Budget 2013 för fastighetsnämnd

Transkript

1 1(8) Budget 2013 för fastighetsnämnd DRIFTBUDGET Verksamhet Bokslut Budget B u d g e t f ö r s l a g (Belopp i tkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Fastighetsnämndens kostnader Nettokostnader Inriktningsmål 1. Måluppfyllelse Mål Senaste resultat Budget 2013 Budget Danderyds kommun har långsiktigt hållbar energiförsörjning i sina fastigheter. Detta innebär minskande energiförbrukning samt riskspridning mellan energikällor. Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter. I Danderyd bedriver alla nämnder kostnadseffektiv verksamhet inom sina programområden. Varje nämnd kan redovisa sambandet mellan mål, uppnådda resultat, prestationer och resurser. Danderyds kommun har en långsiktig planering av underhållet och bibehåller på så sätt värdet på kommunens realkapital. Danderyd har en god utomhusmiljö. Danderyd har en god inomhusmiljö. Danderyd har en hållbar resursanvändning. Danderyd väljer miljömässigt goda varor och tjänster. Definition till färger ovan. Grön måluppfyllelsen överträffar budgeterad/förväntad nivå, gul måluppfyllelse enligt budget/förväntad nivå och röd måluppfyllelse underträffar budgeterad/förväntad nivå. 2. Kommentarer avseende måluppfyllelse Måluppfyllelse, nuläge Långsiktigt hållbar energiförsörjning Ett energieffektiviseringsprogram för kommunens fastigheter finns framtaget. Revidering, prioritering och genomförande av åtgärder sker fortlöpande. Satsning på programmet pågår och kommer, som planerat, att fortskrida fram till och med år Ambitionen är att ytterligare minska energianvändningen genom insatser som att övergå till mer miljövänlig energianvändning och att vidareutveckla samt komplettera det centrala styroch övervakningssystemet. Program för energiuppföljning har installerats centralt. Arbete med att koppla upp lokala styroch övervakningssystem mot det centrala systemet beräknas

2 2(8) fortgå. Detta kommer att innebära klart förbättrade möjligheter till trimning av anläggningarna och att korrekt och fortlöpande energiuppföljning erhålls framöver. I samband med energieffektiviseringen ska kontinuerligt riskspridningen mellan olika energikällor övervägas. Ändamålsenliga lokaler Om-, till- och nybyggnader av kommunens fastigheter sker alltid i nära samarbete med kommunens övriga förvaltningar och hyresgäster. Lokalförsörjningsprocessen är under förbättring, målet för år 2013 är att en ny och tydlig process tas fram. Långsiktig planering av underhållet, bibehålla värdet på kommunens realkapital En ny databasbaserad modell för underhållsplanering har tagits fram under år Den ger en översiktlig bild av åren , år 2018 och år Underhållsplanen är baserad på förvaltarnas egen kännedom om fastigheterna och driftentreprenörens statusbesiktningar. Den nu framtagna strukturerade underhållsplanen innebär större möjligheter till planering, prioritering och uppföljning av planerat underhåll framöver. Det planerade underhållet prioriteras i normalfallet enligt följande: 1. nödvändiga åtgärder, personsäkerhet 2. utvändigt klimatskydd 3. installationer 4. invändigt underhåll 5. underhåll av mark och utemiljö Ambitionen är att bibehålla kommunens realkapital och att undvika att underhållsskulden ökar. Underhållsplanens framtida kvalitet bygger på att en kontinuerlig förbättring och bearbetning av data sker. Mål, ambitioner år 2013 och åren Långsiktigt hållbar energiförsörjning Varje år ska minst två fossilbränsleanläggning konverteras till alternativ energikälla. Energieffektiviseringsprogrammet ska revideras fortlöpande. Stor vikt ska läggas på genomförande av prioriterade projekt samt energiuppföljning. Erfarenhetsåterföring ska ske, där kunskap från genomförda projekt tas tillvara vid prioritering och genomförande av nya projekt. Ändamålsenliga lokaler Verksamheterna bör ansvara för den långsiktiga planeringen av sitt lokalbehov, utreda och anmäla till tekniska kontoret sitt eventuella behov av utökade lokaler inklusive verksamhetsombyggnader. s fastighetsavdelning är, under fastighetsnämnden, ansvarig att driva lokalförsörjningsprocessen. Det är av stor vikt att processen fortsatt tydliggörs, så att det gemensamma arbetet med verksamheterna ger ändamålsenliga lokaler i framtiden.

3 3(8) Kostnadseffektiv verksamhet Fokus kommer att läggas på uppföljning och kvalitetssäkring av upphandlade driftentreprenader. Ett nytt beställningssystem är under implementering i ekonomisystemet som kommer att underlätta prognosarbetet, uppföljningen och kontrollen av utförda arbeten baserat på beställningar. Långsiktig planering av underhållet, bibehålla värdet på kommunens realkapital Kommunens fastighetsinnehav ska fortlöpande prövas med utgångspunkt från inriktningsmålet Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter och andra övergripande riktlinjer. Varje enskild fastighet bedöms enligt följande kriterier: strategisk fastighet (för långsiktigt ägande), utvecklingsfastighet och avvecklingsfastighet. Bedömning av fastigheterna har genomförts och ska revideras fortlöpande med kommunens övergripande lokalbehov och strategi. Målet för år 2013 är att byggnaderna skall tillföras en motsvarande bedömning med kriterier utifrån pågående verksamhet. Med utgångspunkt från bedömningarna, sker prioritering av det planerade underhållet. De strategiska fastigheterna ska i första hand underhållas. Målet är att bibehålla kommunens realkapital. Sett ur ett historiskt perspektiv kommer de ekonomiska medlen att vara begränsade även framöver, vilket innebär tuffa prioriteringar av underhållsinsatserna och att samtliga fastigheter inte kommer att kunna underhållas fullt ut. Starka och svaga sidor Det är av största vikt att organisationen har en stabil bemanning under år Detta är en förutsättning för fortsatt utveckling av fastighetsförvaltningen och investeringsverksamheten. Planen är att en tjänst vidareutvecklas till bostadsförvaltare och övergår i en ordinarie tjänst med eget ekonomiskt ansvar, för att bättre svara upp mot kundgruppens krav och behov. Det är av vikt att projektledarna kan förmedla kommunens visioner och behov, vilket har visat sig svårt med konsulter. En projektledartjänst bedöms vara ekonomiskt fördelaktig att tillsätta som ordinarie tjänst då konsultinsatser kan minskas i motsvarande grad. Tjänsten planeras finansieras genom investeringsprojekt. Det kommer att vara en fortsatt utmaning att kunna behålla duktiga medarbetare och rekrytera nya. Med ytterligare en ordinarie projektledartjänst anser kontoret att önskvärd balans mellan inhyrd kompetens och egen personal har uppnåtts för att investeringsverksamheten ska kunna fortgå och vara flexibel om investeringsverksamheten förändras. Interna arbetsprocesser kommer fortsatt att tydliggöras och kvalitetssäkras så att fokusering kan ske på ökad affärsmässighet och förbättrade kundrelationer. Kontorets stora utmaning framöver blir att hantera det åldrande fastighetsbeståndet i kombination med tillkommande myndighetskrav och det med begränsade ekonomiska medel. Det är därför viktigt att översynen av fastighetsbeståndet fortsätter, och att kontoret arbetar vidare med prioritering av rätt underhållsinsatser.

4 4(8) Resultatmål 1. Måluppfyllelse Resultatmål Senaste utfall Målnivå 2013 Målnivå 2014 Målnivå 2015 Minska totala graddagsjusterade energiförbrukningen 4 % 3 % 3 % 3 % årligen med 3 % under en 5-årsperiod. Varje år ska minst en oljeförbrukande anläggning konverteras till alternativ uppvärmning. Nöjd Kund Index (NKI) resultatet ska öka med minst 2 poäng vid mätning år 2011 samt med ytterligare 2 poäng Mäts 2012 Öka med 2 poäng Öka med 1 poäng Öka med 1 poäng vid mätning år I investeringsprojekt (nybyggnad) pröva möjligheten till Uppfyllt 1 projekt 1 projekt Samtliga flexibla lösningar som kan anpassas till framtida ändrad verksamhet. Genomföra planerat underhåll enligt beslutad Ej Enligt plan Enligt plan Enligt plan underhållsplan. uppfyllt Implementering/tillämpande av beställningsmodul i Nytt mål Klart ekonomisystemet Agresso Teknisk handbok (standard) för kommunens fastigheter Pågår Uppdateras Uppdateras Uppdateras Uppgradering/utbyte av styrsystem för värme och vatten I investeringsprojekt (nybyggnad) pröva möjligheten till nära nollenergibyggnad Utreda möjlighet att införa källsortering i kommunens verksamheter Skapa möjligheter till källsortering i kommunens verksamheter Mäts 2012 Mäts 2012 Mäts 2012 Nytt mål 5 objekt 5 objekt 5 objekt 1 objekt 1 objekt 1 objekt Klart 1 större och 2 mindre objekt 2 större och 5 mindre objekt 2 större och 5 mindre objekt 2. Kommentarer avseende måluppfyllelse Det resultatmål där fastighetsnämnden ligger längst i från sina ambitionsnivåer är arbetet med planerat underhåll. Under första halvåret 2012 togs en underhållsplan fram, den skall ses som ett steg i rätt riktning. Underhållsplanen är upprättad i ett system av så kallade Aff-koder (branschstandard för klassificering av byggnadsdelar och installationssystem), vilket möjliggör summeringar av underhåll per kategori. Målet år 2013 är att följa upprättad underhållsplan i den mån budgeterade medel medger. Under år 2009 var kostnaden för reparationer tre gånger större än för planerat underhåll. Under år 2010 kunde man se en omfördelning från reparationer till förmån för en utökad andel underhåll. Om detta är ett positivt trendbrott eller om det bara är en tillfällig effekt av de extra tillsatta medlen ur fastighetsoch miljölyftet i perioden , är för tidigt att dra några slutsatser av. Den upprättade underhållsplanen för år 2013 pekar på ett underhållsbehov om cirka 42 miljoner kronor och cirka 23 miljoner indikativt för år Avsatta medel i 2013-års budget

5 5(8) är 24 miljoner kronor exklusive den särskilda satsningen om 13 miljoner kronor gällande Fribergaskolan. Bedömningen är att vissa underhållsåtgärder gällande år 2013 går att förskjuta till år Det kommer för sin del att ha en negativ inverkan på möjligheten till ett förbättrat Nöjd kund index (NKI) år Budget för underhåll gällande år 2013 är ett resultat av angiven ram för 2013-års budgetarbete. Bedömning är att mer medel behöver tillföras för att en positiv trend skall erhållas i underhållsåtgärderna för ett bibehållet realkapital i fastighetsinnehavet. Ett nytt resultatmål gäller omställning till källsortering i verksamheterna. Avfallsplanen är ett dokument som är antaget av kommunfullmäktige, slutmålen i planen sträcker sig till år Omprioriteringar för att nå nämndens mål Budgetförslaget har tagits fram utifrån de uppställda inriktnings- och resultatmålen. Då en stor del av fastighetsverksamhetens kostnader utgörs av kostnader som är svåra att påverka på kort sikt, så som kapitalkostnader och kostnader för akuta åtgärder, är möjligheten till omprioriteringar begränsade. Förslag till budget 2013 Intäkter Interna hyror De interna hyrorna budgeteras till 151,8 miljoner kronor och utgör 67 procent av fastighetsavdelningens intäkter. De interna hyresintäkterna ökar år 2013, vilket beror på färdigställande av bland annat en ny förskola, ett nytt gruppboende i Enebyberg och färdigställande av Fribergaskolan etapp 1-2. Det föreligger ett behov av att höja den generella hyresnivån för lokalgruppen förskolefastigheter. Den nyproduktion som har genomförts och kommande planering gällande förskolefastigheter avser öka fastighetsverksamhetens kapitalkostnader, samtidigt som internhyresmodellen begränsar möjligheten att ta ut en hyra som täcker investeringskostnaden. Tekniska nämnden har föreslagit kommunstyrelsen att höja den generella hyresnivån för förskolorna med 16 procent år 2012 (TN 2009/0461). Detta har ej genomförts under år En bedömning gjord första halvåret 2012, inför budgetram gällande år 2013, pekar på ett behov motsvarande en höjning om cirka 20 procent för år I 2013-års budget motverkas effekten till stor del med en minskad kapitaltjänstkostnad. Internhyrorna i budgetförslaget har räknats upp med 1,5 procent i enlighet med budgetdirektivet. Den internhyresutredning som genomfördes 2009 bedömde att de föreslagna om- och tillbyggnaderna gällande skolfastigheter, till exempel Brageskolan och Fribergaskolan, inte medförde något behov av en nivåhöjning för skolfastigheterna. Då projektens karaktär har förändrats var bedömningen år 2012 att även internhyrorna för skolfastigheterna behöver justeras framöver. Bedömningen från år 2012 kvarstår och styrks av att Kevingeskolan och Mörbyskolan kommer att kräva investeringsinsatser framöver, liksom kapacitetsökningar i Enebyberg och Västra Danderyd gällande skolplatser.

6 6(8) Externa hyror, arrenden och övrigt Externa hyror för bostäder, lokaler, markhyror, arrenden med mera beräknas uppgå till 74,7 miljoner kronor. DRIFTBUDGET Budget 2013 INTÄKTER Interna hyror Externa hyror SUMMA INTÄKTER DRIFTKOSTNADER Tillsyn och skötsel Driftmedia Underhåll Externa hyror, försäkring Summa ADMINISTRATIVA KOSTNADER Löner inkl. personalkostnader Utfördelad projektledartid Konsulter/utredningar Övriga administrativa kostnader Summa KAPITALKOSTNADER SUMMA KOSTNADER RESULTAT Kostnader Driftkostnader Mediaförsörjningen omfattar kostnader för olja, fjärrvärme, el och vatten. För år 2013 beräknas den totala kostnaden bli 34,0 miljoner kronor, vilket motsvarar 13 procent av budget. Under den senaste 5-årsperioden har energiförbrukningen minskat med i genomsnitt 4 procent per år. Trots en klar minskning av förbrukningen har kostnaderna ökat på grund av prisökningar. Fastighetsskötsel omfattar tillsyn och skötsel av mark, byggnad, installationer, reparationer, samt sophämtning. För tillsyn och skötsel samt reparationer finns för närvarande två driftentreprenörer upphandlade, YIT AB för fastighetsskötsel (byggnader), och JRF Mark & Anläggning AB (markskötsel). Ny upphandling av markskötsel är planerad till år Den fasta avtalsbundna kostnaden samt tillkommande löpande kostnader för tillsyn och skötsel, reparationer, försäkringsskador samt skadegörelse beräknas uppgå totalt till 51,9 miljoner kronor. Vinterkostnaderna, innehållande bland annat snöskottning och sandning, för

7 7(8) en normalvinter har budgeterats till 3,0 miljoner kronor. Verkligt utfall skall ej påverka budgeten utan hanteras som ett eventuellt överskridande. Externa hyror (inhyrda lokaler/bostäder) beräknas uppgå till 38,5 miljoner kronor. I de flesta kontrakt sker indexreglering av hyran med konsumentprisindex. Underhållskostnader Planerat underhåll är åtgärder som är planerat till tid, art och omfattning och syftar till att återställa en funktion. Planerat underhåll omfattar aktiviteter för underhåll av mark, byggnad både utvändigt och invändigt samt installationer. Kommunens mål är att bibehålla kommunens realkapital så att underhållsskulden inte ökar. Med denna målsättning och med ett antagande av att normalvärde bör budgeteras för planerat underhåll gällande kommunens fastigheter, konstateras att budgeten för planerat underhåll år 2013 om 24 miljoner kronor motsvarar cirka 133 kronor per kvadratmeter, vilket närmar sig normalvärdet om cirka 150 kronor per kvadratmeter, som bygger på relevanta nyckeltal hämtat ur REPAB Fakta s nyckeltalsdata (branschfakta). Upprättad underhållsplan visar på ett underhållsbehov motsvarande cirka 42 miljoner år 2013 vilket pekar på en medelsbrist om 18 miljoner kronor år 2013 mot budget. För att inte överskrida 2013-års budgetram, föreslås en höjning av underhållsbudgeten för planerat underhåll från 24 miljoner kronor år 2013 till 40 miljoner kronor (exklusive särskilda satsningar i projekt) för åren 2014 och 2015, för att ytterligare komma ikapp det eftersatta underhållet och bibehålla realkapitalet, det motsvara ca 222 kr/kvm. Det är än mer av vikt inför kommande budgetår att underhållsbudgeten utökas så att kommunen inte förlorar den positiva effekt som kom av den särskilda satsningen Fastighetsoch miljölyftet under åren Administrativa kostnader Administration omfattar löner för anställd personal, konsulter och övriga administrativa kostnader. Personalkostnaden för egen anställd personal som belastar driftbudget motsvarar 2-3 procent av fastighetsavdelningens totala kostnader. I posten övriga administrativa kostnader ingår kostnader för staben på tekniska kontoret, lokalvård, kontorsmaterial, telefoni, leasingbilar, köpta tjänster från kommunledningskontoret så som IT, ekonomi, personal, information, upphandling, hyra i Mörby centrum samt nämndkostnad. Kapitalkostnader Kapitalkostnaderna omfattar avskrivningar och ränta (internränta 2,9 procent). Kostnaden motsvarar 32 procent av budget och är i det korta perspektivet inte påverkbar i större omfattning. Jämfört med budget år 2012 beräknas kapitalkostnaden år 2013 minska med 4,5 procent. Kommentarer till investeringsbudget Förslaget till budget för fastighetsinvesteringar är cirka 90 miljoner kronor högre än den investeringsram som anges i planeringsförutsättningarna. Investeringsplanen (bilaga 2) har kompletterats med nya investeringsobjekt baserat på identifierade behov samt förstudier och

8 8(8) investeringsärenden som behandlats i fastighetsnämnden. I budgeten har även medel för Mörbyskolan, Kevingeskolan, kvarteret Diskusen (LSS-boende), Djursholms ridhus och ett nytt sjukhem lagts in. En förklaring till den högre investeringsvolymen är att den omfattar ombudgeteringar från tidigare år. Utvecklingen 2014 och åren framåt Det åldrande fastighetsbeståndet kommer att kräva ytterligare insatser vad gäller reinvesteringar, planerat underhåll samt åtgärder i form av reparationer. Myndighetskraven har successivt ökat under de senaste åren (exempel enkelt avhjälpta hinder, energideklarationer, krav från miljö- och hälsa, nya hissdirektiv med mera), och fastighetsavdelningen räknar med fortsatt arbete med att åtgärda ställda krav. Samverkan med andra kommuner Fastighetsavdelningen har för närvarande inga pågående projekt/utredningar om samverkan med andra kommuner. Genom medlemskap i Föreningen Kommunala Fastighetsförvaltare i Stockholms län sker dock ett kontinuerligt erfarenhetsutbyte. Prestationer och nyckeltal Planerat underhåll, exklusive särskilda projektsatsningar. Bokslut Budget Budgetförslag Intäkt/Kostnad per enhet Planerat underhåll kr/kvm (REPAB rekommendation 150 kr/kvm)