Nyckeltal 2.0. Offentligt finansierade bibliotek

Transkript

1 Offentligt finansierade bibliotek

2 Omslagsbild Västerås stadsbibliotek. Foto: Cecilia Ranemo Nyckeltal 2.0 dnr Ansvarig utgivare: Kungliga biblioteket, KB Förfrågningar: Cecilia Ranemo, KB, tel. +46 (0) och medlemmarna i Gruppen för biblioteksstatistik inom Forum för nationell bibliotekssamverkan och utveckling Kungliga biblioteket, Box 5039, Stockholm, e-post: biblioteksstatistik@kb.se webb: blogg: twitter: #biblioteksstat 2

3 Innehållsförteckning Nyckeltal 2.0 varför och för vem? 4 Färdiga nyckeltal direkt på webben 7 Fler färdiga nyckeltal i fil 10 Att göra egna nyckeltal 14 Nyckeltal kopplat till bibliotekslagen och biblioteksplaner 17 Tips! Vanliga nycketal 23 Olika exempelkapitel som hänvisar till respektive resultatblad i statistiktabellerna Exempel kommunala bibliotekstyper samlat 28 Exempel skolbibliotek 30 Exempel folkbibliotek 32 Exempel sjukhusbibliotek 35 Exempel specialbibliotek 37 Exempel forskningsbibliotek 39 3

4 Gruppen för biblioteksstatistik 2017,. Foto: Karin Widin Nyckeltal 2.0 varför och för vem? Nyckeltal kan användas för att beskriva, följa upp eller jämföra. Det är ett snabbt och konstant sätt att följa utveckling och förändring. Nyckeltal beskriver samtidigt den rådande situationen. Den som vill göra det enkelt för sig använder nyckeltal för att planera och följa upp sin biblioteksverksamhet. Med ett välgenomtänkt urval av nyckeltal kan man relativt snabbt och okomplicerat både följa upp de mål som ställts i planerna för verksamheten och jämföra ett bibliotek med andra likvärdiga organisationer. Den stora utmaningen ligger i att välja ut de nyckeltal som fungerar för den egna biblioteksverksamheten och de verksamhetsmål som prioriteras, ingen verksamhet är den andra helt lik. Meningen med den här skriften är att oavsett vilken målgrupp du tillhör så ska du få stöd i att använda nyckeltal på rätt sätt för ditt behov. Olika nyckeltal passar för olika tillfällen, det beror på vad som ska visas och om jämförelser med andra ska göras. Nyckeltal kan till exempel visa om: det finns tillräckliga personalresurser organisationen arbetar effektivt de målgrupper prioriteras som bibliotekslagen kräver resurserna fördelas på rätt sätt enligt plan Vissa nyckeltal är lättare att ta till sig än andra. Beroende på vad du vill mäta eller jämföra och för vem du önskar presentera detta, kan nästintill oändliga kombinationer göras. Tänkbara användargrupper av biblioteksnyckeltal kan vara: 4

5 Beslutsfattare: resursfördelning/-allokering jämförelse utvärdering uppföljning Biblioteksanställda: planering resursfördelning/-prioritering jämförelse marknadsföring uppföljning Allmänhet, biblioteksanvändare och journalister använder nyckeltal för att kunna följa hur de lokala biblioteken utvecklas och påverka beslutsfattarna att prioritera resurser till biblioteksverksamheten. Allmänheten kan använda nyckeltal för att påverka den demokratiska processen för ökad bibliotekstillgång. Studenter och forskare kan följa hur informationsförsörjningen och möjlighet till handledning på de egna forsknings- och specialbiblioteken utvecklas över tid och hur mycket de kan tillgå på de olika utbildningsinstitutionerna. De kan också användas som underlag för studenternas egna arbeten. Anställda inom vård och myndigheter, som har ett stort behov av adekvat aktuell forskningsinformation, kan jämföra utveckling och tillgång med andra likvärdiga grupper. Skolelever och föräldrar kan kontrollera att det finns tillgång till skolbibliotek som har tillräckligt med resurser för att kunna bidra till att eleverna når sina utbildningsmål. Vilket kan vara bra att veta vid val av skola och vid kommunikation med skolledare. Skriften beskriver vanliga nyckeltal för bibliotek avseende: vilka nyckeltal som passar för olika målgrupper, vad du bör tänka på vid tolkning och jämförelser, målformuleringar som kan följas upp med nyckeltal Gruppen för biblioteksstatistik Skriften Nyckeltal 2.0 har framställts av representanter för olika bibliotekstyper i Gruppen för biblioteksstatistik inom Forum för nationell bibliotekssamverkan och utveckling och Kungliga biblioteket, KB. Det är en uppdatering av skriften Nyckeltal 1.0 som utvecklades i ett samarbete mellan KB och de regionala biblioteksverksamheterna i under KB är, på regeringens uppdrag, statistikansvarig myndighet för biblioteksområdet och ansvarar för att årligen samla in och sammanställa Sveriges officiella biblioteksstatistik. Från och med 2014 har Sverige en ny nationell samlad biblioteksstatistik. I och med det förbättrades möjligheterna att beräkna enhetliga nyckeltal för alla bibliotekstyper och för olika geografiska områden. För första gången går det nu också att beräkna nyckeltal för hela riket. Däremot försvårar det jämförbarhet bakåt i tiden. Nyckeltal spar tid och arbete Det går naturligtvis att följa upp verksamheter utan nyckeltal men det kräver många gånger en mycket större arbetsinsats eftersom man då till exempel behöver göra: brukarundersökningar medborgarenkäter observationsstudier informationssökning i andrahandskällor fokusgrupper och gruppdiskussioner självskattningar taxonomier Dessa metoder är också utmärkta verktyg som på olika sätt kompletterar användandet av nyckeltal. Rätt använda nyckeltal Det förekommer i olika sammanhang kritik till användandet av nyckeltal, många menar att nyckeltal inte är rättvisande eller rent av orättvisa. Rätt använda är dock nyckeltal ett bra verktyg 5

6 som år efter år kan användas för att få en snabb indikation på hur det egna biblioteket utvecklas. Nyckeltal kan bara användas för att jämföra olika biblioteksorganisationer med varandra om de har liknande förutsättningar. Att jämföra biblioteksorganisationen i en befolkningstät storstad med en mindre biblioteksorganisation i en glesbygdskommun bör inte göras. Däremot kan man alltid jämföra användningen, oavsett kommunstorlek. Bara om underlaget till beräkningarna är korrekt blir nyckeltalen så rättvisande som de kan vara. Skattade värden och otydliga begreppsdefinitioner bör naturligtvis undvikas. En förutsättning för att nyckeltal ska kunna användas är att underlaget till dem har tagits fram på ett korrekt sätt och att eventuella förändringar i begreppsdefinitioner och bibliotekssystem noggrant noteras så att större skillnader mellan olika mätpunkter kan förklaras. Ett klassiskt exempel på händelser som påverkar alla nyckeltal för bibliotek är när stängningar, ombyggnationer eller omflyttningar av bibliotekslokaler görs. Det är därför viktigt att redovisningen av nyckeltal kompletteras med information om faktorer som påverkat utvecklingen av talen. Vilken kommun satsar mest på sin folkbiblioteksverksamhet? En kommun satsar 3 miljoner, en annan 14. Svaret verkar vid en första anblick vara uppenbart. Eller, kanske inte? Om vi använder oss av nyckeltal istället blir bilden en annan. Den första kommunen satsar 638 kronor och den andra 322 kronor per invånare. för barn och unga ändrades till 0 17 år och att en aktiv användare är någon som gjort ett lån under året. Tidigare var gränsen 0 14 år och för att vara aktiv användare skulle man gjort någon form av transaktion med sitt lånekort. Få bibliotek har så stora resurser att de ständigt kan förbättra samtliga nyckeltal, man får helt enkelt bestämma vilka nyckeltal som är mest angelägna att förbättra. Ibland kanske ambitionsnivån för målen endast är att bibehålla nivån på nyckeltalen under tidsperioden. Jämförbarhet bakåt Variablerna i statistiken förändrades 2014 och samtidigt uppdaterades många av statistikens definitioner till ISO 2789 vilket lett till att alla nyckeltal inte är jämförbara bakåt i tiden. De viktigaste definitionsförändringarna är att åldern 6

7 Kulturhuset Stockholm. Foto: Cecilia Ranemo Färdiga nyckeltal direkt på webben Sedan 2014 visas nyckeltal om de offentligt finansierade biblioteken i Sverige direkt på webben. Sveriges nya nationella biblioteksstatistikdatabas har gjort detta möjligt. Ny biblioteksstatistik Under en lång rad år framställdes Sveriges officiella biblioteksstatistik med hjälp av fyra olika typer av enkäter som alla hade olika frågeformuleringar. Urvalskriterierna för att ingå i undersökningarna skilde sig åt från en tid till en annan för skolbibliotek och sjukhusbibliotek. Urvalet av bibliotek i undersökningen var dessutom inte heltäckande. Vissa bibliotekstyper saknades helt. Då frågorna i undersökningar var olika kunde de inte sammanställas till biblioteksgemensamma tal för riket. Därför beslutades att Sverige skulle få en sammanhållen, nationell biblioteksstatistik och från och med 2014 tillfrågas nu alla biblioteksorganisationer i Sverige som: är offentligt finansierade helt eller delvis har avsatt bemanning för biblioteksverksamhet om minst 20 timmar i veckan eller ett halvt årsverke på något sätt är tillgängliga för allmänheten (skolbibliotek: eleverna) 7

8 I och med att alla bibliotek nu besvarar samma frågor, oavsett bibliotekstyp, går det att beräkna jämförbara nyckeltal: för varje biblioteksorganisation per bibliotekstyp per kommun per län för hela riket för varje år sedan 2014 Statistiken presenteras i webbrapporter, där ett enkätsvar utgör en rapport (se bilden ovan). Det behövs inga inloggningsuppgifter för att kunna ta del av rapporterna. Större biblioteksorganisationer samredovisar alla sina biblioteksserviceställen i en och samma enkät och redovisas därför i biblioteksstatistiksystemet i en och samma rapport. De lila fälten i varje rapport innehåller nyckeltalsberäkningar, se bilden ovan. Beräkningarna görs automatiskt utifrån de data som respektive biblioteksorganisation har rapporterat till KB. Vad ska jag vara uppmärksam på? Om du beställer en rapport i rapportsystemet där det ingår svar från flera biblioteksorganisationer och systemet visar röda asterisker vid olika värden beror det på att något av biblioteken inte lämnat svar på respektive fråga. Värdet som visas är därför en underskattning av det verkliga värdet. Med början i januari 2014 Varje år i januari tillfrågas alla biblioteksorganisationer om den verksamhet som de hade föregående kalenderår. Så fort biblioteksorganisationerna fyllt i uppgifterna i en webbenkät, rimlighetsgranskas uppgifterna och publiceras 8

9 sedan direkt i det öppna rapportsystemet. Därför kan man redan i januari varje år se nyckeltal för de biblioteksorganisationer som är snabba och besvarar enkäten tidigt. Svaren samlas i Biblioteksstatistikdatabasen som öppna data. Databasen innehåller alla uppgifter som lämnats sedan Det finns också folkbiblioteksdata från åren för de variabler och nyckeltal som är kompatibla bakåt i tiden. Eventuella rättningar Ibland händer det att en biblioteksorganisation upptäcker att de lämnat ett felaktigt värde. De kontaktar då KB och värdet rättas i databasen som alltid visar det senast kända korrekta värdet. Invånarantal Många nyckeltalsberäkningar utgår från invånarantal. Det är de kommunala biblioteken som kan beräkna nyckeltal utifrån invånarantal. Olika bibliotekstyper har olika primära målgrupper. Uppgifterna om invånarantal hämtas från Statistiska centralbyrån, SCB, och gäller för befolkningen den 31 december för respektive kalenderår. Studenter och elever Forskningsbiblioteken nyckeltalsberäkningar utgår från uppgifterna antal helårsstudenter som hämtas från Universitetskanslersämbetet, UKÄ. Elevantalet på skolor hämtas från Skolverket i den mån som skolorna själva inte fyllt i uppgift om elevantal. Därför kan man inte summera allt i databasen för att få fram och visa rikstalen och riksnyckelvär den. Det skulle i så fall visa grova underskattningar av de verkliga värdena. Rikstalen redovisas därför i andra former av tabellfiler (Excel) som finns att hämta på KB:s webb. I de resultattabeller i Excelformat som den slutliga redovisningen görs utifrån har kompensation för bortfall gjorts, främst genom att saknade värden ersätts med föregående års värden. Ibland görs medelvärdesberäkningar av liknande bibliotek för att få ett ersättningsvärde. Nyckeltal i Biblioteksstatistikdatabasen Totalt sett genereras 43 olika nyckeltalsberäkningar automatiskt i Biblioteksstatistikdatabasen. Många av dessa nyckeltal är mest användbara för kommunala bibliotek, främst folkbibliotek, eftersom de grundar sig på beräkningar i förhållande till invånarantal. Beräkningar per invånare är inte tillämpliga för bibliotekstyper som i första hand riktar sig till en snävare målgrupp än allmänheten. De speciella beräkningar som lämpar sig för forskningsbibliotek finns att hämta i de Excel-filer som presenteras i det kommande kapitlet. Beräkningar som finns i det webbaserade rapportsystemet i Biblioteksstatistikdatabasen 2017, presenterade i samma ordning som i rapporterna: Varför visas inte uppgifter om riket i databasen? För att framställa den slutliga statistiken för hela riket varje år krävs att det görs kompensation för bortfall av svar. Alla bibliotek fyller inte i alla obligatoriska uppgifter varje år och rikstalen skulle därför bli kraftigt underskattade om det inte gjordes en kompensation. Biblioteksstatistikdatabasen visar de värden som lämnats, men kompenserar aldrig för bortfall. 9

10 1. Antal bemannade serviceställen per invånare 2. Andel integrerade serviceställen 3. Medelantal utlån till serviceställen där vidare låneregistrering inte sker 4. Andel årsverken för barn och unga 5. Andel årsverken med bibliotekariekompetens 6. Antal årsverken per invånare 7. Antal fysiska besök per årsverke 8. Antal aktiva låntagare per årsverke 9. Andel anställda kvinnor 10. Antal årsverken per anställd 11. Mediekostnad per invånare 12. Total driftskostnad per invånare 13. Andel kostnad för medier av total driftskostnad 14. Andel kostnad för personal av total driftskostnad 15. Andel kostnad för e-medier av total driftskostnad 16. Andel egengenererade intäkter i förhållande till de totala driftskostnaderna 17. Totalt fysiskt mediebestånd per invånare 18. Antal fysiska böcker med skriven text per invånare i beståndet 19. Antal fysiska nyförvärv per invånare (ej tidn. tidskr.) 20. Andel e-bokstitlar av det totala elektroniska titelbeståndet med skriven text 21. Antal bestånd barnböcker per barn 22. Andel nyförvärv tryckta barnmedier av motsvarande bestånd 23. Andel utlån tryckta barnmedier av motsvarande bestånd 24. Antal barnutlån per barninvånare 25. Andel utlån av anpassade medier av motsvarande bestånd 26. Andel anpassade medier av det totala fysiska beståndet 27. Andel initiala lån av det totala antalet lån 28. Andel omlån av det totala antalet lån 29. Antal fysiska utlån per kommuninvånare 30. Antal utlån fysiska böcker med skriven text per invånare 31. Andel utländska fjärrlån totalt 32. Nettofjärrinlåning in ut 33. Antal fysiska besök per invånare 34. Andel kvinnor som är aktiva låntagare 35. Andel barn och unga som är aktiva låntagare 36. Andel aktiva låntagare per invånare 37. Antal fysiska besök per antal aktiva låntagare 38. Andel publika ytor 39. Medelantal öppetdagar per år 40. Medelantal öppettimmar alla serviceställen 41. Andel öppettimmar med reducerad service 42. Andel öppettimmar utanför kontorstid 43. Andel publika aktiviteter primärt för barn/unga 10

11 Fler färdiga nyckeltal i fil För att komplettera beräkningarna som görs i Biblioteksstatistikdatabasen med speciella beräkningar som passar olika bibliotekstyper och regioner presenteras också nyckeltal i Excel-fil. Där hittar du fler nyckeltal per bibliotekstyp då kvaliteten på lämnade uppgifter räcker till för att göra respektive nyckeltalsberäkning. Där finns också nyckeltal för kommun, län och riket. Exempelvis, skolbibliotek är den bibliotekstyp där det förekommer flest bortfall. Både partiellt bortfall och objektsbortfall. Därför finns det heller inte så många nyckeltalsberäkningar för den bibliotekstypen gjorda. Folkbibliotek och forskningsbibliotek är de bibliotekstyper som har lägst bortfall av både svarande organisationer och enskilda variabler. Därför presenteras flest nyckeltalsberäkningar för de bibliotekstyperna. Viktigt att veta De nyckeltal som presenteras i Excel-filerna baseras på summeringar som ibland innehåller värden från tidigare år i de fall som bortfall av svar kompenserats för att riksnyckeltalen inte ska vara underskattade. Nyckeltalsberäkningarna är de som presenteras i de färgade kolumnerna. Färgerna representerar om ett värde skiljer sig i förhållande till de andra värdena i samma kolumn. rött = lägre än andra gult = som andra grönt = högre än andra Ju starkare färgen är desto större är skillnaden. Ibland saknar en biblioteksorganisation helt ett uträknat nyckeltal på någon variabel. Det beror på underlaget som lämnats inte håller den kvalitet så att ett nyckeltal kan beräknas. Excelfilerna kan fritt hämtas från KB:s webb. 11

12 Ibland blir den geografiska uppdelningen skev Om man vill få en samlad bild av biblioteksverksamhet som olika huvudmän anordnar i olika län är det viktigt att tänka på hur biblioteksstatistiken samlas in. Det förekommer att statliga bibliotekshuvudmän har biblioteksserviceställen i flera olika län men redovisar hela sin verksamhet samlat i en och samma enkät. Länet/regionen där biblioteket har sin huvudsakliga organisation blir därför överrepresenterat eftersom det samlade resultatet räknas till huvudkommunen/ regionen/länet. Ett tydligt exempel på detta är Uppsala universitetsbibliotek som också administrerar Gotlands forskningsbiblioteksverksamhet. Allt samredovisas eftersom medierna ligger i samma biblioteksdatakatalog. Det ser då ut som att Uppsala län har fler medier per invånare än vad de i verkligheten har när statistiken redovisas. Ett annat exempel på detta är Mittuniversitetets bibliotek och SLU-biblioteken som är lokaliserat till flera kommuner, regioner/län. Riksnyckeltalen Riksnyckeltalen visar vad alla bibliotekstyper samlat har för resultat under året. Sverige är ett av de enda länderna i världen som har en samlad nationell biblioteksstatistik som kan sammanställas i riksnyckeltal. Det är annars vanligt att olika bibliotekstyper har sin särskilda statistik och att de därför inte besvarar samma frågor beroende på vilken typ de är. Det omöjliggör en samlad nationell sammanställning. Tabell 1: Riksnyckeltal för alla de offentligt finansierade biblioteken Offentligt finansierade bibliotek per invånare Fysiskt bestånd 10,3 10,7 9,3 8,9 Bestånd böcker med skriven text 6,7 7,1 6,7 6,6 Driftskostnad, kronor Kostnad för fysiska medier Kostnad för e-medier Utlån fysiska medier 7,9 7,8 7,5 7,0 Nedladdningar e-medier 7,7 7,2 7,9 8,6 Fysiska besök 8,7 8,9 8,6 8,2 Webbesök 6,2 6,6 6,3 5,7 Bestånd anpassade medier 0,2 0,2 0,18 0,18 Utlån anpassade medier 0,3 0,3 0,31 0,30 Offentligt finansierade bibliotek per invånare Årsverken 0,8 0,8 0,81 0,81 Serviceställen 0,2 0,2 0,2 0,2 Aktivitetstillfällen 22,0 25,1 28,8 28,9 Offentligt finansierade bibliotek Andel anställda kvinnor - 76 % 77 % 77 % Andel omlån av fysiska medier - 29 % 30 % 30 % Andel aktiva låntagare som är kvinnor - 62 % 61 % 61 % 12

13 Tabell 2: Riksnyckeltal för folkbibliotek och samredovisade skolbibliotek Folkbibliotek per invånare Fysiskt bestånd 3,8 3,6 3,4 Bestånd böcker med skriven text 3,4 3,2 3,0 Driftskostnad, kr Kostnad för fysiska medier, kr Kostnad för e-medier, kr Utlån fysiska medier 6,4 6,1 5,8 Nedladdningar e-böcker 0,2 0,3 0,3 Fysiska besök 6,7 6,5 6,3 Folkbibliotek per invånare Årsverken 0,49 0,49 0,48 Serviceställen 0,1 0,1 0,1 Aktivitetstillfällen 13,4 14,3 14,2 Folkbibliotek Andel anställda kvinnor 81 % 81 % 80 % Andel årsverken särskilt för barn och unga 22 % 23 % 25 % Andel omlån av fysiska medier 25 % 27 % 27 % Andel aktiva låntagare som är kvinnor 62 % 62 % 62 % Andel aktiva låntagare av befolkningen 27 % 26 % 26 % Skolbibliotek, skattade värden pga. svarsbortfall Kostnad för fysiska medier per elev, kr Antal årsverken per 100 elever 0,2 0,17 0,17 Medelantal fysiska utlån per elev

14 Att göra egna nyckeltal Alla biblioteksorganisationer är på sitt sätt unika och har sina särskilda behov och behöver kanske nyckeltal som KB inte beräknat. Om du är beslutsfattare eller verksamhetsansvarig kan det vara bra att se till att biblioteksverksamheten fungerar i praktiken och inte bara på pappret. Stirra dig inte blind på jämförelsetal mellan biblioteksorganisationer som inte är jämförbara. Exempelvis: Vad gör det till exempel att kommunen bredvid har lika många biblioteksservice ställen som ni har när er kommun har fyra gånger så stor yta och de flesta invånarna därigenom har en väldigt lång resväg till närmaste bibliotek. Om du arbetar med forskningsbibliotek bör du ha kännedom om det finns många eller få forskningsområden och ämnesinriktningar på andra högskolor som du jämför med. Det påverkar beståndsbehovet. Om du arbetar med skolbibliotek så är det inte storleken på beståndet som är viktigast utan hur relevant och uppdaterat det är i förhållande till elevernas utbildningsmål. Många nyckeltalsberäkningar är helt enkelt divisioner: aaaaaaaaaa uuuuuuånn iiiiiiiiiiiiiiiiii ooooooånn = utlån per invånare aaaaaaaaaa iiiiiiånnnnnnnn 31 dddddddddddddddd men det är viktigt att man använder rätt siffror i beräkningarna. Då kan det vara bra att veta vilka variabler som finns i den officiella biblioteksstatistiken och hur de definieras. Det blir lättare att förstå vad som ligger bakom siffrorna och vad de står för och ta ställning till om det blir ett relevant nyckeltal som beskriver den utveckling du vill följa. 14

15 Biblioteksstatistikens frågor Alla frågor och deras definitioner visas på webben via Om du trycker på frågetecknet vid varje delfråga får du upp den gällande definitionen. Om du trycker på frågetecknet igen, stängs definitionen. Ibland kan texten i en definition förändras över tid. Det är inte för att ändra avgränsningarna i sak utan endast för att förtydliga texten. KB förtydligar definitionernas texter vartefter uppgiftslämnarna ställer frågor om detaljer som berör definitionerna, men den ursprungliga innebörden av definitionen är densamma år från år. ISO 2789 Definitionerna i Sveriges officiella biblioteksstatistik följer ISO 2789 så långt som det varit möjligt att anpassa dem efter svenska förhållanden och olika biblioteksdatasystem, därför ingår till exempel nu frågor både om initiala lån och om omlån. Viktiga datum För att nyckeltalen ska vara jämförbara mellan olika organisationer, bibliotekstyper och geografiska områden är det viktigt att observera de specifika variabler som mäts vid särskilda datum. Större delen av variablerna avser kalenderåret, det vill säga 1 januari 31 december. Men för några variabler finns särskilda mätdatum: beståndet mäts 31 december antal anställda 31 mars antal serviceställen 31 december befolkningen/invånarantal 31 december Barn och unga avser numer alla i åldern 0 till och med 17 år, det vill säga alla under 18 år. Befolkningssiffrorna som ska användas i statistiken kan hämtas från SCB sista februari varje år och avser då invånarantalet 31 december året innan. Antal serviceställen Traditionellt sett har det varit nyckeltal som berör utlån, besök och ekonomi som intresserat massmedia och via dem nått ut till allmänheten. Men, biblioteksverksamhet är så mycket mer än antal lån per användare och det kan därför vara intressant att göra egna beräkningar för planering av den egna biblioteksorganisationen. Det finns flera olika nyckeltal där antalet serviceställen (bemannat bibliotek på unik gatuadress) är centralt. antal serviceställen per kvadratkilometer antal användare per serviceställe driftskostnad per serviceställe bestånd per serviceställe antal årsverken per serviceställe Kaka bör söka maka Kommuner som inte har så många invånare kan inte jämföra sina nyckeltal med befolkningsrika kommuner. Det är helt enkelt så att det behövs mer resurser per invånare för små kommuner för att kunna upprätthålla ens en basverksamhet. Mindre kommuner kan inte köpa ett halvt uppslagsverk bara för att de har få invånare och mindre resurser. För att upprätthålla basverksamheten med bestånd, nyförvärv och öppettider krävs mer personal per invånare i de mindre kommunerna. Driftskostnaderna per invånare blir därmed mycket högre än i befolkningsrika kommuner. Det tar ju naturligtvis lika lång tid att anordna läsfrämjande verksamhet i en liten som i en stor kommun. De befolkningsrika kommunerna får vad man skulle kunna kalla stordriftsfördelar. Driftskostnader i förhållande till bibliotekets huvudmålgrupp kan beräknas: per invånare per elev per helårsstudent per anställd/årsverke Eftersom lokalkostnader varierar kraftigt beroende på läget i landet bör man för en mer rättvisande jämförelse beräkna kostnads- 15

16 nyckeltalen exklusive lokalkostnaderna om man ska jämföra olika typer av kommuner (storstad/landsbygd). gäller också forskningsbiblioteken. Beroende på hur studieplatser, kafé och liknande är placerat. För att veta att den kommun eller region man jämför sig med är av samma typ kan man använda SCB:s indelning av funktionella regioner och kommungrupper Tillväxtverkets FA-regioner - funktionella analysregioner. SKL:s kommungruppsindelning Begränsningar vid jämförelser av besök Antalet besök per invånare eller student/elev på folkbiblioteken påverkas av tillgången till andra bibliotekstyper i närområdet. I de större städerna finns förutom folkbibliotek vanligen också forsknings-, special- och sjukhusbibliotek samt större skolbibliotek för grundskolan och gymnasiet. Antalet besök har också samband med befolkningstäthet och antalet serviceställen per invånare. Måttet påverkas av hur stor andel av biblioteksställena som är integrerade med skolbibliotek, serviceställenas placering i förhållande till andra välbesökta institutioner och köpcentra samt invånarnas närhet till ett biblioteksserviceställe. Måttet kan också i viss mån påverkas av hur besöksräknarna är placerade i bibliotekslokalen. Kanske fångar besöksräknaren också upp personer som ska till turistbyrån eller caféet, eller använder skoleleverna biblioteket som en lugn plats på rasterna? Det krävs därför lite försiktighet vid jämförelser mellan olika kommuner som har helt olika förutsättningar på dessa punkter. Det 16

17 Tranströmerbiblioteket innan ombyggnaden. Foto: Cecilia Ranemo Nyckeltal kopplat till bibliotekslagen och biblioteksplaner Varje bibliotek har någon form av mål i sin plan för sin verksamhet. Dessa mål görs lättare konkreta och uppföljningsbara med hjälp av nyckeltal. Det är också bra att följa upp att bibliotekslagen följs. Vare sig det gäller en formaliserad biblioteksplan eller någon form av verksamhetsplan innehåller denna ett antal mål som man önskar uppfylla. Nyckeltal kan kopplas till målformuleringar i de planer som styr biblioteksverksamheten. De blir då ett effektivt verktyg för att följa och följa upp målen för biblioteksverksamheten. När en plan för biblioteksverksamheten ska skrivas kan den formuleras på ett flertal olika sätt. Gemensamt för dessa är att planen, i någon mån, ska göras uppföljningsbar. Antingen i sig självt eller genom underliggande verksamhets-/aktivitetsplaner. Du gör dina planer uppföljningsbara genom att du: formulerar din vision bryter ned visionen till konkreta, tidssatta mål avgör vilka nyckeltal som är lämpliga för att följa de olika målen tar fram de uppgifter om din verksamhet som behövs för de nyckeltal som du använder För att nyckeltalen ska vara rättvisande är det viktigt att du använder rätt metod och definitioner när du sammanställer underlaget till nyckeltalen. Om du till exempel ska räkna ut mått som gäller barnboksutlåningen så får du inte rätt underlag om inte alla medier är åldersklassade i katalogen. Det är också viktigt att du använder samma metod och definitioner år ut och år in så att du kan följa utvecklingen över tid. 17

18 Om ett mål i planen kan svara på frågorna: Vadå? Hurdå? När? Hur mycket? så är det uppföljningsbart med nyckeltal. Konkretion, mål och medel I förarbetena till bibliotekslagen som gällde fram till 2014 står att kommunerna ska: anta planer för biblioteksverksamheterna och ge dem en sådan konkretion mål och medel att medborgarnas förutsättningar att påverka huvudmannens överväganden gynnas. (Ds 2003:66) För att hämta inspiration till dina målformuleringar som du kan följa upp med nyckeltal finns länkar till de existerande kommunala och regionala biblioteksplanerna i det länkgalleri som skapats av KB. Länkgalleriet används för att följa hur planerna har utformats. Länkarna uppdateras löpande. Andra bibliotekstyper har andra typer av verksamhetsplaner, medieplaner eller organisationsplaner. Abstraktionsnivå För att kunna använda nyckeltal i uppföljningen av de mål som beskrivits i planen måste målen vara på en sådan abstraktionsnivå att de är mätbara. Det bör inte vara för lång väg mellan målformuleringen och nyckeltalet. Målen bör vara formulerade så att det vid ett senare tillfälle kan konstateras om företeelsen ökat eller minskat. Exempel på ett mål som är uppföljningsbart med hjälp av nyckeltal: Folkbiblioteket ska under perioden ha minst 0,5 årsverken per invånare. Visionära mål är sällan uppföljningsbara med hjälp av nyckeltal. De har för hög abstraktionsnivå. Exempel på visionära och icke mätbara mål från bibliotekens planer är: Biblioteket ska vara en naturlig plats för upplevelser, kunskap och möten. Biblioteket som kulturell och social mötesplats är viktig. Biblioteken skall vara tillgängliga och attraktiva för alla invånare. Uppföljning viktig för kvalitetsutvecklingen Det är viktigt att följa upp den plan som biblioteksorganisationen arbetar efter annars vet man inte om det arbete man gjort varit rätt för att nå målen. Uppföljningen leder kanske till att arbetssättet måste utvecklas eller att resurserna omfördelas. Förändringar leder till att planen måste revideras för att man ska kunna fortsätta arbetet med nya verksamhetsmål. Det är viktigt att revidera sin plan om uppföljningen visar att det behövs en förändring i arbetets inriktning. Det arbetet försvåras om planen gäller många år. Inom biblioteksområdet sker hela tiden en snabb utveckling som gör att bibliotekens planer lätt blir inaktuella. Dels går den tekniska utvecklingen snabbt, nya medieformat och system utvecklas ständigt. Dels förändras den sociala strukturen i närområdet, till exempel nyanlända invånare, fler studenter och distansstuderande, förändrat barnafödande och omflyttningar. Uppföljning I propositionen till den bibliotekslag som trädde i kraft 2014 pekar regeringen på vikten av uppföljning av biblioteksverksamheterna: Även i promemorian konstaterades att en mer kontinuerlig uppföljning av biblioteksplanerna sannolikt skulle ge en bättre bild av bibliotekens kvalitet och utvecklingsbehov. Bristen på uppföljning är en starkt bidragande orsak till att så många kommuner har underlåtit att upprätta en biblioteksplan och att planerna är så olika. (Prop. 2012/2013:147) KB:s uppdrag och den nya lagen I den nya bibliotekslagen finns kravet om biblioteksplaner och uppföljning inskrivet: Biblioteket ska verka för lässtimulans och sprida läsglädje. 18

19 16 Kommuner och landsting ska anta biblioteksplaner för sin verksamhet på biblioteksområdet. 17 Den myndighet som regeringen bestämmer ska ha en nationell överblick över och främja samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet. Myndigheten ska tillsammans med de regionala biblioteksverksamheterna och kommunerna följa upp hur de biblioteksplaner som antagits har utformats och hur de används. Ev. planrevidering Plan Arbete KB och representanter för de regionala biblioteksverksamheterna och kommunerna samverkar kring uppdraget om biblioteksplaner. Länkar till KB:s rapporter om biblioteksplaner förarbeten till bibliotekslagen: Ev. utvecklingsinsats Uppföljning Hinder för biblioteksplaner Biblioteksplan 2.1 Skolbiblioteken i biblioteksplanerna 2015 Biblioteksplanernas aktualitet 2015 Bibliotekens planer 2012 Barnen i planerna 2012 Länk till bibliotekslagen Länk till förarbetena den gamla bibliotekslagen Länk till propositionen för den gamla bibliotekslagen Länk till förarbetena till den nya bibliotekslagen Länk till propositionen för den nya bibliotekslagen Följa upp Det går att använda nyckeltal för att följa upp biblioteksverksamheten på ett enkelt sätt. Börja med att formulera mätbara mål i biblioteksplanen, verksamhetsplanen, medieplanen eller den plan som styr verksamheten. För att kunna följa upp mål med hjälp av statistiken måste de vara formulerade så att de är mätbara. Mål som till exempel innehåller orden främja, särskild uppmärksamhet och tillgång till är svårmätta. Vilket värde som helst, förutom 0, blir ett positivt svar på om man uppnått målet eller inte. Att följa bibliotekens ändamål i lagen En god idé är naturligtvis att bibliotekets egen plan, oavsett vilken typ det är, innehåller mål för verksamheten som har koppling till bibliotekslagen (se rapport Biblioteksplaner 2.1). Alla bibliotek, oavsett bibliotekstyp ska: 2 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Därigenom blir nästan alla publika aktiviteter som biblioteken anordnar en indikation på om lagen följs. Folkbiblioteken ska också: 7 Folkbiblioteken ska särskilt främja läsning och tillgång till litteratur. Folkbiblioteken ska verka för att öka kunskapen om hur informationsteknik kan användas för kunskapsinhämtning, lärande och delaktighet i kulturlivet. 19

20 Att följa om bibliotekslagen efterlevs Bibliotekslagen innehåller krav på att vissa grupper ska prioriteras: 4 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt personer med funktionsnedsättning, bland annat genom att utifrån deras olika behov och förutsättningar erbjuda litteratur och tekniska hjälpmedel för att kunna ta del av information. 5 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt de nationella minoriteterna och personer som har annat modersmål än svenska, bland annat genom att erbjuda litteratur på 1. de nationella minoritetsspråken, 2. andra språk än de nationella minoritetsspråken och svenska, och 3. lättläst svenska. Det finns också en särskild paragraf till folkbiblioteken: 8 Folkbiblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt barn och ungdomar för att främja deras språkutveckling och stimulera till läsning, bland annat genom att erbjuda litteratur utifrån deras behov och förutsättningar. Därför innehåller biblioteksstatistiken olika variabler som är avsedda att användas för uppföljning av ska-kraven. Statistik knuten till de prioriterade grupperna kan användas på två sätt: 1. För att beskriva biblioteksverksamhet som riktar sig till dessa prioriterade grupper. 2. Hur de prioriterade grupperna använder bibliotek. Nationella minoriteter Nyckeltal som beskriver den folkbiblioteksverksamhet som riktar sig till nationella minoritetsgrupper: antal titlar på nationella minoritetsspråk antal e-titlar på nationella minoritetsspråk totalt antal titlar på nationella minoritetsspråk andel titlar på nationella minoritetsspråk på fysiska medier Personer som har annat modersmål än svenska Nyckeltal som beskriver den biblioteksverksamhet som riktar sig till personer som har annat modersmål än svenska: antal titlar på utländska språk på fysiska medier antal e-titlar på utländska språk totalt antal titlar på utländska språk Personer med funktionsvariationer Nyckeltal som beskriver den biblioteksverksamhet som riktar sig till personer med funktionsvariationer: bestånd av medier för personer med läsnedsättning antal läsplattor, e-boksläsare, Daisyspelare eller tablets till utlåning utlån av medier för personer med läsnedsättning andel utlån av motsvarande fysiska bestånd för personer med läsnedsättning, utlåningsgrad Aktiva låntagare Ett centralt mått för hur väl biblioteksverksam heten når ut till den primära målgruppen är andel aktiva låntagare. Biblioteken ska ju helst nå alla. En aktiv användare i statistiken är någon som gjort minst ett lån under året: forskningsbibliotek studenter, anställda skolbibliotek alla elever och lärare folkbibliotek kommuninvånarna sjukhusbibliotek personal, studenter och patienter Andel aktiva låntagare var 26 procent av befolkningen på folkbiblioteken Trenden är att andelen minskar trots att de många gånger är integrerade folk- och skolbibliotek. 20

21 Barn och unga Särskilt folkbiblioteken ska prioritera barn och unga och därför finns det några särskilda variabler som mäter detta. Det fanns även med i den äldre folkbiblioteksstatistik som föregick den nya nationella biblioteksstatistiken. Det går att använda variablerna för att beräkna olika nyckeltal i förhållande till antal invånare 0 17 år och i förhållande till hela beståndet, utlåningen och nyförvärvet: andel årsverken särskilt för barn och unga bestånd av tryckta böcker och seriella publikationer för barn och unga nyförvärv av tryckta böcker och seriella publikationer för barn och unga andel aktivitetstillfällen för barn och unga (totalt räknat) utlån av tryckta böcker och seriella publikationer för barn och unga utlåningsgrad av det fysiska beståndet för barn och unga I den nationella biblioteksstatistiken anges hur många av de totalt angivna aktiviteterna som är för barn och unga. Tänk på att det inte är säkert att höga utlåningstal per automatik innebär att det är barn och unga som står bakom de gjorda lånen och tar del av det material som har lånats. Det är värt att följa om det är institutionslån, depositioner eller enskilda lån. Ett barnexempel För att åskådliggöra hur det praktiskt går att göra för att använda nyckeltal i en kommunal biblioteksplan ges här ett exempel: Antal barnbokslån per barn 0 17 år är ett vanligt nyckeltal som ingår i redovisningen av Sveriges officiella biblioteksstatistik sedan en rad år eftersom barnens användning av folkbiblioteket är ett prioriterat mål i bibliotekslagen. Eftersom biblioteksplanen är en direkt nedbrytning av de nationella målen i bibliotekslagen (se skriften Biblioteksplan 2.1) har du som en övergripande vision för kommunens biblioteksverksamhet att främja läsningen bland barnen i kommunen. Det kan man göra på många sätt, men det sätt som du valt är att bryta ned och formulera som ett mål är att öka utlånen till barn. Aktiviteterna som berör detta i din biblioteksplan är att du ska: verka för att minst 80 procent av barnen i kommunen som är 6 17 år har ett eget lånekort. samverka med förskola och skola så att varje barn får gå på minst 4 organiserade besök på folkbiblioteket per år. anordna publika aktiviteter varje lördag som lockar föräldrar och barn samt informera om dessa aktiviteter i flera olika samtidiga kanaler. Du har valt att inte prioritera fler än dessa barnaktiviteter för att nå ditt mål eftersom ni är underbemannade och saknar tjänster som är särskilt avsatta till barn- och ungdomsverksamhet. Du läser på KB:s webbplats att riksgenomsnittet för barnboksutlåningen är 18 böcker per barn och år. I din biblioteksplan skriver du att målet för er kommun är att ha en högre barnboksutlåning än riksgenomsnittet. Ni har många integrerade skolbibliotek i er kommun och det gör att barnboksutlåningen är högre än vad den skulle varit om ni inte hade haft några integrerade skolbibliotek. Det kommer sig av att barnen, inom ramen för skolarbetet, måste låna vissa böcker. I och med att du kvantifierat målet har du på ett enkelt sätt fått ett verktyg som du kan använda när kommunen följer upp målen i biblioteksplanen. För att se till att nyckeltalet är jämförbart år från år är du mycket noga med att alla barnböcker alltid är uppmärkta som sådana i bibliotekskatalogen. 21

22 Med hjälp av nyckeltalen jämför du med några andra kommuner som har samma förutsättningar avseende befolkningstäthet, antal serviceställen per invånare och andel integrerade skolbibliotek. Då får du på ett mer rättvisande sätt en uppfattning om hur väl ni ligger till i er kommun. Det visar sig att andra jämförbara kommuner har en barnboksutlåning som överstiger er. En av kommunerna kanske redovisar 41 barnbokslån per barn och år fast de har samma andel integrerade skolbibliotek som ni har och samma befolkningsstorlek. Ring dem och fråga hur de gjort! 22

23 Tips! Vanliga nyckeltal Växjö stadsbibliotek. Foto: Anna Lundén Om du är ovan vid att använda nyckeltal kan du i det här kapitlet få lite tips på vanliga nyckeltal och om det finns några begränsande faktorer när de används för jämförelser. Som redan nämnts så kan nyckeltal som relaterar till den primära målgruppens storlek inte användas av alla bibliotekstyper. Däremot är nyckeltal som relaterar till bibliotekets resurser i form av till exempel årsverken, yta, driftskostnader exklusive lokalkostnader och andel nyförvärv något som alla bibliotekstyper har användning av. Belastningen på personalen kan också följas av alla bibliotekstyper. Exempelvis antal lån per årsverke, utbildningstillfällen, publika aktivitetstillfällen besök, öppettimmar och nyförvärv per årsverke. I snitt brukar folkbiblioteken få ut 6 bemannade öppettimmar per årsverke och vecka. Om nyckeltalet innehåller per invånare ska jämförelser bara göras med andra biblioteksorganisationer som ligger i lika stora kommuner. Om nyckeltalet innehåller per elev ska jämförelser bara göras med skolor som har elever i samma åldersspann. Skilj på grundskolor och gymnasier. Vid jämförelser mellan forskningsbibliotek bör hänsyn tas till antalet forskningsområden vid högskolan. På följande sidor finns vanliga nyckeltal och några av de begränsningar i användningen som respektive nyckeltal har. 23

24 Lokaler Antal serviceställen per invånare Antal serviceställen per kvadratkilometer Lokalyta som är öppen för användare per aktiv användare Antal sittplatser på bibliotek per invånare Andel kvm som är öppna för användarna av hela lokalytan Antal studieplatser per elev/student Antal sittplatser per besökare Antal datorer per aktiva låntagare Viktigt Jämför med kommuner som har ungefär lika invånarantal och antal serviceställen efter yta (tag hänsyn till antal integrerade bibliotek) Lämplig att använda för kommunala bibliotek Jämför med kommuner som har ungefär lika invånarantal och antal serviceställen efter yta (tag hänsyn till antal integrerade bibliotek) Fungerar för utbildningsbibliotek Personal Årsverken per invånare Årverken per 100 elever/studenter Antal besök per årsverke Antal aktiva låntagare per årsverke Antal fysiska utlån per årsverke Andel % anställda kvinnor Viktigt Jämför med kommuner som har ungefär lika invånarantal och antal serviceställen efter yta (tag hänsyn till antal integrerade bibliotek) Jämför med skolor som har ungefär lika gamla och många elever Kostnader Driftskostnad per invånare/student/ Kostnad för fysiska medier per invånare Kostnad för e-medier per invånare Driftskostnad per aktiva låntagare Kostnader för nyförvärv av fysiska medier per invånare Andel kostnad för kompetensutveckling av totala personalkostnader Egengenererade intäkter % i förhållande till totala driftskostnader Viktigt Jämför med kommuner som har ungefär lika invånarantal Jämför med kommuner som har ungefär lika invånarantal och antal serviceställen efter yta (tag hänsyn till antal integrerade bibliotek) Fungerar för alla bibliotekstyper 24

25 Fysiskt bestånd Totalt fysiskt bestånd per invånare Totalt antal böcker med skriven text per invånare Fysiskt bestånd per elev/student Andel % skönlitteratur i beståndet Viktigt Jämför med kommuner som har ungefär lika invånarantal och antal serviceställen efter yta (tag hänsyn till antal integrerade bibliotek) Jämför med kommuner som har ungefär lika invånarantal och antal serviceställen efter yta (tag hänsyn till antal integrerade bibliotek) Jämför med skolor som har ungefär lika gamla och många elever, även om vissa bibliotekstyper har 0 % Titlar på olika språk Andel titlar på svenska språket på fysiska medier Andel titlar på nationella minoritetsspråk på fysiska medier Andel titlar på utländska språk på fysiska medier Viktigt Fysiskt nyförvärv Andel fysiskt nyförvärv av motsvarande bestånd Antal fysiska nyförvärv per invånare Antal fysiska nyförvärv per elev/student Andel fysiska titlar i förhållande till e-titlar Viktigt Jämför med kommuner som har ungefär lika invånarantal och antal serviceställen efter yta (tag hänsyn till antal integrerade bibliotek) Jämför med skolor som har ungefär lika gamla och många elever Aktiva låntagare Andel % aktiva låntagare per invånare Andel % aktiva låntagare per elev/student Fysiskt utlån per aktiv användare Andel aktiva låntagare som är män Andel aktiva låntagare som är under 18 år Viktigt Fungerar för alla folkbibliotek Fungerar för alla utbildningsbibliotek men jämförelser ska bara göras med liknande institutioner 25

26 Barn och unga Andel årsverken särskilt för barn och unga Antal årsverken per invånare för barn och unga Andel nyförvärv av tryckta böcker och seriella publikationer för barn och unga Andel utlån av motsvarande bestånd av tryckta böcker och seriella publikationer för barn och unga Andel aktiviteter för barn och unga Antal böcker och seriella publikationer för barn och unga per invånare under 18 år Andel nyförvärv för barn och unga av motsvarande bestånd Utlån av tryckta böcker och seriella publikationer för barn och unga per invånare under 18 år Utlåningsgrad av det fysiska beståndet för barn och unga Andel aktiva låntagare under 18 år av alla aktiva låntagare Andel aktiva låntagare under 18 år i förhållande till antal invånare i samma ålder Viktigt Fungerar för alla bibliotekstyper som har barn och unga som målgrupp Fungerar för kommunala bibliotek som har barn och unga som målgrupp Fungerar för kommunala bibliotek som har barn och unga som målgrupp Fungerar för kommunala bibliotek som har barn och unga som målgrupp Ta hänsyn till hur stor andel av folkbiblioteken som är integrerade, jämför med kommuner som har lika stor integrationsgrad. Obs: Även om andelen barnaktiviteter är hög så kan det totalt sett röra sig om få tillfällen ändå. Ta hänsyn till hur stor andel av folkbiblioteken som är integrerade, jämför med kommuner som har lika stor integrationsgrad Fungerar för kommunala bibliotek som har barn och unga som målgrupp Ta hänsyn till hur stor andel av folkbiblioteken som är integrerade, jämför med kommuner som har lika stor integrationsgrad Fungerar för kommunala bibliotek som har barn och unga som målgrupp Ta hänsyn till hur stor andel av folkbiblioteken som är integrerade, jämför med kommuner som har lika stor integrationsgrad Ta hänsyn till hur stor andel av folkbiblioteken som är integrerade, jämför med kommuner som har lika stor integrationsgrad Fysisk utlåning Antal fysiska lån per invånare Antal fysiska lån per elev/student Antal fysiska lån per aktiv användare Andel bokutlåning av total utlåning Andel fysiska omlån % Andel nettofjärrlån Viktigt Fungerar för alla folkbibliotek Fungerar för alla utbildningsbibliotek men jämförelser ska bara göras med liknande institutioner Anpassade medier Bestånd anpassade medier per invånare Utlån anpassade medier per invånare Andel utlån av motsvarande fysiska bestånd för personer med läsnedsättning, utlåningsgrad Viktigt Fungerar för alla folkbibliotek Fungerar för alla folkbibliotek En hög utlåningsgrad visar vanligen på att beståndet är för litet i förhållande till målgruppen. 26

27 E-användning E-boksnedladdning per aktiv användare eller personer i målgruppen Antal nedladdningar e-medier per aktiv användare Andel e-boksutlåning av total initial bokutlåning (tryckt bok, e-bok, ljudbok, talbok) Andel e-boksnedladdningar av all bokutlåning Antal sökningar i databaser per invånare Viktigt som har e-medier som har e-medier Fungerar för alla folkbibliotek Fysiska besök Antal fysiska besök per invånare Antal fysiska besök per elev/student Antal fysiska besök per årsverke Antal fysiska besök per aktiv användare Viktigt Fungerar för alla folkbibliotek Fungerar för alla utbildningsbibliotek men jämförelser ska bara göras med liknande institutioner Utbildning och publicering Andel elektroniska referensfrågor av totalt antal Antal referensfrågor per årsverke Antal deltagare per undervisningstillfälle Andel biblioteksanställda som arbetar med organiserad undervisning Antal indexeringar per årsverke Viktigt som anordnar utbildning Öppettider Andel öppettid som inte är bemannad med kvalificerad personal Andel bemannad öppettid utanför kontorstid Viktigt Beräknas, totalt antal öppettimmar per vecka minus meröppettimmar, och reducerad service. Fungerar väl för alla bibliotekstyper Publika aktiviteter Viktigt Antal aktivitetstillfällen per invånare Fungerar för kommunala bibliotek Antal aktivitetstillfällen för barn och unga per invånare under 18 år Fungerar för kommunala bibliotek som har barn och Andel aktivitetstillfällen för barn och unga unga som målgrupp Antal aktivitetstillfällen per årsverke Fungerar för alla bibliotekstyper 27

28 Exempel alla kommunala bibliotekstyper Gävle stadsbibliotek. Foto: Elisabet Rundqvist Det finns särskilt framtagna samlade nyckeltal för de bibliotek som har kommunal huvudman. Syftet med de samlade kommunala nyckeltalen är att de ska kunna användas för att följa upp mål i de kommunala biblioteksplanerna. De kommunala biblioteksplanerna är tänkta att överblicka och strukturera hela de kommunala biblioteksverksamheterna. Både folkbibliotek, skolbibliotek och andra bibliotekstyper som till exempel museibibliotek. Kommunerna ska genom biblioteksplanerna få en samlad bild av den kommunala medieförsörjningen och de aktiviteter som biblioteken anordnar. Eftersom de kommunala nyckeltalen innehåller alla bibliotekstyper underlättar de särskilt för de kommuner som har biblioteksverksamhet som ligger under flera förvaltningar. Exempel på nyckeltal som presenteras på samlad kommunal nivå är: årsverken per invånare fysiskt bestånd per invånare Genom att välja alla kommunala bibliotek i en kommun i skapas en samlad rapport. Det finns också nyckeltal presenterade i den årligt publicerade tabellfilen (Excel). 28

29 Tyvärr blir de kommunala nyckeltalen lidande av att det förekommer bortfall av svar ifrån enskilda bibliotek. I databasen görs ingen kompensation för bortfall av svar, istället dyker det upp en röd asterisk vid de beräkningar som inte innehåller svar från alla tillfrågade bibliotek i kommunen. I tabellfilen (Excel) görs kompensation för bortfall på de centrala variablerna. Samlat visar de kommunala nyckeltalen att biblioteksverksamheterna ser mycket olika ut i kommunerna. Tillgången till biblioteksverksamhet för användarna är inte likvärdig. Till exempel så kan antalet årsverken som är avsatta för den kommunala biblioteksverksamheten variera med så mycket som från 0,26 årverken per invånare till 1,47 årsverken. Förklaringarna till skillnaderna ligger inte bara i kommuntyp. Likaså så kan det kommunala fysiska beståndet per invånare variera mellan 1,6 medier och 16,8. Naturligtvis påverkas nyckeltalen starkt av hur kommunen organiserar sin skolbiblioteksverksamhet, om det finns bemannade skolbibliotek eller inte. De kommunala nyckeltalen bör användas av den enskilda kommunen för att följa sin egen utveckling och följa upp målen i biblioteksplanerna men de lämpar sig sämre för att jämföra kommuner med olika typer av biblioteksorganisationer sinsemellan. Ytterligare en faktor som påverkar kommunala nyckeltal är att vissa kommuner samredovisar alla sina skolbibliotek i en och samma enkät eftersom de ligger i samma organisation och har gemensamt biblioteksdatasystem. Då uppkommer ett så kallat överurval av svarande bibliotek eftersom även skolbibliotek som inte har minst halvtidsbemanning ingår i systemet. 29

30 Åkrahäll, gymnasiebiblioteket i Nybro. Foto: Birgitta Gustafsson Exempel skolbibliotek En skolbibliotekarie som arbetar på ett grundskolebibliotek använder sig aktivt av nyckeltal av flera olika anledningar och i olika sammanhang. Med hjälp av nyckeltalen når hon snabbt ut med sitt budskap till de olika målgrupper som berörs av skolbiblioteksverksamheten. Genom att informera om sin verksamhet uppmärksammar hon olika målgrupper på skolbibliotekets verksamhet och potential. Hon använder också nyckeltalen för att utveckla skolbiblioteksverksamheten och motivera till förbättringar. Rektor För rektor visar hon att skolbibliotekets bestånd är 11 fysiska medier per elev och rikssnittet för skolbibliotek är 22 medier. Även jämfört med de andra skolorna i kommunen och länet är beståndet per elev lägre. Hon visar också uppgifter på att hon har en mediebudget för nyförvärv om 25 kronor per elev, rikssnittet ligger på 100 kronor och rektor höjer därför förvärvsbudgeten så att relevanta och aktuella medier kan köpas in i den omfattning som behövs. 30

31 Samtidigt visar hon också att hon i genomsnitt anordnar fler undervisningstillfällen än andra skolbibliotek med motsvarande bemanning och elevantal men att hon i har lägre lön än andra kollegor i kommunen. Hon uppmärksammar också rektor på att det inte funnits resurser för att arbeta för de grupper som prioriteras i bibliotekslagen. Skolbiblioteket saknar helt medier på något av de nationella minoritetsspråken. Skolbiblioteket har heller inget bestånd av medier på utländska språk som inte är skolspråken. Elever med läsnedsättning har tillgång till några enstaka anpassade medier och därför är andelen utlån av anpassade medier av motsvarande bestånd väldigt hög och andelen anpassade medier av det totala fysiska beståndet mycket låg. Föräldrar Föräldrar som redan har barn i skolan tycker det är viktigt att deras barn läser mycket och har tillgång till ett brett utbud av olika typer av medier. De önskar också att beståndet inte är föråldrat, att barnen kan få hjälp med att hitta litteratur som är adekvat för deras utvecklingsnivå och att biblioteket innehåller relevant information för att barnen ska kunna uppnå sina utbildningsmål. Efter att ha fått frågor lägger hon ut nyckeltal på skolbibliotekets webb om andelen nyförvärv av motsvarande bestånd, mediekostnad per elev, utlån per elev. De diskuterar ett samarbete där skolbiblioteket ska vara en aktiv del i nästa projekt som klassen ska ha. Läraren och skolbibliotekarien tittar också på nyförvärv som kan göras så att eleverna kan använda dem när de genomför projektet. Eleverna Hon tar fram nyckeltalet för lån per elev och konstaterade att på skolan görs 6 lån per elev, men rikssnittet för skolbibliotek är 10. Hon tar också fram värdet för antal aktiva låntagare per det totala elevantalet. Det visar sig att bara tre fjärdedelar av eleverna varit aktiva låntagare under året, det är ibland annat därför som utlåningen per elev är så låg. Kommunpolitiker och tjänstemän Till slut gör hon en enkel tabellrapport där skolbibliotekets nyckeltal går att jämföra med andra skolbibliotek i länet och samlat i riket. Av rapporten framgår att kommunpolitikerna inte prioriterat skolbiblioteksverksamheten i kommunen och skolbiblioteken är heller inte omnämnda i kommunens biblioteksplan. En journalist i lokalpressen får se uppgifterna och skriver en artikel om skolbibliotekssituationen i kommunen. Några lokalpolitiker startar en skolbiblioteksöversyn. Föräldrar som funderar över om deras barn ska välja just denna skola gör jämförelser mellan skolbibliotek på olika skolor. De tittar på antal medier per elev, andel nyförvärv och hur många timmar i veckan som skolbiblioteket är öppet. De tittar också på vilken utbildning bibliotekspersonalen har. Lärare/pedagoger Som skolbibliotekarie har hon möjlighet att ta fram egna beräkningar på hur hög andel av eleverna i olika klasser som är aktiva låntagare och berättar för en klasslärare att ingen av eleverna i den klassen har lånat något på biblioteket under terminen. 31

32 Stockholms stadsbibliotek, Kulturhuset. Foto: Cecilia Ranemo Exempel folkbibliotek En kommunalpolitiker har gått till val på att kommunen ska ha landets bästa biblioteksverksamhet. Kommunen är en av de tio mest befolkningsrika i Sverige. För att visa upp att hon lyckats med vallöftet använder hon de samlade kommunala nyckeltalen eftersom kommunen har både folkbibliotek, enskilda skolbibliotek, ett bibliotek på häktet och ett museibibliotek. Samtidigt tänker hon att hon ska följa upp några mål i den kommunala biblioteksplanen. Hon börjar med de vanligaste nyckeltalen och blir förskräckt. Det ser ut som att bemanningen på folkbiblioteken är orimligt låg, 0,38 årsverken per invånare. Det finns andra kommuner som har 1,52 årsverken per invånare. Beståndet av fysiska medier är också oroväckande lågt, 3,36 fysiska medier per invånare, andra kommuner har 15,24. Hon blir orolig inför den fortsatta läsningen, invånarna gör 4,85 fysiska lån, riket ligger på 6,60 och det finns kommuner där användarna lånar 16,14 medier per år. Hon tänker att den låga utlåningen kan förklaras av den låga nyförvärvsbudgeten för fysiska medier. 31 kronor per invånare har gått åt till nyförvärv 32

33 under året och det finns kommuner som ligger på 212 kronor, de kommunerna har också större utlåning. Hon observerar att riksvärdet är 42 kronor. Men, det är något som inte stämmer, tänker hon, för andelen nyförvärv av motsvarande bestånd är högre än både riket och de flesta kommuner. Så den siffran är bättre. Likaså är andelen aktiviteter för barn och unga högre och antal aktiviteter per invånare totalt sett. Öppettiderna slår i taket jämfört med andra kommuner, huvudbiblioteket har längst bemannad öppettid i landet. Dessutom görs 7 besök per invånare, samma som riket. Hon förstår inte sambandet och ringer folkbibliotekschefen och får följande svar: Stora kommuner har ofta också statliga forskning- och specialbibliotek som är med och delar på de aktiva användarna. Även landstingens sjukhusbibliotek. Det kostar mindre för befolkningsrika kommuner att upprätthålla ett varierat titelbestånd eftersom fler användare är med och delar. De kommunala besökstalen påverkas av om skolbiblioteken har besöksmätare eller inte. Storstadskommuner bör bara jämföras med andra storstadskommuner som har ungefär lika stor befolkning. Folkbibliotekschefen passar på att påpeka att andelen kompetensutvecklingsmedel av de totala personalkostnaderna inte påverkas av om kommunen är stor eller liten och att de behöver förstärkas för att de ska få landets bästa biblioteksverksamhet. Dessutom är antalet besökare och antalet lån per årsverke höga och det påverkar personalens arbetssituation. Glesbygdsproblematik Folkbibliotekschefen arbetar i en glesbygdskommun där folkbibliotekspersonalen också ansvarar för några enskilda skolbibliotek som ligger ute på skolorna. Han har fått signaler om att politikerna sneglat på nyckeltal i andra större kommuner och nu räknar de på om de kan ta bort biblioteksresurser i kommunen. Kommunpolitikerna har inte förstått att det inte går att jämföra nyckeltal för folkbiblioteksverksamhet i storstäder med mindre glesbygdskommuner. Det går heller inte att jämföra folkbiblioteksnyckeltal i kommuner med renodlad folkbiblioteksverksamhet och de kommuner som också sköter enskilda skolbibliotek. Öppettider I genomsnitt, under en lång rad år, får man ut cirka 6 öppettimmar i veckan per årsverke på de svenska folkbiblioteken. De övriga timmarna går åt till andra arbetsuppgifter som folkbiblioteket har. Om det dessutom är få anställda på folkbiblioteket i kommunen behövs fler årsverken för att få ut 6 öppettimmar. I den här kommunen har personalen också restider när de sköter de olika skolbiblioteken. Kommunen har närmare invånare men bara 2,5 årsverken avsatta för hela den kommunala biblioteksverksamheten. Nyckeltalet för antalet årverken per invånare hamnar på 0,43, vilket är strax under rikssnittet 0,49 för anställda på folkbibliotek, så det verkar vid en första anblick inte ligga så lågt. Men då tas ingen hänsyn till medieförmedlingen som görs till skolbiblioteken. I kommuner där folkbibliotekets personal också sköter viss skolbiblioteksverksamhet brukar det i genomsnitt det vara minst 0,8 årsverken per invånare, vilket i denna kommun egentligen skulle vara 5 årsverken totalt. Folkbiblioteket i kommunen har inte möjlighet att ha 40 timmar med bemanning och har därför börjat med meröppet under vissa tider. Om folkbiblioteket i kommunen skulle kunna ha öppet 33

34 40 timmar med bemanning, så skulle det krävas nästan 7 årsverken. Nyckeltalet i kommunen som sköter både folkbiblioteksverksamhet, skolbiblioteksverksamhet och har folkbiblioteket öppet 40 timmar i veckan skulle då behöva vara närmare 1,5 årsverken per invånare istället för 0,5, d.v.s. minst dubbelt så många. Nyförvärv Folkbibliotekschefens egen chef undrar om förvärvsbudgeten av fysiska medier ska behöva vara så hög som den är. I genomsnitt köper svenska folkbibliotek in fysiska medier för 39 kronor per invånare men folkbibliotekschefen och hans kollegor handlar för 69 kronor per invånare. Det gör de för att de måste se till att de har ett utbud som är anpassat till användarna behov. Enskilda titlar måste finnas även om det inte finns så många kommuninvånare. Folkbibliotekschefen berättar för sin chef att det inte går att jämföra sig med de största kommunerna där det räcker att handla för 25 kronor per invånare för att få ett tillräckligt varierat titelbestånd. I större kommuner är det helt enkelt fler som är med och delar på varje bok. Dessutom ingår förvärv till skolbiblioteken i folkbibliotekets budget och skolbibliotek brukar normalt sett köpa fysiska medier för 100 kronor per elev och år. Folkbibliotekschefens chef ser positivt på utvecklingen. Men i förlängningen finns det stor risk för att de initiala lånen minskar därför att bibliotekets minskade öppettider gör att vissa grupper av användare inte har möjlighet att gå dit när biblioteket är bemannat. Han bestämmer sig för att justera öppettiderna efter användarnas önskemål, trots att han inte har möjlighet att öka dem. Barn och unga I den aktuella kommunen är barn och unga en prioriterad målgrupp och därför står det i biblioteksplanen att folkbiblioteket ska prioritera läsfrämjande insatser för barn och unga. Det ska de uppnå genom att hälften av de läsfrämjande aktiviteterna som folkbiblioteket anordnar alltid ska vara särskilt för barn och unga. Det mätbara målet i biblioteksplanen är att utlåningen av böcker för barn och unga 0 17 år ska vara två böcker fler än i riket som i medeltal är 13 fysiska medier på folkbiblioteken. Eftersom kommunen har förhållandevis stor utflyttning är det svårt att jämföra antalet av de olika variablerna år från år och därför används nyckeltalen som är beräknade per antalet invånare 0 17 år och de sätts i jämförelse med folkbibliotekens nyckeltal för riket. På folkbiblioteket är de också noga med att år från år följa att nyförvärvsgraden är 7 procent av motsvarande bestånd. Då vet man att folkbiblioteket i kommunen kan bibehålla utlåningstalen eftersom andelen nyförvärv påverkar hur mycket användarna lånar. Utlån Andelen omlån har ökat markant sedan öppettiderna minskade på huvudbiblioteket. I och för sig är det en god service att man kan förlänga lånen, men han misstänker att det också är ett resultat av att bibliotekets bemannade öppettider minskat. Initialt påverkas de samlade utlåningstalen (initiala lån + omlån) positivt när omlånen ökar och 34

35 Biblioteket på lasarettet i Helsingborg. Foto: Sanja Matoničkin Exempel sjukhusbibliotek (medicinska bibliotek) De medicinska sjukhusbiblioteken stödjer forskning, utbildning och det kliniska arbetet samt bidrar till patientdelaktighet i vården. Målgrupperna för verksamheten är vårdpersonal på alla nivåer, studenter och patienter. Bibliotekens medicinska del har i uppdrag att: bidra till att forskning och utveckling inom hälso- och sjukvårdens verksamheter stimuleras medverka till att alla medarbetare inom hälsooch sjukvården har tillgång till medicinsk information medverka till att medicinsk information omsätts till praktisk evidens stödja och underlätta så att klinisk forskning kan bedrivas tillhandahålla ett relevant utbud av medicinsk information genom t.ex. databaser, tidskrifter och litteratur arbeta för vidare utveckling av tjänster som gör åtkomsten till medicinska resurser för hälsooch sjukvårdens medarbetare enklare stödja patienter i deras rätt till oberoende och kvalitetssäkrad information i enlighet med patientlagen och tillhandahålla stöd med 35

36 informationssökning kring sjukdom och diagnoser stärka patientsäkerheten Det medicinska biblioteket stöder de centrala verksamheterna på sjukhuset: vård, utbildning och forskning. Modern sjukvård förutsätter god tillgång till medicinsk information både i fysisk och i elektronisk form. Biblioteket är ett centrum i sjukhusets informationsnav och den medicinska bibliotekarien är personalens guide, lärare, handledare och coach inom informationsområdet. Vid undervisningssjukhusen servas även studenter på olika nivåer och inom olika inriktningar. Det moderna medicinska biblioteket fungerar som en mötesplats för tvärprofessionellt lärande samt som ett stöd vid individuell kunskapsinhämtning och kunskapsskapande. Sjukhusbibliotekens allmänna del har i uppdrag att stödja tillfrisknande och ge kulturell stimulans till sjukhusets patienter och anställda att vara en rekreationsplats på sjukhuset och bedriva uppsökande verksamhet på klinikerna. Sjukhusbiblioteken har därmed särskilda och avgränsade målgrupper som de riktar sin verksamhet mot. Men målgruppernas storlek är nästan alltid okänd och lämpar sig därför inte att använda för nyckeltalsberäkningar. Däremot kan andra nyckeltal som passar för alla bibliotekstyper användas. Framför allt är nyckeltal som visar på personalens prestationer och utbildnings- och informationstillfällen viktiga för att beskriva verksamheten. Hälften av personalen arbetar med organiserad utbildning. Likaså är olika mått för användningen av e-medier relevanta för bibliotekstypen eftersom en stor andel av användningen är e-medier och de går att jämföra på regional nivå. Tänk på att ta hänsyn till om sjukhusbiblioteket har både allmän- och patientdel samt om det är förlagt på ett undervisande sjukhus eller inte så de har särskilt ansvar för studenter. 36

37 Riksdagsbiblioteket. Foto: Cecilia Ranemo. Exempel specialbibliotek Specialbiblioteken är en del av landets forskningsbibliotek och de har uppdrag av vitt skilda slag. Specialbiblioteken tillhör organisationer som har olika sorts huvudmän och är ibland sammankopplade med ett arkiv. Specialbiblioteken vid myndigheter och stiftelser sköter informationsförsörjningen till de anställda men fungerar i många fall också som en resurs för forskning och högre utbildning som bedrivs inom områden som knyter an till respektive organisations verksamhet. Ett uppdrag kan traditionellt vara att tillhandahålla och bevara alla medier inom sitt specialområde. Specialbibliotekens tjänster och service riktar sig ofta inåt organisationen mer än utåt och har ofta rollen som ett arbetsplatsbibliotek för facklitteratur och forskningsmaterial och bibliotekspersonalen arbetar på helt andra sätt än på t ex ett folkbibliotek eller högskolebibliotek. De arbetar med forskningsverksamhet och utställningsverksamhet men utanför universitet och högskolor. Ibland samverkar organisationerna tätt med universitet/högskola men budgeten för biblioteken är kopplad till moderorganisationen. 37

38 Specialbiblioteken är oftast knutna till myndigheter eller museer som är offentligt finansierade och ofta tillgängliga för allmänheten i varierande grad. De specialbibliotek som är offentligt finansierade ingår i Sveriges officiella biblioteksstatistik men de som inte är det hanterar sin statistik på andra sätt. En del av specialbiblioteken är dessutom sammankopplade med forskningsarkiv inom samma organisation. Specialbiblioteken är inte företrädda i bibliotekslagen med särskilda bestämmelser på grund av sina skilda organisationsformer och ursprung. Man arbetar ofta helt integrerat i sin organisation och ibland finns heller inget traditionellt fysiskt bibliotek utan bibliotekarier/ informationsspecialister arbetar på den avdelning inom organisationen som levererar forskning/ informationsförmedling. Därför är också nyckeltal svåra att jämföra mellan de olika specialbiblioteken. De aktiva användarna av specialbibliotek har oftast det enda gemensamt att de behöver information om eller har intresse av ett speciellt ämnesområde. Målgrupper för specialbibliotek är vanligen: Forskare Studenter Anställda på myndigheter och museer Fackspecialister och yrkesgrupper inom forskning som ej är kopplade till universitet/högskolor Intresserad allmänhet Då målgrupperna för specialbibliotekens olika verksamheter inte är särskilt avgränsade lämpar det sig inte att beräkna nyckeltal på samma sätt som övriga bibliotekstyper. Däremot fungerar nyckeltal som står i relation till: Årsverken Digitalisering Förvärv Till exempel skulle vissa organisationer kunna skapa nyckeltal och jämföra: Antal aktiva interna/externa användare per bibliotekarie/informationsspecialist Antal besökare per bibliotekarie/informationsspecialist Ekonomi och nyförvärv med ämnesfördelning Tillgång till digitala vs fysiska informationsresurser per anställd forskare och ämnesområde Tillgänglighet till samlingarna för interna/externa användare Antal digitaliserade media i förhållande till icke digitaliserade media inom organisationen Specialbiblioteken kan då följa och följa upp sin egen utveckling men det kan vara svårt att använda nyckeltal för att jämföra dem sinsemellan. Dock kan vissa grupperingar av liknande organisationer göras för eventuell jämförelse, t ex jämföra museernas biblioteksverksamhet eller de kungliga akademibibliotekens verksamhet. 38

39 Foto: Elisabet Ahlqvist. Exempel forskningsbibliotek Traditionellt har nyckeltalen för forskningsbibliotek baserats på beräkningar per helårsstudent. Men för forskningsbiblioteken blir ibland det måttet trubbigt. En högskola som har få forskningsområden och därför kan koncentrera sitt biblioteksbestånd inom ett fåtal ämnesområden har andra resursbehov än en högskola med många forskningsområden och många forskare. Den verksamhet som bedrivs vid ett högskole- och universitetsbibliotek beror till största delen på lärosätets utbildnings- och forskningsområden, och på storleken vid lärosätet (antal studenter och antal forskare) samt de utbildningsformer som används (distansutbildning i förhållande till campusutbildning). Trots detta efterlyser lärosätenas ledningar allt som oftast en jämförelse mellan biblioteksverksamheterna vid landets lärosäten. De vanligaste variablerna för att jämföra forskningsbiblioteken hämtas från Sveriges officiella biblioteksstatistik. Siffror om antal deltagare i bibliotekets undervisning eller antal nedladdningar från licensierade databaser säger dock inte så mycket när man jämför dem mellan biblioteken om man inte sätter dem i relation till respektive lärosätes kontext. Flertalet högskole- och universitetsbibliotek förbereder därför på egen hand ett sådant underlag, inför till exempel budgetdialog med ledningen. Biblioteken hämtar data från biblioteksstatistiken 39

40 och söker fram information om antal anställda och studenter samt forskningsvolym etc. från årsredovisningar vid de lärosäten som man väljer att jämföra sig med. Det är ofta en diger arbetsinsats som skulle kunna effektiviseras ifall det fanns enhetliga indikatorer att tillgå. En arbetsgrupp 1 inom Gruppen för biblioteksstatistik har tagit fram förslag på fyra indikatorer som kan vara användbara för högskole- och universitetsbibliotek. De fyra indikatorerna presenterades vid ABK-nätverkets 2 möte 2017, varvid arbetsgruppen fick med sig konstruktiva synpunkter. Därefter omarbetades förslaget. Utgångspunkten i framtagandet av indikatorerna har varit att de ska vara enkla att ta fram och enkla att ta till sig samt att de är användbara för verksamheten. De fyra indikatorerna kan användas av flera målgrupper: Ledningen: ges en snabb uppdatering över hur det egna biblioteket står sig i jämförelse med andra. Det är dock viktigt att underlaget jämför med de lärosäten som har liknande ämnesbredd. Massmedia: indikatorerna visar på bredden av verksamheten vid ett högskole- och universitetsbibliotek av idag. Istället för att enbart lyfta fram användning av medier kan mängden ärenden som hanteras och de olika yrkeskategorier som finns vid dessa bibliotek lyftas fram. Personalen vid biblioteken: indikatorerna ger en enkel och adekvat återkoppling på det arbete som personalen genomför när de pinnar frågor eller på annat sätt arbetar med att ta fram underlag till statistik. Jämförelsen med andra bibliotek kan bidra till en ökad förståelse för bibliotekets roll för lärosätet, och man får en temperaturmätare på hur det egna biblioteket står sig jämfört med andra likvärdiga verksamheter, vilket i sin tur kan bidra till diskussioner om framtida satsningar. Fyra indikatorer De fyra indikatorerna skall ge en bild av biblioteksverksamheten kopplad till forskningen respektive till utbildningen, samt ge en bild av den allmänna servicen som erbjuds via biblioteket. Med hjälp av indikatorerna kan ett forskningsbibliotek jämföra sitt resultat med jämförbara lärosäten utifrån Klusterlistan (se kommande sidor). Syftet med indikatorerna är att skapa ett underlag för diskussion inom respektive lärosäte: håller lärosätet en acceptabel nivå på biblioteksverksamheten jämfört med övriga? Allmän service, indikator 1: Antal frågor som besvaras per person inom målgruppen under kalenderåret. (HST + årsanställda). I samband med den årliga mätningen av antalet referensfrågor räknar biblioteken alla frågor och grupperar dem utifrån referensfrågor, teknikfrågor, övriga frågor. Mängden frågor och den bredd på frågor som biblioteket besvarar visar på biblioteket som en central serviceenhet vid lärosätet. Utbildning, indikator 2: Antal studenter (individer)/bibliotekarie (årsarbetstid). Handledning och undervisning i informationssökning och referenshantering utförs oftast av bibliotekarier därför kan ett mått på hur många studenter det går på en bibliotekarie vara intressant. Denna indikator visar vilka möjligheter lärosätet har att utveckla studenternas informationskompetens utifrån biblioteks- och informationsvetenskaplig utgångspunkt. Utbildning, indikator 3: Antal studenter (individer) + antal anställda (individer)/biblioteksanställd (årsarbetstid). Högskole- och universitetsbibliotek erbjuder en bredd av tjänster, t.ex. pedagogisk och didaktisk stödverksamhet riktad till lärare och studieverkstad riktad till studenter, vilket är kopplat till utbildningen. I denna indikator sätts den totala målgruppen som biblioteket har, i relation till hela personalstyrkan vid biblioteket. Forskning, indikator 4: Databasresurser Databasresurser sätts i relation till ämnesbredden vid lärosätet. Kostnaden för databaser 3 används och 1 Arbetsgrupp bestående av representanter från LIUB, MIUN UB, SLUB, Nordiska museets bibliotek 2 Akademiska bibliotekens kvalitetsnätverk 3 Summan i kolumnen Inköp av virtuella e-baserade media och databaslicenser i den nationella biblioteksstatistiken. 40

41 sätts i relation till bibliotekets totala kostnad (exklusive lokalkostnad). Jämförbara kluster Det är viktigt att kunna jämföra indikatorerna mellan lärosäten som har likvärdig ämnesbredd. För att bilda jämförbara grupper används SCB:s standard för svensk indelning av forskningsämnen. Forskningsämnen delas in i olika nivåer, den högsta nivån består av sex ämnen: naturvetenskap, teknik, medicin och hälsovetenskap, lantbruksvetenskap och veterinärmedicin, samhällsvetenskap, humaniora och konst. Under var och en av dessa sex huvudgrupper finns det på nästa nivå fem till elva forskningsämnesgrupper, totalt 42 grupper. 4 I SCB:s statistik över antal personal vid universitet och högskolor grupperas lärosätenas personal per forskningsämnesgrupp inom respektive lärosäte. På så vis får vi en användbar uppskattning på ämnesbredden vid lärosätena. Särskilt för bibliotekets databastillgång är det av största vikt att sätta databaskostnaderna i relation till de ämnen biblioteket har i uppdrag att stödja. I uträkningen summeras först antalet huvudgrupper som finns representerade vid lärosätet. Denna summa multipliceras med antalet ämnesgrupper, och ett värde per lärosäte fås. Men eftersom ämnena tilldelas olika ekonomiska resurser läggs en viktning till på huvudområdet utifrån hur mycket ersättning högskolor och universitet får per HST inom respektive område. 5 viktningstal motsvarar den högre ersättning som ges jämfört med Humaniora och konst. Vid testräkning har vi kommit fram till att ämnet Lantbruksvetenskap och veterinärmedicin får ett alltför stort genomslag när man betänker att det inte behövs så många specifika eller kostsamma databaser för just det ämnet. Vi kom fram till att ämnet hämtar mycket av sin litteratur via medicinska och naturvetenskapliga databaser. Därför väljer vi att dela på dess poäng och förlägga halva delen till ämnet Medicin och hälsovetenskap och halva delen till ämnet Naturvetenskap, i listan över lärosätenas poäng (se bilaga 1). Jämförbara kluster kan därmed bildas och dessa presenteras i Klusterlistan på kommande sida: Läs mer om kvalitetsindex för forskningsbibliotek på Mittuniversitets webbplats: Humaniora och konst tilldelas lägst ersättning och får därför talet 1 i viktningen. Övriga områdens Angående HST-ersättningen har vi utgått från de breda huvudområdena och inte tagit med den särskilda ersättningen för teater, musik, design, konst. Flera lärosäten har angett att de har professorer m.fl. inom ämnet konst men troligen handlar det om ämnen som är kopplade till lärarutbildningen och inte en fullständig konstutbildning. Vi har slagit ihop ämnen som Övrigt (bibliotekarieutbildning, journalist) + Undervisning + Samhällsvetenskapligt och tagit ett medelvärde för dem under rubriken Samhällsvetenskap. På samma vis har vi tagit ett medelvärde för Vård+Odontologi+Medicinskt och använt under rubriken Medicin och hälsovetenskap. 41

42 Tabell 1: Uträkning av viktning som bygger på ersättningsbelopp budgetåret 2017 Naturvetenskap Teknik Medicin och hälsovetenskap Lantbruksvetenskap och veterinärmedicin Samhällsvetenskap Humaniora Ersättning per HST Förhållande 1,705 1,705 1,779 1,705 1,195 1 Klusterlistan Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3 Uppsala universitet Lunds universitet Linköpings universitet Umeå universitet Karlstads universitet Linnéuniversitetet Örebro universitet Kungliga Tekniska högskolan Malmö högskola Mittuniversitetet Högskolan i Borås Högskolan i Jönköping Högskolan i Gävle Högskolan i Halmstad Högskolan Kristianstad Göteborgs universitet Mälardalens högskola Högskolan Väst Stockholms universitet Luleå tekniska universitet Sveriges lantbruks-universitet Högskolan Dalarna Högskolan i Skövde Chalmers tekniska högskola Blekinge tekniska högskola Södertörns högskola Försvarshögskolan Ersta Sköndal Bräcke högskola Gymnastik- och idrottshögskolan Röda korsets högskola 6 Handelshögskolan i Stockholm Konstfack Karolinska institutet Sophiahemmets högskola Kungliga Musikhögskolan i Stockholm Beckmans Designhögskola Kungliga Konsthögskolan Stockholms konstnärliga högskola 6 Södertörns högskolebibliotek stödjer Röda korsets högskola fr.o.m. hösten

43 Exempel på resultat per indikator och grupp Indikator 1: Antal frågor som besvaras per person inom målgruppen. (HST + årsanställda). För att få fram information om hur många totala frågor per år som hanteras per lärosäte kan man i samband med räkning av referensfrågor även räkna övriga frågor över disk, via e-post, chatt med mera. Som exempel visas Mittuniversitetets uppgifter för åren 2015 och Grupp 1: 2016 Antal frågor HST + ÅRanställd Antal frågor som besvaras per person 2016 Antal frågor som besvaras per person 2015 Mittuniversitetet ,0 5,3 Indikator 2: Antal studenter (individer)/bibliotekarie (årsarbetstid). Antal studenter hämtas från UKÄ:s statistikdatabas. Antal bibliotekarier hämtas från Sveriges officiella biblioteksstatistik. Anledningen till att helår väljs och inte individ för bibliotekarier är för att få en likvärdig jämförelse mellan lärosätena vad gäller bibliotekarieresursen. Grupp 1: Antal bibliotekarier (årsverken) Antal studenter per bibliotekarie 2016 Antal studenter per bibliotekarie 2015 Antal studenter 2016 (individer HT16) Lunds universitet ,5 204,8 208,9 Uppsala universitet ,2 287,5 283,5 Umeå universitet ,7 333,9 Linköpings universitet ,4 328,4 Högskolan i Jönköping ,1 363,2 523,3 Mittuniversitetet ,2 370,8 383,4 Malmö högskola ,6 394,7 Högskolan i Borås ,7 421,7 412,6 Linnéuniversitetet ,5 490,8 Kungliga Tekniska högskolan ,5 535,7 Örebro universitet ,1 574,9 447,7 Karlstads universitet ,6 633,0 Högskolan i Halmstad ,7 688,6 634,6 Högskolan i Gävle ,5 989,7 923,9 43

44 Grupp 2: Antal bibliotekarier (årsverken) Antal studenter per bibliotekarie 2016 Antal studenter per bibliotekarie 2015 Antal studenter 2016 (individer HT16) Sveriges lantbruksuniversitet ,9 124,4 133,0 Göteborgs universitet ,5 243,6 221,5 Chalmers tekniska högskola ,9 262,3 Högskolan i Skövde ,8 458,1 495,1 Luleå tekniska universitet ,8 470,2 607,6 Blekinge tekniska högskola ,5 606,3 578,6 Mälardalens högskola ,7 619,9 529,5 Högskolan Väst ,2 684,3 579,1 Stockholms universitet ,5 688,6 593,3 Högskolan Dalarna ,8 758,1 819,1 Högskolan Kristianstad , ,0 Grupp 3: 2016 Antal studenter (individer HT16) Antal bibliotekarier (årsverke) Antal studenter per bibliotekarie 2016 Antal studenter per bibliotekarie 2015 Försvarshögskolan (Anna Lindh) ,2 60,6 58,2 Ersta Sköndal Bräcke högskola ,8 126,7 137,6 Karolinska institutet ,4 153,0 148,0 Konstfack ,3 204,8 Handelshögskolan i Stockholm ,8 202,5 201,9 Kungliga Konsthögskolan ,0 104,5 Gymnastik- och idrottshögskolan ,5 289,4 275,7 Södertörns högskola & Röda korsets högskola ,5 378,9 Kungliga Musikhögskolan i Stockholm 879 2,9 303,1 349,3 44

45 Indikator 3: Antal studenter (individer) + antal anställda (individer) per biblioteksanställd (årsarbetstid). Antal studenter och antal anställda vid lärosätena hämtas från UKÄ:s statistikdatabas och antal bibliotekspersonal hämtas från Sveriges officiella biblioteksstatistik. Anledningen till att årsverke väljs och inte individ för bibliotekspersonal är för att få en likvärdig jämförelse mellan lärosätena vad gäller bibliotekspersonalresursen. Indikatorn visar hur många personer som finns i målgruppen per heltidstjänst vid biblioteket inom respektive lärosäten. Innan vi dividerar summan antal studenter och anställda med bibliotekspersonalen har bibliotekspersonalen räknas bort från studenter och anställda gruppen. Grupp 1: Antal studenter HT16+ anställda (individer). Bibpersonal har räknats bort. Antal bibliotekspersonal (årsverke) Antal studenter & anställda per bibliotekspersonal 2016 Antal studenter & anställda per bibliotekspersonal Uppsala universitet , Lunds universitet , Mittuniversitetet , Umeå universitet , Linköpings universitet , Linnéuniversitetet , Högskolan i Jönköping , Malmö högskola Örebro universitet , Högskolan i Borås , Kungliga Tekniska högskolan , Högskolan i Halmstad , Karlstads universitet Högskolan i Gävle , Grupp 2: Antal studenter HT16+ anställda (individer). Bibpersonal borttagen. Antal bibliotekspersonal (årsverke) Antal studenter & anställda per bibliotekspersonal 2016 Antal studenter & anställda per biblioteks-personal Sveriges lantbruksuniversitet , Göteborgs universitet , Chalmers tekniska högskola Luleå tekniska universitet , Stockholms universitet , Högskolan i Skövde , Blekinge tekniska högskola Mälardalens högskola , Högskolan Väst , Högskolan Dalarna , Högskolan Kristianstad ,

46 Grupp 3: Antal studenter HT16+ anställda (individ). Bibpersonal borttagen. Antal bibliotekspersonal (årsverke) Antal studenter & anställda per bibliotekspersonal 2016 Antal studenter & anställda per bibliotekspersonal Försvarshögskolan (Anna Lindh) , Karolinska institutet , Ersta Sköndal Bräcke högskola , Konstfack Handelshögskolan i Stockholm , Södertörns högskola & Röda korsets högskola , Kungliga Konsthögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan , Kungliga Musikhögskolan i Stockholm , Indikator 4: Databasresurser Grupp 1: Totala kostnaden exkl. lokalkostnad Del av totala kostnaden 2016 Del av totala kostnaden 2015 Databaskostnader 2016 Malmö högskola ,50 % 18,50 % Uppsala universitet ,10 % 20,00 % Linnéuniversitetet ,10 % 20,50 % Högskolan i Gävle ,40 % 22,30 % Mittuniversitetet ,30 % 23,50 % Högskolan i Halmstad ,90 % 25,60 % Lunds universitet ,70 % 26,10 % Högskolan i Jönköping ,70 % 27,60 % Karlstads universitet ,80 % 27,80 % Umeå universitet ,40 % 30,90 % Örebro universitet ,40 % 31,80 % Högskolan i Borås ,90 % 33,40 % Linköpings universitet ,00 % 33,90 % Kungliga Tekniska högskolan ,30 % 48,00 % 46

47 Grupp 2: Totala kostnaden exkl. lokalkostnad Del av totala kostnaden 2016 Del av totala kostnaden Databaskostnader Göteborgs universitet ,80 % 20,30 % Högskolan i Skövde ,20 % 21,00 % Högskolan Kristianstad ,40 % 23,30 % Högskolan Dalarna ,50 % 26,70 % Högskolan Väst ,10 % 28,40 % Luleå tekniska universitet ,40 % 30,10 % Sveriges lantbruksuniversitet ,40 % 31,50 % Mälardalens högskola ,30 % 32,50 % Stockholms universitet ,50 % 35,50 % Blekinge tekniska högskola ,70 % 35,90 % Chalmers tekniska högskola ,40 % 42,50 % Grupp 3: Totala kostnaden exkl. lokalkostnad Del av totala kostnaden 2016 Del av totala kostnaden 2015 Databaskostnader 2016 Konstfack ,60 % 5,00 % Försvarshögskolan (Anna Lindh) ,70 % 9,20 % Kungliga Musikhögskolan i Stockholm ,10 % 9,20 % Ersta Sköndal Bräcke högskola ,50 % 14,20 % Gymnastik- och idrottshögskolan ,00 % 21,80 % Karolinska institutet ,60 % 28,80 % Handelshögskolan i Stockholm ,30 % 44,50 % Södertörns högskola & Röda korsets högskola ,10 % 20;7 % Kungliga Konsthögskolan ,00 % i.u. Det saknas uppgifter för Sophiahemmets högskola, Beckmans Designhögskola, Stockholms konstnärliga högskola. 47

48 Tabell 2: Lista över lärosäten med viktat resultat där Lantbruksvetenskap och veterinärmedicin har delats upp mellan Naturvetenskap och Medicin och hälsovetenskap. Medicin o hälsovetenskap SUMMA (ämnesgrupper, viktade) TOTALT (ämnesgrupper X antal huvudgrupper) Högskola/Universitet Naturvetenskap Teknik Samhällsvetenskap Humaniora och konst 1 Uppsala universitet 12,75 17,1 9,75 10,8 5 55, Lunds universitet 11,9 18,8 8,9 10,8 5 55, Linköpings universitet 11,05 17,1 9,75 10,8 5 53,7 268,5 4 Umeå universitet 13,6 11,9 10,6 10,8 5 51,9 259,5 5 Karlstads universitet 11,9 13,6 8,9 10,8 5 50, Linnéuniversitetet 13,6 11,9 8,8 10,8 5 50,1 250,5 7 Örebro universitet 13,6 8,5 10,6 10,8 4 47,5 237,5 8 Kungliga Tekniska högskolan 10,2 18,8 7,1 7,2 4 47,3 236,5 9 Malmö högskola 11,9 11,9 7,1 10,8 5 46,7 233,5 10 Mittuniversitetet 11,9 13,6 3,6 10,8 4 43,9 219,5 11 Högskolan i Borås 8,5 17,1 5,3 9,6 3 43,5 217,5 12 Högskolan i Jönköping 10,2 8,5 8,9 10,8 4 42, Högskolan i Gävle 9,35 11,9 7,95 8,4 4 41, Högskolan i Halmstad 11,9 8,5 5,3 10,8 5 41,5 207,5 15 Högskolan Kristianstad 11,05 6,8 7,95 10,8 3 39, Göteborgs universitet 11,9 1,7 8,9 10,8 5 38,3 191,5 17 Mälardalens högskola 9,35 13,6 4,45 7,2 3 37, Högskolan Väst 5,1 11,9 7,1 9,6 3 36,7 183,5 19 Stockholms universitet 13,6 1,7 5,3 10,8 5 36, Luleå tekniska universitet 8,5 13,6 1, ,9 169,5 21 Sveriges lantbruksuniversitet 12,75 6,8 7,85 4,8 1 33, Högskolan Dalarna 5,95 8,5 2,65 10,8 5 32,9 164,5 23 Högskolan i Skövde 7,65 5,1 9,75 4,8 3 30,3 151,5 24 Chalmers tekniska högskola 8,5 17,1 1,8 3, Blekinge tekniska högskola 6,8 6,8 1,8 7,2 2 24, Södertörns högskola 8, ,8 5 24,3 72,9 27 Försvarshögskolan 1,7 1,7 0 7,2 2 12,6 50,4 28 Ersta Sköndal Bräcke högskola 0 0 5, ,3 39,9 29 Gymnastik- och idrottshögskolan 0 0 7,1 3,6 1 11,7 35,1 30 Röda korsets högskola 0 0 5,3 2,4 0 7,7 15,4 31 Handelshögskolan i Stockholm 1, ,4 1 5,1 15,3 32 Konstfack ,6 2 5,6 11,2 33 Karolinska institutet 0 0 8, ,9 8,9 34 Sophiahemmets högskola 0 0 7, ,1 7,1 35 Kungliga Musikhögskolan i Stockholm ,2 1 2,2 4,4 36 Beckmans Designhögskola Kungliga Konsthögskolan Stockholms konstnärliga högskola

49 Tabell 3: Lista över lärosäten med viktat resultat där Lantbruksvetenskap och veterinärmedicin finns kvar. Naturvetens kap Medicin o hälsovetenskap Lantbruksvetenskap och veterinärmedicin Samhällsvetenskap Humaniora och konst SUMMA (ämnesgrupper, viktade) TOTALT (ämnesgrupper X antal huvudgrupper) Högskola/universitet Teknik 1 Uppsala universitet 11,9 17,1 8,9 1,7 10,8 5 55, Linköpings universitet 10,2 17,1 8,9 1,7 10,8 5 53,6 321,8 3 Umeå universitet 11,9 11,9 8,9 3,4 10,8 5 51,9 311,6 4 Linné-universitetet 11,9 11,9 7,1 3,4 10,8 5 50,2 300,9 5 Örebro universitet 11,9 8,5 8,9 3,4 10,8 4 47,5 285,1 6 Lunds universitet 11,9 18,8 8,9 0 10,8 5 55,3 276,7 7 Karlstads universitet 11,9 13,6 8,9 0 10,8 5 50,2 251,1 8 Högskolan i Gävle 8,5 11,9 7,1 1,7 8,4 4 41,6 249,9 9 Högskolan Kristianstad 10,2 6,8 7,1 1,7 10,8 3 39,6 237,8 10 Kungliga Tekniska högskolan 10,2 18,8 7,1 0 7,2 4 47,3 236,4 11 Malmö högskola 11,9 11,9 7,1 0 10,8 5 46,7 233,7 12 Mälardalens högskola 8,5 13,6 3,6 1,7 7,2 3 37,6 225,6 13 Mitt-universitetet 11,9 13,6 3,6 0 10,8 4 43,9 219,4 14 Högskolan i Borås 8,5 17,1 5,3 0 9,6 3 43,5 217,4 15 Högskolan i Jönköping 10,2 8,5 8,9 0 10,8 4 42, Högskolan i Halmstad 11,9 8,5 5,3 0 10,8 5 41,6 207,8 17 Stockholms universitet 11,9 1,7 1,8 3,4 10,8 5 34,6 207,5 18 Sveriges lantbruksuniversitet 8,5 6,8 3,6 8,5 4,8 1 33,2 199,2 19 Högskolan Dalarna 5,1 8,5 1,8 1,7 10,8 5 32,9 197,3 20 Göteborgs universitet 11,9 1,7 8,9 0 10,8 5 38,3 191,5 21 Högskolan Väst 5,1 11,9 7,1 0 9,6 3 36,7 183,6 22 Högskolan i Skövde 6,8 5,1 8,9 1,7 4,8 3 30,3 181,9 23 Luleå tekniska universitet 8,5 13,6 1, ,9 169,6 24 Chalmers tekniska högskola 8,5 17,1 1,8 0 3,6 0 30,9 123,8 25 Blekinge tekniska högskola 6,8 6,8 1,8 0 7,2 2 24,6 122,9 26 Södertörns högskola 8, ,8 5 24,3 72,8 27 Försvarshögskolan 1,7 1, ,2 2 12,6 50,3 28 Ersta Sköndal Bräcke högskola 0 0 5, ,3 39,9 29 Gymnastik- och idrottshögskolan 0 0 7,1 0 3,6 1 11,7 35,1 30 Röda korsets högskola 0 0 5,3 0 2,4 0 7,7 15,5 31 Handelshögskolan i Stockholm 1, ,4 1 5,1 15,3 32 Konstfack ,6 2 5,6 11,2 33 Karolinska institutet 0 0 8, ,9 8,9 34 Sophiahemmets högskola 0 0 7, ,1 7,1 35 Kungliga Musikhögskolan i Stockholm ,2 1 2,2 4,4 36 Beckmans Designhögskola Kungliga Konsthögskolan Stockholms konstnärliga högskola

50 All övrig information och länkar till biblioteksstatistiken finns på: 50