Va rmlands Orienteringsfo rbund Protokoll Distriktsstyrelsen nr 8 Tid och plats Idrottens Hus i Karlstad, onsdagen den 30 oktober 2013 Närvarande ledamöter Örjan Beckius Sören Johansson Britt-Marie Lundqvist Elisabeth Gustavsson Patrik Norlin Distriktsordförande Övriga deltagare Monika Wikström Protokollsekreterare Allan Jonsson Hedersledamot Lämnat återbud Ylva Ekberg Linda Take Sammanträdets öppnande 75 Distriktsordförande Örjan Beckius förklarar mötet öppnat och hälsar alla välkomna. Justering 76 att utse Elisabeth Gustavsson att jämte mötesordförande Örjan Beckius justera protokollet. Dagordning 77 att Komplettera med ärendena Arkiveringspolicy, Extern hårddisk/usb, OL-konventet, Skogskarlarna, Tipsidé, Deltagande i VOF s styrelse och SOFT s valberedning under Övriga frågor samt att därefter fastställa utsänd dagordning. Föregående mötes protokoll 78 Styrelsen går igenom föregående mötes protokoll samt Extra styrelsemötesprotokoll 2013-10-03 att Lägga protokoll 7/13 och Extra styrelsemötesprotokoll 2013-10-03 till handlingarna. O-Ringen i Värmland 79 Örjan rapporterar att ansökan är inskickad och mottagen av O- Ringen AB. Ansökan tillgodoser alla önskemål som O-Ringen AB har på arrangör. Det är dock frågetecken när det gäller bolagiseringen av O-Ringen AB och vem som är ansvarig för vad. Ett möte måste till mellan parterna för att reda ut frågetecknen. Arrangörsföreningen 1
ska skriva avtal med O-Ringen AB. VOF s Valberedning ska hjälpa till att finna styrelserepresentanter, 6-7 st. till Värmlands Arrangörsförening. Anders Johansson, Jösse är sammankallande i Valberedningen. Gunnar Nyman, OK Djerf och en från SISU Forshaga SK (oklart vem) ingår också. Arrangörsföreningen ska vara jämnt fördelad när det gäller ålder, kön och geografiskt i distriktet. Arbetsgruppens förhoppning och ambition är att ha någon inspirationsföreläsare från Eksjö eller Halmstad den 23/11. Intressant är att veta Hur har de använt O-Ringen för att öka orienteringen i Eksjö-Småland? Arbetsgruppen planerar också att den 23/11 presentera styrelsen i Arrangörsföreningen och huvudfunktionärerna för O-Ringen i Värmland. Örjan berättar att söndagkvällarna är vigda till tfn-möten i arbetsgruppen. att Örjan fortsätter rapportera hur det går med O-Ringen. OL-Forum/galan 80 Ett möte för bildande av Arrangörsföreningen är inbokat på Deje Folkets Hus klockan 10.30 den 23/11. Styrelsen konstaterar att ett förtydligande om de parallella programpunkterna måste ut till klubbarna snarast! IdrottOnline blir som ett diskussionsforum där alla kan vara med och delge sina kunskaper. Världens bästa idrottsförälder med tillägget/ledare. Ungdom elit blir Ungdom/Juniorer/seniorer och blir ett grupparbete Hur ska tävlingarna i Värmland se ut? Hur ska vi locka andra distrikt till Värmland o.s.v. Dansbandet är bokat, De kostar 2000 kr och en (Anders Eriksson) bjuds på middagen. Patrik tar fram bioförslag. Tema Tävling att förtydliga alla punkter i den parallella programpunkten, att förtydliga att det är dans och mingel, att Monika skickar Pressmeddelande till media, att Monika sammanställer de förslag till nominering som kommit in och att Örjan därefter kallar till ett telefonmöte samt att 50/50 lotteri ordnas av Elisabeth. Styrelsen bryter för SISU-diskussion Sören delar ut deltagarstatistik för 2013 och tävlingsprogram för 2014. Sören berättar om Banläggarkort. De finns för att kvalitetssäkra banläggningen på våra tävlingar. Av årets banläggare var endast 3 utan banläggarkort. Banläggarkurs och eller Banläggarträff krävs för att få det första kortet, som är blått = steg 1. Om man bara har deltagit på Banläggarträffen ska man kunna visa på att man lagt lite banor på t.ex. närtävlingar, varit biträdande banläggare eller dylikt. Banläggarkort 1 får lägga nationell tävling men inte elittävling. För att få banläggarkort 2, grönt kort, ska man ha lagt en nationell tävling de senaste 5 åren. Man måste söka kortet för att få nästa steg. Bankontrollanten är viktigare än många tror. Bankontrollanten ska ha samma kort som banläggaren. Bankontrollantens uppgifter finns att läsa på SOFT s hemsida. Bland annat ska de kolla alla banor 2
gentemot angivelserna innan tävling. TK hade möte för 14 dagar sen. Bland annat gick man igenom årets deltagarstatistik, se bilaga 1. Positivt med fler deltagare i år. Kommittén Justerade även nästa års Tävlingsprogram. Lesjöfors frågar om de kan flytta fram sin tävling pga. att Landslaget har läger 23/8. Man har bestämt att Vandringspriset för Värmlandsserien ska samma klubb ha fått fem inteckningar innan man får behålla tavlan. Det var 18 deltagare på banläggarträffen där Jan Olm hade förberett sig väl. Han tipsade t.ex. om smarta lösningar när det finns dåligt med ledstänger. Efter lunch hade man grupparbete med olika färger/banalternativ, väldigt intressant. Fem stycken sökte banläggarkort på plats. När Banläggarträffen ska ha ungdomstema så är det ett önskemål från Ungdomskommittén att de tillsammans med den som håller i träffen går igenom banorna innan. Planering VP/Budget och ÅB 81 Årsberättelse och Verksamhetsplanen kan kommittéerna börja med redan nu. Verksamhetsdag för styrelse och kommittéer planeras till lördagen den 18/1. Budgetäskande innan jullovet. Budgetmöte i början på januari. att Årsberättelse och budget skickas in före jullovet och att Verksamhetsplanen ska vara klar till den 18/1. Kommittéernas rapportering 82 a)ungdom Patrik berättar att Kommittén har mailat om Lilla VM programmet där kommittén inte riktigt är överens om hur många deltävlingar som ska ingå. Puttes pris har diskuterats. Kommittén tycker det är kul att ge priset för något som inte är så resultatinriktat. Det visar att alla ungdomar kan få priset. Nästa möte är till veckan. b)kartor c)naturpasset Britt-Marie rapporterar att kommittén har haft möte. Bengt Stark slutar i kommittén men Mattias Modin, IF Örnen har tackat ja till tävlingskontrollantuppdraget. Elisabeth informerar att OK Fryksdalen har rapporterat in 107 pass i Torsby. Det är dags nu att påminna klubbarna att de ska redovisa sin försäljning av NP. Övriga rapporter 83 a) Ordförande Örjan har fått inbjudan till SDF-konferens i Dömle den 22-23 november. Tiden är lunch till lunch och Örjan planerar att delta. b) Ekonomi Ylva hälsar att hon skickar ut hur respektive kommittés ekonomi ser ut. c) Kansli Monika rapporterar om de nya LOK-stödsreglerna som börjar gälla 2014-01-01, se bilaga 2. Monika visar också hur VOF s nya hemsida kommer att se ut. Den ska publiceras i slutet av året. d) Projektet Patrik rapporterar från projektet. Han åker runt så mycket det går just nu. Några har det inte passat för i höst. Lektionerna har varit upplagda med en sprintbana där hinder med hjälp av redskap t.ex. blir en plint ett hus, ett Innebandymål blir en brant osv. Patrik håller på att sammanställa nu och kommer att ha en utställning på forum. 3
Patrik har också testat en ny form av Masstartstafett där han delat in klassen i tre lag. Alla får en varsin bana och startar samtidigt i sitt lag. När alla gått i mål stoppas tiden. Man kör alltså ett lag i taget med tidtagningen. Övningen uppskattades mycket av eleverna. Övriga frågor 83 a) Arkiveringspolicy Monika berättar att VOF har en arkiveringspolicy som det togs beslut om år 2000. Den behöver ses över. att titta på den nästa möte den 3/12. b) Extern hårddisk/usb Gamla hemsidan bör sparas på något sätt. Även bilder m.m. bör sparas säkert på något sätt. att Kansliet köper in USB-minne så att allt blir sparat på ett säkert sätt. c) OL-konventet Det är några stycken som ska till Skövde på OL-konventet från Värmland. Örjan åker på Ordförandeträffen, Sören på tävling, Hans Lidén, Per Martin Svärd och Jonny Jonsson på kart. d) Skogskarlarna Skogskarlarna har skickat mail angående hur bidraget till VOF ska se ut. De vill ha idéer vad pengarna ska gå till så att det kan riktas. De funderar också på om det rör sig om köp av nya kläder att de får med sin logga i så fall? Patrik får ta med. att Patrik får ta med frågan till Ungdomskommittén. e) Tipsidé Patrik berättar om en tipsidé han har. Se bilaga 3. Styrelsen diskuterar frågor som: Vad säger skatteverket? Kan man kalla insatsen och eventuella vinster för gåva? Måste vi ha Lotteritillstånd? att att att Inkomsten på lotteriet kommer hela verksamheten till del, Bifalla Patriks idé men att det kollas upp så att allt går rätt till med tillstånd osv samt Patrik kollar med Degerfors IF hur de gör med sin tipsklubb. f) Deltagare i VOF s styrelse g) SOFT s valberedningen Styrelsen diskuterar sammansättningen och om en representant i styrelsen måste var kopplad till en kommitté. Flera tror att det kan vara lättare att få intresserade till styrelsen om man inte är knuten till en kommitté. att representanter från Tävlingskommittén och Ungdomskommittén är viktiga men annars inget krav att vara kommittéansluten i styrelsen. SOFT s valberedning har skickat skrivelse om att de behöver förslag på namn som kan ingå i SOFT styrelsen. Valberedningen har också ringt till Örjan. att Värmland inte har några förslag till SOFT-styrelsen då vi har svårt att få full styrka i vår egen styrelse. 4
Avslutning 84 Nästa möte är planerat den 4/12. Mötet krockar då med Kylklampen som har deltävling i Karlstad. Styrelsen ändrar mötet till tisdagen den 3/12 istället. Då kommer vi att ha ett gemensamt julbord. Örjan tackar mötesdeltagarna och mötet avslutas därefter. Vid protokollet Justeras Justeras Monika Wikström Örjan Beckius Elisabeth Gustavsson Sekreterare Mötesordförande 5
Bilaga 1
Bilaga 2 Nya LOK-sto ds regler 1/1 2014 Gäller 7-25 år (7-20 år nu) 8 kr/deltagare. Deltagare 1 gång/dag/idrott. Minst 60 min (inklusive ombyte). Grupp = Minst 3 st. Max 30 st. Tävling är LOK-stöd om samling före och efter. Ledarbidrag ersätter sammankomster. 1 ledare = 12 kr 2 ledare = 24 kr vilket är lika mycket som en sammankomst är nu! Kräver redovisning via IdrottOnline. Ledaren måste vara medlem i någon svensk förening ansluten till RF. LOK stödet ska föras i Idrottens verksamhetsredovisningssystem som just nu är IdrottOnline. Personnummer krävs för både ledare och deltagare oavsett redovisningssätt. Fyllnadsutbetalning i augusti/september året efter. 2013 är första året som man hämtar uppgifter från IdrottOnline baserat till SF-bidraget.
Redovisningar 1/7-31/12 2013 redovisas 15/2 2014 (gamla reglerna gäller) 1/1-30/6 2014 redovisas 25/8 2014 (nya regler) 1/7-31/12 2014 redovisas 25/2 2015 Det blir svårare med komplettering, sena ansökningar etc. LOK-stödet på Svensk Idrott: http://www.svenskidrott.se/ekonomisktstod/lok-stod/
Bilaga 3 VOFs Tipsklubb Tanken med denna tipsklubb är att det ska generera lite pengar till VOFs verksamhet. Kostnaden är 250: -/andel och vi beräknar att köra en 20 veckorsperiod under våren med start vecka 2. Är intresset stort kanske det går att köra en liknande 20 veckorsperiod under hösten 2014. Av de 250: - kommer 100: - att gå direkt till VOFs verksamhet och resterande 150: - kommer vi att tippa för. Det kommer att varieras lite mellan Stryktips, Odds, Lotto och V75. Av vinster kommer 50 % gå till VOF och 50 % kommer att fördelas mellan andelsägarna. Vinster betalas ut efter avslutad 20 veckorsperiod Raderna kommer att skickas ut till Dig som medlem i Tipsklubben via mail varje vecka. För att anmäla dig till Tipsklubben mailar du till mig på patnor@live.se Varför gör vi detta? Jo för att vi tillexempel ska kunna ha möjlighet att få hit intressanta föreläsare och/eller subventionerat pris till OL-Forum eller dylikt. Pengar som ska komma oss alla till del på ett eller annat sätt. Visst vore det kul om vi kunde bli 30 st? I så fall generera 3000: - till VOFs verksamhet + eventuella storvinster