Revisionsrapport* Granskning av rutiner för hantering av leverantörsfakturor Bollnäs kommun April 2007 Bengt Andersson Göran Persson-Lingman Yvonne Eriksson Josefin Loqvist *connectedthinking
Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse Coopers AB genomfört en granskning av den interna kontrollen avseende rutinen för och hanteringen av leverantörsfakturor. Efter genomförd granskning kan konstateras att rutinen i huvudsak fungerar väl och att det råder god ordning avseende hantering av räkenskapsmaterialet. Dock visar granskningen brister inom i första hand följande områden. Köptrohet mot tecknade ramavtal bör kunna förbättras. För en bättre uppföljning avseende köptrohet bör en anpassning av kommunens kontoplan övervägas så att en högre överensstämmelse mot aktuella avtalsområden åstadkommes. För leverantörer med stora fakturavolymer planeras rutinförändringar för en mer effektiv hantering med exempelvis förslagskontering/automatkontering och elektronisk fakturering. I det sammanhanget bör även fakturahanteringsrutinen gentemot Bollnäs Bostäder ses över. Syfte samt förteckning över deltagare avseende fakturor för representation och kurser/konferenser saknas i ett flertal fall. Sammanfattningsvis visar granskningen att rutinen för leverantörsfakturor fungerar väl och att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande. Aktiviteter för att förbättra köptroheten bör dock övervägas.
1 Bakgrund, revisionsfråga och metod På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse Coopers AB genomfört en granskning av den interna kontrollen avseende rutinen för och hanteringen av leverantörsfakturor. En god intern kontroll är viktig för säkerhet och förtroende i den kommunala verksamheten. Förändringar i verksamhet, organisation och teknik gör att den interna kontrollen i dess olika delar måste anpassas och utvecklas. Syftet med granskningen har varit att: bedöma statusen på hanteringen av leverantörsfakturor i kommunen. genomföra en noggrann kontroll av ett omfattande stickprov som berör samtliga organisatoriska enheter inom kommunen. bedöma om fastlagda riktlinjer används och om hur rådande kultur är vad gäller inköp och hantering av leverantörsfakturor. Som ett led i granskningen har s.k. registeranalys genomförts. En registeranalys innebär att kommunens databas för leverantörsfakturor förs över till ett IT-baserat granskningsverktyg där sammanställningar, matchningar och analyser kan göras på fakuraregistrets samtliga lagrade begrepp såsom leverantörsnamn, belopp, attestanter, bokföringsdatum, utbetalningsdatum, verifikationsnummer, konteringsbegrepp etc. Registeranalysen har skett på ett material omfattande fakturor under tidsperioden 2006-01 till 2006-12. Fakturavolymen för perioden var ca 51 000 fördelade på 4812 leverantörer enligt fördelning nedan. Antal Antal leverantörer Belopp (tkr) fakturor 1 2 467 23 623 2-5 1 565 72 048 6-26 529 103 513 25-251 527 002 Den registeranalys som nu har genomförts innebär att revisorerna med relativt begränsade insatser även fortsättningsvis kan följa och analysera fakturaströmmarna och hanteringen av leverantörsfakturor. Intervjuer har genomförts med redovisningsansvarig och ekonomichef. Vid dessa intervjuer har bland annat följande frågeställningar behandlats: 3
Hur fungerar rutinen och hanteringen av leverantörsfakturor? Är rutinen dokumenterad? Vilka regler gäller för attest? Vilka kontroller sker för att säkerställa överensstämmelse mellan beslut om attesträtt och registrerade attestanter i systemet? Hur fungerar hanteringen av kvitton mm? Hur fungerar hanteringen av sekretessbelagda uppgifter? Hur fungerar hanteringen av uppläggning av nya leverantörer? Innehåller kommunens intern kontroll planer något om hanteringen av leverantörsfakturor? Vilka rutiner finns för att säkerställa köptrohet mot avropsavtal? Med utgångspunkt från registeranalysen har ett stickprovsmässigt urval av leverantörsfakturor skett och en fysisk granskning genomförts med avseende på attest enligt fastlagd rutin korrekt kontering om kostnaden tillhör verksamheten hantering av följesedlar och övrig räkenskapsinformation Vid denna del av granskning har kostnadsslagen för representation, konsulter, resor och livsmedel särskilt granskats. I stickprovet har fakturor från kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, miljö- och byggnämnden och tekniska nämnden granskats. 4
2 Resultat av granskningen Hur fungerar rutinen och hanteringen av leverantörsfakturor? Rutinen för hantering av leverantörsfakturor kan övergripande beskrivas i följande steg Fakturor inkommer i pappersform till kommunens ekonomikontor Fakturorna skannas in på ekonomikontoret och fakturorna blir ankomstregistrerade och förvaltning/nämnd blir påförd preliminär kostnad Därefter finns fakturorna tillgängliga för kontering och attest. Efter avslutad handläggning överförs uppgifterna till ekonomisystemet för slutlig bokföring och preliminärkostnaden återförs. Överföring sker samtidigt till giroorganisationen för bevakning och betalning Pappersfakturorna arkiveras centralt på ekonomikontoret Direktregistrering av utbetalning utan faktura kan enbart skötas centralt. Utlandsbetalningar sker via internetbank. Kommunen använder ekonomisystemet Devis. Fakturahanteringen sköts i ett separat system, e.fact, med produktionsstart 2001. Systemlösningen innebär delvis en dubblering avseende funktionalitet med exempelvis manuellt underhåll av dubbla kontoplaner. Inskanning av fakturor har hittills hanterats av personal på kommunens ekonomikontor. Dock har upphandling av denna tjänst nyss avslutats och inskanning av fakturor kommer att skötas av Microdata i Fagersta där även arkivering av fakturor kommer att ske. Produktionsstart sker i mars 2007 och därefter ett successivt införande för hela kommunen. Ovanstående förändring innebär att resurser frigörs på ekonomikontoret. Det innebär också att den centrala kontroll som hittills har skett i samband med skanning och ankomstregistrering går förlorad. De kontroller som skett centralt har bland annat avsett momskontroller och kontroller avseende rätt periodisering. Ansvaret för dessa kontrollmoment flyttas i och med den förändrade hanteringen decentralt. De centrala resurserna får därigenom en förändrad roll och kommer att ansvara för kontroll av att de fastställda rutinerna och reglerna i organisationen efterföljs. Funktion för förkontering av fakturor kommer att införas under 2007. System för elektronisk fakturering planeras att eventuellt börja införas under 2008. 5
Är rutinen dokumenterad? Ja, rutinen är dokumenterad och ingår i Dokumenterade rutiner - Ekonomikontoret från 2004. Rutinen är dokumenterad i följanden processteg: Rutiner vid ankomstregistrering e.fact Utanordning och export Bevakning av hantering av leverantörsfakturor Bevakning av s.k. bluffakturor Kontroll av påminnelser och inkassokrav Makulering av leverantörsfaktura Avstämning leverantörsreskontra Attestrutiner Betalning av leverantörsfakturor Behörighetsrutiner e.fact Leverantörsfakturor felaktigt helt/delvis Vilka regler gäller för attest? Regler för attest framgår av Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner i Bollnäs kommun. I reglementet anges att kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och därmed också att tillämpliga attestmoment utförs. Varje nämnd svarar för att upprätthålla och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter. Vid attest ställer systemet krav på minst två av varandra oberoende personer i form av granskningsattest/mottagningsattest och beslutsattest. Kontroll och spärr finns i systemet så att inte en och samma person skall kunna utföra två attestmoment. 6
Vilka kontroller sker för att säkerställa överensstämmelse mellan beslut om attesträtt och registrerade attestanter i systemet? Delegationsbeslut meddelas ekonomikontoret och systemförvaltaren ansvarar för att uppdatering av systemets attestregister sker. Samtliga behöriga attestanter sammanställs i en attestförteckning. För att säkerställa att förteckningen är korrekt skickas en förfrågan en gång per år till respektive förvaltning. Hur fungerar hanteringen av kvitton mm? Hur fungerar hanteringen av sekretessbelagda uppgifter? De inkomna fakturorna är offentliga. Pappersfakturorna förvaras på ekonomikontoret i systematisk ordning. Följesedlar, kvitton och andra dokument som utgör räkenskapsinformation och som styrker fakturornas innehåll skannas också in och förvaras tillsammans med fakturorna. Även fakturor som har sekretessbelagd information skannas in. Systemet innehåller speciell funktion för hantering av fakturor med sekretess innebärande att enbart två personer för respektive faktura har behörighet att tillgå information om fakturan. Pappersfakturor med sekretessbelagd information förvaras i särskilt arkiv. Hur fungerar hanteringen av uppläggning av nya leverantörer? Nya leverantörer läggs upp centralt i samband med skanning/ankomstregistrering. Kontroll sker mot momsregistret. För att ha kontroll över s.k. bluffakturor avstäms nya leverantörer med leverantörer från den s.k svarta listan. Denna tillhandahålls från organisationen Svensk Handel. Innehåller kommunens intern kontroll planer något om hanteringen av leverantörsfakturor? I den interna kontrollplanen för kommunstyrelsen finns ett antal riskbedömda rutiner/processer angivna avseende hantering av ekonomiska transaktioner med fastställda kontrollmål och kontrollmoment. För 2006 och 2007 finns inga riskbedömda rutiner/processer som berör rutinen för leverantörsfakturor. 2004 och 2005 kontrollerades hantering av moms och leasingmoms. 7
Vilka rutiner finns för att säkerställa köptrohet mot avropsavtal? Upphandlade enhet för Bollnäs kommun är Inköp Hälsingland. Avtal finns tecknade inom ett 30-tal avtalsområden. Tillgång till ramavtalsinformation finns via kommunens intranet. Trots detta upplevs brister avseende information om tecknade avtal. En sannolik konsekvens av detta är att en betydande del av de inköp som sker görs med leverantörer som kommunen saknar ramavtal med. Vid uppföljning av köptrohet mot tecknade avtal försvåras detta av att kommunens kontoplan inte är anpassade till de olika avtalsområdena. Avtal finns tecknade för exempelvis följande avtalsområden: lekmaterial, skolmaterial, golvarbeten, kontormöbler och mobiltelefoner. Kontoplanens uppbyggnad gör dock att redovisade kostnader för dessa typer av kostnadsslag inte direkt kan utläsas. Detta förhållande gäller de flesta avtalsområden. För den period som registeranalysen avser betalades fakturor till 4 812 leverantörer. Av dessa gjordes utbetalning till 2 467 leverantörer via enbart 1 faktura under perioden vilket utgör ca 51 % av det totala antalet leverantörer. För 4 032 leverantörer förekom det 5 fakturor eller färre (84 %). En sannolik slutsats är att med en större köptrohet mot tecknade avtal så skulle fakturahantering avsevärt kunna förenklas och effektiviseras. I ett KS-beslut från augusti 2005 hemställes att Inköp Hälsingland tar fram förslag till lämpliga rutiner för hur uppföljning av avtalstrohet m.m. fortlöpande kan genomföras inom ramen för kommunens egen intern kontroll. Bollnäs kommuns andel i projektet, som skulle pågå i två år, beräknades uppgå till 160 000 kronor. Projektet har inte påbörjats och avses enligt uppgift heller inte fullföljas. Några leverantörer har mycket stora fakturamängder Leverantör Antal fakturor Telia Sonera 1701 ICA Menyföretagen 1545 Servera R&S 1402 Bollnäs Bostäder 1140 Ahsell 1087 Beijer Byggmaterial 1065 8
Potential finns för att effektivisera fakturaflödet för leverantörer med stora fakturavolymer. Kommunen planerar också att se över rutinerna och planerar även att införa elektronisk fakturahantering viket är positivt. När det gäller den stora fakturavolymen från Bollnäs Bostäder borde det finnas stora möjligheter att hitta en mer effektiv lösning än dagens. Dröjsmålsräntor Kommunen har under 2006 betalat 24.386 kronor i dröjsmålsräntor fördelade på de största beloppen enligt följande Leverantör Belopp Antal GE Commercial Finance 6.829 1 Gävleborgs läns allm. försäkringskassa. 6.741 12 Sv. Volkswagen Finans AB 5.260 5 SEB Finans AB 3.741 1 Av totalsumman för dröjsmålsräntor avser 17.311 kronor kommunstyrelsens ansvarsområde och 6.095 kronor tekniska nämnden. Resultat av stickprovsgranskning I stickprovet har fakturor från kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, tekniska nämnden samt miljö- och byggnämnden granskats och då i första hand kostnadsslagen för representation, konsulter, resor och livsmedel. I vår granskning kan konstateras att det i huvudsak råder en god ordning och hög kvalitet avseende hanteringen av leverantörsfakturor. Dock kan konstateras att för ett antal fakturor saknas syfte och namn på deltagare avseende fakturor för representation och kurser/konferenser. Även vissa felaktiga konteringar avseende kostnadsslag har noterats. 9