Projektdirektiv - Delprojekt inom projekt Framtidens bibliotek Fastställt av projektstyrningsgruppen 2014-06-12 Bakgrund Projektet Framtidens bibliotek är steget vidare i Göteborgs universitets arbete med att formulera ett underlag till fastighetsägare, staden med flera, inför den fortsatta planeringen och därefter projekteringen, i form av ambitioner och mål för Framtidens bibliotek. Delprojekten, liksom projekt Framtidens bibliotek som helhet, har att följa de visioner, strategier och bärande idéer som utarbetats inom det övergripande projekt Campus Näckrosen och som presenteras i den övergripande Vision projekt Campus Näckrosen samt i Utvecklingsplan Campus Näckrosen. Ur den övergripande projektvisionen: Campus Näckrosen skapar förutsättningar för samarbete inom forskning, utbildning och innovation för framtiden. Läget mitt i staden understryker Göteborgs universitets närvaro i samhället. Området är en plats för gränsöverskridande möten och kreativ samverkan mitt i staden, mitt i debatten. Campus Näckrosen är ett skyltfönster för utvecklingen av universitetet och kultur- och kunskapsstaden Göteborg en Park for Humanities and Arts. Målbilden för Campus Näckrosen är att området 2020 ska vara en betydande hörnsten i Göteborgs universitet och stå som en symbol för kultur- och kunskapsstaden Göteborg. Projektets vision utgår från områdets unika möjligheter och att det utvecklas till ett stadsintegrerat campus. En plats som skapar förutsättningar för givande möten mellan skilda kunskapsvärldar och vetenskapssyner och därmed också för ökad samhällsnytta. Campus Näckrosen ska erbjuda en öppen, inbjudande och hållbar miljö för konstnärligt skapande, humanistisk forskning, kultur, bildning och kunskap uppbyggd kring följande bärande idéer: Göteborgs universitet samlar sina Humanistiska och Konstnärliga fakulteter tillsammans med Humanistiska biblioteket till området Universitetsverksamheterna flätas fysiskt samman med varandra, och med kringliggande organisationer och kultur- och kunskapsinstitutioner Organisationer och företag som kan bidra till och ha nytta av utvecklingen bjuds in till att befinna sig, och verka som en aktiv part på campus Campus Näckrosen vävs samman med Korsvägen och Götaplatsen så att området öppnas mot staden. Den verksamhet som bedrivs inom Campus Näckrosen synliggörs och lyfts fram 1/8
Nya samarbetsformer och arbetssätt bejakas, när Campus Näckrosen skapar mötesplatser för kreativitet och samverkan i formell och informell form De stora parkrummen och kvaliteter som finns vid och runt Näckrosdammen idag tas till vara och vidareutvecklas Ett nytt kulturstråk etableras som från Campus Näckrosen via Götaplatsen sträcker sig hela vägen till Göteborgsoperan. Campus Näckrosen blir därigenom en sammanbindande länk mellan det nyskapande kulturstråket och evenemangsstråket från Ullevi till Liseberg. I den övergripande projektvisionen har detta också uttryckts i ett antal tydliga strategier: Täthet, Öppenhet, Samverkan, Liv och Unikt 1. Täthet På Campus Näckrosen behöver en tillräcklig mängd människor och verksamheter samlas för att generera en potential för aktiviteter och händelser. I ett första steg koncentrerar Göteborgs universitets Konstnärliga och Humanistiska fakulteter hit och dessa utgör tillsammans med Universitetsbiblioteket den akademiska kärnan i området. På campus bereds plats för näringsliv och organisationer som på ett relevant sätt kan bidra till kunskapsmiljön. Omgivningens redan befintliga organisationer inbjuds att vara aktiva i projektet 2. Öppenhet Campus Näckrosen ska vara välintegrerat i stadsväven och upplevas som en plats som välkomnar och bjuder in till delaktighet. En plats där man vill befinna sig och med verksamheter som är öppna och inbjudande. Campus Näckrosen ska vara lättillgängligt och utåtriktat, utan hinder för deltagande och vara ett led i universitetets strategi om breddad rekrytering och ökad kontakt med grund- och gymnasieskolan. 3. Samverkan Att universitetet, staden och regionen arbetar tillsammans är en nödvändig förutsättning för att utveckla Göteborg som kunskapsstad. Samverkan inom Campus Näckrosen sker på flera nivåer. Dels handlar det om verksamheter och organisationer som kan arbeta tillsammans i gemensamma projekt eller mot gemensamma mål. Dels sker det genom att lokaler och funktioner kan delas, varigenom platser och arenor för möten och samverkan skapas. Människor från olika platser och med olika bakgrund möts och arbetar tillsammans, och den nya helheten blir större än summan av delarna. 4. Liv Campus Näckrosen ska vara en plats där aktivitet föder aktivitet och en positiv utveckling skapas. En plats där saker händer. En plats för det oväntade och en miljö som lever alla årets dagar och timmar, tillåtande och välkomnande. Det ska vara en plats man lätt kan komma till och en plats där man vill stanna kvar. På och runt Campus Näckrosen ska andra organisationer och näringsliv, både existerande och nytillkomna, integreras för att stärka områdets potential. Korsvägens infrastruktur, vilken förstärks i och med den kommande Västlänken, bidrar till liv och rörelse på området. På samma sätt finns det en Projektdirektiv - Delprojekt inom projekt Framtidens bibliotek 2/8
potential i att länka samman evenemangsstråket som startar vid Korsvägen med det kulturstråk som har sin utgångspunkt vid Götaplatsen. 5. Unikt Campus Näckrosen ska utnyttja det centrala läget i staden, med omedelbar närhet till flertalet av Göteborgs konst- och kulturinstitutioner. Utvecklingen kan dra nytta av möjligheten till expansion, ovanlig ur ett internationellt perspektiv för ett cityuniversitet. Nära finns även det stora nöjes- och evenemangsområde som sträcker sig från Liseberg, via Mässan till Ullevi. Mängder av människor kommer årligen hit och här formas deras bild av staden, regionen och i framtiden även av universitetet. Den samlade akademiska kompetensen, läget i staden och närheten till omgivande verksamheter ger Campus Näckrosen unika förutsättningar. Konstnärligt skapande, humanistisk vetenskap, kultur, bildning och kunskap ger grogrund för nydanande verksamheter och arbetssätt. Genom mod och handlingskraft ska Campus Näckrosen bli en hållbar miljö med global attraktionskraft, som lockar och som bjuder in till kreativ samvaro, i en omtalad och relevant akademisk miljö. Aktuella underlag finns på det övergripande projektets webbplats: http://campusnackrosen.gu.se/dokument Organisation Sammankallande i delprojekten är: Arena: Birgitta Andreasson Entré och omvärld: Janet Wamby Lärmiljöer: Karin Edlund Exponering och bokförvaring: Anna Sjödahl Hayman Kontorsutrymmen och övriga verksamheter: Isabel Folkesson Delprojekten bemannas i övrigt enligt separat bilaga. Sammankallande i delprojekten ansvarar för: - resultat, innehåll och leveranser samt rapporterar till projektsamordningsgruppen. - löpande rapportering och dokumentation av arbetet och dess resultat till samordningsgruppen. - att behov av samverkan mellan delprojekten identifieras och genomförs. - att omgående rapportera till/ta stöd av samordningsgruppen om man antas avvika från direktivets mål och/eller tidplan. Projektdirektiv - Delprojekt inom projekt Framtidens bibliotek 3/8
Projektsamordningsgrupp: Magnus Pettersson, projektledare (inobi) Eva Huntington Ann-Mari Jonsson Pauline Sjöberg Projektsamordningsgruppen avsvarar för att: - Övergripande styrning av delprojekten. - Stödja delprojekten i dess arbete. - Ta emot och godkänna delprojektens resultat. - Att samordna och sammanställa visionen/slutdokumentet för Framtidens bibliotek. Kommunikation: Projekt Framtidens bibliotek kommuniceras intern och externt enligt en separat kommunikationsplan. Vad gäller extern kommunikation gäller i första hand att uttalanden avseende Projekt Framtidens bibliotek samordnas av universitetsbibliotekets kommunikatör och att överbibliotekarien gör uttalandet. Mål och resultat Målet för projekt Framtidens bibliotek är att sammanställa ett underlag inför vidare planering och projektering av Framtidens bibliotek som redovisar ambitioner och mål med Framtidens bibliotek och dess verksamheter, funktioner och lokaler. Identitet, vision, innehåll och funktioner ska beskrivas. Delprojekten ska arbeta fram underlag till denna sammanställning med utgångspunkt i respektive delprojekts fokusområde. Samordningsgruppen är beställare och mottagare av delprojekten. Delprojektens resultat rapporteras till samordningsgruppen i form av sammanställd redovisning av delprojektets underlag till visionen för Framtidens bibliotek. Samtliga delprojekt För samtliga delprojekt gäller att arbeta med att formulera visioner, ambitioner och mål för Framtidens biblioteks verksamhet i enlighet med det övergripande projekt Campus Näckrosens vision, bärande idéer och strategier. För Framtidens bibliotek som helhet gäller att stödja en god förmåga att hantera framtida förändringar i verksamhetens innehåll och organisation. Framtidens bibliotek ska i detta hänseende vara flexibelt. Samtliga delprojekt ska utgå från, redovisa effekter av och omhänderta möjligheter av att Framtidens bibliotek är en sammanslagning av dagens Humanistiska bibliotek, Konstbiblioteket samt biblioteket för musik och dramatik. Projektdirektiv - Delprojekt inom projekt Framtidens bibliotek 4/8
För framtidens bibliotek ska också antas att organisationen centraliserats avseende hela, eller delar av, mediehanteringen (tekniskt förvärv, fjärrinlån och katalogisering). Avseende förvaring av samlingar i magasin ska inriktningen för Framtiden bibliotek vara att denna förvaring sker externt. Delprojekten ska beskriva den målbild och behov för Framtidens bibliotek inom respektive område, baserat på egen kunskap om verksamheten, analys av trender och omvärldsreferenser, samtal med externa parter och styrning från projektsamordningsgruppen. För de individuella delprojekten gäller också följande: Delprojekt Arena Sammankallande: Birgitta Andreasson Arenaperspektivet är ett område som kan genomsyra visionen för biblioteket som helhet, inte bara en avgränsad funktion. Biblioteket som helhet kan vara en arena för möten och samverkan. En arena kan vara en funktion för tvärvetenskaplig samverkan, publika samlingar och event. För samverkan både inom och utom GU. Inte minst avseende samverkan med omgivande kultur- och evenemangsinstitutioner. En arena kan samtidigt också vara en särskild del av biblioteket, ett mulitfunktionellt torg, för möten, föredrag, installationer och scenkonst. En plats för kommunikation och öppen, lättillgänglig och publik interaktion. Delprojekt Arena ska utveckla vision, syften och mål med funktionen, och ev lokalen, arena. Vad är/innebär en arena inom Framtidens bibliotek? För vem är arenan? Varför är det viktigt att ha/vara en arena? Vilken vision ska arenafunktionen sträva efter att möta? Vilka verksamheter ska samverka på denna arena? På vilket sätt kan hela biblioteket fungera som en arena? Delprojekt Arena kopplar tydligt till de övergripande strategierna: Täthet, Öppenhet, Samverkan, Liv och Unikt. Delprojektet kan förväntas samverka nära bl a med delprojekt Entré och omvärld. Delprojektet ska förhålla sig strategiskt och visionärt i förhållande till det mer praktiskt inriktade arenauppdraget inom Universitetsbiblioteket som syftar till ett experimentellt försök till verksamhet och innehåll. Samverkan mellan delprojektet och uppdraget är dock både naturlig och mycket värdefull. Delprojekt Entré och omvärld Sammankallande: Janet Wamby Framtidens bibliotek ska vara öppet och tillgängligt för sina brukare, besökare, allmänheten, staden, framtida studenter etc. Universitetsbiblioteket är en av Göteborgs universitets viktigaste gränssnitt för interaktion med omvärlden och en möjlighet att ge universitetet låga trösklar. Stora möjligheter Projektdirektiv - Delprojekt inom projekt Framtidens bibliotek 5/8
finns att samverka med andra verksamheter i bibliotekets gränssnitt mot omvärlden. Stora möjligheter finns också att visa och marknadsföra bibliotekets samlingar, tjänster, funktioner och personalens kompetens. Delprojekt Entré och omvärld ska utveckla vision, syften och mål med gränssnittet mot omvärlden, utformning av entréer, utlåningsfunktioner, mötet med brukare och besökare som helhet. Vad är möjligt/viktigt i entrén? Måste det finnas en särskild entrépunkt? Ska biblioteket sektioneras för access i olika omfattning vid olika tider på dygnet? Hur kan hela biblioteket ges en öppenhet? Vilka funktioner och verksamheter ska placeras i anslutning till eller som en del av entrén? Vilka funktioner kan fungera som magneter inom Campus Näckrosen? Funktioner och verksamheter ska placeras i anslutning till eller som en del av entrén? Hur ska Framtidens bibliotek relatera till exempelvis Stadsbiblioteket utan att i onödan konkurrera? Öppenhets -perspektivet är också ett område som kan genomsyra visionen för biblioteket som helhet, inte bara en avgränsad funktion. På vilket sätt kan hela biblioteket vara öppet? Delprojekt Entré och omvärld kopplar tydligt till de övergripande strategierna: Täthet, Öppenhet, Samverkan, Liv och Unikt. Delprojektet kan förväntas samverka nära bl a med delprojekt Arena. Delprojekt Lärmiljöer Sammankallande: Karin Edlund Moderna universitetsbibliotek utvecklas i stor utsträckning till att vara relevanta lärmiljöer. Den pedagogiska utvecklingen har genererat ett ökat behov av lär- och studiemiljöer för både enskilt lärande och lärande i grupp. Biblioteken har idag en viktig roll i att utveckla lärmiljöer. Biblioteket har också tjänster och kunskap att förmedla och tillgängliggöra. Delprojekt Lärmiljöer ska utveckla vision, syften och mål med Framtidens bibliotek som lärmiljö. Lärmiljö-perspektivet kan genomsyra visionen för biblioteket som helhet. Ska tjänster och kunskap också fokuseras och tillgängliggöras i ett samlat lärcentrum? Vilka funktioner och tjänster kan ingå i ett lärcentrum? Vilka övriga funktioner inom Göteborg universitet kan samordnas till och erbjuds i bibliotekets lärmiljöer? Vilka miljöer är viktiga och ska ingå i lärmiljöutbudet i framtidens bibliotek? Hur ska bibliotekets undervisning bedrivas? Vad är lämplig omfattning på antalet studieplaster? Hur ska lärmiljöerna organiseras, fördelas, utformas och utrustas? Hur ska bibliotekets tjänster och personalens kunskap distribueras och marknadsföras? Hur flexibla ska lärmiljöerna vara? Det är troligt att delprojekt Lärmiljöer bl a inventerar användning och behov hos befintliga brukare, t ex via fysiska underökningar och enkäter. För Framtidens bibliotek är det dock också viktigt med en analys av framtida behov och att framtida utrymmen, funktioner och tjänster inom lärmiljöområdet beskrivs. Vad är/innebär Framtidens biblioteks lärmiljö? Delprojektet kan förväntas samverka nära bl a med delprojekt Entré och omvärld. Projektdirektiv - Delprojekt inom projekt Framtidens bibliotek 6/8
Delprojektet ska förhålla sig strategiskt och visionärt i förhållande till det mer praktiskt inriktade lärmiljöuppdraget inom Universitetsbiblioteket som syftar till ett experimentellt försök till verksamhet och innehåll. Samverkan mellan delprojektet och uppdraget är dock både naturlig och mycket värdefull. Delprojekt Exponering och bokförvaring Sammankallande: Anna Sjödahl Hayman En övergripande strategi för hantering av Universitetsbibliotekets samlingar (exponering, gallring och förvaring) behöver utvecklas. Inriktningen för framtida förvaring av samlingar i magasin är att denna förvaring sker externt. Delprojektet Exponering och bokförvaring ska inhämta och sammanställa den kunskap om samlingarna som är relevant inför det senare utvecklandet av denna strategi. Denna sammanställlnig ska ligga till grund för senare beslut om vilka delar av samlingarn som ska ges vilken gran av tillgänglighet. Den kunskap om samlingarna som avses är exempalvis statistik, data, prognoser och övrig kunskap avseende historiskt, nuvarande och framtida användande. Resultatet bör sammanställas med indelning av materialet i olika kategorier avseende behov och värde av tillgänglighet och exponering, statistik avseende utlåning, digitalisering etc. Vad måste vara hur tillgängligt och varför? Prognoser kring framtida tillväxt och gallring också nödvändiga. Resultatet ska kunna tillämpas i olika förvarings-, gallrings- och exponeringsstrategier. För samtliga delprojekt gäller att hantera sammanslagninen av de olika delbiblioteken, vilket för delprojekt Exponering och bokförvaring är tydligt. Observera även eventuella önskemål av förvaltning av de tidigare institutionsbibliotekens material. Delprojektet kan förväntas samverka nära bl a med delprojekt Entré och omvärld. Framför allt med avseende på hur delar av de i många fall unika samlingarna kan exponeras på olika vis samt hur externa förvarat material hanteras avseende beställning, leverans, ut- och inlåning. Delprojekt Kontorsutrymmen och övriga verksamheter Sammankallande: Isabel Folkesson Biblioteket som arbetsplats, kontorsmiljöer och andra arbetsmiljöer är en viktig del av Framtidens bibliotek. Kontors-, mötes- och arbetsmiljö som helhet ska vara kreativ, flexibel och effektiv. Ytorna ska enkelt kunna anpassas för framtida förändrade behov avseende bibliotekets uppdrag, bemanning, organisation och arbetssätt. Projektdirektiv - Delprojekt inom projekt Framtidens bibliotek 7/8
Delprojekt Kontorsutrymmen och övriga verksamheter ska utveckla vision, syften och mål med Framtidens bibliotek som arbetsplats och kontorsmiljö, en kreativ arbetsmiljö för kontorsarbete och övriga verksamheter på ett framtida forskningsbibliotek. En förutsättning för delprojektets uppdrag är att universitetsbiblioteket i framtiden ska antas ha en förändrad organisation där hela, eller delar av, mediehanteringen (tekniskt förvärv, fjärrinlån och katalogisering) utförs i en centraliserad arbetsprocess. I organisationen ingår även kansli och enheten för digitala tjänster. Hela enheten eller delar av Digitala tjänster ska kunna inkorporeras med andra verksamheter. Teknikutvecklingen för oss mot ett alltmer digitaliserat bibliotek och mobiliteten kommer att öka när arbetsverktygen i allt större utsträckning blir platsoberoende. En annan förutsättning för delprojektet är därför att det framtida biblioteket har flexibla och aktivitetsbaserade arbetsplatser. Delprojektet ska utgående från dessa förutsättningar inventera kategorier, arbetssätt, mobilitet, etc och ta fram principer, ramar och inriktning avseende beläggning, storlek, utformning och innehåll i Framtidens biblioteks kontors- och övrig arbetsmiljö. Kontors- och övriga arbetsmiljöer ska också ha en relation till bibliotekets övriga funktioner och gränssnitt mot brukare. Hur är bibliotekets personal tillgänglig för allmänhet, lärare, forskare och studenter i lärmiljö, entré och andra situationer? Delprojekt kan fram för allt i dessa frågor förväntas samverka med samtliga övriga delprojekt. Tider Delprojekten startas 2014-06-13 och dess resultat ska vara rapporterat till projektsamordningsgruppen senast 2014-10-20. Projektsamordningsgruppen har att samordna och sammanställa visionen/slutdokumentet för Framtidens bibliotek. Detta ska enligt projektplanen vara klart under november 2014. Delprojekten är inte avslutade innan samordningsgruppen sammanställt sitt slutdokument i samverkan med delprojekten. Det är också sannolikt att organisation, bemanningen och indelningen i delprojekt även kan nyttjas i det vidare arbete med Framtidens bibliotek. Delprojektens tider är tätt kopplade till både det övergripande projekt Campus Näckrosens och projekt Framtidens biblioteks tider. Eventuella förändringar i den övergripande tidplanen påverkar delprojektens tider. Finansiering Delprojekten finansieras och bedrivs inom Universitetsbibliotekets ordinarie verksamhet och budget. Tilldelning av resurser i form av medarbetares tid sker inom Universitetsbibliotekets löpande resursplanering. Projektdirektiv - Delprojekt inom projekt Framtidens bibliotek 8/8