ANVÄNDARGUIDE FÖR ADOBE CONNECT 8 Lärandestödet/Forslund, 6.11.2017 1. ANVÄNDARNAMN OCH LÖSENORD TILL ADOBE CONNECT VID ÅA... 2 2. OLIKA ROLLER... 2 3. ATT SKAPA ETT NYTT MÖTESRUM... 2 4. ATT INREDA DITT MÖTESRUM (LAYOUTS/PODDAR)... 3 5. ATT LEDA ETT MÖTE (HOST-ROLLEN)... 4 5.1 Att ge rättigheter åt mötes deltagarna i Attendees-podden... 4 5.2 Auto-Promote Participants to Presenters... 4 5.3 Att plocka in deltagare med olika roller i rummet... 5 6. ATT DELTA I ETT MÖTE (PARTICIPANT-ROLLEN)... 5 7. ATT ANVÄNDA MIKROFON OCH VISA WEBBKAMERABILD... 6 7.1 Att välja och aktivera kamera... 6 7.2 Att kontrollera ljudåtergivning... 6 7.3 Att välja mikrofon och högtalare på datorn... 7 7.4 Att aktivera mikrofon och högtalare... 7 7.5 För bästa ljud i Adobe Connect:... 8 8. ATT VISA DOKUMENT OCH DELA INNEHÅLL MED SHARE-PODDEN... 8 8.1 Share My Screen - Att dela innehållet på skärmen... 8 8.2. Share My Document Att ladda upp ett dokument... 8 8.3 Share Whiteboard... 9 9 ATT ANVÄNDA CHATTEN OCH KOMMUNICERA VIA IKONER... 9 10. PODDAR: FILES, WEB LIN OCH POLL... 10 10.1 Att distribuera filer med Files-podden... 10 10.2 Att skicka en webbsida med Web Links-podden... 10 10.3 Att aktivera med Poll-podden... 10 11. ATT SPELA IN MÖTEN/SESSIONER OCH PUBLICERA DEM... 11 11.1 Att spela in sessioner... 11 11.2 Att editera inspelade sessioner... 11 11.3 Att publicera inspelade möten... 12 1
1. ANVÄNDARNAMN OCH LÖSENORD TILL ADOBE CONNECT VID ÅA Lärandestödet/Forslund, 6.11.2017 All ÅA-personal är registrerad i Adobe Connect (AC) version 8. Man loggar in via Anställda-portalens verktygsbalk med sitt vanliga åa-användarnamn och -lösenord. Studenterna har inte automatiskt tillgång till AC, men kan ansöka om det (mejla helpdesk@abo.fi) ifall de behöver fungera som värdar. För att delta i ett möte som deltagare eller som presentatör behöver de dock inget användarnamn. Det lönar sig alltid att köra följande sida som testar datorns inställningar innan du deltar i ett Adobe Connect-möte: https://connect.vasa.abo.fi/common/help/en/support/meeting_test.htm 2. OLIKA ROLLER 1. Host (värd): Den som skapar mötesrummet och kallar till mötet. 2. Presenter (föreläsare): Värden kan ge dig Presenter-status vilket innebär att du då kan använda mikrofon och kamera och dela dokument. 3. Participant (deltagare): Då du kommer in på mötet har du vanligtvis rollen Participant och kan endast lyssna och skicka meddelanden via chatten. 3. ATT SKAPA ETT NYTT MÖTESRUM 1. Logga in i Adobe Connect med ditt ÅA användarnamn: http://connect.vasa.abo.fi/ 2. När du väl loggat in kan du skapa ett nytt möte genom att klicka Create New : Meeting 2. Ge sessionen ett beskrivande namn och därefter en egen ändelse för mötets webbadress. 2
3. Du kan välja olika templates, men välj t.ex. Shared Template/Deafult Meeting Template. 4. I Access kan du välja om deltagare skall vara registrerade (dvs. inplockade som deltagare i mötet) eller om vem som helst som har webbadressen kan delta. (Det vanligaste är att välja att alla som har webbadressen kan delta). Accepted guests betyder att du får ett meddelande då någon försöker komma in i rummet och kan då avgöra om du accepterar att personen kommer med. 5. Klicka på Finnish, nu har du ett mötesrum. 6. Skicka ut webbadressen per e-mejl till deltagarna. 7. Installera Adobe Connect Add-in: Ifall du aldrig har varit värd för ett Adobe Connect-möte be dig systemet installera Adobe Connect Add-ins. Klicka Install och följ instruktionerna. Du kan (och bör) återanvända ett rum, dvs. du ska INTE skapa ett nytt rum för varje möte. 4. ATT INREDA DITT MÖTESRUM (LAYOUTS/PODDAR) 3
Gå till Layouts för att skapa nya layouts. Du kan skapa flera layouts som du kan skifta mellan under mötet. (OBS! Om du betyder till en layout som saknar webbkamera-podd så kommer din kamera att stängas. Dvs. det lönar sig att ha åtminstone en liten kamerapodd då du växlar mellan vyer). Innehåll till layouten väljer du i Pods, där kan du också lägga till poddar till befintlig layout. Poddarnas namn går att ändra genom att dubbelklicka på pod-namnet (detta kan komma till användning om du t.ex. vill ha svenska namn på poddarna eller har flera grupper som chattar samtidigt, skapa då olika chatt-poddar för varje grupp). 5. ATT LEDA ETT MÖTE (HOST-ROLLEN) Logga in på http://connect.vasa.abo.fi/, under My Meetings ser du dina möten. Klicka Open för att komma in på valt möte. Det enklaste är dock att gå direkt till mötesrummets direktadress, t.ex. http://connect.vasa.abo.fi/unipeda 5.1 Att ge rättigheter åt mötes deltagarna i Attendees-podden För att deltagarna (Participants) ska kunna delta aktivt skall du som värd (Host) ge dem tillgång till t.ex. mikrofon och webbkamera. Gå till Attendee-podden och vid namnet välj vilka rättigheter deltagaren ska få. 5.2 Auto-Promote Participants to Presenters Du kan även gå till Meetings -> Manage Access & Entry för att reglera vem som kan delta i möten och för att dela rättigheter. Använd t.ex. Auto-Promote Participants to Presenters då du vill att alla som loggar in får presenter-rättigheter (notera att presentatörer har lite mer rättigheter, de kan t.ex. stänga poddar). 4
5.3 Att plocka in deltagare med olika roller i rummet Du kan också plocka med deltagare i rummet och ge dem olika rättigheter. Under Meeting-menyn: Manage Meeting Information, välj där Edit Participants: Lärandestödet/Forslund, 6.11.2017 Klicka på Search för att aktivera sök-rutan till vänster, skriv in namnet på deltagaren du söker; klicka på namnet för att aktivera Add-knappen. Deltagaren flyttas över till Current Participants. Klicka igen på namnet för att aktivera Permission-knappen; du får välja mellan följande rättigheter Participant, Presenter, Host och Denied. 6. ATT DELTA I ETT MÖTE (PARTICIPANT-ROLLEN) Logga in på den adress som du får av värden för mötet. På inloggningssidan väljer du Enter as a Guest, skriver ditt namn och klickar på Enter Room. Ifall du är ÅA-personal eller har eget användarnamn och dessutom har plockats in på ett möte kan du logga in på http://connect.vasa.abo.fi/ och där välja det möte du skall delta i. 5
7. ATT ANVÄNDA MIKROFON OCH VISA WEBBKAMERABILD Då du ska starta din mikrofon eller webbkamera eller dela dokument kommer programmet ofta att visa denna bild klicka på Allow. 7.1 Att välja och aktivera kamera Tryck på ikonen för webbkameran (Start My Webcam). Alternativt kan du också trycka Start My Webcam i video-poden. är du aktiverat videon kommer du att få en Preview på din videobild, klicka på Start Sharing för att alla skall kunna se din bild. Ifall du har flera kameror till din dator bör du välja vilken kamera som visas; klicka uppe t.h. i podden och på Select Camera: 7.2 Att kontrollera ljudåtergivning Det lönar sig också alltid att köra Autio Setup Wizard under Meeting-menyn för att testa ljudet. Där kontrollerar du också att datorn hittar den mikrofon du vill använda. I Gå till Meeting -> Audio Setup Wizard. Här testar du volymen för högtalarna och mikrofonen. Följ instruktionerna och klicka på Next för att komma vidare. 6
Kom ihåg att välja rätt mikrofon. Det kan hända att såväl dator, kamera som inkopplat headset har mikrofon. Systemet föreslår oftast kamerans mikrofon, men är inte att föredra iom att den lätt upptar bakgrundsljud och ljudåtergivningen kan vara av sämre kvalitet. I Step 3(4) testar du ljudåtervinningen. Klicka på Record, tala in, klicka på Stop. För att lyssna på det du nyss bandat, klicka på Play Recording. Hoppa över testningen av bakgrundsbruset (i Step 4(4) Tune Silence Level), klicka på Next och avslutamed Finnish. 7.3 Att välja mikrofon och högtalare på datorn Du bör ev. även välja rätt mikrofon (Recording device) och högtalare (Playback device) i datorn högerklicka på högtalarmikrofonen nere t.h. på dator. 7.4 Att aktivera mikrofon och högtalare Tryck på ikonen för mikrofonen i AC:s navigationsbalk (Connect My Audio). När du aktiverat mikrofonen kan du ändra volymen och dämpa ljudet (Adjust Mic Volume, Mute My Mic). Klicka på pilen bredvid ikonen för att öppna menyn. 7
7.5 För bästa ljud i Adobe Connect: 1. Tekniken under kontroll; kolla att Flash är installerat, om internetförbindelsen är tillräcklig och om add-ins är installerade (add-ins behövs ifall du ska använda kamera, mikrofon eller visa dokument). Direktlänken till testsidan: https://connect.vasa.abo.fi/common/help/en/support/meeting_test.htm 2. Fast internetuppkoppling 3. Headset med mikrofon; kontrollera ljudknappen i headseten (om sådan finns) 4. Kontrollera inställningarna under Start -> Kontrollpanelen -> Ljud i Windows. I Mac under Systempreferences -> Ljud 5. Inled sessionen med att gå igenom Audio Setup Wizard oberoende om du har problem med ljudet eller inte (Hoppa över Step 4(4), som testar bakgrundsbruset). 8. ATT VISA DOKUMENT OCH DELA INNEHÅLL MED SHARE-PODDEN Du kan välja att dela Desktop-vyn, olika dokument eller Whiteboarden i AC via Share-podden (finns ofta färdigt i de flesta layouts). När du laddar upp dokument för första gången kommer Adobe Connect att be dig lov för att installera add-ins, klicka på Allow och fortsätt. 8.1 Share My Screen - Att dela innehållet på skärmen Klicka på Share My Screen-> Share My Screen. I Start Screen Sharing välj vad du vill dela: - Desktop; för att dela alla applikationer på din desktop - Window; välj ett specifikt öppnat fönster du vill dela (OBS kan inte användas om du visar Ppt) - Applications; för att dela en eller flera 2. applikationer. Share Document - Att visa Power Points 8.2. Share My Document Att ladda upp ett dokument För att ladda upp en presentation till AC: - klicka på Share My Screeen -> Share Document. - klicka på Browse My Computer för att välja en fil från din dator. När du hittat filen klicka på Open. Då man laddar upp PowerPoints i förväg inför en presentation lönar det sig att gå igenom presentationen och kontrollera layouten. Genom att spara PPt-presentationen som pdf garanterar du att layouten hålls intakt. Notera också att presentationen startar vid den sida där du klickat Stop Sharing. 8
8.3 Share Whiteboard I Whiteboarden har du tillgång till olika ritverktyg, men Whiteboarden är användbar i synnerhet då du jobbar med en skrivplatta och t.ex. skriver formler eller ritar processer. 9 ATT ANVÄNDA CHATTEN OCH KOMMUNICERA VIA IKONER För att skicka ett meddelande till deltagarna skriv in meddelandet i Chattet och klicka på Send eller Enter (i tangentbordet). Du kan även kommunicera genom att ändra på din Status. När du trycker på chattens Pod-options i högra hörnet kan du aktivera Show Timestaps, för att göra datumet och klockslaget för inläggen synliga. I chatten kan du skicka meddelande till hela gruppen (Everybody) men också privata meddelande till en enskild deltagare (hosten ser inte de privata meddelandena). Om det kan förväntas komma mycket frågor, skapa olika tematiska chattar. 9
10. PODDAR: FILES, WEB LIN OCH POLL 10.1 Att distribuera filer med Files-podden Man kan också ge deltagarna möjlighet att till egen dator ladda ner filer som laddats upp till AC via Files-podden. Endast med Host-rollen kan man ladda upp filer för deltagarna att ladda ner till egen dator. 10.2 Att skicka en webbsida med Web Links-podden Använd Web Link-podden om du vill att deltagarna skall t.ex. jobba med innehållet i en viss webbsida eller om du vill skicka en länk till en videofilm åt deltagarna. Webblänken öppnas automatiskt i deltagarnas webbläsare och man sparar tid i synnerhet om det är frågan om långa och svåra webbadresser. Gå till Pods -> Web Links -> Add new Web Link och kopiera länken i Browse to och klicka på Browse to. Om länken inte öppnar webbsidan automatiskt i mottagarens skärm, be dem öppna webbläsaren själva. 10.3 Att aktivera med Poll-podden Gå till Pods -> Poll -> Add New Poll för att skapa en egen opinionsundersökning. Du kan välja mellan Multiple Choice och Multiple Answers; frågan skrivs på första raden (Question) och svarsalternativen på raderna under varandra (bara ett svarsalternativ per rad). Efter att du klickat på Open och publicerat opinionsundersökningen kan du följa med antal svaren och välja huruvida du vill göra resultatet synlig för deltagarna. 10
11. ATT SPELA IN MÖTEN/SESSIONER OCH PUBLICERA DEM 11.1 Att spela in sessioner Du kan spela in möten i Meeting -> Record Meeting. De bandade mötena hittas under varje möte: Meetings -> Manage Meeting Information -> Recordings (ifall du inte är den som grundat mötet är detta enda sättet att komma till administrationssidan, t.ex. för att editera För att Klicka på Meeting -> Preferences och i General klicka på Off för Host Cursor (gäller endast föreläsare med Host-rollen) för att kursorns rörelse inte ska synnas för deltagarna. 11.2 Att editera inspelade sessioner Innan du publicerar ett möte/en session lönar det sig att editera. Du kan klippa bort delar och du kan välja att ta bort poddar (t.ex. chat-podden, listan över deltagare/attendees). Du kan däremot INTE t.ex. dela upp ett möte i två delar (på ett kostnadseffektivt sätt) eller ersätta delar genom att tala in nytt som läggs in i föreläsningen. För att editera mötet, gå in via Manage Meeting Information och klicka på Recordings. Du får då fram en lista över alla inspelningar i rummet. För att editera, klicka på Edit Recording under Actions för resp. inspelning. 11
Då du klickat på Edit får du fram en tidslinje och en knapp Settings Lärandestödet/Forslund, 6.11.2017 Klicka på Settings för att dölja chatt- och attendee-poddarna i videon (rekommenderas!): För att klippa bort delar av föreläsningen så för du trekanterna till det ställe som ska strykas (området är rött) och klickar på ikonen med en sax. Då du är klar med alla editeringar, klicka på Spara. Du kan återgå till originalet genom att klicka på Revert to original (men då förlorar du alla editeringar du gjort). 11.3 Att publicera inspelade möten För att publicera en inspelad föreläsning; - välj föreläsning (kryssa i rutan) - klicka på Access type - Klicka för Public (och ge lösenord vid behov) 12