EY Building a better working world. Alingsås kommun. Granskning av vård- och äldreomsorg kopplat till mat, måltid och valfrihet

Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna september 2015 Alingsås kommun Granskning av vård- och äldreomsorg kopplat till mat, måltid och valfrihet EY Building a better working world

1. Sammanfattning 3 2. Inledning 4 2.1. Bakgrund 4 2.2. Syfte och avgränsning 4 2.3. Revisionsfrågor 4 2.4. Revisionskriterier 5 2.5. Genomförande 5 2.6. Begreppsdefinitioner 6 3. Organisation 7 3.1. Politisk organisation 7 3.2. Tjänstemannaorganisation 7 3.3. Bedömning 8 4. Lokala styrdokument 9 4.1. Framtidens äldreomsorg 2012-2025 9 4.2. Ledningssystem och kvalitetskrav inom äldreomsorgen 10 4.3. Måltidsprogrammet 10 4.4. Måltidsservice 11 4.5. Riktlinjer för dokumentation 12 4.6. Riktlinjer för hantering av klagomål och synpunkter 12 4.7. Bedömning 13 5. Hemtjänstens arbete med mat och måltid 14 5.1. Implementering av måltidsprogrammet 14 5.2. Implementering av måltidsservice 14 5.3. Den enskildes inflytande 15 5.4. Fokusgrupp medarbetare 16 5.5. Fokusgrupp personer med hemtjänst 17 5.6. Bedömning 17 6. Äldregårdarnas arbete med mat och måltid 18 6.1. Implementering av måltidsprogrammet 18 6.2. Den enskildes inflytande 19 6.3. Fokusgrupp medarbetare 20 6.4. Bedömning 20 7. Svar på revisionsfrågorna 22 8. Slutsats 23 9. Källförteckning 24 9.1. Lagar och föreskrifter 24 9.2. Kommunspecifika dokument 24 9.3. Övriga dokument 25 Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Beskrivning av fokusgruppmetoden 1

Bilaga 3 Kostenhetens enkät personer med hemtjänst (urval av frågor) Bilaga 4 Kostenhetens enkät medarbetare (urval av frågor) Bilaga 5 Måltidprogram för hemtjänst och särskilt boende (2013-06-18) Bilaga 6 Måltidsprogram för särskilt boende (2013-06-18) Bilaga 7 Måltidsprogram för hemtjänst (2015-06-15) Bilaga 8 Måltidsprogram för särskilt boende (2015-06-15) Bilaga 9 Illustration av Riktlinjer för hantering av klagomål och synpunkter (VÄN 2009-10-20) 2

1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Alingsås kommun genomfört en granskning avseende mat, måltid och valfrihet inom äldreomsorgen. I Alingsås finns sedan 2013 ett måltidsprogram som reglerar arbetet med mat och måltid inom hemtjänsten och särskilt boende. Ar 2014 infördes måltidsservice i kommunen där personer med hemtjänst kan välja mellan flera olika matleverantörer. Revisorerna beslutade att genomföra granskningen då verksamhetsuppföljning visat att måltidsprogrammet inte var känt i verksamheten. Revisorerna ville även granska hur konceptet måltidsservice fungerar både ur ett verksamhetsperspektiv och ur den äldres perspektiv. Granskningens övergripande syfte har därmed varit att granska om vård- och äldreomsorgsnämnden har säkerställt att arbetet med mat, måltid och valfrihet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Inom ramen för granskningen har ett flertal intervjuer och fokusgrupper genomförts med bland annat nämndens presidium, förvaltningschef, avdelningschefer, medarbetare och personer med hemtjänst. Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning bedöms VAN ha säkerställt att det finns rutiner för att åstadkomma ett ändamålsenligt arbete relaterat till mat, måltid och valfrihet. Vi bedömer att det finns rutiner för att säkerställa att hänsyn tas till den enskildes inflytande vad gäller val av mat. Vi bedömer även att valfriheten för äldre med hemtjänst påverkats positivt sedan införandet av måltidsservice. I granskningen har dock framkommit att måltidsprogrammet inte är känt i samtliga verksamheter. Programmet följs inte heller upp i sin helhet. Vi bedömer att det är oklart hur verksamheten ska arbeta med måltidsservice då nämnden inte antagit något specifikt dokument för måltidsservice. I genomförda intervjuer har noterats att valmöjligheterna inom måltidsservice inte är fullt kända bland personer med hemtjänst. Slutligen har noterats att det saknas gemensamma rutiner för ofrivillig nattfasta och att tiden för matlagning i hemmet upplevs som knapp av personalen. Mot bakgrund av detta rekommenderar vi nämnden att: tillse att måltidsprogrammet är känt i samtliga verksamheter tillse att uppföljningen av måltidsprogrammet möjliggör uppföljning av programmets alla delar tydliggöra hur verksamheten ska arbeta med och följa upp måltidsservice tydliggöra hur uppföljningen av kvalitetskrav ska rapporteras till nämnden tillse att det finns tydliga rutiner för hur och när den enskilde informeras om måltidsservice fortsatt följa verksamhetens förutsättningar för att tillhandahålla matlagning i hemmet säkerställa att det finns rutiner för arbete med ofrivillig nattfasta säkerställa att det finns två rätter att välja mellan till lunch och middag på demensavdelningarna tillse att sammanställningen av inkomna synpunkter och klagomål görs i enlighet med kommunens rutin för hantering av klagomål och synpunkter 3

Hui!d+nq a hett= wqfkf 1O w.trk 2. Inledning 2.1. Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden (VÄN) i Alingsås antog 2013 ett så kallat måltidsprogram som beskriver arbetet med mat och måltid för hemtjänst respektive äldreboende. I delårsrapporten för VÄN 2014 bedöms att valfriheten har ökat för hemtjänsttagare med måltidshjälp eftersom konceptet måltidsservice har införts från och med mars 2014. Konceptet måltidsservice, som riktar sig till personer som har kommunal hemtjänst, har medfört att personer med hemtjänst får möjlighet att välja mellan olika måltidsalternativ. I rapport verksamhetsuppföljning 20141 anges att måltidsprogrammet inte är känt på samtliga äldreboenden i kommunen. Dessutom saknas rutiner för att säkerställa att den ofrivilliga nattfastan inte blir längre än 11 timmar. Rapporten beskriver att det råder en osäkerhet hos medarbetarna kring hur man ska och bör hantera mat och måltidssituationen. Revisorerna har identifierat en risk att arbetet med mat och måltid inom äldreboende inte är tillräckligt utvecklat samt att måltidsprogrammet inte är fullt implementerat. När det gäller hemtjänsten vill revisorerna granska hur konceptet måltidsservice fungerar både ur ett verksamhetsperspektiv och ur den äldres perspektiv. Revisorerna har därför beslutat att genomföra en granskning. 2.2. Syfte och avgränsning Granskningens övergripande syfte är att granska om VÄN har säkerställt att arbetet relaterat till mat, måltid och valfrihet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, det vill säga i enlighet med lagstiftning, antagna kvalitetskrav, riktlinjer och rutiner. Granskningen avser VÄN:s ansvarsområde. Fokusgrupper i verksamheten genomförs enbart i den verksamhet som bedrivs i kommunal regi. 2.3. Revisionsfrågor I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Hur säkerställer VÄN att verksamheten bedrivs i enlighet med fastställda mål, uppdrag och kvalitetskrav kring mat och måltid? Hur säkerställer VÄN att hänsyn tas till den äldres inflytande när det gäller mat och måltid? Hur har valfriheten måltidsservice? påverkats för äldre med hemtjänst sedan införandet av 1 Kvalitetsuppföljning för 2014 på äldreboende, genomförd av MAS och SAS 4

Budding ri tsf:tterwo k,rg world 2.4. Revisionskriterier Kommunens ansvar för vård- och omsorg regleras i följande lagar, vilka utgör de kriterier som granskningens resultat värderas mot: Kommunallagen (1991:900) 6 kap. 7 som reglerar styrelsers och nämnders uppdrag Socialtjänstlagen (2001:453) 5 kap. 4-5 som reglerar socialtjänstens omsorg om äldre människor Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) 17-21 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (2011:9) Alingsås kommuns egna styrdokument och mål i form av åtaganden är även dessa underlag och utgångspunkt för bedömningen. I granskningen har vi särskilt beaktat Framtidens äldreomsorg 2012-2025, kvalitetskrav och måltidsprogrammet. En sammanställning av dessa styrdokument finns i avsnitt 4. 2.5. Genomförande Granskningen grundas på dokumentstudier, intervjuer och fokusgrupper. Intervjuer har genomförts med: VÄN:s presidium Förvaltningschef Avdelningschef äldreboende Avdelningschef kvarboende (hemtjänst) Enhetschef äldreboende Enhetschef kvarboende Kostchef och medarbetare från kostenheten Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Fokusgrupper har genomförts med: medarbetare äldreboende medarbetare hemtjänst personer med hemtjänst Urvalet av intervjupersoner ska spegla granskningens syfte. Verksamhetsföreträdare för både hemtjänst och äldregårdar har därmed intervjuats. Syftet med att genomföra fokusgrupp med medarbetare är att fånga deras bild av måltid och måltidssituationen i de olika verksamheterna. I fokusgrupperna deltog medarbetare från flera olika hemtjänstlag respektive äldregårdar. Metoden som användes i fokusgrupperna finns beskriven i bilaga 2. I granskningen har en (av sex) enhetschefer för hemtjänst intervjuats och en (av tio) enhetschefer för särskilt boende. Enhetscheferna som intervjuades valdes ut av respektive 5

avdelningschef. Vi vill uppmärksamma läsaren på att de intervjuade inte valdes genom ett slumpmässigt urval och att vi endast träffat två enhetschefer. Detta kan ha påverkat vad som framkommit i genomförda intervjuer. Mot bakgrund att vi använt flera olika former för inhämtning av information (såsom intervjuer med MAS och kostenhet samt dokumentstudier av verksamhetsuppföljningar och genomförda egenkontroller) anser vi ändå att vi kan ge en bild av hur verksamheten bedrivs. De medarbetare som deltog i fokusgrupperna tillfrågades av respektive enhetschef. De medarbetare vi träffade valdes därmed genom en självselektionsprocess vilket påverkade vem som deltog i fokusgrupperna. Vilka som valde att delta kan i sin tur ha påverkat vad som framkom under fokusgrupperna. Då medarbetarna var mellan sex och åtta till antalet och kom från olika avdelningar/hemtjänstlag bedömer vi ändå att fokusgrupperna speglat flera åsikter och verksamheter. Flera personer som skulle deltagit i fokusgruppen för äldre lämnade återbud samma dag. Endast två personer med hemtjänst deltog. Då antalet var för lågt för att ge ett tillförlitligt resultat genom fokusgruppmetoden fördes istället ett samtal med deltagarna om deras upplevelser av måltidsservice. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. Under pågående granskning beslutade VÄN i juni 2015 att revidera måltidsprogrammet, ett centralt dokument för granskningen. Vi vill uppmärksamma läsaren på att samtliga intervjuer genomfördes innan beslutet med undantag för intervjun med nämndens presidium. 2.6. Begreppsdefinitioner I granskningsrapporten har vi i huvudsak benämnt de personer som får insatser från hemtjänst eller som bor på särskilt boende för enskilda eller boende. Vi är medvetna om att det finns andra benämningar som också används för att beskriva dessa personer. I dokumentationen vi har granskat har vi bland annat sett uttrycken "vårdtagaren" och "den äldre". I Alingsås kommun benämns de särskilda boendena för äldregårdar. Vi har därför strävat efter att benämna dem på samma sätt. 6

3. Organisation 3.1. Politisk organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för all verksamhet och hela kommunens utveckling samt ekonomiska ställning. Vård- och äldreomsorgsnämnden (nedan förkortat VÄN) är ansvarig nämnd för kommunens äldreomsorg. Enligt reglementet för VÄN ingår i nämndens arbete att bland annat ansvara för information om nämndens verksamhet och att arbeta för utveckling av brukarinflytande. 3.1.1. Politisk samverkan kring mat och måltid VÄN samverkar med Kommunala pensionärsrådet (KPR) och med ett förtroenderåd angående äldrefrågor. KPR är organisatoriskt knutet till VÄN och fungerar som ett remissforum som yttrar sig över olika frågor kopplade till kommunens äldre invånare. KPR är ett samordnande organ mellan kommunens politiker och lokala företrädare för pensionärernas riksorganisationer. Rådet har fyra sammanträden per år. VÄN har även ett samarbete med så kallade förtroenderåd. Förtroenderåden leds av två kontaktpolitiker som utses för olika geografiska områden i kommunen. Vid möte i förtroenderåden kan enskilda och närstående diskutera med kontaktpolitikerna som sedan återrapporterar till förvaltningen och VÄN. Förtroenderåden hålls ett antal gånger per år dit samtliga enskilda inom det geografiska området bjuds in. 3.2. Tjänstemannaorganisation Tjänstemannaorganisationen i Alingsås kommun leds och styrs av kommundirektören. Kommundirektören har huvudansvar för att förvaltningen verkställer uppdragen som den politiska ledningen har beslutat om samt att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt. Förvaltningschefen för vård- och äldreomsorgsförvaltningen ansvarar för det arbete som bedrivs inom förvaltningen. Under förvaltningschef för vård- och äldreomsorgsförvaltningen finns äldreboende- och kvarboendeavdelningen med varsin tillhörande avdelningschef. Äldreboendeavdelningen ansvarar för kommunens sju äldregårdar i egen regi medan kvarboendeavdelningen ansvarar för fem hemtjänstområden drivna i kommunens regi. Inom vård- och äldreomsorgsförvaltningen arbetar även medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och Socialt ansvarig samordnare (SAS). 3.2.1. Samverkan kring mat och måltid I kommunen finns olika former av samverkan på tjänstemannanivå för frågor som rör mat och måltid inom äldreomsorgen. Nedan presenteras kort kostenhetens, kostombudens och teamsamverkans arbete inom området. 7

I kommunens arbete med mat och måltid är kostenheten en viktig del. Enheten ansvarar för avtalsfrågor inom VÄN men gör även uppföljningar i verksamheten i form av exempelvis enkäter. Kostenheten har även vårdtagarträffar där de enskilda kan framföra åsikter och önskemål på maten, avstämningsmöten med personal samt kostombudsmöten och kvalitetsrådsuppföljningsmöten. Kostenheten håller också i utbildningar för medarbetare. Enheten ligger organisatoriskt under barn- och ungdomsförvaltningen. Det finns inga formella krav på att medarbetare på kostenheten ska ha geriatrisk kompetens men enligt intervjuade vid enheten har nuvarande medarbetare ändamålsenlig kunskap inom äldreområdet. I Alingsås kommun har varje arbetslag inom såväl hemtjänst som särskilt boende minst ett kostombud. Kostombuden ska ha ett intresse för kostfrågor och måltidens betydelse och fungera som ett stöd till kollegor i kostfrågor. I uppdraget ingår att samverka med exempelvis arbetsterapeut och hygienombud samt att informera nyanställd personal. Kostombuden fortbildar sig inom kost två gånger årligen. Inom såväl hemtjänst som särskilt boende används teamsamverkan för att diskutera kosthållning. Teamsamverkan används för att samplanera den enskildes insatser mellan olika yrkeskategorier för att säkerställa god vård. Teamsamverkan leds av en enhetschef och bl.a. kostombud, sjuksköterska, arbetsterapeut och undersköterska deltar. De huvudsakliga ämnena för träffarna är enligt rutindokumentet för teamsamverkan förebyggande arbete genom exempelvis Senior Alerte. I teamsamverkan samplaneras individuella ärenden för exempelvis enskilda som har problem med undernäring. 3.3. Bedömning Vi bedömer att nämnden tillsett flera former av inhämtning av information om äldres åsikter kring mat och måltid, såsom KPR och förtroenderåden. Vi bedömer att det finns tydliga rutiner för samverkan mellan olika yrkesroller för att säkerställa att arbetet relaterat till mat och måltid bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Exempelvis hålls teamsamverkan och utbildning av kostombud kontinuerligt. Mot bakgrund av ovanstående bedömer vi att nämnden tillsett en organisation som säkerställer att arbetet relaterat till mat, måltid och valfrihet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. 2 Senior Alert är ett nationellt kvalitetsregister för vård och omsorg med syfte att förbättra förebyggande arbete. I systemet registreras riskbedömningar och åtgärder för fallrisk, trycksår, onormal viktnedgång, munhälsa och inkontinens. 8

Elwl.lmq 6 brit,' 0,0'kl(1g 4. Lokala styrdokument Figuren nedan visar att såväl nationella föreskrifter som kommunala styrdokument3 styr hur verksamheterna ska arbeta med måltidsfrågor. Figuren visar också den uppföljning som verksamheten gör. Måltidsprogrammet är ett centralt dokument som kvalitetskraven refererar till. Måltidsservice gäller bara för hemtjänst. Föreskrifterna och styrdokumenten redovisas i nedanstående kapitel. Nationella föreskrifter Kommunala styrdokument SOSFS 2011 9 ~ Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ~ KY alitetskra v sărskítt boende Framtidens äldreomsorg 2012-2025 ~ Măltidsprogram Máftidsserrice Egenkontroll 2015 r Verksamhetsuppföljning 2014 4.1. Framtidens äldreomsorg 2012-2025 VÄN antog i augusti 2011 en strategi för framtidens äldreomsorg innehållande fem målbilder. Målbilderna identifierar utvecklingsområden och ska fungera som underlag för nämndens arbete med att ta fram konkreta planer och program. Under respektive målbild finns ett antal utvecklingsområden. Tre av dem är kopplade till mat, måltid och valfrihet: skapa möjligheter att äta tillsammans med andra utveckla måltidskulturen i vård- och omsorgsboenden öka valfriheten inom olika områden 3 I vård- och äldreomsorgsnämndens budget 2015-2017 finns inga konkreta mål kopplade till mat och måltid. Nämnden har däremot ett uppdrag kopplat till enskildas inflytande i den strategiska planen: "I Alingsås utvecklas vården och omsorgen efter individens behov". Nämnden har antagit tre åtaganden för att arbeta med målet: systematiskt arbeta för att öka förtroende genom ett professionellt personcentrerat arbetssätt, starta upp E-hemtjänst samt öka antalet platser i gruppboendemiljö. Målet kan inte sägas vara direkt styrande för arbetet med mat och måltid och granskas därmed inte inom ramen för granskningen. 9

~:r,..... I slutrapporten Måltidsprogram för äldre från 2013 lämnas förslag på ett måltidsprogram för äldre i kommunen (se avsnitt 4.3.). Programmet kan ses som en konkret plan som kan härledas från strategin Framtidens äldreomsorg 2012-2025. 4.2. Ledningssystem och kvalitetskrav inom äldreomsorgen VÄN antog i mars 2014 ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (i enlighet med SOSFS 2011:9 som beskrivs i bilaga 1). Nämnden antog samtidigt tillhörande kvalitetskrav för hemtjänst, hemsjukvård och särskilt boende. Kvalitetskraven beskriver vilken kvalitet verksamheten ska hålla samt hur denna ska följas upp. Kvalitetskraven omfattar all verksamhet som arbetar på nämndens uppdrag oavsett utförare. Nu gällande kvalitetskrav antogs av VÄN i februari 2015. Det finns tre kvalitetskrav kopplade till mat och måltid för både särskilt boende och hemtjänst. Kvalitetskraven är: grundläggande kunskaper ska finnas hos personalen om måltid och mat utföraren ska följa måltidsprogrammet (se avsnitt 4.3) den enskilde ska kunna påverka genomförandet av och tidpunkterna för insatserna För äldregårdarna är det ytterligare specificerat att "Det innebär bl.a. att den enskilde ska kunna påverka vilken tid han/hon vill äta". MAS eller SAS ansvarar enligt förvaltningens Rutin för systematisk verksamhetsuppföljning för att genomföra den årliga uppföljningen av kvalitetskraven. Enhetschefen genomför så kallad årlig egenkontroll av sin enhet genom att besvara en web-enkät som en del av uppföljningen. Även intervjuer med medarbetare och enskilda kan enligt rutindokumentet ingå i uppföljningen men det är inte specificerat när eller hur ofta. Under 2014 besökte exempelvis MAS och SAS enheterna och genomförde också studier av måltidssituationen. Hur återkoppling till nämnden ska ske framgår inte av rutindokumentet. Vi noterar att förvaltningens rutin för systematisk verksamhetsuppföljning fastställdes samma dag som EY efterfrågade den. VÄN antog i juni och december 2014 uppföljningen av kvalitetskraven för 2014 benämnd som Rapport för verksamhetsuppföljning. Egenkontroller inom särskilt boende genomfördes under våren 2015 och hemtjänstens motsvarande planeras till hösten 2015. Ingen ytterligare uppföljning är planerad enligt uppgift. Per augusti har ingen uppföljning av kvalitetskraven redovisats för nämnden avseende 2015. 4.3. Måltidsprogrammet Alingsås kommun startade i april 2012 ett projekt med syfte att utarbeta ett heltäckande måltidsprogram för äldre i kommunen. Projektet avslutades i mars 2013 och resulterade dels i ett övergripande måltidsprogram för hemtjänst och särskilt boende, dels i ett måltidsprogram specifikt för särskilt boende (se bilaga 6 och 7). Måltidsprogrammen ingick i slutrapporten "Måltidsprogram för äldre" och antogs av VÄN i juni 2013. 10

Måltidsprogrammet anger bland annat att den enskilde skall kunna påverka när och var måltiden ska intas och vilken mat den önskar äta. I måltidsprogrammet framkommer även att andelen inköpta ekologiska livsmedel minst ska uppfylla de nationella målsättningarna4. Det framgår inte av dokumenten för respektive måltidsprogram hur uppföljning av programmet ska ske. I kvalitetskraven för särskilt boende och hemtjänst anges dock att samtliga enheter ska följa programmet. I egenkontrollen kopplat till kvalitetskraven ombeds respektive enhetschef besvara frågan: "Är måltidsprogrammet känt och följs?". Enligt förvaltningschefen följs inte måltidsprogrammets enskilda delar upp då det är verksamheten som är föremål för uppföljning och inte antagna program. Uppföljningar görs enligt förvaltningschefen när brister upptäcks. Presidiet för VÄN uppger att de inte ser måltidsprogrammet som en mål- eller verksamhetsplan och följer därför inte upp programmets enskilda delar. VÄN beslutade i juni 2015 att revidera måltidsprogrammet. Det nya måltidsprogrammet är uppdelat i hemtjänst och särskilt boende (se bilaga 5 och 6). 4.4. Måltidsservice Enligt VÄN:s presidium fick nämnden tidigare mycket klagomål på den kylda maten som serverades till enskilda med hemtjänst. Därför beslutade nämnden att initiera ett projekt med omställning av mat inom hemtjänsten. Som resultat skapades måltidsservice, en ny modell där den enskildes valfrihet står i centrum. Projektet med omställning av mat inom hemtjänsten påbörjades i maj 2013. Projektet presenterades i rapporten "Omställning av mat inom hemtjänsten". Även om nämnden anges som uppdragsgivare till projektet har rapporten inte antagits av nämnden. I januari 2014 beslutade VÄN att anta nya riktlinjer för bistånd gällande måltidshjälp. Nämnden antog inte något specifikt dokument för måltidsservice men däremot ingår en beskrivning av måltidsservice i en bilaga till de nya riktlinjerna. Den 15 mars 2014 implementerades måltidsservice i verksamheten. Måltidsservice innebär att den enskilde bl.a. kan få hjälp med lättare matlagning, hemleverans av färdiglagad varm mat (från ISS5) eller hjälp att hämta mat från restaurang. Förvaltningen har tagit fram en informationsbroschyr riktad till enskilda som är intresserad av måltidsservice. Broschyren används även som introduktion för nyanställda inom hemtjänsten. Inför uppstarten erbjöds all vårdpersonal utbildning kring mat och information om måltidsservice. Kostombuden erbjöds en utbildning i enklare matlagning. 4 Ar 2006 formulerade den dåvarande regeringen ett nationellt inriktningsmål där 25 % av livsmedlen i offentlig sektor skulle vara ekologiska år 2010. Inget nytt mål har formellt formulerats. Såväl förvaltningschef som presidiet uppger i intervju att en procentsats för andel ekologiska livsmedel troligen kommer inkluderas i den nya kostupphandling som ska genomföras under hösten 2015. 5 ISS ansvarar för beredning, leverans och servering av måltider till samtliga kommunala förskolor, skolor och äldregårdar i Alingsås kommun. Nuvarande avtal påbörjades 2010 och gäller i fyra år med en option om förlängning på ytterligare två år. 11

4.5. Riktlinjer för dokumentation Den enskildes inflytande över de insatser som denne får hjälp med ska dokumenteras i en plan, ofta kallad genomförandeplan. VÄN antog i april 2015 riktlinjer för dokumentation som beskriver hur exempelvis arbetet med genomförandeplaner och dokumentation ska gå till. Riktlinjerna hänvisar till socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen samt förvaltningslagen. Det framgår av riktlinjerna för dokumentation att genomförandeplanen ska ge den enskilde "möjlighet att framföra sina önskemål, synpunkter och vad som är viktigt för att få ett värdigt liv och känna välbefinnande" (s. 11). I intervjuer har framkommit att information kopplat till den enskildes måltid dokumenteras i genomförandeplanen, exempelvis vilken mat personen föredrar och om personen föredrar att äta ensam eller i sällskap med andra. 4.6. Riktlinjer för hantering av klagomål och synpunkter Enligt SOSFS (2011:9) ska kommunen ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Inkomna klagomål och synpunkter ska sammanställas och analyseras för att följa upp verksamhetens kvalitet. I oktober 2009 antog VÄN riktlinjer för hantering av klagomål och synpunkter. Enligt riktlinjerna ansvarar varje medarbetare för att ta hand om synpunkter och klagomål enligt fastställd rutin för hantering av klagomål och synpunkter (se figur i bilaga 9). Det är enligt riktlinjerna nämndens ansvar att tillse att det råder ett klimat där klagomål och synpunkter ses som en tillgång i förbättringsarbetet. En sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål ska enligt kommunens riktlinjer redovisas till nämnden varje kvartal. Vi har inom ramen för granskningen tagit del av sammanställningar av kommunens inkomna synpunkter och klagomål från år 2011 och framåt. Sammanställningarna visar att klagomål relaterat till kost minskat över tid. Ar Antal synpunkter totalt Antal synpunkter på kost Synpunkt på kost (%) 2014 72 2* 3 % 2013 57 3** 5 % 2012 65 6 9 % 2011 101 26 26 % 2010 102 11 11 % Tabell 1. Inkomna klagomål och synpunkter 2011-2014. *= sammanställning finns endast för inkomna klagomål på kost mellan januari - juni 2014 **= sammanställning finns endast för inkomna klagomål på kost mellan januari - september 2013 Vi noterar att det saknas data för antalet klagomål relaterade till kost för sista kvartalet 2013 och sista halvåret 2014. Kosten har i sammanställningarna följts upp genom lika rubriker såsom "kost", "måltider/soc innehåll' eller inte alls. VÄN har för 2013 respektive 2014 godkänt förvaltningens redovisning av inkomna synpunkter och klagomål (se källförteckning). 12

4.7. Bedömning Vi bedömer att nämnden i stort har fastställt rutiner för att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och i enlighet med antagna styrdokument. Vi bedömer dock att uppföljningsstrukturen för kvalitetskrav, måltidsprogram och måltidsservice kan förbättras. Rutin för systematisk verksamhetsuppföljning innehåller inte någon beskrivning av när olika uppföljningsmetoder ska användas eller hur nämnden ska ta del av uppföljningen. Vi bedömer att rutinen inte fullt tydliggör hur kvalitetskraven årligen ska följas upp. Uppföljningen i den årliga egenkontrollen avser endast en sammantagen bedömning av om måltidsprogrammet är känt och följs. Frågan till enhetschefen i egenkontrollen är ställd på ett sådant sätt att det inte går att utläsa vad denne har svarat på. Vi bedömer att uppföljningen av måltidsprogrammet är otillräcklig. I bilaga till ändrade riktlinjer för bistånd beskrivs endast vilka olika typer av matleveranser som kan erbjudas. Vi bedömer att det är oklart hur verksamheten ska arbeta med måltidsservice. Vi bedömer att det är oklart hur arbetet med måltidsservice ska följas upp. Vi bedömer att det inte är möjligt att på ett tillfredsställande sätt analysera kommunens sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål. Data från somliga kvartal saknas och klagomål på kosten har följts upp genom olika rubriker. Sammanställningen följs inte upp kvartalsvis i enlighet med kommunens rutin för hantering av klagomål och synpunkter. 13

5. Hemtjänstens arbete med mat och måltid 5.1. Implementering av måltidsprogrammet I rapporten Verksamhetsuppföljning 2014 bedömdes att måltidsprogrammet är känt i hemtjänsten och att följsamheten till programmet är god. I det tidigare måltidsprogrammet angavs att hemtjänsten skulle ha rutiner för att nattfastan som inte ska överstiga 11 timmar. Detta följdes inte upp i ovanstående rapport. I det reviderade måltidsprogrammet för hemtjänst anges numera att personalen ska vara observant på om nattfastan blir för lång. Inom hemtjänsten finns enligt intervjuade inte rutiner för att undvika en ofrivillig nattfasta. I intervjuer uppger enhets- samt avdelningschef för hemtjänsten att måltidsprogrammet som begrepp inte är känt i verksamheten. De intervjuade menar dock att medarbetarna känner till och arbetar med måltidsprogrammets samtliga delar. Avdelningschefen uppgav vid intervju att måltidsprogrammet inte var anpassat till hemtjänstens arbete. Exempelvis ställdes krav på att den enskilde skulle kunna äta i gemenskap med andra. I det reviderade måltidsprogrammet som antogs efter intervjun har det nämnda kravet tagits bort. Vi har inte tagit del av någon verksamhetsuppföljning för innevarande år då egenkontroller är planerade först till hösten 2015. 5.2. Implementering av måltidsservice I Verksamhetsuppföljning 2014 beskrevs att samtlig personal känner till konceptet måltidsservice. Det fanns i de flesta arbetslag rutiner för hur man arbetar med att säkerställa att de enskilda informeras om måltidsservice och ges möjlighet att välja. Personalen upplevde att de tillgodosåg den enskildes önskemål om val av matleverantör. I uppföljningen noterades att få enskilda valt matlagning i hemmet. Avdelningschefen beskriver i intervju att det är en framtida utmaning att säkerställa medarbetarnas kompetens när det gäller matlagning i hemmet. Avdelningschefen uppger även att verksamheten skulle kunna utveckla informationen om valen inom måltidsservice, exempelvis om matlagning i hemmet. Förvaltningschefen är medveten om att få valt matlagning i hemmet. Frågan har diskuterats i förvaltningen där man drog slutsatsen att detta troligtvis beror på att personerna som var aktuella vid omställningen av maten var vana att få färdig mat. Att få valt att få hjälp med matlagning var inte känt för nämndens presidium. Under 2015 har arbetet med måltidsservice följts upp genom enkäter som skickats ut av kostenheten. Enkäterna har följt upp hur såväl äldre med måltidsservice som medarbetare inom hemtjänst upplevt införandet av måltidsservice. Resultaten från enkätundersökningen har sammanfattats i avsnittet nedan. 14

5.2.1. Kostenhetens enkät 2015 I månadsskiftet maj/juni 2015 skickade kostenheten ut en enkät till samtliga äldre med måltidsservice. Enkäten skickades ut till 169 personer och besvarades av 107 personer. Enkätundersökningen visade att flertalet hemtjänsttagare är nöjda med måltidsservice och att de flesta upplever valfriheten som positiv (se bilaga 3). Majoriteten upplevde att de fått tillräckligt med information om måltidsservice. Resultatet visade dock att 37 % av de svarande inte kände till eller ansåg sig ha fått tillräcklig information om alternativen inom måltidsservice. Motsvarande enkät delades ut till 135 medarbetare inom hemtjänsten. Enkäterna delades ut via enhetscheferna. Kostenheten vet därför inte hur många enkäter som faktiskt delades ut. Totalt svarade 49 hemtjänstmedarbetare på enkäten. De flesta ansåg att situationen för den enskilde förbättrats efter omställningen (se bilaga 4). De upplevde även att de är bra på att ge information om måltidsservice. Av medarbetarna upplevde 35 % att deras arbetssituation förbättrats efter införandet av måltidsservice medan 22 % upplevde att deras arbetssituation blivit sämre. Flera i vårdpersonalen beskriver att de upplever stress kopplat till försenade matleveranser, för kort tid till matlagning i hemmet och att hämta mat från olika leverantörer. Av medarbetarna uppgav 53 % att omställningen inte orsakat några svårigheter för arbetet med mat medan 35 % av medarbetarna uppgav att omställningen orsakat svårigheter. Medarbetarna har relativt olika upplevelser av hur införandet av måltidsservice påverkat deras arbetssituation. 5.3. Den enskildes inflytande Generellt dokumenteras den enskildes behov och önskemål i genomförandeplanen. I den dokumenteras exempelvis hur, när och vad den enskilde önskar äta. Genomförandeplanen ska regelbundet följas upp i syfte att säkerställa att den enskildes inflytande säkras. Avdelningschefen för hemtjänst berättar i intervju att uppföljningen av genomförandeplaner kan utvecklas avseende mat och måltid. Frågor kring hur den enskilde upplever att måltidsservice fungerar skulle exempelvis kunna läggas till. 5.3.1. Hantering av synpunkter och klagomål Enligt måltidsprogrammet ska den enskilde ha möjlighet att framföra sina önskemål och åsikter kring maten. I kommunen finns en särskilt framtagen blankett för synpunkter och klagomål "Hjälp oss att bli bättre!". Blanketten finns enligt enhetschefen tillgänglig hemma hos den enskilde. Synpunkter som kommer in via blanketterna hanteras av avdelningschef som kontaktar enhetschef som i sin tur återkopplar till den enskilde. Enhetschefen skriver sedan en redogörelse av hur synpunkten hanterats. Den beskrivna processen stämmer översiktligt med kommunens riktlinjer för hantering av klagomål och synpunkter, även om följsamheten till riktlinjerna inte granskats särskilt. 15

B:.!Id!nq 6 pi..tíer c x!nq wor!c Om någon enskild är missnöjd med kvaliteten på maten brukar medarbetarna enligt enhetschefen framföra åsikterna till leverantören och sedan återkoppla till den enskilde. Enligt enhetschefen finns inga rutiner för hur klagomålen till leverantörerna ska framföras. Såväl avdelningschefen för hemtjänst samt presidiet för VÄN uppger att klagomålen på maten kraftigt minskat efter införandet av måltidsservice. Vid missnöje kan den enskilde byta matleverantör. Sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål som presenterades i avsnitt 4.6 visar att klagomålen på kosten har minskat över tid. I sammanställningen syns dock inte någon tydlig nedgång i antalet inkomna klagomål efter införandet av måltidsservice 2014, jämfört med året innan. 5.4. Fokusgrupp medarbetare Fokusgruppen utgick från frågeställningen "Vad är viktigt för att den äldre ska bli nöjd med sina måltider?". I fokusgruppen deltog sex medarbetare varav tre var kostombud. I tabellen nedan visas de faktorer medarbetarna ansåg mest viktiga för de äldres nöjdhet, med den viktigaste faktorn först. Medelbetyget visar hur väl verksamheten idag lever upp till faktorerna, på en skala mellan 1-5 där 5 är högst. Faktor Medelbetyg Maten från köket är vällagad 2,3 Den äldre får önska tiden för måltiden 2,8 Priset på måltiden är rätt för den enskilde 2,2 Den äldre får varm mat 4,2 Tiden för matlagning är tillräcklig 1,2 Tabell 4. Faktorer som ansågs mest viktiga, fokusgrupp medarbetare hemtjänst Fyra av de fem viktigaste faktorerna fick relativt låga medelbetyg. I nedanstående tabell visas de faktorer som verksamheten enligt medarbetarna lyckas sämst med idag. Faktor Medelbetyg Köket märker matlådan med den äldres namn 1 Tiden för matlagning är tillräcklig 1,2 Den äldre kan själv öppna matlådan 1,2 Efterrätten ingår i priset 1,3 Det finns tid för personalen att planera inköp med den äldre 1,3 Tabell 5. Faktorer med lägst medelbetyg, fokusgrupp medarbetare hemtjänst Tre av faktorerna med sämst betyg rör den färdiga varma maten från ISS. De övriga två faktorer som fick lägst betyg rör matlagning i hemmet: att tiden för planering och tillagning är knapp. I diskussioner i fokusgruppen framkom att medarbetarna upplever det som utmanande att laga god och näringsrik mat på de 20 minuter som matlagningsbesöket varar. Att medarbetarna upplever tiden för matlagning för knapp framkom även i kostenhetens enkät (5.2.1.). 16

Budding a trettf Nori:", 5.5. Fokusgrupp personer med hemtjänst En inbjudan om att delta i fokusgrupp lämnades till personer med hemtjänst som av personalen ansågs ha möjlighet att delta. Två personer med hemtjänst deltog i fokusgruppen. En av deltagarna hade haft middagshjälp från hemtjänsten i fyra år. Hon fick tidigare hemleverans av kyld mat men bytte till matlagning i hemmet vid införandet av måltidsservice. Hon uppgav att personalen handlar en gång i veckan och att hon är mycket nöjd med att hemtjänsten lagar mat hos henne. Hon uppgav dock att hon gärna hade följt med till affären för inköp om detta varit möjligt. Hon upplevde inte att hemtjänstens tid för matlagning som för knapp. Hon uppgav att hon brukar förbereda maten innan hemtjänsten kommer. Den andra deltagaren hade använt sig av måltidsservice i omkring två månader. Hon uppgav att hon köper mat från ISS fem gånger i veckan. Hon hade provat att få hjälp med att hämta mat från en restaurang men ville inte fortsätta med det av omtanke för personalen som fick vänta på maten i 20 minuter. Hon uppgav att hon upplever maten från ISS som god och prisvärd. Hon kände inte fullt ut de valmöjligheter som finns inom måltidsservice. De två deltagarna var mycket nöjda med den mat och hjälp de får av hemtjänsten och uppgav att de inte skulle vilja ändra på något. 5.6. Bedömning Vi bedömer att måltidsprogrammet inte är känt i samtliga verksamheter. Intervjuade menar att programmet omsatt i praktiken men inte känt vid namn. Inom hemtjänsten finns enligt intervjuade inte rutiner för att undvika en ofrivillig nattfasta på över 11 timmar. Vi bedömer att det finns rutiner för att säkerställa att hänsyn tas till den äldres inflytande, exempelvis genom dokumentation i genomförandeplaner. I uppföljningen av genomförandeplanen finns inga konkreta frågor kopplade till hur den enskilde upplever måltidsservice. Det finns inte någon rutin för att framföra synpunkter på maten till externa utförare. Vi bedömer att den enskildes valfrihet har ökat efter införandet av måltidsservice. Sedan implementeringen av måltidsservice kan den enskilde välja mellan flera olika matalternativ och leverantörer. Vi bedömer att valen inom måltidsservice inte är fullt kända bland personer med hemtjänst. Detta mot bakgrund av vad som framkommit i kommunens kostenkät, vår fokusgrupp med personer med hemtjänst och intervju med avdelningschef hemtjänst. Vi bedömer utifrån kostenhetens enkät och fokusgrupp med medarbetare att tiden för matlagning i hemmet upplevs som för knapp. 17

RU,i,;,no 4 ne,r.- WCY41'lq n'crlri 6. Äldregårdarnas arbete med mat och måltid 6.1. Implementering av måltidsprogrammet I särskilt boendes Verksamhetsuppföljning 2014 angavs att måltidsprogrammet inte är känt på samtliga äldregårdar. Det fanns en osäkerhet hos medarbetarna hur mat och måltidssituationen ska hanteras. I verksamhetsuppföljningen noterades även att det saknades rutiner för att undvika en ofrivillig nattfasta på över 11 timmar. I genomförda intervjuer framkom olika svar på om det finns en rutin för nattfasta eller inte. Förvaltningschefen menade att det finns en rutin men att medarbetarnas förståelse för att kosten behöver anpassas till varje person behöver utvecklas. MAS och enhetschef uppgav att det inte finns någon gemensam rutin för alla äldregårdar. Samtliga intervjuade bedömde arbetet med nattfasta som ett fortsatt utvecklingsområde. Under våren 2015 gjordes en uppföljning av kvalitetskraven genom egenkontroller. Egenkontrollerna visade att en majoritet av enhetscheferna (82 %) uppgav att chefer och personal har grundläggande kunskaper och förmågor om mat, måltid och näring. Drygt hälften av enhetscheferna (58 %) uppgav att måltidsprogrammet är känt och följs. Detta innebär att nära hälften av enhetscheferna uppgav att måltidsprogrammet inte eller endast delvis är känt och följs. I genomförda intervjuer beskrevs att måltidsprogrammet som begrepp inte är känt ute i verksamheterna, men att programmet är omsatt i praktiken. 6.1.1. De boendes nöjdhet Socialstyrelsens brukarundersökning6 indikerar att de äldre på särskilt boende i Alingsås kommun är nöjda med såväl mat som måltidsmiljö. Statistiken nedan omfattar endast äldregårdar i kommunens regi och inte externa utförare. Fråga 2013 2014 "Hur brukar maten smaka?"' 89% 86% "Upplever du att måltiderna på ditt äldreboende är en trevlig stund på dagen?"6 71 % 77% Tabell 6. Socialstyrelsens brukarundersökning, särskilt boende 2013-2014 Nöjdheten har minskat något angående maten medan nöjdheten med måltidssituationen har ökat flera enheter. Nöjdheten har legat på en relativt stabil nivå under de senaste två åren. VÄN:s presidium uppgav vid intervju att nämnden följer verksamheten inom äldreomsorgen med hjälp av Socialstyrelsens brukarundersökning. 6 Socialstyrelsens brukarundersökning bygger på en nationell enkätundersökning som årligen går ut till samtliga personer över 65 år med hemtjänst eller boende på särskilt boende. Andel som uppger att maten smakar "mycket bra" eller "ganska bra". 8 Andel som uppger att måltiderna "alltid" eller "oftast" är en trevlig stund. 18

FSU:ldinr, a hetter working world 6.2. Den enskildes inflytande Enligt förvaltningschefen har arbetet med valfrihet och inflytande inte kommit lika långt på äldregårdarna som i hemtjänsten då boende på äldregårdarna inte kan välja matleverantör. Samtliga boende äter mat från ISS. Maten från ISS serveras vid fasta tider men personalen kan enligt enhetschefen alltid servera enklare mat efter den enskildes önskemål. Enligt måltidsprogrammet ska de boende ha möjlighet att välja mellan två rätter vid lunch och middag. Hur valfriheten ser ut och ordnas skiljer sig mellan avdelningarna. Somliga avdelningar låter de boende beställa maträtter för ett par veckor framöver. På andra avdelningar uppskattar personalen hur många portioner av respektive maträtt som ska beställas. De boende får sedan välja maträtt när de väl sitter till bords. Formerna för hur de boende kan utöva inflytande över sina maträtter skiljer sig därmed åt mellan olika avdelningar. Att erbjuda två olika maträtter skapar enligt flera intervjuade osämja och avundsjuka på demensboendena. På de avdelningarna serveras därför enbart en maträtt. Detta noterades även i verksamhetsuppföljning 2014. Enligt enhetschefen beställs maten på demensboendena oftast av personalen. I genomförandeplanerna kan personalen läsa vilken mat de boende tycker om. I fokusgrupp med medarbete framkom att en avdelning infört "önskevecka" där de boende turas om att bestämma samtliga maträtter för en hel vecka. VÄN känner till att det endast serveras en maträtt på demensboendena. Det skiljer sig åt hur långt i förväg avdelningarna skickar matbeställningarna till ISS. Enligt avtalet ska beställningen göras två veckor i förväg. Vid intervju med enhetschef framkommer dock att de boende under sommarmånaderna får göra sina beställningar upp till åtta veckor i förväg. Orsaken är att ordinarie personal ska kunna göra beställningarna innan de går på semester. Förvaltningschefen uppgav frågan kan ses över för att säkerställa att de boendes valfrihet värnas. Presidiet för VÄN kände inte till att beställningstiden varierar mellan avdelningar och tider på året. 6.2.1. Hantering av synpunkter och klagomål Enligt måltidsprogrammet ska den enskilde ha möjlighet att framföra sina önskemål och åsikter kring maten. "Klagomål- och åsiktslappar" finns enligt enhetschef tillgängliga på de matvagnar som kommer från ISS. På åsiktslapparna kan de boende skriva ned åsikter och eventuella önskemål. Åsiktslapparna lämnas därefter till enhetschefen som skickar vidare till kostenheten, som i sin tur skickar åsiktslappen till ISS. Personalen kan även skicka avvikelserapport direkt till ISS via datorn som sedan skickas till kostenheten. Enhetschefen uppger att rutinen för återkoppling till de boende inte är helt dokumenterad eller formaliserad. Vanligen får den boende som klagat eller lämnat en synpunkt återkoppling av enhetschefen eller annan medarbetare. De boende har även möjlighet att lämna synpunkter på maten vid Förtroenderåd där även avdelningschef brukar närvara. Kostenheten håller också i så kallade vårdtagarträffar på äldregårdarna där enheten besöker samtliga avdelningar. Kostenheten genomför även 19

kvalitetsrådsuppföljningsmöten med ISS, avdelningschef för äldregårdarna och berörd enhetschef. På kvalitetsråden visar ISS en sammanställning över vilka avvikelser och synpunkter som inkommit på maten samt hur de åtgärdats. 6.3. Fokusgrupp medarbetare Fokusgrupp genomfördes med åtta medarbetare från olika avdelningar vid Tuvegårdens äldreboende. Flera av deltagarna var kostombud. Fokusgruppen fick arbeta med att ta fram faktorer till frågan "Vad är viktigt för att den äldre ska bli nöjd med sina måltider?". De fem faktorer som medarbetarna bedömde som mest viktiga för att äldre ska bli nöjda med sina måltider presenteras i tabellen nedan, rangordnade efter den faktor flest ansåg viktig. Medelbetyget visar hur väl medarbetarna bedömer att verksamheten idag lever upp till faktorn. Faktor Medelbetyg Det är lugn och ro vid matsituationen 3,9 Konsistensen på maten är anpassad efter den äldres behov 4,5 Maten är färdiglagad 3,4 Personalen uppmärksammar om den äldre behöver hjälp 4,4 Maten är väl tillagad 3 Tabell 7. Faktorer med högst viktning, fokusgrupp medarbetare särskilt boende Enligt ovanstående resultat upplever medarbetarna att verksamheten idag lyckas något bättre med att säkerställa en god måltidssituation än att tillhandahålla bra mat. Medelbetygen är dock höga vilket indikerar att arbetet med mat och måltid fungerar bra. Även nedanstående tabell vilken listar de faktorer verksamheten enligt medarbetarna lyckas sämst med, visar på ett medelbetyg över genomsnittet. Faktor Medelbetyg Maten är väl tillagad 3 Maten är lagom kryddad 3,1 Besökare respekterar måltiden 3,3 De äldre sitter bredvid personer de trivs med 3,4 Maten är färdiglagad 3,4 Tabell 8. Faktorer med lägst medelbetyg, fokusgrupp medarbetare särskilt boende 6.4. Bedömning Vi bedömer att måltidsprogrammet inte är känt i samtliga verksamheter. Några av de intervjuade uppger att det saknas rutiner för nattfasta, andra uppger att det finns. Vi har i granskningen inte sett någon dokumenterad, förvaltningsgemensam rutin för att undvika en ofrivillig nattfasta på över 11 timmar. Vi bedömer att det finns rutiner för att säkerställa att hänsyn tas till den äldres inflytande, exempelvis genom dokumentation i genomförandeplaner, möjlighet att välja mellan två rätter till lunch och middag samt kostenhetens vårdtagarträffar. 20

ButlO ng a DPttrr work.ny wcir!ci Vi bedömer att det finns en rutin för att vidarebefordra de boendes synpunkter till ISS. Rutinen är inte fullt utvecklad vad gäller återkoppling till den boende. Vi bedömer att nämnden inte säkerställt att det finns två rätter att välja mellan till lunch och middag på demensavdelningarna. 21

Butldmq bett~ wotking world 7. Svar på revisionsfrågorna Fråga: Svar: Hur säkerställer VÄN att verksamheten bedrivs i enlighet med fastställda mål, uppdrag och kvalitetskrav kring mat och måltid? Hur säkerställer VÄN att hänsyn tas till den äldres inflytande när det gäller mat och måltid? Hur har valfriheten påverkats för äldre med hemtjänst sedan införandet av måltidsservice? Vi bedömer att nämnden har rutiner för att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt genom årlig uppföljning av kvalitetskrav. Kvalitetsuppföljningen kan tydliggöras avseende vilken metod som ska användas samt avseende hur nämnden ska få del av uppföljningen. Vi bedömer att uppföljningen av måltidsprogrammet är otillräcklig då den inte inkluderar programmets alla enskilda delar. Vi bedömer att det är oklart hur verksamheten ska arbeta med och följa upp måltidsservice. Vi bedömer att det finns rutiner för att säkerställa att hänsyn tas till den enskildes inflytande vad gäller val av mat. Inflytande sker exempelvis genom dokumentation i den enskildes genomförandeplan, genom valfrihet mellan flera maträtter (äldregårdar) och matleverantörer (hemtjänst) samt möjligheter att lämna synpunkter och klagomål. Vi bedömer att kravet i måltidsprogrammet på minst två lagade rätter inte uppfylls på demensavdelningar. Vi bedömer att valfriheten för äldre med hemtjänst påverkats positivt sedan införandet av måltidsservice. Vi bedömer att informationen om måltidsservice till den enskilde kan utvecklas och systematiseras för att säkerställa att alla med måltidsservice får information om valmöjligheterna. Vi bedömer att uppföljningen av genomförandeplanerna kan utvecklas avseende måltidsservice. 22

Su,Id log a Oetter WCr!Q 8. Slutsats Granskningens övergripande syfte var att bedöma om VÄN har säkerställt att arbetet relaterat till mat, måltid och valfrihet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, det vill säga i enlighet med lagstiftning, antagna kvalitetskrav, riktlinjer och rutiner. Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning bedöms VÄN ha säkerställt att det finns rutiner för att åstadkomma ett ändamålsenligt arbete relaterat till mat, måltid och valfrihet. En grundläggande förutsättning för att arbetet ska fungera är att verksamheten kontinuerligt följs upp utifrån fastställda mål, uppdrag och kvalitetskrav kring mat och måltid. En bristande uppföljning innebär risk för att verksamheten inte bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Rutinerna för uppföljning bör enligt vår bedömning stärkas. Måltidsservice har enligt vår bedömning påverkat valfriheten för äldre med hemtjänst positivt. Vi bedömer dock att informationen om måltidsservice kan förbättras. Vi rekommenderar nämnden att: tillse att måltidsprogrammet är känt i samtliga verksamheter tillse att uppföljningen av måltidsprogrammet möjliggör uppföljning av programmets alla delar tydliggöra hur verksamheten ska arbeta med och följa upp måltidsservice tydliggöra hur uppföljningen av kvalitetskrav ska rapporteras till nämnden tillse att det finns tydliga rutiner för hur och när den enskilde informeras om måltidsservice fortsatt följa verksamhetens förutsättningar för att tillhandahålla matlagning i hemmet säkerställa att det finns rutiner för arbete med ofrivillig nattfasta säkerställa att det finns två rätter att välja mellan till lunch och middag på demensavdelningarna tillse att sammanställningen av inkomna synpunkter och klagomål görs i enlighet med kommunens rutin för hantering av klagomål och synpunkter Göteborg den 22 september 2015 Liselott M Daun Certifierad kommunal yrkesrevisor Maria Carlsrud Felander Elin Cronholm Verksamhetsrevisor Verksamhetsrevisor 23