Protokoll Distriktsstyrelsen nr 5/13

Transkript

1 Va rmlands Orienteringsfo rbund Protokoll Distriktsstyrelsen nr 5/13 Tid och plats Hemma hos Elisabeth i Filipstad, måndagen den 3 juni 2013 Närvarande ledamöter Örjan Beckius Sören Johansson Britt-Marie Lundqvist Patrik Norlin Ylva Ekberg Elisabeth Gustavsson Linda Take Distriktsordförande Övriga deltagare Monika Wikström Protokollsekreterare Allan Jonsson Hedersledamot Sammanträdets öppnande 40 Distriktsordförande Örjan Beckius förklarar mötet öppnat och hälsar alla välkomna. Justering 41 Styrelsen beslutar att utse Linda Take att jämte mötesordförande Örjan Beckius justera protokollet. Dagordning 42 Styrelsen beslutar att Komplettera med ärendena MUP-fonden och SDFkonferens, under övriga frågor samt rapport från Euro-camp och att därefter fastställa utsänd dagordning. Föregående mötes protokoll 43 Styrelsen går igenom föregående Protokoll nr 4/13. Styrelsen beslutar att lägga Protokoll nr 4/13 till handlingarna. Fortsatta arbetet med O- Ringen 44 Örjan redogör från O-Ringenträffen i Tyrstugan den 13 maj. Tio klubbar var representerade och alla var positiva till en ansökan. En arbetsgrupp tillsattes med: Örjan, Tom Hollowell, Kjell Johansson, Håkan Ahlqvist och Andreas Blomgren. En första kontakt med Karlstad- och Arvika kommun är tagen. Den 13 juni ska gruppen träffa tjänstemän och politiker i Karlstad. Arbetsgruppen har tagit fram en tidsplan, se bilaga 1. 1

2 Styrelsen bryter för SISU lärgrupp, utvecklingsarbete. Tema Naturpass 45 Elisabeth berättar att hon träffat Lotte som lämnat över material och info kring Naturpasset till henne. Tolv NP finns utlagda på Värmland. Monika har på uppdrag av Elisabeth skickat ut en påminnelse till klubbarna att alla NP och Friska ska läggas ut på SOFT s hemsida, Naturpasset. Elisabeth berättar också om hur Lesjöfors SK jobbar mot företag med Årets friska Lesjöfors som är en lagtävling där man får poäng för olika aktiviteter och efter svårighetsgrad. Krisplanen 46 Styrelsen tittar igenom Krisplanen och diskuterar hur den ska skötas år från år. Styrelsen beslutar att bifalla föreslagen Krisplan för VOF, att Krisplanen uppdateras årligen, att Krisplanen presenteras på ordförandekonferensen i samband med OL-Forum, att densamma läggs ut på VOF s hemsida samt att den skickas ut till föreningarna och dess ordförande. OL-Forum/galan Styrelsen diskuterar program och eventuella föreläsare. Styrelsen beslutar att Monika med hjälp av Lisa Annersand kontaktar Caroline Larsson (golfspelare) för en eventuell föreläsning, att Patrik kontaktar Gunnar Nyman som tidigare erbjudit sig att fråga David Andersson, Malungs OK, för deltagande på OL- Forum och att alla är överrens om konferencierskapet (hemligt). Kommittéernas rapportering 48 a) Tävling Sören rapporterar deltagarsiffror från vårens tävlingar: OK Djerf-582, Degerfors OK-514, SK Örnen/Mölnbacka-230, OK Tyr- 425, OK Jösse-250, IK Vikings OK-284. Tävlingskommittén har haft möte och fastställt 2014 års tävlingsprogram för Värmland. I samband med nästa års KOK s OL-weekend arrangeras DM i långdistans en av dagarna. Kommittén diskuterade också igenom de tävlingar som arrangerats hittills. Till nästa års PM för tävlingsarrangörer kommer kommittén trycka särskilt på reglerna för P-avgiften och vad Värmland rekommenderas att ta ut i tävlingsavgift. OK Grane har hört av sig och berättat att de har pengar till att ta fram en ny karta. Tyvärr har de inte själva möjligheten att arrangera en tävling men annan klubb får i så fall gärna göra det på den eventuellt nya kartan. b) Mark/Kart Britt-Marie rapporterar att flera kartkontroller snart är klara = färdiga för fakturering. c) Elit Linda har en del idéer kring hur elitkommittén ska jobba vidare med den elit som finns på hemmaplan fortfarande. Mer hjälp i kommittén krävs dock. d) Ungdom Patrik har mailat ut rapport till styrelsen, se bilaga 2. Värmlandslägret 2

3 genomföredes i helgen av IK Vikings OK. Lägret var mycket lyckat med bra variation på övningarna, god hemlagad mat och bra boende för ungdomarna. På kvällen ordnades med Bowling och bad i badhuset vilket alla tyckte var jättekul. Värmlands ungdomar är väl sammansvetsade och ordnade även egna aktiviteter spontant som t.ex. Brännboll där alla var med och hade roligt tillsammans. Patrik var på plats och fotade deltagarna i skogen. Alla bilder som Patrik tar i samband med läger, resor, Lilla-VM osv. läggs ut på VOF s Facebooksida. Om någon vill få en originalbild på sig själv eller sitt barn går det bra att kontakta Patrik så ordnar han det. Som ersättning för bilden sätter köparen in valfritt belopp på VOF s plusgiro. De pengarna går sen oavkortat till VOF s Ungdomskommitté. e) VJT Patrik rapporterar att det är svårt att få deltagare till de träffar som man hittills försökt att ordna. Senaste träffen blev i alla fall av och man tog Naturpasskontroller i Mölnbacka och efteråt mat i Dejestugan. Nästa träff blir i samband med KOK s OL-weekend 24-25/8 då man planerar att sova över i militärtält. Övriga rapporter 49 a) Ekonomi Ylva delar ut en ekonomisk rapport för tiden 1/1-31/5 2013, bilaga 3. Ekonomin ser bra ut för första halvåret. Ylva påminner också Monika om att fakturera vårens SM-boende i Göteborg. b) Kansli Monika har skickat ut en redogörelse från konsulentträffen i Stockholm 13 maj, se bilaga 4. Bland annat kommer VOF att få en ny hemsida att färdigställa under hösten. c) Rapport från Eurocamp Britt-Marie rapporterar från Eurocamp i Tyskland som Anna Lundqvist och Sandra Boman fick möjlighet att via VIF/SISU delta i under 10 dagar. Åtta ungdomar från fyra olika idrotter fick chansen att åka med (orientering, innebandy, fotboll och handboll) samt två ledare för varje land. Övriga länder var; Tyskland, Danmark, Spanien, Portugal och Polen. Dagarna bestod av work-shops och utbyte mellan länderna. Deltagarna fick också prova på olika idrotter och aktiviteter. Anna och Sandra hälsar att de tyckte detta var väldigt bra, roligt och framförallt lärorikt. De svenska ledarna var duktiga och gemenskapen på campen var förträfflig. Tjejerna har fått många nya vänner. Vandringspris Värmlandsserien 50 Tävlingskommittén föreslår att VOF köper in en tavla, signerad av Sven-Åke Modin, som vandringspris till Värmlandsserien, Div. A. Styrelsen beslutar att Sören får i uppdrag att kontakta Sven-Åke Modin angående köp av tavla till Värmlandsserien. Övriga frågor 51 a) MUP-fonden VOF har fått ett förslag, kallat MUP-fonden (Miljömedvetna Ungdomsorienterares Pantar-fond) från en före detta orienterare, Ulf Petersson, SK Örnen, se bilaga 5. Idén går ut på att ungdomar, orienterare, samlar in pantvärda tomglas och burkar som folk på ett eller annat sätt anmält att de ska hämtas. Panten tillfaller fonden, 3

4 som sen kan delas ut till t.ex. Årets Ungdomsorienterare. I fonden finns idag 350 kr. Styrelsen beslutar att att att VOF tackar Ulf Petersson för förslaget men detta inte är ett åtagande för förbundet att sköta logistiken kring samt Monika meddelar Ulf Petersson ovanstående beslut. b) VIF s SDF-konferens Örjan meddelar att han fått inbjudan till SDF-träff på Idrottens Hus den 18 juni, klockan Han har själv inte möjlighet att delta på träffen. Varje SDF kan skicka två representanter. Styrelsen beslutar att Britt-Marie och Patrik representerar VOF på SDF-konferensen och att Monika anmäler från VOF. Avslutning 52 Nästa möte den 21/8 är det styrelsemästerskap som arrangeras av Monika. Klockslag och plats meddelas i PM innan 21/8. Örjan och styrelsen tackar Elisabeth för gästfriheten och den goda sommarmaten sen avslutas mötet. Vid protokollet Justeras Justeras Monika Wikström Örjan Beckius Linda Take Sekreterare Mötesordförande 4

5 Bilaga 1 Protokoll 5/13 Tidsplan för fortsatt arbete mot inlämnande av ansökan att arrangera O-ringen 2017/2018 Tidsplanen nedan beskriver hur arbetsgruppen planerar det fortsatta arbetet under sommaren och hösten. Maj Kontakt med tjänstemän på Arvika och Karlstad kommun. Maj Ett första möte med tjänsteman på Karlstad kommun. Maj Möte med tjänstemän på Karlstad kommun ang. möjliga områden för C-ort. 3 juni Tidplan för fortsatt arbete klar och utskickad till distriktets föreningar. 3 juni Presentationsmaterialet som ska föredras för kommunerna klart. 4 juni Ett första möte med tjänstemän på Arvika kommun. Juni Föredragning för Karlstad kommun. O-ringen Möte med distriktets föreningar för genomgång av aktuellt läge. Augusti Inriktningsbeslut från kommunerna väntas. September Förlag till ansökan läggs fram av arbetsgruppen för diskussion i föreningarna. 15 oktober Beslut från föreningarna om ansökan ska lämnas in till SOFT. OBS! Tidsplanen gäller vid ansökan för Om vi kommer fram till att 2018 är ett bättre alternativ så blir även tidplanen en annan. Med vänlig hälsning Arbetsgruppen Örjan Beckius Tom Hollowell Andreas Blomgren Kjell Johansson Håkan Ahlqvist

6 Bilaga 2 Protokoll 5/13 Rapporter: Ungdomskommittén Lilla VM Tre deltävlingar avklarade, den fjärde är i samband med Sprint DM den 6/6 i Filipstad. Värmlandslägret arrangeras nu i helgen den 1-2/6. Ser ut att vara ett bra program med varierande träningar. Avlägger en kort rapport om detta på mötet på måndag. Distriktsmatchen. I Hallsberg, vi har pratat om att i år försöka göra någon form av grattisbrev i ett försök att höja statusen och för att våra ungdomar ska känna sig uttagna att representera Värmland. USM. Vi kommer snarast att fatta beslut om hur många löpare vi ska ta med och därefter meddela SOFT hur många platser vi vill ha. Värmland Junior Team Har haft svårt att få något intresse från juniorerna. Vi vet inte om det är illa valda datum eller om det beror på att det inte finns något intresse att träffa varandra eller om det är aktiviteterna som inte lockar.. Lördagen den 25/5 genomfördes ändå en träff vid Deje Skidstuga. Hela fyra tjejer hade anmält sig och kom dit. Mikael Boman hade ordnat träffen så att det började med fika, följt av lite småtävlingar. Därefter begav man sig till Mölnbacka för att springa på Friska Mölnbackakontroller. Dagen avslutades med bad och mat. Vi tror att det var viktigt att genomföra denna träff trots det svala intresset. Dels för att dessa fyra är de enda som har anmält sig till de tidigare träffarna som blivit inställda, och dels för andra juniorer så att de ser att det händer något och finns en grupp att hänga på. Rekryteringsprojektet Har en OL-dag vid Tyrstugan med Västerstrandsskolan kvar att genomföra samt en lärarutbildningsdag med lärare på Hammarö som är intresserade och vill bli inspirerade hur man kan lägga orienteringsövningar både inne och ute. Jag får många roliga kommentarer från ungdomarna när jag är ute på skolorna, bland annat en kille som sa kan du inte flytta hit och köra detta med oss varje dag?, en elev på en annan skola sa Det här var den roligaste idrottslektionen på hela året. Jag har även fått mail från en rektor som tackade och skrev att han pratat med elever och lärare som varit väldigt nöjda. Det känns kul att få denna feedback på det jag gör. Totalt har nu 2710 värmlandska skolungdomar fått prova på enklare orienteringsövningar med sportident. Jag och Monika var med och representerade Orienteringen på skogens dagar vid norra fältet i Karlstad. Det arrangerades tisdag-onsdag 21-22/5. Där hade vi en enkel orienteringsbana med sportident. Totalt 505 elever (inräknat i de 2710), främst från skolor i Karlstad och på Hammarö men även någon skola från Säffle, Sysslebäck och Forshaga.

7

8

9

10

11

12

13

14 Bilaga 4 Rapport från Distriktsträffen på SOFT 13 maj milaföreningen höll en liten presentation om arbetet med 10-mila. De visade på hur utvecklingen varit från 80/90-talet fram till nu. I början på 90-talet fanns t.ex. cirka 550 lag anmälda i herrklassen. Efter tävlingsuppehållet pga. TWAR sjönk siffran med cirka 100 lag. Efter det har antalet lag aldrig mer kommit upp i så höga siffror. Idag är det cirka 350 lag i herrklassen. Damklassen har också sjunkit på senare år. Arrangörerna vill få till en diskussion varför deltagarsiffrorna sjunker. Vad beror det på? Många olika synpunkter kom fram såsom för långa/svåra sträckor (särskilt i damklassen), att det är för många nattsträckor (herrklassen), och så vidare. 10-milaföreningen visade på att herrkavlen har haft ungefär samma banlängder under tid men att damklassen har fått längre och längre banor men att det är ett önskemål från dameliten. Vi menade då att man får välja om man vill ha en utslagsgivande tävling med långa banor som eliten vill eller många lag på startlinjen där även motionslöpare kan delta. För att få upp intresset för nattorientering hade man i år bjudit in till Night trail runner en löptävling i mörker med pannlampa. I år vann Marcus Hellner. Förr i tiden fanns många skidåkare med och sprang de raka sträckorna men inte heller de törs numera ut i nattmörkret. Man satsar också på att få till Natt-VM till 2020 för att öka intresset för nattorientering. 10-milaföreningen vill nu öka intresset för nattorientering för ungdomar inför framtiden. Därför utlyser man nu ett pris till varje Distrikt på Natt-DM. Distriktet får själva författa statuter hur man vill få fram bästa ungdomsklubben på Natt-DM. Den klubben vinner då start för ett ungdomslag vid 10- mila 2014 i Eksjö. När distriktet har tagit fram statuter ska de meddelas till? Vi föreslog samma tävling för damer och herrar och 10-milaföreningen ställde sig positiv till detta, dock inte i år. Ny grafisk profil/hemsida mm ska bytas ut till standardsida i IdrottOnline. Nu har vi anpassade sidor men det har visat sig att standardsidorna har utvecklats mycket mer än de anpassade så därför byter nu SOFT till standardsidor som dessutom blir billigare för SOFT. Det medföljer att även distrikten måste byta hemsida. Vi kommer att få en frontsida i juni som vi får börja jobba med. Det går inte att föra över det gamla utan vi får lägga upp nytt både i Image Vault och undersidor. SOFT har också tagit fram en ny logga som vi fick se, den är inte officiell än men såg bra ut tycker jag. Den är omgjord för att passa alla grenar inom orienteringen och är gul och blå. Värmlands OF kommer att få en egen logga. När hemsidor byts ut förlorar vi mycket historik. SOFT föreslår att vi ska spara alla nyheter från gamla sidan i pdf-er. Jag förstod inte riktigt om vi skulle göra det per distrikt eller om SOFT sparar allas nyheter.

15 Vi fick lite tips på hur vi ska sköta våra hemsidor. Viktigt att det kommer ut 1-3 nyheter/vecka för att hålla sidan intressant. Det behöver inte alltid vara glada nyheter. Även lite tråkiga nyheter har nyhetsvärde. SOFT jobbar för att få till Silva League som live-sändning med Vinterstudiostuk. SVT förlorar fler och fler idrotter till andra kanaler så SOFT tror på att få till ett samarbete. Även VM 2016 tror man att det kan bli live-sändningar på. Det togs också upp att skyltningen till t.ex. Silva League är väldigt dåligt skyltat, en skärm och OLtävling på sin höjd som vägvisning. Om där fanns skyltar med att världsstjärnor är och springer i skogarna kanske det kunde locka en och annan från den lokala befolkningen att komma och titta. Niklas Wrane berättar att om distrikten vill ha bilder med motionslöpare så finns det många som vi kan få av honom. SOFT s Verksamhetsplan har varit ute till distrikten på remiss. Cirka 10 distrikt hade lämnat synpunkter. Värmland har inte gjort det ännu. Gruppen konstaterar att det är många fina ord och tycker att den ska vara lättläst och inte överarbetad. SOFT har problem med att det året som Förbundsmötet ligger blir utan verksamhetsplan och budget i tre månader. SOFT-styrelsen funderar nu på att lägga nästa Verksamhetsplan istället. Då krävs en stadgeändring och en övergång för Idrottslyftet SOFT har avsatt kr för distrikten att söka. Om alla distrikten söker får vi cirka /distrikt. Det är inom dessa områden vi kan söka för: - Elitplan med utvecklingstrappor - Utvecklingsplan orienteringslöpning - Utvecklingsplan för skidorientering - Utbildade tränare - Antal träningstillfällen - Kvalitet på träningen - Tävlingsutbud Utbildning Man kommer nu att erbjuda vissa utbildningar som Plattformen och Barn-och Ungdomsutbildningen på tre sätt: - Lärgrupper - Distansutbildning - Kurser Lars Greilert tipsar om att Idrottens föreningslära nu finns som webbutbildning: Övrig info Niklas Wrane berättar om en ny Kartbank Det finns en site som heter Naturkartan.se

16 Där kommer SOFT att lägga in Hitta.orientering.se (karta, naturpass, motionsorientering etc.) Denna bas kommer att ersätta den gamla kartbanken. Föreningarna kommer att få info hur det ska läggas in. Det kommer också att lanseras mobilappar för ovanstående. Niklas informerar också om det webbaserade arrangörsmaterialet som är uppdelat i fyra områden: 1. Planera 2. Genomföra 3. Utvärdera 4. Förbättra Nyhet är också formuläret i Eventor där deltagarna kan gå in och betygsätta de tävlingar man deltagit i. Formulären finns som standard men kan även utvecklas av arrangören själv! /Monika

17 Bilaga 5

18