Reviderad 2017-05-24 INSTITUTIONEN FÖR LITTERATUR, IDÉHISTORIA OCH RELIGION Arbets- och delegationsordning Dnr V 2017/494 Arbets- och delegationsordningen följer Göteborgs universitets övergripande arbets- och delegationsordning. Den beskriver hur institutionen för litteratur, idéhistoria och religion är organiserad samt hur ansvaret och befogenheterna är fördelade inom institutionen. Ordningen är reviderad och beslutad av prefekt 2017-05-24 efter diskussion i institutionsrådet. Den som har beslutanderätt får överlåta denna, såvida inte sådan vidaredelegering enligt författning eller i annan ordning uttryckligen förbjudits. Med delegering avses att beslutsfattandet flyttas från en högre nivå till en lägre nivå inom organisationen. Den lägre nivån ges därmed rätt att fatta beslut med samma beslutsbefogenhet som den högre. Det yttersta ansvaret ligger dock kvar hos den högre nivån, som genom ett nytt beslut kan återta delegeringen, helt eller delvis, när som helst under ett ärendes handläggning. Om den som har mottagit delegationen inte har kompetens eller resurser att fatta de beslut som är förenade med denna, ska delegationen återlämnas. Det åligger den som mottagit delegationen att anmäla detta till närmast högre nivå. Uppdrag Prefekt Prefekt är institutionens chef och har övergripande ansvar för hela institutionens verksamhet. Prefekten ansvarar för personal och arbetsmiljö, samt företräder universitetet som arbetsgivare. Prefekten är underställd och rapporterar till dekan vid fakulteten. Prefekt ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning, och med gedigen erfarenhet av ledningsansvar. Prefekten ska genomgå de obligatoriska chefskurserna vid universitet, helst under uppdragets första år. Mandatperioden är sex år med avstämning efter tre år. Prefekt utses av dekan utifrån förslag från en beredningsgrupp efter att val har skett. Prefektens beslutsmandat anges i rektors delegationsordning och erhålls genom delegation från dekan. Prefekten ska: - leda, fördela och delegera det dagliga arbetet vid institutionen samt främja institutionens utveckling Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion, Göteborgs universitet 1 (20) Renströmsgatan 6, Box 200, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.lir.gu.se
Beslutsmandat - ansvara för att universitets- och fakultetsgemensamma beslut, regler och policys följs inom institutionen - ansvara för personal och arbetsmiljö samt företräda universitetet som arbetsgivare - vara sammankallande och ordförande i ledningsgruppen samt institutionsrådet och ingå i prefektrådet (under dekan) Prefekt beslutar efter delegation från dekan om: - det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt gällande regelverk - hållbar utveckling och miljöledningssystem samt arkivbildning - jämställdhets- och likabehandlingsarbetet - studenternas arbetsmiljö - institutionens och institutionsledningens organisation och arbetsformer i övrigt - institutionens lokaldisposition och övrig infrastruktur - medarbetar-, utvecklings- och lönesamtal - planerings- och uppföljningsmöten med projektledare vid institutionen, samt forskare med projektbidrag - löner (med undantag för doktorand) - tjänstgöringsplaner för lärare - anställningar, förutom professor (universitetslektor, biträdande lektor samt forskarassistent enligt särskild beredning) - utseende av viceprefekter med särskilda uppdrag - utseende av studierektorer - utseende av likabehandlings- och miljörepresentant - ärenden som rör bisysslor med anknytning till forskning och utbildning - initierande av rekrytering av professor - att ingå avtal för institutionens verksamhet upp till 250 basbelopp - mottagande av gåvor och bidrag enligt donationsförordningen - mottagande av externa forskningsbidrag - medgivande att anlita juridisk person inom utbildningsverksamheten - bokslut och resultat - undantag från universitets representationsregler - utseende av institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ om inget annat föreskrivs Proprefekt Proprefekt inträder i prefektens ställe vid dennas frånvaro (sjukdom, resa i tjänsten, semester m.m.). Proprefekt övertar då samma ansvar och arbetsuppgifter som ovan. Proprefekt ingår i ledningsgruppen och är ordinarie ledamot i institutionsrådet. Beslutsmandat 2 (20)
Se prefekt. Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå (utbildningsansvarig) Viceprefekt är utbildningsansvarig vid institutionen och leder den övergripande planeringen för utbildning på grund- och avancerad nivå. Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning, samt ha erfarenhet av ledningsansvar för utbildning på grund- och avancerad nivå. Viceprefekten för utbildning på grund- och avancerad nivå ska: Beslutsmandat - ingå i ledningsgruppen - vara sammankallande och ordförande i institutionens utbildningsgrupp, - ingå i fakultetens utbildningsberedning (HUB) - i egenskap av utbildningsansvarig ingå i det universitetsgemensamma nätverket för utbildningsansvariga (UTAN) - ha ett ansvar för samverkan och kommunikation kring utbildningsfrågor, internt inom Göteborgs universitet, gentemot studentkår och gentemot aktörer i det omgivande samhället, nationellt och internationellt - ansvara för utbildningens kvalitetssäkring utvärdering och återkoppling till fakultets- och universitetsledning samt studenter - ge förslag och bereda ärenden inom sitt ansvarsområde, samt besvara remisser från fakultet, universitet och andra myndigheter rörande institutionens utbildningar - vara adjungerad ledamot i institutionsrådet - arbeta för att ett pedagogiskt utvecklingsarbete byggs upp kontinuerligt vid institutionen - tillsammans med studierektorer och ekonom kontinuerligt följa upp och strategiskt planera institutionens utbildningsuppdrag - tillsammans med studierektorer och programkoordinatorer utveckla och bereda ändringar i kursutbud och styrdokument - tillse att universitetets regelverk för utbildning på grund- och avancerad nivå följs - ha övergripande ansvar för institutionens webbplats för utbildning på grund- och avancerad nivå (tillsammans med kommunikatör, studierektorer och programkoordinatorer) - på uppdrag från prefekt genomföra medarbetarsamtal med lärare - på uppdrag från prefekt bistå i rekryterings- och bemanningsfrågor Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå beslutar efter delegation från prefekt om: - fastställande av nya och reviderade kursplaner (meddelas institutionsrådet) - antagning av reserver till kurs och utbildningsprogram 3 (20)
- antagning av programstudenter på avancerad nivå - examinatorer på grund- och avancerad nivå Viceprefekt för forskarutbildning Viceprefekt för forskarutbildning leder och bereder ärenden som rör forskarutbildningen vid institutionen. Viceprefekt för forskarutbildning ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning, samt ha god erfarenhet som handledare. Viceprefekten för forskarutbildning ska: Beslutsmandat - ingå i ledningsgruppen - ingå i fakultetens utbildningsberedning på forskarnivå (FUB) - vara kontaktperson gentemot forskarskolor vid Göteborgs universitet (såsom CUL) - bevaka forskarutbildningsfrågor - ge förslag och bereda ärenden inom sitt ansvarsområde, samt besvara remisser från fakulteten och universitetet rörande institutionens forskarutbildning - tillse att universitetets regelverk för forskarutbildning följs - organisera rekrytering och antagning av doktorander vid institutionen, inklusive forskarskolor vid Göteborgs universitet - i samråd med forskarutbildningskoordinatorerna i ämne, planera institutionens doktorand- och forskarseminarium samt gemensamma doktorandaktiviteter - sammankalla handledarkollegiet minst en gång per termin - till dekan ge förslag på doktorandexaminator - ha avstämningsmöten med handledare och doktorander, samt följa upp samtliga doktoranders individuella studieplaner (ISP) - bereda ärenden där doktorander begär handledarbyte - ansvara för institutionens webbplats för forskarutbildning (tillsammans med kommunikatör) - samråda med viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå rörande seminarier och kurser på avancerad nivå och dess relation till forskarutbildningen Viceprefekt för forskarutbildning beslutar efter delegation från prefekt om: - tillgodoräkning av tidigare utbildning och prov i utbildning på forskarnivå - utseende av huvudhandledare och biträdande handledare för doktorander i samråd med forskarutbildningskoordinator och prefekt - ingå avtal med andra institutioner och universitet (för t.ex. biträdande handledare, forskarutbildningskurser) - fastställande av kursplaner för kurs på forskarnivå (meddelas institutionsrådet) - utseende av granskare av licentiatuppsats 4 (20)
- fastställande av individuell studieplan (ISP) - besluta om byte av allmän studieplan (ASP) Viceprefekt för forskning Viceprefekt för forskning ska arbeta för att främja institutionens forskning, seminarieverksamhet och forskningsfinansiering. Viceprefekt för forskning ska vara professor med tillsvidareanställning och god erfarenhet av forskningsledning och forskningsfinansiering. Viceprefekt för forskning ska: - ingå i ledningsgruppen - ingå i fakultetens forskningsberedning (FOB) - ge förslag och bereda ärenden inom sitt ansvarsområde, samt besvara remisser från fakulteten och universitetet rörande institutionens forskning - bevaka forskningspolitiska frågor och kontinuerligt informera institutionens forskare och ledningsgrupp - planera institutionens högre seminarium i samråd med ämnesordförande - bygga och underhålla en infrastruktur som underlättar för ansökningar om externa forskningsbidrag, samt stödja och diskutera ansökningar om forskningsprojekt - ansvara för institutionens webbplats för forskning (tillsammans med kommunikatör) - främja kontakter med forskningsfinansiärer - i samråd med prefekt, ekonom och ledningsgrupp se till att institutionens forskningsresurser används på ett adekvat och fruktbart sätt - bistå prefekt i rekrytering av postdoktorer och andra anställningar som forskare Viceprefekt för lärarutbildning Viceprefekt för lärarutbildning har övergripande ansvar för samordning, planering och utveckling av institutionens engagemang inom lärarutbildning. Viceprefekt för lärarutbildning ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning, samt ha kunskap om lärarutbildningens verksamhet och organisation. Viceprefekt för lärarutbildning ska: - ingå i ledningsgruppen och utbildningsgruppen - vara kontaktperson och företräda institutionen vid uppdragsdialoger och andra kontakter med GU:s utbildningsgemensamma styrgrupp för lärarutbildning. - ge förslag och bereda ärenden inom sitt ansvarsområde, samt besvara remisser från fakulteten och universitetet rörande lärarutbildning 5 (20)
Beslutsmandat - ha samordningsansvar och ansvar för samverkan inom lärarprogrammet vid institutionen, på fakultetsnivå, samt på universitetsnivå - ha övergripande ansvar för samarbete med andra institutioner och skolverksamhet - ha övergripande ansvar för kursbudget och uppföljning av uppdrag (i samråd med prefekt och ekonom) - ha övergripande ansvar för institutionens webbplats för lärarutbildning (tillsammans med kommunikatör och studierektor/koordinator) - tillsammans med studierektorer, koordinatorer, studievägledare och ekonom kontinuerligt följa upp och strategiskt planera institutionens utbildningsuppdrag, samt verka för utökat engagemang och fler uppdrag, inom lärarutbildningen och i vidareutbildning/kompetensutveckling för yrkesverksamma lärare - tillsammans med studierektorer och koordinatorer utveckla och bereda ändringar i kursutbud, utbildnings- och kursplaner, inom lärarutbildningen - minst en gång per termin sammankalla till möte med studierektor/programkoordinator för lärarutbildning, studievägledare och viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå - ansvara för utbildningens kvalitetssäkring - granska lärarutbildningens kursplaner i Gubas - ansvara för institutionens webbplats för lärarutbildning (tillsammans med kommunikatör och studierektor/programkoordinator för lärarutbildning) - arbeta med utveckling av lärarutbildningens forskningsanknytning, såväl ämnesteoretiskt som ämnesdidaktiskt - ansvara för att pedagogiskt utvecklingsarbete byggs upp och utvecklas - på uppdrag av prefekt bistå i rekrytering av lärare inom lärarutbildningen Viceprefekt för lärarutbildning har mandat att efter delegation från prefekt: - besluta om lärarutbildningens organisation vid institutionen - föra institutionens talan i fakultetsstyrelsen och universitetsnämnder Ämnesordförande Ämnesordförande är ämnets kontaktperson utåt och samordnare inåt i samarbete med ämnets ledning (ämnesordförande, studierektor i ämne och forskarutbildningskoordinator i ämne). Uppdraget som ämnesordförande roterar mellan ämnets professorer eller universitetslektor med tillsvidareanställning, och löper årsvis. Inför varje nytt kalenderår utses ämnesordförande av och inom ämneskollegiet. Prefekt ska meddelas senast 1 november om val av ämnesordförande. Ämnesordförande ska: - i samarbete med ämnets ledning (studierektor och forskningsutbildningskoordinator) planera och sammankalla ämneskollegiet för att 6 (20)
informera om, diskutera och driva utbildnings- och forskningsstrategiska frågor, samt rekrytering och andra ärenden av vikt - vid behov vara kontaktperson i ämnet gentemot fakultetens beredningsgrupper, samt inför det omgivande samhället - besvara utvärderingar och remisser på uppdrag av prefekt - bistå viceprefekt för forskning i planering av högre seminariet, samt beredning av strategiska forskningsfrågor - bistå prefekt vid rekrytering av lärare och forskare, samt vara sammankallande i rekryteringsgruppen Forskarutbildningskoordinator i ämne Forskarutbildningskoordinator i ämne har ett övergripande ansvar för organisationen av forskarutbildningen i ämnet. Koordinatorn organiserar och är ordförande för de seminarier där doktorander i ämnet lägger fram avhandlingsarbete. Hen ska vara professor eller docent med tillsvidareanställning, samt med god erfarenhet av handledning. Forskarutbildningskoordinator i ämne ska: - ingå i ämnets ledning - vara doktorandexaminator och granska ISP (förutom egna doktorander) - vara ordförande för och leda doktorand- och forskarseminariet i ämnet, där framför allt doktorander lägger fram pågående avhandlingsarbete, men där också institutionens och inbjudna forskare kan lägga fram pågående forskning - utse opponenter till doktorandseminarierna i ämnet - tillsammans med viceprefekt för forskarutbildningen organisera doktorand- och forskarseminariet - i samråd med viceprefekt för forskarutbildningen, i handledarkollegiet ta upp utvecklings- och kvalitetsarbete inom ämnets forskarutbildning - bistå viceprefekt för forskarutbildningen vid doktorandantagning (inklusive forskarskolor vid Göteborgs universitet), samt leda ämnets interna beredning i handledarkollegium och ämneskollegium - utarbeta och revidera kursplaner i forskarutbildningsämnet, samt planera kursutbud - besvara remisser rörande forskarutbildningen, på uppdrag av prefekt eller viceprefekt för forskarutbildningen Studierektor i ämne Studierektor har övergripande ansvar för planering, administration och uppföljning av utbildning på grund- och avancerad nivå inom ett visst ämnesområde, och ska främja en god studiemiljö vid institutionen. 7 (20)
Studierektor ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning, samt äga god kunskap om ämnesområdet för uppdraget. Vidare krävs studierektorsutbildning, samt adekvat kännedom om de elektroniska system som används i utbildningsadministrativt och pedagogiskt syfte. Studierektorsutbildningen kan påbörjas efter det att studierektorn har tillträtt sitt uppdrag. Detta gäller även utbildning i olika administrativa system. Studierektor ska: Beslutsmandat - ingå i utbildningsgruppen - planera, utvärdera och följa upp den löpande utbildningen under terminerna (för precisering av arbetsuppgifterna se Riktlinjer för anställda) - tillsammans med viceprefekt och ekonom kontinuerligt följa upp och strategiskt planera ämnets utbildningsuppdrag - utveckla utbildningar inom sitt ämnesområde, såsom förändring av kurs- och programutbud, kursplaner, antagningstal, timfördelning, fastställa kurslitteraturlistor, samt meddela dessa till bibliotek och bokhandel - ansvara för studentintroduktion och informationsmaterial av olika slag, som webbtexter (tillsammans med studievägledare och kommunikatör) - hålla sig informerad om styrdokument och regelverk för studier och utbildning vid Göteborgs universitet - besvara remisser och skrivelser (på uppdrag av viceprefekt) - bemanna kurser i enlighet med tjänstgöringsplan från prefekt - planera och sammankalla ämneskollegiet i samarbete med ämnesordförande och forskningsutbildningskoordinator i ämnet - bevaka lärares högskolepedagogiska kompetens och i förekommande fall uppmuntra till kompetensutveckling - bistå prefekt i rekrytering av lärare Studierektor för ämne beslutar efter delegation från prefekt om: - tillgodoräkning av tidigare studier samt ärenden gällande kompletteringar och behörighetsbedömningar efter beredning av studievägledare - antagning av reserver till kurs och utbildningsprogram - begränsning av det antal tillfällen som en student får genomgå prov eller praktik eller motsvarande - studieuppehåll - att tillfälligt ställa in kurser - intyg för lärare och studenter (kan förberedas av utbildningsadministratör) - efter samråd med studievägledare besluta om särskilda examinationsformer för studenter med särskilda behov Studierektor/Programkoordinator inom lärarutbildningen 8 (20)
Studierektor/programkoordinator för lärarutbildning har övergripande ansvar för planering, administration och uppföljning av lärarutbildningens kurser inom ett visst ämnesområde. Studierektor/programkoordinator för lärarutbildning ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning. Adekvat kännedom om de administrativa system som används i utbildningsadministrativt och pedagogiskt syfte krävs, samt, beroende på uppdragets storlek, studierektorsutbildning. Studierektorsutbildningen kan påbörjas efter tillträtt uppdrag. Detta gäller även utbildning i olika administrativa system. Studierektor/programkoordinator för lärarutbildning ska: Beslutsmandat - ingå i utbildningsgruppen - ansvara för planering, utvärdering och uppföljning av ämnesområdets kurser inom lärarutbildningen - delta i kvalitetsdialoger, besvara förfrågningar, remisser och skrivelser (på uppdrag av viceprefekt för lärarutbildning) - samverka med medverkande institutioner i de utbildningar där ämnesområdet har kursansvar, och med kursansvariga institutioner i de utbildningar där ämnet medverkar - bistå ämnesområdets studierektor i bemanningen av kurser, samt inrätta lärarlag för planering och genomförande av kurstillfällen - utveckla och revidera kursplaner, samt kursutbud - vara sammankallande för lärarlag inom lärarutbildningen - hålla sig informerad om styrdokument och regelverk för lärarutbildning vid Göteborgs universitet - ansvara för studentintroduktion och informationsmaterial av olika slag, som webbtexter (tillsammans med studievägledare och kommunikatör) - bevaka lärares ämnesteoretiska, högskolepedagogiska och didaktiska kompetens och i förekommande fall uppmuntra till kompetensutveckling - på uppdrag av prefekt bistå i rekrytering av lärare Studierektor/programkoordinator för lärarutbildning beslutar efter delegation från prefekt om: - tillgodoräkning av tidigare studier samt ärenden gällande kompletteringar och behörighetsbedömningar vilka bereds av studievägledare - valideringsärenden gällande äldre lärarutbildningar Programkoordinator För program ska en programkoordinator utses. Programkoordinator leder det löpande och strategiska arbetet med programmet. Vissa arbetsuppgifter kan delegeras (se särskild beskrivning för utbildningssamordnare). 9 (20)
Programkoordinator ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning samt ha övergripande kunskap om programmets ämnesinriktning. Programkoordinator ska: Beslutsmandat - vara sammankallande och ordförande i programrådet - vid behov fungera som programmets kontaktperson gentemot fakulteten - fungera som programmets kontaktperson gentemot samverkande institutioner och det omgivande samhället - formulera, utveckla och se över dokument som styr programmet, såsom utbildningsplaner och examensbeskrivningar, i samråd med studievägledare och utbildningsadministration, samt utbildningsansvarig (alt. studierektorer) - ha pedagogiskt ansvar för de i programmet ingående kurserna med avseende på progression och inriktning, i samråd med kursansvariga och studierektorer (alt. utbildningsansvarig) - kommunicera med studierektorer avseende bemanning av obligatoriska kurser - sammankalla alla kursansvariga lärare och studievägledare för programmets kurser till ett informationsmöte inför varje termin - leda utveckling av utbildningens forsknings- och arbetsmarknadsanknytning - tillsammans med ekonom planera och följa upp budget - planera programspecifika aktiviteter - i samråd med kommunikatör skriva informationstexter för webben - delta i kvalitets- och utvärderingsarbete - på uppdrag av prefekt bistå i rekrytering av lärare Programkoordinator beslutar efter delegation från prefekt om: - särskild antagning av studenter Föreståndare för centrumbildning Föreståndare leder verksamheten vid centrumbildning (nedan kallad enhet) vid institutionen, i enlighet med Regler för Centrum vid Göteborgs universitet Dnr V 2015/971. Föreståndaren: - leder och fördelar det dagliga arbetet vid enheten (dock ej personalansvar) - är ansvarig för enhetens budget samt ekonomiskt resultat, med förankring i styrgrupp och avstämning med prefekt - är enhetens kontaktperson utåt och samordnare inåt - arbetar strategiskt för enhetens positiva utveckling Beslutsmandat 10 (20)
Föreståndaren beslutar efter delegation från prefekt om: - att ingå avtal för enhetens verksamhet upp till 50 basbelopp Redaktör Redaktören: Beslutsmandat - är huvudredaktör för institutionens bokutgivning (lir.skrifter och lir.varia) och tidskrift (lir.journal) - utvecklar institutionens publiceringsverksamhet, inklusive utformning av policydokument - ansvarar för att årlig budget utnyttjas på bästa sätt i enlighet med institutionens verksamhetsplanering - ansvarar för att gällande ramavtal följs vid beställningar av varor och tjänster - planerar och fördelar arbetet i institutionens redaktionsråd, samt sammankalla och leda detta vid minst två tillfällen per år - fördela redaktionellt ansvar till gästredaktörer - i samråd med institutionens kommunikatör synliggör och marknadsför institutionens publikationer - redovisar institutionens publiceringsverksamhet för ledningsgruppen och institutionsrådet vid minst två tillfällen per år - i samråd med viceprefekt för forskning organisera ett högre seminarium per år med fokus på institutionens egen publiceringsverksamhet - verka för att redaktionell och publicistisk verksamhet integreras i institutionens utbildningar Redaktören har mandat att, efter delegation från prefekt: - ingå avtal med tryckerier, sättare, grafiska formgivare och andra externa aktörer inom publicering, i enlighet med avsatta medel i verksamhetsplan, upp till 5 basbelopp Miljörepresentant Miljörepresentanten ansvarar på delegation från prefekten för tillsynen av institutionens miljöarbete. Miljörepresentanten ska vara tillsvidareanställd, förtrogen med gällande lagstiftning, samt policy och handlingsplan för miljöarbetet vid Göteborgs universitet. Miljörepresentanten ska: 11 (20)
- upprätta och implementera rutiner på institutionen i linje med Göteborgs universitets policy och handlingsplan för miljöarbete - delta i relevanta möten och utbildningstillfällen på fakultets- eller universitetsnivå - besvara remisser på uppdrag av prefekt - bistå prefekt med underlag och deltagande vid miljörevisioner och miljöronder - utforma, uppdatera och revidera institutionens årliga aktivitetslista för miljöarbete - hålla informationsmöten med personalen vid minst ett tillfälle per år Likabehandlingsrepresentant Likabehandlingsrepresentanten ansvarar på delegation från prefekten för tillsynen av institutionens likabehandlingsarbete. Likabehandlingsrepresentanten ska vara tillsvidareanställd och vara förtrogen med gällande lagstiftning, samt policy och handlingsplan för likabehandlingsarbetet vid Göteborgs universitet. Likabehandlingsrepresentanten ska: - årligen upprätta en handlingsplan för likabehandling samt implementera rutiner på institutionen i linje med Göteborgs universitets policy för likabehandling - delta i relevanta möten och utbildningstillfällen på fakultets- eller universitetsnivå - vara adjungerad ledamot i institutionsrådet och vid behov ingå i utbildningsgruppens möten - samarbeta med arbetsmiljöombudet - vid behov sammankalla institutionens likabehandlingsgrupp - besvara remisser på uppdrag av prefekt - bistå ledning, studierektorer och studievägledare i det pågående likabehandlingsarbetet inom utbildning och forskning - bistå prefekt vid rekrytering - hålla informationsmöten med personalen vid minst ett tillfälle per år (i bokstavsordning) Administrativ personal och studievägledare Administrativ chef Den administrativa chefen ansvarar för att den löpande administrationen fungerar enligt de regler och bestämmelser som finns och är underställd och rapporterar till prefekten. Den administrativa chefen ingår i ledningsgruppen samt är ansvarig för att: 12 (20)
Beslutsmandat - organisera, fördela och samordna arbetet inom administrationen - upprätta anställningsavtal för institutionens personal - bistå prefekt vid arbetsmiljö- och arbetsrättsliga frågor samt rekryteringar - samordna det praktiska och administrativa arbetet vid nyanställningar Administrativ chef beslutar efter delegation från prefekt om: - utvecklings- och lönesamtal med den administrativa personalen, samt lönesättning av administrativ personal - institutionens studie- och karriärvägledning - ansvara för tillämpning och behandling av personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen - ansökan om behörighet i samtliga administrativa system - mandat att attestera fakturor i ekonomisystemet Doktorandadministratör Doktorandadministratören ska: - registrera avklarade kurser och aktivitet i LADOK - handlägga förlängningsgrundande uppdrag - administrera individuella studieplaner (ISP) - vara administrativt stöd vid disputationer Ekonom Ekonomen inträder i administrativa chefens ställe vid dennas frånvaro (sjukdom, resa i tjänsten, semester m.m.). Ekonom övertar då att organisera, fördela och samordna arbetet inom administrationen. Ekonom ingår ledningsgruppen samt är ansvarig för att: - utarbeta institutionens budget, prognos och uppföljningsarbete - arbeta fram beslutsunderlag, sammanställa och analysera ekonomiskt material - bistå med kontinuerlig ekonomisk rådgivning åt prefekt, administrativ chef och ledningsgrupp - tillsammans med institutionens studierektorer och viceprefekt för utbildning, strategiskt planera och följa upp kurs- och programutbud samt analysera studenttillströmning och prestationer 13 (20)
Beslutsmandat - presentera ekonomiska rapporter och underlag i institutionsrådet, vid fakultetsdialoger samt andra organ vid Göteborgs universitet (såsom SOL) - utveckla ekonomiadministrativa rutiner vid institutionen Ekonom beslutar efter delegation från prefekt om: - godkännande av inköp i inköpssystemet Ekonomiadministratör Ekonomiadministratören ska: - arbeta med löpande ekonomihantering som registrering och kontroll av leveransoch kundfakturor, bevakning av inbetalningar, utbetalningar av personliga utlägg - utfärda offerter - administrera projekt, samt bistå projektledare och bidragsgivare med ekonomiska underlag - bokföra och betala ut doktorandmedel - utveckla ekonomiadministrativa rutiner vid institutionen - administrera arvodesutbetalningar Expedition Expeditionen ska: - utföra studentservice - sortera och dela ut daglig post - sköta om biblioteket enligt institutionens bibliotekspolicy (se Riktlinjer för anställda) Infrastruktur Ansvarig för infrastruktur ska: - vara kontaktperson mellan säkerhetsavdelningen och personal/studenter vad gäller lokalfrågor och säkerhet - se till för att den fysiska arbetsmiljön är tillfredställande för institutionens anställda (att kontorsutrustning är på plats och fungerar) 14 (20)
- vara flyttgeneral, d.v.s. ansvara för att verkställa rumsrockader och flyttar Inköpsansvarig Inköpsansvarig ska: - hantera inköp åt institutionens personal - hålla sig uppdaterad på gällande lagar, regler och policys kring inköp och upphandling - stöd i inköp till konferenser mm - ansvara för att gällande ramavtal följs vid beställningar av varor och tjänster Kommunikatör Kommunikatören ska: - ansvara för institutionens informationskanaler, såsom webbplats, interna nyhetsbrev, sociala medier, elektroniska informationstavlor och kalendarier - ansvara för att informationen på institutionens webbplats gällande institutionens arbete, forskning och utbildning är aktuell och relevant - söka information som gagnar institutionen och kommunicera denna - skriva om/introducera nyanställda vid institutionen - synliggöra forskningsprojekt och särskilda satsningar - skriva, redigera och strukturera text- och bildmaterial - utforma annonser, affischer, informationsmaterial och trycksaker - ge råd och stöd åt anställda inom området - vara delaktig i nätverk på institutions- fakultets- och centralnivå i webb- och kommunikationsfrågor - vara uppdaterad om gällande regler och policys inom området Personaladministratör Personaladministratören ska: - informera om gällande regler för ledigheter, arvoden och andra ersättningar - bistå personalen vad gäller egenrapporteringen - bevaka och granska semesteruttag, sjukanmälningar och andra ledigheter i egenrapporteringen 15 (20)
- ansvara för att nyanställda får passerkort och nycklar samt introduktion till egenrapporteringen - administrera sjukanmälningar och ersättning för läkarvård, läkemedelsersättning och friskvård Rese- och konferenshandläggare Resehandläggaren ska: - boka resor och hotell åt institutionens personal, gästföreläsare och övriga inkommande gäster - handlägga reseförsäkringar (kammarkollegiet) - vara uppdaterad om regelverk för resor och försäkringar och hålla institutionens personal informerad om dessa - granska och arkivera reseräkningar - fakturahantering rörande resekostnader - boka konferenser och administrera logistik Samordnare för diarieföring Samordnare för diarieföring ska: - handlägga ärenden i GUDOK - skapa rutiner och infrastruktur för diarieföring på institutionen - informera om vilka ärenden institutionen är ålagd att diarieföra - vara uppdaterad på universitetets system för ärende- och dokumenthantering (GUDOK) - säkerställa att institutionens diarieföring sköts på ett korrekt sätt Samordnare för arkivering Samordnaren för arkivering ska: - ansvara för arkivering av relevanta ärenden - ha övergripande ansvar över arkivet Samordnare för mentorsverksamhet 16 (20)
Samordnaren för mentorsverksamhet ska: - underhålla den infrastruktur som krävs för att mentorsverksamheten ska fungera - vara kontaktperson för mentorsgruppen - hålla sig informerad om styrdokument och regelverk för studier och utbildning vid Göteborgs universitet Studievägledare Studievägledare ska: - tillsammans med viceprefekt, studierektorer och utbildningsadministratörer (utbildningsgruppen) skapa en god studiemiljö vid institutionen - vägleda studenter rörande utbildning och karriärvägar, utifrån studentens specifika intressen och förutsättningar - ge studenter stöd i studiesituationen, samt utarbeta rutiner för studenter som möter svårigheter i sina studier (tillsammans med lärare och studierektor) - vara kontaktperson för studenter med funktionshinder - genomföra studentintroduktioner och utforma informationsmaterial av olika slag (tillsammans med studierektor och kommunikatör) - hålla sig informerad om styrdokument och regelverk för studier och utbildning vid Göteborgs universitet - vara institutionens kontaktperson utåt, samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom arbetsområdet studie- och karriärvägledning - delta i arbetet med uppföljning av kursvärderingar, samt biträda studierektor i utvecklingsarbetet av utbildningar, såsom förändring av kursutbud, antagningstal, pedagogik - bereda ärenden som gäller tillgodoräkning av tidigare studier och behörighetsbedömningar - samverka med studentorganisationer - samverka med skolor och allmänhet Utbildningsadministratör Utbildningsadministratör ska: - arbeta i systemet "NYA" med antagningsadministration - administration av kursinformation: utskick till studenter - administration av scheman: boka lokaler, bistå studierektorerna vid schemaläggning - tjänstgöring på expeditionen: service åt studenter och allmänhet 17 (20)
- LADOK-handläggning: registrering av studenter, betygsrapportering, skriva intyg - GUL-administration: lägga ut information om kursplan, litteraturlista och schema etc - inläggning av utbildningsinformation i utbildnings-gubas - GUPEA: inläggning av studenternas examensarbeten - kompendiehantering - tentamensadministration: boka skrivningslokaler, tillgodose lärarna med inrapporteringslistor, hantera skrivningar enligt gällande bestämmelser Organ för institutionens ledning Institutionsråd Institutionsrådet ska: - fungera som ett strategiskt diskussionsforum, beredningsorgan och remissinstans till stöd för prefekt, som är rådets sammankallande och ordförande - bestå av prefekt, proprefekt och fem lärarrepresentanter, en representant för administrativ personal samt två studenter (en doktorand och en student från grundutbildningen). Fackliga företrädare har närvaro- och yttranderätt. Till institutionsrådet adjungeras arbetsmiljöombud, likabehandlingsrepresentant, samt viceprefekt för grund- och avancerad utbildning (utbildningsansvarig) - sammanträda minst fem gånger per år, kallelse ska skickas till ledamöterna senast en vecka före mötet. Minnesanteckningar ska föras av sekreterare och publiceras på institutionens webbplats - arbeta inom ramen för universitetets mål och strategier samt det uppdrag som universitetsstyrelsen har lämnat Enligt Göteborgs universitets arbetsordning ska följande frågor behandlas i institutionsrådet innan beslut fattas av prefekt: - budget och verksamhetsplan, inklusive rekryteringar - mål och strategier för utbildning, forskning och samverkan - kursplaner - viktigare yttranden och remissvar - utseende av institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ - arbetsmiljöfrågor - övriga frågor som föreskrivs av dekan Ledningsgruppen 18 (20)
Ledningsgruppen består av prefekt, proprefekt, viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå (utbildningsansvarig), viceprefekt för forskarutbildning, viceprefekt för forskning, viceprefekt för lärarutbildning, administrativ chef och ekonom. Ledningsgruppen sammanträder på fastställd tid under läsåret, om möjligt en gång i veckan. Ledningsgruppens uppgifter är att: - tillsammans med prefekten leda arbetet och fungera som operativ enhet vid institutionen - fördela och verkställa de beslut som prefekt fattar - utarbeta underlag för beredning av uppkomna frågor och/eller föreslå temporära beredningsgrupper för vidare handläggning Ämneskollegium Vid institutionen finns fyra ämneskollegier litteraturvetenskap, teaterstudier, idé- och lärdomshistoria, religionsvetenskap och teologi vilka har en informerande, beredande, rådgivande och formerande funktion. I kollegiet ingår alla lärare, forskare och doktorander i ämnet. Det sammankallas av ämnesordförande alternativt studierektor eller forskarutbildningskoordinator i ämnet, beroende på vilka ärenden och frågor som ska ventileras. Kollegiet ska träffas minst tre gånger per termin. Frågor som tas upp i ämneskollegium är: - strategiska frågor rörande ämnets utveckling och framtida inriktning inom utbildning och forskning - samverkan mellan ämnena inom institutionen - ämnesprofil vid rekrytering av lärare - självvärderingsdokument vid extern utvärdering - bemanning och timplanering - kursutveckling och pedagogiskt utvecklingsarbete - arbetssociala aktiviteter, som studieresor Handledarkollegium Handledarkollegiet består av samtliga fast anställda disputerade lärare vid institutionen. Doktorander har närvaro- och yttranderätt med en representant. Sammankallande och ordförande är viceprefekt för forskarutbildning. Kollegiet ska sammanträda minst en gång per termin. Särskilda handledarkollegier i ämne kan sammankallas vid behov, t.ex. för tillfället verksamma handledare inom institutionens forskarutbildning. Frågor som tas upp i handledarkollegium är: - strategiska frågor rörande forskarutbildningens organisering vid institutionen, utveckling och framtida inriktning - beredning av doktorandansökningar, under ledning av viceprefekt för forskarutbildning i samarbete med seminarieledare inom forskarutbildningen 19 (20)
- ämnesspecifika forskarutbildningsfrågor, under ledning av forskarutbildningskoordinator i ämne - information om regelverk vid Göteborgs universitet rörande forskarutbildningen - extern utvärdering Utbildningsgruppen Gruppen består av viceprefekt för utbildning på grund och avancerad nivå, studierektorer i ämne, studievägledare och utbildningsadministratörer, samt viceprefekt och studierektor/programkoordinator för lärarutbildning. I gruppen informeras kontinuerligt om och diskuteras gemensamma frågor som rör institutionens utbildningar. Programråd För varje program, alternativt för flera närliggande ämnesspecifika program, ska finnas ett programråd som leds av programkoordinator. Programrådet ska bistå programkoordinator i dennes ansvarsområden och arbetsuppgifter. Programkoordinator samarbetar med studierektor i ämne (ämnesspecifika program) och viceprefekt för grund- och avancerad utbildning (ämnesövergripande program). 20 (20)