Sammanträdesprotokoll sid 2 (11) Innehållsförteckning: (klicka på paragrafen för att komma till den direkt) 307 Anvisning av medel, arbetsmiljöåtgärd Soldalen. 308 Förlängning av avtal, kalkstensmaterial. 309 Förlängning av avtal, grusmaterial. 310 Marknadsföringsstöd 2017, färjelinje Oskarshamn-Byxelkrok. 311 Ansökan om bidrag till anslutningsavgift för fiberbredband. 312 Godkännande av avtal 2017, Gata Park och Hamnar, Teknisk Service. 313 Ändrad lokalanvändning, Åkerbohemmet. 314 Uppföljnings- och avstämningsmöte, Borgholm Energi AB. 315 Information; taxeprojektet. 316 Återrapportering; pågående beslutade projekt och investeringsprojekt 317 Information från HR-avdelningen. 318 Begäran om anvisning av medel, inköp av system; gatuunderhållsplan. 319 Godkännande av samverkansavtal mellan Borgholms kommun och polisen. 320 Granskningsrapport verksamheten vid Borgholms Slott. 321 Parkeringssituationen i Stora Rör, skrivelse med synpunkter. Kommunchef Jens Odevall hälsas välkommen till kommunen. 307 Dnr 2017/209-026 KS Anvisning av medel, arbetsmiljöåtgärd Soldalen. Borgholm Energi AB har överlämnat begäran om åtgärd enligt 6 kap 6 a Arbetsmiljöagen, avseende att åtgärda en trasig hiss på Soldalens äldreboende. I tjänsteskrivelse 2017-09-01 föreslår t f ekonomichef Linda Kjellin att 170 tkr anvisas för inköp och installation av ny hiss samt demontering befintlig hiss. Av skrivelsen framgår att fastighetsavdelningen har begärt offert från Schindler Hiss för demontering av befintlig hiss samt installation av ny. Det har utretts om det är möjligt att reparera befintlig hiss men det gick inte att få tag på reservdelar på grund av hissens ålder.
Sammanträdesprotokoll sid 3 (11) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen anvisa 170 tkr för inköp och installation av ny hiss samt demontering av befintlig hiss. Medel anvisas ur konto för arbetsmiljöåtgärder. Åtgärden ska verkställas omgående efter kommunstyrelsens beslut. 308 Dnr 2017/216-059 KS Förlängning av avtal, kalkstensmaterial. I tjänsteskrivelse 2017-08-25 föreslår ekonomiavdelningen att avtalet med Ices Gräv och Schakt AB förlängs ett år med oförändrade villkor. Förlängningen gäller 2017-06-10 2018-06-09. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar förlänga avtal gällande kalkstensmaterial med Ices Gräv och Schakt AB under tiden 2017-06-10--2018-06-09 med oförändrade villkor. 309 Dnr 2017/216-059 KS Förlängning av avtal, grusmaterial. I tjänsteskrivelse 2017-08-25 föreslår ekonomiavdelningen att avtalet med Skanska asfalt och Betong AB förlängs ett år med oförändrade villkor. Förlängningen gäller 2017-06-10--2018-06-09. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar förlänga avtal gällande grusmaterial med Skanska Asfalt och Betong AB under tiden 2017-10-0--2018-09-30 med oförändrade villkor.
Sammanträdesprotokoll sid 4 (11) 310 Dnr 2017/215-533 KS Marknadsföringsstöd 2017, färjelinje Oskarshamn-Byxelkrok. Av upprättat avtal gällande marknadsföringsstöd 2017 mellan Borgholms och Oskarshamns kommuner och ägaren till Ölandsfärjan framgår att Borgholms del är stödet 170 tkr. Medel finns avsatta i 2017 års internbudget. Till dagens sammanträde finns statistik varav framgår att antalet passagerare i stort sett är oförändrat sedan år 2016. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar för år 2017 lämna marknadsföringsstöd med 170 tkr för att säkerställa färjetrafiken mellan Byxelkrok och Oskarshamn sommartid. 311 Dnr 2017/105-048 KS Ansökan om bidrag till anslutningsavgift för fiberbredband. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2017-03-28 112 att godkänna framtagna riktlinjer och blankett för ansökan om bidrag. att bidrag om maximalt 15 000 kronor utbetalas, efter beslut av arbetsutskottet, mot uppvisande av faktura. Till dagens sammanträde finns en ansökan som uppfyller antagna kriterier för bidrag. Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner bidrag till följande förening: Förening: Fastighet: Belopp: Norrgårdens Bygdegårdsförening Hallnäs 5:2 15 000:--
Sammanträdesprotokoll sid 5 (11) 312 Dnr 2017/124-310 KS Godkännande av avtal 2017, Gata Park och Hamnar, Teknisk Service. Vid dagens sammanträde finns sammanställt avtal för år 2017. Avtalet är framtaget i samarbete med politiker och tjänstemän från kommunen och Borgholm Energi AB. Det noteras att avtalet gäller verksamhetsåret 2017 och att ett nytt avtal för år 2018 ska tas fram och godkännas innan årsskiftet. Avtalet utgör underlag mellan Borgholm Energi AB (BEAB) och kommunen avseende tjänster inom verksamhetsområdet. Del av arbetet utförs av arbetsmarknadsavdelningen (AMA) och arbetsfördelning framgår av avtalet. I avtalet ingår arbetsledning för alla anställda inom BEAB och inhyrd entreprenad inom området, upprätthållande och ansvar för kommunens förrådsfunktion samt underhåll och upprättande av fordon och redskap. I budgeten för år 2017, 7 817 tkr, ingår arbetstidskostnader och det grundmaterial som behövs för att utföra arbete för respektive arbetsfördelning. Arbetstid och material faktureras inte mellan BEAB och AMA, med undantag för vinterväghållning, övrig mark, badplatser, stränder och brandbrunnar där AMA fakturerar BEAB för utförda timmar. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna framtaget avtal för Gata Park och Hamnar för år 2017. uppdra till ekonomiavdelningen att ta fram förslag till avtal för år 2018. 313 Dnr 2017/71-298 KS Ändrad lokalanvändning, Åkerbohemmet. Vid pensionärsrådet sammanträde 2017-09-11 lyftes fråga om ändrad lokalanvändningen på Åkerbohemmet. Förslaget är att hemsjukvård/hemtjänst flyttas till Trädgårdsgatan och att lokalerna på Åkerbohemmet används till samlingslokal och öppen förskola. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till fastighetsavdelningen undersöka möjligheten att ändra lokalanvändningen enligt förslag. Återrapportering november 2017.
Sammanträdesprotokoll sid 6 (11) 314 Dnr 2015/40-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöte, Borgholm Energi AB. Till dagens sammanträde är presidiet för Borgholm Energi AB samt ekonomichef inbjudna med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndernas och bolagets verksamheter Vid mötet diskuteras och informeras om - presentation till förslag på avvikelsehanteringsmodell. - från möte med FTI gällande återvinningsstation där bland annat skötsel av befintlig och placering av ev ny återvinningsstation diskuterats. Förslag finns att Borgholm Energi tar över avtal med FTI. Kommunledningen ställer sig positiv till återförande av avtal till Borgholm Energi om det sker utan framtida kostnad för kommunen. - förstudie våtmark på Vedborms träsk, projektet ligger inom VA-kollektivet. - status på sanering av Resedan 8. Bolaget väntar på bygglov för förvaring av massor på Kalleguta. - utredning av olika eventuella försäljningsobjekt. - ekonomisk redovisning. I dagsläget har 20 mkr lånats upp till avsaltningsverket eventuellt kommer ett nytt lån att tas upp i oktober. - kommunledningen efterfrågar snar återrapportering vad gäller underhållsplan för hamnar. Vd informerar att bolaget ska göra studiebesök på Gotland för att se deras hamnorganisation, hamnkaptenerna tittar på enklare underhållsplan som ska behandlas i styrelsen under november Bolaget tar fram underlag för hamnarna och förslag på handlingsplan utifrån genomförd hamnutredning, därefter ska kommunstyrelsen bestämma vad kommunen vill med sina hamnar. Dnr 2016/92-043 2015/9-550 KS. - Stora Rörs hamn. Kommunledningen efterfrågar redovisning av kommunens/bolagets kostnader/intäkter för hamnen Dnr 2013/45-555 - kommande möte med Kommuninvest 19 oktober som initierats av Borgholm Energi. Bolaget ser gärna att kommunens representanter finns med. - muddringsarbeten i kommunen; Kårehamn, Böda Hamn, Byxelkrok. Det konstateras att ny ansökan behövs för att avsluta muddringen i Borgholms hamn. Vd och kommunens ekonomichef tittar på frågan. - brandpost i Triangeln. Vd tar frågan till styrelsen och återkommer med besked. - anslutningsavgift för förskolan Rödhaken. VD och kommunens ekonomichef tittar på frågan. - inkomna synpunkter på information runt och följderna av utökning av verksamhetsområden. Representanter från kommunen och bolaget träffar klagande på möte 29 september klockan 13:00. - ökad hyreskostnad för brandstationen i Löttorp. Vd undersöker anledningen till höjningen och återkopplar till kommunens ekonomichef. - asfaltering av gc-väg i Åkerhagen senareläggs då VA-nätet ska renoveras våren 2018. - kapacitetsbrist inom VA då flera VA-ingenjörer har avslutat sina tjänster. Nästa möte bestäms till 7 november klockan 09:00-11:00.
Sammanträdesprotokoll sid 7 (11) 315 Dnr 2017/201-361 KS Information; taxeprojektet. Vid dagens sammanträde informerar taxestrateg Jesper Slöjdare hur bolaget tänker förankra anpassningen av taxan till Lagen om allmänna vattentjänster då det finns vissa brister i innevarande debiteringsmodeller. Styrelsen för Borgholm Energi AB tar principbeslut i ärendet 2017-09-13 och informerar därefter partigrupperna inför kommande politisk behandling. 316 Dnr 2016/37-298, 2012/112-109, 2016/31-047, 2016/148-882, 2015/221-298, 2016/248-846, 2015/217-291, 2013/92-225 Återrapportering; pågående beslutade projekt och investeringsprojekt Fastighetsstrateg Maria Drott och fastighetsingenjör Martin Jältås redogör för pågående beslutade projekt, pågående investeringsprojekt och pågående utredningar för beslut. Pågående beslutade projekt: - Ombyggnad fastigheten Höken 8, kontorslokaler för socialförvaltningens administration. Besiktning 21 november och inflyttning 1 december. - om- och tillbyggnad Engelen 1, Kronomagasinet. Lokalanpassning för kulturskola. Beräknad inflyttning vid årsskiftet. - upprustning utemiljöer skolor/förskolor Gärdslösa, Rälla, Köpingsvik, Hasselbacken, Viktoriaskolan. Pågående investeringsprojekt: - Arbetsmiljöåtgärder Ekbacka hemtjänst. Inflyttning pågår. - Ombyggnad Runstens förskola och bibliotek på plan tv, Besiktning 6 oktober ev inflyttning v 43. - Servicebyggnad Böda hamn Rivning startar 2 oktober. Pågående utredningar för beslut: - Ekbacka användningsområde och lokalanpassning. Återrapportering 3 oktober. - Åkerboskolan upprustning, om- eller nybyggnad. Återrapportering 26 oktober kommunstyrelsen. - Energieffektivisering Björkviken byte av elpanna och Soldalen byte av oljepanna. Kommunstyrelsens arbetsutskott tackar för informationen.
Sammanträdesprotokoll sid 8 (11) 317 Dnr 2017/29-009 KS Information från HR-avdelningen. Till dagens sammanträde har HR-chef Ann Nilsson begärt företräde för att informera om HR-avdelningens verksamhet. Hälsosamordnare Lina Hallin informerar om friskvård och hälsa; status och aktiviteter vad gäller friskvårdsaktiviteter, hälsoinspiratörer, hälsoprofiler och hur arbetet med detta är organiserat. Hr-chef Ann Nilsson informerar om HR-avdelningens arbete med - sjukfrånvaron och sjuktalen. Vissa förvaltningar har ökad sjukfrånvaro. - införande av aktiv rehab innebärande att alla långtidssjukskrivningar ses över. - avtal med Previa. Då de endast har lokal i Kalmar har HR-avdelningen framfört önskemål om att samtalsbehandlingar ske inom kommunen. - samverkan kommunen, Previa, Hälsocentralen och Försäkringskassan - framtagna riktlinjer för extratjänster. Dnr 2016/267-033. - minskning av bemanning på EKB. - introduktion för chefer och medarbetare. - utbildning i hur man anställer kommer att genomföras för chefer under kommande vecka. - Adato hjälpmedel för chefer att hantera rehab, kommer att sättas i drift snarast. - framtagande av ny chef- och medarbetarhandbok. - riktlinjer för byte av semesterdagstillägg. - chefsrekrytering pågår. - uppstart av styrgrupp Heltid som norm. - genomförd enkät sommarvikarier. - miniundersökning som uppföljning av medarbetarundersökningen. - LAS arbetas mycket med detta med facket och chefer. - 25 års-gåva kommer i år att utdelas till elva medarbetare. Vid mötet framhåller ordförande Ilko Corkovic (S) - vikten av arbetsplatser för utlandsfödda då arbetslösheten bland dem ökar. Kommunledningen tackar för väl genomfört arbete och lägger information och redovisning av delegationsbeslut till handlingarna.
Sammanträdesprotokoll sid 9 (11) 318 Dnr 2016/87-311 KS Begäran om anvisning av medel, inköp av system; gatuunderhållsplan. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2016-04-12 lyftes frågan om gatuunderhållsplan för centrala Borgholm. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2016-04-12 311 till Borgholm Energi AB att upprätta en gatuunderhållsplan för centrala Borgholm till arbetsutskottet sammanträde 2016-05-10. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2017-03-28 aktualiseras ärendet och utökas att även omfatta inventering och prioriteringsordning samt kostnadsberäkning av asfaltering inför budgetarbetet 2018. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2017-03-28 126 till Borgholm Energi AB att inför beslut i budgetarbete 2018 ta fram en gatuunderhållsplan för de delar där kommunen har väghållaransvar. Underhållsplanen ska omfatta inventering, prioriteringsordning och kostnadsberäkning för asfaltering in för budgetåret 2018. Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-05-09 191 uppdrogs till GIS att inhämta offert bland annat vad gäller moduler för gatuunderhåll från Geosecma. I e-post 2017-08-19 meddelar servicechef Hans Johannesson att Borgholm Energi AB valt att köpa in system från annan leverantör och begär anvisning av medel. Ärendet lyftes vid kommunstyrelsens sammanträde 2017-08-29, men utgick. Vid dagens sammanträde redogör servicechef Hans Johannesson för ärendet och visar utdrag ur programmet som de valt att köpa in. Programmet RoSy kostar totalt 688 255 kronor över fem år. År 1 totalt 333 255 kronor; vari ingår inköp 124 279 kronor, tjänster 145 776 kronor utbildning 28 200 kronor. År 2 och år 4 74 000 kronor; vari ingår licens och tjänster. År 3 och år 5 103 505 kronor; vari ingår licens och tjänster. Tjänster innebär uppstartsmöten, inventering och skadereglering av vägar, val av vägar för skadereglering, kontroll av vägdatabank, ekonomi och budgetberäkning, rapporter och konsekvensanalyster, samt systemuppstart och hosting DIG Web/ta. Enligt servicechefen kan systemet kommunicera med kommunens kartprogram Geosecma och användas som stöd vid grävtillstånd etc.
Sammanträdesprotokoll sid 10 (11) Kommunstyrelsens arbetsutskott ställer sig positiva till inköp av programmet RoSy. Dock bör kostnaden fördelas mellan kommunen och bolaget, genom att kommunen finansierar år 1 och Borgholm Energi AB år 2-5. Bolaget kompenseras för kostnaden inom kommande avtal för Teknisk service, Gata Park och hamnar. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen anvisa 333 255 kronor för inköp av programmet RoSy samt för tjänster och utbildning år 1. kostnaden år 2-5 bekostas av Borgholm Energi AB och kommer då att regleras i avtal för Gata Park Hamnar, Teknisk service. 319 Dnr 2017/214-106 KS Godkännande av samverkansavtal mellan Borgholms kommun och Polisen. Till dagens sammanträde finns upprättat samverkansavtal mellan Borgholms kommun och Polisen. Avtalet har kommunicerats i ledningsgruppen och med kommunpolis Magnus Areskog. Överenskommelsen är ett verktyg för att skapa struktur och systematik i samverkan mellan kommun och polis. Överenskommelsen bidrar till att ge ett helhetsperspektiv och skapa samsyn på brotts- eller otrygghetsproblemen, liksom på olika roller och arbetsfördelningen mellan parterna. När kommun och polis samordnar sina insatser blir det brottsförebyggande arbetet mer verksamt och parternas resurser användas mer effektivt. Syftet med samverkan är att underlätta ett långsiktigt och hållbart arbete, men också att bidra till en gemensam syn på de lokala problemen och deras orsaker. att öka effektiviteten av enskilda åtgärder genom att parterna gör gemensamma insatser. att skapa dialog mellan organisationerna om brottsligheten och dess orsaker. att säkra att parterna avsätter tid och resurser för arbetet. att stödja att det brottsförebyggande arbetet följs upp. att värna det demokratiska samhället och öka kunskapen om våldsbeja kande extremism.
Sammanträdesprotokoll sid 11 (11) Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner upprättat samverkansavtal. 320 Dnr 2017/197-007 KS Granskningsrapport verksamheten vid Borgholms Slott. På uppdrag av revisorerna i Borgholms kommun har PwC genomfört en granskning av verksamheten vid Borgholm Slott. Av rapporten framgår gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Revisionen vill ha svar från kommunstyrelsen senast 24 november 2017 där styrelsen redogör för vad den avser att göra för att åtgärda de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till kommunchef Jens Odevall upprätta förslag på svar till revisorerna. Återrapportering senast 30 oktober. 321 Dnr 2017/213-319 KS Parkeringssituationen i Stora Rör, skrivelse med synpunkter. Ordförande i Stora Rörs Båtsällskap Ulf Wikström framför i skrivelse inkommen 2017-09-01 sällskapets synpunkter på parkeringssituationen i Stora Rör. Med skrivelsen finns förslag på hur parkeringssituationen ska kunna lösas Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till kommunstyrelsens ordförande Ilko Corkovic, kommunchef Jens Odevall och representant från mark- och exploatering att föra dialog med Stora Rörs Båtsällskap både vad gäller parkeringssituationen och hamnarrende. Skrivelsen behandlas först efter att mötet är genomfört.