Processbeskrivning Översyn av förvaltningsorganisationen, delegationer, administrativa processer och bolagsstruktur. 1. Bakgrund Kommunstyrelsen har fattat följande beslut: 1. Under förutsättning av kommunfullmäktiges beslut ge kommunchefen i uppdrag att göra en översyn av förvaltningsorganisationen, delegationerna, de administrativa processerna och bolagsstrukturen. 2. Översynen skall ta hänsyn till eventuella förslag till förändringar i den politiska organisationen. 3. Översynen skall presenteras för kommunstyrelsen senast i juni 2010. Alla förändringar skall dessa utgå från kommunfullmäktiges övergripande mål om en attraktivare kommun. Ledord i förändringen skall vara medborgarfokus. En ny organisation samt förändringar i delegationer, administration och bolagsstruktur skall ha medborgaren i fokus. Delegationer och administrativa processer skall stödja en effektiv organisation där beslut fattas på rätt nivå och där ärendegång och övrig administrativ hantering sker så effektivt som möjligt. En översyn av bolagsstrukturen kan ge att bolag eller stiftelser skall drivas i förvaltning eller kanske det omvända där verksamheter bolagiseras. Kanske skall också de kommunala bolagen ingå i en koncernstruktur. Översynen måste också ta hänsyn till eventuella förslag till förändringar i den politiska organisationen. Målet är att ha en ny förvaltningsorganisation samt eventuella förändringar i bolagsstruktur, delegationer och administrativa processer vid nästa mandatperiods början 2011-01-01.
2. Processägare och styrgrupp Kommunchefen har fått uppdraget av kommunstyrelsen och är den som äger processen. Kommunchefen kommer löpande att informera kommunstyrelsen om hur processen fortgår. Styrgrupp i processen är kommunens ledningsgrupp LKL. Medlemmar i LKL kommer i sin roll som förvaltningschefer få uppdraget att leda olika processgrupper. 3. Facklig referensgrupp Delaktighet och medverkan från medarbetare är central i en översyn av organisationen. På intranätet finns det möjlighet att lämna synpunkter och processen fram till förslag skall vara så bred som möjligt. En facklig referensgrupp bör utses och undertecknad kommer att ställa frågan till den centrala samverkansgruppen, Cesam. Ur ett arbetsmiljöperspektiv har också Ljusnanhälsan kontaktats. 4. Aktivitetsplan 2010 J F M A M J J A S O N D Kartläggning Processgrupparbete Analys och förslag Implementering
4.1 Kartläggning januari - februari Under 2009 har redan en förberedande kartläggning genomförts där alla chefer i olika grupperingar har haft möjlighet att lämna synpunkter på vad som bör ses över i arbetet med en ny förvaltningsorganisation. Vilka områden är det som vi kan eller skall organisera oss annorlunda kring än idag? I kartläggningen har framkommit två olika grupper av områden som bör belysas. Dels olika enheters placering i den nya organisationen men dels också områden som berör flera förvaltningar eller förvaltningar och bolag/stiftelse. Dessa områden har vi valt att kalla utvecklingsområden. En sammanställning av kartläggningen finns i bilaga 1. Dessa områden finns utlagda på intranätet där alla medarbetare kan lämna synpunkter. Synpunkter kan också givetvis lämnas på områden som behöver belysas. 4.2 Processgruppsarbete februari mars Utifrån de utvecklingsområden som finns med i kartläggningen har ett antal processgrupper bildats (se bilaga 2). Alla processgrupper har en ansvarig som leder processen med att ta fram hur vi i framtiden bör organisera oss för att nå bästa service till medborgaren med högsta möjliga effektivitet. I processgruppen skall ingå nyckelpersoner från flera förvaltningar som i sitt dagliga arbete berör området. Delaktighet skall vara en ledstjärna i arbetet. Målet för gruppernas arbete är att föreslå en organisation för området som ger samordningsvinster; ekonomiskt eller i bättre service till medborgaren. I arbetet skall gruppen för området: kartlägga och analysera organisationen och arbetet idag. omvärldsspana och se hur andra kommuner arbetar lämna förslag på ny organisation för området beskriva hur den nya organisationen skall arbeta beskriva konsekvenserna av förslaget Utöver processgruppernas arbete kommer utredningar (som inte kräver en processgrupp) göras på delar av de områden som framkommit i kartläggningen. Till exempel på olika enheters placering i organisationen samt olika enklare processer som behöver belysas.
4.3 Analys och förslag april - maj Under april kommer processgruppernas arbete att analyseras av styrgruppen för att få fram en förvaltningsorganisation med större medborgarfokus och som stödjer ett effektivare arbetssätt. Förvaltningsorganisationen skall utifrån uppdraget ta hänsyn till eventuella förändringar i den politiska organisationen. Målet är att ha ett förslag till ny förvaltningsorganisation samt eventuella förändringar i bolagsstrukturer färdigt i maj. Beslut om en ny organisation kan då fattas senast i juni. 4.4 Implementering juni - december Efter det att beslut har fattats om en ny organisation kommer implementeringsfasen att påbörjas. I denna fas kommer huvuddelen av arbetet med delegationer och administrativa processer genomföras. Den nya organisationen får sannolikt en annan struktur och därmed kommer det att påverka bemanningen. Några befattningar försvinner och nya behöver tillsättas. Det kan också komma att krävas nya rutiner och arbetssätt. Nicklas Bremefors Kommunchef
Bilaga 1 Kartläggning av områden som skall belysas Här är de områden som utifrån kartläggningen bör belysas mer i arbetet med en ny förvaltningsorganisation. Områdena är uppdelade i två olika grupper. I utvecklingsområdena är det områden som berör flera förvaltningar eller förvaltningar och bolag/stiftelse. Sedan har det också i kartläggningen kommit in synpunkter på enskilda enheters placering i den nya organisationen. Utvecklingsområden Administrativt stöd centralt/lokalt Information- / marknadsföring Fastighetssamordning IT-samordning Samordning färdtjänst-kollektivtrafik-skolskjutsar Näringslivsfrågor Turismfrågor Plan & byggfrågor Myndighetsfunktioner Barn-/ungdomar i behov av särskilt stöd Vuxna i behov av särskilt stöd Samordning av kultur- och biblioteksverksamhet Samordning av fritidsverksamhet Enheter i nya organisationen IT-enheten Kulturenheten Bibliotek Arbetsmarknadsenheten Flyktingenheten Fritidsenheten Musikskola Fritidsgårdar Gymnasieskola Vuxenutbildning Individ och familjeomsorg Bemanningsenheten Städenheten Kostenheten
Bilaga 2 Processgrupper för kartläggningens utvecklingsområden. Nedanstående processgrupper har bildats utifrån de utvecklingsområden som framkommit i kartläggningen. Alla processgrupper skall ha ett övergripande angreppssätt och skall bemannas med nyckelpersoner från berörda förvaltningar, bolag, stiftelser. Ledord skall vara medborgarfokus. Gruppernas arbete skall kännetecknas av delaktighet. Processgruppernas skall lämna en första avstämning till styrgruppen den 28/2 och ett slutligt förslag i enlighet med uppdraget senast den 30 mars. 1. Processgrupp Administrativt stöd Områdesbeskrivning: Med administrativt stöd menas den administration som idag finns centralt placerad på varje förvaltning som stöd till nämnd eller förvaltningsledning. Sekreterare, administratörer, utredare, kvalitetsresurser, assistenter, etc. Frågeställning: Hur skall vi organisera det administrativa stödet? Processledare: Karin Boström 2. Processgrupp Information och marknadsföring Områdesbeskrivning: Med information menas arbetet med den interna och externa informationsspridningen. Med marknadsföring menas reklam och varumärkesbyggande. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med information och marknadsföring? Processledare: Anna Kjellander
3. Processgrupp Fastighetssamordning Områdesbeskrivning: Med fastighetssamordning menas att se över hur våra fastigheter, både i förvaltning och i bolagsform, drivs och förvaltas. Även städenhetens tillhörighet och organisering ingår. Frågeställning: Hur skall fastigheter som ägs av kommunen direkt eller genom bolag drivas och förvaltas? Processledare: Nicklas Bremefors 4. Processgrupp IT-samordning Områdesbeskrivning: Med IT-enhet och IT-samordning menas att se över hur IT-resurser används. Frågeställning: Hur skall våra IT-resurser samordnas? Processledare: Rickard Blank 5. Processgrupp Färdtjänst-kollektivtrafik-skolskjuts Områdesbeskrivning: De enheter som idag arbetar med dessa tre frågor. Frågeställning: Hur skall vi organisera arbetet med färdtjänst, kollektivtrafik och skolskjutsar? Processledare: Kia Pehrsdotter
6. Processgrupp Näringslivsfrågor Områdesbeskrivning: Arbetet med utveckling och stöd till det lokala näringslivet. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med näringslivsfrågor? Processledare: Nicklas Bremefors 7. Processgrupp Turismfrågor Områdesbeskrivning: Arbetet med turistinformation och turistrelaterade frågor. Frågeställning: Hur skall kommunen organisera sig i arbetet med turismfrågor? Processledare: Lars Forslöf 8. Processgrupp Plan och byggfrågor Områdesbeskrivning: Arbetet med detaljplaner och bygglov. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med plan och byggfrågor? Processledare: Stig Olsson
9. Processgrupp Myndighetsfunktioner Områdesbeskrivning: Med myndighetsfunktioner menas den myndighetsutövning för bygg, miljö och räddning som kan rikta sig externt som internt. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet myndighetsfunktioner? Processledare: Stig Olsson 10. Processgrupp Barn och ungdomar i behov av särskilt stöd Områdesbeskrivning: Med särskilt stöd menas där insatser behöver göras för att barn och ungdomar (0-18 år) skall klara skola och förberedas för klivet in i vuxenvärlden på bästa sätt. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med barn och ungdomar i behov av särskilt stöd? Processledare: Stefan Meuller 11. Processgrupp Vuxna i behov av särskilt stöd Områdesbeskrivning: Med särskilt stöd menas där insatser behöver göras för att vuxna (19-64 år) skall klara sin försörjning. I det yttersta fallet att gå från försörjningsstöd till arbete. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med vuxna i behov av särskilt stöd? Processledare: Marita Wikström
12. Processgrupp Kultur- och biblioteksverksamhet Områdesbeskrivning: Med kultur och biblioteksverksamhet menas den verksamhet som idag bedrivs inom kulturenheten och bibliotek samt den verksamhet som bedrivs av annan förvaltning med samma eller likartad inriktning. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med kultur- och biblioteksverksamhet? Processledare: Lotta Trosell Svender 13. Processgrupp Fritidsverksamhet Områdesbeskrivning: Med fritidsverksamhet menas den verksamhet som idag bedrivs inom fritidsenheten samt den verksamhet som bedrivs av annan förvaltning med samma eller likartad inriktning. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med fritidsverksamhet? Processledare: Stig Olsson