Årsrapport servicenämnden 2017

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Benny Wennberg 2018-02-13 SFN 2018/0061 0480-450505 Servicenämnden Årsrapport servicenämnden 2017 Förslag till beslut Servicenämnden godkänner årsrapporten 2017 med uppföljning av verksamhetsplan och intern kontrollplan. Servicenämnden överlämnar årsrapport och bilagor till kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Serviceförvaltningen har tagit fram ett förslag till årsrapport för verksamheten 2017. Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar samt strategiska framtidsfrågor belyses för de olika verksamheterna. Det ekonomiska resultatet redovisas och analyseras. Totalt för servicenämndens verksamheter blev överskottet 2,1 mnkr. Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de nämndsmål, aktiviteter och uppdrag som förvaltningen har arbetat med under året. Måluppfyllelsen uppgick till 40 procent. Benny Wennberg Förvaltningschef Bilagor Årsrapport servicenämnden 2017 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Uppföljning intern kontroll Serviceförvaltningen Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Södra Långgatan 39

Årsrapport Servicenämnden 2017

Innehåll Femårsöversikt 4 Året som gått 5 Serviceförvaltningen Det självklara valet 5 Verksamhetsmål 6 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 7 Central ledning och administration 7 Centralförråd 7 Gata och park 7 IT 8 Kost 8 Lokaler och lokalvård 8 Transport 9 Upphandling 9 Kvalitet i verksamheten 10 Intern kontroll 10 Synpunktshantering 10 Central ledning och administration 11 Centralförråd 11 Gata och park 11 IT 11 Kost 11 Lokaler och lokalvård 12 Transport 12 Upphandling 12 Vindkraft 13 Personalredovisning 14 Tillsvidareanställda 14 Pensionsavgångar 14 Sjukfrånvaro 14 Ett lyft för serviceförvaltningen 15 Kompetensutveckling 15 Rekrytering 15 Driftsredovisning 16 Investeringsredovisning 18 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys 19 Tydligt uppdrag 19 Systemstöd 19 Rekrytering och kompetensförsörjning 20 Kostnadseffektivisering 20 Ersättningsnivå 21

Miljö 21 Bilagor 22

Femårsöversikt Femårsöversikt 2017 2016 2015 2014 2013 Driftsresultat 2 064 5 404 11 652 9 195-1 636 Förbrukning av ram % 98,9 % 97,8 % 96,9 % 95,9 % 100,6 % Antal årsarbetare 514 505 478 450 504 Personalkostnader i % av totala kostnader 28,9 % 26,8 % 26,3 % 26,0 % 28,8 % Sjukfrånvaro i % 4,7 % 5,0 % 4,8 % 5,2 % 4,3 % Måluppfyllelse i % 40,0% 65,0% 60,9% 80,6% 58,6% Försäljning centralförråd (mnkr) 31 34 20 22 20 Nettokostnad väg- och järnvägsnät, parkering, kr/inv 1 810 1 660 1 628 1 185 Nöjd medborgarindex gator och vägar 65 61 61 59 59 Personalkostnad kr för IT-drift / dator 4 323 4 456 5 230 5 730 6 920 Kundnöjdhet IT 87 % 89 % 93 % Kostnad för måltider i kommunal grundskola, kr/elev 4 776 4 830 4 639 4 388 Kundnöjdhet kost årskurs 2, 5 och 8 72,0 % 71,4 % 73,1 % 65,1 % 71,3 % Kundnöjdhet kost omsorg 91,7 % 90,0 % 89,0 % 90,4 % 93,5 % Nöjdhet maten inom särskilt boende 78,0 % 76,0 % 79,0 % 73,0 % 80,0 % Kostnad för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev 16 236 15 478 15 566 14 342 Lokalvårdskostnad kr / m² skola 148 144 140 136 Lokalvårdskostnad kr/ m² förskola 324 315 306 297 Kvalitetsindex lokalvård 98,1 % 98,2 % 96,1 % 96,8 % 95,3 % Nyttjandegrad lastbilar 84,0 % 77,2 % Närvarotimmar åkeriet 108,7 % 97,0 % Debiteringsgrad åkeriet 93,3 % 95,1 % Volym åkeriet 102,0 % 100,3 % Antal el-, biogas- eller laddhybridbilar 148 117 60 44 27 Andel el-, biogas- eller laddhybridbilar 31,8 % 26,1 % 13,9 % 10,3 % 6,6 % Antal inkomna anbud / upphandling 3 3,2 Överprövningar / totalt antal upphandlingar 3,2 % 7,0 % Avbrutna upphandlingar / totalt antal upphandlingar 14,5 % 13,0 % Inköpsvolym av upphandlade varor och tjänster (mnkr) 146 145 Ekonomisk förändring av ramavtal 1,0 % -3,0 % 4

Året som gått Serviceförvaltningen Det självklara valet Kalmar växer vilket innebär stora utmaningar i verksamheterna. Kommunens investeringar ligger på en fortsatt hög nivå och befolkningen växer vilket påverkar alla serviceförvaltningens verksamheter. Det gångna året har präglats av högtryck både internt och hos våra entreprenörer/konsulter. Det innebär utmaningar både i våra projekt och i den löpande verksamheten då behoven blir större än befintliga resurser. Även personalrörligheten ökar då konkurrensen om kompetenser ökar i tider av högkonjunktur. Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva, ändamålsenliga och anpassade efter de interna kundernas faktiska behov. Vi ska tillhandahålla och utveckla interna tjänster för att vara en självklar leverantör inom våra ansvarsområden. Interna kunden ska kunna fokusera helt på sitt uppdrag och sin verksamhet. Under året har vi jobbat vidare med att utveckla rutiner och processer inom flera områden. Vi har genomfört SWOT-analyser i hela organisationen och upprättat handlingsplaner för fortsatt utveckling. Fortsatt arbete med definitionen av både roller och mandat inom både förvaltning och övriga kommunala organisationen är ett fortlöpande arbete som måste prioriteras. Koncentreringen av administrativa resurser inom ekonomi har lett till att förvaltningen under året genomfört processkartläggningar för att identifiera var i verksamheten arbetsuppgifter sker som ska centraliseras. Dessa uppgifter har sedan samlats förvaltningscentralt för att underlätta övergången av personella resurser till ekonomi- och lönecenter hos kommunledningskontoret. Förvaltningen fick i början av året i uppdrag från nämnd att införa ett belöningssystem som uppmärksammar nytänkande och goda förslag från våra medarbetare. Förvaltningsledningen utsåg under hösten kost omsorg norr till vinnare av den första utnämningen med motiveringen att verksamheten har fångat syftet väldigt väl i sitt arbete med att ständigt förbättra och effektivisera den. Informationssäkerhet har varit i fokus under 2017 och bland annat har personuppgifter och register identifierats samt dokumenterats i verksamheterna för att vi ska vara redo när nya dataskyddsförordningen träder i kraft under 2018.

Verksamhetsmål Under 2017 har serviceförvaltningen arbetat med 20 mål som har beslutats av servicenämnden. Av dessa är åtta uppfyllda vid årets slut, åtta är inte uppfyllda och fyra är delvis uppnådda/oförändrade. Måluppfyllelse Uppfylls/ klara Delvis uppfyllda/ pågår Uppfylls ej/ ej påbörjat Nämndsmål 8 (40 %) 4 (20 %) 8 (40 %) 20 Uppdrag 2 4 6 Totalt Mål och uppdrag kring cykeltrafiken har inte rapporterats under 2017 då frågorna övergick till samhällsbyggnadskontoret i början av året. Serviceförvaltningen bidrar dock fortfarande med till exempel underhåll och snöröjning av cykelvägar. Nedanstående mål uppfylldes inte under 2017: Kundnöjdhet IT målsättning att nå 95 procents kundnöjdhet. Resultat 88 respektive 92 procent. Svarsfrekvensen har varit väldigt låg på de frågor som IT ställer vid avslutat ärende vilket gör det svårt att få ett tillförlitligt resultat i mätningen. Kundnöjdhet kost skola målsättning att nå 75 procent kundnöjdhet. Slutresultatet för 2017 blev 72 procent vilket är en liten förbättring jämfört med 2016 då resultatet var 71,4 procent. Matsvinn målsättning att nå ett lägre värde än 2016 års resultat 14,2 gram. 2017 års mätningar slutade på 15,3 gram. Planering och implementering av nya IT-system målsättning att IT ska involveras i processen. Många av besluten kring nya IT system ligger utanför förvaltningens mandat och kan således inte påverkas. Uppföljning ramavtal målsättning att 25 procent av ramavtalen ska följas upp under 2017. Målet visade sig bli för tidskrävande eftersom de avtal som valdes ut var omfattande. Vatten målsättning god vattenstatus under 2017. Målet nåddes inte, dock har de åtgärder som planerades under året inom ramen för serviceförvaltningens kustmiljöprojekt genomförts. Detta bidrar till målets uppfyllande på lång sikt. Trygg residenskommun - målsättning att nå värdet 6,5 i SCB:s mätning kring trygg residenskommun. Målet nåddes inte, men nyckeltalet visar en klar förbättring då Kalmar kommun har gått från index 5,7 till 6,2 under 2017. Ekologisk fruktstund slutresultatet blir 30 procent ekologisk frukt till förskolans och skolans fruktstunder, målet 40 procent nås således inte. Verksamhetsmålen i sin helhet framgår i bilaga 1. 6

Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Central ledning och administration Serviceförvaltningens ledningsgrupp har under året jobbat med vision 2025 och hur förvaltningen ska möta de stora utmaningarna som en stor befolkningsökning medför. Ytterligare 7 200 invånare kräver bland annat cirka 15 000 kvadratmeter i lokaler för förskola, skola, äldreomsorg och fritidsverksamheter. En centralisering av HR, löneadministration och kommunikation till kommunledningskontoret har inneburit ett större tryck på serviceförvaltningens administration. Projekten inom kustmiljö fortsätter att få bidrag till olika åtgärder för att främja en god vattenstatus i både våra vattendrag och i Kalmarsund. Projektet Levande vattendrag har fått cirka 2 mnkr för att restaurera Ljungbyån, Halltorpsån och Hagbyån. Restaureringen hjälper till att återskapa livsmiljön för fisk, insekter och fåglar som gått förlorad på grund av människans påverkan. Projektet Giftfria trädgårdar har genomförts. Målet med projektet var att skapa opinion som höjer kunskapsnivån hos konsumenterna för att på så sätt långsiktigt påverka handeln att intressera sig av att sälja alternativa produkter så att det blir lätt att hitta rätt. Under året har serviceförvaltningen tagit över EU-projektet LifeSURE. Projektet går ut på att ta upp 40 000 m3 sediment i Malmfjärden fram till och med 2021, för att visa hur man på ett hållbart sätt kan återställa den ekologiska statusen i vattnet. Centralförråd Centralförrådet har under 2017 fått en större roll i hanteringen av kommunens olika inköp. Informationsspridningen angående inköp och avtalstrohet har under året nått ut till de flesta verksamheterna i kommunen. Centralförrådet har därför blivit en mer naturlig stödfunktion för verksamheterna när de ska göra sina olika inköp. Försäljningen av ej lagerförda varor ökade med 25 procent. Gata och park Året började med storm och översvämning där många bryggor, landfästen och stränder tog skada. Reparationsarbetet pågick hela året och har kostat cirka 1 mnkr. En stor brygga i Vita sand invigdes i början av sommaren och under hösten påbörjades projektering av nästa stora brygga i Norrliden. Driftsnivån inom park- och fritidsverksamheten kräver normalt ett 30-tal medarbetare via arbetsmarknadsenheten. På grund av minskat utbud av arbetsmarknadsåtgärder har egna och externa resurser ökat för att inte riskera att sänka kvalitén på våra leveranser vilket har inneburit ökade kostnader. En genomlysning av organisation produktion under 2017 är avslutad med en handlingsplan. Från och med 1 januari 2018 slås elva parkdistrikt samman till tre. Det innebär att tjänster som distriktsförmän utgår och arbetet leds istället av tre arbetsledare. Ogräsbekämpning utmed våra gator har blivit en ohållbar situation utifrån nuvarande metoder. För att effektivisera ogräsbekämpningen på ett mer miljövänligt sätt har en maskin testats med goda resultat. Beslut är taget för anskaffning av denna maskin 2018.

IT En IT-styrgrupp har startats upp under året med uppdrag att samordna kommungemensamma IT-frågor. Styrgruppen består av representanter från förvaltningschefer, bolag, förbund, ekonomer och IT. En omfattande inventering av IT-infrastrukturen har skett vilket visar på behov av större utbyten under kommande år. Tillsättande av vakanser har varit en utmaning under året då antalet kvalificerade ansökningar varit få och branschen är konkurrensutsatt. Under året har arbetet med att utveckla klientoperativet Windows 10 (som infördes under 2016) fortsatt så att det ska möta alla krav som kommunens olika verksamheter har. Arbetet med att ge barn- och ungdomsförvaltningen möjligheten att installera Windows 10 på elevdatorerna har också påbörjats liksom arbetet med att möjliggöra införandet av Office 365 i kommunens samtliga datorer. Större och fler IT-relaterade hot har inneburit stort fokus på hur datorerna bäst hålls uppdaterade, ett arbete som kontinuerligt utvecklas och effektiviseras. Under 2017 togs beslut om att centralisera systemförvaltningen av TimeCare, vilken från och med årsskiftet kommer att ligga hos IT. Kost Kostverksamheten har fått ökade livsmedelskostnader under året på grund av prishöjning på mejeriprodukter, färskt kött och chark. Även beslutet om utbyte av matfett inom kost skola har bidragit till de ökade kostnaderna. Ett nytt grossistavtal upphandlades under året vilket i normalfallet ger lägre priser i ingångsskedet, men effekten uteblev denna gång. Kostens personalförsörjningsprojekt har avslutats och en aktivitetsplan har tagits fram med syfte att öka intresset och antalet sökande till köken. En ökning av barn och elever i kombination med försenade byggprojekt har under året inneburit en del paviljonglösningar men också att befintliga kök lagar fler portioner. Kostverksamheten har inte hunnit anställa i takt med ökningen av barn och elever och personalen har därför haft ett ansträngt år. Under året har två restauranger inom omsorgsverksamheten, Stensberg och Oxhagshemmet, börjat erbjuda matgäster att köpa alkohol till måltiden. Efterfrågan har varit låg men försäljningen har varit uppskattad och har främst skett vid storhelger samt vid mataktiviteter i samarbete med träffpunkterna i husen. Lokaler och lokalvård Samtliga åtgärder inom energitjänsteprojektet är genomförda. Exempelvis har Lars Kaggskolan fått en mycket bättre arbetsmiljö tack vare nytt ventilationssystem och energieffektiv LED-belysning och två nya solcellsanläggningar har installerats på taket till Kalmar Sportcenter. Under året har den nybyggda brandstationen, med en trygghets- och larmcentral samt IT:s primära serverhall, invigts. Nybyggnationer, renoveringar samt om- och tillbyggnader under 2017: 8 Om- och tillbyggnad av Halltorpsskolan. Ny skolgårdsmiljö vid Lindöskolan. Nybyggnad av fyra avdelningar på förskolan Vallmon.

Nybyggnad av sex avdelningar på förskolan Åby är upphandlad och byggstart sker efter årsskiftet. Nybyggnad av Djurängsskolan är upphandlad och byggstart sker efter årsskiftet. Renovering av Lindsdals sporthall och fritidsgård. Påbörjad restaurering av Befästningsverket med start vid Västerport. Utbyte av konstgräsmattorna på Gasten IP och Fjölebro IP. Akuta lokalbehov för förskolan på Sjöängsskolan och Kalmarsundsskolan är lösta med tillfälliga hyrpaviljonger. Det har skett en kraftig ökning av lokalvårdens verksamhet vilket bland annat beror på tillbyggnad av Lindsdalsskolan samt vård- och omsorgsboendet Ingelstorpsvägen 1, en ny förskola i Hagby och tillkommande objekt från socialförvaltningen och Kalmarsunds gymnasieförbund. Transport Under 2017 har arbetet fortsatt med att nå målet om en fossilfri region 2030. Som ett led i detta har det fossilfria drivmedlet HVO 100 % implementerats i samtliga lätta dieselfordon under 3,5 ton som utgår från kvarteret Pumpen i Kalmar centralort. Det har lett till en sänkning av koldioxid med 90 procent jämfört med MK 1 diesel. Även halterna av kväveoxid, kolväte och koloxid har sänkts. Andelen el- och biogasfordon i leasingverksamhetens vagnpark har ökat vilket har bidragit till ökade miljövinster. Upphandling Alla önskade upphandlingar under året har inte kunnat genomföras då verksamheten inte haft tillräckliga resurser för att hinna med det dagliga arbetet. Det beror dels på att förvaltningarna initierar nya upphandlingar men också att upphandlingarna blir mer omfattande sedan uppdateringen av Lagen om offentlig upphandling (LOU) 2017. Under året har verksamheten avsatt en halvtidstjänst för att uppnå årets målsättning med antalet upphandlade avtal. I nuläget räcker inte denna resurs till vilket beror på att verksamheten under året följt upp några mycket omfattande avtal som tagit mycket tid.

Kvalitet i verksamheten Intern kontroll Serviceförvaltningen har genomfört granskning enligt antagen internkontrollplan för 2017 och resultatet har redovisats för nämnd i december. Utfallet på granskningen återfinns i bilaga 2. Intern och extern revision av kvalitets- och miljöledningssystemen har genomförts. Förvaltningens interna revisorer har genomfört den obligatoriska internrevisionen för ISO-certifierad verksamhet. Qualify AB har genomfört den obligatoriska externa revisionen av ISO-systemen. Eftersom det under 2017 handlade om en re-certifiering samt certifiering enligt nya utgåvor av standarder var det en omfattande revision som skulle genomföras. Inga allvarliga brister identifierades vid dessa revisioner, dock framkom ett antal avvikelser och förbättringsförslag som förvaltningen arbetar vidare med. Synpunktshantering Möjligheten att lämna in synpunkter till kommunal verksamhet för allmänhet och kommunens anställda finns för att skapa delaktighet och inflytande. Synpunkterna delas upp i avvikelser, förbättringsförslag, beröm och klagomål. Till serviceförvaltningen inkom 105 synpunkter under 2017, en minskning med 42 procent jämfört med 2016. Detta beror delvis på att enheten för trafik, markupplåtelse och evenemang (TME) övergick till samhällsbyggnadskontoret under slutet av 2016. Denna enhet stod tidigare för nära en tredjedel av förvaltningens synpunkter. 92 av de inkomna synpunkterna kom från allmänheten och 13 var interna. Dessa är fördelade på 8 avvikelser, 26 förbättringsförslag, 7 beröm och 64 klagomål. 41 av synpunkterna lämnades av kvinnor och 52 av män, 12 stycken angav inte kön. Avvikelse 8% Förbättringsförslag 25% Klagomål 60% Beröm 7% Liksom föregående år är det verksamheterna gata, park och fritid, som får in flest synpunkter (60 stycken) varav 16 av dessa synpunkter rör vinterväghållning i någon form. Övriga återkommande synpunkter är frågor kring bad och bryggor och nybyggnation Djurängsskolan. Dessa bevakas i förvaltningsledning kontinuerligt under året för beslut om vidare åtgärder. 10

Central ledning och administration Arbetet med att testa kemikaliehanteringssystemet Ichemestry har fortgått med test av riskbedömningsmodul hos kost, lokalvård och centralförråd. Användning av riskmodulen säkerställer lagkrav inom arbetsmiljöområdet. Under slutet av 2017 gick fler av serviceförvaltningens verksamheter in i systemet. Förvaltningskontoret har tillsammans med förvaltningens verksamheter tagit fram och sammanställt SWOT-analyser för att kunna upprätta handlingsplaner för förbättrings- och effektiviseringsarbete. Centralförråd Centralförrådet har under året haft en försäljning på 31 mnkr varav 3 mnkr avser kommunala bolag och förbund. Försäljningen 2016 var 34 mnkr och sänkningen av årets försäljning beror till stor del på att försäljningen av datorer till IT-verksamheten minskade. Personalkostnad i förhållande till försäljning 2017 landade på 13,1 procent, vilket är en mycket bättre siffra än vad verksamheten hade som målsättning för året. Det var dock en ökning från 2016 då verksamheten var underbemannad. Gata och park SCBs medborgarundersökning ställer frågor inom elva områden som är målvärden för verksamheten. Det samlade målvärdet är 6,5. Kvaliten inom dessa områden bearbetas tillsammans med samhällsbyggnadskontoret utifrån bland annat investeringssatsningar, uppföljning i synpunktshantering, utvecklingsdialoger med medborgare och citysamarbete samt trygghetsarbete med SOS och Polisen. Utfallet för trygghet i samhället hamnade på 6,2 vilket är en förbättring från 2016 då värdet var 5,7. Dock är detta mål mångfasetterad där serviceförvaltningen har mindre påverkan, men många centrala åtgärder har gjorts som kan ha spelat in på förbättringen mellan åren. Nettokostnad för väg- och järnvägsnät samt parkering (kr/inv) är högre jämfört med jämförelsekommunerna KKVH (Karlskrona, Kristianstad, Växjö och Halmstad) och riket på grund av hög nyinvestering/kapitalbindning. IT Under året har totalt 22 697 ärenden inkommit där kundservice löser cirka 80 procent. Ärendehanteringen är en ökning med 12 procent jämfört med 2016. Hanteringen av ärenden har under året fördelats lika mellan telefon och webbanmälningar. Tidigare år har tonvikten varit mot telefon. Topp fem över ärendetyper är: lösenord, nya konton, behörigheter till mappar och system, beställning av SITHS-kort och sändlistor. Kost De årliga kundundersökningarna har genomförts i hela kostverksamheten. Det som mäts är framför allt kvalitet och bemötande. Förra årets mål på kundnöjdhet inom kost omsorg uppnåddes totalt sett, dock inte på vård- och omsorgsboendena, vilket resulterade i en handlingsplan med tillhörande aktiviteter som planerades tillsammans med kund. Under hösten gjordes en ny kundundersökning på vård- och omsorgsboendena. Årets resultat på 91,7 procent kundnöjdhet visar att 2017 års verksamhetsmål har uppnåtts.

Brukarundersökningen från Socialstyrelsen visar på ett annat värde på nöjdheten på maten än kost omsorgs undersökning. En förklaring till detta kan vara att i brukarundersökningen är maten en del i en större undersökning, frågan ställs på annat sätt och den riktar sig delvis till andra kundgrupper. Även denna undersökning visar på högre resultat än föregående år på nöjdheten. Kundnöjdheten kring kosten inom skolverksamheten har undersökts under året genom att eleverna i årskurs 2, 5 och 8 har fått svara på en digital enkät. Snittet på kundnöjdheten blev 72 procent, vilket innebär att målet på 75 procent inte har uppnåtts. Dock har en liten ökning skett från föregående år. Det är stora skillnader i svaren, där de yngsta är mycket nöjda och de äldsta är minst nöjda. En handlingsplan har upprättats och matsedeln har justerats från och med hösten 2017 utifrån de synpunkter som framkommit. Kostnad för måltider i kommunal grundskola var 4 476 kr/elev för 2016. Det betyder att Kalmar, liksom tidigare år, har lägst kostnad av jämförelsekommunerna 3KVH. Lokaler och lokalvård SCBs nyckeltal Kostnader för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev tas fram årligen och innefattar såväl egna som hyrda lokaler, inklusive kostnader för inventarier. Även driftskostnader för värme, underhåll och städning med mera ingår. Enligt 2016 års statistik ligger Kalmar kommuns lokalkostnader per elev på cirka 1 700 kr under rikssnittet, 16 236 kr per elev mot 17 968 kr per elev. Lokalkostnadsandelen är ett nyckeltal som visar hur stor andel av de totala kostnaderna som utgörs av lokalkostnader. Kommunens lokalandel är 7,9 procent. Arbete för att möta framtida krav och förväntningar har inletts med översyn av vad en städtimma behöver kosta för att fastställa kostnadseffektivitet. Stort fokus har också legat på att arbeta fram nytt avtalsförslag gentemot skola och förskola som bättre möter Folkhälsomyndighetens direktiv och arbetet med giftfri skola och förskola. Lokalvården utför årligen två mätningar av kvalité hos varje avtalskund, där målsättningen är att resultatet efter avslutad städning ska överstiga 97 procent. Resultatet för 2017 mättes till 98,1 procent. Kostnader för städning i skola och förskola exklusive storstäd redovisas i femårsöversikten. Genomsnittlig kostnad för skola och förkola inklusive storstäd, fönsterputs och övriga tilläggstjänster hamnade år 2017 på 187 kr per m² respektive 358 kr per m². Transport Nyttjandegraden för åkeriet var beräknad till 76,5 procent i budget för 2017. Utfallet blev 84 procent, vilket innebär att resurserna har nyttjats bättre än budgeterat. Åkeriets närvarotimmar uppgick till 108,7 procent av budget. Den höga närvaron kan förklaras med stor personalomsättning och därmed fler tillgängliga timmar än väntat. Debiteringsgraden var budgeterad till 93 procent medan utfallet blev 93,3 procent. Under 2017 ökade antalet el- och biogasbilar i leasingverksamhetens vagnpark gällande fordon under 3,5 ton från 117 till 148 stycken. Ökningen beror på att äldre leasingfordon har bytts ut under 2017, vilket har höjt andelen el- och biogasbilar från 26,1 procent till 31,8 procent. Upphandling Jämförelse med övriga upphandlande organisationer i Sverige, visar att Kalmar kommun har lika eller bättre resultat avseende inkomna anbud samt antal överprövningar. Antalet inkomna anbud har sjunkit jämfört med föregående år. 12

Inköpsvolymen är konstant och den ekonomiska förändringen i stort sätt oförändrad mot tidigare avtal. Vindkraft Rockneby vindpark, där Kalmar kommun äger totalt 1,0 vindkraftverk (20 procent av vindkraftsparken som består av totalt fem vindkraftverk), har under året producerat 23 426 KWh vilket är en ökning sen föregående år. Snittet av det interna priset per KWh har under året varit 0,59 kr.

Personalredovisning Tillsvidareanställda Serviceförvaltningen 2017 2016 Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal 289 225 514 288 217 505 Årsarbetare 275,6 222,1 497,7 272,1 213,8 485,9 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 95,4 98,7 96,8 94,5 98,5 96,2 Andel heltider i % 80,7 96,0 87,4 77,1 94,5 84,6 Medelålder 47,8 46,8 47,4 47,7 47,3 47,5 Personalomsättning i % 1,1 4,1 2,4 0,7 3,2 1,8 Vid årsskiftet fanns 514 tillsvidareanställda i serviceförvaltningen varav 289 kvinnor (56 procent) och 225 män (44 procent). Det innebär en ökning med totalt nio personer jämfört med föregående år. När det gäller tillsvidareanställda var medelåldern 47,8 år för kvinnor och 46,8 år för män. Genomsnittlig sysselsättningsgrad var 96,8 procent (95,4 procent för kvinnor och 98,7 procent för män) för samtliga tillsvidareanställda vilket är en ökning med 0,6 procent från föregående år. Personalomsättningen var 2,4 procent under 2017. Pensionsavgångar Förväntade pensionsavgångar >= 65 år 64 år 63 år 62 år 61 år Tillsvidareanställda 2018 2019 2020 2021 2022 Totalt 12 5 13 15 18 Kvinnor 4 3 11 10 15 Män 8 2 2 5 3 Ett antagande om att medarbetarna kommer att gå i pension vid 65 års ålder innebär att tolv personer (fyra kvinnor och åtta män) kommer att gå i pension under 2018. Till och med 2022 är antalet pensionsavgångar 63, varav 43 kvinnor och 20 män. Sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro i % av ordinare arbetad tid 2017 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt 18-29 år 2,8 1,7 2,3 4,6 3,4 4,0 30-49 år 4,5 3,6 4,1 4,6 2,5 3,8 50-67 år 7,2 4,0 5,8 7,5 4,6 6,2 Totalt 5,6 3,6 4,7 5,9 3,6 4,9 14

Sjukfrånvaron på förvaltningen 2017 landade på 4,7 procent (kvinnor 5,6 procent, män 3,6 procent) vilket är en minskning jämfört med föregående år. Serviceförvaltningen kommer att fortsätta fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta förebyggande och hälsofrämjande. För att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser arbetar förvaltningen vidare med det systematiska arbetsmiljöarbetet, arbetet med friskfaktorer samt samarbetet med arbetsmiljöenheten kring hälsosamtal och utbildningsinsatser. Sjukfrånvaro > 59 dagar i % av total sjukfrånvaro 2017 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt 18-29 år 0,7 0,0 0,5 27,8 7,9 19,7 30-49 år 25,4 18,0 22,5 35,7 3,5 26,8 50-67 år 57,7 36,4 51,1 58,4 32,7 49,6 Totalt 43,6 26,6 37,8 48,3 22,1 39,8 Ett lyft för serviceförvaltningen Serviceförvaltningen ska vara en hälsofrämjande arbetsplats. Under 2016-2017 storsatsade förvaltningen och erbjöd alla medarbetare stöd för en bra livsstil. Syftet var att alla medarbetare skulle öka sitt välbefinnande genom att utveckla en god hälsa och goda hälsorelaterade beteenden. Tillsammans med Centrum för Idrott och Hälsa (CIH) gjorde medarbetarna på serviceförvaltningen en hälsoprofil genom att mäta kondition, styrka och rörlighet. Resultatet av det fysiologiska testet redovisades till medarbetaren och samtidigt fick denne individuellt anpassade knäböjsövningar som skulle göras dagligen under totalt minst 32 veckor. Serviceförvaltningens sammanlagda resultat följdes upp av Linnéuniversitetet. Slutrapporten visade att deltagarna förbättrat sig inom samtliga områden, det vill säga styrkeökning, rörlighet och kondition. Rapporten visade också på hur en relativt kort träningsperiod kan ge goda resultat. Erfarenhet från projektet är att konceptet hade behövts förankrats djupare och deltagarna hade haft behov av mer uppföljning och coachning. Kompetensutveckling I maj deltog cheferna i förvaltningens chefsdag. Samtliga chefer på förvaltningen har under året deltagit i utbildning kring att hantera och förebygga psykisk ohälsa, en utbildning som arbetsmiljöenhetens psykologer höll i. Flera av cheferna på serviceförvaltningen har deltagit i en utbildning inom systematiskt arbetsmiljöarbete som arbetsmiljöenheten har tagit fram tillsammans med HR. Förvaltningens medarbetare har även deltagit i både externa utbildningar, konferenser samt i kommunens interna utbildningar utifrån behov. Rekrytering Rekrytering av nya medarbetare fortsätter att vara en utmaning inom specifika områden, exempelvis ingenjörer, spetskompetens inom upphandling, IT-personal samt kockar. Detta beror främst på den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken men även på grund av den lokala konkurrensen.

Driftsredovisning Serviceförvaltningens driftsredovisning för 2017 visar ett överskott på 2,1 mnkr gentemot budget. Intäkterna blev 640,9 mnkr, vilket är 43,0 mnkr högre än budgeterat. Det beror främst på ökade volymer inom IT samt högre intäkter från leasingfordon. Ökningen beror även på utökade lokalvårdstjänster och större städytor. Måltidsförsäljning samt cateringverksamhet, blev också högre än beräknat. Personalkostnaderna uppgick till 240,9 mnkr, vilket är 7,0 mnkr lägre än budgeterat. Till största del beror det på vakanta tjänster delar av året, främst beroende på svårighet att rekrytera vilket har påverkat flera verksamheter i förvaltningen. Kapital- och lokalkostnader hamnade på 818,5 mnkr vilket innebär 0,6 mnkr lägre än budget. Dessa kostnader är svårbudgeterade då de beror på hur mycket av investeringarna som blir färdigställda under året. Under året har Kalmar kommun gått över till komponentredovisning för investeringar. Förvaltningens budget har justerats för detta. Övriga kostnader uppgick till 374,2 mnkr vilket innebär 47,5 mnkr högre än budgeterat. Relativt stora poster som avviker mot budget är ökade volymer inom IT, lokalvård och utleasade fordon. Även köpta konsulttjänster inom projektverksamheten för kustmiljö blev högre än budgeterat. Mer förbrukningsinventarier har köpts in än planerat. Driftsredovisning 2017 2017 tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Central ledning och administration -9 925 16 956 7 031-14 200 20 103 5 903 1 128 Centralförråd -4 406 8 748 4 342-4 407 8 630 4 223 119 Gata och park -63 610 166 360 102 750-68 462 173 753 105 291-2 541 IT -54 856 55 066 210-60 350 60 379 29 181 Kost -41 732 144 493 102 761-44 512 144 642 100 130 2 631 Lokaler och lokalvård -349 109 316 799-32 310-353 580 321 130-32 450 140 Transport -60 617 59 018-1 599-79 073 77 273-1 800 201 Upphandling -9 602 12 747 3 145-11 820 14 760 2 940 205 Vindkraft -3 800 12 400 8 600-4 465 13 065 8 600 0 Summa -597 657 792 587 194 930-640 869 833 735 192 866 2 064 Central ledning och administration visar på ett överskott på 1,1 mnkr till stor det beroende på lägre personalkostnader än budgeterat vilket beror på vakanta tjänster. Centralförrådet redovisar ett överskott på 0,1 mnkr. Som tidigare prognoser har visat lyckades inte verksamheten för gata och park hålla budget utan redovisar ett negativt resultat på -2,5 mnkr. Till största del beror merkostnaderna på stormen och översvämningen i början av januari. Från och med 2017 ska serviceförvaltningen betala en dagvattenavgift på cirka 650 tkr till Kalmar Vatten för bortledning av dagvatten från allmänna platser och gator, vilket inte var medräknat i budgeten. Även övergången till komponentavskrivning har inneburit högre kostnader för verksamheten. 16

Enskilda vägar har överskridit budget med 800 tkr under 2017. Underhållsbehovet är stort och delar av överskridandet är resultatet av en felbedömning i inledningen av året. Rutinerna har nu setts över för att undvika dylika situationer igen. IT-verksamheten redovisar ett plusresultat på 0,2 mnkr. Kostverksamheten redovisar ett överskott på 2,6 mnkr. De högre livsmedelspriserna kompenseras av lägre personal- och mattransportkostnader än budgeterat. En högre volym med fler levererade portioner inom omsorgsverksamheten samt ökat antal barn och elever gentemot tidigare år påverkar resultatet i positiv riktning. Lokaler och lokalvård redovisar ett resultat på 0,1 mnkr. Transport redovisar ett överskott på 0,2 mnkr bland annat beroende på högre försäljning av bilar än budgeterat. Upphandling visar ett överskott på 0,2 mnkr på grund av högre intäkter från sålda utbildningar gällande LOU. Serviceförvaltningen redovisar ett nollresultat för vindkraftsverksamheten genom att kommunens verksamheter debiteras nettokostnaden via ett internpris som speglar kostnaden. Under 2017 har nedskrivning av kommunens vindkraft gjorts med 8,6 mnkr, baserat utifrån försäljning av andelar i vindkraftsparken gjorda under året. Marknadsvärdet av sålda andelar motsvarar uppräknat till ett helt vindkraftverk 14,4 mnkr. Nedskrivningen påverkar inte serviceförvaltningens resultat då förvaltningen har fått budgetkompensation för den. För kommunen har vindkraften inneburit en kostnad på 1,0 mnkr exklusive nedskrivning. Underskottet beror på att energiskattesubventioneringen är borttagen sedan mitten av 2016.

Investeringsredovisning Serviceförvaltningens investeringsredovisning för 2017 visar ett resultat på -59,1 mnkr. Investeringsredovisning 2017 tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Central ledning och administration 340 340 Centralförråd 3 452-3 452 Gata och park 7 047-7 047 IT 11 100 7 882 3 218 Kost 660 383 277 Lokaler och lokalvård 300 41 970-41 670 Transport 8 200 18 943-10 743 Summa 20 600 79 677-59 077 Istället för att leasa kopiatorer samt kaffe- och vattenautomater köps motsvarande utrustning in. Då hanteringen till stor del sköts ifrån centralförrådet redovisas investeringarna på den verksamheten och ger totalt ett negativt resultat på 3,5 mnkr. Under 2017 har kommunen infört komponentavskrivning och därmed har 49,0 mnkr flyttats från drift till investering avseende underhåll fastigheter och gator/vägar. IT har investerat för 7,9 mnkr. Kostverksamheten har under året investerat för 0,4 mnkr. Transportverksamheten redovisar ett utfall på 18,9 mnkr, vilket resulterar i 10,7 mnkr över budget. Investeringsplanen utgick ifrån att fordon och maskiner skulle hålla en längre tid än vad de har gjort i verkligheten. Orsaken till den kortare livslängden är att nyttjandegraden har ökat, det vill säga maskinerna och fordonen används i högre grad än tidigare. Bland annat har en hjullastare på 1,4 mnkr samt en kompaktsopmaskin på 1,1 mnkr bytts ut i förtid. Kommunens verksamheter växer mer än vad som har tagits hänsyn till i investeringsplanen, vilket gör att fler maskiner och fordon har krävts och köpts in än planerat. Alla investeringar är räntabla, vilket innebär att verksamheten får full täckning för dem. 18

Strategiska framtidsfrågor och riskanalys Tydligt uppdrag Avtalstrohet och Lagen om offentlig upphandling (LOU) Ett fortsatt fokus på avtalstrohet behövs även framöver. Att kommunen lyder under LOU behöver prioriteras och även kommuniceras ut ännu tydligare till samtliga verksamheter. Avtalsleverantörer kan begära ersättning av utebliven vinst då kommunen köper av annan leverantör. Detta har skett i begränsad omfattning hittills men kan komma att öka. För närvarande har upphandlingsenheten för få resurser för att hantera avtal för Kalmar kommuns verksamheters behov enligt LOU. Uppskattningsvis behövs ytterligare två upphandlare för att klara framtida krav. För att upphandlingsenheten ska kunna arbeta så kostnadseffektivt som möjligt och kunna erbjuda bästa service, behöver de interna beställarna, som har kunskap inom respektive område, komma in med tydliga kravspecifikationer. Suboptimering Kostnader ska ses i ett kommunperspektiv. I dagsläget uppstår problem då en verksamhet optimeras som driver kostnader för en annan del av kommunen, så kallad suboptimering. Riktlinjer för hur dessa frågor ska hanteras samt ett gemensamt ekonomiskt språk skulle förbättra situationen. Detta i syfte att beskriva och beakta de ekonomiska konsekvenserna som olika beslut får för kommunen. Fastighet En fortsatt ansträngd byggmarknad innebär högre byggkostnader vilket får konsekvenser på framtida hyror. Det bidrar också till längre byggtider på grund av få eller inga anbud i anbudsförfarandet samt få tillgängliga externa kompetenser inom projektörs- och kontrollantleden. När planarbeten respektive försäljningar av fastigheter drar ut på tiden står kommunen för onödiga driftskostnader och tomma lokaler som inte kan nyttjas av verksamheterna. Systemstöd Digitalisering Genom att automatisera processer ökas kvaliteten samtidigt som resursåtgången minskas. Tjänster kan tillhandahållas dygnet runt utan ökade resurser när den mänskliga handläggningen tas bort. Den stora vinsten med digitaliseringen är kvalitetshöjning i form av tillgänglighet, säkerhet och effektivisering. För att effektivisera digitaliseringen och systemstöd framöver bör det finnas en kommunövergripande plan för digitalisering samtidigt som verksamhetsutvecklare med digitalt perspektiv bör tillsättas på samtliga förvaltningar. Ett sådant arbetssätt kommer även att leda till ett öppet synsätt kring ny teknik och utmana föråldrade arbetssätt ute i verksamheterna. Med en tydlig strategi minskar risken för felinvesteringar och dubbelarbete. E-portal Framtidsmålet är att alla köp på avtal ska göras via e-portalen och webbshop. Arbetet med detta går framåt men inte i den takt som har varit önskvärt. För att lyckas med målet behöver en genomlysning göras om vem som får köpa vad i samtliga verksamheter samt en högre prioritering på ledningsnivå.

Med denna högre prioritering ökar användandet av e-portalen och på-stan-köp minskar för att till slut försvinna helt. Rekrytering och kompetensförsörjning Rekrytering av nya medarbetare inom specifika områden, såsom ingenjörer, byggprojektledare, spetskompetens inom upphandling, IT-personal samt kockar kommer fortsatt vara en utmaning. Detta på grund av den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken samt rådande konkurrens, framför allt av erfarna personer. Lönekonkurrens gör att det blir ännu svårare att behålla kompetensen inom kommunen. Rekryteringsfilmer håller på att tas fram för att locka personer till våra bristområden samt informera och marknadsföra våra tjänster så att ungdomar väljer att gå de utbildningar som gynnar vår framtida kompetensförsörjning. En stor del av skötseln av kommunens offentliga ytor är beroende av arbetsmarknadsåtgärder. Under senare år har utbudet av arbetsmarknadsåtgärder minskat. Även omsättningen av den personalen är hög vilket innebär att kunskap inte behålls och det kräver mer av ordinarie personal att arbetsleda. Möjligheter med arbetsmarknadsåtgärder begränsas också alltmer av lagkrav på kunskap och utbildning. Kostnadseffektivisering Ökade driftskostnader till följd av investeringar Vid beslut om investeringar behöver de ekonomiska konsekvenserna vara framtagna och beaktas vid beslut. Beslutsfattare behöver förstå vilka eventuella driftskostnader som investeringen kommer att driva för kommunen under hela investeringens livslängd. Investeringen orsakar kapitaltjänstkostnader. Investeringen driver även reinvesteringar, alltså när delar av anläggningen behöver bytas ut. Vid beslut om investering bör alla dessa tre delar, Life Cycle Cost, vara presenterade och underlag för beslut. Vid beslut om investering bör även beslut om driftstilldelning ske. Rätt kostnad Serviceförvaltningens verksamheter är idag ramfinansierade, intäktsfinansierade eller en kombination av dessa två. Det är viktigt att kunna redovisa rätt kostnad för kommunens verksamheter för att kunna göra en rättvis bedömning av totalkostnaden och för att kunna jämföra med externa alternativ. För att underlätta bedömningen av verksamheternas kostnadseffektivitet bör finansieringsmodellerna renodlas, antingen ram- eller intäktsfinansierade. För att kunna se den rätta totala kostnaden så måste rätt kostnader läggas på rätt ställe. Detta förutsätter att alla delar av kommunen bereder sina underlag så att det framgår var kostnaden avser och hör hemma. Standardisering Serviceförvaltningen ser att standardisering av kvalitet, nivå och omfattning av förvaltningens tjänster ut mot interna kunder sänker kostnaderna och ökar effektiviteten. Lokalvårdsverksamheten har under året påbörjat en testverksamhet inom en enhet genom projektet BUSA. Det prövas att arbeta med alternativt städschema och en större grad av behovsanpassad städning för att nå ännu bättre lokalvård. Ett syfte är att stoppa smutsen effektivare från att föras in i övriga lokaler på skolan och det andra syftet att sänka ljudnivån. Mätningar utfördes före testperioden och efterföljande mätningar sker efter installation och användning. Om det ger ett positivt resultat kommer städningen och materialen standardiseras på kommunens skolor men även förskolor. En utökning av tjänstepaketeringarna för ITs leveranser medför ett enklare och mer tydligt utbud. Tjänstepaketeringarna ger även möjligheter för en bättre kostnadskontroll. Med bestämda tjänster är det också lättare att upprätthålla olika servicenivåer. Serviceförvaltningen vill kunna ha goda förutsättningar med att förse kommunens verksamheter med ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler. En del i detta arbete är förankrade, standardiserade koncept på planlösningar och inredning inom skola och förskola för att nå korta beslutsvägar och ekonomiska 20

fördelar. Ett ökat utnyttjande av ny teknik såsom total rumsautomation för att styra belysning, ventilation, inbrottslarm och temperatur efter verksamhetens närvaro minskar energianvändningen och skapar trygghet i verksamheternas lokaler. Ersättningsnivå Kostförsörjning Livsmedelsbudgeten pressas av kraven på större andel ekologisk och närproducerad mat till våra barn och gamla, vilket medför ökade kostnader. Kostnaderna ökar också i takt med att fler mindre förskole- och skolenheter öppnar. Fler kök ska utrustas och bemannas samtidigt som transporterna ökar. Dessutom genererar utökad vistelsetid i förskola och skola fler måltider, vilket nuvarande ersättningssystem inte tar hänsyn till. Gatu- och parkförsörjning Nuvarande ersättningsmodell tar inte hänsyn till den högre ambitionsnivån vad gäller utformning och utsmyckning på befintliga ytor och anläggningar vilket innebär en utmaning för förvaltningen. Miljö Serviceförvaltningen har som ambition att under 2018 enbart använda fossilbränslefritt bränsle för alla typer av fordon. Åkeriet och övrig tung maskinpark kör idag redan på HVO 100 % men under nästa år ska även den lätta fordonsparkens dieselbilar övergå till HVO 100 %.

Bilagor Bilaga 1. Uppföljningsrapport verksamhetplan 2017 Bilaga 2. Uppfölljning intern kontroll 2017 22

Organisationsenhet: Servicenämnd Period: December År: 2017 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Martina Adiels Balk, 2018-02-08 10:36 1

EGNA VERKSAMHETSSPECIFIKA MÅL OCH AKTIVITETER Under denna rubrik kan förvaltningar och bolag lägga in egna mål och aktiviteter som man vill följa upp, och som saknar koppling till kommunfullmäktiges fokusområden och mål. Servicenämndens egna mål Under denna rubrik kan servicenämnden lägga in eventuella nämndsmål och aktiviteter som inte är kopplade till fullmäktigemålen. För att det arbete som redovisas under denna rubrik ska bli synliggjort i de centrala uppföljningarna bör man skriva in relevanta delar i kommentarerna under kommunfullmäktiges respektive fokusområde. X Nämndsmål - Anställningsprocessen Kartlägg automatisering av anställningsprocessen. Kartläggning genomförd tillsammans med verksamheten. Rekryteringsprocessen är i stora delar automatiserad via Visma Recruit. När en medarbetare börjar sin anställning sker detta med hjälp av en checklista i verksamhetshandboken "Introduktion av nyanställd inkl checklista". Kartläggningen gjordes genom att bryta ner checklistan och identifiera vilka delar som är möjliga att automatisera. Arbetet fortsätter tillsammans med berörda verksamheter under 2018. X Nämndsmål - Energianvändning nybyggnation Vid upphandling av nybyggnation ska det säkerställas att energianvändningen är 20 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler (gällande 2016). Under perioden har 2-årskontroll genomförts i Ljungbyholms sporthall. Det projekterade energivärdet visade att byggnaden skulle använda 56 kwh/kvm och byggreglerna tillåter 80 kwh/år. Utfallet efter 2 år visar på 47,2 kwh/kvm vilket gör att målet uppnås. X Nämndsmål - Kundnöjdhet IT Kundnöjdhet för IT ska ligga på minst 95 procent. Slutresultatet för kundnöjdheten inom IT landar på 88 procent nöjdhet på frågan "Hur nöjd är du med det arbete IT just utfört?". På frågan "Hur nöjd är du med IT:s bemötande?" blir betyget 92 procents nöjdhet. Målet nås således inte. I en analys av svaren så är det alldeles för få respondenter för att dra några statistiska slutsatser, 273 svar på helåret av totalt över 22 000 ärenden. Avslutningsvis märks svårigheten att skilja på vad som är verksamhets IT:s ansvar återkommer i ett flertal svar. X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost omsorg Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för kost omsorg. 91,7 procent svarar att de "tycker maten smakar bra" vilket gör att målet på 90 procent uppnås. X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost skola Kundnöjdhet ska ligga på minst 75 procent för kost skola. Martina Adiels Balk, 2018-02-08 10:36 2

72 procent av skolbarnen tycker maten smakar bra. Detta är en liten förbättring sedan föregående mätning, men under målet på 75 procent X Nämndsmål - Kvalitetsindex lokalvård Kvalitetsindex för beställd lokalvård ska ligga på minst 97 procent. Mätning för helår ger ett utfall på 98,1 procent. Det är över målvärdet och det bästa utfall av uppföljd kvalitet i lokalvården någonsin. Antalet mätningar på plats ute hos kund är 337 styck, vilket i sin tur också visar på en hög grad av kundkontakt. X Nämndsmål - Matsvinn Matsvinnet i skolmatsalarna ska vara lägre än föregående års siffra. Mätning av matsvinn från tallrik mäts fyra gånger per år. Två gånger oannonserat och två gånger föranmält. Totalt för helåret hamnar ett snitt för dessa mätningar på 15,25 gram. Detta är i linje med förra årets mätning. Ingen förbättring har således uppnåtts. X Nämndsmål - Minskad energianvändning Energianvändning avseende uppvärmning, el, och tappvarmvatten (kwh per kvadratmeter Atemp yta) ska minska med 20 procent från 2010 till 2017 med hjälp av energitjänsteprojektet. Energitjänsteprojektet har efter de tio första månaderna sparat 2359,55 MWh. Projektet ligger totalt ackumulerat på 36 MWh under den beräknade besparingen. Uppföljningen innehåller nu 44 fastigheter och 14 saknas ännu. Elbesparingen överpresterar mot garanterad nivå med 147,2 MWh medan fjärrvärmen underpresterar med 173,6 MWh mot garanterat. Det arbetas med orsakerna till avvikelserna och de beror bland annat på för höga börvärden i gymnastikhallar, att ventilationen inte är anpassad efter verksamheternas tider, att helg- och nattsänkning skulle kunna nyttjas mer mm. X Nämndsmål - Planering och implementering av nya IT-system Serviceförvaltningen ska vara med från start vid planering och implementering av samtliga nya IT-system till kommunal verksamhet. Totalt fyra systeminföranden har genomförts som inte varit med i verksamhetsplan 2017. På helåret har 145 införanden, uppdateringar, flyttar och nya nätverk som inte varit med i budgetplanerna för året genomförts/driftats. X Nämndsmål - Produktions verksamheter i SCB:s medborgarundersökning Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå ett genomsnittsbetyg på 6,5 av 10 avseende nedanstående områden: Tillgång till parker, grönområden och natur. Belysning av gång- och cykelvägar Martina Adiels Balk, 2018-02-08 10:36 3

Underhåll och skötsel av gång- och cykelvägar Snöröjning av gång- och cykelvägar Belysning av gator och vägar Underhåll och skötsel av gator och vägar Snöröjning av gator och vägar Belysning i kommunens motionsspår Kommunens åtgärder mot klotter och annan skadegörelse Renhållning av parker och allmänna platser i din kommun I SCB:s medborgarundersökning för 2017 når Kalmar kommun medelvärdet 6,99 på de utvalda frågorna vilket gör att målet att nå 6,5 uppnås. Det är en förbättring jämfört med 2016 års siffra 6,74. Arbetet fortsätter med belysningen där kontinuerliga åtgärder på driftstörningar åtgärdas. Ett arbete med utbyte av kvicksilverlampor till LED belysning är påbörjat. Behovet av ny-/förbättrad belysning ses över. Underhåll av vägar samt gång/cykelvägar. 20 procent av kommunens vägar ses över årligen med hjälp av RoSY systemet samt att en beläggningsplan följs. Akuta åtgärder i vägarna görs vid behov. Snöröjning görs efter målbeskrivningen som ses över varje år. Klotter - löpande notering av klottret samt borttagning. Borttagning av kränkande klotter prioriteras X Nämndsmål - Uppföljning ramavtal 25 procent av ramavtalen ska följas upp per år vad gäller kvalificeringskriterier. Totalt finns 228 ramavtal som ska följas upp, detta innebär uppföljning av 57 ramavtal per år. Under året har 28av dessa följt upp, vilket medför att vi har uppnått 49 procent av årets uppföljningar. Ytterligare 4 avtalsuppföljningar är påbörjade. Vi konstaterar att en tjänst på 50 % för avtalsuppföljning inte räcker för våra mål. Orsaker till att uppföljningen tar längre tid än förmodat är bland annat att nuvarande fakturasystem gör att det tar mycket lång tid att följa upp fakturor medan det för avtal som är inlagda i e-portal är mycket enklare att hantera. Nämndsuppdrag - Tillgänglighet kommunens lokaler Genomförd Kommunens lokaler ska vara tillgängliga för alla. Förvaltningen ska till nämnden rapportera behovet av insatser och kontinuerligt avrapportera hur tillgängligheten utvidgas. Inget nytt att rapportera för tertial 3. Rådhusets tillgänglighet till plan två och tre har diskuterats med Länsstyrelsen. Rådhuset är ett byggnadsminne varför Länsstyrelsen ej är positiva till en hiss. Stensbergs handikappsplatser anpassas för att följa de korrekta måtten enligt gängse normer. Nämndsuppdrag - Cykelparkeringshus vid stationsområdet Ej påbörjad Serviceförvaltningen ska, genom cykelprojektet, driva frågan att bygga ett cykelparkeringshus vid stationsområdet. Ett cykelparkeringshus kan innehålla funktioner som bland annat möjlighet till laddning av elcyklar, uthyrning av barnvagnar och inlåsning av väskor. Samhällsbyggnadskontoret är den förvaltning som beslutar i frågor kring nybyggnation, således kan inte serviceförvaltningen arbeta för ett cykelparkeringshus vid stationsområdet. Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars 2017. På grund av detta kommer ingen rapportering att ske på detta uppdrag. Martina Adiels Balk, 2018-02-08 10:36 4