Protokoll, Gruppen för biblioteksstatistik

Datum/Date Dnr 2017-03-29 2017-145 Gruppen för biblioteksstatistik inom Forum för nationell bibliotekssamverkan och utveckling Kallade: 1. Daniel Albertsson, Sveriges lantbruksuniversitets bibliotek 2. Cathrine Berggren, Mittuniversitetets bibliotek 3. Jill Danielsson, Göteborgs stadsbibliotek 4. Christian Forsell, Helsingborgs stadsbibliotek 5. Anna-Karin Hugo, Myndigheten för tillgängliga medier 6. Katarina Standár, Nordiska museets bibliotek 7. Henriette Zorn, Statens kulturråd 8. Monica Åkerblom Nordsten, Falu stadsbibliotek (ordförande) 9. Anna Lundén, KB (adjungerad) 10. Susanne Gustafsson, KB (adjungerad) 11. Cecilia Ranemo, KB (sekreterare) Anmält frånvaro: 1. Emma Bergmark, Myndigheten för Kulturanalys 2. Kristin Krantz, Linköpings universitetsbibliotek 3. Vakant, Institution inom biblioteks- och informationsvetenskap Protokoll, Gruppen för biblioteksstatistik 2017-03-13 Klockan 11.00 16.00 2017-03-14 Klockan 09.00 16.00 Lokal: Albion, Karlavägen 100. Dag 1: 1. Ordföranden hälsade alla välkomna. Anna Lundén hälsades välkommen som ny mötesdeltagare, hon ersätter i fortsättningen Elisabet Rundqvist. Henriette Zorn kommer att ersättas i gruppen av Fredrik Uhrzander. Mötedeltagarna tittade tillsammans på gruppens uppdrag: Gruppens uppgift är att utveckla och föreslå olika metoder, produkter och informationsinsatser för att implementera en ökad användning av den officiella biblioteksstatistiken som verktyg i det fortsatta kvalitetsarbetet. Arbetet ska leda till en ökad förståelse för biblioteksstatistikens användningsområden hos huvudmän och biblioteksanställda. Gruppen ska ta fram förslag som kan förbättra POST / MAIL BESÖK / VISITS TEL / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 SE-102 41 Stockholm Karlavägen 100, Stockholm +46 10 709 30 00 +46 10 709 39 25 kungl.biblioteket@kb.se www.kb.se SWEDEN Org.nr. 202100-1710

kvaliteten på lämnade data för ökad jämförbarhet och vidare användning. Det övergripande syftet med aktiviteterna ska vara att statistiken bidrar till att Sverige stärks som biblioteksnation. 2. Inledande presentationsrunda Mötesdeltagarna berättade för varandra om vad de har på gång som är relaterat till ämnet biblioteksstatistik. Flera mötesdeltagare håller på att byta biblioteksdatasystem. Systembyten leder till att uttagen inte alltid synkroniserar med styrkorten. Monika har startat en referensgrupp med bibliotekcheferna i Dalarna. Cathrine arbetar med att ta fram ett nytt kvalitetsindex för Mittuniversitetet genom dialog med ledningen. Vad ska prioriteras, visas upp. Daniel berättade att universitetsledningen vill ha statistik över vad open access kostar för organisationen. 3. Ev. övriga frågor, dagordningen fastställs. Mötedeltagarna bestämde att byta ordning på punkt 8 & 9. 4. Föregående protokoll. Föregående protokoll för mötena i november och januari godkändes och lades till handlingarna. 5. Delarbetsgruppen för forskningsbibliotekens berättar vad som hänt och frågor som kommit upp sedan den startades. Daniel berättade om tankar kring hur man kan värdera beståndet av tidskrifter genom att räkna citeringar. Publiceringsverksamheten mäts inte i den nationella statistiken men den är viktigt för forskningsbiblioteken. För att ta fram open accesskostnader måste man ta fram uppgifter både ur faktureringssystem för att ta fram publiceringskostnaderna och lönesystemen för att visa utlägg. Catherine tar upp frågan om att Biblioteksstatistikdatabasen inte på ett enkelt sätt kan samredovisa bibliotek som ligger i flera län. Det är också missvisande att många som inte ingår i statistiken arbetar med biblioteksverksamheten. Detsamma gäller för specialbiblioteken också, många ur personalen jobbar i verksamheter som inte är bibliotek. I vissa statistikområden kan det vara positivt när värden sjunker. Bibliotekarierna ska stötta lärarna att underlätta för studenterna och då sjunker bibliotekets siffror. 2

6. Delarbetsgruppen för kommunala bibliotek berättar vad som hänt och frågor som kommit upp sedan biblioteksstatistikgruppen startades. Christian hade varit på studiebesök i Stockholm, Uppsala och Örebro. Man använder ofta andra mätetal än de som finns i den officiella biblioteksstatistiken. Det används andra typer av samhällsinformation som underlag om befolkningen kopplat till cirkulationstal och mediebestånd. Viktig att kommunicera nyckeltal för att politiker ska förstå om det förekommer underfinansiering i förhållande till riksgenomsnittet. Kartläggning har gjorts av hela Helsingsborg, utbildning, befolkningstal kopplat till områdesbibliotek. Monika omvärldsbevakar genom att kommunicera med folkibliotekscheferna i länet. Folkbibliotek i Dalarna har börjat arbeta med jämställdhetsdata. Ledningen vill veta exakt vad biblioteken gör och deras nytta. Att mäta allt det andra än besök är svårt. Christian, innovationsavdelning, heldag, där verksamheterna ska ta fram vad biblioteken gör. Biblioteken är mycket mer än en lokal med böcker. De ska visa upp verkstaden, digitala Ipad-sagor, ritaprogrammering, boka bibliotekarier som hjälper med mobilen. Det viktiga är läsfrämjande arbete, inte inköp. Berättande beskrivning. Datakurser för nyanlända på arabiska. Daniel statistik engagerar internt, men det finns en misstro. Ändrade på omlån till 180 dagar om ingen ställer sig på kö. Ändringar kräver förklaringar, folk tittar på staplarna, men läser inte texten som förklarar. Ras på ljudböcker för storytel kommit. Måste gå ned på detaljnivå för att förstå. Viktigt att dokumentera hur man gör statistikuttag bakåt när man byter personal, odokumenterat, svårt att få fram ett 10-årsperspektiv. Man kan inte göra uttag så långt tillbaka. Lunch dag 1 3

7. Daniel A berättar om COUNTER, hur det fungerar och vad som är på gång. COUNTER tas fram av bibliotekarier och representanter från olika förlag. Medverkande från bland annat USA, England, Sverige, Frankrike och Tyskland. Alla ställer upp på frivillig basis, endast ordföranden får viss ersättning. Biblioteken vill ha mer information än vad förlagen vill lämna ut. COUNTER 5 kommer snart. Sedan i juni förra året de haft tvåtimmarsmöten varannan vecka och sedan oktober tvåtimmarsmöte varje vecka. Den nya standarden ska börja gälla januari 2019. För mindre förlag i Sverige har detta tagit mycket tid, Diva ska kunna rapportera sökningar, nedladdning, läsning av bokkapitel. Huvudsakligen handlar det om e-böcker och databaser. Men det finns även för film etc. även om det inte är utvecklat. De stora förlagen får mycket att säga till om. Laurent på Bibsam talar med svenska databasleverantörer. Retriver, mediearkivet och NE har sina typer av siffror på olika sätt. Det är inte alltid tydligt vad som rapporteras. BIBSAM ställer krav på att man ska kunna lämna rimlig statistik. Några svenska förlag har varit intresserade. Tidigare man mätt hur många som kommer till fulltextsidan till att börja med. Men det är enklare för förlagen nu, det nya sättet är mer flexibelt, med mindre ändringar kontinuerligt. Att mäta open access är stort i den nya, så man får med alla typer av användning och nedladdning. Fildelning på nätet syns ju inte via biblioteken. När allt är klart nästa år kan man börja svenska databasleverantörer och samtala. Databaserna kräver mindre insats att samordna i statistiken. Svårigheterna har tidigare varit att förklara nyttan med statistiken. COUNTER kan översättas så att man får kompabilitet bakåt i tiden. Gruppen diskuterade om det inte vore en bra idé att komplettera den lista som finns som visar till vilka kategorier i biblioteksstatistiken som olika produkter/leverantörer ska redovisas, se listan längst ned på http://biblioteksstatistik.blogg.kb.se/allt-om-biblioteksstatistiken/ 8. Cathrine leder diskussionen om att tillfråga uppdragsgivare om vilka siffror de behöver, vilka de saknar eller aldrig använder. Daniel uppmärksammar att det finns ett stort intresse för hur användarna mer och mer använder open access-material. Intressant att titta på detaljnivå och över tid. Men OA tillhör egentligen inte bibliotekens uppdrag att redovisa, eftersom det ligger utanför. 4

Den excelfil som finns för att sammanställa statistikuppgifter från flera håll fungerar bra, se http://biblioteksstatistik.blogg.kb.se/files/2014/09/enkätsammanställnin g_20150220.xlsx Den är bra för de olika delarna kan användas för att utvärdera internt. T.ex. personal, budget, jämförelsen över tid. Publiceringsverksamheten saknas, för vi vet inte på hur vi rimligen beskrivs i siffror. Catrine nämner att det är viktigt att undervisning och referensfrågor mäts specielfikt enligt regler, allt ska inte ingå där. En tredjedel av de frågor biblioteket får under ett år är tekniken, mer än helpdesk. Anna berättar att det är tänkt att KB ska kunna göra undersöka särskilda områden som inte ingår i den officiella biblioteksstatistiken, t.ex. att titta på en särskild bibliotekstyp och en särskild variabel som är viktiga för dem. Ett exempel kan vara att titta på icke traditionell biblioteksundervisning. Man kan renodla och göra det som ett komplement till den officiella statistiken. Följa ISO-standarden. Gruppen kan kartlägga vad det är som uppdragsgivarna vill ha, socialt avtryck som inte är formulerat, besök och utlån. Vi kan också utveckla checklistor och handböcker för uppdragsgivarna så att de bättre kan förstå hur statistiken fungerar. Det vore intressant att koppla biblioteksstatistiken till annan svensk statistik. Politiker vill ha en annan detaljnivå på statistiken än vad biblioteken själva är i behov av. Den nuvarande biblioteksstatistiken är anpassad för vad användarna och beslutsfattare vill veta. Statistiken måste kompletteras lokalt för att användas i kvalitetsutvecklingsarbetet på enskilda bibliotek. Gruppen diskuterade möjligheterna med en enkät till uppdragsgivarna om vad de skulle vilja veta om biblioteksverksamheten. Men det är svårt eftersom uppdragsgivarna ser olika ut beroende på bibliotekstyp. Man skulle kunna arbeta mer med statistiken genom att ge goda exempel kopplat till hårdföra fakta. Visa på vilken guldgruva statistiken kan vara om man följer utvecklingen över tid. Biblioteken borde bli bättre på att visa upp vad de faktiskt gör och inte bara reduceras till att vara mediesamlingar i statistiken. Man kan göra produkter som hjälper läsaren (eller tittaren: filmer) genom att förklara om du vill ta fram det här så använd statistiken såhär. 5

9. Cecilia R berättar kort om nuläget för den pågående biblioteksstatistikinsamlingen och svårigheter som uppkommit. En biblioteksdatasystemleverantör har haft fel i programmeringen för uttag av årsstatistiken och detta försenar möjligheten för många bibliotek att lämna statistiken i tid i år. Många skolbibliotek ser fortfarande inte nyttan med att lämna uppgifter. 10. Planering av kommande möten Nästa fysiska möte äger rum 14 september heldagsmöte i lokaler i Humlegården, Lagerlöfrummet. Gruppen kommer dessutom att träffas via webbmöten, datum för detta kommer senare. Dag 2, från klockan 9.00: 11. Efter en kortare inledning och sammanfattning av gårdagen av ordföranden 12. Gemensam diskussion kring hur gruppen på olika sätt kan gå vidare med att utveckla informationen om nyckeltal för bibliotekens kvalitetsutveckling. http://biblioteksstatistik.blogg.kb.se/files/2013/10/skriftnyck eltal.pdf 13. Arbetet fortsätter i två arbetsgrupper under förmiddagen, Kommunala bibliotek och Forskningsbibliotek. Grupperna utgår i diskussionen från den tidigare Nyckeltalsrapporten och diskuterar fram förslag till förbättringar till ny skrift som kan stärka användningen av statistiken i deras uppföljnings- och kvalitetsutvecklingsarbete: Marknadsföring, kommunikation av hur statistiken kan användas Förslag till nya nyckeltal och värdeparametrar för uppföljning och kvalitetsutveckling Kvalitetssäkring genom statistiken Grupperna fick i uppgift att ta fram minst fem punkter som förslag att gå vidare med. 6

14. Grupperna diskuterar gemensamt vad de kommit fram till 11.30-12.00 Forskningsbibliotek och specialbibliotek har mycket gemensamt men inte allt. T.ex. superindikatorer, hur stor del av budgeten går åt till personalkostnader. 5 maj hålls ett möte med specialbiblioteksansvariga, bra då om man kan ta upp lite om indikatorerna, likaså på ABK-nätverket träffas 29-30 maj. Presentera några indikatorer på det mötena för att få feedback. Göra en sammanställning, före sommaren, något konkret. Vilka indikatorer kan vara gemensamma, och koppla dem till målen och vad gör man om man inte har några mål. I september ska vi ha uppföljning och analys av nyckeltalen. Under våren och sommaren arbetar vi med nyckeltalen. Ta fram informationstexter och hjälp för att mata in statistik. Vi börjar med de variabler som forskningsbiblioteken har problem med under hösten. Krävande att ständigt behöva förklara och besvara vad vi gör för verksamheten. Man använder de system för de system som moderorganisationen använder så det behöver inte någon mall, men en checklista. Kommunala bibliotek kan arbeta för att skynda på att det blir automatisk överföring av data. Viktig att ta med denna apekt när man gör kravspecifikationer vid upphandling av biblioteksdatasystem. Under våren kan man arbeta med en ny version av Nyckeltalsskriften, lägga in i tavlorna i projektplaneringsprogrammet. Arbeta med både nycketal för internt och externt bruk. Exempel på frågeställningar som nyckeltalen ska kunna besvara/bidra till: Jag vill veta om min verksamhet uppfyller bibliotekslagen? Jag vill visa att min organisation Gruppen kan utveckla samarbete med gruppen Kvalitetsdialog. Skräddarsydda nyckeltalsdelar för alla bibliotekstyper. Man måste sålla i informationen så att det viktiga kommer fram. Gruppen kan arbeta fram produkter för kompetensutveckling. Produkter som samordnar statistikinsamlingen genom ett samordningskit och utveckla excelfilen med definitionerna. Lunch dag 2 7

15. Gruppen tog ett foto till KB:s informationssidor http://www.kb.se/bibliotek/forum-for-nationellbibliotekssamverkan-och-utveckling/biblioteksstatistik/ 16. Det eventuella föreslagna seminariets inriktning Det har förekommit diskussioner kring att gruppen ska anordna ett seminarium/konferens. Gruppen har tidigare diskuterat om att det finns två sätt att genomföra detta på: 1. Fysiskt seminarium på plats i Stockholm 2018. 2. Fysiskt mindre möte i Stockholm, streaming ut till övriga intresserade som kan se/höra men endast kommunicera via chat. Följs av workshops lokalt vars resultat samlas ihop och sammanställs. Förslag på innehåll som diskuteras: Marknadsföring, kommunikation Verksamhetsplanering Kvalitetssäkring Gruppen diskuterade också att göra olika produkter för att nå ut, seminarium, film, video, rapport. Gruppen diskuterade olika sätt att nå ut och sprida kunskap om biblioteksstatistikens användningsområden på olika konferenser och i olika nätverk. Listan har publicerats i projektplaneringsprogrammet och gruppen avgör via digital kommunikation vilka vi vill gå vidare med KB kontaktar Biblioteksföreningen för att fråga om seminarieplats på Biblioteksdagarna 2018. Gruppens fortsatta arbete görs via projektplaneringsprogrammet. 17. Övriga punkter Inga övriga punkter togs upp. 18. Mötet avslutades 15.30 Vid protokollet: Cecilia Ranemo 8