Revisionsrapport nr 1/2009 Åstorps kommun Granskning av hantering av allmänna handlingar Bengt Sebring, ordf Tord Sturesson, 1:e v ordf. Bengt Joehns, 2:e v ordf. Stig Andersson Nils Persson
Innehållsförteckning SAMMANFATTNING...3 1. INLEDNING...4 1.1 Bakgrund...4 1.2 Syfte...4 1.3 Tillvägagångssätt...4 2. LAGSTIFTNING KRING ALLMÄNNA HANDLINGAR...4 3. KOMMUNALA BESLUT PÅ OMRÅDET...5 4. IT-STÖD I ÄRENDEHANTERINGEN...5 5. HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR...6 5.1 Övergripande rutiner...6 5.1.1 Inkommande handlingar...7 5.1.2 Utgående handlingar...8 5.1.3 Dagens post...8 5.1.4 E-postkorrespondens...8 5.2 Bildningsnämnden...9 5.3 Medborgarnämnden...9 5.4 Bygg- och miljönämnden...10 5.5 Hälso- och omsorgsnämnden...11 6. INTERN KONTROLL...12 7. ANALYS...12 BILAGA 1...14 Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 2
Sammanfattning i Åstorps kommun har uppdragit till Ernst & Young att genomföra denna granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Granskningen omfattar både hanteringen av handlingar på kommunövergripande nivå och inom de enskilda nämnderna. Syftet med granskningen är att klargöra hur hanteringen av inkommande och utgående handlingar sker inom kommunen. Granskningen har skett genom intervjuer med ansvariga på området inom de olika nämnderna, samt dokumentstudier av kommunens och nämndernas styrdokument kring hantering av handlingar. Resultatet av granskningen visar att det finns stora brister i styrningen av hanteringen av allmänna handlingar för likartad hantering inom organisationen. Kommunövergripande saknas dokumenterade rutiner för hanteringen, medan det finns i viss utsträckning på nämndsnivå. Ett nytt system (W3D3) för registrering av handlingarna infördes under 2006, men fortfarande återstår oklarheter. Systemägandet är inte dokumenterat och det är inte helt klarlagt för de berörda hur systemet ska användas. Registreringen av handlingar i systemet fungerar, men i vilken utsträckning övriga funktioner ska användas är inte helt klarlagt. Det finns en arbetsgrupp som tittar på dessa frågor, men de upplever inte sitt mandat som tydligt. Granskningen visar också att det fortfarande ibland förekommer att sekretesshandlingar skickas per post hem till nämndsledamöterna, även om de gängse rutinerna är att inte göra det. Det är viktigt att hanteringen av sekretesshandlingar stramas upp så de inte riskerar hamna i obehöriga händer. Granskningen visar också på brister i den interna kontrollen kring hanteringen av allmänna handlingar. Det sker inga kontroller av att de rutiner som finns inom respektive nämnd fungerar som planerat. Att de medarbetare/handläggare som behöver har utbildning kring hanteringen av allmänna handlingar, främst utgående, är heller inte säkerställt. Våra förslag till fortsatt utveckling sammanfattas enligt följande: Kommunövergripande riktlinjer för hanteringen av allmänna handlingar, både de med och utan sekretessbeläggning, måste snarast fastställas. Användningen av systemet W3D3 behöver styras upp genom att systemägandet dokumenteras och en plan för användandet arbetas fram. Arbetsgruppen kring hanteringen av allmänna handlingar behöver få sitt uppdrag och mandat tydliggjort för sig samt avrapporteringen för beslutsfattande. Rutiner måste införas för att säkerställa hanteringen av allmänna handlingar i hela organisationen. Rutiner behövs också för att kontinuerligt har kontroll över att de som behöver har adekvat utbildning kring hanteringen av allmänna handlingar. Gäller främst utgående handlingar som det är många i organisationen som hanterar. Den interna kontrollen måste byggas upp kring hanteringen av allmänna handlingar, utifrån de rutiner som ska fastställas. Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 3
1. Inledning 1.1 Bakgrund i Åstorps kommun har uppdragit till Ernst & Young att genomföra denna granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Granskningen omfattar både hanteringen av handlingar på kommunövergripande nivå och inom de enskilda nämnderna. 1.2 Syfte Syftet med granskningen är att klargöra hur hanteringen av inkommande och utgående handlingar sker inom kommunen. Granskningen avser att besvara följande frågor: Vilka rutiner finns kring hanteringen av inkommande och utgående handlingar? Hur efterlevs dessa rutiner? Hur är ansvaret för hanteringen organiserat? Har rutinerna från 2007 med scanning av inkommande handlingar utvärderats? Hur kvalitetssäkras hanteringen? 1.3 Tillvägagångssätt Granskningen sker genom intervjuer med ansvariga på området, främst inom kommunstyrelseförvaltningen, samt dokumentstudier av kommunens styrdokument kring hantering av handlingar. 2. Lagstiftning kring allmänna handlingar Hanteringen av allmänna handlingar styrs främst av Sekretesslag (1980:100), Förvaltningslag (1986:223) och Arkivlag (1990:782). Sekretesslagen innehåller, förutom regleringar kring tystandsplikten inom offentlig verksamhet, bestämmelser om registrering och utlämnande av allmänna handlingar. För inkommande handling gäller 1 När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats. Vidare anger lagen (2 ) att i registret över de handlingar som registrerats ska datum, diarienummer, avsändare/adressat och innehåll framgå. I 4-5 framgår skyldigheten för myndigheten att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar, såvida det inte strider mot sekretessbestämmelserna, både till enskilda och till andra myndigheter. Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 4
10 i förvaltningslagen anger när en handling ska ses som inkommande till en myndighet; En handling anses komma in till en myndighet den dag då handlingen, eller en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen, anländer till myndigheten eller kommer en behörig tjänsteman till handa. I Arkivlagen 10 framgår att allmänna handlingar får gallras. Vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 tredje stycket. De ändamål som ska tillgodoses är rätten att ta del av allmänna handlingar samt behoven för rättsskipning, förvaltningen och forskningen. 3. Kommunala beslut på området Kommunstyrelsen, KS, gav i slutet av 2007 dåvarande kommunchefen i uppdrag att se över ärendehanteringen i kommunen. I januari 2008 återrapporterades de åtgärder som vidtagits med anledning av uppdraget. Ett utbildningspaket i fyra steg planerades, varav det första steget kring offentlighet och sekretess vid detta tillfälle var genomfört. Övriga steg om riktlinjer för diarieföring och registrering av avtal, protokollskrivning samt arkivering/dokumenthantering har inte genomförts. Detta trots att uppdraget var tydligt och tid avsatt för ansvarig att avsluta det. Utkast på en rutin arbetades också fram i början av 2008, men gick aldrig upp för beslut. Kort därpå slutade dåvarande kommunchef och ärendet stannade av. KS hade frågan upp för beslut på nytt i slutet av 2008 och gav nuvarande kommunchef, som tillträdde 2008, i uppdrag att se över frågan. Av olika anledningar, där den mest betydelsefulla har varit olika besättningar på tjänsten som kommunchef, har arbetet med att kommunövergripande förbättra kvaliteten på ärendehanteringen legat på is. 4. IT-stöd i ärendehanteringen Nuvarande kommunövergripande ärendehanteringssystem, W3D3, infördes från 2007-01-01. Införandet av ett kommungemensamt system har sin bakgrund i att kommunen vid den här tiden saknade digitalt system för avtalshantering och heller inte hade ett kommungemensamt system för ärendehanteringen. I och med införandet av kommungemensamt ärendehanteringssystem bildades en projektgrupp med representanter för varje förvaltning. Denna grupp fungerade dock bristfälligt, mest för att gruppen saknade drivande ledare men också för att deltagandet i arbetet varierade mycket mellan representanterna från förvaltningarna. Detta tillsammans med den stora omorganisationen i samband med införandet av systemet gjorde att verksamheten inte var fullt ut förberedd vid systembytet. Flera ärendehanteringssystem skulle vid bytet sammanföras till ett enhetligt system, vilket innebar att olika ärenden med samma nummerbeteckning fördes in i samma system. Pro- Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 5
blemet gäller äldre ärenden samt de ärenden med samma nummer som låg öppna över årsskiftet när systembytet ägde rum. I samband med införandet av systemet W3D3 fick heller inte alla användare relevant utbildning, vilket gjorde att användningen inte var densamma av alla som var inne i systemet. Under våren 2009 har därför internutbildning i systemet ägt rum en halvdag varannan vecka för de sju mest aktiva användarna. En annan konsekvens av den bristande föreberedelsen var till exempel att systemet fick en systemägare först efter att det varit i drift några månader. Ansvaret för systemägaren är dock inte dokumenterat, men en muntlig uppgörelse finns sedan årsskiftet 2008/2009 mellan systemägaren och IT-chefen om en fördelning av det tekniska och det administrativa ansvaret. Det finns dock oklarheter om var rätten att fatta beslut kring systemet och dess användning ligger. Ytterligare exempel på sådant som fått redas upp i efterhand, som ett resultat av bristande förberedelse inför systembytet är den genomgång av behörigheter i systemet som genomförts under 2009. Vid en genomgång visade det sig att vissa hade användarbehörighet fast de inte var användare av systemet, andra hade behörigheter av fel klass för det som de skulle utföra i systemet. Alla behörigheter uppges nu vara genomgångna och omgjorda så att alla användare har minsta möjliga behörighet, med möjlighet att vid behov utöka. Systemet har nu drygt 35 användare, varav sju har behörighet att registrera och övriga har en form av tittbehörighet. Tittbehörighet har till exempel alla som arbetar med mottagning på medborgarkontoret, för att de lätt ska kunna serva medborgare med handlingar. Den servicen har tillkommit med det kommungemensamma systemet. Tidigare hänvisades medborgare till respektive förvaltnings registrator för att få ut handlingar. Projektgruppen för införandet av systemet har ombildats till en grupp bestående av samtliga registratorer och ett antal administratörer. Sedan projektet startade har fem av de sju registratorerna bytts, så gruppen är så gott som nybildad. Den arbetar med att få en likriktning och gemensamma mål för ärendehanteringen inom kommunen. Diskussioner förs till exempel om gemensamma rutiner för registrering av e-post och upprättande av nämndsprotokoll. Varken för registrering av handlingar eller för upprättande av nämndsprotokoll finns dokumenterade rutiner. Gruppen upplever däremot att de inte fått direktiv från ledningen angående sitt uppdrag, men kommunchefen deltar i stor utsträckning i dessa möten. Gruppen sammankallas varannan månad. Någon utvärdering eller uppföljning av införandet av W3D3 har inte gjorts. 5. Hanteringen av allmänna handlingar 5.1 Övergripande rutiner De övergripande rutiner som finns är bara förslag som arbetades fram av den förra kommunchefen. Rutinen anger dock hantering och ansvarsfördelning inom kommunen. Inget står dock om hanteringen av andra elektroniska meddelanden än e-post, men systemet W3D3 uppges ha funktion att hantera även till exempel ljud, bild och video. Hanteringen av meddelanden via mobiltelefon är däremot oklart. Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 6
5.1.1 Inkommande handlingar Inkommande handlingar ankomststämplas, registreras i ärendehanteringssystem och scannas därefter för att även dokumentet ska komma in elektroniskt i systemet. Dokumentet ligger då ungefär som en bifogad fil till själva ärendet. Handlingen arkiveras sedan även i pappersform, i arkivet. Eftersom hela kommunen har W3D3 hamnar handlingarna till samma ärende under samma ärendenummer, oavsett vilken nämnd eller förvaltning de har kommit till. Handlingar som skickas mellan nämnderna går direkt via systemet. Handlingen har då samma ärendenummer hela vägen, men ut- och inregistreringen får egna datum. Alla inkommande handlingar går via postsorteringen ut till respektive förvaltning. Alla dokument som lämnas personligen till kommunen kommer in till medborgarförvaltningens medborgarkontor. De ankomststämplas där och skickas sedan vidare med internposten till den förvaltning som bedöms ha hand om ärendet. Posten delas ut två gånger per dag hos förvaltningarna. Registrering och diarieföring i W3D3 görs vid ankomsten till repsektive förvaltning. Sekretessbelagda handlingar som inkommer över disken på medborgarkontoret bärs av mottagaren till aktuell handläggare för vidare hantering enligt rutinerna där. I samband med införandet av det nya systemet, eller som en del därav, infördes scanning av inkommande handlingar och elektronisk lagring av utgående handlingar. Anledningen är att kommunen på sikt även ska föra in nämndsadministrationen i systemet och ha hela den hanteringen elektronisk. Handlingarna lagras dock fortfarande, på uppmaning av statsarkivet, även i pappersformat. Den scannade handlingen kommer som ett e-postmeddelande till en e-brevlåda i ärendehanteringssystemet. Sedan flyttas den manuellt från e-brevlådan till det registrerade ärendet. Den inkommande handlingen har således inregistrerats i systemet innan scanningen, men lagras sedan även där elektroniskt. Scannade inkommande handlingar finns i systemet sedan W3D3 infördes 2007. Dessa är sökbara på samma sätt som ärenden och andra elektroniskt lagrade handlingar i systemet. Om handlingen inte skulle vara inscannade går det ändå att söka upp den inregistrerade handlingen i systemet och sedan hämta dokumentet i pappersarkivet. Inregistreringen av inkommande, och utgående handlingar, är således oberoende av den elektroniska lagringen. För registrering av allmänna handlingar i Åstorps kommun finns följande system på de olika nämnderna: Bildningsnämnden Medborgarnämnden X X W3D3 Procapita EDP Bygg- och miljöreda X Bygg- och miljönämnden X X Hälso- och omsorgsnämnden X X Eftersom medborgarförvaltningen innefattar både medborgarnämnden och bygg- och miljönämnden finns inom den förvaltningen alla tre systemen. Förvaltningens rutiner kring hanteringen av allmänna handlingar omfattar därmed också alla tre systemen. Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 7
5.1.2 Utgående handlingar Rutinerna för inkommande handlingar är tydligare och efterlevs i högre utsträckning än för utgående handlingar. Det är också fler inkommande än utgående handlingar som registreras. Orsaken till detta uppges vara att inkommande handlingar genom rutinen automatiskt hamnar hos registratorn som har kunskap om vad som ska in i systemet. Utgående handlingar däremot upprättas och hanteras av många fler medarbetare, där alla inte har inarbetade rutiner kring vad som ska registreras och inte. Problemet upplevs dock vara som störst för de utgående handlingar som inte rör ett redan upprättat ärende. Om ett ärende redan finns upprättat upplevs att även utgående handlingar i stor utsträckning registreras. Kring registreringen av e-post upplevs också att det finns möjlighet att förbättra rutinerna. Diskussioner pågår om var gränsen går mellan arbetsmaterial och handling som ska registreras. Övrig elektronisk kommunikation, utöver e-post, har inte varit uppe till diskussion. För utgående handlingar finns på kommunövergripande nivå en brevmall att tillgå. Mallen innehåller sidhuvud med kommunens logotyp och en sidfot med kontakt- och organisationsuppgifter. 5.1.3 Dagens post Listor över dagens inkommande post, för intresserade journalister eller medborgare, finns tillgängliga på medborgarkontoret. Under förmiddagen ankommer respektive nämnds postlista som tas som en rapport direkt ur systemet W3D3. Samtliga nämnder har därmed samma listor med samma uppgifter, utom bygg- och miljönämnden vars postlista tas från deras diariesystem bygg- och miljöreda. Listorna sätts nämndsvis i en gemensam pärm, som fylls på dag för dag. Samma postlista ur W3D3 används på KS-förvaltningen, men den förvaras på förvaltningen. Samhällsbyggnadsförvaltningens postlista ligger dock i den pärm som förvaras på medborgarkontoret, med anledning av att förvaltningen är inrymd i samma byggnad som medborgarkontoret. 5.1.4 E-postkorrespondens Kommunikation sker också via e-post på den kommunövergripande nivån. En av de generella e-postadresserna går till kommun@astorp.se och hanteras av medborgarnämndens medborgarkontor. Medborgarkontoret skickar meddelandet vidare till den eller de registratorer/nämndssekreterare som de anser ärendet berör. Ett svar skickas sedan till avsändaren om hur hanteringen av meddelandet gått till. E-post till ksf@astorp.se går till kommunstyrelseförvaltningens registrator som antingen registrerar meddelandet som inkommande handling eller skickar det vidare till den som kan hantera det meddelandet gäller. Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 8
5.2 Bildningsnämnden Inom bildningsnämnden är det den centrala förvaltningsadministrationen som är anslutna till kommunens ärendehanteringssystem W3D3. Centralt registreras således både in- och utgående handlingar, i samma utsträckning som centralt i kommunen. Denna hantering sköts av förvaltningens nämndssekreterare. Respektive verksamhetsenhet är däremot inte anslutna till W3D3, utan var och en har ett eget system för diarieföring/ärendehantering. Systemen är elektroniska eller i pappersform, beroende på hur den enskilda verksamhetsadministrationen valt att bygga upp dem. Det är som regel rektorsassistenterna som sköter detta på de olika enheterna. De enda handlingar från enheterna som diarieförs centralt är handlingar som ska till nämnden för behandling/beslut. Förvaltningens handlingar finns i W3D3 från 2006-01-01 och framåt, men under beteckningen barn och utbildning första året som var före omorganisationen. Dagens post till förvaltningen öppnas och ankomststämplas av nämndssekreteraren. De handlingar som ska diarieföras registreras och scannas in i W3D3. Posten ligger sedan tillgänglig under dagen för de som är intresserade av att ta del av den. Därefter arkiveras registrerade handlingar i pärmar. Även den allmänna e-postadressen bin@astorp.se går till nämndssekreteraren, som hanterar denna form av inkomna handlingar enligt samma rutiner som om de kommit på papper. Nämndssekreteraren besvara också e-posten i de fallen så krävs. När nämndssekreteraren är frånvarande täcker andra medarbetare på förvaltningskontoret upp. Utgående allmänna handlingar uppges vara färre än inkommande. Handläggare ger kopia på sina utgående allmänna handlingar till nämndssekreteraren för registrering och arkivering. Mallar för utgående handlingar finns som bilagor till det PM om skrivetik som finns upprättat på förvaltningen. I PM:et framgår även riktlinjer för upprättandet av kallelser, protokoll och tjänsteskrivelser. Sekretessbelagda handling finns i liten utsträckning inom förvaltningen. Inkommande och utgående sekretesshandlingar registreras som övriga handlingar med den skillnad att de inte scannas in i systemet. Arkiveringen sker åtskiljt från övriga handlingar inlåst i ett arkiv med begränsat tillträde. 5.3 Medborgarnämnden Medborgarnämnden har egna dokumenterade rutiner för ärendehantering med flödesschema över hur inkommande handlingar ska vandra i organisationen. Rutinerna gäller för hela medborgarförvaltningen och är framtagna där. Alla inkommande handlingar via posten kommer till nämndssekreteraren. Där ankomststämplas de som inte redan är stämplade på medborgarkontoret. Därefter fördelas handlingarna för diarieföring i systemen. Nämnden har två IT-system för sin ärendehantering, men rutinerna gäller för tre system eftersom bygg- och miljönämndens handlingar tillhör medborgarförvaltningen. Det kommungemensamma systemet W3D3 används för handlingar som inte tillhör individärenden, utan nämndens verksamhet mer allmänt. Domar och eventuella överklaganden, som kan vara sekretessbelagda, registreras också i detta system. Det är nämndssekreteraren som sköter registreringen i W3D3. Handlingarna finns inscannade i systemet sedan det infördes 2007, men troligen inte tidigare. Sekretessbelagda handlingar scannas dock inte in i systemet, utan förvaras i en separat pärm som låses in i ett närarkiv. Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 9
Sekretesshandlingar skickas heller ej ut med ordinarie nämndshandlingar. När sekretesshandlingar är en del av nämndshandlingarna kvitteras de ut av nämndsledamöterna i medborgarkontoret, efter meddelande från nämndssekreteraren. Alla handlingar som rör sekretessärenden skrivs ut på rosa papper. För individärendena använder handläggarna ärendehanteringssystemet Procapita. Alla handlingar som rör ett individärende registreras här, och samtliga är sekretessbelagda. I detta system är det endast de enskilda handläggarna som registrerar. Utgående handlingar både skapas och sparas i Procapita. Genom att skapa utgående handling direkt från klientakten förs även klientens adress automatiskt in på brevet. I Procapita finns en brevmall att utgå ifrån för utgående handlingar. Färdiga blanketter för särskilda ärenden finns också för korrespondensen med klienterna. Handlingar som ska skickas från handläggare till länsrätten för överklagande upprättas i ordinarie ordbehandlingsprogram och skrivs sedan ut för överlämnande till nämndssekreteraren, som registrerar handlingen i W3D3. Dokument som upprättas i ordbehandlingsprogrammet sparas aldrig utan det är pappersversionen, och den inscannade handlingen, som arkiveras. En särskild rutin finns också för utskick av kallelse och handlingar till medborgarnämnden. Rutinen innehåller även upprättandet och expedieringen av protokollen från nämnda sammanträden samt diarieföringen av besluten. E-post som skickas till den allmänna adressen mbf@astorp.se tas också emot av nämndssekreteraren. De meddelanden som ska diarieföras skrivs ut och diarieförs sedan som om de inkommit på papper. Meddelanden som ska till handläggare vidarebefordras, efter eventuell diarieföring. Meddelanden skickas inte från denna adress när svar ges, utan från respektive handläggares. Angående medborgarnämndens interna kontroll på området, se kap 6 nedan. 5.4 Bygg- och miljönämnden Eftersom bygg- och miljönämndes verksamhet tillhör medborgarförvaltningen är det samma rutiner som gäller för handlingar som rör det området. Även denna nämnd har dock två system för sin ärendehantering. Det som inte rör ärenden kring tillsynen eller på annat sätt enskilda medborgare registreras i W3D3, efter likartad uppdelning som medborgarnämnden har. För de enskilda ärendena i arbetet med tillsyn och lovgivning används ärendehanteringssystemet EDP Bygg- och miljöreda. Detta system används av både nämndssekreterare och enskilda handläggare. Inscanningen av inkommande handlingar i Bygg- och miljöreda påbörjades cirka ett år senare, 2008, än i W3D3. Någon inscanning av äldre handlingar har inte skett. Personalen i medborgarkontoret har tittbehörighet aven i detta system, för att kunna serva medborgare med eventuella handlingar. Medborgarförvaltningens nämndssekreterare plockar ut dagens postlista ut Bygg- och miljöreda för distribution till medborgarkontoret. De av nämndens handlingar som inte rör enskilda ärenden kommer med på den postlista som dagligen tas ur W3D3 för hela medborgarförvaltningen. Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 10
För utgående handlingar finns ett 20-tal olika mallar inscannade i EDP Bygg- och miljöreda. Olika mallar används beroende på sammanhanget, ärendet och mottagaren. Mallen tjänsteskrivelse är dock den mest frekvent använda. För pågående ärenden öppnas mallarna från befintligt diarienummer och sparas därmed automatiskt under rätt nummer. Även adressen för ärendet infogas automatiskt i den utgående handlingen. Arbetet med mallarna är ständigt levande; justeringar görs och nya tillkommer med jämna mellanrum. Även för bygg- och miljönämnden och dess utskotts kallelser och handlingar finns särskild rutin upprättad kring utskicket. Rutinen inkluderar också upprättandet och expedieringen av protokoll samt diarieföringen av besluten. E-postmeddelanden till och från handläggare förs också in i Bygg- och miljöreda om det har anknytning till ärende. Det som inte är knutet till ärenden lagras i handläggarnas egna e- postlådor en tid. Alla handlingar i EDP Bygg- och miljöreda, både in- och utgående, sparas också i pappersform i ärendeakter. Inför slutarkiveringen sparas handlingarna också i annat format, som microfilm, för långsiktig lagring. 5.5 Hälso- och omsorgsnämnden På hälso- och omsorgsförvaltningen finns ett dokumenterat rutinschema över hur inkomna handlingar ska hanteras. I rutinen framgår också kortfattat hanteringen av de utgående handlingar som är allmänna och offentliga. Alla inkommande handlingar datumstämplas, förutom de som redan är stämplade av medborgarkontoret. Därefter görs uppdelningen mellan det som ska diarieföras och det som är övriga offentliga handlingar. Alla diarieförda handlingar sätts i en originalpärm efter inscanning i diariesystemet. Inscannade handlingar går att söka från 1/1 2006 och framåt i tiden. Nämndssekreteraren tar kopia på alla handlingar och lägger i dagens postfack, där handlingarna byts ut varje dag. Efter en dag i postfacket skickar sekreteraren handlingarna vidare till aktuell handläggare. Sekretesshandlingar läggs dock direkt till handläggaren. Meddelande om sekretessbelagda handlingar ges till förvaltningschefen, vilken också är den som gör en prövning av om en sekretessbelagd handling får lämnas ut. Liksom medborgarnämnden/medborgarförvaltningen har hälso- och omsorgsnämnden/förvaltningen två system för sin ärendehantering. Diarieföringen sker i W3D3 utifrån fastställda rutiner, medan personakterna för individärendena ligger i Procapita. Det gör att samma handling ofta finns registrerad i båda systemen, med ett diarienummer och ett identitetsnummer. Sekretesshandlingar, vilket det är i Procapita, scannas dock inte in i W3D3 vid diarieföringen utan själva originalhandlingen återfinns i pärmar i ett låst arkivskåp med en kopia i pappersakten och inscannad i Procapita. Inför nämndssammanträdena upprättas en pärm med aktuella sekretessbelagda handlingar tillgänglig för nämndsledamöterna under sammanträdet och förstörs därefter. Ibland ingår även sekretessbelagda handlingar i det nämndsutskick som görs med kallelsen till sammanträde. Kopiering av sekretesshandlingar sker som regel på rosa papper för att de ska skilja sig från andra handlingar. Ansvaret för registreringen ser också lika ut som i medborgarförvaltningen; nämndssekreteraren är registrator för både in- och utgående handlingar för hela förvaltningen, medan respektive handläggare registrerar i Procapita. Ansvaret för att övriga utgående handlingar blir registrerade ligger på respektive handläggare/medarbetare, som själv måste meddela registratorn om att utgående handling går iväg. Det gäller även de allmänna handlingar som Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 11
eventuellt expedieras från något av omsorgsboendena. Sekreteraren sköter dock i viss utsträckning även utskick, vilket gör att registrering då sker mer per automatik. Nämndssekreteraren ansvarar också för att ta ut nämndens dagliga postlista ur diariesystemet och sätta in den i pärmen på medborgarkontoret. Om ingen post har kommit till eller lämnat nämnden/förvaltningen intygas detta skriftligen av sekreteraren. Förvaltningens allmänna e-postadress hof@astorp.se går till nämndssekreteraren som skickar vidare till berörd handläggare eller annan medarbetare. Vid behov sker först diarieföring enligt samma rutiner som andra inkommande handlingar. 6. Intern kontroll Någon övergripande intern kontroll (IK) uppges inte finnas kopplad till ärendehanteringen. Det innebär att det inte utförs några kontinuerliga kontroller av om registreringen av in- och utgående handlingar i ärendehanteringssystemet fungerar. Det finns därmed heller inte klarlagt i kommunen vem som övergripande ansvarar för detta. Ärendedokumentationen finns med i 2009 års IK-plan för medborgarnämnden. Momentet anges inkludera hela ärendehanteringen från in- och utgående handlingar till beslutsfattandet. Arbetet utifrån planen påbörjades under våren med stickprovskontroller på handlingar. Fler stickprovskontroller ska göras under hösten, innan arbetet återrapporteras till nämnden. 7. Analys Det finns generellt ett stort behov av att styra upp hanteringen av allmänna handlingar inom kommunen. Införandet av ett kommungemensamt ärendehanteringssystem samt organisation av förvaltningar och nämnder gav upphov till frågetecken/problem som fortfarande inte är lösta. För det nuvarande kommunövergripande ärendehanteringssystemet behöver systemägarens roll och ansvar dokumenteras. Det förslag till kommunövergripande rutiner för hanteringen av allmänna handlingar som tidigare tagits fram bör snarast färdigställas och om så behövs arbetas om för att passa nuvarande arbetssätt. Det är en brist för kommunen att inte ha fastställda gemensamma riktlinjer för hanteringen av allmänna handlingar. Inom varje nämnds verksamhet finns någon form av dokumenterad rutin kring hanteringen av allmänna handlingar, antingen för ingående, utgående eller för både och. En samordning där de bästa delarna från varje verksamhet överförs till övriga skulle vara en kvalitetshöjning i hanteringen av allmänna handlingar inom kommunen. Därför är det viktigt att den arbetsgruppen som finns för dessa frågor fortsätter sitt arbete med tydligt mandat. Centralt inom nämndernas verksamheter tycks hanteringen fungera i enlighet med lagstiftningen, trots bristen på kommunövergripande riktlinjer. Däremot är det osäkert hur det fungerar på varje enhet, till exempel omsorgsboende eller skola, inom kommunens verksamhet. Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 12
Här är av yttersta vikt att kommunen säkrar hanteringen i hela organisationen, både genom att fastställa rutiner och genom utbildning där behov identifieras. Ytterligare osäkerheter som finns kring hanteringen av allmänna handlingar är bristen på intern kontroll på området. Det saknas kontrollmoment som säkrar att diarieföringen verkligen fungerar. Ingående handlingar har mer inarbetade rutiner och sköts av en begränsad mängd personer, vilket ger en större säkerhet i hanteringen. Utgående handlingar ska däremot skötas av en stor del av de anställda, men någon kontroll över att de som behöver har rätt kunskap finns inte. Detta tillsammans med avsaknad av kommunövergripande dokumenterade rutiner ger stor osäkerhet. Åstorp den 26 augusti 2009 Hanna Ershytt Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 13
Bilaga 1 Muntliga kontakter Göran Clausson, kommunchef Sari Wallström, samordnare och handläggare - medborgarförvaltningen Håkan Nilsson, bygglovshandläggare medborgarförvaltningen Rose-Marie Olsson, nämndssekreterare bildningsförvaltningen Toni Sager, socialsekreterare - medborgarförvaltningen Louise Sahlsten, nämndssekreterare medborgarförvaltningen Katharina Stjernberg, chefsassistent kommunstyrelseförvaltningen Jasna Tomic, nämndssekreterare hälso- och omsorgsförvaltningen Skriftliga källor Utkast till kommungemensamma rutiner Rutiner för hanteringen av allmänna handlingar på medborgarkontoret Rutiner för hanteringen av allmänna handlingar på hälso- och omsorgsnämnden PM Skrivetik - Bildningsförvaltningen Åstorps kommun Granskning kring allmänna handlingar, augusti 2009 14