BILAGA till ÅRSREDOVISNING 2017 Personalekonomisk redovisning Till Kommunstyrelsen 2018-03-27 Till Kommunfullmäktige 2018-04-09
Förord Underlagen till den personalekonomiska redovisningen är hämtade ur personalsystemet Heroma. Syftet med redovisningen är att få en samsyn i organisationen av rådande läge och utifrån det använda redovisningen som ett underlag för diskussion hur vi ska organisera arbetet på ett långsiktigt hållbart och effektivt sätt. Personalekonomi är att omvandla mjuka värden till ekonomiska begrepp, det vill säga skapa förståelse för vad som är verkliga kostnader i organisationen. Ett exempel på det i Karlshamns kommun är kostnaderna för vår höga personalomsättning inom vissa yrkeskategorier samt våra höga sjuktal. Förhoppningen är att denna redovisning är en liten del i arbetet som vi som arbetsgivare gör för att organisera arbetet så att medborgarna kan få den bästa servicen med den högsta kvalitén. Jonas Jönsson Personalchef
Personalekonomisk redovisning - att hushålla med personalresurser De cirka 3 200 månadsavlönade i Karlshamns kommun utförde 4 280 376 timmar (4 285 754 timmar år 2016) under 2017. De månadsavlönade arbetade dessutom 79 699 timmar (84 149 timmar år 2016) i fyllnadstid och övertid. Därtill utfördes 314 493 timmar (397 748 timmar år 2016) av timavlönade, fördelade på 1 479 personer (1 294 personer år 2016). Av timmarna som utfördes av timavlönade gjordes 59 194 timmar av anställda inom Beredskapsavtalet 2017. Motsvarande timmar för år 2016 var 64 396 timmar. Den största förklaringen till att den arbetade tiden har minskat är övergång av ca 70 anställda inom personlig assistans till privat arbetsgivare. Denna övergång gjordes 2017-09-01. År 2017 har utmärkts av fortsatt hög sjukfrånvaro och fortsatt anställning av timavlönade samt en fortsatt hög personalomsättning för chefer. Hög sjukfrånvaro och fortsatt anställning av timavlönade härleds främst till Omsorgsförvaltningen. Övriga förvaltningar har minskat antalet timmar som gjorts av timavlönade. För Utbildningsförvaltningens del rör det sej om ca 100 000 timmar. Personalomsättningen för chefer beror till övervägande del på de omorganisationer som skett inom förvaltningarna. Det är således inte alltid att chefer har slutat utan omorganisationerna har lett till att medarbetare har fått nya chefer. På olika nivåer i organisationen diskuteras hur Karlshamns kommun ska bli en attraktiv arbetsgivare. Viktiga dokument i detta sammanhang är Policy för ledarskap och medarbetarskap samt Kompetensförsörjningsplanen. De strategiska insatsområdena i kompetensförsörjningsplanen är: Ledarskap Arbetsmiljö Anställningsvillkor Arbetsinnehåll Det övergripande syftet är att behålla, utveckla och rekrytera medarbetare. Från politiskt håll är målsättningen minskad sjukfrånvaro mycket tydlig. Två viktiga insatser för att åstadkomma detta är att: de timavlönade anställningarna i stort sett upphör chefer är kvar som chef för samma arbetsgrupp under en period av fyra år Att minska antalet timavlönade är en långsiktigt viktig insats som på sikt även kommer att bidra till att sjukfrånvaron minskar. Initialt kan sjukfrånvaron dock öka, framförallt korttidssjukfrånvaron. En förklaring till detta är att den så kallade sjuknärvaron (det vill säga
att infinna sig på arbetet trots att man känner sig sjuk) minskar till följd av en stabil bemanning. Personalnyckeltal Vid mättillfället 2017-11-01 var antal månadsanställda 3203, detta är en minskning med 36 personer jämfört med föregående år. Förklaringen till minskningen är, som nämnt ovan, att ca 70 anställda inom personlig assistans övergick till privat arbetsgivare 2017-09-01. Av tabellen framgår antal månadsanställda. Kvinnor Män Totalt Differens 2016/2017 Procentuell fördelning kvinnor män 82% 18% 100% Antal månadsanställda 2 616 587 3 203-36 varav tillsvidareanställda 2 331 471 2 802-43 varav visstidsanställda 285 116 401 +7 Antal årsarbeten, summerad ssg 2 411 562 2 973-23 Antal heltidstjänster 1 745 498 2 243 +13 Genomsnittlig ssg 92,1% 95,7% 92,8% +0,3% Medellön/månad i kr/heltid 27 440 29 529 27 525 +640 Medelålder 44,2 år 43,8 år 44,1 år -0,1 år Anställda/förvaltning Minskningen av antalet anställda totalt härleds, som tidigare nämnts, till övergång av ca 70 anställda inom personlig assistans till privat arbetsgivare. Den ökning som är inom Kommunledningsförvaltningen beror på den centralisering som gjordes för personal-ekonomi- och nämndsekreterarfunktionerna. Visstidsanställningarna inom utbildningsförvaltningen kan till stor del härledas till Skollagens bestämmelser att endast behörig personal, lärare och förskollärare, kan få tillsvidareanställning. I dagsläget råder det brist på utbildad personal inom dessa yrken. Tillsvidareanställda Visstidsanställda Totalt antal månadsanställda Differens 2015/2016 Omsorgsförvaltningen 1 298 104 1 402-50 Utbildningsförvaltningen 1 011 268 1 279-25 Samhällsbyggnadsförvaltningen 375 21 396 +9 Kommunledningsförvaltningen 118 8 126 +30 TOTALT 2 802 401 3 203-36 Rätt till heltid Den politiska målsättningen i Karlshamns kommun är tillsvidareanställning på heltid med möjlighet till deltid.
De centrala parterna, där SKL (Sveriges kommuner och landsting) representerar arbetsgivaren har i de centrala avtalen fört in begreppet heltid som norm. Detta är något som Karlshamns kommun kommer att arbeta med framöver. Det finns över 200 yrken i Karlshamns kommun. I de allra flesta av dessa yrken är utgångspunkten heltidstjänstgöring. Yrken som inte är organiserade utifrån heltidsarbete är undersköterska, vårdbiträde, vårdare, städare, kock och ekonomibiträde. Det allra tydligaste exemplet när arbetet ej är organiserat utifrån heltidstjänstgöring är arbete på natten, där den övervägande delen av tjänsterna har sysselsättningsgraden 64,25 %. En försvårande faktor när arbetet organiseras utifrån heltidsmåttet är att medarbetare av personliga skäl önskar arbeta lägre sysselsättningsgrad. För att täcka reduceringen för dessa medarbetare ökar behovet av vikarier som då oftast får en lägre sysselsättningsgrad. Reducering på grund av föräldraledighetslagen samt att man i Karlshamns kommun har rätt till partiell ledighet upp till 25% tills att barnet är 12 år skall vi alltid tillgodose. Nedan framgår antal tillsvidareanställda med olika sysselsättningsgrader, fördelningen är i stort sett den samma som år 2016. 0-69% 70-99% 100% Totalt Kvinnor 152 569 1 608 23 29 Män 12 30 431 472 Alla 164 599 2 039 2 802 Arbetstidsmått Heltidsmått/vecka (h) Antal tillsvidareanställda Verksamhet/befattning 40 1290 Administration, förskollärare, mm 39,83 1 Processingenjör 39,5 12 Driftingenjör, Lab ingenjör 38,83 9 Väggabadet 38,42 5 Vaktmästare 38,25 77 Sjuksköterska, kock, vaktmästare 37,25 1 Undersköterska 37 790 Undersköterskor, vårdbiträde 36,33 206 Nattjänst 1360* 410 Lärare *reglerad årsarbetstid. Årsarbetstid med förtroendetid är exkl. semester 1 767 timmar
Timavlönade exklusive anställda enligt Beredskapsavtalet I hela organisationen och inom samtliga förvaltningar pågår ett kontinuerligt arbete för att minska antalet timmar som görs av timavlönade. Ett steg i den riktningen är att samtliga semestervikarier anställs som månadsavlönade. Kvalitetssäkrad personalplanering (KPP) dvs att bemanna utifrån att vi vet att personal är frånvarande för till exempel VAB, semester och sjukfrånvaro, har fortsatt inom förskoleverksamheten och inom grundskolan. De stora vinsterna är att den ökade kontinuiteten med känd personal ökar kvalitén både för barn, föräldrar och medarbetare. Dessutom kan vi se en trend till en utplaning av korttidssjukfrånvaron. Denna växling från timavlönade till månadsavlönade har gjorts inom befintliga budgetramar. Genom att organisera arbetet efter denna modell har man dessutom kunnat tacka nej till de bemanningsföretag som erbjudit sina tjänster. Under 2017 har detta sätt att organisera arbetet även startas upp inom LSS-verksamheten, förvaltning Arbete och Välfärd. Inom Omsorgsförvaltningen arbetas det med Bicabprojektet (brukare i centrum) som innebär att verksamheten i större utsträckning blir självförsörjande med personal och att behovet av timavlönad personal därmed minskar. Inom Samhällsbyggnadsförvaltningen, Måltidsverksamheten, har timavlönade växlats till månadsavlönade med ca 6 årsarbetare, vikariepoolen. Dessutom har sysselsättningsgraden utökats för redan anställd personal för att på så sätt lösa korttidsfrånvaron. Liknande har även gjorts inom städservice. Städservice har sen flera år tillbaka haft månadsavlönad personal, servicegruppen, istället för timavlönad för att lösa korttidsfrånvaron. Nedan framgår utvecklingen av antalet timmar som utförts av timavlönade åren 2015-2017 2015 2016 2017 Omsorgsförvaltningen 196 379 188 669 163 901 Utbildningsförvaltningen 118 136 113 627 68 755 Samhällsbyggnadsförvaltingen 32 295 29 336 22 325 Kommunledningsförvaltningen 2 107 1 706 318 TOTALT 348 917 333 338 255 299 Antal individer som arbetade som timavlönade under 2017 Av tabellen nedan framgår antalet unika individer som under år 2017 haft anställning som timavlönade. Det säger inget om hur mycket eller lite de har arbetat, ej heller om de har arbetat inom en eller flera förvaltningar. Detta är antalet individer som vid något tillfälle varit i tjänst. Under 2015 var motsvarande antal 1036 och under 2016 var antalet personer 1294. Omsorgsförvaltningen 877 Utbildningsförvaltningen 502 Samhällsbyggnadsförvaltningen 82
Kommunledningsförvaltningen 18 TOTALT 1 479 Personalrörlighet En viss personalrörlighet gagnar verksamheten. Personalrörlighet som det beror på flykt för att man ej trivs är däremot direkt skadlig för verksamheten, det är dessutom kostsamt. Introduktion och upplärningskostnader bör beräknas till mellan 3-12 månader beroende på vilken typ av tjänst det är. En grov beräkning är 1 månadslön per upplärningsmånad, dvs tidsåtgången för kollegor/chefer samt minskad produktion under upplärningstiden. Till detta kommer även rekryteringskostnader innefattande annonsering, intervjuer och tester. För chefer finns ett uttalat mål att vara chef för samma personalgrupp under 4 år. Vid mättillfället 2017-11-01 såg det ut enligt följande: Antal chefer Chef minst 4 år % Omsorgsförvaltningen 48 9 19 Utbildningsförvaltningen 39 12 31 Samhällsbyggnadsförvaltningen 20 1 5 Kommunledningsförvaltningen 7 1 14 TOTALT 114 23 20 Semester semesterlöneskuld Semester är en lagstadgad rättighet i syfte att ge medarbetare välbehövlig återhämtning. Enligt bestämmelserna i AB (allmänna bestämmelser) grundas antalet semesterdagar på ålder: Upp till det år man fyller 39 år Från och med det år man fyller 40 år Från och med det år man fyller 50 år 25 dagar 31 dagar 32 dagar Karlshamns kommun erbjuder dessutom en möjlighet att omvandla semesterdagstillägget till semesterdagar. Totalt under året togs det ut 69 351 (69 767 år 2016) semesterdagar. Därav 896 (706 år 2016) semesterdagar som omvandlats från semesterdagstillägg till semesterdagar. Det var totalt 199 (146 år 2016) medarbetare som använde sej av denna möjlighet. Man har som medarbetare möjlighet att spara ej uttagna semesterdagar (utöver 20 dagar) upp till 40 dagar (gäller ej omvandlade dagar). Det totala antalet sparade dagar, som betraktas som en skuld till personalen, var 31 229 dagar 2018-01-01. Antalet sparade dagar per 2017-01-01 var 32 169. Från och med 2018 gäller nya regler enligt AB (Allmänna Bestämmelser) som innebär att antalet sparade dagar minskas till maximalt 30.
Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har en ökande trend i Karlshamns kommun. Det är framförallt Omsorgsförvaltningen som står för den största ökningen. Det kan dock märkas en minskande trend i antalet sjukdagar per anställd från september 2017 inom Omsorgsförvaltningen. Något genomslag för denna trendminskning märks inte på helårsbasis. Det finns inga genvägar eller snabba lösningar för att minska sjukfrånvaro. På det övergripande planet handlar det om ledarskap, skapa kontinuitet och hur arbetet är organiserat. På individnivå handlar det om ett strukturerat arbete individ för individ. Hur vi arbetar på individnivå framgår av vår riktlinje Rehabilitering som är antagen av Kommunstyrelsen 2015-12-15 309. 8,0 Sjukfrånvaro dag 1-14, dgr per anställd 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Hela kommunen Kommunledning Samhällsbyggnad Utbildning Omsorg
35,0 Sjukfrånvaro dag 15-, dgr per anställd 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Hela kommunen Kommunledning Samhällsbyggnad Utbildning Omsorg Sjukfrånvaro totalt, dgr per anställd 45,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Hela kommunen Kommunledning Samhällsbyggnad Utbildning Omsorg
Sjukkostnader Tabellen nedan visar sjukkostnaderna för arbetsgivarinträdet de första 14 dagarna. I samband med införandet av arbetsgivarinträdet kompenserades arbetsgivarna genom en sänkning av arbetsgivaravgiften motsvarande 1,27%. För Karlshamns kommun hade således arbetsgivarinträdet för det första 14 dagarna varit neutralt om kostnaderna hade legat på denna nivå. Som framgår av tabellen har Karlshamns kommun en merkostnad för år 2017 motsvarande 4 716 tkr exklusive personalomkostnader med denna jämförelse. År 2010 var kostnaderna för arbetsgivarinträdet i nivå med 1,27% av den totala lönesumman. Antalet sjukdagar dag 1 14 per anställd var vid detta tillfälle 5 dagar, vilket kan jämföras 6,4 dagar för år 2017. Sjuklön dag 2-14 Utfall Utfall Utfall Utfall Utfall Utfall Utfall Utfall 2017 2016 2015 2014 2013 2012 2011 2010 Kommunstyrelsen 362 528 384 225 221 263 245 161 Utbildningsförvaltning 5 182 4 791 3 967 3 692 3 552 3 621 3 164 2 630 Samhällsbyggnadsförvaltning 1 681 1 810 1 655 1 573 1 651 1 323 1 367 1 223 Omsorgsförvaltning 9 990 9 335 8 297 7 636 6 894 6 119 5 339 5 007 Övriga 13 16 12 2 2 5 4 0 Summa sjuklön exkl PO 17 227 16 480 14 315 13 127 12 320 11 330 10 119 9 021 Lönesumma 985 092 980 518 923 598 881 198 834 608 788 193 760 881 730 502 Sänkn arbgivavg 1,27% 12 511 12 453 11 730 11 191 10 600 10 010 9 663 9 277 Skillnad -4 716-4 028-2 585-1 936-1 721-1 320-456 256 En annan direkt kostnad i samband med sjukskrivning är de 10 % som i enlighet med vårt kollektivavtal (Allmänna Bestämmelser, AB) arbetsgivaren står för under dag 15 90. Denna kostnad uppgick till 1 502 tkr exklusive personalomkostnader. För år 2016 var motsvarande kostnad 1 436 tkr. Ytterligare en kostnad som har blivit märkbar för Karlshamns kommun är när Försäkringskassan beslutar om indragen sjukpenningrätt. Enl AB 28 mom 9 skall arbetsgivaren i de fallen ta ställning till om sjuklön skall utbetalas. Sjuklön kan utbetalas i högst 180 dagar, under denna tid skall arbetsgivaren utreda arbetsförmågan. Denna kostnad var 1 269 tkr (exklusive personalomkostnader) för år 2017. År 2016 var motsvarande kostnad 836 tkr (exklusive personalomkostnader).