Branschdialog Kalmar Strategi och dialog Eva Edin Monica Sihlén

Transkript

1 Branschdialog Kalmar Strategi och dialog Eva Edin Monica Sihlén

2 Strategi och dialog i Livsmedelsupphandling Intro UHMYND: Nyttan med branschdialogerna? Karin Enwall: Inköpscentralen norra Kalmar länstrategi för upphandling för livsmedel Frågestund med Robert Lizén, Dackebygdens kött Upphandlingsmyndigheten: Strategi och dialog i upphandling Fika Gruppdiskussion Slutsatser Eskilstuna, omgruppering Gruppdiskussion Genomgång och sammanställning av realistiska förslag på första steg mot positiv utveckling. 2

3 Myndighetens vision: Sunda offentliga affärer för en hållbar framtid

4 4 Nationella upphandlingsstrategin

5 Politiska intentioner Livsmedelsstrategin Offentlig sektor har framträdande roll Den svenska offentliga upphandlings krav på livsmedel och måltidstjänster ska vara i nivå med de krav som ställs på svensk produktion. Ekomål 60% 2030 Kommuners och landstings egna ambitioner Djurskydd, miljöskydd och sociala krav Övriga bevekelsegrunder Tillsammans gör vi det möjligt men hur? 5

6 Livsmedelsuppdraget Uppdraget i korthet: Stärka kompetensen hos upphandlande myndigheter, enheter och leverantörer gällande strategisk upphandling av livsmedel och måltidstjänster. Genom målgruppsanpassad informationsspridning, branschdialog, lyfta goda exempel utveckla kompetensen inom livsmedelsupphandling. Även: Bidra till en konkurrenskraftig livsmedelssektor genom att främja möjligheter för svenska bönder att kunna konkurrera i upphandlingar Verka för att offentlig sektor kan ställa krav och välja livsmedel som motsvarar samhällets ambitioner vad gäller t.ex. miljö, djurskydd och social hänsyn. 6

7 INKÖPSCENTRALEN NORRA KALMAR LÄN Strategi för upphandling av livsmedel --- Branschdialog livsmedelsupphandling Kalmar 7 november 2017

8 INKÖPSCENTRALEN NORRA KALMAR LÄN Upphandlingssamarbete med kommunerna i norra Kalmar län: Högsby Hultsfred Mönsterås Oskarshamn Vimmerby Västervik

9 STRATEGI VID FÖRRA UPPHANDLINGEN Ge lokala leverantörer möjlighet att lämna anbud Åtta enskilda upphandlingar hösten 2015, bland annat tvättad potatis, nötfärs och skinkstek Upphandling resterande varor under våren 2016, uppdelat i 7 bilagor, bland annat huvudbilaga, färsk fisk och bryggeri Avtalsstart för samtliga avtal i december 2016

10 FRAMGÅNGSFAKTORER Informations- och dialogmöten med intresserade leverantörer vid flera tillfällen Möjlighet att lämna anbud i enbart en kommun och till och med för ett visst område i en kommun Engagerade kostchefer i kommunerna

11 UTMANINGAR Utspridda enheter, långa leveranssträckor för leverantörer Fraktkostnader och utvärdering av anbud Sårbart för leverantörer och beställare om leverantören inte kan leverera Beställning 3 veckor i förväg ger inte utrymme för förändringar Beställningsvägar - många leverantörer att beställa från, ställer höga krav på beställaren

12 INKÖPSCENTRALEN NORRA KALMAR LÄN Tack! Kontakt Karin Enwall

13 Lokalt på den offentliga tallriken?

14 Delar av kontexten Marknadens och leverantörernas möjligheter och utbud på kort och lång sikt 14 Livsmedelsäkerhetslagstiftning Hållbarhetskriterier och prestanda Upphandlings- och konkurrenslagstiftning Lagstiftning för uppfödning och odling för inom EU och medlemsstaterna och utanför! Organisationens politiska mål på kort och lång sikt Personella resurser, kompetens och tid Ekonomiska resurser och prioriteringar Fysiska förutsättningar, t.ex. utrustning och typ av kök

15 Hållbarhetskriterier vad är det och varför finns de? Frivilliga kravformuleringar, motiv och förslag på verifikat Syfte: Underlätta för köpare och premiera hållbara producenter vara drivande Förutsättning för lokalt Fler är inte bättre måste kopplas till sortiment. Leverantörsförsäkrans kvalitet bör öka, t.ex. via branschdialog Lokal uppföljningsdialog 15

16 Strategier - kundrepresentanter Strategi Avtalsförvaltning Upphandling Nå rätt beslut! Definiera målen Organisationens förutsättningar? Analysera inköpen Gör en inköpsstrategi Prioritera Implementera Börja om 16

17 Strategier - säljarrepresentanter Vilka är/kan vara intresserade av den offentliga affären? Större grossister - Fullsortiment Förädlare EMV en strategi Mindre grossister Underleverantörer (ofta via grossister/samlastning) Förädlingsindustri - artikelstöd Importörer kunskap om prestanda Producenter- marknadsför mot kund och/eller grossist Bönder - marknadsför mot kund och/eller grossist 17

18 Strategi för offentlig affär Lyckad inköpsprocess: Dialog och information före annons Dialog och information under annons Dialog och information efter annons och avtal finns Återkopplande processer hos alla aktörer Ständigt lärande 18

19 19 Ditt drömläge för lokalt och hållbart?

20 Artikelns unika egenskaper? Uppgiftslämnare Varumärke Benämning Storlek Produktinfo (ingrediens, beskrivning, fett, tillverkningsland, råvaruursprung) Näringsvärde Märkning (UHM (sociala, eko, msc) Allergener Uppgiftslämnare Tillverkarens namn Förvaring Tillagning GTIN Villkor för förpackningsmaterial Palltyp Antal Emballagevikt 20

21 21 Strategiska livsmedelsinköp: Hur funkar det?

22 Extern dialog kräver intern dialog

23 Förhållningssätt i dialogen Vi diskuterar branschövergripande med utgångspunkt från egen erfarenhet, roll och målgrupp Vi skapar perspektiv och söker förståelse för andras förutsättningar Vi bidrar aktivt till dialogen och verkar för positiv utveckling Frivilligt att delta bred målgruppsförankring önskas Resultatet av Branschdialogerna kommuniceras bl.a. på hemsidan Ytterligare synpunkter kan mailas i efterhand 23

24 Målgrupper 1. Anbudslämnare 2. Underleverantör 3. Kostansvarig 4. Upphandlare/Inköpare 5. Politiker Vart går jag? Gruppdiskussion 1: Siffran på min högra sida Gruppdiskussion 2: Siffran på min vänstra sida 24

25 Gruppdiskussion 1- målgruppsanpassad - 30 min diskussion i din målgrupp - Skriv ner din målgrupps synpunkter och ta med till gruppdiskussion 2 Utifrån min målgrupp/roll, vad kan jag göra för att bidra till utvecklande förändring? Vilket stöd skulle behövas? Vad kan i praktiken vara ett första steg som vi kan påverka mot den utvecklingen vi vill se? 25

26 26 Slutsatser från Branschdialog Strategi och dialog nr 1 i Eskilstuna. Förslag Undersöka förutsättningar för en mäklare på regional nivå mellan upphandlare/kost och leverantörer. Köpare (Upphandling/Kost) bör visualisera och utveckla möjligheter att kunna få leverans av lokala varor via grossist. Återkommande intern och extern tvärfunktionell dialog över målgruppsgränser i olika format. Landshövdingen kallar till möte med politiker där fler målgrupper deltar. Gå från dialog till verkstad våga testa nya grepp, gäller samtliga målgrupper Större flexibilitet hos köpare och säljare i måltidsplanering, tillgång och leverans. Framförhållning och prognoser i beställningsarbetet från köparens sida bör premieras hos grossist och leverantör. I upphandlingsskedet: Testa att utvärdera mjuka värden pedagogik, lokala varor. Anbudsutbildningar för leverantörer som är obekanta med offentlig marknad, även annan hjälp för att förstå upphandlingsförfarande och underlag. Också för köpare för att förstå tänkbar leverantörs förutsättningar och anbudsmognad.

27 Gruppdiskussion 2 - Blandade målgrupper - 30 min diskussion i blandad målgrupp - Framför din målgrupps synpunkter från diskussion 1 och få respons ifrån andra målgrupper Vad ser den blandade gruppen gemensamt är ett eller flera realistiska första steg mot utvecklingen vi vill se? Exemplet ska utgå från något som ni kan påverka. Skriv ned det/de första steget/n 27

28 Slutsatser från Branschdialog Strategi och dialog nr 2 i Kalmar Mindre företag kan leverera vid grossist grossist möjliggörare, t.ex. grossistmässa, marknadsblad. Grossist marknadsförare av producentens budskap/koncept synliggörare Robert-exemplet fördubblad omsättning och fördubblad personal. Fungerar med 92 nya kunder. Offentliga affären ska vara enkel och nedbruten till enstaka kök kräver logitisklösning Korta, tryckta exempel Flera lokala anbud genom anbudsläggningsutbildning även om FFU förenklas Klarspråksgranskade FFU Utbildning lämna anbud! Utvärdera nya sätt att leverera, t.ex. nya tider på dygnet, trafiksäkrare och effektivare tänka 24 timmar på dygnet. 28

29 Inte ställa obligatoriska krav, utvärdera mjuka utvecklingsvärden för att utveckla affären på sikt, efterfråga lösningar. Exempel finns på FFU. Produkter kan inte uppfylla helt nya krav på 50 dagar. Dialog tvärfunktionell dialog och utbildning för politiker hur det fungerar och vad konsekvenser blir av politiska beslut (prestanda kontra pris) Tänk nya upphandling tidigt för att möjliggöra för lokalt Fördelar och nackdelar med samlastningscentral Politiken bör förstå konsekvenser men kan bara komma med synpunkter innan inte klaga i efterhand(det blir för dyrt!) Sakkompetensen bör stötta varandra politiker-tjänstepersoner Dela upphandling t.ex. upphandlingshantverket, t.ex. vetlanda tydliga hur de skulle hantera ev. bortfall i det kommande fullsortimenet 29

30 Utbildning för hur man verifierar, t.ex. leverantörsförsäkran. Resursfråga Dabas öka kvaliteten på informationen Undersöka förutsättningar för en mäklare på regional nivå mellan upphandlare/kost och leverantörer. Producenten ska utbilda grossisten i produktens fördelar Landshövdingen, kommunalråd eller annan person på motsvarande nivå kallar till möte med politiker där fler målgrupper deltar 30

31 Förvirring är första steget på väg mot något nytt