Institutionsstyrelsen Protokoll Sammanträdesdatum: 2009-02-11 Närvarande: Gunhild Vidén, ordf. Ken Benson Rhonwen Bowen Caroline Magnusson Morgan Nilsson Marie Olofsson Michael Pettersson Tetz Rooke Tove Rosendal 1 Presentation av medlemmarna Institutionsstyrelsens medlemmar presenterar sig kortfattat. 2 Val av sekreterare Institutionsstyrelsen utser Michael Pettersson till sekreterare. 3 Val av justerare Institutionsstyrelsen utser Rhonwen Bowen till justerare. 4 Meddelanden/prefektåtgärder Ordföranden informerar om dekanens beslut om omflyttning 2009-02-05. Beslutet innebär att institutionen för språk och litteraturer tilldelas två korridorer på plan 4 i Humanisten och våningarna 5-7 i Språkskrapan. Arbetet med lokalfördelningen påbörjas nu på institutionsnivå i den lokala omflyttningsgruppen (genomförandegrupp 5). Viceprefekten för forskning och forskarutbildning informerar om mötet med doktorander den 3/2.
2 (5) 4 Minnesanteckningar från mötet bifogas protokollet (bilaga 1). Prefektåtgärder: se bilaga 2. 5 Genomgång av delegationsordning Ordföranden redogör för delegationsordning enligt följande: Enligt fakultetsnämndens delegationsbeslut avseende handläggning av personalärenden inom humanistisk fakultet daterat 2008-12-22 (A 10 2347/07) (bilaga 3) delegeras rätt till institutionsstyrelsen att 1. avge förslag till anställningsprofil för anställning som lärare 2. fatta beslut om tillsvidareanställning av teknisk och administrativ personal (gäller ej anställning med lönebidrag) samt om vikariat över sex månader för sådan personal (skall ledigkungöras) 3. föreslå innehavare av anställning som adjunkt och gästlärare samt föreslå anställning av adjungerad lärare (kan av styrelsen delegeras till prefekten) 4. föreslå tillsättning av vikarierande adjunkt om anställning överstiger sex månader (sådan anställning skall ledigkungöras). Ordföranden informerar om följande ändringar i delegationsordningen: Till prefekten har delegerats rätt att
3 (5) 5 1. fatta beslut om anställning av doktorand 2. besluta om kurslitteratur för kurser inom grundläggande utbildning i enlighet med vad som fastställts/fastställs i kursplanen för varje enskild kurs samt besluta om kurslitteratur för forskarutbildningen i enlighet med vad som fastställts/fastställs i studieplanen för varje enskilt ämne 3. besluta om antagningstal för kurser inom grundläggande utbildning inom ramen för uppdraget 4. utse viceprefekter och studierektor under förutsättning att fast anställd lärare utses. Till institutionsstyrelsen har delegerats rätt att 1. fastställa budget 2. fastställa strategier, styrdokument, planer och viktigare framställningar i övrigt. 6 Genomgång av förutsättningarna för arbetet (rapporterna från genomförandegrupperna). Institutionens organisationsstruktur är beslutad av dekanen. En kritisk granskning av dokumenten är en viktig del av det atta arbetet med den nya institutionen. Material: Genomförandegrupp 1: Strategisk plan för institutionen för språk och litteraturer (bilaga 4)
4 (5) 6 Genomförandegrupp 2: Ram för faktorberäkning vid placering av undervisning på grund- och avancerad nivå (bilaga 5 ) Uppgiftsfördelning mellan viceprefekt, studierektorer, ämnessamordnare, kurskoordinatorer, studievägledare samt utbildningsadministratörer (bilaga 6) Samordning av undervisning (bilaga 7) Utbildning och examination på forskarnivå. Planering, principer, beräkningsgrunder och genomförande (bilaga 8) Mall för bedömning av uppsatser (grund och avancerad nivå) (bilaga 9) Genomförandegrupp 3: Handlingsplan för åtgärder med anledning av riskanalysen (bilaga 10) Genomförandegrupp 4: Plan för mötesstruktur och kommunikation (bilaga 11) 7 Budgeten för 2009 Ordföranden konstaterar att en i stort sett balanserad budget för 2009 uppnåtts genom att ett underskott på grundutbildningen har kunnat balanseras med ett överskott på forskarutbildningen. På frågan om fördelning av kostnader för administration och ledningsuppdrag upplystes om att dessa kostnader fördelas procentuellt i förhållande till löne- och driftskostnader per ämne.
5 (5) 8 Diskussion av årets verksamhet, förberedelse för strategiarbetet. Inrättande av beredningsgrupper. Beslut om inrättande av beredningsgrupper sker på nästa möte med institutionsstyrelsen. 9 Val av likabehandlingsombud Institutionsstyrelsen utser Marie Olofsson till institutionens likabehandlingsombud. 10 Mötesplan för våren Ordföranden återkommer med ett datum för nästa möte med institutionsstyrelsen. 11 Modernisering av utrustning i lärosalar Prefekten får i uppdrag att, eventuellt tillsammans med övriga prefekter, lämna in en skrivelse till fakultetsnämnden med en begäran om en modernisering av den tekniska utrustningen i lärosalarna. Vid protokollet Justeras Michael Pettersson Gunhild Vidén Rhonwen Bowen