Informationsansvarig Mars 2012 Riktlinjer för skolans webbplats i Polopoly 1. Bakgrund och syfte KTH:s gemensamma webbinnehåll publiceras och administreras genom innehållshanteringssystemet Polopoly. Systemet låter publicister och administratörer underhålla webbinnehåll och webbstrukturer genom ett webbaserat gränssnitt utan mellanliggande programvara eller webbteknisk kompetens. Polopoly-systemet administreras av Universitetsförvaltningens IT-enhet, varifrån all teknisk utveckling och drift utgår. KTH-webbens systemförvaltningsgrupp med representanter från Informationsenheten och IT-enheten har ett övergripande ansvar för systemet. Skolans dekan har beslutat att skolans webbplats samt underliggande institutioner skall använda KTH:s publiceringssystem Polopoly. 2. Skolans webborganisation Med Skolwebben i denna skrift refereras till hela skolans webbplats med underliggande institutioner. 2.1 Roller, funktioner och ansvar 2.1.1. Skolwebbansvarig Informationsansvarig på skolan är tillika skolwebbansvarig och utses av dekanen. Informationsansvarig kan utse en eller två till personer som skolwebbansvariga, för att säkerställa back-up. Skolwebbansvariga: Skall se till att skolans webbplats håller en innehålls- och utseendemässigt god standard enligt detta dokument. har mycket goda kunskaper i Polopolysystemet. är redaktör för skolans centrala webbsidor ger support till institutionswebbansvariga och skolans redaktörer. hanterar skolans behörigheter i Polopoly har huvudansvar för informationen på webbplatsen med dess övergripande strukturer och övervakar migrering av innehåll från andra webbmiljöer. Hand har kontakter med skolans övriga intressenter, exempelvis systemansvariga. Leder skolans webbgrupp. Kungliga Tekniska högskolan Skolan för industriell teknik och management 1 KTH Lindstedtsvägen 30 100 44 Stockholm www.kth.se/itm
2.1.2. Institutionswebbansvarig Utses av respektive institutions prefekt. Institutionswebbansvarig: skall se till att institutionens webbplats håller en innehålls- och utseendemässigt god standard enligt detta dokument. har goda kunskaper i Polpolysystemet. har ansvar för informationen på institutionens webbplats med dess övergripande strukturer. kan i vissa fall hantera institutionens behörigheter i Polopoly. ger lokal support. deltar i skolans webbgrupp. 2.1.3. Sidredaktör Svarar för administration och underhåll inom avgränsad del av webbplatsen. En sidredaktör kan ha ansvar för en större del av en institutions webbsidor, ett centra, eller bara sina egna personliga webbsidor. Varje sidredaktör ska se till att de sidor denne har ansvar för håller en god en innehålls- och utseendemässigt god standard enligt detta dokument. 2.1.4. Kurswebbredaktör Utses av respektive institutions studierektor. Ansvarar för en eller flera kurswebbsidor. 3. Behörigheter Behörigheter för skolans webbplats är organiserad i grupper inom KTH:s användardatabas UG. En grupp ges rättighet att editera en viss del av webbplatsen. Redaktörer som ska ha rättighet att editera motsvarande sidor läggs in i aktuell grupp. 3.1. Skolnivå På skolnivå finns två huvudgrupper. UG-grupp: app.cortina.skolor.itm.admin Gruppen har behörighet att redigera hela skolans webbplats. Endast skolans webbansvariga tillhör denna grupp. Gruppen har rättighet att tilldela andra inom skolan behörighet, för alla sidor under skolans webbplats. UG-grupp: app.cortina.skolor.itm.red Gruppen har behörighet att redigera hela skolans webbplats, förutom skolans startsida. Utöver dessa två huvudgrupper finns några undergrupper inom skolan som ger behörighet till specifika sidor som Kalender, kurswebbar med flera. 3.2. Institutionsnivå Institutionerna bör även de dela in sina huvudbehörigheter enligt motsvarande upplägg, som på skolnivå; UG-grupp: app.cortina.skolor.itm.egi.adm Gruppen har behörighet att redigera hela institutionens webbplats. I denna grupp finns institutionens webbansvarig
Gruppen kan ges rättighet att tilldela andra inom institutionen behörighet, för alla sidor under institutionens webbplats. UG-grupp: app.cortina.skolor.itm.egi Gruppen har behörighet att redigera hela institutionens webbplats, förutom startsidan. Utöver dessa två grupper kan fler behörighetsgrupper skapas exempelvis på avdelningsnivå eller liknande. 3.3. Behörighetsnivåer Redaktörsbehörighet (ger rätt att redigera enstaka sidor/avdelning/institution). IT-enhetens Polopolykurs krävs. Administratörsrättighet (för att ge andra behörighet på institution) Redaktörsbehörighet krävs. Utöver denna ska personen genomgått skolans alt ITenhetens introduktion för att sätta behörigheter. Webbansvariga på institution kan få denna behörighet. Fullständiga administratörsrättigheter (ger rätt att redigera sidor på hela skolans webbplats, kan ge behörighet till alla på skolan, kan skapa nya grupper i ug, kan ge grupper rättighet på enskilda sidor/avdelningar i Polopoly.) Utöver redaktörs- och administratörsrättighet ska personen genomgått ITenhetens kurs i behörigheter. Endast skolwebbansvarig har denna behörighetsnivå. 4. Kontaktinformation på webbplatsen infomaster@itm.kth.se - anges som mejladress för alla sidor på skolnivå. Denna mejladress kontrolleras alla arbetsdagar under hela året. Det rekommenderas att institutionerna inte sätter egna funktionsmejladresser för övergripande sidor Om en institution väljer att använda egen funktionsmejl för webbplatsen måste fler än en person ha tillgång till inboxen, och de måste kontrolleras dagligen alla arbetsdagar under året. Egen mejladress bör endast användas på personsidorna. 5. Webbadresser De gamla subdomänerna (exempelvis: www.itm.kth.se) för skolor, institutioner, avdelningar fungerar enbart som hänvisningar till de adresser som gäller i Polopoly-strukturen. Där har alla förekommande adresser startledet www.kth.se. För centra gäller att de kan få surfbar adress enligt; www.centra.kth.se 6. Målgrupp KTH:s webbplats är användarorienterad och har i alla sina delar tydligt definierade målgrupper och användargrupper. Det ligger på alla redaktörer på gemensam KTH-webb att specificera mottagargrupp och funktion för den information som läggs ut. Internt riktad information; är koncentrerad till KTH Intranät/ITM Intranät. Information mot studenter; hanteras inom ramen för Studentwebben och KTH Social. Dessa miljöer är öppna för alla webbredaktörer på KTH som kommunicerar mot studenter. Information av rekryteringskaraktär; finns samlad på KTH Utbildning/Study at KTH.. Det står skolorna fritt att komplettera programbeskrivningar och annan centralt framtagen information med skolproducerat innehåll.
Forskarstuderande; saknar egen webbplats på KTH-gemensam plats och bör därför hanteras inom ramen för skolwebben. Skolans webbplats skall; på åtminstone övergripande nivå, ha ett tydligt externt tilltal. Det ger stringens på KTHs webbplats och underlättar för utomstående målgrupper att hitta rätt information. Detta utesluter inte att det inom avskilda delar av webbplatsen finns material som enbart är riktat mot anställda. 7. Webbpublicering All webbpublicering på skolans webbplats ska följa KTH:s webbregler för spridning av information på www, samt Regler för KTH:s webbpublicering vilka kan hittas i KTH:s regelverk. Vidare ska all webbpublicering inom skolan även följa skolans riktlinjer och rekommendationer. 8. Personliga webbsidor Personliga webbsidor av privat natur är inte tillåtet på skolans webbplats. Personsidor får endast innehålla arbetsrelaterat material. 9. Språk De centrala delarna av skolans webbplats ska finnas på såväl svenska- som engelska. För institutionerna står det fritt att välja huvudspråk. Väsentligt är att det på såväl svenska som engelska finns en översiktlig presentation av institutionens verksamhet, övergripande kontaktinformation samt en fullständig organisationsbeskrivning. Engelska och svenska webbsidor ska inte blandas på webbplatsen. Finns inte informationen på svenska skrivs en kort text på svenska och en hänvisning som länkar till den engelska vice versa. 10. Innehåll För att underlätta framkomligheten på webbplatsen och möjliggöra för besökarna att snabbt nå en viss typ av information oavsett del av KTH-webben är vissa informationsområden att betrakta som obligatoriska. Det är viktigt att se på skolans webbplats som en webbplats där ett antal institutioner finns underordnade skolan i webbstrukturen. Det är alltså viktigt att webbplatsen utformas och får ett enhetligt utseende med avseende på länkstruktur. För skolans och institutionernas startsidor är följande länkar, obligatoriska på toppnivå i webbstrukturen: Om skolan X/About > Organisation/Organisation Utbildning/Education Forskning/Research Kontakt/Contact Om skolan/inst kan ersättas av Organisation. Annars ligger Organisation under Om skolan/int. För skolans toppnivå ska även nedanstående länkar finnas: Nyheter (överst i länkmenyn) Kalender (överst i länkmenyn) Organisatoriska beskrivningar bör hållas isär från verksamhetsbeskrivande delar, såsom utbildning och forskning. De senare utgör KTH:s kärnverksamhet och ska inte underordnas annan informationsstruktur på webben. Information riktad till befintliga studenter finns samlad på KTHs Studentwebb och skolwebben ska klart och tydligt länka till den delen av KTH-webben. Information riktad till presumtiva studenter finns samlad på KTHs Utbildningswebb.
10.1. Nyheter och kalender På skolans webbplats används nyheter och kalender funktionerna. För institutionerna är det valfritt om man vill arbeta med detta. Om kalender används på institutionsnivå kan institutionens disputationer och licentiatseminarier korspubliceras till institutionskalendern, automatiskt. (Utbildningskansliet lägger in dessa i systemet för publicering på KTH kalendern/skolkalendern och ev institutionskalender.)
11. Korspublicering Innehåll på skolwebb som är relevant för gemensam KTH-webbplats bör ges ett upplägg och underordnas en struktur som förenklar återpublicering av innehållet på gemensamma delar av skoloch KTH-webben. Innehåll på institutioners webbsidor som är relevant för skolwebbens toppnivå/gemensam KTHwebbplats ska ges ett upplägg och underordnas en struktur som förenklar återpublicering. 12. Applikationer Polopoly är ett system för publicering och administration av webbsidor och fungerar mindre bra som plattform för andra webbaserade tjänster. Institutioner som önskar integrera egenutvecklade webbtjänster med skolans webbplats i Polopoly får själva påtala detta behov för skolans webbgrupp. 13. Mallar Grundstrukturen för skolwebben följer principen Startavdelning-standardavdelning-standardartikel enligt följande: 13.1. Skolans startsida Sidhuvud: Sekundärt sidhuvud: Megameny: Vänstermenyn: Startbild: Sidfot: KTH-logga, skolnamn, sökfält. inloggad, byte av språk Används på skolnivå. Används inte på startsidan. Ska spänna hela sidbredden 900 px. Höjden kan variera dock inte högre än 250 pixlar. Består av fyra kolumner och följer alla skolans sidor. 1. är samma som på KTH-nivå. 2. länkar till skolans institutioner. 3. är samma som på KTH-nivå med tillägg, ITM Intranät. 4. är kontaktuppgifter till skolan. Primärt sidhuvud Sekundärt sidhuvud Megameny Startbild Sidfot 1 2 3 4
13.2. Institution startsida Startsidan för institution använder samma startavdelning i systemet som på skolnivån. Institutionerna ska inte använda skolans megameny. Sidhuvud: Sekundärt sidhuvud: Megameny: Vänstermenyn: Startbild: Sidfot: KTH-logga, institutionsnamn, sökfält. skolnamn (länkat), inloggad, byte av språk Fritt för inst att använda egen megameny eller inte. Används inte på startsidan om megameny används. Ska spänna hela sidbredden om Megameny används. Höjden kan variera dock inte högre än 250 pixlar. Består av fyra kolumner och följer alla skolans sidor. 1. är samma som på KTH-nivå. 2. länkar till institutionens avdelningar. 3. är samma som på KTH-nivå med tillägg, ITM Intranät. 4. är kontaktuppgifter till institutionen. Sidor som ska återpubliceras högre upp i skolwebbshierarkin ska följa ett visst utseende. Exempel på sidor som detta gäller för är: kursexpedition kontaktuppgifter för institutionen forskningsavdelningarnas huvudsidor Forskarnas personsidor Det är önskvärt att institutionerna på sina webbplatser i stort följer samma stil såväl utseende- som länkstrukturmässigt med mindre variationer. Exempel på institutionsstartsidor
14. Andra webbplatser i Polopoly Polopolysystemet ger användaren möjligheter att använda systemet för webbsidor som inte ser ut som KTH sidor och som kan vara önskvärt för exempelvis centrumbildningar, där flera aktörer ingår eller konferenswebbplatser. Polopolybaserade www.xpres.se där egna stylesheets använts Skolans webbansvariga bör alltid kontaktas när andra webbplatser ska utformas i Polopolysystemet. 15. Bilder/fotografier För att fotografier och bilder ska få läggas ut på skolwebben måste sidredaktören kontrollera att upphovsrättshavaren har gett sitt tillstånd till att bilden/fotografier används på skolwebben. Bilder tagna från andra webbplatser på Internet eller fotografier/bilder får inte läggas på skolans webbplats.