Ärende 6

TJÄNSTESKRIVELSE 2016-04-18 Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon 08-555 010 89 erika.nysater@nykvarn.se Utredningsuppdrag Digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunfullmäktige och resterande nämnder från år 2017 KS/2011:79 Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår Kommunstyrelsen att föreslå Kommunfullmäktige besluta att Alternativ A som förordas av förvaltningen av kostnads- och effektivitetsskäl: 1. Kommunfullmäktige och de tre nämnderna inför digital distribution av sammanträdeshandlingar till ledamöter och ersättare från och med år 2017. 2. Investeringskostnaden beräknas bli ca 330 tkr som genererar kapitalkostnader i tre år (cirka 115 tkr/år). Driftkostnader för trafikavgifter och 4G beräknas vara cirka 140 tkr per år. Förändringarna arbetas in i budgeten för 2017-2020. 3. Kommunfullmäktiges och nämndernas läsplattor byts ut med jämna intervall vart tredje till fjärde år för att säkerställa driftsäkerheten, varför frågan aktualiseras i budgetarbetet inför år 2019. Utbytesplanen synkroniseras med mandatperioder från och med mandatperioden 2019 så att nyvalda förtroendevalda får ny utrustning. 4. Försöket med digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunfullmäktige och nämnderna utvärderas i samband med budgetarbetet inför år 2019. TJÄNSTESKRIVELSE Eller Alternativ B: 1. Utbildningsnämnden, bygg- och miljönämnden och vård- och omsorgsnämnden inför digital distribution av sammanträdeshandlingar till ledamöter och ersättare från och med år 2017. 2. Kommunfullmäktige inför digital distribution av sammanträdeshandlingar till de ledamöter och ersättare som så önskar från och med år 2017. De ledamöter i kommunfullmäktige som istället för läsplatta efterfrågar pappersutskick kontaktar förvaltningen senast den 30 juni 2016. 3. Vid varje ny mandatperiod får ledamöter i fullmäktige välja mellan digital distribution och pappersutskick. De ledamöter som efterfrågar pappersutskick kontaktar förvaltningen efter valet 2018. 4. Investeringskostnaden beräknas bli ca 250 tkr som genererar kapitalkostnader i tre år (cirka 90 tkr/år). Driftkostnader för trafikavgifter och 4G beräknas vara cirka 100 tkr per år. Det tillkommer även kostnader för pappersutskick på ca 90 tkr per år. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(4)

Siffrorna varierar beroende på hur många som väljer pappersutskick. Förändringarna arbetas in i budgeten för 2017-2020. 5. Kommunfullmäktiges och nämndernas läsplattor byts ut med jämna intervall vart tredje till fjärde år för att säkerställa driftsäkerheten, varför frågan aktualiseras i budgetarbetet inför år 2019. Utbytesplanen synkroniseras med mandatperioder från och med mandatperioden 2019 så att nyvalda förtroendevalda får ny utrustning. 6. Försöket med digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunfullmäktige och nämnderna utvärderas i samband med budgetarbetet inför år 2019. Frågan prövas om tiden är mogen för att införa digital distribution till alla i fullmäktige inför nästa mandatperiod 2019. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2016-03-03, 17 att ge förvaltningen i uppdrag att utreda frågan om digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunfullmäktige och resterande nämnder. Utredningen ska återredovisas till kommunfullmäktige senast den 22 maj 2016. Frågan har aktualiserats i och med införandet av ny version av ärendehanteringssystem och förslag om utbyte av äldre läsplattor till kommunstyrelsen för digital distribution av sammanträdeshandlingar. Läsplattor behöver bytas ut med jämna intervall för optimal, snabb och effektiv digital distribution av sammanträdeshandlingar. Några av fördelarna med digital distribution av sammanträdeshandlingar som har utretts i samband med utredning av digital distribution till kommunfullmäktige och resterande nämnder: Personalen som tidigare kopierade handlingarna till kommunstyrelsen och skickade ut dem har fått mer tid för att arbeta med mer kvalificerade arbetsuppgifter. Pappersförbrukning och portokostnader har minskat. Digitala utskick minskar pappersförbrukning, utsläpp för transporter och kan minska påverkan på miljön. Handlingarna är tillgängliga för ledamöterna omgående när de har publicerats i appen. Kortare ledtider. Användarna har tillgång till handlingarna även utanför sin ordinarie postadress. Handlingarna finns tillgängliga för alla att läsa på kommunens hemsida. Digital distribution utesluter risken för fel version och eventuella fel kan korrigeras snabbare. TJÄNSTESKRIVELSE Det är en fördel att handlingar också publiceras på hemsidan vilket ökar tillgängligheten för både politiker och medborgare och fungerar som backupsystem. Förvaltningen föreslår att kommunfullmäktige och de tre nämnderna inför digital distribution av sammanträdeshandlingar till ledamöter och ersättare samt revisionen från och med år 2017. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2016-04-18 Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(4)

Rapport 2016-04-18 Protokollsutdrag Kommunfullmäktiges sammanträde 2016-03-03, 17 Tjänsteskrivelse 2016-01-26 Ekonomiska konsekvenser Investeringsbudget Ekonomiska konsekvenser i investeringskostnader beräknas bli cirka 330 tkr som genererar kapitalkostnader i tre år (cirka 115 tkr/år). Kapitalkostnader för återstående avskrivningstid av läsplattor 2017-2019 beräknas till ca 115 tkr år 1, 113 tkr år 2 och 112 tkr år 3. Inköp av t.ex. 70 ipads Air med wifi och 4G cellular och 16 GB minne kostar cirka 4400 kronor styck. Fodral inklusive tangentbord kostar ca 300 kr styck, d.v.s. 21 tkr totalt. Total budget för 70 läsplattor till kommunfullmäktige, nämndernas ledamöter och ersättare samt revisionen beräknas bli ca 258 tkr år 2017, 255 tkr år 2018 och 254 tkr år 2019 med sedvanlig treårig avskrivningstid. Det kan tillkomma kostnader vid eventuella inköp av extra tangentbord, extra fodral eller dylik utrustning. Driftbudget Driftkostnader för trafikavgifter och 4G beräknas vara cirka 140 tkr per år (ca 2000 kr per person och år). Förändringarna arbetas in i budgeten för 2017-2020. TJÄNSTESKRIVELSE Om kommunfullmäktige beslutar enligt alternativ B tillkommer även kostnader för pappersutskick på ca 90 tkr per år, beroende på hur många som väljer pappersutskick. Detta på grund av maskinkostnad inklusive reparation och service, porto, papper, klickkostnad, färgkopior, A3 för kartor och arbetskostnader för utskick. Barnkonventionskonsekvenser Beslutet medför inga konsekvenser utifrån barnperspektivet. Utbildningsnämndens handlingar kommer att börja publiceras på hemsidan vilket ökar barns och ungas möjlighet att få ta del av handlingar som berör dem. Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Förvaltningsledningsgrupp Nämndsekreterare Utbildningsnämnd, bygg- och miljönämnd och vård- och omsorgsnämnd Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3(4)

Ekonomiavdelning IT-enhet Kundcenter Akten TJÄNSTESKRIVELSE Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 4(4)

RAPPORT 2016-04-18 Kommunstyrelsen Utredning Digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunfullmäktige och resterande nämnder KS/2011:79 Ärendet Förvaltningen förordar alternativ A utifrån såväl effektivitets- som kostnadsskäl. Med alternativ B ökar kostnaderna för att administrera både digitala och pappersutskick samtidigt, vilket medför merarbete och inte ger samma effektivitetsoch samordningsvinster som en övergång till digitala utskick till alla nämnder samtidigt. Genom ett samlat inköp av läsplattor samtidigt till alla nämnder, kommunfullmäktige och nya läsplattor till kommunstyrelsen minskar kostnaderna för inköp. Det medför även enhetliga rutiner för utskick och besparingar i lönekostnader för kommunanställda och minskad administration. Vid extrautskick och rättelser finns risk att de ledamöter som har valt pappersutskick drabbas och får handlingarna senare eller fel version, jämfört med om alla har digital distribution och får handlingarna snabbt och rättelser slår igenom direkt på läsplattan. En annan fördel är minskade transporter och miljöskäl. SKRIVELSE Förvaltningen gör ett samlat inköp av läsplattor, fodral och tangentbord till kommunfullmäktige och alla nämnder och kommunstyrelse och revisionen samtidigt för att sänka kostnaderna genom avrop på SKL Kommentus ramavtal. Förvaltningen köper in t.ex. 70 ipads Air med wifi och 4G cellular och 16 GB minne för cirka 4400 kronor styck. Fodral inklusive tangentbord kostar ca 300 kr styck. Kostnaderna är högre för Samsungs läsplattor och andra modeller för digital distribution av sammanträdeshandlingar. Det är lättare för användarna att fortsätta använda samma sorts läsplatta som kommunstyrelsen har idag. Läsplattor delas ut under hösten och används samtidigt som pappersutskick innan skarpt införande av digital distribution av sammanträdeshandlingar från och med år 2017. Det är angeläget ur ett demokratiperspektiv att både kommunfullmäktiges och nämndernas ledamöter och ersättare och förvaltningen har tagit del av samma handlingar för beredningsprocess och beslut. Nämndernas ordförande har läsplattor för insyn i kommunstyrelsen. Det införs digital distribution av handlingar till fullmäktige och de tre nämnderna, men av kostnadsskäl inte till övriga såsom valnämnd, överförmyndare och arvodesberedning. Krisledningsnämnden utgörs av KSAU som redan har läsplattor. Revisionen föreslås få läsplattor för insyn i kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(4)

Användarna skriver på en ansvarsförbindelse om att läsplattorna är arbetsverktyg som ska användas för uppdraget och återlämnas om man slutar. Lagringskapaciteten kan försämras om användaren laddar hem egna appar, varför användaren endast ska ladda hem appen LexMeeting i Appstore. Som användare kan man t.ex. anteckna i LexMeeting eller programmet Anteckningar. Läsplattor delas ut till både ledamöter och ersättare för att öka tillgänglighet och delaktighet och ge ersättarna samma möjligheter till deltagande och demokrativinster. Förslag till genomförande De ledamöter som har behov av hjälpmedel till läsplattan ansöker hos förvaltningen, t.ex. vid behov av tangentbord, annat fodral än det sedvanliga, program för anteckningar eller läsplatta med en större läsyta. SKRIVELSE Det behövs utbildningar för förtroendevalda vid flera tillfällen om hur läsplattorna används och hur man söker och gör anteckningar. Det ska tas fram en processbeskrivning över flödet. IT-support är tillgänglig under de första sammanträdena och vid eventuella problem. Förvaltningen kontaktar leverantören för att säkerställa driftsäkerheten. Det behövs god internetuppkoppling och gott om lagringsutrymme på läsplattan för att få snabb och effektiv nedladdning av handlingar. Appen LexMeeting och operativsystem IOS behöver uppgraderas av användaren till den senaste versionen på läsplattan. Det behövs ett backupsystem på hemsidan. Om man laddar hem handlingarna till läsplattan i appen har man tillgång till handlingarna även offline vid eventuella problem med uppkoppling. Handlingarna är även tillgängliga på hemsidan på läsplatta, dator eller mobil. Förvaltningen tar vid behov med några exemplar i papper till sammanträdet. Nämndernas kallelse, handlingar och protokoll ska också börja läggas ut på hemsidan, vilket fungerar som ett backupsystem. Idag läggs kallelse och protokoll ut för utbildningsnämnden (men inte handlingar), men för bygg- och miljönämnden och vård- och omsorgsnämnden endast kallelse och inte protokoll och handlingar. Förvaltningen säkerställer att handlingarna som publiceras på hemsidan följer Personuppgiftslagen. Utifrån Offentlighets- och sekretesslagen undantas vård- och omsorgsnämndens handlingar från publicering på hemsidan. När handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess skickas ut till vård- och omsorgsnämndens läsplattor får nämnden ett sms med verifieringskod för att säkerställa säkerheten. Det finns önskemål om att man ska slippa logga in varje gång, men leverantören menar att det är för att obehöriga inte ska få åtkomst till innehållet. Vid borttappad eller trasig läsplatta kontaktas förvaltningen för att spärra SIM-kort och få en ny. Om användaren har varit oaktsam bekostar förvaltningen inte en ny läsplatta. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(4)

Vid utskick får ledamöterna ett e-postmeddelande med kallelse och meddelande om att de kan ladda ner handlingarna. Handlingarna publiceras på hemsidan några dagar senare för att ge förtroendevalda möjlighet till inläsning. Nämndsekreteraren skapar ett digitalt sammanträde i appen LexMeeting för presidium och skickar ut förslag till nämndkallelse och de preliminära handlingarna. Efter presidiet skapas ett nytt digitalt nämndsammanträde med upprättade handlingar. Efter sammanträdet skickas protokollet ut till det digitala sammanträdet och publiceras på hemsidan. Handlingarna lagras i appen i läsplattan i 2 år och därefter får politikern spara ner dem eller ta del av äldre handlingar på kommunens hemsida. Ekonomisk kalkyl för pappersutskick Förvaltningen har utgått från underlaget i den ekonomiska kalkylen vid beslut om införande av digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunstyrelsen och uppdaterat siffrorna för utskick till kommunfullmäktige och nämnder utifrån dagens lönekostnader, prisuppräkning osv. Pappersutskick till kommunfullmäktige beräknas kosta ca 110 000 kr per år, beräknat på 9 utskick i ca 55 exemplar per sammanträde (ca 12 200 kr per sammanträde). I utskickskostnaden ingår kostnader för: lönekostnad för personal inklusive arbetsgivaravgifter och sociala avgifter, maskinkostnad inklusive reparation och service för hyra av kopiator, klickkostnad, portokostnad, papperskostnad, A3 för kartor osv. Klickkostnad för färgkopia är ca 51 öre per kopia och 12 öre för svartvit kopia. Kalkylen bygger på dubbelsidigt utskick och att ca 75 % av utskicket är svartvitt och 25 % i färg. Antalet ledamöter och ersättare i fullmäktige är 50 personer, varav 17 sitter i kommunstyrelsen eller är nämndordförande och har läsplattor för digital distribution av handlingar till kommunstyrelsen. Handlingarna trycks i några överexemplar för att delas ut till kundcenter, förvaltning, revision och till åhörare vid sammanträdet. SKRIVELSE Total kostnad för pappersutskick till nämnderna beräknas till ca 100 000 kr per år beräknat på 9 utskick per nämnd och år. Total kostnad för pappersutskick till fullmäktige och nämnder beräknas till 210 000 kr per år, vilket är ungefär samma kostnad som för digital distribution. Kalkylen bygger på att kopiatorn inte krånglar vid utskicket och att det inte förekommer extrautskick eller rättelser som genererar ökade kostnader. Det förekommer även extrainkallade sammanträden eller att nämndsammanträden ställs in vilket kan sänka kostnaderna. De flesta nämnderna har pappersutskick av nämndhandlingar men inte av protokoll eller utskick till ordförandeberedning eller presidium. Det ska upphandlas ny kopiator så kostnaderna för kopiering kan komma att ändras. Kopiatorn för nämndutskick är reserverad för tryck och kopiering av handlingar till kommunfullmäktige och nämnderna. Pappersutskick till bygg och miljönämnden beräknas kosta ca 38 000 kr per år beräknat på 9 utskick i ca 20 exemplar per sammanträde, varav 10 postas till nämndens ledamöter och 2 ex till revisionen och resten till förvaltningen. Handlingarna är i färg och kartor i A3, vilket ökar kostnaderna något. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3(4)

Pappersutskick till utbildningsnämnden beräknas kosta ca 25 000 kr per år beräknat på 9 utskick i färg i ca 15 exemplar per sammanträde, varav 10 postas till nämndens ledamöter. Pappersutskick till vård- och omsorgsnämnden beräknas kosta ca 37 000 kr per år beräknat på 9 utskick i färg i ca 23 exemplar per sammanträde, varav 10 postas till nämndens ledamöter. I kostnaden ingår även utskick till sociala utskottet beräknat på 9 utskick i ca 11 ex per sammanträde. För sociala utskottet utgår inga kostnader för porto med anledning att handlingarna hämtas personligen av 3 ledamöter p.g.a. sekretess. Kalkyl för alternativ B Om kommunfullmäktige beslutar enligt alternativ B tillkommer även kostnader för pappersutskick på ca 90 tkr per år. Detta på grund av maskinkostnad inklusive reparation och service, porto, papper, klickkostnad, färgkopior och arbetskostnader för utskick. Kostnaderna varierar beroende på hur många som väljer pappersutskick: 1. Om 10 ledamöter/ersättare i kommunfullmäktige väljer pappersutskick beräknas kostnaden bli ca 60 000 kr per år. 2. Om 20 ledamöter väljer pappersutskick beräknas kostnaden bli ca 80 000 kr per år. 3. Om 25-30 ledamöter väljer pappersutskick beräknas kostnaden bli ca 95 000 kr per år för pappersutskick. Kostnaderna för inköp av läsplatta sjunker något i alternativ B, men det tillkommer kostnader för administration, att hyra en kopiator och arbetskostnad för sammanställning av utskick, utskrift, kopiering, sortering, häftning, frankering och att posta eller skicka med internpost. En stor del av kostnaderna för pappersutskick är maskinkostnad och arbetskostnad, medan porto och papperskostnader som varierar mer med antalet ledamöter utgör en mindre andel av totalkostnaderna. En fördel med digitalisering är att öka tillgängligheten och minska administrationen och frigöra arbetstid som kan användas till utredningar och andra arbetsuppgifter än att kopiera utskick. SKRIVELSE Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 4(4)

TJÄNSTESKRIVELSE 2016-01-26 Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon 08 555 010 89 erika.nysater@nykvarn.se Utredningsuppdrag Digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunfullmäktige och resterande nämnder KS/2011:79 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att 1. Ge förvaltningen i uppdrag att utreda frågan om Digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunfullmäktige och resterande nämnder. 2. Utredningen ska återredovisas till kommunfullmäktige senast den 22 juni 2016. TJÄNSTESKRIVELSE Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade 2011-10-04, 149 att genomföra ett pilotprojekt med digital distribution av sammanträdeshandlingar för kommunstyrelsen under våren 2012. På grund av det ekonomiska läget beslutade kommunstyrelsen 2012-09-04, 147 att distribution av handlingar till övriga nämnder och kommunfullmäktige fortsätter som tidigare genom kopiering och distribution i pappersform under 2013 och att frågan skulle prövas i samband med budgetarbetet 2014. Frågan har aktualiserats i och med införandet av ny version av ärendehanteringssystem. Några av fördelarna med digital distribution av sammanträdeshandlingar som togs upp vid beslutet 2012, som skulle behövas utredas vidare i samband med utredning av digital distribution till kommunfullmäktige och resterande nämnder: Personalen som tidigare kopierade handlingarna till kommunstyrelsen och skickade ut dem har fått mer tid för att arbeta med mer kvalificerade arbetsuppgifter. Pappersförbrukning och portokostnader har minskat. Handlingarna är tillgängliga för ledamöterna omgående när de har publicerats i appen. Kortare ledtider. Användarna har tillgång till handlingarna även utanför sin ordinarie postadress. Handlingarna finns tillgängliga för alla att läsa på kommunens hemsida. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(2)

Digital distribution utesluter risken för fel version och eventuella fel kan korrigeras snabbare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2016-01-26 Protokollsutdrag Kommunstyrelsens sammanträde 2012-09-04, 147 Tjänsteskrivelse 2012-08-13 Ekonomiska konsekvenser Ekonomiska konsekvenser kommer att redovisas i utredningen. Barnkonventionskonsekvenser Beslutet medför inga konsekvenser utifrån barnperspektivet. Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef TJÄNSTESKRIVELSE Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Ekonomichef Verksamhetsutvecklare IT Anders Eklund Akten Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(2)