Branschdialog Uppföljning och verifiering nr 1

Transkript

1 Branschdialog Uppföljning och verifiering nr 1 Verktyg och utvecklingsmöjligheter för en väl fungerande uppföljning och verifiering av ställda krav i upphandling och avtal Eva Edin Helena Robling Monica Sihlén

2 Agenda Presentationsrunda och branschdialogkonceptet Anna Svartsjö Södertälje Kommun Gina Kylin Arla Foods Joakim Browall Delfi/dabas Summering Kaffepaus Intro gruppdiskussion Gruppdiskussion 1 - målgruppsanpassad Gruppdiskussion 2 blandade målgrupper Summering Nästa steg? 2

3 Sunda offentliga affärer för en hållbar framtid

4 Förhållningssätt i dialogen Vi diskuterar branschövergripande med utgångspunkt från egen erfarenhet, roll och målgrupp Vi skapar perspektiv och söker förståelse för andras förutsättningar Vi bidrar aktivt till dialogen och verkar för positiv utveckling Frivilligt att delta bred målgruppsförankring önskas Resultatet av Branschdialogerna kommuniceras bl.a. på hemsidan Ytterligare synpunkter kan mailas i efterhand 4

5 Incheckning! Använd din smartphone/dator Skriv in i webbläsaren KOD: Beskriv med ett ord din största utmaning kopplat till uppföljning och verifiering i dagsläget 5

6 Utbildningskontoret Uppföljning av livsmedelsavtal Vad gör vi? Anna Svartsjö

7 Uppföljning Avtalsstart Vad man köpt Förändringar Vad man vill köpa Södertälje kommun Kostenheten 7

8 Avtalsstart Har vi fått det vi frågat efter? Södertälje kommun Kostenheten 8

9 Vad man köpt Kommunens mål Minska andelen kött, så stor andel ekologiskt som möjligt. Kostenhetens mål Ekologiskt 60% Max 50 gr kött/elev/dag Max 10 % utanför avtal Volymmål på flertalet klimatsmarta produkter Kontroll av följesedel och faktura Kontroll av vara vid leverans Södertälje kommun Kostenheten 9

10 Sortimentsförändringar Krav i FFU följer de med vid sortimentsförändringar? Lägger över ansvar på grossist. Chans att se över sortimentet Södertälje kommun Kostenheten 10

11 Prisjusteringar Stämmer prisjusteringen med leverantörens underlag? Hur påverkar justeringarna oss ekonomiskt? Finns billigare ersättningsprodukt? Södertälje kommun Kostenheten 11

12 Vad vill vi köpa Besparingar vid tillägg Kontroll att tilläggsprodukter följer våra krav i FFU Sortimentsoptimering ca 2 ggr/år Kommunikation med leverantörer Södertälje kommun Kostenheten 12

13 Tack! Frågor? Anna Svartsjö Kostenheten, Södertälje Kommun Telefon: E-post: Södertälje kommun Kostenheten 13

14 Perspektiv på uppföljning och verifiering som anbudsgivare, underleverantör av ett brett mejerisortiment Gina Kylin, QEHS Manager SE

15 Arla Foods AB Mer info om oss på samt Erbjuder ett fullt mejerisortiment ca 1000 artiklar Totalt ca 91% av det som säljs på svenska marknaden är tillverkat i Sverige av svensk råvara. Svenska produkter märks med Arla-kannan Övriga tillverkningsländer; Danmark, Finland, Tyskland Tillverkningsland anges alltid i klartext på förpackningen, samt i produktfaktablad. Omfattande Globala åtaganden inom CSR Vårt Ansvar. Globalt kvalitetsprogram för våra leverantörer /ägare Arlagården Besvarar upphandlingar per år September 2017

16 Erfarenheter från upphandling Viktigt för kunden Pris Leveransupplägg miljökrav på transporter UHM-kriterierna Specifika produkter och förpackningsstorlekar efterfrågas Socialt ansvar UHM kriterierna Kan vara begränsande/ avskiljande. Sparsamt med uppföljande frågor kring verifikat September 2017

17 Verifikat och leverantörsförsäkran KKV Leverantörsförsäkran är en form av ett kvalitetsintyg som vid en given tidpunkt intygas av den som undertecknar en leverantörsförsäkran. Personen som undertecknar behöver ha kunskap/insikt om vad som garanteras och en leverantörsförsäkran ska utan dröjsmål kunna styrkas genom revision på plats av såväl egen som underleverantörers produktion. Trovärdighetstrappa September 2017

18 Så här har Arlas leverantörsförsäkran tagits fram Kontroll av vilka kriterier som uppfylls i olika länder. Kartering av vilka bevis/verifikat som finns för att kriteriet uppfylls Framtagning av 8 leverantörsförsäkran Korta texter med info om hur kriteriet uppfylls. Svensk mjölk Kesella Uppladdning i OPV, elektronisk överföring till Dabas September 2017

19 Andra mejeriföretag Utformning av leverantörsförsäkran Företag A- Alla kriterier besvaras med ISO Information om hur kriteriet uppfylls med rutiner, uppföljning mm saknas helt. Företag B UHM leverantörsförsäkran saknas Företag C - UHM leverantörsförsäkran saknas Företag D Separata tydliga statements för de kriterier som uppfylls Företag E Sparsam info i leverantörsförsäkran. Företag F Uppfyller GMO-kriteriet men hänvisar till branschpolicyn som upphävdes September 2017

20 Behov av förbättringar UHM UHM gör stickprov på vad som skrivs i leverantörsförsäkran. Ta fram tydligare instruktion om vilken information som bör finnas med. Utvärdering av betydelsen av UHM-kriterierna vid upphandling. Utvärdering av om UHM-kriterierna ger den miljönytta som är målet med dem. UPPHANDLARE Skaffa kunskap om verifikat Kolla vilka verifikat som anges Fråga leverantören, ställ krav September 2017

21

22 Agenda Varför är UHM-kriterierna så viktiga? Dabas som informationsnav och verktyg för marknadsanalys, verifiering och uppföljning! Praktisk genomgång Frågor och funderingar?

23 UHM kriterierna En affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad!

24 UHM kriterierna En affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad! Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska bruttonationalprodukten! * Källa; ekonomifakta.se/sv Näringsliv

25 UHM kriterierna En affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad! Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska bruttonationalprodukten! Offentlig sektor köper livsmedel för drygt 11 mdr per år! Källa; Delfi Foodserviceguide.2016 och Delfi grossistindex. * Grossistkr exkl moms och exkl alkohol

26 UHM kriterierna En affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad! Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska bruttonationalprodukten! Offentlig sektor köper livsmedel för drygt 11 mdr per år! Offentlig sektor serverar över 3,3 miljoner måltider per dag! Antal måltider per dag i offentlig sektor Skolor Barnomsorg Äldreomsorg Sjukvård Socialvård Kriminalvård Försvaret * Källa; Delfi Foodserviceguide.2016

27 UHM kriterierna En affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad! Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska bruttonationalprodukten! Offentlig sektor köper livsmedel drygt 11 mdr per år! Offentlig sektor serverar över 3,3 miljoner måltider per dag! Nya Livsmedelsstrategin har fokus på ursprung, miljö och hållbarhet och pekar på offentlig sektor som viktig motor 60% av den offentliga livsmedelskonsumtionen skall vara ekologisk år 2030 enl den nya Livsmedelsstrategin Ekologisk livsmedelsförsäljning i Sverige en stark trend (+ 7-8% första halvåret 2017) Ekologiskt utgör nu 9,3% av total livsmedelskonsumtion Fortsätter ökningen i samma takt kommer det säljas ekologiskt för 27,4 mdr 2017 * Källa; Ekoweb. Ekologiskt = krav + EU ekologiskt.

28 UHM kriterierna En affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad! Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska bruttonationalprodukten! Offentlig sektor köper livsmedel för drygt 11 mdr per år! Offentlig sektor serverar över 3,3 miljoner måltider per dag! Nya Livsmedelsstrategin har fokus på ursprung, miljö och hållbarhet och pekar på offentlig sektor som viktig motor Hållbarhetsperspektiv är en konkurrensstrategi som ALLA vinner på! Investeringar i etik och miljö har en positiv effekt på börsvärde såväl som lönsamhet oavsett bransch * Företag vinner konkurrensfördelar genom att ta verkligt samhällsansvar och göra det till en del av sin kärnverksamhet ** Man blir mer attraktiv som arbetsgivare Man blir attraktivare i konsumenternas ögon och det bygger varumärke och lojalitet * Källa; prof. Lars Hassel CSR från risk till värde **Källa; Harvard Business Review ( Creating Shared Value ) Michael E Porter and Mark R. Kramer *** Inger Mattsson, Director Sustainable Business, Scandi, Karin Bodin vd Polarbröd, m fl

29 Källa; Stefan Hyttfors

30 UHM kriterierna Varför är UHM-kriterierna viktiga? Filmlänk... (klicka i presentationsläge eller kopiera in i webläsaren)

31 UHM kriterierna Varför Dabas som informationsnav? Tydligt informationsansvar Mer tillförlitlig information DABAS som bas för arbetet med att strukturera informationskraven och skapa samsyn kring bevismedel och verifikat Transparens och öppenhet underlättar granskning och kvalitetssäkring, samt minskar risken för överprövningar Informationen samlad på ett ställe och alltid tillgängligt Tids- och kostnadsbesparande för branschen

32

33 Så taggar du UHM kriterier i Dabas Webbportalen Dabas Mina Sidor Dabas Update

34 Så taggar du UHM kriterier i Dabas

35 Så taggar du UHM kriterier Dabas Update Arla har under året genomfört ett projekt för att automatisera publiceringen av artikelinformation till marknaden. I Dabas hittar ni nu Arlas sortiment med kvalitetssäkrad artikelinformation, produktbilder och UHM-kriterier. När vi startade detta projektet hade vi en målsättning om att förenkla, automatisera och säkerställa kvalitet i vår marknadsinformation ut till marknaden. Vi har nu lyckats skapa en M2M-lösning som uppfyller våra mål och låter oss integrera ett flertal tjänster och automatisera publiceringen till Dabas., säger Dick Due Pedersen på Arla. 35

36 Så söker du artiklar med UHM kriterier i Dabas artiklar i Dabas 6032 artiklar taggade med UHM kriterier

37 Så söker du artiklar med UHM kriterier i Dabas

38 Så söker du artiklar med UHM kriterier i Dabas

39 Så söker du artiklar med UHM kriterier i Dabas

40 Så söker du artiklar med UHM kriterier i Dabas

41 Hjälp och information i Dabas Hur gör jag? Hjälptexter

42 Hjälp och information i Dabas Hur gör jag? Dabas Bloggen: blogg.dabas.com

43 Hjälp och information i Dabas Hur gör jag? Dabas Kunskapscenter med Filmer, FAQ m.m.

44 Hjälp och information i Dabas Hur gör jag? Dabas Excelmall för UHM kriterier

45 Välkommen att kontakta Dabasteamet Tel eller

46 Sustainable development is the masterful balance of meeting our own needs without jeopardizing future generations ability to do the same * Källa; Light of mine Elizabeth Rose

47 Summering del 1 Reflektera utifrån din målgrupps perspektiv Verifiering och uppföljning görs. Men vilken omfattning är rimlig? Kvaliteten på tillgänglig information brister. Hur kan den höjas? Arbetet med verifikat är svårt och tidskrävande. Hur kan det underlättas? Fundera under kaffet: Finns det gemensamma utmaningar? Finns gemensamma lösningsförslag? 47

48 Del 2: Hur blir vi förändringsagenter? Gruppdiskussion 1: Målgruppsanpassad Gruppdiskussion 2: Blandade målgrupper 48

49 Gruppdiskussion 1- målgruppsanpassad - 30 min diskussion i din målgrupp - Skriv ner din målgrupps synpunkter och ta med till gruppdiskussion 2 Med utgångspunkt i dagens tema, inspirationstalarna och utifrån egna erfarenheter, vad fungerar bra och mindre bra idag? Vad ser vi som målgrupp att andra målgrupper behöver ta till sig? Vilket stöd behöver vi som målgrupp och från vem? 49

50 Gruppdiskussion 2 - Blandade målgrupper - 30 min diskussion i blandad målgrupp - Framför din målgrupps synpunkter från diskussion 1 och få respons Hur kan transparensen och tilliten öka i verifierings och uppföljningsprocessen? Vad är största utmaningen för att det ska fungera i praktiken? Hur kan vi gemensamt bidra till positiv utveckling? 50

51 Vilket stöd kan UHM ge? Fördjupning av branschdialog uppföljning och verifiering Mötesfrekvens: Fler från köparsidan Andra samverkansformer Temagrupp: Verfikatsgrupp? Information och stödmaterial Typ: Matris Krav ID-verifikat? Riktade insatser/aktiviteter Hur/till vem? Till politiker verklighetsförståelse Annat stöd 51

52 Vad är nästa steg för mig? KOD: Vad kan vara ett konkret steg i rätt riktning som jag själv kan ta efter detta möte? 52