Verksamhetsberättelse 2012 långversion Fastighetsnämnd
Innehållsförteckning 1 Årets resultat... 3 1.1 Ekonomiskt resultat... 3 1.2 Sammanfattning av måluppfyllelse... 3 2 Viktiga händelser i verksamheten 2012... 3 3 Måluppfyllelse... 4 3.1 Nämndunika... 4 3.2 Nämndsgemensamma... 5 4 Ekonomi... 6 4.1 Drift... 6 4.2 Driftutfall... 7 4.3 Investeringar... 7 5 Uppdrag lämnade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen... 10 6 Utmaningar för framtiden... 10 7 Nyckeltal till stöd för samlad analys... 10 8 Intern kontroll... 10 8.1 Redovisning av genomförd intern kontroll 2012... 10 8.2 Intern kontrollplan 2013... 10 Bilagor Bilaga 1: Redovisning av internkontroll 2012 Bilaga 2: Intern kontrollplan 2013 Bilaga 3: Uppdrag 2012 Fastighetsnämnd, Verksamhetsberättelse 2012 långversion 2(10)
1 Årets resultat 1.1 Ekonomiskt resultat (belopp i mnkr) Budget 2012 Bokslut 2012 Avvikelse Verksamhetens intäkter 223,7 224,4 0,7 Verksamhetens kostnader 239,6 241,2-1,6 Nettokostnader -15,9-16,8-0,9 1.2 Sammanfattning av måluppfyllelse Inriktningsmål Danderyds kommun har långsiktigt hållbar energiförsörjning i sina fastigheter. Detta innebär minskande energiförbrukning samt riskspridning mellan energikällor. Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter. I Danderyd bedriver alla nämnder kostnadseffektiv verksamhet inom sina programområden. Varje nämnd kan redovisa sambandet mellan mål, uppnådda resultat, prestationer och resurser Danderyds kommun har en långsiktig planering av underhållet och bibehåller på så sätt värdet på kommunens realkapital. Danderyd har en god utomhusmiljö. Danderyd har en god inomhusmiljö. Danderyd främjar en hållbar resursanvändning. Danderyd väljer miljömässigt goda varor och tjänster. 2 Viktiga händelser i verksamheten 2012 Marksanering har utförts på två investeringsprojekt, Ekologen 1 (LSS-boende) och Danderyd 3:165 (Sporthall). Tillkommande saneringskostnader har rymts inom respektive projekts budgetreserv. Byggnation av Skogsgläntans förskola har påbörjats. NCC är entreprenör. Förskolan uppförs i passivhusteknik. Ombyggnation av Fribergaskolan etapp 1-2 har påbörjats. Kungsfiskaren är entreprenör. Fastighets- och miljölyftet har slutredovisats. Underhållsplan för fastighetsförvaltning har tagits fram. Tekniska kontoret har anställt två byggprojektledare tillhörande fastighetsavdelningen. Två tidigare inhyrda resurser, som förvaltningsassistenter, har visstidsanställts. En förvaltare har avslutat sin anställning på fastighetsavdelningen, vilket medförde att projektledare drift har varit tillförordnad på tjänsten. Tjänsten som förvaltare har internannonserats och tillsatts med en av de tidigare visstidsanställda förvaltningsassistenterna. En tjänst som förvaltningsassistent är, på grund av internrekrytering ovan, vakant. Behov av återbesättning utreds. Tjänsten som stabschef är återbesatt. Fastighetsnämnd, Verksamhetsberättelse 2012 långversion 3(10)
3 Måluppfyllelse 3.1 Nämndunika 3.1.1 Danderyds kommun har långsiktigt hållbar energiförsörjning i sina fastigheter. Detta innebär minskande energiförbrukning samt riskspridning mellan energikällor. Måluppfyllelsen överträffar budgeterad/förväntad nivå Kommentar Fjärrvärme har installerats på tre objekt (Marina läroverket, Kullen och Mörbyhallen). Rapsolja har ersatt dieselolja på Norrängsgården. Bergvärmepumpar har installerat på fem objekt bl a Cedergrenska tornet och Ekologen. På Nora Herrgård har en bergvärmeanläggning för värme och varmvatten installerats även i bostadshus vid Stocksundskolan, Skolan 19, har två värmepumpar av typ luft/vatten installerats. Befintliga oljepannor har behållits som effektreserv. 3.1.1.1 Minska totala graddagsjusterade energianvändningen årligen med 3 % under en femårsperiod. Den totala graddagsjusterade energianvändningen har under perioden minskats med 6%. 3.1.1.2 Varje år ska minst en stor oljeförbrukande anläggning konverteras till alternativ uppvärmning. Stor-Kalmar gruppboende, Storkalmar 14 och Sätraängs förskola, Danderyd 2:154 har ersatts med bergvärmepumpsanläggning för värme och varmvatten. Enligt plan. 3.1.1.3 Uppgradering/utbyte av styrsystem för värme och vatten. 3.1.1.4 I investeringsprojekt pröva möjligheten till "nära nollenergibyggnad". Djursholm 2:371, Skogsgläntans förskolan uppförs i passivhusteknik. 3.1.1.5 Utreda möjlighet att införa källsortering i kommunens verksamheter. Utredning har genomförts. 3.1.2 Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter. Måluppfyllelse enligt budget/förväntad nivå Fastighetsnämnd, Verksamhetsberättelse 2012 långversion 4(10)
3.1.2.1 Ny projektuppföljningsmodell tillämpas på investeringsprojekten. Implementering av uppgradering av kommunens övergripande ekonomisystem innebar att projektuppföljningsvertyget inte kom att fungera till fullo under Q2-Q4. 3.1.2.2 I investeringsprojekt prövas möjligheten till flexibla lösningar som kan anpassas till framtida ändrad verksamhet. Skogsgläntans förskola, Djursholm 2:371 och LSS-boende, Ekologen 1 är projekterade för framtida omställning till annan användning. 3.1.2.3 Teknisk handbok (standard) för kommunens fastigheter och anläggningar. Teknisk handbok har avrapporterats till fastighetsnämnden. Handboken kommer kontinuerligt att utvecklas. 3.1.2.4 Nöjdkundindex (NKI) resultatet skall öka med minst två poäng vid mätning år 2011 samt med ytterligare två poäng vid mätning år 2013. Nöjdkundindexundersökningen (NKI) gällande kommunikation mellan kunder och fastighetsavdelningen har förbättrats avsevärt. NKI visar även på att ett stort missnöje bland kunder finns inom markskötsel. 3.1.3 Danderyds kommun har en långsiktig planering av underhållet och bibehåller på så sätt värdet på kommunens realkapital. Måluppfyllelse underträffar budgeterad/förväntad nivå Kommentar Viss del av årets sparbeting om sex miljoner kronor har inverkat på det planerade underhållet. 3.1.3.1 Genomföra planerat underhåll enligt beslutad underhållsplan. En underhållsplan för år 2013-2023 har upprättats. 3.2 Nämndsgemensamma 3.2.1 I Danderyd bedriver alla nämnder kostnadseffektiv verksamhet inom sina programområden. Varje nämnd kan redovisa sambandet mellan mål, uppnådda resultat, prestationer och resurser Måluppfyllelse enligt budget/förväntad nivå Fastighetsnämnd, Verksamhetsberättelse 2012 långversion 5(10)
3.2.1.1 Implementering/tillämpning av beställningsmodulen i ekonomisystemet Agresso. Har upphandlats i slutet av året. 3.2.2 Danderyd har en god utomhusmiljö. Måluppfyllelse enligt budget/förväntad nivå Kommentar I ny driftupphandling mark har miljökrav ställts på fordon. Minskad oljeförbrukning (fossilbränsle) i kommunens fastigheter tack vare omställning till bergvärme och rapsolja. 3.2.3 Danderyd har en god inomhusmiljö. Måluppfyllelse enligt budget/förväntad nivå 3.2.4 Danderyd främjar en hållbar resursanvändning. Måluppfyllelse enligt budget/förväntad nivå 3.2.5 Danderyd väljer miljömässigt goda varor och tjänster. Måluppfyllelse enligt budget/förväntad nivå Kommentar I investeringsprojekt har miljökrav ställts på material. 4 Ekonomi 4.1 Drift 4.1.1 Budgetavvikelse per programområde Programområde Budgetavvikelse, % Budgetavvikelse mnkr Fastighetsnämnden -5,7 % -0,9 4.1.2 Ekonomikommentarer drift Årets besparingsåtgärd om sex miljoner kronor ryms inom ram. Vinterkostnader budgeterades till 3 miljoner kronor. Faktiskt utfall är 8,8 miljoner kronor. Uppvärmningskostnader visar ett lägre utfall än väntat tack vare en mild höst och vinter samt delvis nytt elhandelsavtal har avropats. Vasavägens förskola har rivits vilket har medfört en nedskrivning om 2,1 miljoner kronor. Aningen lägre kapitaltjänstkostnad än beräknat med anledning av förskjutning av färdigställande av investeringsprojekt. -0,9 Fastighetsnämnd, Verksamhetsberättelse 2012 långversion 6(10)
Driftutfall 4.2 Driftutfall (belopp i tkr) Utfall 2012 Budget 2012 INTÄKTER Interna hyror 147 525 143 960 Externa hyror 76 900 79 740 SUMMA INTÄKTER 224 425 223 700 DRIFTKOSTNADER Tillsyn och skötsel -47 224-42 600 Driftmedia -28 565-33 600 Underhåll -22 694-20 670 Externa hyror, försäkringar -40 930-41 000 Summa -139 413-137 870 ADMINISTRATIVA KOSTNADER Löner inkl. personalkostnader -9 389-9 200 Konsulter/utredningar -1 227-1 200 Övriga administrativa kostnader -5 686-5 300 Summa -16 302-15 700 AVSKRIVNING/NEDSKRIVNING Vasaskolans förskola -2 103 Summa -2 103 KAPITALKOSTNADER -83 384-86 000 SUMMA KOSTNADER -241 202-239 570 RESULTAT -16 777-15 870 4.3 Investeringar Investering Uppnått resultat Budgetavvikelse, % Budgetavvikelse, mnkr Fastighetsnämnd Gul 37 % 76,2 4.3.1 Investeringskommentarer Flera projekt har förskjutits i tiden vilket medför att utfallet för år 2012 blir lägre än väntat. 8000-8200 - Satsning på drifteffektivisering pågår enligt planen liksom åtgärder för förbättring av inomhusmiljö och åtgärder gällande myndighetskrav. 8117 - Slottet 1, reservkraft/sophus. Projektet är vilande med anledning av att Fastighetsnämnd, Verksamhetsberättelse 2012 långversion 7(10) 76,2
bygglov ej erhållits på grund av planarbete. 8214 - Danderyd 3:200, Svalans förskola (Björkdungens förskola). Byggnaden är tagen i bruk. Slutuppgörelse med entreprenör pågår. 8229 - Orren 30, Brageskolan. Verksamheten har flyttat in. Projektet upphandlades i ett gynnsamt konjunkturläge varför budgeten underskrids. Ekonomisk slutavräkning pågår och beräknas klar 2013. 8232 - Sökvabäck 7, Elevverket. Bygglov har sökts för att erhålla permanent bygglov för skola samt nytt sophus. Bygglov för invändiga åtgärder har erhållits. Bygglov för nytt sophus erhålls ej med anledning av planarbete. 8234 - Mörbyberget 1, Fribergaskolan etapp 1-2. Byggproduktion pågår. Dessa etapper beräknas färdigställas våren år 2013. Tidplan för produktion förskjuten. 8235 - Djursholm 2:371, ny förskola Skogsgläntan i Enebyberg. Byggproduktion pågår av NCC Construction Sverige AB och projektet beräknas färdigställas sommaren år 2013. Tidplan för produktion förskjuten. 8236 - Danderyd 3:165, Mörbyhallen. Sporthallen har tagits i bruk av kulturoch fritidsförvaltningen. Marksanering har skett inom projektbudget. I prognosen har tillkommit en gåva om 500 000 kronor enligt kommunstyrelsens beslut. Medel för konstgräs om 400 000 kronor har tillskjutits. 8237 - Ekologen 1, gruppboende i Enebyberg. Inflyttning skedde vid årsskiftet mellan år 2012 och år 2013. Vissa markarbeten återstår. Projektet har belastats med kostnader för marksanering (rester från gammal soptipp), i nuläget bedöms projektet hålla budget. 8240 - Vitsippan 15, Stocksundsgården. Tillbyggnaden är tagen i bruk. 8241 - Orren 30, Brageskolan ny idrottshall. Detaljplanearbete påbörjat. 8244 - Djursholm 2:206, Djursholms ridhus. Förstudie- och programarbete slutfördes hösten år 2011, denna kompletterades dock med en sepparat förstudie kring möjligheten att uppföra en modernare anläggning. En ekonomisk utredning har utförts under 2012. På grund av detta har projektets tidplan förskjutits. 8245 - Jungfrun 2, Kevingeskolan. En förstudie för upprustning och verksamhetsanpassning slutfördes under hösten 2012. Skolan har ett behov av renovering och underhåll. En första kostnadsbedömning för genomförande av renovering för 5 900 kvadratmeter bruttototalarea, tillbyggnad om 200 kvadratmeter bruttototalarea samt åtgärd av skolgård ingår i prognos. Projektet befinner sig nu i ett programskede. 8247 - Mörbyberget 1, Fribergaskolan etapp 3-6. Delar av etapp 3-6 har utförts under sommaren år 2012. Här finns ombyggnation av Fribergagårdens cafédel, som ska fungera som serveringskök och tillfällig matsal under produktionen av återstående del av etapp 1-2 samt anpassning av lokaler inom Fribergaskolan för evakuering. Upphandling av samverkansentreprenad för etapp 3-6 har påbörjats och beräknas avslutas vintern 2013. 8248 - Skolan 20, Stocksundsskolan. Byggnaden för Vasavägens förskola har rivits och paviljonger för skolans behov har ställts på befintlig grundplatta. 8249 - Diskusen 2, nytt gruppboende. Bygglov sökt sommaren 2012. 8250 - Plogen 11-13, Skrindan 1 och Tröskan 22. Förstudie för Enebybergs äldreboenden färdigställdes hösten 2012. På grund av utdragen process med statusbesiktning och tillgänglighet till lägenheterna har förstudien dragit ut på tiden. Statusbesiktningarna har lett till fördjupade utredningar. Exploatering Fastighetsnämnd, Verksamhetsberättelse 2012 långversion 8(10)
8921 - Kabbelekan 14, Solgården i västra Danderyd. Upphandling av rivningsentreprenad är slutförd. Rivning beräknas påbörjas hösten 2012 och färdigställas vintern år 2012-2013. Investeringsuppföljning PROJEKT 2012 TOTALT Namn Nummer Utfall Ram, drifteffektiviseringar Ram, inomhusmiljö Ram, verksamhets anpassningar 8000-8054 8100-8109 8110-8199 Projekt budget Budget avvikelse Projekt budget 11 916 12 786 870 12 786 7 635 10 000 2 365 10 000 5 509 9 295 3 786 9 295 Ramanslag FN 8200 3 661 3 000-661 3 000 Reservkraft, Djursholms slott 8117 0 4 500 4 500 4 500 Björkdungens förskola 8214 1 180 5 660 4 480 44 700 Brageskolan 8229 1 843 10 090 8 247 52 000 Elevverket 8232 140 5 974 5 834 6 000 Fribergaskolan, etapp 1-2 8234 21 404 33 334 11 930 40 000 Skogsgläntan 8235 25 540 33 463 7 923 45 500 Sporthallen 8236 28 521 20 815-7 706 43 900 Gruppboende Ekologen 8237 16 051 18 072 2 021 21 000 Stocksundsgården 8240 795 764-31 15 100 Brageskolan, idrottshall 8241 7 1 875 1 868 1 875 Sjukhem 8243 0 500 500 500 Djursholmsridhus 8244 447 10 208 9 761 17 000 Kevingeskolan 8245 153 3 000 2 847 3 000 Fribergaskolan, etapp 3-6 Diskusen 2, gruppboende Pesionärsbostäder, Enebyberg 8247 3 987 15 084 11 097 70 000 8249 262-262 0 8250 197 7 000 6 803 7 000 Summa Fastigheter Tkr 129 248 205 420 76 172 407 156 Kabbelekan 14, Solgården rivning 8921 920 1 500 580 1 500 Kullen, OK/Q8 8916 106-106 0 Mörby C 8905 130-130 0 Fastighetsnämnd, Verksamhetsberättelse 2012 långversion 9(10)
PROJEKT 2012 TOTALT Summa Exploatering Tkr 1 156 1 500 344 1 500 Siffrorna presenteras i tkr. 5 Uppdrag lämnade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen Uppdragen redovisas i separat bilaga. 6 Utmaningar för framtiden En stor utmaning kommer att vara att i förväg utveckla kommunens markreserver för att möta kommande lokalförsörjningsbehov. Det åldrande fastighetsbeståndet kommer att kräva ytterligare insatser vad gäller reinvesteringar, planerat underhåll samt åtgärder i form av reparationer. Myndighetskraven har successivt ökat under de senaste åren (ex. enkelt avhjälpta hinder, energideklarationer, krav från miljö- och hälsa, nya hissdirektiv mm), och fastighetsavdelningen får räkna med fortsatt arbete med att åtgärda ställda krav. Bibehålla, stärka och trygga fortsatt hög kompetens inom tekniska kontoret i konkurrens med samhällets kommande pensionsavgångar. 7 Nyckeltal till stöd för samlad analys Nyckeltal Specifikation 2008 2009 2010 2011 2012 Underhåll, tkr 18 300 7 988 8 131 14 617 15 820 Reparationer, tkr 12 220 23 179 12 527 13 720 11 061 Energianvändning, kwh per kvm 246 227 220 204 184 Olja, kbm 610 580 550 300 190 8 Intern kontroll 8.1 Redovisning av genomförd intern kontroll 2012 Redovisas i separat bilaga. 8.2 Intern kontrollplan 2013 Redovisas i separat bilaga. Fastighetsnämnd, Verksamhetsberättelse 2012 långversion 10(10)
Redovisning av genomförd intern kontroll 2012 Tekniska kontoret Beskrivning av det interna kontrollsystemet Tekniska kontorets arbete med intern kontroll samordnas av stabschef, Marie Stahl. Av tekniska kontorets plan för intern kontroll framgår kontrollmoment, metoder, vem som ansvarar för respektive kontroll samt till vilken chef rapportering ska ske. Redovisning av genomförd intern kontroll under året Rutin/system som granskats EFH/ representation God redovisningssed Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd/kommentar Tidplan Ansvarig Några notor hade fel beslutsattestant Kontroll av - kontering - momsbelopp - syfte och deltagare - attesträtt Inga avvikelser Kontroll att periodiseringar sker 2012-03-31 2012-06-30 2012-12-28 Stickprovskontroll 2012-06-30 Tekniska kontoret har föreslagit KLK att skapa systemstöd ( flagga i EFH vid kontering på konto 5870 ). Halvår Kvartal Ekonom Ekonom Attestförteckning Inga avvikelser Aktuell attestlista finns Löpande Löpande Ekonom Upphandling/inköp Inga avvikelser Kontrollera att det finns gällande avtal vid inköp och beställning Stickprovskontroll Kvartal Registrator Avtalshantering Inga avvikelse Undertecknande av avtal sker i enlighet med gällande delegation. Stickprovskontroll Kvartal Registrator
Rutin/system som granskats Dokumenthanterin g Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd/kommentar Tidplan Ansvarig Ärenden ej kompletta, handlingar saknas, Ärende- och handlingstyper hanteras i enlighet med dokumenthanteringsplan. Saknade handlingar återsökta. Fortsatt utbildning och information till handläggarna. Halvår Registrator Slutredovisning av investeringsprojekt Inga avvikelse Kontroll av att slutredovisade projekt är aktiverade, samt i förekommande fall, tillägg till hyresavtal är upprättade och debiterade. Pågående investeringar har granskats löpande. Aktivering av avslutade projekt har skett löpande under året. Löpande Ekonom Hyresfakturering FastNet Inga avvikelser Kontroll av - hyresregister är komplett - debitering av rätt hyra. - betalningar/påminnelse och krav Avstämning FastNet/Agresso Månad Hyresintendent Personalrapporteri ng Följsamhet till kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete En person hade fel ansvarskod Inga avvikelser Kontroll av rapporterad frånvaro. Kontroll att rätt person får rätt lön.(avdrag/ tillägg) Kontroll rätt ansvarskod Att kommunens arbetssätt inom arbetsmiljöområdet följs när det gäller att upprätta rutiner, undersöka/kartlägga, riskbedömning, årlig handlingsplan, uppföljning, konsekvensbedömning vid planerade förändringar Skyddsrond Ej utförd Att process vid skyddsrond är ändamålsenligt när det gäller t ex åtgärder, ansvarsfördelning Analyslista kontrollerad. Justering av ansvarskoder Handlingsplan har upprättats. Ergonomiska åtgärder har gemomförts (stolar, bord m.m.) Ljudmiljön har kartlagts. Och åtgärder har utförts. Skyddsrond planeras under 2013 Månad Halvår År Ek assistent Ek assistent Ek assistent
Tekniska kontoret Intern kontrollplan 2013 Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar EFH/ Representation Upphandling/ inköp Förvaltningschef Dokumenthantering Kontroll av - kontering - momsbelopp - syfte och deltagare Kontrollera att det finns gällande avtal vid inköp och beställnig. Alla ärende- och handlingstyper hanteras i enlighet med dokumenthanteringsplanen Redovisningsekonom Frekvens Kontrollmetod Rapportering till Risk- och väsentlighets bedömning 2 ggr/år Stickprov Stabschef Risk 3 Väsentlighet 2 Registrator 2 ggr/år Stickprov av handläggarnas handläggning Registrator 4 ggr/år Kontroll av lista från leverantörsreskontra Summa 5 Risk 2 Väsentlighet 2 Summa 4 Stabschef Risk 2 Väsentlighet 2 Summa 4 Motivering till risk- och väsentlighets bedömning Kategori A Kategori B Kategori B Projekt slutredovisas och aktiveras. Tillägg till/nytt hyresavtal. Att kommunens arbetssätt inom arbetsmiljöområdet följs när det gäller att upprätta rutiner, undersöka/ kartlägga, riskbedömning, årlig handlingsplan, uppföljning, konsekvensbedömning Controller/ Ekonom Vid slutredovisning Avstämning av slutredovisning mot Agresso. Hyresavtal 2 ggr/år Bedömning av arbetssätt jämfört med kommunens riktlinjer Slutredovisning av investeringsprojekt Fastighetschef Följsamhet till kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete Personalredogörare Förvaltningschef Risk 2 Väsentlighet 2 Summa 4 Risk 2 Väsentlighet 2 Summa 4 Kategori B Kategori C
Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar vid planerade förändringar Frekvens Kontrollmetod Rapportering till Risk- och väsentlighets bedömning Motivering till risk- och väsentlighets bedömning Skyddsrond God redovisningssed Att process vid skyddsrond är ändamålsenligt när det gäller t ex åtgärder, ansvarsfördelning Kontroll att periodiseringar sker Redovisningsekonom 1 ggr/år Bedömning av process Personalredogörare Förvaltningschef Risk 2 Väsentlighet 2 Summa 4 4 ggr/år Bokföringslista Stabschef Risk 2 Väsentlighet 1 Kategori C Kategori B Hyresfakturerin g FastNet Avtalshantering Kontroll att hyresregister är komplett Krav/inkasso Undertecknande av avtal sker i enlighet med gällande delegation Redovisningsekonom 1 ggr/mån Uppdaterad hyresreskontra Fastighetschef Summa 3 Risk 1 Väsentlighet 2 Avstämning Summa 3 FastNet/ Agresso Registrator 4 ggr/år Stickprov Stabschef Risk 1 Väsentlighet 2 Summa 3 Kategori B Kategori B Kontroll av rapporterad frånvaro Kontroll att rätt person får rätt lön (avdrag/tillägg) Personalrapportering Personalredogörare 1 ggr/mån Kontrollera att uppgifterna stämmer (analyslista) Stabschef Risk 1 Väsentlighet 2 Summa 3 Kategori C
Övriga rutiner Motivering till risk- och väsentlighetsbedömning Fastighetsskötsel och underhåll är exempel på områden inom fastighetsnämndens verksamhet där eventuella fel kan få allvarliga konsekvenser i form av personskada, ekonomisk skada eller förtroendeskada. Uppföljning av mål gällande underhåll av fastigheter sker i samband med (kvartals)bokslut. Fastighetsnämndens plan för intern kontroll innehåller i huvudsak administrativa kontrollmoment med möjlig/sannolik risk och med kännbara eller allvarliga konsekvenser för ekonomi, finansiell rapportering eller efterlevnad av tillämpliga lagar. Risk- och väsentlighetsanalysen nedan är baserad på stabens kännedom om rutiner och system. Kategori A Kategori B Kategori C En komplicerad administrativ rutin som ska följas av många tjänstemän (inte bara administrativ personal). Stor risk för fel. Väsentligt att följa momslagstiftning och interna riktlinjer för representation. Det finns en risk att interna riktlinjer inte alltid är kända/följs, vilket kan få vissa (mindre) ekonomiska konsekvenser. Det finns en risk att interna riktlinjer inte alltid är kända/följs, vilket kan få negativa konsekvenser för personal och ekonomi. Kommentarer: Risk och väsentlighet anges för respektive rutin, process m.m. enligt följande: Risk Väsentlighet Osannolik 0 Försumbar 0 Mindre sannolik 1 Lindrig 1 Möjlig 2 Kännbar 2 Sannolik 3 Allvarlig 3
Uppdrag (Fastighetsnämnd) Uppdrag Återrapportering Status: Kommentar Åtgärd Status Slutdatum Kommentar KS 2009-0007 Budget 2010. Fullmäktige uppdrar till tekniska nämnden (nuvarande fastighetsnämnden) att återkomma med anslagsframställan för åtgärder inom kvarvarande medel för fastighets- och miljölyftet efter utfall för 2009. Har återrapporterats. TN 2010-04-21 Pågående Slutrapport Redovisad i FN 2012-09-25. FN 2012/ 0198 Avslutad enligt plan 2012-12-31 KS 2010-03-22 Tekniska nämnden (nuvarande fastighetsnämnden) ges i uppdrag att ta fram en kvalitetsstandard för paviljonger i samråd med barnoch utbildningsnämnden. Har ej återrapporterats. Pågående KS 2010-0057 Planeringsförutsättningar och direktiv för budget 2011. Tekniska nämnden (nuvarande fastighetsnämnden) skall i samarbete med barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden redovisa en översiktlig, långsiktig plan för att tillgodose lokalbehovet för olika verksamheter. Har ej återrapporterats. Ej påbörjad KS 2010-0037 Principer och regler för tilldelning av kommunala pensionärsbostäder. Kommunstyrelsen beslutar ge socialnämnden i samråd med tekniska nämnden (nuvarande fastighetsnämnden) i uppdrag att genomföra en översyn av det fortsatta beståndet av pensionärsbostäder att redovisas vid kommunstyrelsens första sammanträde år 2011. Återrapporteras 2011. Ej påbörjad Återrapporteras i socialnämnden Ej påbörjad 2013-12-31 Försäljning av lägenhet Mörbydalen 26 Kommunstyrelsen beslutar ge tekniska nämnden (nuvarande fastighetsnämnden) i uppdrag att vid lämplig tidpunkt på den öppna bostadsmarknaden försälja lägenheten Mörbydalen 26, 4tr. Återrapporteras 2011. Pågående Inväntar lämplig tidpunkt. Nyttjas av socialförvaltningen. Ej påbörjad 2015-12-31 KS 2009-0134 Om- tillbyggnad av Fribergaskolan. Tekniska nämnden (nuvarande fastighetsnämnden) får i uppdrag att tydliggöra omfattningen av ombyggnad/ verksamhetsanpassning för Fribergaskolan respektive för Danderyds Montessori-skola vilka är möjliga att finansiera genom tilläggshyra. Tekn nämnden får i uppdrag att i löpande budgetar för åren 2011 2014 ange underhållsinsatser för Friberga-skolan, exklusive Återrapporteras 2011. Pågående Redovisas löpande Pågående 2015-12-31 TN 2007/0275, FN 2011/0016 PM 0520 Friberga, Startbeslut sida 1 av 3 (2013-02-18)
Uppdrag Återrapportering Status: Kommentar Åtgärd Status Slutdatum Kommentar insatser finansierade genom fastig-hets- och miljölyftet (särskilt beslut) och genom tilläggshyra. KF 2011-06-13 Fastigheten Djursholm 2:371 KF ger FN i uppdrag att inom en total utgiftsram om 45,5 mnkr genomföra nybyggnation av förskola på fastigheten Djursholm 2:371. Rapporteras löpande Pågående Slutrapportering i enlighet med investeringsprocessen sker ca sex mån efter godkänd slutbesiktning Ej påbörjad 2013-12-31 KF 2011-09-26 Översyn av dokument KF uppdrar till samtliga nämnder att göra en översyn av sina dokument och ändra de som hänvisar till SRMH till MHN i Danderyds kommun istället. Pågående KF 2012-03-12 Byggnad för reservkraft KF ger FN i uppdrag att inom anvisade medel uppföra byggnad för reservkraft med reservaggregat samt byggnad för sophantering. Beslutet gäller under förutsättning av att statsbidrag för den del som avser investering i ledningsplats beviljas av MSB. Pågående Bygglov Vilande Avslutad med avvikelse 2013-12-31 Avslag. KF 2012-05-07 Lokalbehov vid Stocksundskolan KF uppdrar till FN att återkomma med en redovisning av kostnaden för direktavskrivningen av restvärdet. Pågående Redovisning FN 2012/0108 Direktavskrivning Vasavägens förskola FN 2012-12-13 Avslutad enligt plan 2012-12-31 KS 2011/0403 Granskning av fastighetsunderhåll KS ger FN i uppdrag att i samband med budgetförslag 2013-2015 analysera nuvarande och framtida kostnader för underhåll. Pågående Kostnader för fastighetsunderhåll Redovisade aug 2012 FN Avslutad enligt plan 2012-12-31 KS 2011/0056 Behov av fastigheter för gruppboenden och särskilda boenden KS ger FN i uppdrag att i samarbete med SN utarbeta en programhandling och söka bygglov för ett nytt gruppboende vid Korsövägen samt att ta fram kalkyl- och beslutsunderlag så att KF kan fatta beslut att tilldela medel för genomförande av projektet. Pågående Diskusen 2 FN 2011/0145 Start Avslutad enligt plan 2012-12-31 Bygglov sökt sida 2 av 3 (2013-02-18)
Uppdrag Återrapportering Status: Kommentar Åtgärd Status Slutdatum Kommentar KS 2012/0019 Budget 2013 KF uppdrar åt FN att göra en översyn av målet "Danderyds kommun har en långsiktig planering av underhållet och bibehåller på så sätt värdet på kommunens realkapital" och ta fram kriterier för bedömning av måluppfyllelse. Uppdraget ska redovisas till KS i samband med delårsrapporten 2013. Ej påbörjad KS 2012/0019 Budget 2013 KF uppdrar åt FN att, i samverkan med BUN och PS, skyndsamt utreda behovet av fler skolplatser i Enebyberg och västra Danderyd från och med höstterminen 2013. Ej påbörjad Skolplatser Styrgrupp tillsatt Pågående 2014-12-31 KF 20121126-1127 KF ger FN i uppdrag att riva bostadsbyggnden inom fastigheten Åsgård 8 Hildingavägen 9C Ej påbörjad sida 3 av 3 (2013-02-18)