Slutrapport för projekt lättlästa handlingar

1 (18) Rapport Datum 2014-08-20 Diarienummer RS 2777-2012 Västra Götalandsregionen Kommunikationsavdelningen Regina Andersson, projektledare regina.andersson@vgregion.se 070-952 61 21, 010-441 01 35 Slutrapport för projekt lättlästa handlingar Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 2 (18) Innehåll Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Om projektet lättlästa handlingar... 4 Målgrupper och ansvar... 5 Resurser för projektet... 5 Kommunikation och förankring... 6 Mallar och riktlinjer för enhetliga och begripliga handlingar... 6 Utbildning... 7 Effektmål och resultat... 8 Mallar och riktlinjer används... 8 Volymen minskar... 8 Enkelt och begripligt språk... 10 Begripliga handlingar som tar rimlig tid att läsa... 11 Erfarenheter av projektarbetet... 14 Att hålla klarspråket levande... 14 Handlingsplan för klarspråk... 14 Klarspråksarbete inom övriga förvaltningar... 16 Från projekt till ett nytt sätt att arbeta... 17

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 3 (18) Sammanfattning Handlingarna för politiska beslut i Västra Götalandsregionen (VGR) ska ha en tydlig och gemensam struktur, ett begripligt språk och rimlig volym. Det är syftet med projekt lättlästa handlingar som startade som ett uppdrag från regiondirektören till cheferna inom de centrala kanslierna i december 2012. I slutrapporten vill vi (projektledare och projektarbetsgrupp) berätta vad vi gjort inom projektet, dela med oss av erfarenheter och sammanfatta resultatet. Med gemensamma mallar, riktlinjer för klarspråk i handlingar, utbildningar och kommunikationsinsatser har vi lagt en grund för det fortsatta arbetet. Rapporten är riktad till regiondirektören, som är projektägare, men också till andra som vill läsa om hur vi har arbetat för att skapa mer begripliga och bättre strukturerade handlingar för politiska beslut. Enligt uppdragshandlingen skulle förändringsarbetet efter ett år ha uppnått fem olika effektmål: 1. Mål: En granskning visar att samtliga handlingar skrivs och utformas enligt de mallar och riktlinjer som gäller. Bland annat finns kortfattade och informativa sammanfattningar i alla tjänstutlåtanden, rapporter och liknande. Resultat: Inom projektet har vi tagit fram en gemensam mall som ska användas för samtliga tjänsteutlåtanden till regionstyrelsen och regionfullmäktige. De flesta använder mallen, men inte alltid på rätt sätt. Arbetsgruppen har efter en första granskning identifierat vanliga svårigheter med att använda mallen och återkopplat till chefer och handläggare hur det kan bli bättre. 2. Mål: Handlingarna har minskat i volym med 50 procent. Resultat: Vid mätningen av volymen (antal sidor per ärende) har handlingarna totalt sett minskat, men målet är inte uppnått. 3. Mål: Textanalyser visar att språket är enkelt, begripligt och korrekt. Resultat: Textgranskningen visar att läsbarheten har ökat något. Enligt projektets språkkonsult innebär dessutom den nya mallen att läsaren vet vad som står var och slipper fundera på var hen ska leta efter viss information. Innehållet upplevs därför tydligare. 4. Mål: En majoritet av politikerna anser att handlingarna till mötena är begripliga och lättöverskådliga. Resultat: När det gäller förändringarna i innehåll och struktur visar politikerenkäten att en majoritet har märkt en förändring och det är fler av de svarande som är positiva till förändringarna än tvärtom. 5. Mål: En majoritet av politikerna anser att den tid det tar att läsa in handlingarna är rimlig.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 4 (18) Resultat: I politikerenkäten uppger en majoritet att det tar rimligt lång tid att läsa handlingarna. Ett flertal påpekar att det är för mycket handlingar, men samtidigt tycker ungefär hälften att bilagor är viktiga. Vi föreslår också i slutrapporten hur arbetet ska leva vidare och vi hoppas kunna inspirera andra, även utanför VGR, till att arbeta för ett begripligare språk. För det finns många viktiga fördelar. Som den demokratiska aspekten, att alla har rätt att förstå, och den ökade effektiviteten i läsandet, att det går snabbare att ta till sig ett budskap som man förstår. Så här kan ett framtida önskat läge i VGR se ut när begripliga handlingar är det självklara för chefer och medarbetare: Vi prioriterar att skriva begripligt utifrån läsarens behov. Vi tar ett gemensamt ansvar för att handlingarna har rätt innehåll så att volymen hålls nere och det är tydligt vad politikerna förväntas besluta om. Vi stöttar varandra genom att läsa texter och ge konstruktiv kritik. Vi samarbetar över avdelningsgränserna för att få och ge nya perspektiv på det vi skriver. Inledning En avgörande framgångsfaktor för arbetet i projektet har varit regiondirektörens engagemang och vilja att kommunicera förändringsarbetet, framförallt gentemot cheferna. Det har gett projektledaren och arbetsgruppen ett tydligt mandat och gjort det lättare att driva arbetet framåt. Regiondirektören har också varit tydlig med chefens ansvar för att varje enskild medarbetare har de förutsättningar hen behöver. Det handlar både om förutsättningar att skriva begripligt och att hantera ärendena på ett professionellt sätt så att det som finns med är det som behövs för att besluta. Om den som skriver handlingar ska lyckas hela vägen måste det finnas tid för att arbeta med sitt skrivande i den dagliga verksamheten, att ställa om, att lära sig mer och i många fall att tänka på nya sätt. Först då kan vi i VGR helt leva upp till projektets intentioner att det alltid är målgruppens behov som styr hur vi formulerar oss och att en text som läsaren inte förstår faktiskt är en onödig text. Om projektet lättlästa handlingar I december 2012 beslutade regiondirektören om ett uppdrag med följande syfte: Det ska vara lätt att läsa och förstå de skrivna handlingarna till VGR:s politiska organ oavsett förkunskaper. Invånare ska kunna sätta sig in i ett ärende på rimlig tid och med rimlig ansträngning. Våra egna politiker ska med en rimlig tidsinsats kunna läsa handlingarna till ärendena de ska besluta om. Bakgrunden var att det kommit synpunkter från politiker om att det tog allt längre tid att läsa in handlingar inför politiska möten, att handlingarna ofta var mycket omfattande, svåröverskådliga och med ett språk som var svårt att förstå.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 5 (18) Projektet lättlästa handlingar genomfördes under 2013 och första halvan av 2014. Regiondirektören gav uppdraget till cheferna för de centrala kanslierna, men på sikt ska uppdraget ha effekt på och gälla hela VGR. Kommunikationsavdelningen på regionkansliet fick i uppdrag att stötta och samordna arbetet och utsåg en projektledare. Projektledaren har tillsammans med representanter från de olika avdelningarna drivit arbetet framåt. Dessutom anlitades redan från start en språkkonsult. Tillsammans har vi skapat förutsättningar för att ta fram begripliga handlingar genom mallar och riktlinjer, utbildningsinsatser samt kommunikation och förankring. Projektet har också haft ett nära samarbete med gruppen som tagit fram riktlinjer för ärendeberedning för VGR. Målgrupper och ansvar De viktigaste målgrupperna för förändringsarbetet är alla som skriver och hanterar handlingar till regionfullmäktige, regionstyrelsen och dess utskott samt kommittén för rättighetsfrågor, folkhälsokommittén, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden, miljönämnden och regionutvecklingsnämnden. De enskilda handläggarna har ett stort ansvar för att avgöra vilken information politiker behöver för att fatta beslut, vilka bilagor som ska finnas med och vilka man kan hänvisa till på andra sätt. Och, kanske svårast av allt, att skriva så att även den som saknar bakgrundsinformation förstår. Det övergripande ansvaret ligger hos cheferna. Under projekttiden har det bland annat inneburit att se till att handläggarna får den information och det stöd de behöver, att de använder mallar och riktlinjer på rätt sätt och att de deltar i de utbildningar som erbjuds. Cheferna för följande avdelningar ansvarar för förändringsarbetet Regionkansliet Administrativa avdelningen Ekonomiavdelningen HR-strategiska avdelningen Hälso- och sjukvårdsavdelningen Kommunikationsavdelningen Övriga sekretariat och kanslier Folkhälsokommitténs sekretariat Kollektivtrafiksekretariatet Kultursekretariatet Miljösekretariatet Regionutvecklingssekretariatet Rättighetskommitténs kansli När projektet nu avslutas har cheferna ett fortsatt ansvar för att arbetet lever vidare. Det handlar framförallt om att se till att handläggare har de förutsättningar de behöver för att jobba med klarspråk och att tjänsteutlåtanden som kommer till nämnder och styrelser är begripliga, enhetliga och har en rimlig omfattning. Resurser för projektet Projektet har varit prioriterat av regiondirektören och kansliledningen. Därför beslöt man tidigt att avdelningarna inte skulle betala för de utbildningar som erbjöds under projekttiden. Utbildningar, språkkonsult och andra kostnader har finansierats gemensamt av ledningskansliet.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 6 (18) När det gäller personella resurser har kommunikationsavdelningen stått för projektledare samt kommunikationsstöd. Övriga avdelningar i ledningskansliet samt rättighetskommitténs kansli, miljösekretariatet och folkhälsokommitténs sekretariat har varit med i arbetsgruppen. Kommunikation och förankring Projektet har fortlöpande förankrats med regiondirektören som i sin tur kommunicerat muntligt och skriftligt med chefer och medarbetare i olika sammanhang. Cheferna har haft en viktig uppgift när det gäller att kommunicera med sina medarbetare och ansvara för att alla som skriver får det stöd de behöver. Arbetsgruppen har stått för förankring och kommunikation inom sina respektive avdelningar. En del avdelningar utsåg ingen representant till arbetsgruppen utan valde att istället ha en klarspråksansvarig. Dessa hade tillgång till information om projektet och kunde informera vidare, men de deltog inte i projektarbetet. Så har projektet kommunicerats och förankrats Muntlig kommunikation och dialog Koncernledningsgrupperna Regionstyrelsen Gruppledarna Kansliledning Avdelningschefer Nätverk för kanslichefer Nätverk för kommunikationschefer Nätverk för nämndsekreterare Skriftlig information Brev och e-post till avdelningschefer Brev och e-post till förvaltningschefer I-linjen Insidan Webbplats för projektet Webbplats för mallarna Mallar och riktlinjer för enhetliga och begripliga handlingar Mallar och riktlinjer Regiongemensam mall för tjänsteutlåtande ska användas av alla i VGR som skriver handlingar till regionstyrelse och regionfullmäktige. Regiongemensamma mallar för protokoll, föredragningslista, brev, remissyttrande och kortare dokument. Regiongemensam mall för längre dokument. Syfte Skapa en enhetlig och tydlig struktur med fokus på det som är viktigast för läsaren. Beslutsförslag och sammanfattning ska stå först och kunna användas oförändrat i protokollet. Skapa en enhetlig och tydlig struktur i handlingar för politiska beslut. Skapa en enhetlig och tydlig struktur där det alltid finns en sammanfattning först.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 7 (18) Klarspråk i handlingar för politiska beslut Riktlinjer och checklista. Ge konkreta råd och tips om - hur man skriver beslutsförslag - hur man skriver en bra sammanfattning - hur man disponerar ett dokument - ordval och annat som ökar begripligheten. Utöver detta finns det även sedan tidigare en skrivhandledning för VGR med allmänna språkregler och korrekta benämningar samt en webbplats med information och verktyg för alla som arbetar med språk. Riktlinjer för ärendeberedning Arbetsgruppen för lättlästa handlingar har samverkat med den arbetsgrupp som tagit fram regiongemensamma beredningsrutiner. Deras arbete har resulterat i en handbok med riktlinjer som beskriver hur handläggaren ska bereda ärendena för att följa lagar och regler och ta hänsyn till viktiga perspektiv. Regionstyrelsen har beslutat om riktlinjerna i Ärendehandboken som gäller för alla förvaltningar och bolag. Utbildning Under hösten 2013 genomfördes en omfattande utbildningssatsning under namnet Från krångelspråk till klarspråk. Utbildningar & deltagare Regiondirektören samt 31 chefer deltog i någon av de båda halvdagsutbildningarna för chefer. 167 handläggare deltog i någon av de tio heldagsutbildningarna i Göteborg, Skövde eller Vänersborg. 20 kommunikatörer deltog i en heldagsutbildning. Syfte Lära sig mer om klarspråk för att kunna skapa förutsättningar och uppmuntra medarbetarna till att arbeta med ett begripligt språk. Lära sig mer om - klarspråk och att skriva begripligt - de nya gemensamma mallarna - hur man kan använda riktlinjerna. Lära sig mer om klarspråk för att bland annat kunna vara ett stöd på sina respektive avdelningar. Utvärdering av utbildningen Vid utvärderingen av handläggarutbildningen besvarade 139 handläggare av 167 enkäten (83 procent): 97 procent är nöjda med kursens innehåll. 95 procent uppger att de kommer att ha nytta av det de lärt sig. 92 procent kan tänka sig att rekommendera andra att gå kursen. Enkäten besvarades också av 19 chefer (av 21) och 15 kommunikatörer (av 20). Av dessa uppger alla att kursens innehåll var bra och att de kommer att ha nytta av den. De allra flesta kan också tänka sig att rekommendera andra att gå kursen.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 8 (18) Effektmål och resultat Uppdragshandlingen pekar ut fem effektmål som skulle vara uppnådda efter ett års förändringsarbete. Mallar och riktlinjer används Effektmål 1 En granskning visar att samtliga handlingar skrivs och utformas enligt de mallar och riktlinjer som gäller. Bland annat finns kortfattade och informativa sammanfattningar i alla tjänsteutlåtanden, rapporter och liknande. Uppföljning Arbetsgruppen granskar hur mallen för tjänstutlåtande används i handlingarna till regionstyrelsen och regionfullmäktige kontinuerligt under 2014 för att kunna återkoppla till cheferna. Kommentarer och analys Vid den första granskningen i april 2014 såg vi att en övervägande majoritet använder mallen. Det som kan bli bättre i vissa fall är hur besluten formuleras, att rätt saker finns med i sammanfattningarna, att rätt rubriker används och att kontaktuppgifter finns med. Chefer och handläggare har fått återkoppling i form av ett bildspel som illustrerar var det blir problem och hur man kan använda mallen på ett bättre sätt. Dessutom finns det i riktlinjerna (Klarspråk i handlingar för politiska beslut) många exempel på hur man skriver beslutsformuleringar. Volymen minskar Effektmål 2 Handlingarna har minskat i volym med 50 procent. Uppföljning Arbetsgruppen har mätt volymen handlingar genom att räkna antalet sidor per ärende i genomsnitt till de tre första sammanträdena 2013 och de tre första sammanträdena 2014 för respektive nämnd/styrelse: 30 25 20 15 10 5 0 2013 2014 Mål 2014

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 9 (18) Bra att känna till: Regionstyrelsen och regionfullmäktige får handlingar från nämnder och styrelser som inte har omfattats av projektet och därför inte heller haft målet om att minska volymen. För nämnder och styrelser med få ärenden kan ett enstaka ärende påverka volymen oproportionerligt mycket. Kommentarer och analys Diagrammet visar att antal sidor per ärende minskat i de flesta fall, men inte överallt. Vi valde att göra volymjämförelsen genom att räkna antal sidor per ärende eftersom det var en metod som blev förhållandevis rättvis i och med att den tar hänsyn till att antalet ärenden varierar. Eftersom arbetsgruppen fått en del frågor kring just volymmålet att skriva begripligt kan i vissa fall innebära längre texter är det viktigt att konstatera att det inte handlar om att förkorta så att begripligheten blir lidande. Det handlar snarare om att ta bort det som inte behövs för att fatta beslut, exempelvis upprepningar och onödigt detaljerade bilagor. Hanteringen av bilagor uppfattas ibland som svår av handläggarna. Vissa bilagor måste finnas med av formella skäl, och där kan handläggaren bara påverka innehållet och se till att sammanfattningen är bra. Det händer också att politiker har olika syn på vilka bilagor som ska finnas med. Dessutom varierar det om politiker läser handlingarna elektroniskt eller på papper, vilket också påverkar hur man kan hänvisa eller länka till bilagor. En mindre arbetsgrupp under ärendesamordningsgruppen håller på att ta fram kompletterande riktlinjer för regionstyrelsen där man bland annat ska klargöra vilka handlingar som ska skickas till utskott, mellan utskott och styrelse och mellan styrelse och fullmäktige. En större tydlighet kring detta kan förmodligen underlätta för handläggarna. Ambitionen är att arbetet ska bli klart under hösten 2014. Stickprovsanalys av regionstyrelsens handlingar Språkkonsulten fick i uppdrag att göra en särskild analys av handlingarna till ett av regionstyrelsens möten under våren 2014 för att undersöka varför vissa ärenden är så omfattande. Hon konstaterade bland annat att man kan behöva skilja på bilagor som rör det politiska uppdraget och ansvaret (som möjligen inte går att ta bort) och de som rör tjänstemännens hantering av ärenden. Samt att man behöver fundera över gränsen för detaljnivån måste alla veta allt? Avdelnings- och förvaltningschefer har fått språkkonsultens analys och konkreta förslag om hur man kan minska volymen: Gör en checklista för cheferna om vad de bör kolla innan de släpper igenom tjänsteutlåtanden. Ta bort bilagor ur anmälningsärendena. Resonera med politikerna och försök skapa struktur för vilka bilagor som rör politikernas ansvar och vilka som rör tjänstemännens hantering. Använd möjligheten till ytterligare information via länkar.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 10 (18) Enkelt och begripligt språk Effektmål 3 Textanalyser visar att språket är enkelt, begripligt och korrekt. Uppföljning Språkkonsulten har textgranskat handlingarna till regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsutskottet samt rättighetskommittén. Den första granskningen genomfördes i mars/april 2013 och uppföljningen skedde ett år senare. Ytterligare en uppföljning är inplanerad till oktober/november 2014 för att säkra att arbetet går åt rätt håll. Analys av hur begripliga handlingarna är Avdelning Mars/april 2013 Mars/april 2014 Hälso- och sjukvårdsutskottet Kommittén för rättighetsfrågor Regionstyrelsen Relativt korta meningar och relativt låg andel långa ord. Svår text som många gånger förutsätter att läsaren har bakgrundskunskap om termer, register, förkortningar, sjukhusens namn, olika anslag med mera. Förhållandevis svåra texter. Många långa fackord och sammansättningar. Bra struktur. Många långa ord. Lättare än övriga att förstå eftersom de inte är lika informations- och faktatäta. Relativt korta meningar. Fler långa ord, men färre förkortningar gör texten lättare att läsa. Många substantiveringar och passiviseringar. Något längre meningar, men färre långa ord. Läsbarheten har ökat. Bra struktur. Meningslängd, andel långa ord och läsbarhetsindex har minskat, vilket tyder på ökad läsbarhet. Få verb i förhållande till substantiv i rubriker och beslutsformuleringar. Övergripande kommentar till textanalysen 2013 Språkkonsulten konstaterar att texterna förmodligen speglar att hälso- och sjukvårdsutskottet har många främmande uttryck och termer. Kommittén för rättighetsfrågor har ett ganska abstrakt språk med speciella rättighetsord och regionstyrelsen hanterar många olika slags ärenden utan den riktigt djupa och specifika faktakunskapen.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 11 (18) Övergripande kommentar till textanalysen 2014 Språkkonsulten konstaterar att den tidigare iakttagelsen om texternas olika inriktningar och målgrupper kvarstår fortfarande kräver hälso- och sjukvårdsutskottet mer bakgrundskunskap än regionstyrelsen och fortfarande har de olika instanserna egna uttryck, men detta ligger i sakens natur. Den nya mallen gör att läsaren vet vad som står var och slipper fundera på var hen ska leta efter viss information. Denna konsekvens i formen gör att innehållet känns tydligare, även om det inte enkelt låter sig mätas i siffror. Det finns mer att göra när det gäller substantiveringar och passiviseringar i texterna, till exempel Det bedöms behövas där man istället kan skriva Hälso- och sjukvårdsutskottet bedömer att patienterna behöver. Analysen tyder på att texternas läsbarhet (mätt i genomsnittlig meningslängd och ordlängd) blivit mer likartad, oavsett om texterna kommer från den mer övergripande regionstyrelsen eller de mer specialiserade kommittén för rättighetsfrågor respektive hälso- och sjukvårdsutskottet. Det är bra, eftersom konsekvens är viktigt när politikerna ska ta till sig många texter på relativt begränsad tid. Vid förra mätningen varierade läsbarhetsindex mellan 52 och 61 nu har texterna ett läsbarhetsindex på 55-57. Ett läsbarhetsindex på 50-60 betraktas som ett normalt värde för officiella texter och över 60 är mycket svår text, byråkratsvenska. Mer finns dock att göra för att öka läsbarheten, det vill säga minska värdet, generellt sett: Välj aktiva verb. Passiva fraser och substantiveringar döljer vem som gör vad. Jämför: Regionkansliet utvärderar projektet 2015. (Tydligt vem som utvärderar + aktiva verb) Projektet utvärderas 2015. (Otydligt vem som utvärderar + passiva verb) Utvärdering av projektet sker 2015. (Otydligt vem som utvärderar + substantivering) Förklara fackuttryck och förkortningar om du måste använda dem. Dela upp texten i stycken och skriv informativa underrubriker. Variera meningslängden. Bara korta eller bara långa meningar försvårar läsningen. Använd gärna punktuppställningar vid uppräkning. Begripliga handlingar som tar rimlig tid att läsa Effektmål 4 En majoritet av politikerna anser att handlingarna till mötena är begripliga och lättöverskådliga. Effektmål 5 En majoritet av politikerna anser att den tid det tar att läsa in handlingarna är rimlig.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 12 (18) Uppföljning I januari 2013 besvarade politiker och politiska sekreterare en enkät om hur det är att läsa handlingar till politiska organ i VGR. Enkäten följdes upp i mars 2014. De politiker som fick enkäten var ordinarie ledamöter och ersättare i regionstyrelsen samt ordinarie ledamöter i kommittén för rättighetsfrågor, folkhälsokommittén, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden, miljönämnden och regionutvecklingsnämnden. Svarsfrekvensen är förhållandevis låg. Drygt 50 procent av dem som fick enkäten 2014 svarade. Siffran var något bättre 2013. En fråga att fundera på är om resultatet av enkätundersökningen hade sett annorlunda ut om mätningen hade genomförts i början av en mandatperiod med fler ovana politiker. I texterna nedanför inkluderar vi de politiska sekreterarna i begreppet politiker. Jämförelse av politikerenkäterna Januari 2013 April 2014 Tid det tar att läsa handlingarna*: Rimlig/fullt rimlig: ca 60 procent. För lång/alldeles för lång tid: ca 17 procent. Övriga har lagt sig mellan dessa alternativ. Inställning till handlingarna i stort: Fler är nöjda än missnöjda. De allra flesta är nöjda med begripligheten i språk och ärenden. För överskådlighet och struktur är det ungefär lika många nöjda som missnöjda. De flesta är missnöjda med omfattningen handlingar. Hur viktigt eller oviktigt är det att bilagor finns med? Ca 52 procent uppger att det är viktigt eller mycket viktigt att bilagorna finns med. Ca 16 procent uppger att bilagor inte är viktiga eller inte viktiga alls. Tid det tar att läsa handlingarna*: Rimlig/fullt rimlig: ca 41 procent. För lång/alldeles för lång tid: ca 26 procent. Övriga har lagt sig mellan dessa alternativ. Inställning till handlingarna i stort: Resultatet motsvarar det vi fick 2013 (se vänsterspalten). Hur viktigt eller oviktigt är det att bilagor finns med? Ca 50 procent uppger att det är viktigt eller mycket viktigt att bilagorna finns med. Ca 32 procent uppger att bilagor inte är viktiga eller inte viktiga alls. *Kommentar Siffrorna som gäller hur lång tid det tar att läsa handlingar är inte helt jämförbara. 2013 tillfrågades politikerna hur lång tid de lade på att läsa handlingarna till det senaste mötet de varit på och om de ansåg att den tiden var rimlig. 2014 valde vi att ställa frågan mer allmänt: Tycker du att den tid du lägger på att läsa handlingar är rimlig?. Vi såg det som en intressantare uppgift att fånga, än att fokusera på just det senaste mötet.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 13 (18) Synpunkter på volym och bilagor Politikerenkäten 2014 innehöll en kompletterande fråga om bilagor som inte fanns med 2013: Finns det bilagor som du tycker kan ersättas av en sammanfattande text i tjänsteutlåtandet?. 62 procent svarade ofta eller mycket ofta och 17 procent valde alternativen sällan eller aldrig. Politikerna hade också många synpunkter på volym och bilagor som de bidrog med i enkäternas fritextfält. Några synpunkter på varför och när bilagor behövs: För att man behöver kunna följa ärendet och se tidigare instansers beslut. Som underlag när all grundinformation inte finns i handlingarna. Som bakgrundskunskap. Så att man kan vara påläst inför debatten. Alla bilagor behöver finnas med i pappershandlingarna (alla kan inte läsa handlingar via läsplatta). Andra synpunkter på bilagor: Man borde kunna länka eller hänvisa mer till bilagor, istället för att de ska ligga i handlingarna (förslaget återkom flera gånger). Sammanfatta bilagorna och lägg i särskild fil, med ärendenummer. Välj bilagor med urskiljning. Samma information behöver inte upprepas gång på gång, eller finnas i identiska remissvar. Om handlingar säger politikerna att det är för mycket, att de inte behöver vara så omfattande och någon tycker att det är respektlöst med så många sidor handlingar till regionstyrelsen. Synpunkter på förändringar i innehåll och struktur I enkäten 2014 frågade vi också om politikerna märkt om projektet bidragit till förändringar av innehåll eller struktur i handlingarna under de senaste månaderna. De allra flesta uppger att de märkt av förändringar i större eller mindre utsträckning. Här är en sammanfattning av synpunkterna på förändringarna: Fler sidor än tidigare. För många versioner, som kommer för sent. Bättre struktur, tydlighet, men det går att göra mer. Bättre tjänsteutlåtanden, ökad tydlighet, bättre förberett. Bra att förslag till beslut ligger först på sidan, men alla gör inte lika. Beslut i början av ärendet och många sammanfattningar är mycket bättre, men det går att vidareutveckla mer. Språkligt bättre. Inskannade handlingar blir svårlästa. Paginering/kapitelindelning fungerar nu. Det är en klar förbättring. Handlingarna har förändrats, men knappast förbättrats.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 14 (18) Erfarenheter av projektarbetet Projektet lättlästa handlingar har genomfört många olika aktiviteter under relativt kort tid. Här är några av arbetsgruppens reflektioner och gjorda erfarenheter: Regiondirektören har prioriterat frågan om lättlästa handlingar och kommunicerat detta i en rad olika sammanhang. Det har lett till att projektledaren och arbetsgruppen från början haft ett tydligt mandat att driva arbetet. Projektledaren och några av de övriga deltagarna har haft tid avsatt för projektarbetet. Det har gjort det möjligt att hålla den relativt snäva tidplanen och även lägga in ytterligare aktiviteter när vi har sett behov av det. Mötena har varit tillfällen att arbeta praktiskt, bli överens och driva arbetet framåt. En tydlig mötesplan har gjort det lättare för arbetsgruppens medlemmar att planera sitt arbete och det har även varit bra med ett gemensamt dokumentbibliotek. Projektledaren har regelbundet stämt av arbetet med projektägaren och arbetsgruppens medlemmar har vid behov förankrat inom respektive avdelning. Det har funnits en styrka i att vi haft olika kompetenser (chefer, kommunikatörer, nämndsekreterare och utvecklingsledare) som kunnat bidra med varierande kunskap om såväl sakfrågor som hur man arbetar på de olika avdelningarna. Språkkonsulten har funnits med hela vägen. Hon deltog i arbetet med att ta fram dokumentmallar och riktlinjer och kunde sedan förmedla hur arbetsgruppen hade tänkt när hon var kursledare under klarspråksutbildningarna. Att hålla klarspråket levande I december 2013 genomförde arbetsgruppen en analys för att fånga upp de styrkor och svagheter som avdelningarna behövde ta hänsyn till i det fortsatta arbetet med att hålla klarspråket levande. Bland styrkorna nämndes exempelvis att det finns mallar och riktlinjer, verktyg och handledning samt utbildning i klarspråk. Det starka stödet från ledningen lyftes också upp. Bland svagheterna fanns exempelvis att det kostar pengar och tid, att alla chefer inte är engagerade och att arbetet med språk är långsiktigt. Handlingsplan för klarspråk Det som kom fram i analysen bidrog till några av de aktiviteter som finns med i den handlingsplan som cheferna på de centrala kanslierna ska arbeta vidare med på uppdrag av regiondirektören. Aktiviteterna i handlingsplanen handlar framförallt om att chefen måste se till att handläggarna har det stöd och den utbildning de behöver för att arbeta med klarspråk och att man använder de mallar och riktlinjer som finns. Utöver handlingsplanen finns en lista med förslag på andra aktiviteter som kan möta det behov enskilda medarbetare uttrycker eller som chefen ser för avdelningen i stort.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 15 (18) Arbetet med handlingsplanen I maj 2014 frågade vi cheferna för de centrala kanslierna hur arbetet med handlingsplanen kommit igång och vad som planeras framöver. Här är några exempel på vad projekt lättlästa handlingar lett till på avdelningsnivå: Många handläggare har gått klarspråksutbildning och flera av cheferna berättar att de uppmuntrar medarbetare som ännu inte gått att göra det. Något som också är aktuellt i samband med att nya medarbetare börjar. Ett par avdelningar planerar en kombinerad utbildning i klarspråk och den nya ärendehandboken med hjälp av språkkonsult. Det är större fokus på att skriva begripligt, såväl i handlingarna som i annat som skrivs för både interna och externa målgrupper. Inställningen är att det är viktigt med begriplighet och tydlighet och att vi måste hålla arbetet levande. Flera chefer uppger att de har informerat medarbetarna om de stöddokument som finns på Insidan (intranätet) om språk, exempelvis riktlinjerna för klarspråk i handlingar och VGR:s egna skrivregler. Alla använder den nya mallen för tjänsteutlåtande och arbetar aktivt med att hantera de svårigheter som kan dyka upp exempelvis hur sammanfattningarna ska formuleras. På flera avdelningar granskar man varandras tjänsteutlåtanden kollegor emellan. Några avdelningar genomför egna undersökningar av hur politikerna upplever handlingarna när det gäller exempelvis klarspråk och beslutsunderlag. Vissa avdelningar gör egna uppföljningar av struktur, klarspråk och volym i handlingarna. Ett par avdelning har haft praktikanter från språkutbildning och andra planerar att erbjuda praktik framöver för att exempelvis få hjälp att granska texter. En avdelning har uppgett att de ska ta fram en ordlista med avdelningsspecifika ord. Ett sätt att skapa gemensam förståelse för de nya mallarna Rättighetskommitténs kansli har genomfört en workshop kring de nya mallarna för att skapa gemensam förståelse. Deras klarspråksverkstad får utgöra ett gott exempel på hur man kan skapa intresse kring språket och lära av varandra på ett roligt sätt. Flera avdelningar funderar på att göra något liknande. Workshoppen inleddes med att man gick igenom mallarna och diskuterade vad som bör finnas under varje rubrik. Man visade också exempel på tjänsteutlåtanden med förslag på hur de hade kunnat förändras enligt de nya riktlinjerna för klarspråk. Därefter följde en praktisk övning kring tjänsteutlåtandemallen. Handläggarna fick i uppgift att två och två skriva ett tjänsteutlåtande utifrån ett gemensamt ämne. Hela gruppen gick sedan igenom samtliga förslag och diskuterade hur de olika paren löst uppgiften. Man jämförde beslutsmeningar, sammanfattningar, underrubriker och vart besluten skulle skickas. Varje par fick också motivera sina lösningar och lära av varandra.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 16 (18) Chefen för rättighetskommitténs kansli menar att man med fördel skulle kunna göra om övningen fler gånger för att utbyta kunskap och erfarenheter. Klarspråksarbete inom övriga förvaltningar Regiondirektören beslutade 2013 att den nya mallen skulle användas för alla tjänsteutlåtanden som gick till regionstyrelsen och regionfullmäktige från och med 1 januari 2014. Det innebar att mallen även skulle gälla för förvaltningar och avdelningar som inte omfattats av projekt lättlästa handlingar. I november 2013 arrangerade arbetsgruppen därför ett seminarium om klarspråksarbete för samtliga förvaltningar. Syftet var dels att informera om den nya mallen, dels att inspirera till eget klarspråksarbete. Sammanlagt deltog 31 personer från 21 förvaltningar eller avdelningar. Vi har under våren 2014 frågat förvaltningscheferna om det pågår någon form av klarspråksarbete inom deras förvaltningar. I svaren kan vi se att förvaltningarna känner till att projektet finns och att de är engagerade i att använda rätt mall för tjänsteutlåtanden och i att det ska vara ett begripligt språk. Flera förvaltningschefer berättar också om ett större fokus på klarspråk sedan projektet startade. Även i de fall där man inte har gjort någon specifik satsning på klarspråk så uppger flera chefer att man inom förvaltningen strävar efter att uttrycka sig begripligt gentemot målgrupperna. Genomförda satsningar Några chefer berättar att medarbetare haft möjlighet att delta i klarspråksutbildning eller inspirationsseminariet i projektets regi och en del förvaltningar har genomfört egna utbildningar. Ett exempel är hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli som har haft sammanlagt fem utbildningstillfällen med språkkonsult under våren 2014 ett på varje kontor samt ett uppsamlingstillfälle. Många förvaltningar skriver inte särskilt många tjänsteutlåtanden och de klarspråkssatsningar som har genomförts är därför oftast riktade till målgrupper som invånare, patienter, resenärer eller besökare. Flera av sjukvårdsförvaltningarna har genomfört egna satsningar på klarspråk: Alingsås lasarett ska identifiera vilket informationsmaterial till patienter som behöver tas fram i anpassad form och sjukhuset har tidigare genomfört ett större projekt kring kallelser. Angereds Närsjukhus har haft en utbildningsdag för alla anställda med en föreläsning om normkritisk textgranskning samt workshop. Vidare har sjukhuset tagit fram en skrivhandledning för att skapa lättlästa dokument, reviderat riktlinjer för översättning och tagit fram principer för trycksaker så att de stämmer överens med sjukhusets arbete med mänskliga rättigheter och krav på lättläst och begriplig information. Sjukhuset har också tagit fram riktlinjer för att hantera e-post och håller på att se över kallelser och medföljande patientinformation. NU-sjukvården har utbildat chefer, handläggare och andra som skriver beslutsunderlag med hjälp av språkkonsult. Förvaltningen ska framöver koppla ihop klarspråksarbetet med implementeringen av ärendehandboken.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 17 (18) Södra Älvsborg Sjukhus har genomfört ett studentprojekt tillsammans med Högskolan i Jönköping och anestesikliniken för att ta fram lättläst, enhetlig information om hur patienterna ska förbereda sig inför en operation. Målet är att minska antalet operationer som ställs in på grund av att patienterna inte har fastat innan. Detta kräver både tydlig skriftlig och muntlig information. Från projekt till ett nytt sätt att arbeta Projektet lättlästa handlingar avslutas i juni 2014. Genom projektet har arbetsgruppen skapat förutsättningar att ta fram handlingar med ett begripligt språk, en tydlig struktur och rimlig omfattning. Nu gäller det att jobba vidare med både språk och innehåll i handlingarna. Och vi behöver göra det tillsammans, såväl chefer som medarbetare i VGR, om vi ska åstadkomma en verklig förändring. Det kan vara svårt att ändra sitt sätt att skriva, både praktiskt och känslomässigt. Det kan ta tid och man kan behöva hjälp bra verktyg och handledningar, någon att diskutera med, återkoppling, konstruktiv kritik och uppmuntran. Cheferna har, som vi tidigare påpekat, en viktig uppgift när det gäller att se till att varje enskild individ får det stöd hen behöver för att skriva begripligt. Men också när det gäller att vara goda förespråkare och framhålla hur viktigt det är med ett språk och innehåll som utgår ifrån vad läsaren behöver veta och förstå. Arbetsgruppen är ett fortsatt stöd under 2014 Under våren 2014 har arbetsgruppen arbetat med att följa upp och avsluta projektet, men vi har också fokuserat på sådant som ska underlätta i det fortsatta arbetet. Vi har till exempel tagit fram en politisk ordlista med ord som används under politiska möten och sett till att nya medarbetare får information om hur VGR arbetar med klarspråk i handlingarna. Under hösten 2014 har arbetsgruppen några ytterligare uppföljningar som ska genomföras: hur mallen för tjänsteutlåtande används och att våra texter inte blir svårare igen (språkkonsulten gör en uppföljande textgranskning i oktober). Vi behöver också föreslå hur organisationen ska följa upp förbättringsarbetet framöver. Dessutom har arbetsgruppen ett fortsatt uppdrag att kommunicera kring klarspråk och uppmärksamma projektet i olika kanaler under hela 2014. Och vi behöver fortsätta lyfta frågan om att minska volymen handlingar. Att tänka på i det fortsatta arbetet Den nya fasen av arbetet handlar om att förvalta och fortsätta utveckla arbetet med begriplighet, tydlighet och innehåll i handlingarna för politiska beslut. Vi behöver arbeta för en språklig kultur där läsarens behov av information styr vad och hur vi skriver, vare sig det handlar om tjänsteutlåtanden eller något annat. Den allra viktigaste faktorn för framgång är, precis som under projekttiden, chefernas engagemang, kunskap och stöd. Det är cheferna som har ansvar för att göra resten av arbetet möjligt att det är prioriterat och får ta tid att göra rätt.

Slutrapport för projekt lättlästa handlingar, 2014-08-20 18 (18) Så här kan ett framtida önskat läge i VGR se ut när begripliga handlingar är det självklara för chefer och medarbetare: Vi prioriterar att skriva begripligt utifrån läsarens behov. Cheferna föregår med gott exempel. Vi tar ett gemensamt ansvar för att handlingarna har rätt innehåll så att volymen hålls nere och det är tydligt vad politikerna förväntas besluta om. Alla rapporter och längre dokument innehåller tydliga och självständiga sammanfattningar. Vi stöttar varandra genom att läsa texter och ge konstruktiv kritik. Vi samarbetar över avdelningsgränserna för att få och ge nya perspektiv på det vi skriver. Klarspråkskurser på olika nivåer finns alltid med i VGR:s kurskatalog. Såväl nya som befintliga handläggare utvecklar sitt skrivande. Alla ska ha genomgått minst en utbildning i klarspråk. Nya handläggare får information om hur VGR arbetar med klarspråk. Vi har en upphandlad språkkonsult som bland annat kan utbilda, inspirera och granska texter vid behov. Vi följer upp klarspråksarbetet årligen. Det är alltid läsarens behov som styr hur vi uttrycker oss. Vi har en kontinuerlig dialog med politiker för att lyssna in deras synpunkter.