10 2.2 FINACIAL AND LEGAL STATUS... 10 2.3 QUALITY ASSURANCE... 11 2.4 ENVIRONMENT MANAGEMENT SYSTEM... 11 2.5 POWER OF SANDVIK - CODE OF CONDUCT... 12 2.6 OMBUDSMAN - DATA PROTECTION ACT... 12 2.7 SUB-CONTRACTORS... 12 2.7.1 Quality assurance of subcontractors... 12 3 SPECIFICATION OF REQUIRMENTS... 13 3.1 ABOUT SANDVIK TRAVEL MANAGEMENT... 13 3.2 SCOPE... 13 3.3 PROCUREMENT PURPOSE... 13 3.4 TENDERING OPTIONS... 14 3.4.1 Presentation - tender and current travel portal... 14 3.4.2 Evaluation by reference group... 14 3.5 PRE-STUDY... 15 3.5.1 Integration of systems... 15 3.6 IT SECURITY... 16 3.6.1 Profiles... 16 3.7 GENERAL... 17 3.7.1 Technical information... 18 3.7.2 Maintenance... 18 3.7.3 Operations... 18 3.7.4 Support... 19 3.7.5 Integration with Travel Agency... 19 3.8 TO-BE PROCESS... 19 3.8.1 1. Prepare... 20 3.8.2 2. Reschedule... 21 3.8.3 3. Reimburse... 21 3.8.4 4. Payment... 22 3.8.5 5. Pay Limo Companies... 22 3.8.6 6. Arrange visit... 22 3.8.7 7. Follow-up... 22 3.8.8 8. Disaster management... 22 3.9 USABILITY... 22 3.10 IMPLEMENTATION... 23 3.11 PRICE... 23 3.12 COMMERCIAL TERMS... 24 14
Utvärderingen Leverantörskvalificering Uppfyllnad skall-krav Utvärdering bör-krav Rangordning och viktning av utvärderingskriterier: 1. Uppfyllnad av reseprocessen To-Be 30% 2. Användbarhet Sandvik 30% 3. Pris 20% 4. Användbarhet resebyrå 10% 5. Övriga krav 10% Två alternativ av leverans SaaS (Software as a Service) Licens 15
Omfattning Vald leverantör: KDS S/A Leveransmodell: SaaS (Software as a Service) Byggstenar: Resebokning via Resebyrå (inkl interface för resebyråpersonal) - Offline Resebokning - självbokning Online Reseräkning (inkl interface för ekonomer/lönehantering) Attestmodul Rapportmodul för Travel Management and IT/AM koordinator 16
Implementeringen Kontrakt signerat december 2008 Implementering avslutad Sverige 2011 (Seco Tools går in i juni 2014) Projektmål vid implementering KDS i Sverige: att ge resenärerna ett effektivt, användarvänligt IT-stöd, som täcker hela reseprocessen från bokning av resa till färdig reseräkning. Som resultat förväntas en avsevärd tidsbesparing för resenärerna och sänkta totala resekostnader. STAR = Sandvik Travel Arrangement 17
Vår systemleverantör bakom STAR: KDS S/A Klee Data System Huvudkontor i Paris, Frankrike Världsledande Har mer än 130 anställda i Frankrike, England, Australien, USA och Sverige/Danmark. KDS är finasiellt uppbackade av Accel Partners, Atlas Ventures och Amundi Private Equity Funds SaaS Software as a Service 11 språk www.kds.com 18 &
Att bryta mark inom Sandvik IT star.sandvik.com Self Service application (SSA) Software as a Service (SaaS) NYTT! Single Sign On (SSO) NYTT! Masterdata för resor = HR systemet Peoplesoft NYTT! Online - självbokning! NYTT! 19
Investeringen och besparingar Investeringen skrevs på 36 månader trots att vi köper en tjänst! Processbesparingar: 17-19 MSEK per år efter implementering Totalt 49 MSEK under perioden Q2 2010-Q4 2013 Direkta kostnadsbesparingar: 25 % lägre arvode till resebyrån Ca 8 % lägre priser på tåg och flyg via online med 30% adoption Målet är att öka andel online till ca 40-50% samt öppna upp för interkontinentala resebokningar 20
Processbesparingar med STAR Alla inblandade parter är inräknade vi mätte ledtider/arbetsmoment och jämförde gamla och nya arbetssättet och systemen för Resenärer Resebeställare Chefer Group Executive Management (attest utanför policy) Lönekontor/HR Finans Sandvik IT Resebyrå och Travel Management Sen drog styrgruppen pennan och halverade besparingskalkylen! = större besparingar i ledtider har nåtts i verkligheten än i kalkylen!! 21
Kundnöjdhet I oktober 2011, skickades första enkäten ut om STAR; 1.400 anställda svarade. STAR fick ett snittbetyg på 3,4 på en 4-gradig skala 4 = mycket bra 3 = bra 2 = inte nöjd 1 = mycket missnöjd Alla tre modulerna fick samma nöjdhetsgrad Inget är perfekt, men detta är ett MYCKET BRA resultat för ett administrativt system som är nödvändigt för alla resenärer. Nya tjänster och funktioner kommer under 2014-2015 22
Lärdomar Projektledare Heltidsuppdarg Travel Management-kunskaper IT-kunskap Vision och mål med projektet förväntningar? Styrgruppen och ALLA dess medlemmar måste ha mandat att fatta beslut! Högsta ledningens involverande och stöttande är en nyckelfaktor Se och lyssna till alla aktörer i processen och låt dem deltaga Tänk process före system! Hur vill vi jobba? Attestflöde, ny teknik Gå för standardtjänster så mycket som möjligt! Vad händer efter implementeringen? Förvatningsorganisation och överlämnande Granska alla krav och önskemål för alla aktörer se upp för dolda agendor! Var uppmärksam på kulturella skillnader, missförstånd och språkförbistringar 23
Lärdomar Så få beroende system som ERP och HR system = enklare Resebyråns involverande i projektet ANVÄNDBARHET tester tester tester!!! Ta med experter i projektgruppen! Referensgrupper vem, när och hur stor involvering? Se helheten och kommunicera helheten fastna inte i små detaljer! Var beredd på att backa på några krav och önskemål det perfekta systemet finns inte! Skriv en kommunikationsplan Budget + XX% Var förberedd på leveransförseningar, ha ordentliga marginaler! Ett steg i taget! Justera implementeringen och sakta ner E-learning Utbildningar Möten / road-show Support organisation 24
Läs mer om KDS och deras nya Neo online & expense på www.kds.com 25
Frågor? Övrigt? 26
www.sandvik.com 27
www.sandvik.com 28