Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1



Relevanta dokument
Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig MDH /08

Riksarkivets författningssamling

Regler för gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid Högskolan Dalarna

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande och gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning)

RUTINER FÖR PENSIONSFÖRMÅNER FRÅN OCH MED

G A L L R I N G S B E S L U T 1999:5

Utdrag ur Dokumenthanteringsplan; Personal

Dokumenthanteringsplan

Innehåll Personalenheten 2

Enklare hantering av pensioner

Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret

Gränssnitt Process hantera pensioner

Riksarkivets författningssamling

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Löneväxling vid Göteborgs universitet

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen)

Dokumenthanteringsplan

Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet. Fastställd av rektor Dnr: FS

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Lathund för bevarande och gallring av handlingar gällande löne- och personaladministration vid Mittuniversitetet

ENSKILDA ÖVERENSKOMMELSER VID UMEÅ UNIVERSITET

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet

Linnéuniversitetets dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

Information om statlig tjänstepension till intranät

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad

Beskrivning av personalprocessen / Heroma

Regler och anvisningar för löneväxling vid Stockholms universitet. Gäller från

Dokumenthanteringsplan

BESLUT OM BEVARANDE OCH GALLRING AV INFORMATION INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION HOS MYNDIGHETER I STOCKHOLMS STAD

Dokumenthanteringsplan för personaladministration

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Serie, handlingar Arkivläggning Medium Avställning Gallring Anmärkningar

Löneväxling vid Karolinska Institutet. Gäller från

Gränssnitt Process hantera föräldraledighet

Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra personalsystem

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd Dnr RA /862

Linnéuniversitetets dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet

Löneväxling till pension. Gäller från

Dokumenthanteringsplan

Löneväxling till pension. Gäller från

TIPS TILL SOMMARJOBBARE

Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden

PM Dnr 2015/0857

Regler för gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid Högskolan Dalarna

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Verksamheten Sociala Stödresurser (VSS), Stöd och hälsa Beslutad: Ansvarig/ Förvaring

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad

Tjänstepension från din statliga anställning. enligt tjänstepensionsavtalet PA 16

Dokumenthanteringsplan

Projektstatus. Frågeställning och kommentarer från verksamheten

Löneväxling vid Karolinska Institutet

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad Hantera bostadsanpassningsbidrag

Om ersättning vid sjukdom AGS och Premiebefrielseförsäkring

Rätten till sjuklön regleras i lagen (1991:1047) om sjuklön, SjLL.

Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom personaladministrativ verksamhet

Regler och anvisningar för löneväxling vid Stockholms universitet

Tjänstekatalog Lön och utläggshantering Prima, bilaga 2

FÖRBUNDSINFO. Löneunderlag och lönespecifikationer ska sparas i 50 år

SSC - Lönetjänster 2017

Information till chefer i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra processer och system inom personalområdet

Vem gör vad: Rutiner vid registrering i Heroma

1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Etableringsersättning

PASS. Personaladministrativ självservice. vid Umeå universitet

Etableringsersättning

Audit KPMG AB Antal sidor: 6

Regler och anvisningar för löneväxling vid Stockholms universitet

RIKTLINJER FÖR OFFENTLIGT SKYDDAT ARBETE (OSA) I VÄSTERVIKS KOMMUN. Antagen av kommunstyrelsen , 280 att gälla fr o m

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 1

Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR VERKSAMHETSSTÖD PERSONAL, MILJÖ OCH LÖNER INOM STOCKHOLMS LÄNS SJUKVÅRDSOMRÅDE, SLSO (med föregångare)

ARKIVBESKRIVNING för Arbetsgivarenheten i Falkenbergs Kommun

Dokumenthanteringsplan för Kommunal hjälpmedelssamverkan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Alla förvaltningars hantering av personal

ANSÖKAN OM EKONOMISK ERSÄTTNING VID ORDINARIE ASSISTENTS SJUKDOM ELLER TILLFÄLLIG FÖRÄLDRAPENNING / VAB

För dig som anställd

SNABBGUIDE i personaladministrativa rutiner för personalhandläggare på institutioner/enheter

LÖNEUNDERLAG Vem gör vad! Västmanland-Dalarnas Löneförvaltning

Dokumenthanteringsplan

Reviderad

Dokumenthanteringsplan

Om ersättning vid sjukdom AGS och Premiebefrielseförsäkring

Attestordning - föreskrifter om behörighet att förfoga över myndighetens medel

Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-362/2014

Reviderad

Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Sorteringsordning. Ansvarig/ Förvaring

Datum handlingar. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från och med den 1 januari 2015.

Ändringar i Allmänna anställningsvillkor

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION

Transkript:

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Riksarkivet författningssamling: Föreskriften skall tillämpas på lönehandlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten från och med den 1 januari 2007. Föreskriften får tillämpas för äldre handlingar. Löneberäkningssystem Primula löneberäkningssystem Anställning Anställningsavtal utannonserade Anställningsavtal Ej annonserade Tjänstgöringsjournaler, årsjournal i Primula (inkl krossreferenslista namn, pnr, organisatorisk hemvist) Lönegrundande underlag Diarieförs i Diarieförs i Server hos UMDAC Digitalt Hela databasen uppgraderas vid versionsbyten av Primula. Bevaras I samband med att handling diarieförs Bevaras I samband med att handling diarieförs SYSTEAM i Uppsala Kopia läggs i personakt Original läggs i personakt Primula Digitalt Bevaras Digitalt i Primula från och med 2001

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 2 Tjänstgöringsjournaler/ Primula Digitalt Bevaras årsjournal Lönelistor (månatliga) Primula Digitalt 10 år Kvittenslistor Papper 10 år Årligen kontrolluppgifter Kontrolllistor: Papper 2 år övriga utdatalistor Primula för avstämning, kontroll, signallistor och avisering, uppgifter som visar avvikelser i samband med löneberäkningar Lönekostnadsspecifikation Primula Digitalt Bevaras Kodbeskrivning till lönearterna/ Primula Digitalt Bevaras löneartsförteckning Enligt Negativ lön Primula Digitalt 10 år Enligt Privata telefonsamtal Papper 10 år Årligen Enligt Stoppad lön Primula Digitalt 10 år Enligt Utbetalnings- och skatteberäkningsunderlag Tur och Retur Papper 10 år Årligen Avser reseräkning till och med 2008 Enligt

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 3 Utbetalnings- och Primula Digitalt 10 år Från och med 2008 skatteberäkningsunderlag Enligt Verifikationslista Primula Digitalt 10 år Enligt Återbetald lön Primula Digitalt 10 år Enligt Avisering och PASS Digitalt Vid inaktualitet Enligt adressändring Kvittens / Papper 10 år Årligen Enligt kontrolluppgifts redovisning Att betala till Primula Digitalt 10 år Enligt myndigheten Intresseavdragslistor Primula Digitalt 10 år Enligt 5 Jämkningsbesked Papper 10 år Årligen Enligt Kostnadsersättningar Papper 10 år Årligen Enligt Utmätningsbeslut Papper 2 år I pärm Från Kronofogden Stipendium Papper 10 år Årligen Enligt Ledighetsansökningar Papper 2 år Årligen Enligt Ledighetsansökningar PASS Digitalt 2 år Årligen Från och med 2005 i PASS Enligt Semesteransökningar PASS Digitalt 2 år Enligt Fackliga uppdrag PASS Digitalt 2 år Enligt Flytt 1 dag

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 4 Nämndeman Studier Ledighet utan lön Tjänstledighetsansökning över sex månader för annan anställning Tjänstgöringsintyg utfärdade vid myndigheten som innehåller värdeomdömen Tjänstgöringsintyg utfärdade vid myndigheten Papper 2 år Årsvis Får gallras med 2 års gallringsfrist under förutsättning att uppgifter om tiden och orsaken till tjänstledigheten framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om näroch frånvaro under kalenderåret eller motsvarande handlingar som bevaras. Tjänstledighetsansökan som förvaras i pärmar. Papper Bevaras Primula Digitalt Vid inaktualitet Samma förutsättningar gäller som för tjänstledighetsansökningar (se ovan). Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen skall bevaras. Arbetsgivarintyg Primula Digitalt Vid inaktualitet Samma förutsättningar gäller som för

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 5 Föräldraledighet Föräldraledighet gällande: Tillfällig föräldrapenning Barn-/ Föräldraledighet Vård av barn Pappa dagar. PASS Digitalt 10 år tjänstledighetsansökningar (se ovan). Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen skall bevaras. Vanlig föräldraledighet PASS Digitalt 10 år Från och med den 1/7 2009 i PASS Ersättningar - Beredskap - Obekväm tid - Mertid - Övertid - Övertid/komp PASS Digitalt 5 år Resor Reseräkningar Primula Digitalt 10 år Enligt

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 6 Utlägg - bilagor till Reseräkningar Papper 10 år Årligen Enligt Tidredovisning Tidredovisning/Flextid Flextidsmall Digitalt 2 år Ligger under blanketter på hemsidan Annan ledighet Ledighet vid: dödsfall, begravning, bouppteckning/ arvsskifte Papper 10 år Originalet skrivs under av chef/prefekt. Skickas till LÖN för arkivering Arvode Arvodesräkningar Papper 10 år Årligen I Primula finns arvodesuppgifter från och med 1981. Arvodesräkningar Papper 10 år Årligen utländsk medborgare Sjukdom Kopior av läkarintyg Papper 10 år Årligen Längre tids sjukfrånvaro där läkarintyget i original skickats in till Försäkringskassan.

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 7 Försäkran i samband med sjukdomsfall Sjukvårds- och läkemedelsersättning Avstämningar Avstämningar av ringa eller tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Avstämningar av betydelse för kontroll av transaktionsinformation - Underlag för lön Exempel: krav, löneförskott, reseförskott, negativ lön och manuella PASS Digitalt 10 år Årligen Papper 10 år Årligen Enligt Primula Digitalt 2 månader Allmänna råd: Integration med externa intressenter för periodvisa rapporteringar, t ex Försäkringskassan avseende information om sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende nödvändig information för kommande pensionsutbetalningar från system MAREG, Arbetsgivarverket avseende lönestatistik. Raindance Digitalt Bevaras Allmänna råd: Utbetalningsunderlag för t ex KÅPAN, preliminär skatt, arbetsgivaravgifter men också för löneavdrag, t ex utmätningar och olika intresseavdrag. Bifogas årsbokslutet.

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 8 utbetalningar Personaladministration - Personalsocialt Anmälningar av sjukdomsfall som fortsätter efter sjuklöneperiodens slut Beslut från Försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Ansökningar om ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro. Personaladministration - Övergripande Primula Digitalt 10 år Anmäler till Försäkringskassan Enligt Papper 10 år Högriskskydd/särskilt högriskskydd Ingen karensdag. Kopia läggs i pärm. Papper 10 år Kopia läggs i pärm se ovan

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 9 Personalregistret Primula Digitalt Bevaras Pension Beslut om delpension Bevaras Meddelande om utbetalning av delpension från SPV Papper 7 år Personnummerord ning Ansökan om statlig pensionsförmån Tjänstematrikelutdrag med underskrift Besked om att anställningen upphör (67 år) Ålderspension Begäran om uppsägning Arbetstagarens begäran att anställningen skall upphöra (65 år) (Blankett UmU) Ålderspension Beslutsmeddelande (Blankett: SPV beslut om pension) Sätts i pärmar hos handläggaren. Gallras vid 68-års ålder. Bevaras Ansökan Lämnas direkt till Registrator som skannar in handlingen och skickar den åter till handläggaren med dnr. Exp. datum anges Papper Bevaras Läggs i personakten Bevaras Besked Exp. datum skall framgå av handlingen Bevaras Begäran om uppsägning Bevaras Beslut

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 10 Sjukpension Beslut om Sjukersättning från Försäkringskassan Ansökan om sjukpension Besked att tjänsten upphör på grund av sjukersättning Tjänstematrikelutdrag med underskrift Beslut om sjukpension (Blankett från SPV) Tillfällig sjukpension Från Försäkringskassan meddelande om sjukersättning Tjänstematrikelutdrag med underskrift Bevaras Beslut Vid sekretess = Skickas till Registratur och Arkiv för diarieföring i och förvaras i personakterna i närarkivet på Löneadministrativa enheten Ansökan Exp. datum anges Bevaras Bevaras Besked Papper Bevaras Läggs i personakten Bevaras Beslut Bevaras Beslut Papper Bevaras Läggs i personakten

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 11 Anmälan om tillfällig sjukpension (Blankett från SPV som handläggaren fyller i) Beslut om tillfällig sjukpension från SPV Efterlevandeförmån Registerutdrag/dödsfallsintyg (från Skattemyndigheten) Försäkran (Den försäkrade fyller i blankett från SPV) Ansökan om efterlevandeförmån Tjänstematrikelutdrag med underskrift Bevaras Ansökan Exp. datum anges Bevaras Beslut Papper Bevaras Från Skattemyndigheten Läggs i personakten Bevaras Ansökan Exp. datum anges Bevaras Ansökan Exp. datum anges Bevaras Läggs i personakten Anställningsintyg med underskrift Beslut om efterlevandepension Bevaras Skickas till SPV Exp. datum anges Bevaras Beslut

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 12 Uppsägning Uppsägning - gällande professorsbefattning - på egen begäran Protokollsutdrag från Rektorsmöte (professorsbefattning) Entledigande/ Uppsägning Varsel/besked om att tidsbegränsad Bevaras Inkommer till Registraturen - diarieförs Registraturen skickar originalet till Löneadministrationen. Löneadministrationen skickar vidare till handläggaren på fakultetskansliet för handläggning Beslut av rektor Beslutet skickas till Löneadministrationen för expediering Löneadministrationen skickar undertecknat original till Registraturen Digitalt Bevaras Finns i diariet. Underskrivet beslut finns i arkivet - serie A2B Diarieförs i Diarieförs i Bevaras I samband med att handling diarieförs Bevaras I samband med att handling Kopia läggs i personakt. Kopia läggs i personakt.

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 13 Anställning upphör diarieförs Personakt Anställningsavtal Beslut om Sjukersättning från Försäkringskassan Betyg Förteckning över utgivna publikationer Tjänstgöringsintyg från andra arbetsgivare än UmU Uppdragstillägg Tjänstematrikelut drag med underskrift från anställd rörande Papper Bevaras Betyg, förteckning över utgivna publikationer och pedagogiska meriter är i original. (Registraturen har dessa enbart inskannade i diariet )

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 14 arbetsskador Beslut om sjukpension Varsel/besked om att tidsbegränsad Anställning upphör Entledigande/ Uppsägning Registerutdrag/ dödsfallsintyg (från Skattemyndigheten) Systemdokumentation Systemdokumentaion lönesystemet Papper Bevaras Vid systembyte RA-FS 2004:3 och RA-FS 2009:1;