Beslutsfattare, upphandlare och måltidsexperter HAR NI REDAN BESLUTAT UPPHANDLA NÄRPRODUCERAD MAT? ATT UPPHANDLA NÄRPRODUCERAT Detta häfte har utarbetats för att stödja upphandling av närproducerade livsmedel och ge råd om praktiska åtgärder.
Upphandling av närproducerat lyckas! Många kök inom den offentliga sektorn har tvingats avstå från upphandling av närproducerade livsmedel. Det kan bero på att måltidsservicens funktioner har koncentrerats och att antalet matgäster per enhet har ökat. Den strikta tolkningen av upphandlingslagstiftningen har också trängt undan närproducenterna. Trots god vilja och strategiska beslut upplevs upphandlingen av närproducerade livsmedel ofta som alltför betungande, tidskrävande och besvärlig att genomföra. Men så behöver det inte vara! På många håll inom den offentliga måltidsservicen köper man närproducerad mat och lyckas också med upphandlingen, trots ett stort antal matgäster. De lokala företagarnas produktion och förädlade produkter räcker ändå inte överallt till för de professionella kökens behov. Men det går att hitta sätt som gör det möjligt för företagarna att fortsätta vara eller bli nya leverantörer, antingen i samarbete med andra företagare eller via detalj- och partihandeln. Det är ett faktum att upphandling av lokala produkter är lättare i små kommuner eller inom mindre enheter för måltidsservice. Planeringen av matsedeln är dock ännu viktigare. Inom måltidsservicen ska man i god tid innan anbudsförfrågan görs planera möjligheterna att erbjuda närproducerad mat på matsedeln. Måltidsservicen kan själv göra anbudsförfrågan om närproducerade livsmedel. Om man låter en upphandlingsexpert göra anbudsförfrågan, bör man i detalj ange hurdan kvalitet och beskaffenhet man förväntar sig att produkterna ska ha. Redan under avtalsperioden lönar det sig att förbereda sig på den följande upphandlingsperioden, till exempel genom att testa och tillsammans med företagarna prova produkterna i köket och på matsedeln. FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR LYCKADE UPPHANDLINGAR AV NÄRPRODUCERAT strategiskt beslut om användning av närproducerat de som gör anbudsförfrågan och anbudsgivarna är kompetenta måltidsservicen är engagerad närproducerad mat beaktas i planeringen av matsedeln säsongens utbud beaktas god logistikplanering, t.ex. detalj- och partihandeln, samtransporter bespisningsköken bevaras
Nödvändigt med långsiktighet, gemensam tid och vilja Upphandling av närproducerade livsmedel kräver att kommunernas beslutsfattare, anställda inom måltidsservicen, de ansvariga för de upphandlande enheterna och företagarna tillsammans anpassar sig till ett nytt tänkande kring närproducerad mat och eventuellt avstår från vanliga rutiner och förfaranden. Det förutsätter gemensamt engagemang för att främja ekonomin, sysselsättningen och välfärden i den egna regionen. Samtidigt ger det variation i arbetet, nöjda matgäster och regional samhörighet. Upphandlingslagen förbjuder inte en proaktiv dialog med regionala företagare. Viktigast är dialogen i upphandlingens beredningsskede då de väsentligaste besluten fattas. Måltids- servicen kan påverka kommunens upphandlingsstrategi. Upphandlingsstrategin är ett dokument som styr upphandlingarna och eftersom närproducerad mat nämns i strategin, kan man inom upphandlingsväsendet inrikta upphandlingsprocessen i enlighet med strategin. I kommunen måste man både inom måltidsservicen och upphandlingsväsendet fundera ut egna mål och förutsättningar för en lyckad användning av närproducerad mat. I vissa områden kan det räcka med att maten är inhemsk, medan andra vill öka den regionala eller lokala välfärden. Om kommunens måltidsservice konkurrensutsätts ska beställaren kräva närproducerad och ekologisk mat. En lyckad upphandlingsprocess startas i samarbete och genom att man tar ett steg i taget. Alla måste ange målen för sin egen användning av närproducerad mat. Man kan sätta i gång exempelvis så här: Vi fattar beslut om närproducerad mat och följer upp genomförandet! BESLUTSFATTARNA Vi funderar på vad köken själva kan konkurrensutsätta! UPPHANDLARNA Vi skaffar så många produkter som möjligt i närområdet som små anskaffningar! MÅLTIDSSERVICEN Vi utvecklar nya produkter för måltidsservicen! PRODUCENTERNA OCH FÖRÄDLARNA Vi tar in närproducerad och ekologisk mat i sortimentet! GROSSISTERNA
EXEMPEL PÅ UPP DEN OFFENTL BAG STRATEGISKT BESLUT FÖR ATT SKAFFA NÄRPRODUCERAD MAT SKEDEN I UPPHANDLING A INITIATIV PLANERING UPPHANDLINGSFÖRFARANDE PLANERINGEN INLEDS Gemensam ambition att skaffa närprodukter Upphandlingsnätverket samlas ihop Kunden definieras PLANERINGEN FORTSÄTTER Marknaden kartläggs: Vilka produkter kan skaffas i närområdet? Upphandlingens utgångsläge och mål: Hurdant rågbröd vill vi ha? Hur ofta på matsedeln?...fortsätter Utbildning Altern Kvalitetskriterierna definieras tillsammans uppha med producenterna & måltidsservicen Bered Produkttestning >> behövlig Anbud produktutveckling (salt %) komm Anbud MÅLTIDSSERVICE PRODUCENTER OCH FÖRETAGARE Delikata bakverk för kunden UPPHANDLINGSOMBUDSMAN FÖR NÄRPRODUCERAD MAT UPPHANDLINGS- AKTÖRER GROSSISTER
V NÄRPRODUCERAD MAT AVTALSPERIOD Beslut om att använda närproducerat STRATEGISKT BESLUT FÖR ATT SKAFFA NÄRPRODUCERAD MAT HANDLINGSPROCESSEN I IGA MÅLTIDSSERVICEN ERIPRODUKTER ativa ndlingsförfaranden ning av anbudsförfrågan sförfrågan skickas ut för entarer bereds och lämnas in UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Val av förfarande AVTALSPERIOD Beställningar, uppföljning, respons Lösning av konflikter och problem tillsammans Upphandlingsombudsmannen byts Företagarens produktionskapacitet räcker inte Problem med den samlade faktureringen Statistik och rapportering till beslutsfattarna Copyright EkoCentria
Upphandlingsombudsmannens steg mot närproducerat 3. STEGET 2. STEGET Ordna kurser och workshops 1. STEGET Kolla in produkttrenderna i den Samla de lokala producenterna, företagarna, upphandlingsväsendet och måltidsservicen för att diskutera och lära känna varandra i god tid innan anskaffningen konkurrensutsätts. egna regionen. Stå i kontakt med kontaktpersonerna, rådgivarna och närings- och upphandlingsombudsmännen i rådgivande organisationer och hos jordbruksproducenterna i kommunerna. Gå in på www.aitojamakuja.fi efter behov (eventuellt efter produktgrupp). Samla tillsammans ihop idéer för produktutveckling. Aktivera företagare att delta i samarbetet. Ett företag kan skala närproducenternas rotsaker, skiva grannföretagets bröd eller transportera färska jordgubbar. Aktivera företagare att presentera sina produkter för måltidsservicen och grossisterna. upphandlingar som understiger/överstiger det nationella tröskelvärdet. 7. STEGET 6. STEGET Fundera på hur kommuninvå- 5. STEGET Fundera tillsammans på vilka 4. STEGET narna ska få besked om den närproducerade maten. Måltidsservicen har många möjligheter att skaffa produkter som små anskaffningar eller på prov. Avtalsklausulen kunde till exempel lyda: Köparen förbehåller sig rätten att under avtalsperioden köpa små mängder säsongs- och specialprodukter eller skräddarsydda produkter utanför detta avtal. Avtalsvillkor som möjliggör upphandling av närprodukter UPPHANDLING AV LIVSMEDEL Understiger 30 000 Värdet är 30 000 eller mer Avtalsleverantör FINNS Avtalsleverantör FINNS INTE Avtalsleverantör FINNS Avtalsleverantör FINNS INTE Avtalsvillkoren tillåter inte parallella leverantörer Anbudsförfarande eller direktupphandling enligt upphandlingsdirektiven Avtalsvillkoren tillåter inte parallella leverantörer Proaktiv dialog Upphandling från avtalsleverantören - Närprodukt, om den finns i sortimentet Möjligt att upphandla närprodukter Upphandling från avtalsleverantören - Närprodukt, om den finns i sortimentet Testning och upphandling genom konkurrensutsättning eller direkt beroende på värdet Konkurrensutsättning och val av leverantör Avtalsvillkoren tillåter parallella leveranser av säsongs- och specialprodukter eller skräddarsydda produkter Möjligt att upphandla närprodukter Upphandling från konkurrensutsatt leverantör - Närprodukt, om den finns i sortimentet
Exempel på hur hinder avlägsnas Producenterna lyckas ändå inte leverera tillräckligt stora mängder Upphandlingsområdet indelas i flera, mindre leveransställen. Då blir engångsmängderna mindre och små producenter kan också delta i anbudsförfarandet. Det är mycket enkelt säger upphandlingsexperten Pekka Tiilikainen vid IS-Hankinta. I Danmark indelades leveransställena enligt kökens budgetar i små, medelstora och stora ställen. Kunde upphandlingarna organiseras på så sätt? Den närproducerade maten är dyr. Vi har inte råd med den! I Vaala kommun i Kajanaland tillreds maten av regionala råvaror. Råvarupriset för en måltid är 80 cent planeringen av matsedeln, dvs. användning av grönsaker och säsongsprodukter är A och O i allt, säger kostchef Leena-Kaisa Pärkkä. Maten är dyr men vi vill erbjuda kunderna också sådana maträtter och livsmedel som är karakteristiska för regionen, säger Elina Särmälä vid stödtjänsterna i Saimen och Helena Laitinen i Kiuruvesi stad. Vi kan påverka måltidspriset genom kunnig planering av matsedeln. Å andra sidan kommer pengarna för den ökade användningen av närproducerad mat kommunen till del. Kvaliteten på produkterna från små företag och särskilt tillgången är alltför osäker Nådendals måltidsservice utvecklade i samarbete med producenterna för eget behov en fiskbiff efter säsongens utbud. Vid samma bord dryftades kvalitetskrav, råvaror, leveranser och förpackningar med avseende på produkten. För kunderna valdes några alternativ för testning, av vilka den bästa produkten valdes ut enligt responsen. Vad betyder närproducerad och ekologisk mat egentligen? Har de ens definierats? Det finns en definition i programmet om närproducerad mat, men vi kunde ju definiera den själva, dvs. vad den betyder för oss. Vi kan skapa kriterier för konkurrensutsättning utgående från det. I upphandling kan ekologisk mat användas som ett kriterium för att fastställa produktens kvalitet. Livsmedlet definieras i anbudsförfrågan som en ekologisk produkt.
Om vi även i framtiden vill ha närproducerad mat på våra tallrikar måste vi skaffa den IDAG! DEFINITIONEN PÅ NÄRPRODUCERAD MAT I PROGRAMMET: Närproducerad mat är lokal mat och främjar den lokala ekonomin, sysselsättningen och matkulturen. Den har producerats och förädlats från råvarorna i regionen och marknadsförs och konsumeras i den egna regionen. Läs mer i handboken om närproducerad mat. I handboken finns detaljerade råd för genomförandet av en lyckad upphandlingsprocess steg för steg. Det finns också flera praktiska exempel på upphandlingssätt och kriterier för olika livsmedelsgrupper. www.lahisopas.fi De närproducerade livsmedlen är säsongsbundna, spårbara och ett uttryck för områdets matkultur! Internationella matkriser har väckt misstroende mot importerade matvaror. De yngsta matgästerna och klienterna inom hälso- och sjukvården är känsliga målgrupper och de ska bara erbjudas den bästa och säkraste maten. Den finländska maten hör till den säkraste och renaste i hela världen. I de nya kostrekommendationerna nämns närproducerad mat för första gången. Den närproducerade maten anses hålla en god kvalitet som tar till vara de lokala resurserna. En utredning om vilka effekter användningen av närproducerade livsmedel har på den regionala ekonomin visar att mer närproducerat har stor inverkan på sysselsättningen och ekonomin i landskapen. Låt oss sätta upphandlingspengarna i omlopp så de gagnar oss och uppskatta smakupplevelserna i den egna regionen! Närproducerad mat i de professionella köken