Planeringsmöte VBTF. Datum: Lördag 26 maj 2012 kl , i Karlstad.

Transkript

1 Planeringsmöte VBTF Datum: Lördag 26 maj 2012 kl , i Karlstad. Närvarande: Andreas Wirén, Mikael Haster, Magnus Hildebrand, Marlene Notes, Maria-Therese Nordström (Kristinehamn) Per Häger (Skoghall), Erik Martvall Carlstads BTK, Ola Perman Carlstads BTK), Owe Kilström (Säffle BTK) och Tomas Bergquist (Storfors BTK) och Tomas Andersson (SBTF). 1. Föreningar: Årsavgifter, Föreningsrapporter. Denna säsong skall allt rapporteras in senast 31 maj. Föreningsrapporten skickas in via idrott online. Årsavgiften faktureras till respektive förening. Det är viktigt att göra detta då detta påverkar antalet röster Värmland har på förbundsmötet. Det är också viktigt att Sveriges föreningar sköter inrapporteringen då det ger en bild av hur stora svensk bordtennis är, vilket på sikt kommer vara ett beräkningsstöd för anslag som bordtennisen får via RF. Hur skall vi nå ut till de mindre föreningarna? Flertalet mindre föreningar har försvunnit de senaste åren. Och andra små föreningar har det svårt att växa. Diskussionen inleddes med att representanterna tog upp hur det ser ut i respektive förening och svårigheterna i att få in fler som kan hjälpa till som ledare eller i en styrelse. Inom de större lagsporterna sker det fler aktiviter löpande under en säsong vilket ger än bättre kontakt med föräldrar. Det är viktigt att tidigt skapa en kontakt när säsongen börjar. Styrelsen fick i uppdrag att ta en kontakt med övriga föreningar som idag inte fanns representerade för att få en bättre inblick i hur det ser ut och eventuellt vad de kan behöva hjälp med. Från styrelen får Marlene i uppdrag att göra en rundringning. 2. Ekonomi: Mötet gick igenom vilka satsningar som VBTF behöver inrikta sig på under kommande verksamhetsår och framåt. - SISU utbildningar. Dessa utbildningar krävs på varje steg i den nya utbildningsstrukturen och är något vi behöver bevaka när de genomförs eller samordna på egen hand inom förbundet. - Domarutbildningar, både distrikt- och förbundsdomarutbildningar. - Lägerverksamhet, bredd- elit- och tjejläger. - Administration av serier. Detta är ett tidskrävande arbete där i framtiden inte de ideella krafterna kanske räcker. - Nyb-tävlingar. Fler tävlingar för de yngsta eller de som inte tävlat så mycket.

2 Under våren har Ronny tagit fram en ny mall för hantering av lägeravgifter och utbetalning av lägerersättning. Kortfattat så innebär den att lägeravgiften tas in kontant av tränaren på första dagen av lägret. Detta lämnas till kassören som betalar ut ersättning till tränarna efter att allt som skall rapporteras in av tränaren är gjort. Tränararvoden. Mötet bestämde att vi ska följa de nationella riktlinjerna vad gäller tränararvoden. Huvudtränare: 1000 kr/dag Assisterade/hjälptränare: kr/dag Arrangörsbidrag: 500 kr. Till den som sköter det praktiska kring lägret. Ex: inbjudan, anmälan, inrapportering enligt nya mallen etc. 3. Träning/Läger: Följande satsningar på läger försöker vi genomföra under kommande säsong: - Breddläger, tjejläger och elitläger. Ansvarig för Bredd- och Tjejläger är Andreas Wirén och Jessika Larsson. Mötet föreslog en kombination av helgläger plus lägertävling för nyb-spelare, detta för att både få träning och tävlingserfarenhet under lättare former än en vanlig tävling. Målsättningen är att genomföra tre under hösten och två på våren på olika platser i distriktet. Öppna breddläger kommer genomföras likt tidigare på loven. Kommande säsong skall lägren arrangeras på olika platser. Tjejläger skall vi försöka genomföra vid en helg på hösten och en helg på våren. Målsättningen är att bjuda in alla som vill vara med och försöka samla så många som möjligt av distriktets tjejspelare. Intresserade tränare är Marlena Notes, Sandra Andersson och Jessika Larsson. Wirén stämmer av och samordnar med tränarna för att hitta lämpliga helger under säsongen Ansvarig för elitläger är Mikael Haster. Mötet bestämde att elitlägren skall inrikta sig till de spelarna som inte går på pingisgymnasium. Ev. kan de spelarna bjudas in som sparring i mån av plats. Målsättningen är att genomföra elitläger på loven samt några helger. - För samtliga läger skall inbjudan skickas ut till berörda parter senast 4 veckor innan. Samtidigt publiceras det via vår hemsida också. - För att stimulera spelare att delta kan reseersättningen tas ut av spelarna vid samåkning till lägren. - Mötet föreslog att lägeravgifterna bör höjas något till en mer rimlig nivå utifrån vad som erbjuds. Förslag på 100 kr/dag. - Andra läger som arrangeras i distriktet utanför VBTFs regi får inte krocka med våra egna läger om det skall bjudas in spelare. 4. Tävlingar :

3 - DM och Pingisiaden arrangeras av Skoghalls BTK/Carlstads BTK november 2012 i idrottshuset i Karlstad. - För lag-dm har vi inget upplägg eller arrangör i dagsläget. Tävlingskalender : 2012-Höst 8/9 8-manna i Säffle, Säffle BTK/VBTF 6/10 Tjejtävling i Kristinehamn, Kristinehamns BTF 19/10 Lilla Solstaträffen i Karlstad, Carlstads BTK 20-21/10 Solstaträffen (K1) i Karlstad, Carlstads BTK 27-28/10 Regions top 12 i Göteborg 10-11/11 DM+Pingisiaden i Karlstad, Skoghalls BTK/Carlstads BTK 8-9/12 Västsvenska Mästerskapen+Pingisiadens regionsfinal i Bohuslän-Dal 2013-Vår 23-24/2 Hammarö Pingispropaganda, Skoghalls BTK 22-24/3 Ungdoms/Veteranpoolen i Karlstad, Carlstads BTK För Bortanspelen föreslår mötet i första hand helgen 29-30/9 då flera tävlingar i Värmland spelas i oktober/november. Skulle detta inte passa så är 3-4/11 och 1-2/12 gångbara alternativ. Ronny får återkomma med besked för tävlingshelg. 5. Seriespel: Div.4 Spelas som en rak serie med 8-lag där alla möter alla två gånger. Div.5 Beror på hur många lag som anmäler sig, men vid ca 8 lag så spelas den som en rak serie likt division fyra. Ungdomsserierna Upplägget som var denna säsong med 4-lags serier där man flyttar upp eller ner beroende på resultat var mycket uppskattat enligt mötesdeltagarna. Inget beslut togs på hur serien skall se ut, utan styrelsen håller det öppet beroende på vilka och hur många lag som anmäler sig. Seriekalender: Följande datum gäller för distriktserierna kommande säsong. Div.4 och Div.5: (sammandragen spelas på söndagar) - 23/9 Omg.1-2 (Skoghall har tagit på sig både div.4 och div.5 i Hammarhallen, under förutsättning att de får hallen) - 14/10 Omg /11 Omg /1 Omg /1 Omg /2 Omg /3 Omg (Förslag på att sista sammandraget för div.4 och div.5 spelas i Arvika, Wirén ser över möjligheterna) Ungdomsserier: (sammandragen spelas på lördagar)

4 - 17/11 Sammandrag 1-26/1 Sammandrag 2-16/2 Sammandrag 3-9/3 Sammandrag 4 Inbjudan till div.4 och div.5 går ut i augusti och till ungdomsserierna i oktober. Tomas Andersson sköter förarbetet av serierna i cupassist. Arrangören av ett sammandrag ansvarar för resultatinmatningen. Serieavgifter, WO m.m. - Hur ska vi undvika att lag inte dyker upp eller lämnar WO? Detta var något som tyvärr drabbade division 5 och ungdomsserierna flertalet gånger under denna säsong. För att undvika detta bestämde mötet att införa högre anmälnings- och WOavgifter samt en avgift för lag som utan att meddela i förväg inte dyker upp. Detta gäller för : Serieavgifter: - Div.4 och Div kr/lag - Ungdomsserier 100 kr/lag WO-avgifter: Avgifter för att lämna walk over gäller per match och är samma som anmälningsavgiften i respektive serie. T.ex. blir WO-avgiften i div kr/match som man lämnar WO. Detta gäller för samtliga distriktsserier. Mötet beslutade också för en extra avgift för lag som utan att meddela i förväg inte dyker upp vid en match eller ett sammandrag. Den avgiften är högre än WO avgifterna och ligger på 500 kr/match i ungdomsserierna och 1000 kr/match i div.4 och div.5. Regler för distriktsserier Vi följer sedan tidigare de nationella seriespelsreglerna men det finns ett behov av ett regelverk som gäller inom distriktet och är anpassas till våra serier. Det gäller i första hand när man flyttar spelare mellan distriktserier eller nationella- och distriktserierna. Tomas tar fram ett förslag på tilläggsregler till de nationella seriespelsreglerna och presenterar det till styrelsen innan nästa möte i augusti. 6. Domare/Utbildning: Till kommande säsong skall vi försöka genomföra en distriktdomarkurs på hösten samt en på våren. Samordnare för domarutbildningar är Tomas Andersson. Önskemål finns att genomföra den första kursen till hösten i Kristinehamn. Tomas är även samordnare för ledarutbildningarna. Målsätningen är att genomföra en SISU kurs på hösten och en ungdom 1 kurs på våren. 7. Representanter SBTF:s konferenser: Andreas Wirén är vår fortsatta representant. Även Marlene Notes meddelade att hon är intresserad.

5 8. 8-manna: 8-manna har de senaste åren spelats i december men då tävlingskalendern fullmatad just då, så beslutade mötet att tävlingen tidigareläggs till 8 eller 9 september. Owe Kilström ser över om Säffle BTK tillsammans med VBTF kan arrangera 8-manna i Tegnerhallen i Säffle. Mikael Haster är ansvarig från VBTF för uttagning av spelare. I och med att det spelas på hemmaplan skall vi försöka ha fyra coacher på plats till respektive klass. Tomas ordnar matchtröjor från STIGA och samordnar det med Mikael. 9. Rekrytering: Kjell Olsson är ansvarig för bästa fyran en säsong till. Han har också en efterträdare på gång från Eda/Charlottenberg i Jan Johansson. 10. Lilla VM: Ola Perman ser över om Lilla Solstaträffen kan arrangeras som Lilla VM. 11. Styrelsemöten, årsmötet, planeringsmötet : Styrelsemöten ligger andra tisdagen i månaden per telefon. Tisdag 14 augusti, kl Tisdag 9 oktober, kl Tisdag 11 december, kl Tisdag 29 januari, kl Tisdag 9 april, kl Mikael skickar ut inbjudan och dagordning en vecka innan mötesdatum. Årsmöte tisdag 19 februari Planeringsmöte 25 maj Övrigt: En övrig fråga som togs upp är att VBTF kan sponsra spelare som blir uttagna till läger, ex regionsläger m.m. Inget beslut togs utan styrelsen tar upp frågan på kommande styrelsemöte.