Mötes- och resepolicy

Mötes- och resepolicy Dokumenttyp Policy Fastställd/upprättad Kommunfullmäktige 2015-09-24, 178 Senast reviderad - Detta dokument gäller för Kommunövergripande Giltighetstid Tills vidare Dokumentansvarig Miljöstrateg Dnr 2015-183

3(5) Innehållsförteckning Inledning... 4 Syfte... 4 Omfattning... 4 Övergripande mål... 4 Effektivitet... 4 Ansvar... 5 Distribution och tillämpning... 5 Uppföljning... 5

4(5) Inledning Detta dokument består av en policydel där syftet för mötes- och resepolicyn beskrivs samt övergripande beskrivning av hur detta ska uppnås. Till policyn hör tre bilagor: 1. Riktlinjer för resor i tjänsten 2. Riktlinjer för fordon som används i tjänsten 3. Uppföljning Syfte Mötes- och resepolicyn ska: Styra och minska organisationens resande Vara ett styrinstrument för ett mer kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert resande. Skapa förutsättningar för en trygg och säker arbetsmiljö. Mötes- och resepolicyn är en del av kommunens arbete för en långsiktigt hållbar utveckling och resursanvändning och ska hjälpa organisationen att uppnå miljömålen om minskad miljöpåverkan från kommunens transporter. Omfattning Mötes- och resepolicyn och tillhörande bilagor omfattar alla anställda och förtroendevalda och gäller för alla resor och transporter som sker i tjänsten och som betalas av Hjo kommun. Resor mellan bostad och arbetsplats omfattas inte av denna policy. Hjo kommun uppmuntrar dock arbets- och uppdragstagare att ta sig till sin arbetsplats på annat sätt än med bil. Avsteg från policyn kan i enskilda fall göras efter beslut av närmaste chef. Övergripande mål Möten och tjänsteresor i Hjo kommuns verksamhet ska genomföras på ett sådant sätt att miljön utsätts för minimal påverkan. Alla tjänsteresor ska vara trygga och trafiksäkra. Hjo kommun delar den av riksdagen beslutade Nollvisionen. Kommunen arbetar aktivt för att förhindra att människor dödas eller skadas allvarligt i trafiken. Resor och transporter av alla slag ska genomföras på ett effektivt sätt med avseende på tid och kostnad och på en bibehållen god arbetsmiljö och låg miljöpåverkan. Hjo kommuns tjänsteresor ska vara ett föredöme för andra organisationer och verksamheter. Effektivitet Möten och tjänsteresor ska planeras, bokas och genomföras i följande steg: 1. Möjligheten att genomföra ett resfritt möte ska övervägas innan beslut fattas om en resa. 2. Möten och resor ska planeras med så god framförhållning som möjligt. 3. Bokning och resor ska följa styrdokument, riktlinjer och avtal för tjänsteresor.

5(5) Ansvar Var och en ansvarar för att hans eller hennes resor i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med mötes- och resepolicyn. Varje chef har ansvar för att: Säkerställa att alla medarbetare känner till innehållet i policyn med tillhörande bilagor. Säkerställa att medarbetarna har kunskaper om kostnadseffektivt, säkert och miljöanpassat resande, för att säkerställa att medarbetarna förstår syftet med policyn och agerar som goda föredömen. Medarbetarnas tjänsteresor följs upp och att återkoppla till medarbetarna i vilken omfattning policyn efterlevs. Distribution och tillämpning Mötes- och resepolicyn med bilagor ska spridas till samtliga anställda och förtroendevalda i Hjo kommun. Policyn med bilagor ska beaktas vid utformande av andra styrdokument samt vid upphandling och inköp av fordon. Uppföljning Efterlevnad av Mötes- och resepolicyn ska följas upp årligen inom respektive verksamhet. Uppföljningen ska följa riktlinjer i Bilaga 3 Uppföljning. Trafiksäkerhets- och miljöarbetet ska kontinuerligt förbättras vilket innebär att kommunens krav på personbilar samt regler för tjänsteresor ska ses över varje år och vid behov uppdateras.

Resor i tjänsten Bilaga 1 Dokumenttyp Riktlinjer Fastställd/upprättad Kommunstyrelsen 2015-09-09, 147 Senast reviderad - Detta dokument gäller för Kommunövergripande Giltighetstid Tills vidare Dokumentansvarig Miljöstrateg Dnr 2015-183

3(6) Innehållsförteckning Inledning... 4 Ansvar... 4 Alternativ till resan... 4 Möten, konferenser och utbildningar... 4 Beställning av resor... 4 Sparsam körning... 4 Resor till och från arbetet... 4 Resor i Hjo stad... 4 Korta resor... 5 Längre resor... 5 Standard vid tjänsteresor... 5 Tåg och buss... 5 Bil... 5 Båt vid resa med övernattning... 5 Flyg... 5 Logi... 6 Försäkring... 6 Taxi... 6 Uppföljning... 6

4(6) Inledning Riktlinjerna gäller för anställda och förtroendevalda i Hjo kommun. Riktlinjerna strävar efter att skapa ett resebeteende som bygger på kunskap och ett gemensamt förhållningssätt. Hjo kommun ska vara en god förebild för andra organisationer när det gäller tjänsteresor. Ansvar Var och en har ansvar för att planera och genomföra tjänsteresor på ett sådant sätt att intentionerna och målen med mötes- och resepolicyn uppnås. Detta innebär att resor i tjänsten ska planeras och väljas så att miljöpåverkan, säkerhetsrisker och totalkostnad minimeras. Alternativ till resan Inför varje resa ska medarbetaren ifrågasätta om resan kan ersättas med resfria möten, såsom telefonmöten, e-post, video- eller webbkonferenser. Möten, konferenser och utbildningar När Hjo kommun arrangerar möten, konferenser, utbildningar, studiebesök osv. bör lokalisering och tider anpassas till kollektivtrafiken. Beställning av resor Tjänsteresor som innebär resor med tåg, flyg, långfärdsbuss eller båt ska bokas genom kommunens reception. Sparsam körning Anställda med arbetsuppgifter, där bilkörning utgör en naturlig del, ska erbjudas utbildning i sparsam körning. Kostnaden för utbildningen, dock inte kostnader för arbetstiden, ska allokeras den fordonsansvarige. Resor till och från arbetet Resor till och från arbetet omfattas inte av riktlinjerna. Anställda och förtroendevalda ska likväl uppmuntras att gå, cykla, samåka eller åka kollektivt till och från arbetet. Resor i Hjo stad Resor under 2,0 km inom Hjo stad ska i första hand ske genom promenad eller cykling. Cyklar och hjälmar finns tillgängliga genom cykelpoolen och bokas genom kommunens reception. Vid cykling rekommenderar Hjo kommun att cykelhjälm används.

5(6) Korta resor Med korta resor avses resor där destinationen ligger inom 50 km från den resandes huvudsakliga verksamhetsort. Korta resor ska i första hand ske med kollektivtrafik. Busskort tillhandahålls av kommunens reception. Resor med bil ska endast förekomma där det bedöms som nödvändigt med avseende på behov och tid. Med behov avses exempelvis medhavt material. Grundregeln vid val av färdmedel är att tidsvinsten bör vara mer än halva restiden i jämförelse med kollektivtrafik för att bil ska vara motiverat. Avgörande hur resan ska genomföras är en helhetsbedömning, där en värdering av restiden görs utifrån medarbetarens individuella förutsättningar och behov. Längre resor Med längre resor avses resor där destinationen är mer än 50 km från den resandes huvudsakliga verksamhetsort. Alternativ till resan ska alltid övervägas. Längre tjänsteresor ska i första hand ske med tåg eller buss. Längre resor med bil ska endast göras där det bedöms nödvändigt med avseende på behov och tid, jämför motsvarande avsnitt under Korta resor. Flygresor utnyttjas endast för längre utrikesresor, samt till destinationer där tåg eller buss inte utgör ett realistiskt alternativ. Flygresa ska alltid kunna motiveras ur ett effektivitets- och kostnadsperspektiv. Tåg med övernattning ska i normalfallet prioriteras framför flygresor. Resor med båt kan göras efter avvägning gällande effektivitet, miljöbelastning och kostnad. Standard vid tjänsteresor Tåg och buss Tågresor ska ske med biljett i andra klass inklusive platsreservation. Resor inom regionen ska ske med Regionen runt-biljett. Bil Tjänsteresor ska ske med kommunens tjänstebilar. Användning av privat bil i tjänsten ska bara förekomma i undantagsfall och endast efter överenskommelse med närmaste chef. Milersättning utbetalas inte om användandet av egen bil inte har godkänts i förväg. Båt vid resa med övernattning Båtresa ska normalt ske med billigaste biljettalternativ. Dubbelhytt kan övervägas när så är lämpligt. Flyg Flygresa ska normalt ske med billigaste biljettalternativ.

6(6) Logi Behov av hotellövernattning ska alltid övervägas och lägsta totalkostnad ska alltid eftersträvas. Övernattning i dubbelrum kan övervägas när så är lämpligt. Försäkring Samtliga anställda och förtroendevalda omfattas av en tjänstereseförsäkring. Taxi Kollektivtrafik, t ex buss, spårvagn, tunnelbana, ska i normalfallet väljas före taxi eller tågtaxi. På samma sätt ska flygbuss eller tåg vara förstahandsalternativet före flygtaxi. På kortare sträckor kan dock taxi vara ett kostnadseffektivt transportmedel. I de fall taxi nyttjas ska i första hand miljötaxi väljas. Uppföljning Efterlevnad av mötes- och resepolicyn samt riktlinjer för resor i tjänsten och riktlinjer för fordon som används i tjänsten ska följas upp årligen inom respektive verksamhet. Uppföljningen ska följa reglerna i Bilaga 1 Uppföljning i Mötes- och resepolicyn.

Fordon som används i tjänsten Bilaga 2 Dokumenttyp Riktlinjer Fastställd/upprättad Kommunstyrelsen 2015-09-09, 147 Senast reviderad - Detta dokument gäller för Kommunövergripande Giltighetstid Tills vidare Dokumentansvarig Miljöstrateg Dnr 2015-183

3(7) Innehållsförteckning Inledning... 4 Upphandling/leasing av fordon... 4 Allmänna krav på fordon... 4 Trafiksäkerhets- och arbetsmiljökrav... 4 Upphandling av transporter... 5 Miljö... 5 Färgval och dekaler... 6 Egna personbilar som används i tjänsten... 6 Bilpool och cykelpool... 6 Fordonsansvarig... 6 Körjournal... 6 Tankning... 6 Skador/olyckor... 7 Användande av kommunens fordon... 7

4(7) Inledning Riktlinjer för fordon som används i tjänsten omfattar alla verksamheter i Hjo kommunorganisation. Kommunen ska verka för att riktlinjerna även tillämpas i de kommunala bolagen. Riktlinjerna omfattar cyklar samt motorfordon under 3,5 ton. Syftet med riktlinjerna är att öka trafiksäkerheten för anställda och förtroendevalda vid tjänsteresor och att minska miljöpåverkan. Upphandling/leasing av fordon Allmänna krav på fordon Verksamhetsbehovet och fordonets planerade användning ska bestämma storlek, modell, lastutrymme och motorkapacitet. Vid upphandling ska utvärderingen grundas på livscykelkostnader, följa upphandlingspolicyn och aktuell lagstiftning. Bilar med låg miljöpåverkan ska prioriteras. Vid upphandling av fordon till bil- och cykelpoolen ska kravspecifikation upprättas av fordonsansvarig. Vid upphandling av fordon till verksamheterna ska kravspecifikationen upprättas av fordonsansvarig tillsammans med verksamhetsansvarig samt den arbetsgrupp eller person som ska använda fordonet. Specifikationen ska innehålla all utrustning som fordonet ska vara utrustat med. För motorfordon ska standardvarianter, fabrikstillverkad utrustning och tvåhjulsdrift eftersträvas. Trafiksäkerhets- och arbetsmiljökrav Rekommenderad högsta ålder för kommunens fordon är 5 år för personbilar och 7 år för lätta lastbilar. Avsteg från rekommenderad ålder ska särskilt kunna motiveras. Följande krav gäller generellt vid nyinköp av motorfordon. Om lägre krav ställs ska detta särskilt motiveras. Personbilar ska uppfylla säkerhetskrav för minst 5 stjärnor vid provning enligt Euro- NCAP. Nackstöd samtliga platser Trepunktsbälten samtliga platser Antisladdsystem Krockkudde på såväl förarplats som passagerarplats ABS-bromsar Servostyrning AC eller motsvarande luftkonditionering Bältespåminnare som larmar Lastsäkringsutrustning för fordonstypen Motorvärmare Brandsläckare, pulver 2kg Bogserlina

5(7) Förstahjälpen-kit Reflexväst Alkolås (Krav på alkolås kan utgå om det finns alkoskåp.) Nedanstående rekommendationer gäller generellt vid nyinköp av cyklar. Om rekommendationerna inte efterföljs ska detta särskilt motiveras. Cyklar ska utrustas med: Lagstadgad utrustning, såsom reflexer och belysning Dubbdäck under vintertid Snabbkoppling sadel Vajer för sadel Punkteringsfria däck Dubbla lås, varav ett ger möjlighet till fastlåsning vid fasta föremål Cykelkorg Dessutom bör: samtliga cyklar vara av dammodell samtliga cyklar förses med märkning med kommunens namn och ett löpnummer nycklar förses med nyckelbricka med aktuellt löpnummer cykelhjälm ska tillhandahållas Upphandling av transporter Vid upphandling av transporter för personbefordran med fordon under 3,5 ton ska samma krav ställas som vid kommunens egna inköp av fordon. Det ska ställas specifika krav på trafiksäkerhet och miljöanpassning vid större upphandlingar av varor och tjänster. Miljö Fordon som upphandlas ska vara så energieffektiva som möjligt utifrån det aktuella behovet och ha låg klimatpåverkan. Nya fordon som anskaffas ska uppfylla Sveriges nationella miljöbilsdefinition för skattebefrielse. Fordonet ska uppfylla miljöbilsdefinitionen vid inköpstillfället och därefter betraktas som miljöfordon under dess användningstid i kommunorganisationen. I första hand ska fordon väljas som drivs med förnybara bränslen enligt följande prioriteringsordning: 1. Biogas då sådant alternativ finns, alternativt el. 2. Etanol. I andra hand ska elhybridfordon väljas. I undantagsfall kan fordon väljas som drivs med andra bränslen, vilket ska motiveras. Däck ska vara fria från högaromatiska (HA) oljor. Dubbfria däck ska väljas i största möjliga utsträckning.

6(7) Färgval och dekaler Silvermetallic är standardfärg för kommunens fordon. Kommunens fordon, även cyklar, ska vara uppmärkta med logga så att det framgår att de tillhör Hjo kommun. Egna personbilar som används i tjänsten Användning av privat bil i tjänsten ska bara förekomma i undantagsfall och endast efter överenskommelse med närmaste chef. Milersättning utbetalas inte om användandet av egen bil inte har godkänts i förväg. Bilpool och cykelpool Samtliga bilar och cyklar som inte används för särskilt tjänsteändamål ska ingå i kommunens bilpool respektive cykelpool. Fordonsansvarig Fordonsansvarig ansvarar för samtliga fordon som kommunen äger eller leasar, t ex genom att ansvara för: service enligt servicebok på samtliga fordon däckbyte efter årstidsväxlingar regelbunden kontroll av lufttryck i däck regelbunden tvätt av samtliga fordon Fordonsansvarig ansvarar dock inte för tankning. Fordonsansvarig ansvarar för fördelning av kostnader relaterade till fordonen. Fordonsansvarig ansvarar för uppföljning av statistik kopplad till användningen av samtliga fordon och återkopplar denna till miljöstrateg och avdelningsvis till respektive chef. Körjournal Samtliga bilar ska förses med körjournal för att kunna följa upp drivmedelsförbrukning och körsträckor. För bilpoolsbilar ligger körjournalen till grund för fördelning av kostnader. Tankning Kommunens fordon ska tankas med förnybart bränsle om möjlighet finns och bilen är avsedd för det.

7(7) Skador/olyckor Olyckor och skador på fordonet ska så snart som möjligt anmälas till fordonsansvarig. Användande av kommunens fordon Kommunens fordon används för att utföra tjänsteuppdrag. Utanför tjänstetid ska kommunens fordon vara uppställda på anvisad plats. För att utföra tjänsteuppdrag kan den anställde vid jourtjänst ha rätt att köra kommunens tjänstefordon mellan arbetet och bostaden efter överenskommelse med närmaste chef. Lån av kommunens tjänstefordon för privat bruk är endast tillåtet vid särskilda tillfällen och efter överenskommelse med närmaste chef. Rökning eller att medföra pälsdjur i kommunens tjänstefordon är inte tillåtet. Enligt lag får mobiltelefon och annan kommunikationsutrustning i motordrivna fordon bara användas om det inte påverkar körningen på ett trafikfarligt sätt. Om samtal i mobiltelefon måste ske under bilkörning ska handsfreeutrustning användas.

Uppföljning av mötes- och resepolicy Bilaga 3 Dokumenttyp Uppföljning Fastställd/upprättad Kommunstyrelsen 2015-09-09, 147 Senast reviderad - Detta dokument gäller för Kommunövergripande Giltighetstid Tills vidare Dokumentansvarig Miljöstrateg Dnr 2015-183

3(5) För att kunna förbättra resandet i enlighet med resepolicyn ska frågor relaterade till resepolicyn följas upp. Fordonsansvarige ansvarar för sammanställning, redovisning och återkoppling till miljöstrateg samt avdelningsvis till respektive verksamhetschef i enlighet med nedanstående tabeller. Innehållet i resepolicyn med bilagor ska årligen utvärderas mot tillgänglig statistik samt den tekniska och marknadsmässiga utvecklingen för att säkra en positiv utveckling av resandet i tjänsten i Hjo kommun. Mål för och uppföljning av implementering av mötes- och resepolicy, dvs att personalen känner till, accepterar och tillämpar reglerna i policyn Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Kännedom Minst 95 % av de anställda Information via Digitaliserad enkät Fordonsansvarig 6 månader efter känner till att det finns en intranät antagande resepolicy och vad den innebär Utbildningstillfälle om Mötes- och resepolicyn Acceptans Minst 75 % anser att Information via Digitaliserad enkät Fordonsansvarig 6 månader efter resepolicyn är bra och ger ett stöd intranät Utbildningstillfälle om antagande Mötes- och resepolicyn Individuellt Minst 80 % uppger att de Fråga via ny enkät Digitaliserad enkät Fordonsansvarig 12 månader efter beteende följer policyn Stickprovskontroll antagande, årligt återkommande

4(5) Mål och uppföljning av upphandling av fordon, dvs. att policyns fordonskrav får genomslag i nya upphandlingar och fordonsval Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Kännedom 100 % av inköpsansvariga Information via Digitaliserad enkät Fordonsansvarig 6 månader efter känner till att nya krav intranät antagande införts. Utbildningstillfälle om Mötes- och resepolicyn Permanent individuellt beteende 100 % av nyinköpta och leasade bilar ska uppfylla kraven enligt policyn efter antagande. Upphandlingskrav Leveranskontroll Fordonsansvarig 12 månader efter antagande, årligt återkommande Mål för och uppföljning av förare, dvs att Sparsam körning blir en naturlig del av personalens kompetensutveckling Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Acceptans 95 % av de som blivit Erbjuda Sparsam Skicka ut förfrågan Fordonsansvarig 12 månader efter erbjudna utbildning i körning för utvalda och räkna inkomna antagande, årligt Sparsam körning genomför grupper svar återkommande densamma Permanent Minst 90 % av de som Kontinuerlig Digitaliserad enkät Fordonsansvarig 1 år efter beteendeförändring genomgått utbildning i sparsam körning uppger att de förändrat sitt körsätt information om körsättets betydelse på intranät, info-möten utbildning m m

5(5) Mål för och uppföljning av färd, dvs att personalen gör aktiva val beträffande färdmedel och/eller alternativ till resor. Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Kännedom 95 % av de anställda Information via Digitaliserad enkät Fordonsansvarig 6 månader efter känner till vilka möjligheter intranät antagande som finns beträffande videokonferens, webblösningar etc Utbildningstillfälle om Mötes- och resepolicyn 95 % känner till att man har tillgång till tjänstecyklar Individuellt beteende 5 % av samtliga resor har ersatts av telefonmöten etc 25 % av resor med bil inom Hjo stad har ersatts med cykel alt promenad, efter ett år Information Digitaliserad enkät Fordonsansvarig 12 månader efter antagande Mål för uppföljning av bränsleförbrukning Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Individuellt 100 % uppger att de fyller i Information via Digitaliserad enkät Fordonsansvarig 12 mån efter beteende körjournaler enligt anvisning. intranät Utbildningstillfälle om Stickprovskontroll antagande, årligt återkommande Mötes- och resepolicyn Regelbunden Samtliga enhetschefer ska Sammanställning av Rapportering till Fordonsansvarig Kvartalsvis återkoppling uppmärksammas på statistik respektive av efterlevnad efterlevnadsgraden bland enhetschef sina anställda.