MAH / Gemensam förvaltning Kansliet Tomas Holmström Arkivarie PM 2015-10-19 Dnr MAHR 13-2015/646 Införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning vid Malmö högskola Bakgrund 2011 Arbete med att införa verksamhetsbaserad arkivredovisning vid MAH startar. I december 2011 sluts en överenskommelse om samarbete med Lunds universitet och Linnéuniversitetet. Målet är att ta fram en för lärosätena gemensam klassificeringsstruktur. 2012-2014 Högskolan hoppar av samarbetet med LU och LNU för att på egen hand ta fram en struktur med processbeskrivningar. Företaget Trivector anlitas för arbete med kartläggning av processer. 2014-2015 Högskolan väljer att inte införa verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med Trivectors processmodell. Den anses inte uppfylla kraven i RA-FS 2008:4. Arbetet med att kartlägga processer och hitta en lösning som fungerar för ärende- och dokumenthantering samt arkivering påbörjas Under hösten 2015 görs en anpassning till högskolans nya huvudprocesskarta. Processerna bygger på kartan men ett antal tillägg görs för att kartan ska kunna ge stöd åt ärende- och dokumenthantering. I anpassningsarbetet är ledstjärnorna: 1. Förenkling, 2. Enhetlighet. Särskilt fokus är mot ärendehantering (och diarieföring) där avsaknad av enhetliga rutiner har medfört brister i kvalitet och sökbarhet. Målet är att införa en första version som senare ska vara möjlig att bygga ut och anpassa. Dokumenthanteringsplaner för lednings-, stöd- och huvudprocesser (forskning och utbildning) färdigställs. Den nya klassificeringsstrukturen med processbeteckningar, ärendetyper och handlingstyper testas med framgång i W3D3. En plan för införande av Vebar i W3D3 tas fram Utbildningsinsatser för registratorer planeras till november 2015 Krav och förutsättningar enligt regelverket (RA-FS 2008:4) Enligt RA-FS 2008:4 ska alla statliga myndigheter senast 1 januari 2013 övergå till en verksamhetsbaserad arkivredovisning. Arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd. De uppgifter som ingår i arkivredovisningen ska presenteras som en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, och en arkivförteckning Arkivbeskrivningen ska uppdateras fortlöpande och hållas aktuell över tiden. 1
Klassificeringsstrukturen är ett styrdokument som ska fastställas av myndigheten. Den ska vara utformad efter hur verksamheten är utformad, inte efter hur organisationen ser ut. Strukturen utgör ett styrdokument som baseras på verksamhetens processer där varje process har en unik nummerbeteckning (klassificering). Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd, med vilket menas att den ska utgå från en indelning av verksamheterna i tre delar: - Styrande verksamheter - Stödjande verksamheter - Kärnverksamheter Klassificeringsstrukturens hierarkiska-systematiska dimension kan beskrivas på följande sätt: 1. Verksamhetsområde den översta nivån i hierarkin 2. Process nivå under verksamhetsområde. Alla handlingar som tillkommer inom processens aktiviteter har ett samband genom sin processtillhörighet. 3. Aktivitet beståndsdel inom en process. Det är genom att utföra aktiviteter som handlingar tillkommer. Är processbegreppet inte tillämpbart är det tillåtet att använda annan metod för beskrivning. Det väsentliga är att klassificeringen baseras på hur verksamheten är utformad, inte hur den är organiserad. Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering vid upprättande av myndighetens arkivförteckning. Den bör även användas vid registrering (diarieföring) av allmänna handlingar. Samtliga processer i klassificeringsstrukturen ska beskrivas grafiskt eller i text. Vid omfattande förändringar i verksamheten ska klassificeringsstrukturen ändras eller ersättas. När så sker är det viktigt att säkerställa att ändringar inte påverkar sökbarheten i arkivet En konsekvens av införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning är att arkivbildning måste avslutas. I RA-FS 2008:4 anges att alla handlingar som tillkommit före den 1 januari 2013 får redovisas enligt det äldre redovisningssättet. Den redovisningen skall vara avslutad senast den 1 januari 2014. 2
Malmö högskolas förmåga att leva upp till krav i RA-FS 2008:4 Krav och rekommendationer i RA-FS 2008:4 Nuläge 2016* Kommentarer Klassificeringsstruktur skall fastställas Nej Ja Införs 1 januari 2016 Det ska finnas processbeskrivningar som kompletterar klassificeringsstrukturen Det ska finnas hanteringsanvisningar (dokumenthanteringsplaner el. motsv. som visar hur handlingar/verksamhetsinformation skall hanteras ur ett dokumenthanteringsperspektiv Det ska finnas arkivförteckning(ar) som utgår från den nya klassificeringsstrukturen Det ska finnas arkivbeskrivningar (inget nytt krav) Diarieföringen (registrering av allmänna handlingar) bör baseras på klassificeringsstrukturen Arkivredovisning enligt äldre ordningsprinciper har avslutats när verksamhetsbaserad arkivredovisning införs Nej Ja Enklare processbeskrivningar ingår i högskolans dokumenthanteringsplaner som börjar gälla den 1 januari 2016 Nej Ja Dokumenthanteringsplaner införs den 1 januari 2016. Nej Ja Kommer att finnas så snart de nya rutinerna har börjat införas Införs den 1 januari 2016. Ja Ja Behöver dock uppdateras under 2016. Nej Ja Klassificeringsstrukturen införs i W3D3 den 1 januari 2016. Därtill läggs ärendebeteckningar och handlingstyper från dokumenthanteringsplanen in i systemet. En ny serieindelning som inte är organisatorisk uppbyggd och som stöder det nya regelverket införs den 1 januari 2016 Nej Nej Det finns en stor eftersläpning i arkiveringen. Under 2015 har fokus varit på att flytta arkiv (TS och KS), att bygga upp grundläggande arkivrutiner. Vad gäller det sistnämnda så kommer en kortare arkivhandbok med leveransanvisningar att finnas på plats. En del insatser har även gjorts i fråga om ordnande och förtecknande av arkiv. Men arkiveringen är långt ifrån klar och med nuvarande resurser kommer vi inte hinna avsluta alla arkiv under 2016. Högsta prioritet under återstoden av 2015 är att stänga äldre arkivbildning. Det sker bl. a genom ad acta-läggning i diarier, ärendeflytt och stängning av diarieserier. 3
*Förutsätter att beslut om införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning sker under 2015 Förslag till klassificeringsstruktur (KS) KS fullständiga innehåll redovisas i separat dokument. KS föreslår införas den 1 januari 2016 KS - några kännetecken Baseras på högskolans huvudprocesskarta Är hierarkiskt uppbyggd och kan byggas ut med ytterligare underliggande processer Innehåller en del processdefinitioner, men ytterligare kompletteringar behöver göras Dokumenthanteringsplaner Dokumenthanteringsplanerna redovisas i separata dokument. Dokumenthanteringsplanerna ska ge konkreta hanteringsanvisningar när klassificeringsstrukturen ska börja användas Dokumenthanteringsplaner några kännetecken Baseras på klassificeringsstrukturens kodning av processer Innehåller korta processbeskrivningar i text framför allt genom beskriver av ärendeflöden. Innehåller ärende- och informationstyper. Dessa kompletterar processerna genom att ge enkla och kraftfullt redskap vid sökning av ärenden och informationsobjekt. En process kan ha en till flera ärende-/informationstyper. Till varje ärende-/informationstyp finns definierade handlingstyper. Benämningarna på handlingstyper är vanligen korta (t ex ansökan, beslut ) för att minimera onödiga missförstånd. Det går att lägga till eller förändra ärende-/informationstyper utan att det påverkar klassificeringsstrukturens processer. Innehåller hanteringsanvisningar som ska ge vägledning i hur man ska hantera handlingar verksamhetsinformation på ett korrekt sätt. Följer man anvisningarna uppnås en ökad enhetlighet i dokumenthanteringen, vilket leder till ökad säkerhet och förbättrade sökoch åtkomstmöjligheter. Planerna är i första hand till för att hjälpa handläggare, registratorer, administrativa chefer och andra administratörer. För att även kunna användas av lärare och forskare bör enkla lathundar tas fram! Förvaltning av klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplaner Ansvar för tillämpning Klassificeringsstrukturen och lokalt framtagna dokumenthanteringsplaner gäller för hela högskolan. Ansvar för att arbete utförs i enlighet med dessa bestämmelser regleras i rektors delegationsordning. Revidering av klassificeringsstruktur Vid omfattande förändringar i verksamheten ska klassificeringsstrukturen ändras eller ersättas. När så sker är det viktigt att säkerställa att ändringar inte påverkar sökbarheten i arkivet. Förändringar av klassificeringsstrukturen kräver särskilt beslut av förvaltningschefen. 4
Handläggningsordning vid revidering Arkiv och registratur insamlar och sammanställer synpunkter för revidering av KS. Chefen för kansliet (i vilket arkiv och registratur är organiserat) ansvarar för förvaltningen av KS samt att ta fram underlag för revidering till förvaltningschefen. Beslut tas om revidering Versionshantering av KS Den första klassificeringsstrukturen har version 1.0. Vid tillägg eller ändring av processer medför det beslut om ny version (2.1, 2.2 osv). Om hela klassificeringsstrukturen byts ut ges den version med nytt heltal (2.0, 3.0 osv) Versionshantering och revidering av dokumenthanteringsplaner Dokumenthanteringsplanernas versioner följer den gällande klassificeringsstrukturen, men eftersom planerna förändras ofta görs ett tillägg för delversion. (1.0-1, 1.0-2 osv). Revidering av planerna kräver inte särskilt beslut eftersom dessa utgör hanteringsanvisningar. Ansvar för revidering av planerna bör ligga på den högskolegemensamma funktionen för arkiv och registrator. 5
Förslag till ny seriestruktur i W3D3 Klassificeringsstrukturens processer införlivas i ny seriestruktur för W3D3 Område/processer Serie Kommentarer Ledningsprocesser LED Ärenden i ledningsprocesser Stödprocesser (men ej HR) ST Ärenden i stödprocesser HR (processgrupp) HR HR-relaterade processer Process för inköp och upphandling UPP Upphandlingsärenden Utbildningsrelaterade processer på samtliga utbildningsnivåer (ej student- och doktorandärenden) UTB Utbildningsärenden Tillhandahålla tandvårdsklinik (Område: ODTVN (serien Patientärenden (OD) bedriva utbildning) finns idag) Processer som genererar student- och STUD Enbart individärenden doktorandärenden Forskningsprocesser FO Forskningsärenden 6