Granskning av ekonomi- och personaladministrativa

Revisionsrapport Granskning av ekonomi- och personaladministrativa processer kommun 2010-10-20 Matti Leskelä

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 1 2 Inledning... 2 2.1 Bakgrund... 2 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning... 2 2.3 Metod... 2 3 Granskningsresultat... 3 3.1 Ekonomisk historik i korthet... 3 3.2 Enkät- och granskningsresultat... 4 3.2.1 Budget och uppföljning... 4 3.2.2 Kund- och leverantörsfakturor... 9 3.2.3 Löne- och PA-hantering... 11

1 Sammanfattning Drygt 100 personer inom kommunen har i en enkät svarat på frågor rörande kommunens ekonomi- och personaladministrativa processer. Granskningsresultatet för de olika delprocesserna i granskningen ser ut enligt följande: Budget- och uppföljningsprocessen får av respondenterna i enkäten ett betyg i nivå med snittet i tre andra kommuner där samma typ av granskning genomförts. Enkätsvaren visar att det finns ett behov av att utveckla rapporter och annan utdata ur systemet för att i högre grad tillgodose verksamheternas behov av ekonomisk information. Enkätsvaren indikerar att tjänstemännen har en mer negativ syn än i jämförelsekommunerna på möjligheten att vidta åtgärder vid prognostiserade underskott. Kopplingen mellan verksamhetsmål och budgeterade medel betraktas av de kontoansvariga som relativt liten. Detta är inget problem som är unikt för kommun. Enkätsvaren visar att tjänstemännen generellt har en något mer positiv syn på de ekonomiska prognosernas tillförlitlighet än jämförelsekommunerna. För åren 2005-2009 har kommunens ekonomiska totalutfall blivit bättre än det som prognostiserats efter åtta månader. Kund- och leverantörsfakturahanteringen bedöms i enkätsvaren som smidig och säker av tjänstemännen. Vår stickprovsgranskning av 40 leverantörsfakturor visar att dessa har attesterats av den person som innehar attesträtten enligt attestlista. För 2009 har ungefär var tionde leverantörsfaktura betalats för sent. Detta är en brist och attestrutinerna behöver ses över, förbättras och kortas ned i tid. Svaren som lämnats visar på att rapporteringen och utdatan inom PA- och löneområdet är ett förbättringsområde då flera pekar på att rapporter som används är svåra att tyda. Det finns således ett behov av att förbättra utdatan ur både PA-systemet och ekonomisystemet och göra informationen mer användarvänlig. 1

2 Inledning 2.1 Bakgrund Förvaltningsrevisionen syftar till att granska om styrelsens och nämndernas verksamhet är ändamålsenlig, ekonomiskt tillfredsställande och om kontrollen är tillräcklig. Detta innebär bland annat att uppmärksamhet ska läggas vid granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning, produktivitet, kvalitet och effektivitet. 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syftet med denna granskning är att granska effektiviteten i de administrativa rutinerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunens ekonomi- och personaladministrativa processer effektiva? Kontrollmålen är: Bidrar ekonomi- och personaladministrationen till en god styrning av kommunen? Bedrivs ekonomi- och personaladministrationen med tillfredsställande kvalitet? I administrationen innefattar vi följande moment; lönehantering, leverantörs- och kundfakturahantering, redovisning, budgetering, uppföljning, prognos samt bokslut. 2.3 Metod En webbenkät har utsänts till samtliga ekonomiansvariga (tjänstemän med budgetansvar), ekonomer, ekonomiassister och personal inom PA- samt löneenhet. I enkäten har vi bl.a. efterfrågat de ansvarigas syn på budget- och uppföljningsprocess samt kund- och leverantörsfakturarutin. Vi har även ställt frågor om rutiner kring redovisning av löner samt andra personalomkostnader. Detta har kompletterats med att en fördjupad enkät avseende volymtal (antal fakturor, andel avskrivna fordringar etc.) ställs till personal inom ekonomi- samt personalenhet. Granskningen har utförts av Matti Leskelä Komrev inom PwC. Enkäten har besvarats av 101 av 168 tillfrågade. Detta ger en svarsfrekvens om 60 %. 40 leverantörsfakturor har också granskats med syftet att kontrollera om dessa har attesterats av rätt personer i enlighet med attestlistor. 2

3 Granskningsresultat 3.1 Ekonomisk historik i korthet Som en indikator på ekonomistyrningen, som är en del av de ekonomiadministrativa processerna, visas resultatutvecklingen per invånare för 2005-2009. Jämförelse sker med riksgenomsnittet samt med kommunen som enligt SKL:s statistiktjänst Webor har liknande förutsättningar som. Resultatet redovisas i kronor per invånare. Resultat i kronor per invånare för kommunen (exkl. kommunala bolag) 2005 2006 2007 2008 2009 539 1 374 685 389 513 Likn., Övergr. 1 146 1 348 946 546 990 Hela riket 952 1 535 1 354 332 985 Underskott under flertalet år är en indikator på bristande ekonomistyrning som i sin tur kan bero på att de administrativa processerna inte fungerar. Kommunens resultat uppvisar inga återkommande negativa resultat eller anmärkningsvärda avvikelser mot rikssnitt samt jämförelsegrupp. Faktiskt samt budgeterat resultat i miljoner kronor visas i tabellen nedan. Resultatutveckling för kommun åren 2005-2009 (mnkr) 2005 2006 2007 2008 2009 Resultat utfall 13,6 31,6 20,7 10,0 13,2 Budgeterat resultat 1,0 10,0 13,6 23,1 12,2 Avvikelse 12,6 21,6 7,1-13,1 1,0 Avvikelse nämnderna 8,4 16,3-0,9-7,5 13,8 Avvikelse finans 4,2 5,4 8,0-5,6-12,8 Positiva budgetavvikelser uppvisas samtliga år utom 2008. I 2005 års avvikelse för finansieringen ingår en extraordinär kostnad om 3,8 mnkr. Nedan visas prognos efter åtta månader och utfall på totalnivå för åren 2005-2009. 3

Prognossäkerhet för kommun åren 2005-2009 (mnkr) 2005 2006 2007 2008 2009 Resultat utfall 13,6 31,6 20,7 10,0 13,2 Prognos augusti 5,2 28,9 5,7 5,6-1,4 Utfall - Prognos 8,4 2,7 15,0 4,4 14,6 Tabellen visar att resultatet samtliga år blivit bättre än det prognostiserade efter åtta månader. En tänkbar orsak är att verksamheterna överlag lämnat något försiktiga prognoser i samband med delårsrapporterna. Det finns också svårigheter i att prognostisera skatteintäkter då skatteprognoserna från SKL uppvisar variationer under respektive år. Variationerna var särskilt stora under 2009. 3.2 Enkät- och granskningsresultat Totalt 101 personer har besvarat webbenkäten. Svaren samt jämförelser med resultaten i tre andra kommuner redovisas nedan i respektive avsnitt. För samtliga frågor finns alternativet Ej aktuellt för mig med som svarsalternativ. 3.2.1 Budget och uppföljning Cirka 75% av respondenterna känner till viss del eller i huvudsak till kommunens ekonomistyrningsregler. Kännedomen är något högre bland s anställda jämfört med snittet i övriga kommuner. Bland lämnade kommentarerna kan utläsas att informationen om vad som förväntas av den enskilde tjänstemannen kan bli tydligare. Inom uppföljningsområdet anser 74% att de ekonomiska prognoserna är i huvudsak tillförlitliga eller helt tillförlitliga. Svaren fördelar sig enligt nedan. Jag tycker att våra ekonomiska prognoser är tillförlitliga! Tre andra kom m uner -1-23 57 12 4

En något positivare syn rörande de ekonomiska prognosernas tillförlitlighet kan konstateras bland tjänstemännen i jämfört med övriga kommuner. I staplarna för visas antalet svar för resp. svarsalternativ. 2009 missade en förvaltning enligt kommentarerna rejält i sin prognos p.g.a. ändrade principer för kapitalkostnader. Förmågan att vidtaga åtgärder vid beräknade underskott är en viktig del i kommunens ekonomistyrning. Tjänstemännens syn på detta fördelar sig enligt följande. Om vi i en prognos ser risker för underskott mot budget så vidtar vi åtgärder inom förvaltningen! -18 0 37 25 23% av tillfrågade anser att förvaltningarna till viss del vidtar åtgärder vid risk för underskott. I övriga kommuner anser en större andel av tjänstemännens att åtgärder vidtas vid underskott. 18% av de budgetansvariga anser att åtgärder vidtas i viss utsträckning. Bland kommentarer pekar man bl.a. på att viss verksamhet är lagstyrd eller att händelser som är svåra att råda över (exempelvis snörik vinter) påverkar det ekonomiska utfallet. 80% anser att man får det stöd som krävs för att förstå och följa upp sitt ekonomiska ansvar. Svarsfördelningen är till denna del likartad i jämförelsekommunerna. Kopplingen mellan verksamhetsmål och budgeterat anslag är svag enligt enkäten. Se nedan. Det finns en tydlig koppling mellan verksamhetsmål och budgeterat anslag! -6-32 43 5 5

Resultatet visar att 56% anser att det i huvudsak eller till viss del finns ett samband mellan budget och mål. Synen är trots detta mer positiv än i andra kommuner. Bland kommentarerna har bl.a. angetts att en ökad dialog kan ske på förvaltningsnivå. Nedanstående påstående gällande ekonomisystemet har prövats i enkäten. Ekonomisystemet är ett bra stöd för en effektiv bokslutsprocess! -1-24 41 19 Resultatet visar att 71% är positiva (gröna stapeln ovan). Flera verksamhetsansvariga pekar på att systemet inte är användarvänligt och svåröverskådligt. Det utrycks också önskemål om att personal- och ekonomidelarna ska vara mer integrerade. Det påtalas också av enstaka att det kan vara svårt att se vad som är kvar av budgeten. Svaren på frågan om anpassningsmöjligheterna i ekonomisystemet ger följande resultat (se nedan). Det finns möjlighet att anpassa den ekonomiska informationen efter mina behov! -5-28 49 11 35% svarar att det till viss del eller inte alls går att anpassa den ekonomiska informationen till behoven. För de verksamhetsansvariga uppgår den röda stapeln till 39%. Gruppen ekonomer/controllers är och andra sidan nöjda med anpassningsmöjligheterna. De anpassningsmöjligheter som kan konstateras finnas bör utnyttjas i möjligaste mån så att utdatan bättre kan möta upp verksamheternas behov. 6

Den ekonomiska informationen är alltid korrekt! -1-16 58 23 Gällande den ekonomiska informationens korrekthet (se ovan) ges ett betyg i nivå med övriga kommuner. Relativt andra kommuner är man i nöjd med snabbheten i uppdateringen av ekonomisk information (se nedan). Den ekonomiska informationen jag främst använder blir uppdaterad tillräckligt snabbt! -18 0 58 22 Av respondenterna anser 83% att man helt eller i huvudsak får ett tillräckligt stöd av ekonomiavdelningen/staben i budgetprocessen (se nedan). För de verksamhetsansvariga är andelen 79%. Jag får tillräckligt stöd från ekonomiavdelningen/ staben i budgetprocessen! -13 0 28 35 Av respondenterna anser 85% att man helt eller i huvudsak får ett tillräckligt stöd i samband med ekonomiska uppföljningar (se nedan). För de verksamhetsansvariga är andelen 80%. 7

Jag får tillräckligt stöd från ekonomiavdelningen/staben när jag jobbar med ekonomiska uppföljningar! -120 34 34 Stödet bedöms i såväl budget- som uppföljningsprocess som gott. Resultatet är något bättre än i jämförelsekommunerna. Lämnade kommentarer från de verksamhetsansvariga är övervägande positiva. Synen på möjligheten att påverka budgetens utfall har prövats med påståendet nedan. Jag har befogenheter att påverka budgeten och dess utfall! -5-25 33 15 Som synes finns en relativt pessimistisk grundsyn på möjligheterna av påverka budgetutfallet i både och i de övriga kommunerna. Bland kommentarerna påtalas även här att yttre omständigheter styr. Verkligheten är en osäkerhetsfaktor påpekar någon. En sammanslagning av samtliga frågor inom området budget- och uppföljning ger följande totalbetyg. -38-323 721 320 8

Det sammanvägda enkätresultatet visar att respondenternas syn på hur välfungerande processerna inom budget och uppföljning är ger ett resultat likvärdigt genomsnittet i tre andra kommuner. Vår kommentar: Vi ser det som viktigt att utreda om de i enkätsvaren påpekade problemen med svårlästa ekonomiska rapporter etc. kan åtgärdas. Behov finns av att så långt det är möjligt anpassa ekonomirapporterna för att tillgodose de verksamhetsansvarigas behov. Kommunen bör tillse att inventera de önskemål om anpassningar som finns och genomföra dessa om ekonomisystemet har möjligheter till detta. Det bör självfallet också beaktas i kommande programuppdateringar etc. Enligt uppgift pågår ett projekt med namnet Uppföljning och analys som bl.a. syftar till att göra ekonomiska rapporter mer användarvänliga. En förbättrad koppling mellan personal- och ekonomisystem eftersträvas också inom ramen för detta projekt. 3.2.2 Kund- och leverantörsfakturor Antalet kundfakturor som hanteras årligen uppgår till ca 80.000 st (varav ca 6.000 manuellt upprättade). Antalet påminnelser uppgick för år 2009 till cirka 3.000 st och antalet inkassokrav var 1.600 st. De avskrivna kundfordringarna uppgick till ca 100 tkr för år 2009. Ett urval ställda frågor i enkäten har gett oss följande svarsfördelning. Hantering av kundfakturor är enkel och smidig! -3-9 40 27 9

Kommunens rutiner för kundfakturor är säker, dvs. jag vet att fakturor kontrolleras och skickas på ett betryggande sätt! -40 35 42 Svaren visar att kundfakturornas hantering och kontroll av de anställda inte upplevs som något generellt problemområde. Dock påtalas bl.a. att det kan vara problem med att föra över data från ett specifikt verksamhetssystem till ekonomisystemet. Synpunkt lämnas om att det kan vara tidsödande att finna uppgift om vem som är fakturamottagare. Det påpekas också att utbildningsbehov finns. Antalet leverantörsfakturor uppgick till 49.000 st. för år 2009. Cirka 5.000 st av dessa betalades för sent (varav ca 2000 stycken 1-5 dagar för sent). Vi anser att det är en alltför hög andel av fakturorna som betalas för sent. Bokförd dröjsmålsränta uppgår till 16 tkr för 2009 men det är sannolikt så att den del av dröjsmålsräntan bokförts på annat konto. Hanteringen av leverantörsfakturor är enkel och smidig! -1-5 47 45 Hanteringen bedöms av respondenterna som enkel och smidig vilket kan ses som positivt. Attestreglementet följs enligt enkätsvaren. I granskningen har 40 stycken leverantörsfakturor granskats avseende attest. Vi har kontrollerat att dubbel elektronisk attest finns på samtliga dessa fakturor. Detta innebär att dubbel attest har genomförts på dessa fakturor. Kontroll har även skett av att den person som enligt ekonomikontorets listor innehar attesträtten också är den person som gjort den slutliga beslutsattesten för fakturan. 10

Felaktigt attesterade fakturor har ej påträffats i vårt stickprov. Huruvida fakturan bokförts på rätt kontoslag och om exempelvis moms hanterats rätt har dock inte granskats av oss. Synen på möjligheten att kontrollera om en faktura är betald har prövats enligt nedan. Det är enkelt att kontrollera om en leverantörsfaktura är betald när en leverantör ringer och frågar! -3-18 35 24 Svaren på påståendet ovan visar att det finns problem att kontrollera om en faktura är betald. 26% av samtliga och 35% de verksamhetsansvariga instämmer endast till viss del eller inte alls med påståendet. Några pekar på att man inte vet hur man ska göra detta då man saknar kunskap om hur detta ska göras samt att systemet inte är användarvänligt. Vår kommentar: Då relativt många fakturor betalas för sent så finns det behov av att försöka förbättra rutinerna för att minska antalet för sent betalade fakturor. Enkäten visar också att flera anser att inte är enkelt att kontrollera om en faktura är betald. 3.2.3 Löne- och PA-hantering Kommunen genomför årligen cirka 40.000 löneutbetalningar. Antal löner som rättas i efterhand uppgår till ca 150-175 enligt kommunens uppgifter. De flesta av de anställda rapporterar sin tid via självservice. Att det finns rutiner för hur löneunderlag ska hanteras och kontrolleras är viktigt varför tjänstemännens syn på detta har prövats. 11

Det är tydligt hur olika löneunderlag ska kontrolleras och inlämnas till lönekontoret (reseräkningar, kvitton och andra underlag)! -3-9 46 26 Bland kommentarerna nämns att det är ett förbättringsområde. Bl.a. uppges att finns det olika blanketter ute i organisationen för samma typ av inrapportering. Jag följer upp våra lönekostnader/-utbetalningar månadsvis! Annan kommun -1-23 24 27 Ovan visas resultatet jämfört med en annan kommun. Ca. 75% av de verksamhetsansvariga följer helt eller i huvudsak upp sina anställdas lönekostnader månadsvis. I kommentar påtalas att de listor som skickas ut är svåra att tyda. Det finns enligt uppgift möjligheter att följa upp och analysera lönekostnader med hjälp av s.k. kuber som dock inte är spridda fullt ut i nuläget. Inom ramen för kommunens pågående projekt Uppföljning och analys uppges intentionen vara att öka möjligheten till analys av både löner och andra kostnader. 12

Information (rapporter m m) ur PA-systemet är korrekt och enkel att förstå! -6-24 41 12 64% instämmer helt eller i huvudsak med påståendet. Gruppen ekonomer och controllers är mer negativa än övriga grupper. Bland kommentarerna påtalas att detta är ett förbättringsområde och att rapporterna är svårlästa. Uppgradering av PA-systemet uppges av kommunens ekonomienhet vara planerad till 1 nov. 2011. Nedan visas totalresultatet jämfört med tre andra kommuner som erhållit likartade frågor inom PA- samt löneområdet. 3 andra kommuner -16-96 321 255 Svaren i kommun pekar på en högre andel positiva svar än i jämförelsekommunerna. Då frågorna till viss del skiljer sig åt i två av övriga kommuner så finns det dock en felkälla i och med detta. Svaren som lämnats visar på att rapporteringen ur PA-systemet är ett förbättringsområde då flera pekar på att rapporter som används är svåra att tyda och inte anses tillförlitliga. 13