2015-12-15/Anders Larsson Rev. 2016-02-24/AL, se rödmarkerat DETTA ÄR EN SAMMNATSÄLLNING ÖVER Nyheter BF9K från och med 2015-06-01. Vilken punkt är ändrad och vad innebär det för företaget. Vad skall göras och vilka stöddokument finns på BF9K:s hemsida. Kravpunkt Kravet Omfattar Dokument/Tolkning 1.1 Systematiskt arbetssätt Att verksamheten som helhet har ett systematiskt arbetssätt. Mall Manual* Manualen skall beskriva företagets systematiska arbetssätt och hänvisa till styrande rutiner, mallar och checklistor som säkerställer efterlevnad av BF9K-krav. 3.1 Affärsidé Affärsidén är dokumenterad, godkänd av ledningen och kommunicerad till alla berörda. 3.1 Policy Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöpolicy är dokumenterad, godkänd av ledningen och kommunicerad till alla berörda. Företagets ledning ska säkerställa att KMA-policy: - Är anpassade till företagets affärsidé och verksamhet. - Innehåller åtaganden om att uppfylla krav och om ständig förbättring - Innehåller åtaganden om förebyggande KMA risker - Är tillgänglig för allmänheten Affärsidé Det som tillkommit är dokumentationskravet Policy för Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö Att policy skall finnas tillgänglig innebär att den skall kunna lämnas ut på begäran eller att den finns på företagets hemsida. Kommuniceras med alla berörda exempelvis vid utbildningar informationer och vid nyanställningar. En översyn av sina poliy:s är något som man skall ta för vana att göra fortlöpande.
3.1 Mål Målen ska vara mätbara men kan ersättas med åtgärder och vara kopplade till dokumenterad handlingsplan för att nå målen. Vid ledningens genomgång analyseras målen och handlingsplanen. Beslut tas om det fortsatta målarbetet. 3.2 Riskhantering Risker inkl nödlägen ska identifieras och dokumenteras i verksamheten som helhet och i projekt. Rutin för riskhantering Verksamhetsmål och Handlingsplan Mall Verksamhetsmål Det skall vara minst ett mål/aktivitet för Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö. Mall riskhantering verksamhet på hemsidan Företaget ska göra en riskbedömning över vad som kan äventyra verksamhetens effektivitet/framgång. Här ska beaktas arbetsmiljörisker (för uppfyllelse av systematiskt arbetsmiljöarbete), kris- och nödsituationer, marknad, kunder, tid etc övergripande i företaget. På företagsnivå. I rutinen beskriver ni hur ni kommer att jobba med detta. Sedan görs riskanalyser i varje projekt utifrån vad som ska göras och vad som avtalats. Dokumentationen görs i KMA-planen 3.2 Lagbevakning Företaget ska identifiera, ha tillgång till och följa lagkrav och andra krav som påverkar verksamheten. Sammanställning av gällande lagar som gäller Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö finns på hemsidan att tanka ner. Dessa dokument uppdateras årligen. Denna information kompl. med info från branschorganisationen Företagen skall ha en rutin för hur man följer upp nya regler och lagkrav samt hur det skall
3.3.5 Dokumentstyr ning Arkivering enligt gällande lagar. Digital back-up av det dokumenterade verksamhetssystemet implementeras i företaget. Detta tas upp på ledningens genomgång. Det nya är att vi skrivit in att de lagar för arkivering som finns skall följas. Det kan gälla tex arkivering enl. bokföringslagen. Den rutin som företaget upprättar för arkivering kan också innehålla anvisningar om hur länge dokument i projekt skall sparas. Här bör man ta hänsyn till garantikrav och anvisningar i AB och ABT. 3.3.6.1 Inköp Säkerställande att ue är registrerad för svensk F-skatt. 3.4.4 Intern revision Intern revision ska utföras i pågående projekt och uppdrag. Viktigt att den KMA-ansvarige tänker igenom vilka interna revisioner som skall göras under året. Lista dom i en förteckning. Nytt är att Intern revision även ska genomföras av hela verksamhetssystemet. Rutin och/eller checklista för upphandling av UE Kontroller ska göras att upphandlat företag har en svensk F-skattregistrering. Detta kan göras hos skatteverket på blankett SKV 4820 eller på allabolag.se Finns en checklista för inköp. Vid revisionen skall företaget kunna visa att kontrollen utförs för inköp. Ändra Rutin för intern revision Gör en plan för vilka interna revisioner som ska göras under året. Internrevisionen av systemet skall göras. Detta för att Ert KMA-system skall vara uppdaterat och inte innehålla gammal information. Det finns ett exempel på checklista för detta på hemsidan.
3.5 Ledningens genomgång 3.5 Efterlevnad av BI:s uppförande kod Vid ledningens genomgång ska framgå beslut gällande mål och handlingsplaner, kommande interna revisioner, behovspliktiga utbildningar samt de förbättringsåtgärder som kommer att vidtas. Ytterligare punkter till dagordningen är att utvärdering görs avseende: - att verksamheten följer företagets policy - att företaget lever upp till BI:s uppförande kod - att företaget har identifierat och har tillgång till relevanta lagkrav och andra krav, samt att man lever upp till dessa. Gå igenom inköpsrutiner. Görs kontroll av att Svensk F-skattsedel finns vid upphandling av UE? Görs kontroller med skatteverket om de UE som anlitas enl. SKV 4820? På vilket sätt säkerställer vi i upphandlingar att UE inte anlitar annan UE? Ändra Rutin och dagordning för Ledningens genomgång. Av protokollet från genomgången skall det framgå att man följt upp efterlevnad av uppförandekoden och att man följer det som står där. På hemsidan har lagt in ett exempel på dagordning/protokoll som man kan använda. Dagordningen kan även användas som checklista till att förbereda ledningens genomgång. BI:s uppförande kod finns på hemsidan Den rutin som ni har för inköp kan behöva kompletteras efter denna förändring.
Bilaga 1 Miljö Energianvändande vid byggande Analys för projektets energianvändning ska göras. Denna analys kan med fördel göras i samband med upprättandet av KMA-planen för projektet. - Energianvändningen kan vara med som en frågar som beaktas när man upprättar APD-plan för projektet. Det skall finnas en rutin på företaget som beskriver hur man gör för att minska energianvändningen på bygget. Se exempel på checklista för byggarbetsplats. Exempelvis kan hänsyn tas till: 1. Uppvärmning, ventilation och avfuktning 2. Energianvändning till utrustning och maskiner 3. Samordning av transporter (material, utrustning och personer) 4. Vilka maskiner används. Hur mycket bränsle drar dom? 5. Provisoriska dörrar till arbetsplatsen. Finns det möjlighets att använda slussar? 6. Tätning av utrymmen runt manskapsbodar och container. Bilaga 1 Arbetsmiljö Vid arbeten med kemiska ämnen Förteckning enligt AFS 2011:19 Kemiska arbetsmiljörisker Bilaga 2 Information och utbildning Samlar nyheterna i en punkt avseende bilaga 2 Nyheter 2015: Här är det ändrat så att företaget skall ha planerat eller genomfört kurserna inom 12 månader från certifieringsrevisionen. Planerat fanns inte tidigare.
Bilaga3 Dokumenterade rutiner Uppfyllande av kundkrav i samband med anbudslämnande och avtal med kund. Avsikten med denna rutin är att man inte skall glömma något i samband med anbudslämningen. Rutin Anbudslämning inkl riskidentifiering Det finns en checklista på hemsidan som ni kan använda som ett exempel på hur ni kan gå tillväga. Bilaga 3 Dokumentera de rutiner Energianvändning på byggarbetsplatsen. I denna rutin så skall ni beskriva hur ni tar hänsyn till att genomföra bygget på ett så energieffektivt sätt som möjligt. Ni går igenom frågan när KMA-planen för projektet upprättas och antecknar i denna vilka åtgärder som ni skall göra. Under fliken Verktygslådan så finns det antal rapporter och dokument i detta ämne. Maskinuthyrningsföretagen är också duktiga på att jobba med denna fråga. GLÖM INTE ATT DET FINNS PENGAR ATT SPARA GENOM ATT TÄNKA EFTER FÖRE. Bilaga 3 Dokumentera de rutiner Nödläge och Krishantering Se under avsnitt 3.2 i certifieringsreglerna Denna fråga handlar om företagets beredskap för Nödläge. När det gäller Nödläge i projekt så tas det upp i den anpassade KMA-planen för projektet. Se den nya KMA-planen. Se exempel på checklista under 3.2