Rapport 2013:28. Effektivare samhällsbyggnadsprocess, med hjälp av digital teknik. fyra praktiska exempel avseende detaljplan och fastighetbildning

Transkript

1 Rapport 2013:28 Effektivare samhällsbyggnadsprocess, från ide till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik fyra praktiska exempel avseende detaljplan och fastighetbildning

2

3 Effektivare samhällsbyggnadsprocess, från ide till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik fyra praktiska exempel avseende detaljplan och fastighetbildning Boverket december 2013

4 Titel: Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik Fyra praktiska exempelavseende detaljplan och fastighetsbildning Rapport: 2013:28 Utgivare: Boverket december 2013 Upplaga: 1 Antal ex: 80 Tryck: Boverket internt ISBN tryck: ISBN pdf: Sökord: planarbete, harmonisering, digital information, informationssamverkan, informationsförsörjning, planprocessen, genomförandeprocessen, kommunala planer, digital lagring, e-tjänster, e- förvaltning Dnr: Boverket /2010, Lantmäteriet /3121 Publikationen kan beställas från: Boverket, Publikationsservice, Box 534, Karlskrona Telefon: Fax: E-post: publikationsservice@boverket.se Webbplats: Rapporten finns som pdf på Boverkets webbplats. Rapporten kan också tas fram i alternativt format på begäran. Boverket 2013

5 3 Förord Denna rapport redovisar framställningen av fyra demonstratorer (proof of concept) som illustrerar hur en samordnad detaljplane- och fastighetsbildningsprocess kan byggas och fungera i en helt digital miljö. Fyra företagskonstellationer erbjöd sig att beskriva en sådan samordnad process, för att på så sätt visa på de möjligheter och brister som ryms inom nuvarande regelverk och samarbetsmodeller. Företagskonstellationerna samverkade med kommuner som de har affårsfdrbindelser med. Rapporten är en sammanställning av företagskonstellationernas resultat och deras önskemål om hur en fortsatt utveckling aven digital samverkan kan möjliggöras av myndigheter och av lagstiftare. Programmet SPF sammanfattar de generella slutsatserna ur demonstratorredovisningama och pekar också på angelägna insatser som kan utföras inom offentlig sektor för att vidareutveckla en samordnad och digital detaljplane- och fastighetsbildningsprocess. Rapporten har sammanställts av Mikael Jardbrink, Alexandra Jeppsson, Bo Nilsson och Maria Rydqvist, Boverket, Karolina Andersson, Mats Halling, Viola Härenby, Per-Anders Karlgren och Ewa Swensson, Lantmäteriet. Boverket, Lantmäteriet och SKL framför sitt varma tack till företag och kommuner och inte minst till de personer som deltagit i arbetet. Styrgruppen i SPF 3 december 2013 Susann Bard ( Boverket, ordförande Lundqui'it~ Lantmäteriet, vice ordf," Per Mosseby Sveriges kommuner och landsting

6 4 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik

7 5 Innehåll Sammanfattning Inledning... 9 Med digital samverkan går det snabbare från idé till färdig byggnad Demonstrator fyra praktiska exempel Bakgrund Medverkande företag Förutsättningar Redovisning av fyra exempel Digpro Solutions AB och CGI (f.d. Logica) i samarbete med Stockholms stad IT S-GROUP Solutions AB i samarbete med EDP Consult AB Tekis AB tillsammans med andra Addnodeföretag (Mittbygge, CAD-Q) Vianova System Sweden AB i samarbete med Skövde kommun Utvärdering av leveranser Utvärdering av målen för demonstratorn Utvärdering av kraven på demonstratorn Presentation av resultatet Sammanfattande bedömning av arbetet med demonstratorerna 18 Leverantörernas erfarenheter och utvecklingsbehov Vår sammantagna bedömning av utvecklingsbehov i framtiden Slutord Bilagor Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga

8 6 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik

9 7 Sammanfattning Boverket och Lantmäteriet arbetar tillsammans för att skapa bättre förutsättningar för planerare och fastighetsbildare att samverka i samhällsbyggnadsprocessen. Detta arbete sker i en programorganisation med namnet Sammanhållen detaljplane- och fastighetsbildningsprocess, förkortad SPF. Boverket och Lantmäteriet bjöd in, i en öppen förfrågan, programvaruleverantörer att praktiskt visa i en så kallad demonstrator hur en digitalt samordnad detaljplanering och fastighetsbildning kan organiseras och fungera. Fyra företagskonstellationer accepterade inbjudan och färdigställde, inom angiven tid, sina demonstratorer. Denna rapport beskriver kortfattat resultatet av företagskonstellationernas arbete samt deras erfarenheter och förslag till fortsatt utveckling. Rapporten innehåller också arbetsgruppens, nedan benämnda som vi, förslag till fortsatt arbete. Demonstratorerna visar att det är möjligt att hitta lösningar som fungerar bra inom en enskild kommun. Det går också att hitta lösningar mellan olika programvaror, men det kräver en speciell lösning i varje enskilt fall. Demonstratorerna visar också goda exempel på hur man kan förena tekniklösningar som stödjer karthantering och detaljplanering med ärendehantering och processtyrning. Däremot visade det sig svårare att hitta generella lösningar, enligt modellen digital samverkan, där IT-system fritt kan kombineras. I denna rapport ligger fokus på användning av digital teknik för att: försörja verksamheter med information hålla ihop en verksamhet som kräver samverkan mellan flera intressenter förmedla resultatet av arbetet detaljplanen till efterföljande delar i samhällsbyggnadsprocessen. En viktig del i arbetet har varit att synliggöra de problem som behöver hanteras för att en digital samverkan mellan myndigheter och kommuner ska komma till stånd. Vi har kommit fram till att det viktigaste att ta tag i nu är: Att alla myndigheter och kommuner ska ges skyldighet att tillhandahålla information ur den egna verksamheten i former som kan återanvändas och vidareanvändas (förädlas och utvidgas i efterföljande processer). Detta innebär att information inte bara ska vara tillgänglig utan även vara tillgänglig i sådan form att den kan utbytas mellan olika verksamheter, organisationer och informationssystem. Att ett ramverk innefattande tydliga regler, metoder och motiv för att en digital samverkan ska utvecklas. Detta är en förutsättning för att olika verksamheter rutinmässigt ska kunna utbyta information digitalt. Vi kan också konstatera att det idag saknas generella lösningar där olika IT-system fritt kan kombineras. Det handlar till exempel om system som ger stöd till ärendehantering, informationshantering och detaljplanering och karthantering. Alla som har medverkat i demonstratorprojektet har

10 8 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik förklarat att de vill medverka till en sådan ökad valfrihet för kunden och ökad konkurrens. Under arbetets gång har leverantörerna uttryckt att de är intresserade av att delta i ett gemensamt utvecklingsarbete för att åstadkomma standardiserade begrepp och modeller inom samhällsplaneringen, förutsatt att finansiering för detta kan säkerställas. Sådana framtagna gemensamma grunder måste utgöra en given utgångspunkt för fortsatt utveckling av tillämpningar inom processerna för detaljplanering och fastighetsbildning

11 9 1 Inledning Med digital samverkan går det snabbare från idé till färdig byggnad Utgångspunkten för arbetet som redovisas i denna rapport är att det med hjälp av digital teknik går att utföra arbetet med detaljplanering och fastighetsbildning snabbare och därmed förkorta handläggningstiden fram till byggklara projekt och inflyttningsklara byggnader. Genom att utnyttja digital teknik uppstår ett antal nyttor: 1. Det ska gå snabbare att komma från idé till färdig byggnad. 2. Det ska vara enkelt att i planarbete och fastighetsbildning återanvända information som redan tidigare finns insamlad och lagrad hos stat och kommun. 3. Informationen i detaljplanen i digital form ska kunna vidareanvändas för att effektivisera efterföljande moment i samhällsbyggnadsprocessen, exempelvis bygglovgivning och fastighetsbildning. 4. Bättre fungerande marknad. Kommunen ska genom koncept med tjänstebaserat informationsutbyte i mindre omfattning än idag vara bunden till en systemleverantör. 5. En knuff framåt i innovativ riktning. Genom att staten, här i form av Boverket och Lantmäteriet, engagerar sig i utformningen av framtida lösningar påverkas hela samhällsbyggnadsbranschen och därigenom påskyndar utvecklingstakten.

12 10 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik

13 11 2 Demonstrator fyra praktiska exempel 2.1 Bakgrund Boverket och Lantmäteriet arbetar tillsammans för att skapa bättre förutsättningar för planerare och fastighetsbildare att samverka i samhällsbyggnadsprocessen. Detta arbete sker främst i en programorganisation som betecknas Sammanhållen detaljplane- och fastighetsbildningsprocess som förkortas SPF. Som ett led i SPF- arbete bjöd Boverket och Lantmäteriet i december 2012 in företag till att medverka i utveckling av teknisk arkitektur för tillämpningar som stöder processen samordnad detaljplanering och fastighetsbildning. Vi använder begreppet demonstrator som namn på en beskrivning av arbetsflödet för att ta fram detaljplan och genomföra fastighetsbildning. Av inbjudan till företagen framgick varför vi såg behov av att få fram demonstatorer: Regeringen har ett stort intresse för att öka bostadsbyggandet och få till effektivare hantering av alla de steg som kan främja bostadsbyggandet. Vårt arbete i SPF är ett led i detta. SPF:s idéer och resultatet under kommande år följs och stöds av E-delegationen. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, har under 2013 detaljplanering och bygglov som fokusområden. Det finns en utveckling mot e-förvaltning inom sektorn detaljplanering och fastighetsbildning som kommer att leda till att PBL behöver förändras för att stödja digital hantering. Inom en inte allt för avlägsen framtid, menar vi, att landets samtliga kommuner kommer att införa verksamhetsstödjande system för att med hjälp av samverkande tjänster realisera en sammanhållen detaljplanerings- och fastighetsbildningsprocess.

14 12 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik Medverkande företag Inbjudan, i form av en öppen förfrågan på Boverkets och Lantmäteriets hemsidor, gav möjlighet att samverka mellan företag och med kommuner. Graden av samverkan bestämdes av medverkande leverantörer. Fyra konstellationer anmälde sitt intresse och levererade demonstratorer: Digpro Solutions AB och CGI (f.d. Logica) i samarbete med Stockholms stad IT S-GROUP Solutions AB i samarbete med EDP Consult AB Tekis AB tillsammans med andra Addnodeföretag (Mittbygge, CAD-Q) Vianova System Sweden AB i samarbete med Skövde kommun. Överenskommelser slöts med företagen om samverkan 1 och arbetet genomfördes under perioden februari-juli Förutsättningar De fyra företagskonstellationerna gavs följande förutsättningar för arbetet: Demonstratorn ska användas för huvudsakligen två ändamål som proof of concept, dvs. som en bekräftelse på att den teoretiska modellen (se figur 1 på följande sida) håller för en realisering med rimliga och realistiska insatser. som stöd i SPF:s utvecklingsarbete och vid introduktion och utbildning. Målgrupperna är i första hand politiker och tjänstemän med ansvar för finansiering av utveckling och förändringsledning verksamhetsledning/förändringsledning inom verksamhetsområdena detaljplanering och fastighetsbildning e-delegationen, särskilt arbetsgruppen för interoperabilitet högskolor och andra lärosäten som utbildar morgondagens planerare och fastighetsbildare. En viktig del av vår beställning till företagskonstellationerna har varit illustrationen på följande sida som visar Boverkets och Lantmäteriets idealbild av tillämpning av digital samverkan inom samordnad detaljplanering och fastighetsbildning. 1 Sweco Position AB anmälde intresse och överenskommelse slöts med företaget. De valde dock att inte leverera någon demonstrator inom ramen för utsatt tid utan istället följa projektets utveckling som observatörer.

15 2 Demonstrator fyra praktiska exempel 13 Figur 1. Bilden visar Boverkets och Lantmäteriets modell för hur digital samverkan ska tillämpas i detaljplane- och fastighetsbildningsprocessen i framtiden. Figuren visar stiliserat processerna för detaljplanering och fastighetsbildning. Fastighetsbildningsprocessen är samordnad med, och löper parallellt med detaljplaneprocessen. Information ska tillföras processen från externa källor och information ska utväxlas mellan de i processen medverkande organisationerna. Huvudprocessen detaljplanering, som ägs av kommunen, bryts upp i delprocesser. Dessa kan ägas av kommunen, en statlig myndighet eller ett företag. Helheten hålls ihop med hjälp av informationsutbyten mellan respektive organisations ärendehanteringssystem i form av bastjänster. Bastjänsterna ligger till grund för efterföljande steg i samhällsplaneringsprocessen, såsom exempelvis bygglovgivning. BIM (Building Information Model) används för att sammanställa bygg- och projekteringsinformation i tre dimensioner. Detta är en teknik under utveckling. BIM används främst av stora aktörer t.ex. Trafikverket, SKANSKA med flera inom bygg- och anläggningsbranschen.

16 14 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik 2.2 Redovisning av fyra exempel Samtliga leverantörer redovisade sina resultat på ett gediget och pedagogiskt sätt. Presentationerna byggde på fungerande lösningar som användes i det dagliga arbetet hos användarna (kommunerna). Digpro Solutions AB och CGI (f.d. Logica) i samarbete med Stockholms stad IT Konstellationen har levererat en beskrivning av ett handläggningssystem som samverkar med ett system för detaljplanering med koppling till arkivhantering samt kartredovisning i hela planeringsprocessen, fram till fastställd detaljplan med digital signatur. Denna lösning används bland annat för att stödja Stockholms stadsbyggnadskontors planprocess. Digpro levererar den geografiska informationsplattformen dpmap med modulerna dpcadaster och Detaljplan. dpmap används tillsammans med ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360, för redigering och dokumentation av stadens geografiska data samt för karttjänster via Stockholms stads hemsida. CGI levererar det ärende- och dokumenthanteringssystem, Public 360, som används för att stödja planprocessen i Stockholms stad, Södertälje kommun och Umeå kommun. CGI levererar även Public 360 för att användas som stöd i flera olika processer inom myndighetsutövning, till exempel Socialstyrelsen och Kemikalieinspektionen. Lösningen presenterades i form av en powerpoint-presentation med talmanus samt en skriftlig rapport. S-GROUP Solutions AB i samarbete med EDP Consult AB Konstellationen har levererat en beskrivning av hur en sammanhållen detaljplanering och fastighetsbildning kan genomföras. Programvarorna som ligger bakom beskrivningen är GEOSECMA Fysisk planering och EDP ByggReda. Beskrivningen innehåller intervjuer med planerare i Karlskrona och Nybro kommuner och en byggherre. Ett fiktivt ärende har presenterats avseende upprättande av en detaljplan för en extern handelsplats. Konstellationen har betonat vikten av standarder för utbyte av information mellan berörda organisationer. Lösningen presenterades i form av en film samt en skriftlig rapport. Tekis AB tillsammans med andra Addnodeföretag (Mittbygge, CAD-Q) Konstellationen har levererat en beskrivning av ett handläggningssystem som samverkar med ett system för detaljplanering med betoning på planering och uppföljning av stadsbyggnadsärenden samt kartpresentation i hela planeringsprocessen fram till fastställd detaljplan. Den teknik som beskrivs i Tekis demonstrator finns på plats redan idag. Flera av de kommuner som är kunder till Tekis har implementerat stora delar av den teknik som krävs och har en mer eller mindre sammanhållen digital process i sin verksamhet. Lösningen presenterades i form av powerpointpresentationer, i programvaran Prezi, samt en skriftlig rapport.

17 2 Demonstrator fyra praktiska exempel 15 Vianova System Sweden AB i samarbete med Skövde kommun Konstellationen har levererat en beskrivning av hur ett ärende som rör bostadsbebyggelse handläggs i Skövde kommun idag. Demonstratorn visar ärendets hantering i ett handläggningssystem som samverkar med ett system för detaljplanering. Kartpresentation finns i hela planeringsprocessen fram till fastställd detaljplan De centrala verksamhetssystemen är Castor/Comprima/Trossen. Som kartstöd används AutoCadMap3D/Novapoint samt Kartwebb Autodesk AIMS internt och externt. Systemen är delvis integrerade med varandra och utbyter en del information. Systemmiljön är relativt komplex då information hämtas från andra system och aktörer, exempelvis Lantmäteriet. Lösningen presenterades i form av en powerpointpresentation med talmanus. Presentationen omfattar också en beskrivning av hur införandet av det digitala arbetssättet inom Skövde kommun har skett. 2.3 Utvärdering av leveranser Utvärdering av målen för demonstratorn SPF:s intresse var att göra det begripligt hur expertsystem för detaljplanering och fastighetsbildning kan kopplas till ärendehantering och hur ärendehanteringssystem hos olika organisationer kan samverka. Vi tänkte oss att demonstratorerna skulle vara ett sätt att visa en teknisk lösning för en begränsad och välkänd del av detaljplane- och fastighetsbildningsprocessen. Målet för demonstratorn var att aktiviteterna skulle visa: 1. Att det går att hämta informationen i grundkartan som en tjänst (bastjänst) Utvärdering av demonstratorerna visar att grundkartan inte finns tillgänglig som en tjänst och har därför inte kunnat genomföras. 2. Tillämpning i ett ärendehanteringssystem hos kommunen. Hålla ihop ärendet. Hantera det successivt framväxande planförslaget i digitalt bearbetningsbar form (ärendehanteringstjänst). Informationsmängden i kommunens ärendehanteringssystem ska kunna utbytas i växelverkan med den informationsmängd som finns i ärendehanteringssystemet hos lantmäterimyndigheten. Utvärdering av demonstratorerna visar att det finns goda exempel på digital sammanhållen ärendehantering inom en förvaltning (ett kontor) inom en kommun. Däremot finns inga exempel på samverkande digital ärendehantering mellan stat och kommun. Samverkan med lantmäterimyndighetens (fastighetsbildningens) ärendehanering sker med manuella rutiner i parallella system. 3. Hur planförslag upprättas med hjälp av expertsystem (verksamhets- /expertsystemtjänst). Utvärdering av demonstratorerna visar att planer tas fram i expertsystem som dock inte är kopplade till ärendehanteringen via tjänster utan snarare via integrationslösningar inom en systemfamilj.

18 16 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik 4. Hur beslut om fastighetsbildning upprättas med planen som underlag, dvs. en utvecklad fastighetsrättslig genomförandebeskrivning (expertsystemtjänst). Utvärdering av demonstratorerna visar att detta inte har kunnat genomföras. Utvärdering av kraven på demonstratorn Medverkande intressenter hade frihet att själva bestämma tekniklösningar och presentationer under iakttagande av nedanstående krav och önskemål. Funktionella krav på demonstratorn Demonstratorn ska 1. Stödja en samordnad och sammanhållen detaljplaneringsfastighetsbildningsprocess enligt beskrivningen i bilaga 2 Utvärdering av demonstratorerna visar på ambitioner hos leverantörerna att följa beskrivningen, men ingen leverantör har konkret visat en sammanhållen digital process. 2. Visa hur IT-stödet kan utformas moduluppbyggt av fristående komponenter som samverkar med hjälp av bastjänster över väldefinierade informationsgränssnitt Utvärdering av demonstratorerna visar att detta inte har skett i någon tillämpning. 3. Visa tillämpningen av planstandarden SS Utvärdering av demonstratorerna visar att standarden tillämpats för uppbyggnad av ett systems interna datamodell i något fall. 4. Visa hur planinformationen kan levereras i form av tjänster, bland annat tjänsten plankarta Utvärderingen av demonstratorerna visar att det går att presentera plankartan som en bild enligt Boverkets rekommenderade manér, vilket är standarden i dagsläget. Däremot har ingen av leverantörerna visat hur informationen i plankartan kan hanteras som en tjänst. 5. En systembeskrivning för demonstratorn ska dokumenteras. Syftet är att tolka hur flödet av information och tjänster fungerar. Utvärdering av demonstratorerna visar att detta har levererats i samtliga fall. 6. Erfarenheter från utvecklingsarbetet ska dokumenteras så att det framgår vilka problem som uppkommit och vilka förändringar som bör göras för att underlätta fortsatt arbete. Det bör framgå vad som är genomförbart idag och vilka delar som behöver vidareutvecklats. Det bör även framgå vilka delar som bör utvecklas av programvaruleverantörer och vilka delar som staten bör tillhandahålla. Utvärderingen visar att detta har levererats av samtliga. Se bilagorna Resultatet av demonstratorn ska kunna visas på en vanlig dator eller läsplatta och det ska medfölja en manual hur visningen ska ske. Utvärderingen visar att detta har levererats av samtliga. Se bilagorna 5-8.

19 2 Demonstrator fyra praktiska exempel 17 Funktionella önskemål på demonstratorn Demonstratorn bör visa ett flöde som illustrerar hur 1. ett ärende läggs upp i kommunens generella ärendehanteringssystem Utvärdering av demonstratorerna visar att kommunerna idag vanligen inte arbetar med kommungemensamma ärendehanteringssystem. Däremot finns ofta ärendehanteringssystem hos de kommunala förvaltningar som hanterar samhällsbyggnadsprocesserna. Alla leverantörer visar hur ärendehanteringssystemen används för planering, styrning och uppföljning av planarbetet och bygglovsprocessen. 2. informationen i grundkartan tas in till ärendehanteringssystemet Utvärderingen av demonstratorerna visar att grundkartan inte hanteras på detta sätt utan att informationen istället läggs i kommunens kartbas om den inte redan finns där 3. förslag till detaljplan konstrueras och revideras i en iterativ process med koppling till ärendehanteringssystemet Utvärdering av demonstratorerna visar att här har flera kommuner kommit långt i tillämpningen av digital teknik. Flera demonstratorer har visat på goda exempel. 4. successiva steg i ärendet (förslag, samråd, beslut, lagakraft) avspeglar sig i ärendet och i planinformationen Utvärdering av demonstratorerna visar goda exempel. Även inom detta område har företagen kommit långt i utvecklingen. 5. informationen om de fastighetsrättsliga konsekvenserna kan samutnyttjas för presentation av a. fastighetsrättslig konsekvensbeskrivning tillhörande detaljplanen b. fastighetsrättslig beskrivning och förrättningskarta (motsvarande aktbilaga BE och KA) i fastighetsbildningsärende Utvärdering av demonstratorerna visar att ingen har gjort den kopplingen. Underhand har från en leverantör framförts att en sådan koppling kräver en stor utvecklingsinsats. 6. Resultatet av ett planarbete resulterar i en datamängd varur olika bastjänster kan erbjudas. En sådan tjänst ska vara presentation av en plankarta med utformning enligt Boverkets anvisningar. Utvärderingen av demonstratorerna visar att plankartor har redovisats enligt Boverkets anvisningar, dock inte som någon tjänst. Presentation av resultatet Företagen skulle framställa ett presentationsmaterial (till exempel Power Point eller film) som visar uppbyggnaden av systemet och informationsflödet genom hela processen. Leverantörerna har levererat detta på ett förtjänstfullt sätt genom film, Power Pointpresentationer och rapporter, se bilagorna 1-8.

20 18 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik 2.4 Sammanfattande bedömning av arbetet med demonstratorerna Nedan följer en sammanfattande generell beskrivning av de brister inklusive förbättringsförslag som leverantörerna har lämnat. Leverantörernas egna bedömningar och utförliga redovisningar av utvecklingsbehov finns i deras rapporter, bilaga 3-6. Deras redovisningar omfattar också rekommendationer om arbetsrutiner och samverkan mellan parter. Vår bedömning följer avslutningsvis. Leverantörernas erfarenheter och utvecklingsbehov Det är inte ovanligt att det kartmaterial som används är undermåligt, till exempel att kvalitetsmärkningen (metadata) inte är konsekvent eller heltäckande. De medverkande menar att det är viktigt att all information innehåller uppgift om vilken kvalitet den har. Det gäller flera kvalitetsmått såsom lägesnoggrannhet, fullständighet och aktualitet. Leverantörerna efterlyser tillgång till en tjänst som på ett standardiserat sätt (fritt) levererar en grundkarta över ett begränsat område. Generella och specifika digitala planeringsunderlag efterfrågas. Tjänster bör också finnas för annan information av intresse, till exempel miljörelaterad information, riskområden, trafikinformation m.m. Vi kan konstatera att ingen av kommunerna som har varit med i arbetet har koppling till länsstyrelsens ärendehanteringssystem, vilket inte heller har efterfrågats. Även leverantörerna framhåller att ärenden som passerar flera interna och/eller externa myndighetsgränser idag inte kan hanteras i en sammanhållen digital process. Detta är dock inte omöjligt men det kräver en mängd åtgärder vilka inte närmare nämnts i detta sammanhang. Leverantörerna önskar att ett antal bastjänster utvecklas inom planoch fastighetsbildningsområdet såsom till exempel för fastighetsförteckningar samt för mina ärenden och mina meddelanden avseende detaljplanering. Leverantörerna ser vinster med att sammankoppla digital planeringsoch fastighetsbildningsprocess med en digital bygglovsprocess. I denna kan till exempel en digital karttjänst med en egen bygglovkarta kunna ingå. Eftersom det finns många oklarheter efterlyser leverantörerna riktlinjer om hur myndigheter ska hantera upprättande och utlämnande av digitala handlingar, framför allt om digitalt utlämnande och tillämpningen av digitala signaturer. Flertalet kommuner har tagit fram egna regler för hur arkivering av digitala handlingar ska ske. Leverantörerna anser att det borde finnas en uttalad skyldighet för statliga myndigheter att ta emot handlingar i digital form för att en övergång till digitala arkiv ska få genomslag. Alla berörda har samstämmigt förklarat att man vill medverka till större öppenhet och ökad valfrihet för kunden och därmed till ökad konkurrens. Vår sammantagna bedömning av utvecklingsbehov i framtiden Inledningsvis delar vi leverantörernas uppfattning enligt ovan om önskvärda utvecklingsinsatser.

21 2 Demonstrator fyra praktiska exempel 19 Demonstratorerna visar att det är möjligt att hitta lösningar som fungerar bra inom en enskild kommun. Det går också att hitta lösningar mellan olika programvaror, men det kräver en speciell lösning i varje enskilt fall. Demonstratorerna visar också goda exempel på hur man kan förena tekniklösningar som stödjer karthantering och detaljplanering med ärendehantering och processtyrning. Däremot visade det sig svårare att hitta generella lösningar, enligt modellen digital samverkan, där ITsystem fritt kan kombineras. Ärendehanteringssystemen har en central roll för att styra och följa upp verksamheten. I samtliga demonstratorer kan man följa flödet i ett detaljplaneärende som hanteras i ett ärendehanteringssystem. En av slutsatserna vi drar är att ramverk och riktlinjer för digital samverkan bör tas fram på nationell nivå. I detta ingår till exempel att definiera vad som menas med ett ärende och samtidigt slå fast att digitalt överförd information är lika tillförlitlig som skriftlig. Vidare behöver åtgärder vidtas på nationell nivå för att strama upp ansvar och former för tillhandahållande av samhällsgemensam information. Till exempel kan Boverket få ett ansvar om att definiera tjänsten plankarta.

22 20 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik

23 21 3 Slutord Samtliga leverantörer har beskrivit att arbetet med demonstratorerna har varit mycket utvecklande och lärande. Från Boverkets och Lantmäteriets sida har vi fått ökad kunskap och många av våra idéer har konkretiserats. Vi har fått insikt om de dagliga problemen som finns för införande av digital samverkan i detaljplane- och fastighetsbildningsprocessen. Vi tror att dessa problem är generella för all typ av digital samverkan. Vi har också kunnat konstatera att det vi trodde var möjligt, att visa på informationsutbyte genom tjänster, inte alls kunnat tillämpas i detaljplane- och fastighetsbildningsprocessen. Nästa steg i utvecklingsarbetet bör därför vara att Boverket och Lantmäteriet definierar och marknaden skapar de tjänster som behövs i en digital sammanhållen detaljplane- och fastighetsbildningsprocess utifrån de ramverk och riktlinjer som tas fram på nationell nivå. Detta lägger också grunden för en digital bygglovsprocess. Det finns en tydligt uttryckt vilja hos leverantörerna att medverka i ett nationellt utvecklingsarbete rörande framtagning av standarder, begrepps- och informationsmodeller. Detta måste ske under ledning av och med finansiering från de offentliga användarna (myndigheter och kommuner). Slutligen vill såväl leverantörerna som vi i arbetsguppen understryka att en av de viktigaste förutsättningarna för att lyckas genomföra en sammanhållen digital planerings- och fastighetsbildningsprocess är att det arbetssätt och den standard och tjänster som tas fram blir allmänt normerande och tillämpas av programvaruutvecklare och användare.

24 22 Effektivare planeringsprocess, från idé till färdig byggnad, med hjälp av digital teknik

25 23 Bilagor Bilaga 1 Förfrågan om medverkan i utveckling av en sammanhållen digital detaljplaneprocess Bilaga 2 Underlag för intresseförfrågan demonstrator Bilaga 3 Digpro Solutions AB och CGI (f.d. Logica) i samarbete med Stockholms stad IT Bilaga 4 S-GROUP Solutions AB i samarbete med EDP Consult AB Bilaga 5 Tekis AB tillsammans med andra Addnodeföretag (Mittbygge, CAD Q) Bilaga 6 Vianova System Sweden AB i samarbete med Skövde kommun

26

27 Bilaga 1 Förfrågan om medverkan i utveckling av en sammanhållen digital detaljplaneprocess Till förfrågan hör 6 bilagor. Den första bilagan bifogas här som bilaga 2. De övriga bilagorna till förfrågan återfinns på Boverkets webbsida:

28 Boverket Myndigheten för samhällsplanering, byggande och boende Datum Diarienummer 1(2) Boverket: /2010 Lantmäteriet: /3121 L A N T M Ä T E R I E T Förfrågan om medverkan i utveckling av en sammanhållen digital detaljplaneprocess Boverket och Lantmäteriet driver tillsammans programmet SPF, Sammanhållen detaljplane- och fastighetsbildningsprocess. Vi vill med detta program göra det enklare för alla parter i detaljplaneprocessen (kommuner, myndigheter, sakägare, exploatörer) att medverka till utveckling av ett överskådligt och smidigt digitalt flöde av information och beslut att för vidareanvändning i samhällsplaneringen. Processen ska bygga på det regelverk som nu finns för kommunalt detaljplanearbete och fastighetsbildning. Regeringen har ett stort intresse för att utöka bostadsbyggandet och få till effektivare hantering av alla de steg som kan främja bostadsbyggandet. Vårt arbete i SPF är ett led i detta. SPF:s idéer och resultatet under kommande år följs och stöds av e-delegationen. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, har under det kommande året detaljplanering och bygglov som fokusområden. Det finns alltså ett stort medialt och politiskt intresse kring denna fråga. Vi förväntar oss därför stor uppmärksamhet kring vårt arbete med en konkret visning av sammanhållen digital detaljplane- och fastighetsbildningsprocess. Vi inbjuder er till att medverka i utveckling av teknisk arkitektur för tillämpningar som stöder processen samordnad detaljplanering och fastighetsbildning. Inbjudan gäller ett utvecklingsarbete genom att ge er möjlighet till att framställa en demonstrator (proof of concept) enligt de specifikationer som bifogas denna inbjudan. Vi ser en utveckling mot e-förvaltning inom denna sektor. Utvecklingen kommer att leda till att PBL förändras för att stödja digital hantering och inom en inte allt för avlägsen framtid kommer landets samtliga kommuner att införa verksamhetsstödjande system för att med hjälp av samverkande e-tjänster realisera en sammanhållen detaljplanering och fastighetsbildningsprocess. Arbetet

29 2(2) med demonstratorn är ett led i Boverkets, Lantmäteriets och SKL:s gemensamma utvecklingsarbete, som, tillsammans med er leverantörer av verksamhetsstöd, syftar till att effektivisera detaljplane- och fastighetsbildningsprocesserna. På sikt ska detta skapa förutsättningar för branschen att utveckla e- fjänster som exempelvis elektroniska bygglov och liknande efterfrågade tjänster. Vi tror att detta samarbete kan utvecklas ytterligare och bli nyttigt för alla parter. Vi tror att för att hantera detta så måste man ha tillgång till kompetens inom geografiska informationssystem med inriktning mot detaljplanearbete och generella ärendehanteringssystem. Vi har tänkt oss att ni ska använda de kunskaper och utvecklingsidéer ni har för att göra denna demonstrator. För att ert arbete ska bli smidigt får ni självklart använda er av de eventuella data och kontakter ni har tillgång till inom den kommunala planeringsvärlden och andra planeringsorgan. Vår utgångspunkt är att det inte kommer att utgå någon ersättning till någon av deltagarna. Inom Boverket och Lantmäteriet kommer vi inte heller att begära ersättning för efterfrågat data eller den tid som vi lägger på att leverera data som behövs för demonstratorn. Vi ser gärna att ett flertal leverantörer av verksamhetsstöd hörsammar vår inbjudan. Det är självklart möjligt att samverka mellan företag. Graden av samverkan bestäms av medverkande leverantörer. Med denna intresseförfrågan vill vi veta om ditt företag är intresserat av att medverka, i vilken omfattning. Om ni inte är intresserade av att medverka är vi tacksamma för att få veta varför. Martin Storm avdelningschef på Boverket och ordförande i styrgruppen för SPF Bilagor till dokumentet Nr Beteckning/ Namn Version 1 Underlag för intresseförfrågan demonstrator. Dokumentet innehåller en närmare beskrivning av våra önskemål 2 Process 1.0: processritning som visar den sammanhållna detaljplane- och fastighetsbildningsprocessen SPF process l.o.pdf 3 En förenklad version av processritningen SPF process pdf 4 Begreppsbeskrivning till process Begreppsbeskxivning till process l.o.pdf 5 En scenariobeskrivning över hur en detaljplan kan komma till SPF-scenario.pptx 6 Ett exempel på hur parallella processer inom plan- och fastighetsbildning kan genomföras Exempel_parallella processer_spf.docx

30

31 Bilaga 2 Underlag för intresseförfrågan demonstrator

32 Dokumenttyp Underlag för intresseförfrågan demonstrator Status Godkänt Identitet BoV: /2010 LMV: /3121 Version 1.0 Sid 1 (11) Versionsdatum Underlag för intresseförfrågan om medverkan i utveckling av teknisk arkitektur för tillämpningar som stöder processen sammanhållen detaljplanering och fastighetsbildning

33 2 Inbjudan Boverket och Lantmäteriet inbjuder företag som tillhandahåller IT-stöd för samhällsplanering att medverka i utvecklingen av e-förvaltning inom området detaljplanering och fastighetsbildning. Inbjudan har formen av en intresseförfrågan. Leverabeln benämns i det fortsatta demonstrator. bildare. Demonstrator som begrepp Vi använder begreppet demonstrator som namn för en konceptuell beskrivning av arbetsflödet att fram detaljplan och genomföra fastighetsbildning. Demonstratorns funktion är att konkretisera hur vårt än så länge grovt och teoretiskt beskrivna koncept av ett verksamhetsstödjande system för sammanhållen detaljplanering och fastighetsbildning kan realiseras med hjälp av samverkande e-tjänster. Dvs. demonstratorn ska visa hur detaljplanearbete och fastighetsbildning hålls ihop fram till bygglov baserat på ett kommunalt ärendehanteringssystem. Avsikten är att ni använder er av era och eventuellt kringliggande produkter för att visa hur ett sådant arbetsflöde går till, eller skulle kunna gå till. Vi vill att resultatet ska kunna demonstreras i form av exempelvis en filmsekvens, bildspel eller liknande och att resultatet samtidigt redovisas i en arbetsrapport. (Ytterligare om resultatredovisning framgår på sidan 7 i dokumentet.) Vad demonstratorn ska användas till Demonstratorn ska användas för huvudsakligen två ändamål Som proof of concept, dvs. som en bekräftelse på att den teoretiska modellen håller för en realisering med rimliga och realistiska insatser Som stöd i SPF:s utvecklingsarbete och vid introduktion och utbildning. Målgrupperna är i första hand o politiker och tjänstemän med ansvar för finansiering av utveckling och förändringsledning o verksamhetsledning/förändringsledning inom verksamhetsområdena detaljplanering och fastighetsbildning o e-delegationen, särskilt arbetsgruppen för interoperabilitet högskolor och andra lärosäten som utbildar morgondagens planerare och fastighets Vår avsikt är att resultatet ska kunna ligga till grund för framtagande av ett generellt upphandlingsunderlag till stöd för kommunerna vid upphandling av tjänster som stöder processen samordnad detaljplanering och fastighetsbildning.

34 3 Introduktion Boverket och Lantmäteriet utvecklar i samverkan förutsättningarna för att med stöd av digital teknik bedriva detaljplanering och fastighetsbildning som en sammanhållen process. Målen är att genom en närmare samverkan mellan planerare och fastighetsbildare korta handläggningstiderna och kvalitetssäkra resultatet att skapa förutsättningar för att exploatörer och övriga intressenter har tillgång till digitala informationsunderlag som grund för vidareanvändning i byggprocessen i enlighet med e-förvaltningstanken att genom kompetensutveckling harmonisera, i betydelsen främja likformighet, arbetet med detaljplanering och fastighetsbildning. Arbetet bedrivs inom ramen för ett för Boverket och Lantmäteriet gemensamt program benämnt Sammanhållen detaljplanerings- och fastighetsbildningsprocess, i fortsättningen förkortat SPF. Sammanhållen detaljplanerings- och fastighetsbildningsprocess Detaljplanearbetet består av flera delprocesser SPF ser planarbete som en process som består av flera delprocesser. Processen ägs och leds av kommunen och är en del av en kommunal huvudprocess för beslutsfattande. För enskilda delar av planprocessen (delprocesser) svarar företag och myndigheter antingen som uppdragstagare (entreprenörer) eller självständigt enligt sina instruktioner. Enskilda sakägare och allmänheten ska ha insyn och möjlighet att påverka arbetet. Den digitala processens IT-stöd Vi föreställer oss att processansvariga, vare sig det gäller kommunen som ansvarig för huvudprocessen eller ett företag eller en myndighet som svarar för en delprocess, arbetar med digitala metoder. IT-stödet tänker vi oss består av två delar. 1. Den ena delen är generella ärendehanteringssystem/-processmotorer/ dokumenthanteringssystem/ arkivsystem som förutsätts finnas (eller åtminstone kommer att finnas) som grund för all verksamhet hos kommuner och statliga myndigheter. 2. Den andra delen av IT-stödet är olika verksamhets-/expertsystem som stöder enskilda aktiviteter inom den sammanhållna processen. Sådana verksamhets-/expertsystem kan användas för att rita planer, hantera fastighetsbildningsbeslut, framställa grundkarta, upprätta miljökonsekvensbeskrivningar m.m. Vi förutsätter att både ärendehanteringsstöden och verksamhets- /expertsystemen kommer att utvecklas som prenumererbara tjänster från olika leverantörer som erbjuds användarna på en marknad. Det övergripande kravet är att det ska vara möjligt att driva en sammanhållen effektiv detaljplane- och fastighetsbildningsprocess oavsett anlitad tjänste- eller systemleverantör.

35 4 Överföring av information mellan processer och eller system Av processen framgår ett antal gränssnitt, dvs. mötespunkter där olika processer och eller system möts. Vi menar att överföring av information ska följa föreskrifterna från e-delegationen i VLAUTO där arbetet att skriva specifikationerna just nu pågår och som beräknas vara klara i början av Begrepps och informationsspecifikationer för utbytesobjekt saknas utom för detaljplan som följer SS Inom det för Lantmäteriet och Svenska Kommunförbundet (SKL) pågående projektet SvenskGEOprocess ska beskrivningar av innehållet i en grundkarta specificeras. Denna specifikation kommer inte vara var klar när demonstratorn ska konstrueras. KommunGML får därför användas som en tillfällig lösning. Processen ska försörjas med information med hjälp av bastjänster för informationsförsörjning, s.k. bastjänster (informationsöverföring maskin till maskin). Resultatet informationen om den lagakraftvunna detaljplanen ska också tillhandahållas som en bastjänst. Planen informationsinnehållet i planbeslutet ska växa fram successivt allteftersom arbetet fortskrider. Processen kräver därför versionshantering. Samverkan mellan olika organisationers ärendestöd ska ske tjänstebaserat. När ärendet avslutats och planen vunnit laga kraft ska planinformationen finnas tillgänglig för digital vidareanvändning i efterföljande processer såsom t.ex. lovgivning och fastighetsförvaltning. Det betyder att det finns krav på att informationen genom hela processen, och även sedan planen vunnit laga kraft, ska hållas levande dvs. den ska hållas tillgänglig i sådan form att den är möjlig att vidarebearbeta digitalt. Ärendet ska arkiveras i pdf-format. En något utvecklad presentation av tankarna kring tjänstebaserad samverkan finns under rubriken illustrationer nedan. Konkretisering av den tänkta processen Beskrivningen av hur SPF tänker sig att detaljplanearbete och fastighetsbildning ska bedrivas i framtiden har upplevts som abstrakt och svårtillgänglig. Det är därför som SPF vill, i samverkan med utvalda systemleverantörer, konkretisera beskrivningen av hur IT-stödet till processen sammanhållen detaljplanering och fastighetsbildning kan byggas upp grundat på principen om uppdelning på funktionella komponenter som samverkar via tjänstebaserat informationsutbyte.

36 5 Förutsättning och underlag för demonstratorn Underlag Följande underlag finns tillgängligt: En konceptuell beskrivning av hur grundläggande tankar hämtade från e-delegationens arbete att utveckla e-förvaltningen kan tillämpas på detaljplanering och fastighetsbildning, se avsnitt illustrationer sist i denna text. En processbild med tillhörande beskrivning, bilaga 2, 3 och 4. En scenariobeskrivning över hur en detaljplan kan komma till som illustrerar processen från idé till genomförd fastighetsbildning, bilaga 5. Ett praktiskt exempel på arbete med en detaljplan, där samverkan sker kontinuerligt med fastighetsbildningen. bilaga 6. En rapport Boverket 2012:2 Harmonisering av kommunernas planarbete i digital miljö 1. I rapporten beskrivs uppdragets beroenden av ett övergripande nationellt ramverk för informationssamverkan inom offentlig sektor och också beroendet av en tydliggjord ansvarsfördelning. Målet för demonstratorn Inom offentliga förvaltning har vi hittills sett lite, eller egentligen ingenting alls, av denna form av processtödjande organisationsöverskridande tillämpningar. Vårt intresse är att göra det begripligt hur verksamhetsstödjande expertsystem kan kopplas till ärendehantering och hur ärendehanteringssystem hos olika organisationer kan samverka. Demonstratorn är ett sätt att visa en teknisk lösning för en begränsad och välkänd del av detaljplane- och fastighetsbildningsprocessen. Följande aktiviteter tänker vi oss ska visas genom demonstratorn: 1. Grundkarta. Inhämtande av informationen i grundkartan som en tjänst (bastjänst). 2. Ärendehantering. Tillämpning i ett ärendehanteringssystem hos kommunen. Hålla ihop ärendet. Hantera det succesivt framväxande planförslaget i digitalt bearbetningsbar form (ärendehanteringstjänst). Informationsmängden i kommunens ärendehanteringssystem ska kunna utbytas i växelverkan med den informationsmängd som finns i ärendehanteringssystemet hos lantmäteriet. 3. Planförslag. Upprätta planförslag med hjälp av expertsystem (verksamhets-/expertsystemtjänst). 4. Beslut om fastighetsbildning. Beslut om fastighetsbildning med planen en utvecklad fastighetsrättslig genomförandebeskrivning - som underlag (expertsystemtjänst). Demonstratorn är alltså tänkt att vara en visualiserad teoretisk systembeskrivning av processen sett ur ett dataflödesperspektiv, där 1 Boverket/Webbokhandel/Publikationer/2012/Harmonisering-av-kommunernasplanarbete-i-digitalmiljo/

37 6 hänsyn tas till regler för e-samverkan, standarder, protokoll etc. enligt nedan. Krav Medverkande intressenter har stor frihet att själva bestämma tekniklösningar och presentationer under iakttagande av nedanstående krav. Funktionella krav på demonstratorn Demonstratorn ska 1. stödja en samordnad och sammanhållen detaljplaneringsfastighetsbildningsprocess enligt beskrivningen i bilaga 2 2. visa hur IT-stödet kan utformas moduluppbyggt av fristående komponenter som samverkar med hjälp av bastjänster över väldefinierade informationsgränssnitt 3. visa tillämpningen av planstandarden SS visa hur planinformationen kan levereras i form av tjänster, bland annat tjänsten plankarta En systembeskrivning för demonstratorn ska dokumenteras. Syftet är att tolka hur flödet av information och tjänster fungerar. Erfarenheter från utvecklingsarbetet ska dokumenteras så att det framgår vilka problem som uppkommit och vilka förändringar som bör göras för att underlätta fortsatt arbete. Det bör framgå vad som är genomförbart idag och vilka delar som behöver vidareutvecklats. Det bör även framgå vilka delar som bör utvecklas av programvaruleverantörer och vilka delar som staten bör tillhandahålla. Resultatet av demonstratorn ska kunna visas på en vanlig dator eller skrivplatta och det ska medfölja en manual hur visningen ska ske. Funktionella önskemål på demonstratorn Demonstratorn bör visa ett flöde som illustrerar hur 1. ett ärende läggs upp i kommunens generella ärendehanteringssystem 2. informationen i grundkartan tas in till ärendehanteringssystemet 3. förslag till detaljplan konstrueras och revideras i en iterativ process med koppling till ärendehanteringssystemet 4. succesiva steg i ärendet (förslag, samråd, beslut, lagakraft) avspeglar sig i ärendet och i planinformationen 5. informationen om de fastighetsrättsliga konsekvenserna kan samutnyttjas för presentation av a. fastighetsrättslig konsekvensbeskrivning tillhörande detaljplanen b. fastighetsrättslig beskrivning och förrättningskarta (motsvarande aktbilaga BE och KA) i fastighetsbildningsärende 6. resultatet av ett planarbete resulterar i en datamängd varur olika bastjänster kan erbjudas. En sådan tjänst ska vara presentation av en plankarta med utformning enligt Boverkets anvisningar.

38 7 Presentation av resultatet De erfarenheter och resultat som ni får genom arbetet med demonstratorn kommer att presenteras och utvärderas i en rapport som Boverket kommer att publicera, när resultaten av ert utvecklingsarbete är klart, under hösten Rapporten kommer att presenteras för regeringen. Ni ska framställa ett presentationsmaterial (Power Point) som visar uppbyggnaden av systemet och informationsflödet genom hela processen. Reglering av upphovsrätt Konceptet tjänstebaserad samverkan inom ramen för e-förvaltning är publik egendom. Begreppsdefinitioner, informationsbeskrivningar och gränssnittsspecifikationer för tjänster som stödjer den sammanhållna processen för detaljplanering och fastighetsbildning är publik egendom. Dvs. specifikationerna av tjänstegränssnitten är publika. Detsamma gäller definitioner av bastjänster och e-tjänster som obligatoriskt ska tillhandahållas av den informationsansvariga myndigheten. De ingående programvarorna och applikationer som används för demonstratorn är tillverkarens egendom. Resultatet av demonstratorn ska ställas till fritt förfogande för Boverket och Lantmäteriet, andra myndigheter, kommuner och marknadens aktörer i utvecklings- och utbildningssyfte. Boverket och Lantmäteriet har rätt att använda demonstratorn i fortsatt utvecklingsarbete, som stöd och vid introduktion och utbildning. Deltagande leverantörer får använda resultatet i sin egen verksamhet. Resultatet ska även vara fritt att använda i SPF:s framtagande av generellt upphandlingsunderlag till stöd för kommuners upphandling av tjänster som stöder processen samordnad detaljplanering och fastighetsbildning. Boverkets och Lantmäteriets åtaganden Båda myndigheterna står till leverantörenas förfogande för konsultationer. Boverkets åtagande Boverket kommer att ge ut en rapport som beskriver erfarenheterna från arbetet att utveckla demonstratorn. Lantmäteriets åtaganden Lantmäteriet tillhandahåller kostnadsfritt geodata (grundkartans informationsinnehåll) för användning i demonstratorn med beaktande av de krav som gäller i personuppgiftslagen. Den information som leverantörerna får från Lantmäteriet för att användas vid framtagandet av demonstratorn får inte användas i annat syfte än för detta. Ett särskilt avtal kring användningen av informationen ska träffas.

39 8 Kontaktpersoner Programmets kontaktpersoner för detta arbete är Maria Rydqvist, programchef ( , administrativa frågor Ewa Swensson, bitr. programchef ( , administrativa frågor och frågor om fastighetsbildningen Mikael Jardbrink, ( , frågor om detaljplaneprocessen Per-Anders Karlgren ( , frågor om den digitala processen, bastjänster etc. Jan O Nordin (Jan.O.Nordin@lm.se) tekniska frågor i anslutning till fastighetsbildningsprocessen. Vi står alla till tjänst med ytterligare information om programmet, med ytterligare klargöranden om er medverkan och med hjälp att få tillgång till data, om så behövs. Tidplan Tidplanen för arbetet är följande: Förfrågan om medverkan distribueras Informationsträff med SPF:s arbetsgrupp i Karlskrona Frågestund fram till Anmälan om deltagande meddelas till Maria Rydqvist senast Beslut om deltagare/leverantörer Månadsvisa uppföljningar mars, april, maj, sker enskilt med deltagande leverantörer Leverans av demonstrator Granskning, ev. återkoppling leverantörer Slutleverans av demonstrator Utvärdering och rapportskrivning Avlämningsseminarium med deltagande leverantörer Publicering av rapport

40 9 Illustrationer Processen Utgångspunkten är en generaliserad processbild av detaljplane- och fastighetsbildningsprocessen som är en del av samhällsbyggnadsprocessen. Informationsförsörjning in till processen Processen försörjs med information via standardiserade bastjänster 2. Fig.1 Processen försörjs med information med hjälp av bastjänster Bastjänster - in INFLYTTNING Informationsförsörjning ut ur processen Kommunen som ansvarig för planinformation förutsätts tillhanda information om gällande planer och om pågående planarbeten. Formen för tillhandahållandet är standardiserade bastjänster. Fig.2 Informationen kring planer ska tillhandahållas som bastjänster INFLYTTNING Bastjänster - ut 2 Ytterligare informationsansvariga myndigheter måste utses. Nya bastjänster måste specificeras.

41 10 Ärendehantering Planprocessen och dess delprocesser hålls ihop av ett eller flera ärendehanteringssystem. Dessa samverkar tjänstebaserat. Fig. 3 Processen hålls ihop m.hj.a. samverkande ärendehanteringssystem Ärendehanteringssystem INFLYTTNING Verksamhetsstödjande tjänster (expertstöd) Med verksamhetsstödjande tjänster (applikationer) förstås expertstöd till delprocesser eller enskilda aktiviteter. Exempel på sådana tjänster kan vara konstruktion av detaljplan eller marktilldelning (upprättande av fastighetsrättslig beskrivning) inom fastighetsbildning. Fig.4 Expertstödsystem kopplas till processen via ärendehantering Verksamhetsstöd - expertsystemtjänster INFLYTTNING

42 11 Demokratisk insyn och sakägarmedverkan Tjänsterna ger allmänheten insyn i processen och ger sakägare möjlighet att påverka planarbete och medverka i fastighetsbildning. Tjänsterna är specifika för varje verksamhetsområde men ska kopplas till ärendehantering och inte till de specifika verksamhetsstödjande tjänsterna enligt föregående avsnitt. Fig. 5 Sakägarmedverkan och demokratisk insyn Tjänster som kommunicerar med sakägare och allmänhet INFLYTTNING

43 Bilaga 3 Digpro Solutions AB och CGI (f.d. Logica) i samarbete med Stockholms stad IT Lösningen presenteras i form av en powerpoint-presentation med talmanus samt en skriftlig rapport.

44 Inledning Nedan följer de steg vi valt att dela upp demonstratorn i. Demonstrator SPF Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Uppstartsmöte Nämndhantering Samråd Granskning Antagande Lagakraft -vunnen DP Lagakraft -vunnen FB Vidare användning För att illustrera vilket steg vi är i samt visa interaktion mellan processerna finns denna indikator synlig under hela demonstratorn. Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning juni Presentation CGI Lennart West, projektledare Mikko Turunen, verksamhetskonsult Åsa Hestner Blomqvist, verksamhetskonsult/arkivarie Digpro Peter Axelsson, marknadschef Helen Skrifvare, GIS-konsult Stockholms stad Birgitta Stenbäck, It-chef SBK Ingela Nilsson, Teknisk lantmätare, SBK Sune Jonsson, ingenjör, KLM Aino Virta, karttekniker, planavdelningen SBK Idé och uppstart Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Idé Aktiviteter i samband med uppstart Politiker, tjänstemän eller en exploatör har en idé om en ny detaljplan inom ett mer eller mindre väldefinierat område. Detta leder till beslut om att starta ett ärende. I Stockholm är detta en egen ärendetyp som kallas planbeställning (plankö). Problemområde Ibland används bristfälligt kartunderlag av exploatörer, vilket kan ge problem senare i processen när kartan inte överensstämmer med verkligheten. Vidare användning 3 4 E-tjänst kart- och informationsunderlag Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB För att arbetet med plan-idén ska ha rätt förutsättningar behöver interna och externa aktörer få rätt och uppdaterad information. Arbete pågår inom Stockholms stad med att ta fram en sammanställning av sådan information och ett kartbaserat gränssnitt för att ta del av den. Exempel på sådan information kan vara: Uppdaterad kartinformation Gällande planinformation helst lagrad enligt nya Planstandarden Miljörelaterad information Naturskydd och annan liknande information Översiktsplaninformation Annan information, t ex trafikrelaterad information Vidare användning Planförslag Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Ärendet skapas i Public 360, där det förbereds för beslut om utredning av ny detaljplan. Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Stockholms stad har både KLM och Plan i samma kartsystem för både grundkarta och planärendet, men om det inte är så är det viktigt att data kan överföras på ett enkelt och standardiserat sätt mellan systemen. Lagakraftvunnen FB För att skapa bättre förutsättningar för att ta fram planförslag bör en standard för grundkarta, t ex Kommun-GML eller Svensk Geoprocess, tas fram. Detta är en förutsättning för att skapa e- tjänster som hjälper externa aktörer att få tillgång till ett bättre underlag. Vidare användning 5 6 1

45 Ö ppna kar t a f ör gälande om r åde Ka rta Start av ärende Interaktioner mellan DP och FB Start av ärende processplan leder handläggaren genom ärendet Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Till ärendet i Public 360 kopplas en processplan som ger handläggaren ett stöd som leder arbetet genom ärendet. Öppna karta för gällande område Karta 7 8 Närbild ärendefönster Uppstartsmöte Lantmäteri Plan Exploatering Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Öppna karta för gällande område Karta Kritiskt för att säkra kvaliteten på planarbetet och att fastighetsbildningen går att genomföra när planen är antagen. Viktigt att denna dialog fortsätter under hela processen. Fördel om man arbetar i ett gemensamt kartsystem, annars måste informationen synkas mellan systemen. Målet är att ha ett ärendehanteringssystem som kan ropa på funktioner i andra system, t ex från Lantmäteriet (Trossen) Planhandläggare beställer grundkarta Skicka till KLM Interaktioner mellan DP och FB Start av Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP vunnen Lagakraft- Planförslag ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande FB Vidare användning Inkommen beställning till KLM eget ärende öppnas med egen processplan för grundkarta Interaktioner mellan DP och FB Start av Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP vunnen FB Lagakraft- Vidare Planförslag ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande användning Öppna karta för gällande område Karta Öppna karta för gällande område Karta

46 Produktion av Grundkarta Grundkarta klar skickas till planhandläggaren Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Grundkartan tas fram via ett enkel browser-applikation liknande den tjänst som finns för Nätbutiken i Stockholms stad eller integrerat i Public360 Grundkartan kan även beställas via ett standardiserat gränssnitt liknande WMStjänster. Valbara leveransformat bör vara: KommunGML Svensk Geoprocess Dwg/dxf Shape Öppna karta för gällande område Karta Grundkartan kan också levereras som en WFS-tjänst. Liknande tjänster finns idag uppsatta för olika behov i Stockholms stads/digpros geografiska plattform dpmap Planhandläggare Grundkarta klar, från KLM StartPM och nämndbeslut Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Öppna karta för gällande område Karta Handläggaren har stöd i ärendehanteringen med mallar för planbeskrivning och andra handlingar. I Stockholms stad är mycket arbete redan utfört i detta stadium av processen i samverkan med KLM. StartPM och dess ingående handlingar behandlas i nämnden, efter beslut fortsätter planprocessen Handläggaren skriver StartPM till nämnden för att få beslut om fortsatt arbete med planen Interaktioner mellan DP och FB StartPM påbörjas med hjälp av systemet Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Öppna karta för gällande område Karta

47 Registrering av planområdet i kartdatabasen Nämndhantering i Public 360 Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planområdet enligt StartPM läggs in i dpcadaster kartdatabas som en cirkel eller yta för att visa ungefärlig utbredning. StartPM visas sedan via WMS-tjänst på kommunens externa webbsida. Medborgare kan redan här ta del av handlingar för planen. (se bild ang. samråd) Aktiviteten markeras som utförd i processplan i Public 360. Agenda byggs upp i systemet av anmälda ärenden Handlingar skickas till ledamöterna i nämnden, som kan ta del av dem digitalt app för läsplattor. Stöd för att generera protokoll, baserat på förvaltningens förslag Automatiserad hantering av protokollsutdrag Expedieringsfunktion, till intressenter i ärendet. Kan överföra information i önskat format. Idag finns funktion för e-post och Minameddelanden (Skatteverket). Den traditionella kartan i pdf-format kan kompletteras med e-tjänster för att visa detaljplaninformationen mer interaktivt Beslut taget av nämnden, att fortsätta med planen Samråd Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Öppna karta för gällande område Karta I Stockholm publiceras handlingar inför de olika nämndbesluten. Medborgarna kan följa processen och lämna synpunkter digitalt via stadens hemsida. Synpunkterna kommer direkt in i ärendehanteringen men måste godkännas av registrator så att skräp kan sorteras bort. Andra förvaltningar och myndigheter som är remissinstanser bör kunna få underlaget digitalt. Avstämning med Fastighetsbildningen sker Ta fram och publicera samrådsmaterial enligt processplanen Interaktioner mellan DP och FB Start av Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP vunnen FB Lagakraft- Vidare Planförslag ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande användning Framtagning av plankarta enligt planstandard Interaktioner mellan DP och FB Start av Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP vunnen Lagakraft- Planförslag ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande FB Vidare användning Öppna karta för gällande område Karta Planen läggs in i plandatabasen med dpcadaster Detaljplan enligt den nya planstandarden. I datamodellen lagras både ytor och bestämmelsedata som en objektmodell. Funktioner för att importera och exportera data enligt standard i XML/GML behöver finnas för att utbyta data. Idag finns import av Detaljplan enligt standard implementerad WMS- och WFS-tjänster tas också fram för att distribuera data. WMS och WFS i kombination med den traditionella kartan i pdfa täcker troligen de flesta behoven

48 Plantjänsten på stockholm.se Interaktioner mellan DP och FB Visualisering av planen Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Plantjänsten kompletteras med mer intuitiva och lättförståliga verktyg för att visualisera planinformationen i 2D och 3D Planinformationen görs tillgänglig inte bara som en traditionell kartbild utan på ett mer lättförståeligt sätt med text och grafik vilket är möjligt med en objektorienterad lagring enligt nya standarden. 3D-visualiseringar är ett bra sätt att visa hur området för Detaljplanen kan se ut när bebyggelsen är på plats Exempel på 3D-visualisering från dpcadaster för Stockholms stad plantjansten/pagaende-planarbete/ Fastighetsägarförteckning Begära ut handlingar från ärende en e-tjänst Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Berörda fastigheter tas fram i den kartintegration som finns mellan Public360 och dpcadaster. Förutom de automatiskt valda fastigheterna kan andra fastigheter inom och utanför planen läggas till i kartan och listan. Listan flyttas via ett tjänstegränssnitt över från dpcadaster till Public360. Här kan allmänheten begära ut handlingar, som inte finns publicerade i fulltext Expediering av begärda handlingar välj dokument Interaktioner mellan DP och FB Start av Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP vunnen FB Lagakraft- Vidare Planförslag ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande användning Expediering välj hur handlingarna ska distribueras Interaktioner mellan DP och FB Start av Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP vunnen FB Lagakraft- Vidare Planförslag ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande användning

49 Granskningsskede Granskning av den uppdaterade planen underlag skapas Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Efter samråd omarbetas planen inför Granskning Öppna karta för gällande område Karta Fortsatt samarbete Plan och Lantmäteri, planområdet kan ändras. Det är inte ovanligt att del av området tas bort från planen Beslut om antagande av plan Interaktioner mellan DP och FB Dags för antagande av plan ärendet förbereds för beslut i nämnden och kommunfullmäktige Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Dokument som underlag inför beslut i nämnden är; Elektroniskt signerad plankarta rendering från kartsystemet i pdf Planbeskrivningen textdokument Genomförandebeskrivning textdokument Öppna karta för gällande område Karta Alla handlingar skapas och versionshanteras i Public 360, där de även fastställs/diarieförs, signeras och ev. renderas till PDF-A Renderad Plankarta från dpcadaster Detaljplan Pdf-renderad karta, digitalt signerad Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Del av Plankarta genererad från dpcadaster Detaljplandatabas där planen lagras enligt Detaljplanstandarden. När tidigare, befintliga planer vektoriseras och läggs in i plandatabasen byggs en heltäckande planmosaik upp där alla planer är samlade i vektoriserad form. RIGES-projektet har visat att en sådan insats är möjlig och att den kan ge ett bra resultat

50 Detaljplan vinner laga kraft Antagen plan i dpcadaster Detaljplan Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Om planen inte överklagas, vinner den laga kraft och fastighetsbildningen kan färdigställas, alla register uppdateras och allmänheten kan ta del av den. Status ändras från pågående- till gällande plan Antagen plan i dpcadaster Detaljplan Fastighetsbildning Interaktioner mellan DP och FB Interaktioner mellan DP och FB Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Nu kan den planerade fastighetsbildningen genomföras. Antagen plan inlagd med befintliga Detaljplaner Ärendet för fastighetsbildningen hanteras i Lantmäteriets ärendehanteringssystem Trossen, som används av KLM. Namnsättning Ägarförhållanden etc Karttjänst för vidareanvändning Interaktioner mellan DP och FB Överklagande Planförslag Start av ärende Grundkarta StartPM Samråd Granskning Antagande Uppstartsmöte Nämndhantering Lagakraftvunnen DP Lagakraftvunnen FB Vidare användning Karttjänst som ger intressenter möjlighet att via kartan ta del av de förutsättningar som fastslagits i planen, för t.ex. bygglov Skulle vara bra att koppla till byggnadsbeskrivningar enligt BIM-standard Planer överklagas ofta och det är idag mer en regel än ett undantag När en plan överklagas skrivs hela ärendet ut på papper och skickas till den mottagande myndigheten. Det kan ske i flera olika instanser, om ärendet går vidare till domstol. Beslut ska även delges kommunen

51 Överföring till andra myndigheter Stor vikt att få standardiserade format för överföring av ärenden. Förvaltningsgemensamma specifikationer, FGS, eard. Vi tycker att det är viktigt att arbetet med standardisering får fortsätta och att det är en förutsättning för smart överföring av data. En förutsättning för ett totalt digitalt flöde är även digitala signaturer Även hantering av signaturer bör standardiseras och riktlinjer bör tas fram för hur dessa ska hanteras vid överföring till andra myndigheter. Sammanfattning av de viktigaste förslagen på utveckling Kartbaserade e-tjänster Detaljplanestandarden används primärt för att skapa en objektmodellerad kartdatabas. E- tjänster med standardiserat innehåll och format enligt detaljplanestandarden definieras för att kunna utbyta information mellan olika system på marknaden. Arbetet skulle kunna drivas inom SIS TK501 för Detaljplanestandarden eller av Boverket. E-tjänster för byggnation (vidareanvändning av detaljplanen) Som komplement till kartan definieras tjänster som grafiskt eller i tabellform svarar på frågor som Vilken byggnadshöjd är tillåten för den här positionen?. Tjänsten går mot den databas som är uppbyggd enligt den nya Detaljplanstandarden. Standardiserade format för överföring Standard så att överföring över myndighetsgränser (internt och externt) kan ske på ett säkert, korrekt och enkelt sätt t.ex. enligt FGS. Det vore önskvärt att ärendehanteringssystemen är byggda för att möjliggöra standardiserade tjänster, som kan användas för att ropa på funktioner i andra system t.ex. Trossen via t.ex. webbtjänster. Regler och riktlinjer En standardiserad hantering av digitala signaturer Myndigheterna kan behöva tydligare riktlinjer för vad som är en rutinartad åtgärd i samband med utlämnade av sammanställningar (TF 3 2kap), framför allt om digitalt utlämnande blir obligatoriskt Tack! 8

52 Manus Demonstrator CGI, Digpro och Stockholms stad Instruktioner Manuset är kopplat till demonstratorn och bildernas nummer stämmer överens med numreringen i manuset. Vid uppläsning ska även rubriken läsas upp. Det finns pauser inlagda i manuset (i kursiv stil), för att ge åhörarna möjlighet att studera bilder där det inte finns så mycket text att läsa upp. Starta demonstratorn 1. Välkomna till Demonstrator SPF från Digpro, CGI och Stockholms stad Digpro och CGI levererar tillsammans den lösning som används bl.a. för att stödja Stockholms stadsbyggnadskontors planprocess. Digpro levererar den geografiska informationsplattformen dpmap, som används både tillsammans med ärende- och dokumenthanteringssystemet, för redigering och dokumentation av stadens geografiska data och som karttjänst för allmänheten via Stockholms stads hemsida. CGI levererar det ärende- och dokumenthanteringssystem, Public 360, som används för att stödja planprocessen i Stockholms stad, Södertälje kommun och Umeå kommun. CGI levererar även Public 360 för att användas som stöd i flera olika processer inom myndighetsutövning, t.ex. Socialstyrelsen och Kemikalieinspektionen. 2. Inledning Demonstratorn bygger på de senaste versionerna av respektive program och man kan se hur ett planärende hanteras i Public 360, med integrerad karta. I demonstratorn finns även beskrivet tänkbara e-tjänster kopplade till Public 360. T.ex. expediering. Demonstratorn är främst baserad på lösningar i Stockholms stad, men även Södertälje och Umeå kommuner, samt visioner från Digpro, CGI och Stockholms Stad. Vi följer ett planärende genom processen från förslag till lagakraftvunnen detaljplan. Fastighetsbildningsprocessen löper parallellt och vi illustrerar de tillfällen där vi ser ett behov av att information överförs mellan processerna eller kommunikation mellan kommun och lantmäteriet bör ske. 3. Presentation av de som deltagit i arbetet Från CGI Lennart West, projektledare Mikko Turunen, verksamhetskonsult Åsa Hestner Blomqvist, verksamhetskonsult/arkivarie Från Digpro Peter Axelsson, marknadschef Helen Skrifvare, GIS-konsult Page 1 / 10

53 Från Stockholms stad Birgitta Stenbäck, It-chef SBK Ingela Nilsson, teknisk lantmätare SBK Sune Jonsson, ingenjör, KLM Aino Virta, karttekniker, planavdelningen SBK 4. Idé och uppstart Aktiviteter i samband med uppstart Politiker, tjänstemän eller en exploatör har en idé om en ny detaljplan inom ett mer eller mindre väldefinierat område. Detta leder till beslut om att starta ett ärende. I Stockholm är detta en egen ärendetyp som kallas planbeställning (plankö). Ett problemområde, som vi identifierat är att ibland används bristfälligt kartunderlag av exploatörer, vilket kan ge problem senare i processen när kartan inte överensstämmer med verkligheten. 5. E-tjänst kart- och informationsunderlag För att arbetet med plan-idén ska ha rätt förutsättningar behöver interna och externa aktörer få rätt och uppdaterad information. Arbete pågår inom Stockholms stad med att ta fram en sammanställning av sådan information och ett kartbaserat gränssnitt för att ta del av den. Exempel på sådan information kan vara: Uppdaterad kartinformation Gällande planinformation helst lagrad enligt nya Planstandarden Miljörelaterad information Naturskydd och annan liknande information Översiktsplaninformation Annan information, t ex trafikrelaterad information 6. Planförslag Ärendet skapas i Public 360, där det förbereds för beslut om utredning av ny detaljplan. Stockholms stad har både KLM och Plan i samma kartsystem för både grundkarta och planärendet, men om det inte är så är det viktigt att data kan överföras på ett enkelt och standardiserat sätt mellan systemen. För att skapa bättre förutsättningar för att ta fram planförslag bör en standard för grundkarta, t ex Kommun-GML eller Svensk Geoprocess, tas fram. Detta är en förutsättning för att skapa e-tjänster som hjälper externa aktörer att få tillgång till ett bättre underlag. För ytterligare fördjupning om förslag till standarder för grundkarta se rapport kap Start av ärende Till ärendet i Public 360 kopplas en processplan som ger handläggaren ett stöd som leder arbetet genom ärendet. Processplanen är uppdelad i faser och det finns enkla avcheckningspunkter samt funktioner som hjälper handläggaren att skapa ett dokument. Den är baserad på en mall och när den öppnas finns rätt information om ärendet förifyllt. Page 2 / 10

54 Till höger ses ett exempel på planprocessen uppdelad i faser och aktiviteter hämtad från ärendehanteringssystemet. 8. Start av ärende processplan leder handläggaren genom ärendet Bilden visar ärendekortet i Public 360, där ett första dokument är diariefört och fas 1 i processplanen är påbörjad. PAUS 5s 9. Närbild ärendefönster Närbild på processplanen med det diarieförda dokumentet. PAUS 5s 10. Uppstartsmöte lantmäteri Plan Exploatering Det är kritiskt med uppstartsmöte för att säkra kvaliteten på planarbetet och att fastighetsbildningen går att genomföra när planen är antagen. Det är viktigt att denna dialog fortsätter under hela processen. Det vore fördel om man arbetade i ett gemensamt kartsystem, annars måste informationen synkas mellan systemen. I Stockholm arbetar med redan på det sättet. Målet är att ha ett ärendehanteringssystem som kan ropa på funktioner i andra system, t ex från Lantmäteriet (Trossen). 11. Planhandläggare beställer grundkarta Skicka till KLM Här visas att planhandläggaren gör en beställning av grundkarta, under förutsättning att KLM finns inom kommunen och man arbetar i samma system. Då kan beställningen göras direkt i Public 360. PAUS 5s 12. Inkommen beställning till KLM eget ärende öppnas med egen processplan för grundkarta Beställningen har kommit till KLM och ett nytt ärende för hanteringen av kartbeställningen startas. PAUS 5s 13. Produktion av Grundkarta Beställning görs via en enkel browser-applikation liknande den tjänst som finns för Nätbutiken i Stockholms stad. Beställningsfunktionen finns som fristående klient eller integrerad i Public360. Grundkartan levereras i önskat format till beställaren. Valbara leveransformat bör vara: KommunGML (om standarden blir etablerad) Svensk Geoprocess (när sådan finns på plats) Dwg/dxf Shape Page 3 / 10

55 Grundkartan beställs via ett standardiserat gränssnitt liknande WMS-tjänster Grundkartan kan också levereras som en WFS-tjänst. Liknande tjänster finns idag uppsatta för olika behov i Stockholms stads/digpros geografiska plattform dpmap. 14. Grundkarta klar skickas till planhandläggaren Nu är grundkartan är klar och ärendet avslutas i Public 360 hos KLM. PAUS 5s 15. Planhandläggare Grundkarta klar, från KLM Grundkartan inkommer till planhandläggaren och diarieförs i det pågående planärendet. PAUS 5s 16. StartPM och nämndbeslut Handläggaren har stöd i ärendehanteringen med mallar för planbeskrivning och andra handlingar. I Stockholms stad är mycket arbete redan utfört i detta stadium av processen i samverkan med KLM. StartPM och dess ingående handlingar behandlas i nämnden, efter beslut fortsätter planprocessen. Nämndhanteringen beskrivs närmare längre fram. 17. Handläggaren skriver StartPM till nämnden för att få beslut om fortsatt arbete med planen PAUS 5s 18. StartPM påbörjas med hjälp av systemet Informationen i de röda rutorna hämtas från Public 360. Dokumentet öppnas och redigeras i MS Word. PAUS 5s 19. Registrering av planområdet i kartdatabasen För att planarbetet ska bli sökbart via karta på webben och i expertsystemet registreras planområdet i kartdatabasen. StartPM läggs in i dpcadaster kartdatabas som en cirkel eller yta för att visa ungefärlig utbredning. StartPM visas sedan via WMS-tjänst på kommunens externa webbsida. Medborgare kan redan här ta del av handlingar för planen. (se bild ang. samråd) Aktiviteten markeras som utförd i processplan i Public Nämndhantering Agendan byggs upp i systemet, baserad på anmälda ärenden. Kallelse och bifogade handlingar skickas till ledamöterna i nämnden, som kan ta del av dem digitalt app för läsplattor. Page 4 / 10

56 I ärendehanteringssystemet bör finnas stöd för att generera ett protokoll, baserat på förvaltningens förslag. Det redigeras efter genomfört möte av nämndsekreteraren och efter utförd justering kan protokollsutdrag skapas och diarieföras med automatik. Stöd finns även för expediering av beslut till intressenter i ärendet. I Public 360 kan användaren överföra information i önskat format. Idag finns funktion för e-post och Skatteverkets e-tjänst Minameddelanden. Den traditionella kartan i pdf-format kan kompletteras med e-tjänster för att visa detaljplaninformationen mer interaktivt. 21. Beslut taget av nämnden, att fortsätta med planen Protokollsutdraget registreras i planärendet. Genomförandebeskrivning ingår numera i planbeskrivning men då ärendet i demonstratorn är enligt gamla PBL finns den som ett eget dokument. 22. Samråd I Stockholm publiceras handlingar inför de olika nämndbesluten. Medborgarna kan följa processen och lämna synpunkter digitalt via stadens hemsida. Synpunkterna kommer direkt in i ärendehanteringen men måste godkännas av registrator så att skräp kan sorteras bort. Andra förvaltningar och myndigheter som är remissinstanser bör kunna få underlaget digitalt. Andra myndigheter kan vara nämnder inom samma kommun. Här behövs en överföringsmodell/standard. Avstämning med Fastighetsbildningen sker. 23. Ta fram och publicera samrådsmaterial enligt processplanen PAUS 5s 24. Framtagning av plankarta enligt planstandard Planen läggs in i plandata-basen med dpcadaster Detaljplan enligt den nya Planstandarden. I datamodellen lagras både ytor och bestämmelsedata som en objektmodell. Det behöver finnas funktioner för att importera och exportera data enligt standard i XML/GML för att utbyta data. Idag finns import av Detaljplan enligt standard implementerad och WMS- och WFS-tjänster tas också fram för att distribuera data. WMS och WFS i kombination med den traditionella kartan i pdfa täcker troligen de flesta behoven. 25. Plantjänsten på stockholm.se Plantjänsten kompletteras med mer intuitiva och lättförståliga verktyg för att visualisera planinformationen i 2D och 3D. Page 5 / 10

57 Planinformationen görs tillgänglig inte bara som en traditionell kartbild utan på ett mer lättförståeligt sätt med text och grafik vilket är möjligt med en objektorienterad lagring enligt nya standarden. Här kan man även få tillgång till vissa handlingar i fulltext. Om handlingar inte publiceras är det oftast på grund av restriktioner i PUL. 26. Visualisering av planen 3D-visualiseringar är ett bra sätt att visa hur området för Detaljplanen kan se ut när bebyggelsen är på plats Exempel på 3D-visualisering från dpcadaster för Stockholms stad 27. Fastighetsägarförteckning Berörda fastigheter tas fram i den kartintegration som finns mellan Public360 och dpcadaster. Förutom de automatiskt valda fastigheterna kan andra fastigheter inom och utanför planen läggas till i kartan och listan. Listan flyttas via ett tjänstegränssnitt över från dpcadaster till Public360. Detta urval bildar underlaget till sakägarförteckningen och de som ingår där får information direkt från staden. 28. Begära ut handlingar från ärende en e-tjänst Allmänheten kan begära ut handlingar, som inte finns publicerade i fulltext, genom att göra beställningar av dokument i ett gränssnitt som är likt en vanlig webbshop där man lägger önskade varor i en kundkorg. 29. Expediering av begärda handlingar välj dokument Bilden visar hur en handläggare kan paketera de beställda handlingarna i Public 360, som slås samman till en enda pdf-fil. 30. Expediering välj hur handlingarna ska distribueras Handlingarna kan skickas direkt till registrerade mottagare via vald kanal, som kan vara e-post, papperspost eller till Mina meddelanden. 31. Granskningsskede Efter samråd omarbetas planen inför Granskning. Fortsatt samarbete Plan och Lantmäteri, planområdet kan ändras. Det är inte ovanligt att del av området tas bort från planen. 32. Granskning av den uppdaterade planen underlag skapas Skapar handlingar i den pågående fasen enligt processplanen. PAUS 5s 33. Beslut om antagande av plan Dokument som underlag inför beslut i nämnden är; Elektroniskt signerad plankarta som är en rendering från kartsystemet i pdf Planbeskrivningen som är ett textdokument Genomförandebeskrivning som är ett textdokument Page 6 / 10

58 Alla handlingar skapas och versionshanteras i Public 360, där de även fastställs/diarieförs, signeras och ev. renderas till PDF-A. 34. Dags för antagande av plan ärendet förbereds för beslut i nämnden PAUS 5s 35. Renderad Plankarta från dpcadaster Detaljplan Bilden visar hur en del av Plankarta genererad från dpcadaster Detaljplandatabas där planen lagras enligt Detaljplanstandarden. När tidigare, befintliga planer vektoriseras och läggs in i plandatabasen byggs en heltäckande planmosaik upp där alla planer är samlade i vektoriserad form. RIGES-projektet har visat att en sådan insats är möjlig och att den kan ge ett bra resultat. 36. Pdf-renderad karta, digitalt signerad Ett beslutsunderlag, signerad från förvaltningen, som biläggs nämndshandlingarna. PAUS 5s 37. Detaljplan vinner laga kraft Om planen inte överklagas, vinner den laga kraft. Detaljplanen kan börja användas av alla och fastighetsbildningen kan färdigställas, alla register uppdateras och allmänheten kan ta del av den. Status ändras från pågående- till gällande plan. I följande bilder utgår vi ifrån att överklagan ej sker och att ärendet går vidare direkt till fastighetsbildning. Överklagansförfarandet beskrivs efter fastighetsbildning. 38. Antagen plan i dpcadaster Detaljplan visad i stadens kartverktyg Detaljplanen läses direkt från databasen enligt Detaljplanstandarden. PAUS 5s 39. Antagen plan inlagd med befintliga Detaljplaner Gamla, befintliga planer är skannade och georefererade och ritas upp efter laga-kraftdatum vilket ger en sammanhängande planmosaik med gällande planer. Nya planer läggs ovanpå som en vektor/objektmodell. 40. Fastighetsbildning Nu kan den planerade fastighetsbildningen genomföras. Page 7 / 10

59 Ärendet för fastighetsbildningen hanteras i Lantmäteriets ärendehanteringssystem Trossen, som används av KLM. Namnsättning Ägarförhållanden etc 41. Karttjänst för vidareanvändning av planens information, för t ex bygglov Karttjänst som ger intressenter möjlighet att via kartan ta del av de förutsättningar som fastslagits i planen. Det skulle vara bra att koppla till byggnadsbeskrivningar enligt BIM-standard. 42. Överklagande Planer överklagas ofta och det är idag mer en regel än ett undantag. När en plan överklagas skrivs hela ärendet ut på papper och skickas till den mottagande myndigheten. Det kan ske i flera olika instanser, om ärendet går vidare till domstol. Ett önskemål är att andra instansers beslut även, med automatik, ska delges kommunen. 43. Överföring till andra myndigheter Det är av stor vikt att få standardiserade format för överföring av ärenden. En möjlighet skulle kunna vara att använda de Förvaltningsgemensamma specifikationer, FGS, som tagits fram av Riksarkivets projekt eard (e-arkiv och e-diarium). eard är startat på uppdrag av e-delegationen. Vi tror att det är viktigt att arbetet med standardisering får fortsätta och att det är en förutsättning för smart överföring av data. En annan viktig förutsättning för ett totalt digitalt flöde är digitala signaturer. Hantering av signaturer bör även de standardiseras och riktlinjer bör tas fram för hur dessa ska hanteras vid överföring till andra myndigheter. 44. Sammanfattning av de viktigaste förslagen på utveckling Kartbaserade e-tjänster Detaljplanestandarden används primärt för att skapa en objektmodellerad kartdatabas. E-tjänster med standardiserat innehåll och format enligt detaljplanestandarden definieras för att kunna utbyta information mellan olika system på marknaden. Arbetet skulle kunna drivas inom SIS TK501 för Detaljplanestandarden eller av Boverket. E-tjänster för byggnation (vidareanvändning av detaljplanen) Som komplement till kartan definieras tjänster som grafiskt eller i tabellform svarar på frågor som Vilken byggnadshöjd är tillåten för den här positionen?. Tjänsten går mot den databas som är uppbyggd enligt den nya Detaljplanstandarden. Standardiserade format för överföring Standard så att överföring över myndighetsgränser (internt och externt) kan ske på ett säkert, korrekt och enkelt sätt t.ex. enligt FGS. Det vore önskvärt att ärendehanteringssystemen är byggda för att möjliggöra standardiserade tjänster, som kan användas för att ropa på funktioner i andra system t.ex. Trossen via t.ex. webbtjänster. Page 8 / 10

60 Page 9 / 10

61 Regler och riktlinjer En standardiserad hantering av digitala signaturer Myndigheterna kan behöva tydligare riktlinjer för vad som är en rutinartad åtgärd i samband med utlämnade av sammanställningar (TF 3 2kap), framför allt om digitalt utlämnande blir obligatoriskt. 45. Tack för oss! Page 10 / 10

62 SPF Rapport Gemensam process, fastighetsbildning och detaljplan Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 1 /19

63 Innehåll 1. Inledning Rapportens struktur och uppbyggnad Beskrivning av demonstratorn Demonstratorn Idémöte Planförslag Uppstartsmöte StartPM och nämndbeslut Allmänhetens insyn Samråd Insyn Återkoppling till allmänhet och sakägare Sammanställning av inkomna yttranden Samrådsmöte Beslut Planbeskrivning Kommunikation och distribution av den antagna Plankartan Nämndhantering Fastighetsbildning När under processen har man eller behöver man träffas mellan plan och fastighet? Diskussion och fördjupning Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 2 /19

64 5.1. Mobila enheter Det digitala flödet Fördelar med digitalt utlämnande Nackdelar med digitalt utlämnande Publicering Sociala medier Överföra information till andra, återanvändning Hantering av Överklagaganden Standarder för överföring av information mellan myndigheter Överklagan och överförande till domstol/länsstyrelsen Överföring mellan ärendehanteringssystemet/diariet och andra verksamhetssystem Åtkomst till andra myndigheters allmänna handlingar Hantering av Överklagandebeslut Arkiv och e-arkiv Vad ska arkiveras? Arkivering enligt Detaljplanstandardens struktur Vidareanvändning av data Sammanfattning av förslag på utveckling Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 3 /19

65 1. Inledning Digpro och CGI levererar tillsammans den lösning som används bl.a.för att stödja Stockholms stadsbyggnadskontors planprocess. Digpro levererar den geografiska informationsplattformen dpmap med modulerna dpcadaster och Detaljplan. dpmap används tillsammans med ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360, för redigering och dokumentation av stadens geografiska data samt för karttjänster via Stockholms stads hemsida. CGI levererar det ärende- och dokumenthanteringssystem, Public 360, som används för att stödja planprocessen i Stockholms stad, Södertälje kommun och Umeå kommun. CGI levererar även Public 360 för att användas som stöd i flera olika processer inom myndighetsutövning, t.ex. Socialstyrelsen och Kemikalieinspektionen 2. Rapportens struktur och uppbyggnad Rapporten innehåller dels en fördjupning av demonstratorn, dels en diskussionsdel samt förslag på utvecklingspunkter. Kapitel 4 är en fördjupning av Demonstratorn och har samma uppbyggnad, dvs den följer de steg i Plan- och Fastighetsbildningsprocessen som leder fram till en gällande Detaljplan och fastighetsbildning. Kapitel 5 är en diskussion kring några av momenten i processen där vi anser att det finns brister i hanteringen, arkivering, hantering av sociala medier, överföring av ärenden mellan myndigheter mm. Kapitel 6 är en sammanfattning av de föreslagna utvecklingspunkterna som vi har kommit fram till i arbete. 3. Beskrivning av demonstratorn Demonstratorn bygger på de senaste versionerna av respektive program. Här kan man se hur ett planärende hanteras i Public 360, med integrerad karta. I demonstratorn finns även beskrivet tänkbara e-tjänster kopplade till Public 360. T.ex. expediering. Demonstratorn är delvis baserad på lösningar i Stockholms stad, Södertälje kommun och Umeå kommun, samt visioner från Digpro, CGI och Stockholms Stad. 4. Demonstratorn 4.1. Idémöte Politiker, tjänstemän eller en exploatör har en idé om en ny detaljplan inom ett mer eller mindre väldefinierat område. Det leder till beslut om att starta ett ärende. I Stockholm är detta en egen ärendetyp som kallas planbeställning (plankö). Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 4 /19

66 I samband med uppstart av planarbetet samlas alla inblandade, planhandläggare, lantmätare och ibland även exploateringshandläggare för ett idémöte om den kommande detaljplanen. Ibland används bristfälligt kartunderlag av exploatörer, vilket kan ge problem senare i processen när kartan inte överensstämmer med verkligheten Planförslag Planärendet skapas och handläggning av den nya detaljplanen påbörjas. Det vore en fördel om byggherren i tidiga skeden (innan planavtal finns) kunde få tillgång till korrekt kartmaterial allt för att underlätta den fortsatta processen. Det är inte ovanligt att det kartmaterial som används innan det finns ett planavtal är undermåligt, vilket kan påverka arbetet med resten av planen negativt. Vid diskussioner med planhandläggare har det framkommit att det skulle underlätta om tillgång till uppdaterad grundkarta under det första idéstadiet vore avgiftsfri. Ibland baseras planförslag på felaktigt eller inaktuellt kartmaterial och det skapar merarbete och kan innebära att man måste backa tillbaka och göra om redan utfört arbete. Kvaliteten på den data som skickas in och som planarbetet grundas på betonas om och om igen av planhandläggarna. Det handlar även om de verktyg som används vid framtagande av planförslag av externa aktörer. T.ex. kan program användas för gestaltning som inte tar hänsyn till skalenlighet och kartor. Det är relativt vanligt att planförslag skapas i Illustrator och sen sparas i PDF och det är den PDFen som sen ska ligga till grund för detaljplanearbetet hos kommunen. Här skulle en e-tjänst där planförslag kan realiseras och överföras till kommunen vara ett hjälpmedel att skapa ett bättre underlag för planarbetet. För att skapa bättre förutsättningar för externa aktörer att ta fram Planförslag bör e-tjänster implementeras som kan leverera grundkartor i standardiserad form. Den standard som borde kunna användas för detta är KommunGML eller standard som tas fram inom Svensk Geoprocess. Tjänsterna bör även kunna leverera grundkartor i andra vanliga format som dwg och shape. Tjänstegränssnitten behöver standardiseras så att samma anrop kan användas mot kommunerna oberoende av lagringsmiljö. Tjänstegränssnittet kan utformas enligt samma modell som WMS-tjänstegränssnittet vilket används av många och är välkänt, t ex , , > 4.3. Uppstartsmöte Handläggningen av ett planärende bör starta med ett avstämnings- och idémöte, där alla inblandade deltar. D.v.s. Lantmäteri, Planhandläggare från kommunen, Kommunens exploateringskontor. Det nya planärendet är upplagt i ansvarig nämnds diarium och ev. överföring av information från kommunens exploateringskontor sker. Det tillhör som regel inte samma nämnd/myndighet som plankontoret och de handlingar som överförs passerar därför en myndighetsgräns. Fastighetsbildningen kan påbörjas här genom att ett nytt ärende för fastighetsbildning av den föreslagna planen läggs upp i diariet. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 5 /19

67 Att samlas för ett uppstartsmöte är kritiskt för att säkra kvaliteten på planarbetet och att fastighetsbildningen kommer att gå att genomföra när planen är antagen. Det är även viktigt att denna dialog fortsätter under hela processen. Avstämning mellan planhandläggare och lantmätare bör ske minst vid varje milstolpe i planprocessen. Det är även en fördel om man arbetar i ett gemensamt kartsystem, annars måste informationen synkas mellan systemen. Målet är att ha ett ärendehanteringssystem som kan ropa på funktioner i andra system, t ex från Lantmäteriet (Trossen) StartPM och nämndbeslut När StartPM skapas har handläggaren stöd i ärendehanteringssystemet med mallar för planbeskrivning och andra handlingar, som ska bifogas förslaget till beslut. I Stockholms stad är mycket arbete redan utfört i detta stadium av processen i samverkan med KLM. StartPM och dess ingående handlingar behandlas i nämnden, efter beslut fortsätter planprocessen. Nämndhanteringen beskrivs närmare i kap Allmänhetens insyn Stadsbyggnadskontoret i Stockholm (SBK) har, sedan ett antal år tillbaka, haft alla pågående och gällande planer tillgängliga via stadens hemsida. Där kan allmänheten ta del av information om ärenden, se de registrerade allmänna handlingarna och även titta på de föreslagna planerna via kartan. Detta är idag en självklar del av den service som SBK erbjuder via sin hemsida, se t ex Standardlösningar för detta finns numer som en tilläggsmodul till det ärende- och dokumenthanteringssystem (Public 360), som används av bl.a. Stockholms stad. Bilder på de insynsmöjligheter som standardprodukten Public 360 erbjuder kan ses i demonstratorn. Där finns ett gränssnitt för åtkomst till bl.a. planärenden och en beställningsfunktion som möjliggör för allmänheten att beställa kopior på de allmänna handlingar som inte finns publicerade i fulltext. D.v.s. där det bara finns uppgift om att handlingen finns, men att man av olika orsaker t.ex. PUL, inte kan publicera själva filen med innehållet. För att underlätta för den som ska administrera utskick av dessa kopior och även delge beslut finns en expedieringsmodul, där beställda kopior kan paketeras och översändas på önskat sätt. Idag finns möjlighet att skicka via e-post, på papper, men även till Skatteverkets Mina meddelanden. Detaljplaninformation och Detaljplankartor kan ofta vara svårtolkade för allmänheten, Det är därför viktigt att den informationen görs tillgänglig på ett mer lättfattligt sätt än vad som görs idag. En viktig del i det arbetet är den nya standarden för Detaljplaner. En implementation av standarden innebär en informationshöjning från en rent grafisk produkt till en objektmodell där den traditionella Detaljplankartan är ett av många sätt att visualisera informationen. Som komplement till kartan införs tjänster som grafiskt eller i tabellform svarar på frågor som Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 6 /19

68 Vilken byggnadshöjd är tillåten för den här positionen?. Exempel på befintliga och tänkta tjänster visas i demonstratorn. Detaljplankartan görs också mer interaktiv med möjligheter att se bestämmelser på ett mer intuitivt sätt än idag, t ex genom e-tjänster med klickbara kartor. Figur 1 Interaktiv Detaljplanskarta som visar tillåten byggnadshöjd i den markerade (gröna) byggnaden 4.6. Samråd Samråd hålls med allmänhet, berörda och sakägare och en funktion som finns i den lösning som används i Stockholms stad är att handläggare direkt i Public 360 kan, med hjälp av en integration med kartan, ta fram de som är sakägare s.k.fastighetsägarförteckning. Att planhandläggare kan använda karta för detta underlättar handläggningen och genom att klicka på kartan läggs dessa in i ärendehanteringssystemet som sakägare. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 7 /19

69 Insyn Alla kan beställa planförslaget och det skickas till dem på papper. Public 360 erbjuder en funktion för exponering av pågående planärende och publicerade handlingar. Samt en möjlighet att beställa de allmänna handlingar som inte finns publicerade t.ex. på grund av PUL restriktioner. Standardsida i Public 360, för vising av kommunens pågående planärenden. Standardsida i Public 360, för vising av ett planärende med karta. I Public 360, kan användaren klicka på de handlingar som man vill beställa och de läggs i dennes varukorg. Här kan man även ange vilket format man vill att kommunen ska skicka handlingarna. Det kan dock vara värt att notera att svensk lagstifitning enbart ställer krav på myndigheter att lämna ut allmänna handlingar på papper. Allt annat är att betrakta som extra service. Självklart ska beställning av dessa handlingar inte begränsas till e-tjänster, med tanke på att alla inte har tillgång till datorer och internet, men det borde vara ett komplement som underlättar för de som administrerar utlämnandet av handlingarna. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 8 /19

70 Återkoppling till allmänhet och sakägare Kommunikation med sakägare sker idag brevledes och en funktion som vi ser borde implementeras här är möjligheten att kommunicera med medborgarna via Mina meddelanden. D.v.s. den e-postlåda som tillhandahålls av Skatteverket. I Public360 finns en funktion som möjliggör att de olika sakägarna kan registreras och via expedieringsmodulen kan handläggaren välja hur den information som ska delges skickas. T.ex. kan man välja mellan e-post, papper eller Mina meddelanden Sammanställning av inkomna yttranden Alla sakägare har rätt att inkomma med yttranden om planförslaget och dessa kan inkomma till kommunen i alla möjliga format, inklusive handskrivna på papper. Det är vår tanke att hanteringen och sammanställningen av inkomna yttranden skulle kunna underlättas om en e-tjänst kunde användas. Om sakägarna skickade in sina yttranden via en formaliserad e-tjänst skulle de kunna registreras med mer automatik. Dessutom borde bedömningen underlättas om yttrandena följer samma upplägg. På samma sätt som för utlämnande av allmän handling, måste även denna hantering vara öppen för de sakägare som inte kan kommunicera via internet Samrådsmöte I samband med samrådsprocessen hålls ett samrådsmöte, där kommunen presenterar sitt planförslag och närvarande kan ställa frågor till planhandläggaren. Även här skulle det kunna kompletteras med en digital möjlighet att delta. Mötet kan sändas ut över internet och deltagarna kan skicka in sina frågor till en moderator som ställer dem till planhandläggaren. Här är det viktigt att påpeka att en sådan funktion också utgör en allmän handling och att kommunen måste se till att ta fram hanteringsregler, både för sändningen av mötet och ev. inkomna frågor. Alla inkomna yttranden samlas och ett nytt planförslag skickas ut för ny granskning Beslut När granskningen är genomförd fattas beslut om planen och de sakägare som deltagit i samrådet får möjlighet att överklaga. Detta skulle också kunna meddelas via Mina meddelanden Planbeskrivning Det ska framgå av planbeskrivningen hur planen är avsedd att genomföras. Av redovisningen ska det bland annat framgå vilka fastighetsrättsliga åtgärder som behövs för att planen ska kunna genomföras på ett samordnat och ändamålsenligt sätt samt vilka konsekvenser dessa åtgärder får för fastighetsägarna och andra berörda. Syftet med detaljplanen redovisas så tydligt att avsikten och ändamålet med planen kan förstås av alla berörda. Plangenomförandet ska beskriva de tekniska, ekonomiska och fastighetsrättsliga åtgärder som behövs för att planen ska kunna genomföras på ett bra sätt. Vilka konsekvenser dessa åtgärder får för fastighetsägare och andra berörda ska också framgå av beskrivningen. Om det i plankartan finns bestämmelser om fastighetsindelning, redovisas skälen till dessa i planbeskrivningen. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 9 /19

71 I planbeskrivningen ska det under genomförande finnas en fastighetskonsekvensbeskrivning. I Stockholm skrivs den av den kommunala lantmätare som deltar i planarbetet Kommunikation och distribution av den antagna Plankartan Standarden för Detaljplaner anger vilken information som ska lagras och vilka relationer det ska finnas mellan objekten. Det gör att informationsinnehållet i Detaljplanerna kommer att bli lika eller liknande oberoende av leverantör och programsystem. För att ytterligare underlätta datautbytet mellan olika system så bör även ett antal tjänster standardiseras så att anrop kan göras utan anpassningar från respektive system. Idag finns tjänster framtagna av Digpro för t ex RIGES-projektet och Stockholms stad. Innehållet i dessa tjänster behöver dock standardiseras så att alla aktörer kan anropa tjänsterna enligt definierade gränssnitt och innehåll. Exempel på sådana tjänster kan vara: WMS:er med bestämt innehåll och manérsättning, ex enbart Användningsbestämmelseområden WFS:er med specificerat innehåll, t ex alla bestämmelser som gäller för en given punkt. Standardiserade tjänster kommer att fylla ett stort behov, både för den interna processen och för information mot medborgarna. Standarden för Detaljplaner är ett steg på vägen men för att kunna utbyta information mellan olika system så behövs det också standardiserade tjänster Nämndhantering I kommuner fattas beslut vanligtvis av en nämnd eller styrelse. Planärenden fastställs dessutom i Kommunfullmäktige, vilket innebär att de passerar myndighetsgränser inom kommunen. De flesta ärendehanteringssystem har funktioner för att hantera detta, som bygger på att tjänstemännens förslag till beslut anmäls till ett antal möten i en beslutskedja. T.ex. Byggnadsnämndens arbetsutskott, till Byggnadsnämnden, till Kommunstyrelsen och slutligen till Kommunfullmäktige. Det är viktigt att rätt beslutsunderlag förs med till nästa instans i kedjan, eftersom besluten ofta bygger vidare på föregående instans beslut. Problem uppstår när olika systemstäd används vid framställning av beslutsunderlaget, eftersom de funktioner som hanterar nämndsprocessen ofta är känsliga och svåra att integrera med. De ärenden som anmäls till ett möte samlas i en kallelse, med underliggande bilagor, som skickas till de förtroendevalda i nämnden, deras ersättare och ofta andra intressenter t.ex. pressen. Dessa utskick blir i allt större grad digitaliserade och Public 360 har en app, som de förtroendevalda kan installera på en pc eller läsplatta och som används för att ta del av kallelsen och handlingarna. Inför mötet sammanställer sekreteraren det som framkommer och skapar ett protokoll baserat på de förslag till beslut som förvaltningen tagit fram. Under sammanträdet utgör det ett underlag och nämndsekreteraren uppdaterar det efter det som framkommer på mötet. Det sista steget är, när protokollet är justerat, att i Public 360 generera ett protokollsutdrag, som med automatik läggs till respektive ärende som behandlats på mötet. Protokollsutdraget ska även expedieras till sakägarna i ärendet. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 10 /19

72 4.8. Fastighetsbildning Efter att en plan vunnit laga kraft ska fastighetsbildning ske för den beslutade planen. Det är nu det är viktigt att planhandläggare och lantmätare har kommunicerat med varandra under planärendets gång, annars kan det i värsta fall vara så att det inte går att göra fastighetsbildning och då måste planen rivas upp och tas om. Lantmäterimyndigheten har vid en förrättning skyldighet att utreda gällande förhållanden och att ta ställning till alla yrkanden/begäran som kan komma successivt under fastighetsbildningsärendets gång. Konsekvenserna av de olika yrkandena ska beskrivas i fastighetsrättsliga och fastighetsekonomiska termer. Om nya gränser tillkommer så skall dessa oftast markeras och mätas in. Hur förrättningen ska genomföras beskrivs i detalj i fastighetsbildningslagen. Till denna finns riktlinjer för tillämpningen i handböcker, som successivt utvecklas av Lantmäteriet. En huvudregel är till exempel att sammanträde hålls med sakägare När under processen har man eller behöver man träffas mellan plan och fastighet? För att en plan ska gå att fastighetsbilda krävs samarbete mellan planhandläggare och lantmätare. I SBKs fall sker detta informellt och vid behov, men vi kan se att det skulle behöva formaliseras mera. Lantmätaren är redan idag en formell samrådspart, men det vore bra om träffar mellan plan och lantmäteri kunde ske vid varje milstolpe i planprocessen. Vi tror även att det är skillnad mellan de kommuner som har en egen kommunal lantmätare och de som måste vända sig till den statliga lantmätaren och det kan bero på den ekonomiska uppgörelsen. När det finns en kommunal lantmätare finansieras ofta deras deltagande genom att de får en del i planavgiften och därmed kan de på ett friare sätt (mindre formellt) delta i planprocessen, vid behov. När kommunen använder en statlig lantmätare finansieras deras deltagande genom avtal med Lantmäteriet. När avtal saknas försvåras spontana kontakter med Lantmätaren och därmed är risken större att fastighetsbildningen kan bli svår att genomföra och fördyras. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 11 /19

73 5. Diskussion och fördjupning 5.1. Mobila enheter För att undvika kostsamma utskick har flera kommuner övergått till att förse de förtroendevalda med mobila enheter (t.ex. läsplattor), som används främst för att de ska kunna ta del av kallelser och ärenden inför nämndsmöten t.ex. emeeting för Public 360. Detta underlättar arbetet, men används egentligen bara i samband med sammanträden. Redan idag finns appar, som möjliggör för handläggare att ta del av informationen i Public 360 via en smart phone eller en läsplatta. Inom Public 360-familjen finns edocuments och eworker. Mobila enheter öppnar också upp för att använda tjänster för att ta del av informationen. När det gäller Detaljplankartan så är det betydligt lättare att titta på den via kartbaserade tjänster i stället för att föra över ett helt pdf-dokument. eworker används av handläggare för att kunna ta del av bakgrundsinformation om ärenden ute på fältet. Via den kan man även godkänna dokument, hålla koll på sina projekt osv. Att låta de förtroendevalda få insyn i ärendet under handläggningstiden, dvs innan förvaltningen skrivit fram sitt förslag, skulle kunna ske med hjälp av appen edocuments. Det är förmodligen inte helt okontroversiellt, eftersom det öppnar för att politiken kan lägga sig i handläggnings- och utredningsarbetet. Det är dock fullt möjligt att genomföra med edocuments som kan användas för att tillgängliggöra informationen under ärendet gång. Här tillgängliggörs informationen, men det går till skillnad mot eworker inte att manipulera den på något sätt. En brasklapp i sammanhanget är att det är viktigt att dessa funktioner hanteras rätt så att inte arbetsmaterial sprids utanför myndigheten och blir upprättade av misstag Det digitala flödet I dagsläget finns inget krav på att myndigheterna ska lämna ut allmänna handlingar i digitalt format och på många håll ser man det som något positivt. Främst därför att det förhindrar en del utlämnanden som annars skulle bli kostsamma och komplicerade för myndigheten Fördelar med digitalt utlämnande Trots detta är det många myndigheter som ändå lämnar ut digital information, som en service till medborgarna och eftersom det kanske är en lättare hantering, än att dra ut en mängd kopior på papper. Om en standard för överföring av information finns kan detta vara en bra väg för myndigheter att överföra ärenden och det kan även säkerställa spårbarheten av informationen, eftersom den inte lämnat systemen och kan verifieras. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 12 /19

74 Nackdelar med digitalt utlämnande Det finns en misstro bland allmänheten att myndigheterna inte lämnar ut all information som man borde och det kan kanske bli problem med digital information, eftersom det blir svårt att spåra dess äkthet, när den tas ut ur systemen. Problematik kopplad till digitala signaturer. Enligt 3 2 kap TF, ska sammanställningar lämnas ut, som kan göras med rutinartade åtgärder. Här går åsikterna ofta isär om vad en rutinartad åtgärd är. Det är vanligt att kraven på utlämnande av sammanställningar kan innebära att myndigheten måste skapa nya rapporter eller till och med utveckla ny funktionalitet för att möta kravet. Vilket kan kräva att konsulthjälp måste anlitas. Det ligger långt utanför vad som menas med rutinartade åtgärder, men här är man inte alltid överens. Vi tror att myndigheterna kan behöva tydligare riktlinjer för detta, framför allt om digitalt utlämnande blir obligatoriskt. En risk med digitalt utlämnande är även att det kan komma förfrågningar om hela databasuttag, som enbart görs för att straffa myndigheten. T.ex. alla ekonomiska transaktioner till och från myndigheten under ett år Publicering De handlingar som ingår i planprocessen kan vanligtvis publiceras på stadens hemsida, utan att det blir problem med t.ex. PUL. Undantaget de samrådssynpunkter som kommer in, som ibland kan innehålla påhopp på namngivna personer. Dessa samrådssynpunkter är inte sekretessbelagda och kan därför lämnas ut vid begäran, men eftersom de kan innehålla personuppgifter finns ingen rutin för automatisk publicering. Kommunerna gör här olika och en gemensam riktlinje vore önskvärd. Det skulle vara möjligt att publicera sammanställningen av synpunkterna, men det kan innebära att en PULrensad version skulle behövas och det finns det inte tid till. För fastighetsbildningen är det svårare att publicera handlingarna, eftersom de ofta innehåller information om individer och deras ekonomiska förhållanden d.v.s. deras ägandeskap av en fastighet Sociala medier Det har blivit en regel, snarare än ett undantag, att kommunerna har en Facebooksida och i många fall använder man flera olika kanaler för att informera och ta emot information. Allt detta bidrar självklart till en bättre dialog med medborgarna, men det medför även en del problem som måste lösas. Det bästa vore om myndigheterna skapade en strategi för respektive kanal/typ av media som innehåller förhållningsregler t.ex. Vem uttalar sig och i vilken roll? o o Hur hanteras en politikers personliga blogg till skillnad från kommundirektörens officiella blogg. Hur ska jag bete mig på Facebook, som privatperson, om jag är offentligt anställd. Allmänna handlingar, registrering och gallring o Hur ska inkomna handlingar registreras när de förekommer i en chatt? Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 13 /19

75 o o Måste jag diarieföra den officiella informationen som publiceras på kommunens Facebooksida Hur ska inlägg i diskussionsforum kring kommunens tjänster behandlas PUL o Hur ska jag hantera personliga påhopp och rasistiska uttalanden som skrivs på myndighetens Facebooksida,diskussionsform resp. Twitterflöde? Många av dessa frågor finns det svar på bl.a. i E-delegationens Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier och SKLs promemoria Sociala medier och handlingsoffentligheten Överföra information till andra, återanvändning Hantering av Överklagaganden Det är inte ovanligt att ett planärende överklagas och idag skrivs alla handlingar ut och skickas över till nästa instans, på papper. Där skannar man in materialet och registrerar det i sitt ärendehanteringssystem. Här finns stor nytta att vinna med ett standardiserat överföringsformat mellan myndigheter. Vi ser att det projekt som drivs av Riksarkivet, på uppdrag av e-delegationen, eard och som tagit fram Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för arkivering, skulle kunna vara en öppning för detta. I dagsläget finns det FGS för paketstruktur, ärende- och dokumenthantering samt personalsystem. Det skulle vara bra om FGSerna blev en standard för hur ärenden ska överföras mellan ärendehanteringssystem likväl som mellan verksamhetssystem och e-arkiv. Behovet av strukturerad data och samstämmighet är det samma. eard projektet kommer dessutom inte att fortsätta sitt arbete, eftersom deras mandat går ut och vi tycker att det är ett viktigt arbete, som borde gå vidare. Dels för att specificera den redan framtagna FGSen för ärendeoch dokumenthantering t.ex. med planärenden, men även för att ta fram FGSer för andra områden t.ex. Ekonomi och arkivering av webbar Standarder för överföring av information mellan myndigheter I våra grannländer finns redan standarder för överföring av digital information mellan organisationer. Här har staten gått före och lagstiftat om detta och därmed har även it-branschen reagerat och skapat tjänster för detta. För Public 360 betyder det att funktionen för expediering kan (i Norge och Danmark) användas för att överföra information till en annan myndighet på ett säkert sätt. Det är viktigt vid digital överföring att säkerheten är stark så att informationens äkthet kan vidmakthållas och spåras till sin källa. Det blir allt viktigare för hanteringen av digital information att kedjan av loggar inte bryts, så att man kan spåra informationens ursprung och vem som har manipulerat den. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 14 /19

76 Överklagan och överförande till domstol/länsstyrelsen När informationen hanteras digitalt, blir det viktigt att utreda statusen på dokumenten, eftersom digital information kan dupliceras i exakta kopior ett oändligt antal gånger, utan informationsförlust och utan att man med blotta ögat kan se vilket dokument som är originalet. Det blir med andra ord viktigt att ha kontroll på källdokumentet (urkunden) så att den inte förvanskas och att dess ursprung är transparant och spårbart. Stadsbyggnadskontoret i Stockholms stad har sedan ca 10 år tillbaka ett e-arkiv, där förvaras alla Stadsbyggnadsnämndens original i digital form. I samband med införandet av e-arkivet gjordes en utredning om när signaturer verkligen krävs och det visade sig att det finns få formella krav på detta. Rapporten bifogas som bilaga 1, till denna rapport. Motsvarande utredning skulle behövas göra som tittar på överföringen av information mellan myndigheter. Här finns en lång tradition av pappershantering, men en utredning skulle kanske visa att den i vissa delar är onödig Överföring mellan ärendehanteringssystemet/diariet och andra verksamhetssystem För fastighetsbildningen används i Stockholmsstad främst lantmäteriets system, Trossen, men för att staden ska ha kontroll på att handläggning pågår, registreras även ärendet i diariet Public 360. Den mesta delen av utredningen hanteras därefter främst i Trossen och de dokument som ska ligga till grund för beslut skapas där och förs över till Public 360 manuellt. Denna typ av hantering är vanlig inom många verksamheter där specialistsystemen även är dokumenthanteringssystem. Detta innebär en dubbelhantering som är mycket olycklig av flera anledningar. Informationen delas upp på flera olika system och det kan vara svårt för en oinsatt person att förstå och få en uppfattning om helheten. När dokument skapas används som regel en dokumentmall som hämtar viss information från ärendehanteringssystemet. T.ex. diarienummer, avsändare och mottagare o.s.v. Dessa mallar har även funktioner som gör att de kan användas på ett enkelt sätt när kallelser och protokoll ska skapas. Om beslutsunderlagen inte skapas i ärendehanteringssystemet, kommer den funktionen att gå förlorad och det skapar ett merarbete för nämndsekreteraren. Om en app eller annan e-tjänst används för att ge allmänheten möjlighet att ta del av allmänna handlingar i ärendet, som är kopplad till diariet (Public 360), kommer man inte att få en fullständig bild av ärendet, eftersom de flesta handlingarna finns i Trossen. På motsvarande sätt blir det svårt för de förtroendevalda att ta del av handlingar under ärendets gång, samt att göra kompletta digitala utskick till nämnden, när en stor del av handlingarna i ärendet inte finns i Public 360. Problematik vid arkivering av ärenden, då risken är stor att den information som registreras i Trossen arkiveras hos Lantmäteriet, trots att den upprättats av en annan myndighet. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 15 /19

77 Andra exempel på verksamhetssystem som också är ärende- och dokumenthanteringssystem är ECOS (miljöförvaltningen) och Byggreda (bygglovshandläggning). Alla kan inte ha samma ärende- och dokumenthanteringssystem, men det är viktigt att information kan överföras sömlöst mellan systemen både för nämndshanteringen och åtkomst till de allmänna handlingarna. Vi tror kanske att E-tjänster eller e-arkiv skulle kunna används för att underlätta överföringen. Även detta kräver dock att informationen standardiseras så att överföringen över myndighetsgränser kan ske på ett säkert, korrekt och enkelt sätt Åtkomst till andra myndigheters allmänna handlingar Ett förslag som kanske skulle underlätta hanteringen av information mellan myndigheter är möjligheten att få åtkomst till ett komplett ärende i den andra myndighetens system. Måste informationen överföras, går det att tillgängliggöra för nästa instans istället? I Public 360 finns redan nu en funktion som möjliggör för myndigheterna att bjuda in andra externa aktörer att ta del av informationen i t.ex. ett ärende eller ett projekt. Den hanteringen måste självklart hanteras med stor försiktighet, men kan vara en öppning för att slippa skicka handlingarna till nästa instans och skapa kopior av ärendet Hantering av Överklagandebeslut Ett förslag, för att underlätta hanteringen hos kommunerna, vore att överklagandebeslutet med automatik skickas till kommunens ärendehanteringssystem Arkiv och e-arkiv För att möjliggöra en total digital hantering krävs e-arkiv och i dagsläget är det många myndigheter som står i begrepp att införskaffa ett e-arkiv. Arkivering har traditionellt varit pappersbundet och man har haft krav på hur dessa papper framställs, sorteras och förvaras. Dessa krav omsätts nu i digitala format, regler för filtyper som anses lämpliga för arkivering. Här, som på många andra ställen när det gäller hanteringen av digital information, finns få regler men många rekommendationer, rutinbeskrivning och lathundar. Lagstiftningen har svårt att hålla jämna steg med den digitala utvecklingen och de lagar och regler som finns inom området är baserade på att de allmänna handlingarna är i pappersformat. Vi vill att någon myndighet får uppdraget att hantera dessa frågor och mandat att fatta beslut och reglera inom området. De förvaltningsgemensamma specarna (FGS), som är tänkta att användas vid överföring av information från den producerande myndigheten till ett e-arkiv. Det kan vara både ett eget närarkiv, som t.ex. SBK, eller överföring till arkivmyndighetens e-arkiv då även ansvaret för utlämnande av handlingarna övergår. Ett exempel på detta är Stockholms stads stadsarkivs centrala e-arkiv. I dagsläget finns det två FGSer, för ärende- och Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 16 /19

78 dokumenthanteringssystem och för personalhandlingar och det är viktigt att detta arbete får fortsätta så att man kan ta fram FGSer för flera andra systemtyper t.ex. ekonomi, webbar, speciella ärenden som t.ex. Plan, bygg, miljö, alkoholtillstånd osv Vad ska arkiveras? Det finns en tro att när vi övergår till digital arkivering, så behöver vi inte gallra bort viss information, eftersom det är så lätt att lägga till nya hårddiskar. Vi skulle vilja hävda motsatsen. I en digital informationshantering är det än viktigare att arbeta med dokumentstyrning, så att vi inte bevarar irrelevant information. Dokumentstyrningen måste, för att detta ska fungera på ett användarvänligt sätt, vävas in i de ärende- och dokumenthanteringssystem som används för att framställa informationen. I den stund ett dokument inkommer eller upprättas bör det även förses med hanteringsregler. Redan idag inkommer digitalbilder i stor mängd till kommunen kanske främst i bygglovsärenden. Även videofilmer förekommer. Teknikens enkelhet gör att kommunerna översvämmas av material som inte alltid är relevant för ärendet. Riksarkivet har även haft med denna intention när man skapade sin modell för processorienterad arkivredovisning. Tanken är att de allmänna handlingarna ska diarieföras med en kod som representerar den process som de uppstår i t.ex. rekrytering eller upphandling Arkivering enligt Detaljplanstandardens struktur Planstandarden som den ser ut idag kan användas som ett komplement till den grafiska kartan för arkivering. För arkivering skapas då ett XML-dokument enligt det schema som finns till standarden Vidareanvändning av data PSI-direktivet Vidareanvändning av information t.ex. Öppna data Stockholm. Inledningsvis påpekade vi vikten av att göra plankartan mer tillgänglig för allmänheten, genom att bl.a. förse den med mer information och här skulle det även vara bra om den informationen gick att överföra med en standardiserat integration med BIM, så att den även går att återanvända när hus ska ritas in i den antagna planen. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 17 /19

79 6. Sammanfattning av förslag på utveckling Merparten av vad som beskrivits i rapporten och Demonstratorn finns idag implementerat i de system som använts i studien, Public360 och dpmap med modulerna dpcadaster och Detaljplan inom projektet BAGGIS. Nedan följer en sammanställning av de områden där vi ser att utvecklingsinsatser behövs. Många av punkterna handlar om att hitta gemensamma standarder och gränssnitt så att de tjänster som används blir mer systemoberoende än vad de är idag. De allra flesta förslagen är sådant som måste lösas med hjälp av andra utanför den enskilda kommunen. Bland annat genom lagstiftning, standardisering och gemensamma rutiner Kartbaserade e-tjänster För att skapa bättre förutsättningar för externa aktörer att ta fram Planförslag bör e-tjänster implementeras som kan leverera Grundkartor i standardiserad form, som t ex KommunGML eller Svensk GEOprocess. Vid diskussioner med planhanläggare har det framkommit att det skulle underlätta om tillgång till uppdaterad grundkarta under det första idéstadiet vore avgiftsfri. Tillgång till en tjänst som fritt levererar en grundkarta över ett begränsat område enligt ovan vore önskvärt. Tjänsten bör även kunna exponera annan information av intresse, t ex miljörelaterad information, riskområden, trafikinformation mm. Ett arbete med att sammanställa sådan information för internt bruk pågår i Stockholms stad. e-tjänst där planförslag kan realiseras och överföras till kommunen för att vara ett hjälpmedel att skapa ett bättre underlag för planarbetet. Tjänsten kan realiseras som ett enkelt rit/skissverktyg i 2D eller 3D. Använda detaljplanestandarden för standardisera karttjänster. o o WMS:er med bestämt innehåll och manérsättning, ex enbart Användningsbestämmelseområden WFS:er med specificerat innehåll, t ex alla bestämmelser som gäller för en given punkt. E-tjänster för byggnation (vidareanvändning av detaljplanen) Som komplement till kartan, tjänster som grafiskt eller i tabellform svarar på frågor som Vilken byggnadshöjd är tillåten för den här positionen?. Tjänsten går mot den databas som är uppbyggd enligt den nya Detaljplanstandarden. Detaljplankartan görs också mer interaktiv med möjligheter att se bestämmelser på ett mer intuitivt sätt än idag, t ex genom e-tjänster med klickbara kartor. E-tjänster kring samråd och information till allmänheten Publicering av ärenden, handlingar och karta på kommunens hemsida, med möjlighet att beställa de handlingar som inte går att publicera Möjlighet till digitalt deltagande vid samrådsmöten E-tjänst för yttranden i samband med samråd Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 18 /19

80 Funktion för att sammanställa inkomna yttranden i samråd Koppling till Mina meddelanden för delgivning av beslut, samt annan kommunikation med myndigheter Expediering av nämndshandlingar digitalt Standardiserade format för överföring Gör FGSerna till standard för överföring av information mellan myndigheter o Säkerställa spårbarheten och tillförlitligheten till digital information genom att kedjan av loggar inte bryts, så att man kan spåra informationens ursprung och vem som har manipulerat den eard får fortsätta sitt arbete med att ytterligare specificera sina FGSer Standardiserad integration med BIM Standard för överföring och hantering av digitala signaturer Standarder så att överföringen över myndighetsgränser kan ske på ett säkert, korrekt och enkelt sätt. Förslag på förbättrade rutiner och arbetssätt Handläggningen av ett planärende bör starta med ett avstämnings- och idémöte, där alla inblandade deltar. D.v.s. Lantmäteri, Planhandläggare från kommunen, Kommunens exploateringskontor. För att en plan ska gå att fastighetsbilda krävs samarbete mellan planhandläggare och lantmätare. I SBKs fall sker detta informellt och vid behov, men vi kan se att det skulle behöva formaliseras mera. Avstämning mellan planhandläggare och lantmätare bör ske minst vid varje milstolpe i planprocessen. Det är en fördel om planhandläggare och lantmätare arbetar i ett gemensamt kartsystem. Det vore önskvärt att ha ett ärendehanteringssystem som kan ropa på funktioner i andra system, t ex från Lantmäteriet (Trossen). Att i ärendehanteringssystemet, med hjälp av en kartintegration, ta fram fastighetsägarförteckningen Använda mobila enheter för att ta del av information Myndigheterna kan behöva tydligare riktlinjer för vad som är en rutinartad åtgärd i samband med utlämnande av sammanställningar (TF 3 2kap), framför allt om digitalt utlämnande blir obligatoriskt. Gemensamma riktlinjer för publicering och hantering av PUL i planärenden Tydliga regler för myndigheternas närvaro i sociala medier Utredning om signaturer och när de verkligen krävs. Måste informationen överföras vid överklagande, kan man ta del av den på nätet eller genom åtkomst till den andra myndighetens system. Författare: Åsa Hestner Blomqvist, CGI Mikko Turunen, CGI Lennart West, CGI Peter Axelsson, Digpro Helen Skrifvare, Digpro Birgitta Stenbäck, Stockholms stad Page 19 /19

81 Lennart West Anna Rundkvist Helt digital ärendekedja för planärenden - rapport från workshop 21 november 2007

82 Lennart West Anna Rundkvist Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund & mål Avgränsningar Om planprocessen Nuläge distribution av fysiska original och kopior Distribution av detaljplan i samband med utställning Distribution av antagen plan Distribution av lagakraftvunnen plan Framtida läge distribution av digital förlaga Kortfattad beskrivning av förändringen Syfte med förändringen Krav på arbetssättet rättssäkerhet Framtida arbetssätt Förändringsbehov Gemensam rutin IT-stöd Överenskommelse med intressenterna Förslag till handlingsplan Kartlägg skeden före utställning Beskriv ny rutin och uppdatera planhandboken Säkerställ att legala krav är tillfredsställda Ta fram kravspecifikation för IT-lösning Säkerställ säker tillgång till Public Skapa förändrings- och kommunikationsplan Genomför förändringen Bilaga Dokumentation från workshop Nytta med förändring Utställningskede Laga kraft överklagande Parkerade frågor Krav på framtida läge Säkra rutiner Rättsäkra rutiner... 17

83 Lennart West Anna Rundkvist 1 Inledning 1.1 Bakgrund & mål Stadsbyggnadskontoret har under de senaste åren infört en stor mängd nya IT-stöd för att effektivisera arbetsrutiner i verksamheten. Arbetsrutiner för planprocessen har idag huvudsakligen systemstöd i ärende- och dokumenthanteringssystemet Public360, CADsystemet Microstation samt filserver (där färdiga planer lagras). De flesta av de arbetsmoment som krävs under det att en plan antas genomförs idag på ett sådant sätt att hela akter lagras digitalt, även om ett antal arbetsmoment är manuella. När en plan vinner laga kraft genomförs dock många arbetsmoment på ett sådant sätt att information som hör till ärendet är tillgänglig som fysiska eller digitala dokument eller ibland både som fysiska och digitala dokument. Det finns skäl att tro att hanteringen av plandokumenten kan effektiviseras om all ärendeinformation i framtiden finns tillgänglig digitalt. Stadsbyggnadskontoret har under november 2007 genomfört ett arbete för att utreda hur arbetet med plandokumenten går till i praktiken samt analysera varför arbetsmoment genomförs som de gör. Resultatet av arbetet är denna rapport som beskriver: Nuläge hur hanteras distribution av plandokumenten idag o vilka får del av informationen o på vilket sätt får de informationen o varför får de informationen Framtida läge hur kan plandokumenten distribueras i framtiden o vilka bör få informationen o i vilken form bör de få den Förändringsbehov vad behöver förändras för att uppnå det framtida läget Handlingsplan hur kan SBK genomföra förändringen 1.2 Avgränsningar Utredningen har endast kartlagt hanteringen av plandokumenten från och med utställningsskedet i planprocessen. 1.3 Om planprocessen Kommunerna ansvarar för planprocessen enligt Plan och Bygglagen (PBL). Eftersom Stockholm är en stor och expansiv kommun skapas flera hundra nya detaljplaner varje år. Plansektionerna inom Stadsbyggnadskontoret som arbetar med detta har cirka 80 anställda. Bilden nedan visar processen att skapa en detaljplan schematiskt, normaltiden från upplägg till antagande är cirka 2 år.

84 Lennart West Anna Rundkvist Planskede Aktivitet Beslut Upplägg Planbeställning Förstudie Start pm SBN Godkännande Start PM Planhandboken normal DP Utställning Plansamråd Programsamråd Utställning Utställmtrl Före utställn Remiss Krysslista Remissinst Efter remiss Samrådsplan Remiss Krysslista Remissinst Plansamråd DP Revidera Vid utställn Sändlista Efter utställn Fastighetspl Tjut Efter remiss Tjut Progsamråd Tjut SBN Ställningstagande SBN Ställningstagande SBN Antagande SBN Godkännande KF Antagande Överklagan Avslut Laga kraft

85 Lennart West Anna Rundkvist 2 Nuläge distribution av fysiska original och kopior 2.1 Distribution av detaljplan i samband med utställning I samband med att detaljplanen ställs ut distribueras den (tillsammans med en mängd andra handlingar) till ett stort antal intressenter. De flesta mottagarna av planen får den idag i form av en fysisk kopia. Papperskopia av planen Plantjänst Underättelser SBN Ledamöter Ledningsdragare Lagakraftpärmen Länsstyrelsen Pappersoriginal av planen Digital tillgång till planen P360 papperskopia av planen 5 x Expeditionen Digital Plan/ pdf pappersoriginal av plan Fyrkanten Namnberedningen 2 x KLM Digital Plan / CAD Bygglovsarkivet Visningslokaler i stadsdelen Diariepärmen I samband med utställningen görs CAD-filen, som innehåller planen, om till en pdf-fil. Denna fil lagras i Public360. Fysiska utskrifter görs av planen, dessa skrivs under och kopieras innan de distribueras till intressenterna Syfte med utskick av planen Många av de intressenter som får planen i samband med utställningen får den i första hand som en information. Vissa av dem (exempelvis ledningsdragare) kan komma in med synpunkter på planen under utställningstiden. För andra, exempelvis KLM, innebär mottagande av de fysiska handlingarna en signal om att de kan påbörja sina ärenden Intressenter i myndighetssfären Generellt förefaller det vara så att intressenter i myndighetssfären förlitar sig på att de får rätt version av dokumenten dels på grund av de är inne i processen och alltså litar på

86 Lennart West Anna Rundkvist SBK:s rutiner. Underskriften på dokumenten kan ha viss betydelse men vi bedömer att det snarare är avsändaren och tillit till SBK:s rutiner som ligger till underlag för mottagarens bedömning att de fått rätt version av dokumenten Interna intressenter De interna intressenterna, dvs. de som är en del av Stockholms stads organisation får tillgång till dokumenten digitalt (Stadsbyggnadsnämndens ledamöter), som kopior på underskrivna original ((t ex Bygglovsarkivet) eller som utskrifter med underskrifter i original (t ex visningslokaler i stadsdelen). Även för dessa intressenter förefaller avsändaren och tryggheten med SBK:s rutiner vara de viktigaste orsakerna till att man litar på att man får rätt version av dokumenten. I detta sammanhang betraktar vi KLM som en intern intressent även om de formellt är en egen myndighet Externa intressenter Externa intressenter får tillgång till dokumenten genom två huvudkanaler: genom Stadsbyggnadskontorets plantjänst på Internet under stockholm.se eller genom distribution från SBK:s expedition. I plantjänsten finns plandokumentet publicerat utan underskrifter. Arbetsgruppens bedömning är att de som använder plantjänsten litar på att det är rätt version av dokumenten huvudsakligen på grund av att avsändaren är SBK Interna avstämningspunkter Nuvarande hantering av plandokumenten syftar inte bara till att säkerställa att rätt intressenter får del av den. Ett annat viktigt syfte med hanteringen är att underskrifter markerar en avstämningspunkt i processen att hantera planen. För varje gång planen får en ny status markeras detta på plankartan och underskrift av planchef och handläggare utgör en markering av att planens status har förändrats.

87 Lennart West Anna Rundkvist 2.2 Distribution av antagen plan När planen antas sätts den in i Antagandepärmen som distribueras till KLM. Antagandepärmen innehåller i dag all dokumentation i ärendet. pappersoriginal av plan Plantjänst P360 Digital Plan/ pdf Antagagande Pärm / KLM Digital Plan / CAD 2.3 Distribution av lagakraftvunnen plan I samband med att planen vinner laga kraft distribueras den huvudsakligen för information och för arkivering. Distributionen sker till intressenter i myndighetssfären. Papperskopia av planen Pappersoriginal av planen Plantjänst Planmosaik Expeditionen Digital tillgång till planen P360 Länsstyrelsen Digital Plan/ pdf pappersoriginal av plan Planöversikt KLM Digital Plan / CAD Planbank

88 Lennart West Anna Rundkvist 3 Framtida läge distribution av digital förlaga 3.1 Kortfattad beskrivning av förändringen Det framtida arbetssättet innebär i korthet att plandokumenten huvudsakligen distribueras digitalt och på initiativ av intressenterna själva. Papperskopia av planen Underättelser SBN Ledamöter Ledningsdragare Namnberedningen Pappersoriginal av planen Digital tillgång till planen papperskopia av planen Plantjänst Expeditionen P360 Fyrkanten Diariepärmen 2 x KLM Digital plan Lagakraftpärmen Plantjänst Länsstyrelsen Bygglovsarkivet Visningslokaler i stadsdelen Fig. Framtida distribution av utställd plan P360 Digital Plan/ pdf KLM Digital Plan / CAD Fig. Framtida distribution av antagen plan

89 Lennart West Anna Rundkvist Expeditionen Länsstyrelsen Papperskopia av planen Pappersoriginal av planen Digital tillgång till planen P360 KLM Digital Plan/ pdf Planöversikt Planmosaik Digital Plan / CAD Plantjänst Planbank Fig. Framtida distribution av lagakraftvunnen plan. 3.2 Syfte med förändringen Syftet med det framtida läget är att ta bort en del dubbelarbete och att uppnå: Minska tiden som åtgår för att skriva ut dokument och skriva under dem Minska antalet pappersutskrifter på Stadsbyggnadskontoret genom att överlåta ansvaret för utskrift till mottagarna av informationen Minska resursåtgången för underhåll och drift av plottrar Öka säkerheten kring versionshantering av plandokumenten Harmonisera arbetssätten mellan SBK:s plansektioner 3.3 Krav på arbetssättet rättssäkerhet För att säkerställa en rättssäker hantering av dokumenten krävs såväl en säker process som en tydlig kommunikation kring planerna Säker process En säker process innebär i detta sammanhang att risken för att felaktiga dokument tillförs ärendet. I detta arbete har fokus varit att förändra arbetssättet när det gäller plandokumentet. För att säkerställa att rätt version av planen används krävs Definierade interna avstämningspunkter Tydlig definition om vilket dokument som ska betraktas som original eller förlaga Tydlig beskrivning av gällande rutiner kring hantering av plandokumenten

90 Lennart West Anna Rundkvist Säker kommunikation Kommunikationen är viktig för att säkerställa att externa intressenter förstår i vilket skede planen befinner sig, att de litar på att informationen är korrekt och att de enkelt kan få tillgång till den när det behövs. Detta innebär att följande krav ställs på ett framtida arbetssätt: Tydligt angivande om vilket skede planen befinner sig i Tydlig information om att status på plandokumentet har ändrats Tydliga anvisningar om var informationen kan hämtas Tydligt angivande om vem som är avsändare eller informationsägare 3.4 Framtida arbetssätt Det framtida arbetssättet bygger på att de flesta intressenter själva får hämta plandokumenten när de behöver ha den. Tanken är att detta huvudsakligen ska ske genom att utnyttja: SBK:s plantjänst Ärendehanteringssystemet Public 360 (Den planerade Remisstjänsten) Original blir förlaga Idag betraktas de underskrivna utskrifterna av plandokumenten som original. I det framtida arbetssättet kommer den pdf-fil som lagrats i Public 360 att betraktas som den digitala förlagan Distribution blir signal Idag distribueras dokumenten till många intressenter i syfte att uppmärksamma dem om att de kan påbörja sina respektive processer. I det framtida arbetssättet kommer en signal att skickas till dessa intressenter tillsammans med en information om hur de får tillgång till informationen. Intressenter som har behov av få tillgång till all information i ett planärende kommer att erbjudas tillgång till ärendehanteringssystemet Public360, övriga erbjuds tillgång genom SBK:s befintliga plantjänst Ärendehanteringssystemet innehåller sanningen Idag betraktas pappersoriginalen som gällande version av ärendeakterna. I det framtida läget kommer utgångspunkten att vara att ärendehanteringsssystemet innehåller de korrekta dokumenten och informationen Underskrifter och stämplar blir status-information De fysiska underskrifterna och stämplarna (t ex lagakraftstämpeln) är idag den signal som anger i vilket stadium ett plandokument befinner sig. I det framtida arbetssättet kommer tydlig information i vilket stadium ett dokument befinner sig att finnas på den digitala förlagan Avstämningspunkter blir ärendehantering Idag spelar underskivandet av planen en stor roll som intern avstämningspunkt för varje gång ett plandokument byter status. I det framtida arbetssättet kommer det att finnas stöd

91 Lennart West Anna Rundkvist i form av ett arbetsflöde där plandokumentet ändrar status efter att en behörig person beslutat att så kan ske. (Fysiska avstämningsmöten kan självklart fortfarande ske, men krävs inte för att plandokumentet ska förädlas vidare) 4 Förändringsbehov 4.1 Gemensam rutin För att kunna genomföra de förändringar som beskrivits ovan krävs att SBK enas om gemensamma rutiner för hantering av plandokumenten. Rutinerna måste byggas upp kring: Digital förlaga av plandokumenten Lagring av förlagor i Ärendehanteringsssystemet Gemensamt workflow-stöd i ärendehanteringssystemet Gemensam rutin för åtkomst av information i Ärendehanteringssystemet 4.2 IT-stöd Ärendehanteringssystemet behöver förändras för att kunna hantera: Workflow Lagring av plandokumenten Status-markering av plandokumenten Distribution av signaler till intressenter i samband med att planen byter status Åtkomst till information i ärendehanteringssystemet för externa intressenter i myndighetssfären Åtkomst till information i ärendehanteringssystemet för alla interna intressenter 4.3 Överenskommelse med intressenterna Syftet med att skicka ut de fysiska plandokumenten kan, utifrån ett mottagarperspektiv, delas upp i tre huvudgrupper: Upplysnings service, där informationen som sådan är huvudsaken och kan generera exempelvis synpunkter på planen Status-service, där informationen huvudsakligen används till att starta en process hos mottagaren av informationen Legala krav, där informationen huvudsakligen används för att ta tillvara eller bevaka rättsliga intressen I samband med övergången till ett nytt arbetssätt är det viktigt att säkerställa att servicenivån till samtliga intressenter bibehålls. Det är därför viktigt att säkerställa att det nya arbetssättet inte medför några allvarliga konsekvenser för respektive intressentgrupp och att samtliga intressenter får god information om förändringen, när förändringen kommer att ske och hur de kan arbeta i framtiden med det nya stödet från SBK.

92 Lennart West Anna Rundkvist 5 Förslag till handlingsplan 5.1 Kartlägg skeden före utställning Denna utredning beskriver arbetet med plandokumenten från och med planskedet. Ett arbete för att undersöka hur arbetet innan utställningsskedet går till bör genomföras för att skapa rutiner som effektiviserar arbetet i alla skeden av planprocessen. 5.2 Beskriv ny rutin och uppdatera planhandboken Beskriv nya rutiner för hantering av plandokument och för kommunikation med interna, halvinterna och externa intressenter. Rutinbeskrivningen bör baseras på materialet i denna rapport samt vara relativt detaljerad. 5.3 Säkerställ att legala krav är tillfredsställda Den nya rutinbeskrivningen behöver granskas ur ett rättsligt perspektiv för att säkerställa att legala kravuppfylls med de nya rutinerna. I detta arbete kan eventuellt krav på den tekniska lösningen identifieras, vilka bör tas med i framställning av kravspecifikation för den tekniska lösningen. 5.4 Ta fram kravspecifikation för IT-lösning I detta steg tas en specifikation för hur IT-stödet ( i första hand Public 360) behöver förändras för att de nya arbetsrutinerna ska kunna införas. I detta arbete bör även en genomförandeplan med tidplan och beräknad resursåtgång tas fram. 5.5 Säkerställ säker tillgång till Public360 Utgångspunkten för det nya arbetssättet är att myndighetsintressenter ska erbjudas tillgång till informationen genom ärendehanteringssystemet Public 360. Innan detta görs möjligt bör SBK säkerställa att intressenterna kan komma åt informationen på ett säkert sätt ur följande perspektiv: kunskap hos användarna om hur de ska komma åt informationen vetskap om att åtkomst kan erbjudas utan att utgöra ett säkerhetshot mot SBK 5.6 Skapa förändrings- och kommunikationsplan I detta steg beskrivs i detalj när förändringen ska genomföras, på vilket sätt arbetet ska genomföras och vilken typ av informationsinsatser som krävs för att säkerställa en smidig övergång till det nya arbetssättet. 5.7 Genomför förändringen Under detta steg genomförs aktiviteter i enlighet med förändrings- och kommunikationsplanen i syfte att genomföra den faktiska förändringen.

93 Lennart West Anna Rundkvist 6 Bilaga Dokumentation från workshop 6.1 Nytta med förändring Dagens rutiner upplevs ha ett antal för- och nackdelar Fördelar: Upplevs som rättssäker process Namnteckning är traditionellt att lita på Manuella uppgifter ger arbetstillfällen Arbetssättet stämmer med vår mentala bild och är därför lätt att förstå Nackdelar: Tidsödande vilket leder till att o Arbetsmiljön blir stressig o Assistenter får ägna tid till att jaga underskrifter Mycket pappersutskrifter vilket medför: o Skadlig miljöpåverkan och resursslöseri o Omständliga arbetsuppgifter o Osäkerhet, (fungerar den speciella plottern, finns papper?) o Resurskrävande plottersupport för IT-sektionen Osäkerhet om vilken version som är gällande/korrekt vilket leder till mycket jagande plus risk att man jobbar med fel karta Olika rutiner på olika sektioner vilket leder till: o Att utomstående kan uppleva skillnaderna som konstiga o Att medarbetarna får svårt att rycka in på andra sektioner o Osäker gränsdragning mellan plansektionerna och KLM o Att man tappar precision o Att det är svårt för nya medarbetare att sätta sig in i hur det fungerar 6.2 Utställningskede Genomgång av de intressenter som får planhandlingarna i utställningsskedet, 5 frågor: Vilken intressenten får information/dokument? I vilken form skickas/överlämnas/visas den? Varför denna form, finns legala eller tekniska skäl? Hur säkerställer SBK att det är rätt version? Varför upplever mottagaren att det är rätt avsändare och rätt version? Intressent Vilken form? Varför denna form? Länsstyrelsen Utställd plan / fyrkanten Papper, underskriven kopia av original Papper, underskriven, röd Tradition Saknas utrustning Hur säkra att rätt version skickas? Rutiner, kunskap, dubbelunderskriften versionshantering och tillit Som ovan Hur säkra att versionen upplevs som rätt? Tillit och formell avsändare (brev) Platsen (och Anmärknin g Skickas för information För insamling av Kommentar efter workshoppen Behöver ha dokument utan PUL-filtrering Utskriven pdf, angivet att det

94 Lennart West Anna Rundkvist är en utställningshandling Ledningsdragare Lagakraftpärmen Namnberedningen stämpel, samtliga handlingar underskrivna Papperskopior, (Sthlm Vatten digitalt) Kopior på underskrivna original, målad underskriven karta Underskriven färgkarta rättssäker -het, högtidlighet Gamla rutiner, extra service Mkt vana vid pappersa kter (tror Peter) Se ovan underskrifter) Tillit, avsändare, sammanhang Del i laget synpunkter, kommer in: skriftliga synpunkter till beslutat datum Extra service, synpunkter kan komma in, rättelser kan komma in Görs för att åstadkomma effektiv hantering av nästa steg Service + att de behöver en signal Behövs mail + länk Pdf-utskrift av kartan Behövs signal i ÄHS / behöver läggas in en signal i ÄHS KLM Expeditionen SBN ledamöter Diariepärmen /planakten Bygglovsarkivet Visnings-lokaler i stadsdelen Underrättelser 2 omgångar kopior på underskrivna Papperskopior, underskrivna original + digitalt Mail med länk till planutställningen Kopior av utställnings handlingar, original av inkommet material, utställningskarta Svartvit och färgkarta Underskriven färgkarta och kopior av övriga handlingar. Gamla rutiner Tradition och förvaring av inkomna handlinga r Tradition och planmosai k Enligt lag att visa, service Som ovan Del i laget Behöver signal för att förbereda fastighetsbil dning Direkt från Public360 Rutiner och kunskap tillsammans med dubbelunderskriften versionshantering och tillit Underskriften och sammanhange t Tillit, avsändare, tjänsteägare Underskriften och tillit För att kunna distribuera till allmänheten Behövs signal i ÄHS / behöver läggas till Behövs signal i systemet + länk till plantjänsten / ÄHS + säkerställa att det framgår att handlingen är den officiella Dagens lösning fungerar Avvakta e- arkiven Del i laget Signal i ÄHS / behöver läggas till Platsen Utskriven pdf / säkerställa att det framgår att det är en officiell handling / intern rutin som förbereder Infobrev med

95 Lennart West Anna Rundkvist länk och om expeditionen 6.3 Laga kraft överklagande Genomgång av intressenter på samma sätt som för utställd plan. Efter behandling av utställd plan i Stadsbyggnadsnämnden finns tre alternativ: SBN antar planen, ingen överklagar. Planen får automatiskt laga kraft efter tre veckor. SBN antar planen, besvärsberättigad överklagar inom rätt tid. Skickas till Länsstyrelsen för behandling av överklagande. SBN godkänner och skickar till Kommunfullmäktige för antagande, KF:s beslut kan sedan överklagas. Antagen plan Intressent Vilken form? Varför denna form? Länsstyrelsen Anslagstavla Regionplanekontoret Besvärsberättigade Nackdel för någon efter utställningen KLM (Barbro L) Underrättelse, protokollsutdrag och besvärshänvisning Underrättelse, protokollsutdrag och besvärshänvisning Underrättelse, protokollsutdrag och besvärshänvisning Underrättelse, protokollsutdrag och besvärshänvisning Underrättelse, protokollsutdrag och besvärshänvisning Antagandepärm och DP karta original Hur säkra att rätt version skickas? Hur säkra att versionen upplevs som rätt? Enligt lag Avsändare Mail Enligt lag Enligt lag Godkänd plan för antagande i kommunfullmäktige Intressent Vilken form? Varför denna form? Kommun Fullmäktige Antagandepärm och DP karta original plus e- post Kommentar efter workshoppe n Finns det mallar för att åstadkomma dessa utskick? Mail Enligt lag Finns det mallar för att åstadkomma dessa utskick? Enligt lag Finns det mallar för att åstadkomma dessa utskick?? 1 ex till till Lantmätaren och 1 ex till ärendeansva rig. Fungerar som signal för att påbörja arbete Tradition Hur säkra att rätt version skickas? Hur säkra att versionen upplevs som rätt? Kommentar efter workshop Beslut från KF Papper plus e-post, fax Tradition Utred hur KF arbetar

96 Lennart West Anna Rundkvist Överklagad plan Intressent Vilken form? Varför denna form? Länsstyrelsen Regeringen (om fortsatt överklagande) Diariepärm och DP karta original Diariepärm och DP karta original Tradition Tradition Hur säkra att rätt version skickas? Hur säkra att versionen upplevs som rätt? Kommentar efter workshop Pdf-u / ge dem inloggning till ÄHS? Utred hur LSt använder informationen Pdf-u Utred hur LSt använder informationen Lagakraftvunnen plan (lagakraftbevis skapas av plansektionen (av lagakraftpärmen) Hur säkra att rätt version skickas? Intressent Vilken form Varför denna form? Länsstyrelsen KLM (Barbro L) Expeditionen DP karta, Plangenomförandebeskrivning, underskrivet original Dp karta underskrivet original Dp karta underskrivet original Lämplig för arkivering tempbank Hur säkra att versionen upplevs som rätt? Tjockt papper underskrift stämplar och datum Kommentar efter workshop Behöver arkivera? I så fall behöver de verkligen arkivera på papper Antagandepä rmen skickas tillbaka till plansektionen 6.4 Parkerade frågor Frågor som tillhör denna delprocess: Vad säger lagen om utställning/underskrift? Kommentar efter workshop: Inget krav kan hittas i gröna boken eller regeringens utredning. Rutiner för fångst av synpunkternas datum (bugg i plantjänsten att datum inte syns) Vilken roll spelar föreslagen DP för KLMs ärenden? Varför 2 kopior till KLM? Kan expeditionen skriva ut underlag allteftersom i stället för att ha ett lager? Kommentar efter workshop: Ja, definitivt. Ann Edman Kommunfullmäktige skickar protokoll i mail till Maud Wiberg (planassistent), borde vara till SBKs registrator. Varför vill Länsstyrelsen ha pärmen vid överklagande?

97 Lennart West Anna Rundkvist Frågor utanför Samrådshandlingar skrivs under på ett liknande sätt Regler för vad som ska arkiveras/gallras Arkivregler för myndigheten Kommentar efter workshop: Utredning pågår om dokumenthanteringsregler Hur arbetar namnberedningen? Kommer att få nämndmodul och interremisser Uppdatera P360 med överklagande datum Kommentar efter workshop: Rutin behöver tas fram 6.5 Krav på framtida läge Kravfrån workshopdeltagare på framtiden Säker & rättssäker process Säker & rättssäker IT-lösning Informera mottagare Skapa tydligt sammanhang / avsändare Garantera enhetligt presentationsutseende om distribuerad sammanställning Säkerställa fortsatt tillit Namnsättning filer (CAD) 6.6 Säkra rutiner Hur vet vi (SBK) att det är rätt Avstämningspunkter Varför, hur Lennarts noteringar Karttekniker, handläggare och chef behöver en ritual för att överlämna ansvaret Pdf filen är originalet som versionshanteras i ÄHS. Det bör synas i CAD systemet från vilken version pdf skapats. Planhandboken (QA manualen) måste uppdateras med: rutiner för versionshantering och namnsättning i CAD systemet rutiner för att uppdatera ÄHS med beslut och överklaganden efter antagande/godkännande i nämnd 6.7 Rättsäkra rutiner Varför upplever mottagaren att det är rätt Äkthetsgaranti Lennarts noteringar Ruta på utskriven pdf med status och vilka som varit med och godkänt, finns redan. Elektronisk stämpel som bestyrker äktheten

98

99 Bilaga 4 S-GROUP Solutions AB i samarbete med EDP Consult AB Lösningen presenteras i form av en film samt en skriftlig rapport.

100 Film - demonstrator Se länk filmen på

101 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning SPF Demonstrator Tjänster beskrivning Innehåll 1. Allmänt Inledning Tjänster som används i processen Grundkarta Ärenderegistrering Mina ärenden Kommunikation med myndigheter Publicera planarbetet Kungörelse i post och inrikes tidningar Fastighetsförteckning Tjänst för att publicera detaljplaneinformation Tjänst för att tillgängliggöra information om byggnader Tjänst för att tillgängliggöra information om vägar och järnvägar Sida 1

102 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 1. Allmänt 1.1. Inledning I processen som demonstratorn visar ingår ett stort antal tjänster, som ska tillgängliggöra data från olika källor på standardiserat sätt. Detta är funktionalitet som i de många fall inte finns på marknaden idag utan måste specificeras och standardiseras. Programleverantörer måste sedan implementera dessa tjänster i sina programvaror. Vissa programvaror producerar och använder tjänster idag, men de är ofta inte standardiserade, utan varierar från program till program. I detta dokument listas ett antal tjänster som behövs för att får planprocessen att fungera på det optimala sätt som visas i demonstratorn. Vi har gjort en beskrivning av tjänsterna baserad på ett antal rubriker enligt nedanstående indelning: Klassning Innehåll Kommunikation Användning i processen Ägare Status Övrigt Detta dokument har tagits fram tillsammans av S-GROUP Solutions och EDP Consult Tjänster generellt Tjänster som visar geometriska objekt (kartor, ritningar mm) är av olika slag - WMS visar data som raster, vilket innebär att objekt (linjer, ytor mm) inte hänger ihop utan redovisas med rasterpixlar. Presentation visas på det sätt den definierats av den som skapat tjänsten och visas alltid eftersom den ligger i rasterbilden. Viss attributinformation kan vara kopplad till rastret. - WFS visar data som objekt, vilket innebär att linjer, ytor och punkter visas som sammanhängande objekt och är möjliga att direkt använda i planen med originalgeometri. WFS innehåller som standard ingen presentation, men mottagaren av tjänsten kan lägga på egen eftersom objekten finns med. Attributinformation är kopplad till de enskilda objekten - WFS-T används när man vill göra uppdateringar av originaldata, behövs oftast inte i de tjänster som används i detaljplaner 1.3. Krav på tjänster Vid vårt arbete med demonstratorn har vi också hämtat in synpunkter från ett antal kommuner. Nedan visas en sammanställning av några synpunkter som kommit in Kvalité Kvalité måste vara med i metadata. Det gäller flera kvalitetsmått såsom lägesnoggrannhet, fullständighet och aktualitet Sida 2

103 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning Innehåll Tjänster som har sådan noggrannhet at de kan var direkt underlag in planen ska vara WFS-tjänster, så att geometrier från dem direkt kan användas i planen Format Idag finns data från olika leverantörer (länsstyrelsen med flera) som nedladdningsbara, exempelvis shapefiler. Detta är inte en bra lösning eftersom: Det blir stora datamängder ofta utanför det område man är intresserad av Det tar tid att hantera stora datamängder För att ha aktuell data måste man uppdatera ofta För att få en bra hantering ska det vara tjänster istället Sida 3

104 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 2. Tjänster som används i processen 2.1. Grundkarta Tjänst för att skapa en grundkarta som är underlag för planframtagandet och den färdiga detaljplanen Klassning Bastjänst Innehåll Tjänsten innehåller den information om fastighetsförhållandena med gränser och byggnader och den övriga information om planområdet som har betydelse för hur detaljplanen utformas och genomförs. Kan extraheras ur primärkartan. Exakt innehåll får specificeras av berörda myndigheter. För att tjänsten ska vara enkel att använda bör det finnas en presentation tillsammans med tjänsten. Tjänsten är vektorbaserad Kommunikation Tjänst där interna och externa användare (exploatören, byggherren, kommuninvånaren etc) kan hämta ut en grundkarta Användning i processen Grundkartan är en tjänst som används under hela processen, och kartan behöver göras mer detaljerad och uppdaterad under hela planframtagandet Ägare Tjänsten ägs av den som definierar tjänsten, troligen Lantmäteriet. Kommunen eller Lantmäteriet har data som tjänsten publicerar Status Tjänsten finns inte idag. Grundkarta skapas idag på olika sätt och från olika underlag, men det sker inte på ett standardiserat sätt eller med samma innehåll Övrigt Arbete pågår med att skapa denna tjänst Sida 4

105 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 2.2. Ärenderegistrering Tjänst för att registrera ett ärende (exv. en planansökan) och skicka in tillhörande filer Klassning Bastjänst Innehåll Tjänsten innehåller ärendespecifik metadata och olika typer av filer Kommunikation Tjänst där en extern användare (exploatören, kommuninvånaren etc) skickar in digitalt ett ärende till kommunens ärendehanteringssystem. Är nåbar från kommunens hemsida Användning i processen Det är den första tjänsten i planprocessen Ägare Kommunen äger informationen, och använder informationen för att skapa ärendet i kommunens ärendehanteringssystem Status EDP Consult AB har tjänst för det här ändamålet. Bastjänst är ej utvecklad Övrigt Bastjänst saknas, SIS jobbar med att ta fram standarder för bygglovsärenden. Samma hade behövts för planärende Sida 5

106 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning Sida 6

107 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 2.3. Mina ärenden Tjänst för att presentera befintliga ärenden. För att kunna se Mina ärende måste användaren logga in genom exv. E-legitimation Klassning Bastjänst Innehåll Består av tre delar. En lista över de ärende där jag antingen är sökande eller sakägare, Detaljer om mitt ärende där jag är sökande och detaljer om ärende där jag är sakägare. Tjänsten innehåller ärendespecifik metadata och olika typer av filer. Här syns bland annat statusen på ärendet, vem som är handläggare och var någonstans i processen ärendet befinner sig i Kommunikation Tjänst där en extern användare (exploatören, kommuninvånaren etc) kan se sina ärenden som finns i kommunens ärendehanteringssystem. Kunna komplettera ärende både där jag är sökande och där jag är sakägare med metadata och filer från denna tjänst Användning i processen Används under hela plan- och fastighetsbildningsprocessen, bland annat vid samråd. Kan användas för att informera sökande och sakägare digitalt Ägare Kommunen äger informationen, och använder tjänsten för att skicka och ta emot ärendeinformation Status EDP Consult AB har tjänst för det här ändamålet. Bastjänst är ej utvecklad Övrigt Bastjänst saknas, SIS jobbar med att ta fram standarder för bygglovsärenden. Samma hade behövts för planärende. Kommunikation med sakägare skulle i första hand kunna gå via Mina meddelande där de hänvisas till tjänsten Sida 7

108 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning Sida 8

109 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning Sida 9

110 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning Sida 10

111 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 2.4. Kommunikation med myndigheter Tjänst för att skicka till och ta emot ärendeinformation mellan kommunens och berörd myndighets ärendehanteringssystem Klassning Bastjänst Innehåll Tjänsten innehåller ärendespecifik metadata och olika typer av filer Kommunikation När viss status sätts så skickas automatiskt ärendet till en inkorg där det då visas och den berörda myndigheten kan hämta det när de vill och vise versa för kommunen när den berörda myndigheten skickar tillbaka något. Kan användas för t.ex. följande myndigheter: 1. Länsstyrelserna 2. Mark- och miljödomstol 3. Trafikverket 4. Boverket 5. Lantmäteriet Användning i processen Används under hela plan- och fastighetsbildningsprocessen, bland annat vid remiss Ägare Myndigheten i fråga äger informationen, och använder tjänsten för att skicka och ta emot ärendeinformation Status EDP Consult AB har tjänst för koppling mot Länsstyrelserna. Till övriga myndigheter saknas. Bastjänst är ej utvecklad Övrigt Borde bygga på en standard över vilken information som ska kommuniceras till myndigheter. Gärna samma standard till alla myndigheter Sida 11

112 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 2.5. Publicera planarbetet Tjänst för att publicera planarbetet på kommunens hemsida. Ingen inloggning krävs för att kunna se dessa Klassning Kommunens egna Innehåll Beskrivning av befintliga och pågående planarbete. Innehållet hämtas från kommunens ärendehanteringssystem Kommunikation Synpunkter från kommuninvånare ska kunna lämnas in. Synpunkter kommer in digitalt till ärendehanteringssystemet där de tas hand om Användning i processen Används under hela plan- och fastighetsbildningsprocessen Ägare Kommunen äger informationen Status Finns inte utvecklat idag Övrigt Inloggning kan krävas för att kommuninvånare ska kunna lämna in synpunkter, detta är upp till kommunen i fråga Sida 12

113 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 2.6. Kungörelse i post och inrikes tidningar Är en tjänst för att skicka över bygglov, marklov, rivningslov och förhandsbesked till Post- och Inrikes tidning för att upprätthålla aktuell lagstiftning (PBL) Klassning Bastjänst Innehåll Bygglov, Marklov, Rivningslov och Förhandsbesked skickas Kommunikation Från ärendehanteringssystemet till en tjänst som finns hos Bolagsverket Användning i processen Efter samråd Ägare Bolagsverket äger filformat på inskickat data Status Finns idag Övrigt Kunden måste köpa ett certifikat från Steria för att kunna använda sig av tjänsten. Efter att certifikat är köpt registrerar de sig med detta på bolagsverket i Sundsvall och först då kan de använda sig av tjänsten Sida 13

114 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 2.7. Fastighetsförteckning Är en tjänst för att ta fram en förteckning över sakägare i planärendet. Av förteckningen ska det framgå: vilka fastigheter som är berörda, vilken berörd mark som är samfälld för flera fastigheter och vilka allmänna vattenområden som är berörda vilka som äger fastigheterna om det finns innehavare av någon annan särskild rätt till de berörda fastigheterna än bostadsrätt eller hyresrätt vilka gemensamhetsanläggningar som är berörda och vilka som är ägare till de fastigheter som deltar i anläggningarna Klassning Bastjänst Innehåll Sakägarförteckning uppdelad på exempelvis: Fastigheter inom planområdet Anläggningssamfälligheter inom planområdet Rättigheter inom planområdet Fastigheter utanför planområdet Marksamfälligheter utanför planområdet Anläggningssamfälligheter utanför planområdet Kommunikation Utsökning i fastighetskartan med planområdet som indata ger en förteckning över sakägare uppdelad enligt Förteckningen lagras som standard kalkylfil Användning i processen Fastighetsförteckning tas fram inför samråd, för att användas för utskick till berörda. Den behöver uppdateras inför senare skeden för att hela tiden vara aktuell Ägare Denna bastjänst kan ägas av Lantmäteriet till format och innehåll, men även kommuner med egen fastighetsinformation kan skapa den Status Finns inte idag som bastjänst. S-GROUP Solutions har en applikation som kan göra detta som en tjänst Övrigt Tjänsten är viktig och skulle underlätta arbetet med att ta fram fastighetsförteckning Sida 14

115 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 2.8. Tjänst för att publicera detaljplaneinformation Information om geometrier och bestämmelser som ingår in en detaljplan, behöver kunna utbytas under hela planprocessen och även när planen har vunnit laga kraft Klassning Bastjänst Innehåll Planinformation, geometrier och bestämmelser som ingår i planen Kommunikation Planförfattarens och kommunens expertprogram för att skapa planer ska tillhandahålla tjänsten Användning i processen Under hela planprocessen och då planen vunnit lagakraft. Tjänsten är en förutsättning för att digital hantering ska kunna ske mellan myndigheter och intressenter vid samråd och granskning Ägare Programleverantör för detaljplaneapplikationer. Tjänsten specificeras centralt Status Idag finns objektdefinitioner för objekt och geometrier som ingår i detaljplanen enligt Svensk Standard SS :2010. Ett revideringsarbete för standarden pågår också. Det finns också en specifikation till överföringsformat för dessa data (TR38). Implementation av standard och överföringsformat har påbörjats av vissa leverantörer och användare, men inte fått allmän spridning Övrigt Det är viktigt att standard och tjänst blir allmänt accepterat av programleverantörer och användare för att planinformation ska kunna kommuniceras enkelt och vara korrekt. Här behövs både utbildning, regler och pekpinnar för att få det att fungera, annars är risken stor att det bara blir en pappersprodukt! En viss inskränkning av planförfattarens kreativitet att formulera bestämmelser kan också behövas. Denna kommunikation och standard är också viktig då planen är lagakraftvunnen och information ska användas i olika e-tjänster Sida 15

116 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning 2.9. Tjänst för att tillgängliggöra information om byggnader BIM-tjänst för att utbyta information om planerade byggnader, kan bland annat användas för detaljplaner Klassning Standard-tjänst för BIM information om byggnader Innehåll Byggnaders storlek och utformning, kan vara mycket detaljerad Kommunikation Byggnadskonstruktörers programvara ska tillgängliggöra informationen. Tjänsten ska kunna användas under planframtagande Användning i processen Kan användas i processen då förslag kommer in till kommunen från exploatör Ägare Programleverantör för programvara för byggnadskonstruktion.. Tjänsten specificeras centralt och kanske även internationellt Status Det finns vissa format som kan överföra information. Ej testade av oss Övrigt Denna kommunikation är också viktig då planen är lagakraftvunnen och information ska användas i olika e-tjänster exempelvis för bygglov och för exploatör Sida 16

117 SPF Demonstrator, tjänster beskrivning Tjänst för att tillgängliggöra information om vägar och järnvägar BIM-tjänst för att utbyta information om planerade eller befintliga anläggningar. Det är viktigt att ha tillgång till denna information vid upprättande av detaljplaner Klassning Standard-tjänst för BIM information om vägar och järnvägar Innehåll Innehållet kan variera beroende på i vilket skede anläggningen är. Under utredningsskeden kan det vara planerade korridorer, är läge och utformning bestämd en 3D modell av anläggningen Kommunikation Projekteringsprogram för vägar och järnvägar ska kunna tillhandahålla information Användning i processen Används i hela processen för att bedöma påverkan på detaljplanen från vägar och järnvägar. Kan vara allt från markbehov till utredningar av buller Ägare Programleverantör för programvara för väg- och järnvägsprojektering. Tjänsten specificeras centralt kanske även internationellt Status Inga standardiserade format finns, idag används ofta olika programs lagringsfiler, såsom DWG Övrigt Försök har gjorts att standardisera informationen. I Sverige exempelvis GEOSIS och internationellt LandXML. Båda dessa har inte fått någon större spridning eftersom intresset varit lågt bland inblandade aktörer. Vägar och järnvägar byggs oftast efter 3D-modeller, så informationen från dessa modeller bör gå att standardisera. En modell som beskriver överytan och begränsningen av en anläggning, med attribut för olika typer av ytor, borde vara relativt enkel att ta fram Sida 17

118

119 Bilaga 5 Tekis AB tillsammans med andra Addnodeföretag (Mittbygge, CAD Q) Lösningen presenteras i form av powerpointpresentationer samt en skriftlig rapport.

120 Demonstratorn ska illustrera 1. Processen 2. Verktygen 3. Rollerna Initiering Utredning Samråd. RX ByggR Fokus DP 4. Databaser/Tjänster 5. Informationsflödet SPF 0.1 INLEDNING Tekis Granskning Utredning Sv ar 4 6 stycken intressent grupper 30% Infrastruktur 90% Grönområde Info till LM (mejl) S I K T A REX PROJECT Skapa underlag Informera Kvalitetsäkra Träffas Analysera Bostadsbyggnads prognos Område Förstudie BP Handläggning (ByggR) tjänsteman BP Handläggning politiker LK Bygglov process Inriktningsmål Intresse - förbindelse Förfina underlag, mål och inriktning Antagande Länsstyrelsen Prioriteringar Regeringen Måluppfyllnad Ansökan (tjänst) Fastighetsägarförteckning kopplas till ByggR BYGGR FOCUS DETALJPLAN 5 BP BP

121 SYFTET RXRX (webb) EXPERTSYSTEM (Focus detaljplan) ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM (ByggR) UNGEFÄRLIGT PLANOMRÅDE RX SIKTA Skapa underlag Informera Kvalitetsäkra Träffas Analysera Förstudie Initiering Utredning Samråd Granskning Antagande Lagakraft Arkivering MEDBORGARE KOMMUNEN BYGGNADSNÄMND LÄNSTYRELSEN LANTMÄTERI AKTÖR BEFINTLIGA FÖRHÅLLANDEN Pågående ärenden Antalet Fastigheter Invånare Fornlämningar Buller Natura 2000 Riksintressen Inriktningsmål Prioriteringar 30% Infrastruktur 90% Grönområde Måluppfyllnad RX SIKTA Förstudie Initiering Utredning Samråd Granskning Antagande Lagakraft Arkivering RXRX (webb) EXPERTSYSTEM (Focus detaljplan) ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM (ByggR) MEDBORGARE KOMMUNEN BYGGNADSNÄMND LÄNSTYRELSEN LANTMÄTERI AKTÖR ANSÖKAN OM PLANBESKED Ansökan Ändamål Geografisk redovisning Byggnadsverket 30% Infrastruktur 90% Grönområde SYFTET Inriktningsmål Prioriteringar Måluppfyllnad RXRX (webb) EXPERTSYSTEM (Focus detaljplan) ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM (ByggR) RXRX (webb) EXPERTSYSTEM (Focus detaljplan) ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM (ByggR) PLANGRÄNS BESTÄMMELSER Buller SYFTET SYFTET BESTÄMMELSER Strandskydd 11 R R BESTÄMMELSER Fornminne 12 2

122 PROJEKT RX SIKTA Beslut av nämnd Förstudie Initiering Utredning Samråd Granskning Antagande Lagakraft Arkivering Beslut av styrgrupp MEDBORGARE KOMMUNEN BYGGNADSNÄMND LÄNSTYRELSEN LANTMÄTERI AKTÖR UTREDNING Grundkarta Miljöutredning Trafikutredning Övrig utredning Fastighetsförteckning Beslut om planbesked Beslut starta planarbetet Inriktningsmål Prioriteringar 30% Infrastruktur 90% Grönområde Ärende under utredning Förstudie Beslut Beslut Beslut utbyggnads slut Start-PM -PM redovisning Start Beslut Godkänna beslut Godkänna Projekt slut genomförande Slutbesiktning plan utbyggnads-pm redovisning BP BP BP BP BP 1 2 3:or 4 5 Startfas Planfas Genomförandefas Avslutningsfas Projektinitiering Projektgenomförande /projektetablering Överlämnat till produktägaren Överlämnat 13 Måluppfyllnad PROCESS

123 SPF 1.1 BYGGR NYREGISTRERAT ÄRENDE Tekis 23 4

124

125 SPF 1.1 RX SIKTA NYREGISTRERAT ÄRENDE RX+ SIKTA Nyregistrerat ärende Förvaltningar Nämnd Myndigheter SIKTA RX+ SIKTA Sök Karta Sök plan Pågående planer Adress, ärendemening Alla planer 1 Nyregistrerat ärende Visa 2 Försenat startbesked Visa 4 Sammanhållna ärenden Visa RX+ SIKTA RX+ SIKTA Initiering Antal ärenden: 1 st BN ODENSLUND 1:1 Detaljplan för ODENSLUND 1:1 Kerstin Gustavsson Initiering Antal ärenden: 1 st BN VITTSJÖ ODENSLUND 3:5381:1 (VERUMSVÄGEN 2) Detaljplan för ODENSLUND Vittsjö 3:538 m.fl. 1:1 Lisa Kerstin Hofer Gustavsson Ansökansdatum: 03/ Visa ärende Visa i karta

126 Detaljplan för ODENSLUND1:1 RX+ SIKTA 03/ Utredning Antal ärenden: 5 st BN Detalj plan för ODENSLUND1:1 VITTSJÖ ODENS BN LUND 3:5381:1 ODENSLUND1:1 (Pågående) (VERUMSVÄGEN 2) Huv udhandläggare Detaljplan för ODENS Vittsjö 3:538 LUND m.fl. 1:1 Kerstin Gustavsson (KG) Lisa Kerstin Hofer Gustavsson Ansökansdatum: Detaljplan för ODENSLUND1:1 mm 03/06 Objekt 2013 ODENS LUND1:1 Visa ärende Intressenter Komm unstyrelsens arbetsutskott Visa i karta Stadshuset Östersund (Sökande) 37 Östersund Kommun (Ägare till aktuell fastighet) Ekonomikontoret Stadshuset ÖSTERSUND Händelser ANS Ansökan om detaljplan Sammanträdesprotokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott Handlingar ANSDP Ansökan detaljplan SPF RX SIKTA - ALLA & PÅGÅENDE ÄRENDEN Tekis RX+ SIKTA Alla/pågående planer Förvaltningar Nämnd Myndigheter SIKTA RX+ SIKTA Sök Karta Sök plan Pågående planer Adress, ärendemening Alla planer 1 Nyregistrerat ärende Visa 2 Försenat startbesked Visa 4 Sammanhållna ärenden Visa RX+ SIKTA RX+ SIKTA Huvudsida > På gående Huvudsida > På gående Alla pågående planärenden i Process Tid Alla pågående planärenden i Tid Process År 1 År Initiering Utredning Samråd Granskning Antagande Laga kraft 1 m 2 m 3 m 4 m 5 m 6 m 7 m 8 m 9 m 10 m 11 m 12 m 13 m 14 m 15 m 16 m

127 Huvudsida > Alla RX+ SIKTA RX+ SIKTA Alla planärenden i 65 Utredning Antal ärenden: 5 st 6 5 BN VITTSJÖ 3:538 (VERUMSVÄGEN 2) Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer PLAN MACKEN 12 Detaljplan (Macken 12 m fl.) Annica Holmberg Initiering Utredning Samråd Granskning Antagande Laga kraft Arkivering PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén BN VÄNHEM 2 Detaljplan M ette Dymling BN NERTSEN 7 Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer RX+ SIKTA RX+ SIKTA Utredning Antal ärenden: 5 st BN VITTSJÖ 3:538 (VERUMSVÄGEN 2) Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer Ansökansdatum: 17/ Visa ärende Utredning Antal ärenden: 5 st BN VITTSJÖ 3:538 (VERUMSVÄGEN 2) Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer Ansökansdatum: 17/ Visa ärende Visa i karta Visa i karta PLAN MACKEN 12 Detaljplan (Macken 12 m fl.) Annica Holmberg PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén PLAN MACKEN 12 Detaljplan (Macken 12 m fl.) Annica Holmberg PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén RX+ SIKTA Utredning Antal ärenden: 5 st BN VITTSJÖ 3:538 (VERUMSVÄGEN 2) Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer Ansökansdatum: 17/ Visa ärende Visa i karta 47 PLAN MACKEN 12 Detaljplan (Macken 12 m fl.) Annica Holmberg PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén SPF 1.3 RX SIKTA AVVIKELSER Tekis 8

128 RX+ SIKTA Avvikelser Förvaltningar Nämnd SIKTA RX+ SIKTA Sök Karta Sök plan Pågående planer Adress, ärendemening Alla planer 1 Nyregistrerat ärende Visa 2 Försenat startbesked Visa 4 Sammanhållna ärenden Visa Huvudsida > På gående RX+ SIKTA RX+ SIKTA Avvikande planärenden i Initiering Starbesked försenat Antal ärenden: 2 st Antal ärenden 2 Avvikelse startbesked Handläggningstid för att ge startbesked från och med ansökan är komplett överstiger 4 veckor Visa BN NERTSEN 7 Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer PLAN LINJALEN 7 Detaljplan (Linjalen 7 m fl.) Annica Holmberg SPF 2.0 RX SIKTA SAMMANHÅLLNA ÄRENDEN Tekis 53 9

129 RX+ SIKTA Sammanhållna ärenden Förvaltningar Myndigheter SIKTA RX+ SIKTA Sök Karta Sök plan Pågående planer Adress, ärendemening Alla planer 1 Nyregistrerat ärende Visa 2 Försenat startbesked Visa 4 Sammanhållna ärenden Visa RX+ SIKTA RX+ SIKTA Sammahållna ärenden Antal ärenden: 4 st BN HÄSTVEDA 14:91 Detaljplan (del av Hästveda 14:91 och 14:160) Lisa Hofer PLAN MACKEN 12 Detaljplan (Macken 12 m fl.) Annica Holmberg PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén BN VÄNHEM 2 Detaljplan M ette Dymling BN HÄSTVEDA 14:91 Detaljplan (del av Hästveda 14:91 och 14:160) Lisa Hofer Fastighetsförteckning BN HÄSTVEDA 14:91 Fastighetsförteckning tillhörande dp för Hästveda 14:91 och 14:160 Patrik Andersson Grundkarta BN HÄSTVEDA 14:91 (SPÅNGATAN 3) Produkt Grundkarta Hästveda 14:91 och 14:160 Ann-Katrin Petterson KLM- Samråd KLM Uppdrag samråd, planer HÄSTVEDA 14:160 Andreas Bengtsson RX+ SIKTA RX+ SIKTA BN HÄSTVEDA 14:91 Detaljplan (del av Hästveda 14:91 och 14:160) Lisa Hofer Fastighetsförteckning BN HÄSTVEDA 14:91 Fastighetsförteckning tillhörande dp för Hästveda 14:91 och 14:160 Patrik Andersson Grundkarta BN HÄSTVEDA 14:91 (SPÅNGATAN 3) Produkt Grundkarta Hästveda 14:91 och 14:160 Ann-Katrin Petterson KLM- Samråd KLM Uppdrag samråd, planer HÄSTVEDA 14:160 Andreas Bengtsson BN HÄSTVEDA 14:91 Detaljplan (del av Hästveda 14:91 och 14:160) Lisa Hofer Fastighetsförteckning BN HÄSTVEDA 14:91 Fastighetsförteckning tillhörande dp för Hästveda 14:91 och 14:160 Patrik Andersson Grundkarta BN HÄSTVEDA 14:91 (SPÅNGATAN 3) Produkt Grundkarta Hästveda 14:91 och 14:160 Ann-Katrin Petterson KLM- Samråd KLM Uppdrag samråd, planer HÄSTVEDA 14:160 Andreas Bengtsson 10

130 RX+ SIKTA RX+ SIKTA BN HÄSTVEDA 14:91 Detaljplan (del av Hästveda 14:91 och 14:160) Lisa Hofer Fastighetsförteckning BN HÄSTVEDA 14:91 Fastighetsförteckning tillhörande dp för Hästveda 14:91 och 14:160 Patrik Andersson Grundkarta BN HÄSTVEDA 14:91 (SPÅNGATAN 3) Produkt Grundkarta Hästveda 14:91 och 14:160 Ann-Katrin Petterson KLM- Samråd KLM Uppdrag samråd, planer HÄSTVEDA 14:160 Andreas Bengtsson BN HÄSTVEDA 14:91 Detaljplan (del av Hästveda 14:91 och 14:160) Lisa Hofer Fastighetsförteckning BN HÄSTVEDA 14:91 Fastighetsförteckning tillhörande dp för Hästveda 14:91 och 14:160 Patrik Andersson Grundkarta BN HÄSTVEDA 14:91 (SPÅNGATAN 3) Produkt Grundkarta Hästveda 14:91 och 14:160 Ann-Katrin Petterson KLM- Samråd KLM Uppdrag samråd, planer HÄSTVEDA 14:160 Andreas Bengtsson RX+ SIKTA BN HÄSTVEDA 14:91 Detaljplan (del av Hästveda 14:91 och 14:160) Lisa Hofer Fastighetsförteckning BN HÄSTVEDA 14:91 Fastighetsförteckning tillhörande dp för Hästveda 14:91 och 14:160 Patrik Andersson 63 Grundkarta BN HÄSTVEDA 14:91 (SPÅNGATAN 3) Produkt Grundkarta Hästveda 14:91 och 14:160 Ann-Katrin Petterson KLM- Samråd KLM Uppdrag samråd, planer HÄSTVEDA 14:160 Andreas Bengtsson SPF 2.2 FOCUS DETALJPLAN - KONSTRUKTION Tekis RX SIKTA ByggR Focus Detaljplan

131 RX SIKTA ByggR RX SIKTA RX SIKTA (BAL) ByggR RX SIKTA Focus Detaljplan Focus Detaljplan Lantmäteri SPF 3.2 RX SIKTA SAMRÅD Tekis 71 12

132 RX+ SIKTA Samråd Länsstyrelsen Andra myndigheter Antal ärenden: 5 st Utredning BN VITTSJÖ 3:538 (VERUMSVÄGEN 2) Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer PLAN MACKEN 12 Detaljplan (Macken 12 m fl.) Annica Holmberg RX+ SIKTA Länsstyrelsen Skåne PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén BN VÄNHEM 2 Detaljplan M ette Dymling BN NERTSEN 7 Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer RX+ RX+ SIKTA Länsstyrelsen Skåne Utredning Antal ärenden: 5 st BN VITTSJÖ 3:538 (VERUMSVÄGEN 2) Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer Ansökansdatum: 17/ Visa ärende Visa i karta PLAN MACKEN 12 Detaljplan (Macken 12 m fl.) Annica Holmberg PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén Antal ärenden: 4 st Utredning PLAN MACKEN 12 Detaljplan (Macken 12 m fl.) Annica Holmberg PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén BN VÄNHEM 2 Detaljplan M ette Dymling BN NERTSEN 7 Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer RX+ SIKTA Länsstyrelsen Skåne RX+ RX+ SIKTA Länsstyrelsen Skåne Utredning Antal ärenden: 4 st BN PLAN VITTSJÖ MACKEN 3: (VERUMSVÄGEN 2) Detaljplan för (Macken Vittsjö 123:538 m fl.) m.fl. Lisa Annica Hofer Holmberg Ansökansdatum: 21/ Visa ärende Visa i karta PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén Antal ärenden: 3 st Utredning PLAN ASMOARP 1:1 Detaljplan för vindkraftpark på Nävlingeåsen (Asmoarp1:1 m.fl.) Henrik Petersén BN VÄNHEM 2 Detaljplan M ette Dymling BN NERTSEN 7 Detaljplan för Vittsjö 3:538 m.fl. Lisa Hofer RX+ SIKTA Länsstyrelsen Skåne BN VÄNHEM 2 Detaljplan 77 M ette Dymling 78 13

133 VITTSJÖ 3:538 (VERUMSVÄGEN 2) BN Planärenden Förslag till beslut Stadsbyggnadskontoret får i uppdrag att samråda om förslag till detaljplan. Yttrande: MACKEN 12 PLAN Planärenden Förslag till beslut: Planförslaget revideras enligt samrådsredogörelsen. Sbk får i uppdrag att ställa ut det reviderade plan- förslaget för granskning. Yttrande: Inga synpunkter Med synpunkter Skicka Inga synpunkter Med synpunkter Skicka Synpunkter: Synpunkter: VITTSJÖ 3:538 (VERUMSVÄGEN 2) BN Planärenden Förslag till beslut Stadsbyggnadskontoret får i uppdrag att samråda om förslag till detaljplan. Yttrande: MACKEN 12 PLAN Planärenden Förslag till beslut: Planförslaget revideras enligt samrådsredogörelsen. Sbk får i uppdrag att ställa ut det reviderade plan- förslaget för granskning. Yttrande: Inga synpunkter Med synpunkter Skicka Inga synpunkter Med synpunkter Skicka Synpunkter: Synpunkter: Länsstyrelsen Skåne har inga synpunkter om ärendet BN Länsstyrelsen Skåne har följande synpunkter om ärendet BN :

134

135 Upprättad Upprättad av Christophe Poncin Sammanhållen detaljplaneoch fastighetsbildningsprocess Manus till presentationen Postadress Tfn Fax Internet Org nr Säte Löfströms Allé Köping SUNDBYBERG

136 (7) 1 Presentation 1.1 Länk hare 1.2 Manus Startbild 1 Inledning Interoperabilitet handlar om förmågan att kunna samverka och kommunicera och i detta fall avses såväl system som verksamheter. SPF handlar om att, utifrån en väl definierad process, få fram en lösning som stödjer hela arbetsflödet. Tekis approach är att SPF inte bara omfattar detaljplanprocess och fastighetsbildning utan även bygglovsprocess. Det finns inte någon produkt som stödjer hela processen utan det handlar om samverkan och kommunikation, d.v.s. interoperabilitet, för att kunna skapa hållbara lösningar. Lösningen består av flera produkter och tjänster som både producerar och konsumeras av flera aktörer. En sammanhållen process innebär att hålla samman olika ärenden och delprocesser i en ärendekärna. Utmaningen är att klara övergången mellan de olika processerna och del processerna med tillhörande aktiviteterna. Detta görs med ett gemensamt förankrat arbetssätt samt integrationer byggda på öppna gränssnitt. Många av de tekniska komponenterna som krävs finns redan inom Addnode Group. Tekis POC visar: - En sammanhållen process, där alla ärenden handläggs i bygglovssystemet, i vårt fall Tekis-ByggR, och där alla relaterade ärenden så som bygglov och fastighetsbildningsärenden kopplas till varandra - All data, dvs även geodata, lagras gemensamt för att uppnå kvalité och effektivitet Bild 2 med animering Vad? Att utifrån en fördefinierad process baserad på nuvarande lagstiftning beskriva verktygen, tjänsterna och arbetsflödet i en digital hantering av plan- och fastighetsbildnings ärenden. Faserna som beskrivs liknar en produktutvecklingsprocess. Fokus har lagts på att identifiera och beskriva övergångar mellan t.ex. beslut, transaktioner och checklistor. Tekis AB

137 (7) Vem? Demonstratorn beskriver transaktioner mellan samtliga aktörer under hela processen från idé till bygglovansökan. Många olika intressenter medför stora krav på information och kommunikation. Lösningen måste kunna hantera olika dimensioner beroende på om intressenten kommer från privata-, kommunala, eller statliga sektorn. Hur? Genom teknisk interoperabilitet mellan e-tjänster, bastjänster, ärendehanteringssystem, expertsystem och webbapplikationer. Gemensam lagring! Rätt data för kvalité och effektivisering NEXT SIKTA Det handlar om att kommunicera, att få flera aktörer att arbeta tillsammans för att stödja processen och Skapa underlag. Behovet av att Träffas under processen är stort, lika stort som att Informera om vad som görs. Rätt data från rätt plats är en förutsättning för att erhålla Kvalité. En tydlig process krävs för att kunna Analysera och effektivisera verksamheter. Detta leder oss fram till steget innan initieringen SIKTA. Lika bra att SIKTA rätt från början och helst innan det är för sent! NEXT (Orange processymbol) Mycket kan förberedas innan processen startar, förarbetet ger möjligheten att tidigt analysera och skapa underlag NEXT (Orange processymbol med SIKTA) SKAPA UNDERLAG INFORMERA KVALITETSÄKRA TRÄFFAS ANALYSERA NEXT >Starta Powerpoint presentation SPF Inledning Text: Konceptskissen visar bland annat teknisk interoperabilitet mellan olika verktyg för att sammanställa och tillgängliggöra rätt information till de olika aktörerna i processen. Genom att initialt ange ett geografiskt område fås en automatisk sammanställning av områdets förutsättningar från olika databaser som kan jämföras med de övergripande målen med projektet. Detta ger ingångsvärden till olika aktörer för beslut inför och under initieringsfasen. Tekis AB

138 (7) Inzomning från bild 3 till bild 5 Interoperabilitet och samverkan Vi fördjupar oss nu och tittar närmare på Aktörerna och Verktygen samt hur dessa samverkar för att stödja SPF. NEXT Aktörer NEXT PRATBUBBLA ZOM Alla aktörer kommer att samverka på olika sätt i olika skeden under processen. Processen drivs av kommunen, de andra aktörerna medverkar i samverkan med kommunen via: Stödprocesser I samband med övergångar mellan olika processteg, i form av beslut, ställningstagande samt mindre obligatoriska formella kontroller, för att kunna gå vidare. Här det viktigt att poängtera det politiska arbetet och den demokratiska förankringen. Det är även viktigt att poängtera att det handlar om att kommunicera och inte bara informera! Inzomning från bild 6 till bild 7 Samverkan mellan olika verktyg Tekniskt stöd erbjuds inte längre med enbart en produkt utan SPF handlar om samverkan mellan olika produkter och tjänster från olika leverantörer. Demonstratorn visar en teknisk lösning med BEFINTLIGA komponenter som stödjer processen. E-tjänstportalen Mittbygge med information och e-tjänst för ansökan och återkoppling i ärendet för medborgare och företag, bygger på säkra transaktioner med SHS och e- ID. Ärendekärna från Tekis med stöd för ärendehantering. Tekis-ByggR, samverkar med Mittbygge för att ta emot ärenden automatiskt via tjänster. I Tekis-ByggR sker själva handläggningen av plan- och fastighetsbildningsärenden med dokumenthantering, inbyggt kartstöd, ekonomitjänster, direktarkivering samt tjänst för kungörelse. Tekis-GÄHS är ett gränssnitt för integration med externa/övriga ärendesystem. Integrationer med Tekis-FIR (fastighetsinformation) och Tekis-KID (kommuninvånardata) ger tillgång till basdata. Focus Detaljplan används för konstruktion och a-jourhållning av planer. All data inklusive geodata lagras i en datamodell och användas systemen emellan utan dubbellagring. Med integrerade tjänster så BAL från CAD-Q kan information utbytas med Lantmäteriet. RX-konceptet från Tekis möjliggör mobila funktioner för uppföljning av ärendeprocessen för olika aktörer, politisk nämndhantering, statistik för periodisk Tekis AB

139 (7) rapportering till externa myndigheter, nyckeltal till chefer för verksamhetsstyrning, remisser och yttranden till och från remissinstanser. Vad saknas Tjänster för utbyte av fastighetsinformation och planinformation inklusive geometrier med Lantmäteriverket. Automatiserade inskrivningsmöjligheter med Lantmäteriet. NEXT Inzomning från bild 8 till bild 11 SPF SPF processen i praktiken NEXT Alla stegen SPF består av väldefinierade processteg. Vi fördjupar oss och visar några processteg och aktiviter och hur de stödjs av applikationer. Den beskrivna processen följs i Tekis-ByggR med hjälp av olika händelser som skapas för olika ärenden. Relaterade ärendena från olika verksamheter kan kopplas till varandra i systemet. NEXT Initiering NEXT Bild Initiering, ansökan om planbesked Ansökan kommer via Mittbygge direkt till Tekis-ByggR och visas i RX+ SIKTA Dataflöde sker till och från ärendekärnan vid ansökan med verifiering till kunden. RX+ SIKTA ger möjlighet för sökanden att följa sitt ärende. RX+ SIKTA visar ärendebalansen i realtid för chefer, politiker och myndigheter. Olika inloggningar ger möjligheten att anpassa RX-koncpetet till olika syften och styr vem som får se vad >Starta Powerpoint presentationer SPF ByggR - Nyregistrerat ärende Nyregistrerat ärende i Tekis-ByggR, ärendet initieras i e-tjänsten och genereras automatiskt i ärendesystemet. Ett integrerat gemensamt kartstöd ger tillgång till information från andra verksamhetssystem och data från externa system direkt i kartan. SPF RX SIKTA - Nyregistrerat ärende Samma ärende i RX+ SIKTA, tillgängliggörs även för andra aktörer än handläggaren. SPF RX SIKTA - Alla & pågående ärenden Tekis AB

140 (7) Verksamhetsuppföljning baserad på t.ex. antal och tid för andra aktörer så som chefer och myndigheter. Samma data presenteras ur olika synvinklar för att stödja verksamheten och utgör därmed även per automatik ett bra underlag för effektivisering av densamma. SPF RX SIKTA Avvikelser Kvalité, beslut om planbesked, effektivisering NEXT Bild 12 Utredning >Starta Powerpoint presentation SPF RX SIKTA - Sammanhängande ärenden Alla ärendetyper hanteras i Tekis-ByggR och relaterade ärenden så som t.ex. bygglov och fastighetsbildning kopplas med varandra för överblick och effektivitet SPF Focus Detaljplan Konstruktion Upprättande av detaljplan och planbestämmelser hanteras i Focus Detaljplan. Alla OBJEKT lagras gemensamt och redigeras/presenteras i olika verktyg. Oavsett om det är lösningar från Tekis eller andra systemleverantörer. Nyttan med att skissa redan från RX+ SIKTA innan man har börjat processen är man tidigt kan erhålla en demokratisk förankring. Gränssnitt för automatiskt utbyte av plan- och fastighetsgränser med Lantmäteriet är inte implementerat. NEXT Bild 13 Samråd >Starta Powerpoint presentation SPF RX SIKTA Samråd Med RX+ SIKTA blir remisshanteringen effektiv och yttrandet hamnar direkt i databasen, helt digitalt, med automatisk återkoppling i ärendesystemet. NEXT Bild 14 Antagande >Live, kör RX- Nämnd Tekis AB

141 (7) Adress: inloggning: lösenord: namnd Tekis12B Stöd till det politiska arbetet under processen! NEXT Bild 15 Demo >Live, kör RX+ PBL Adress: inloggning: pbl lösenord: Tekis12 RX+ Statistik för att följa upp olika nyckeltal! Summering/avslut Det tekniska stödet finns redan! Tekis Demonstrator bygger på en kombination av befintliga produkter och tjänster som inte bara stödjer processen utan också ger möjligheten att hela tiden förbättra och vidareutveckla den. Några exempel: Avvikelser upptäcks tidigare Ej sammanhållna ärenden kan poppa upp Data på en och samma plats som presenteras på olika sätt för olika aktörer Helt digitalt flöde Geodata är en del av processen Naturlig benchmarking, samma nyckeltal kan visas samlat för de kommuner som vill Stöd för det politiska arbetet. Vad saknas idag Teknisk interoperabilitet med inskrivningsmyndigheten. Tydligare och accepterade standarder för lagring av information för bl.a. detaljplaner, bestämmelser och ärenden. Utbytestjänster för fastighetsinformation med avseende på både text och geometri. Standard för E-legitimation för företag. Vägledning till myndigheter om vilken nivå av digital signering som krävs vid olika transaktioner. NEXT TACK! Tekis AB

142 Upprättad Upprättad av Tomas Wahlström Christophe Poncin Affärsområde Handling / beteckning Tomas Wahlström, tomas.wahlstrom@tekis.se Christophe Poncin Christophe.poncin@tekis.se Dokumentbeteckning Sammanhållen detaljplaneoch fastighetsbildningsprocess Rapport Upprättad / ändrad den Bearbetad av Tomas Wahlström Utförande Status Godkänd Delar Bilagor denna Del Postadress Tfn Fax Internet Org nr Säte Löfströms Allé Köping SUNDBYBERG

143 Innehåll (12) 1 Innehåll Innehåll 1 Innehåll 2 2 Sammanfattning 3 3 SIKTA processen för SPF Processanalys ledde till SIKTA Rätt data på rätt plats, det digitala flödet 5 4 Demonstratorn Samverkan mellan olika aktörer Samverkan mellan olika verktyg Presentation av demonstratorn 10 5 Utmaningar Ny teknik, nytt arbetssätt, ny organisation! Semantiska Tekniska Juridiska Affärsmässiga Prismodeller för information Verksamhetsutveckling och uppföljning 12 Tekis AB

144 Sammanfattning (12) 2 Sammanfattning Inom ramen för programmet SPF, sammanhållen detaljplane- och fastighetsbildningsprocess har Tekis AB skapat en demonstrator som beskriver det digitala arbetsflödet för framtagande av en detaljplan samt fastighetsbildning. Rapporten är främst framtagen för personer som deltagit vid visning av Tekis demonstrator. Den teknik som beskrivs i Tekis demonstrator finns på plats redan idag. Flera av de kommuner som är kunder till Tekis har implementerat stora delar av den teknik som krävs och har en mer eller mindre sammanhållen digital process i sin verksamhet. Demonstratorn är framtagen som ett proof of concept för att visa att den teoretiska modellen håller för en realisering med rimliga och realistiska insatser. Den är även framtagen för att utgöra ett stöd i SPF:s utvecklingsarbete och vid introduktion och utbildning. Förutom alla möjligheter med befintlig teknik behöver följande kärnfrågor redas ut och drivas vidare: Avsaknaden av digitala gränssnitt för processer mellan myndigheter Standardiserad e-legitimation för juridisk person Nivå på signering vid olika typer av datatransaktioner Standarder för informationsutbyte (standardiserad informationsmodell för att kunna utbyta data) För mer information om hur interoperabilitet ska nås i den svenska statsförvaltningen hänvisas till E-delegationens dokument Nationell strategi för interoperabilitet NSI Tekis AB

145 SIKTA processen för SPF (12) 3 SIKTA processen för SPF 3.1 Processanalys ledde till SIKTA I inledande samtal med referenskommunerna Vallentuna och Hässleholm bestämde vi oss tidigt att låta kartan vara en central punkt. I takt med att samhällsbyggnadsprocessen fortskrider tillförs sedan geografiskt knuten information. Kartan ger både överblick och detaljinformation och stödjer arbetsprocessen och kommunikationen från ide till laga kraft. Interoperabilitet mellan olika program och databaser ger möjlighet att per automatik sammanställa befintlig geografiskt knuten information genom att fritt definiera ett geografiskt område i kartan. Informationen kan göras tillgänglig för alla intressenter via en webbapplikation, oavsett om det handlar om att träffas för inledande diskussioner eller presentationer av ett färdigt projekt. Det handlar om att kommunicera, att få fler aktörer att arbeta tillsammans för att stödja processen och skapa underlag. Genom att jämföra befintligt data med de förväntade målen för området kan övergripande analyser ske med automatik. Detta ger i ett tidigt skede konkreta nyckeltal för bland annat prioritering, behovet av utredningar samt bedömning av hur och om projektet ska genomföras. Att sikta rätt från början i projektet för att spara tid, kostnader och fatta hållbara beslut blir därmed möjligt. Kartan finns med under hela processen med uppdaterad information för alla intressenter. Tekis AB

146 SIKTA processen för SPF (12) 3.2 Rätt data på rätt plats, det digitala flödet Varje avstämningspunkt, oavsett om det är ett arbetsmöte, ett ställningstagande eller ett myndighetsbeslut, i samhällsbyggnadsprocessen kräver idag omfattande förberedelser i form av informationsinsamling. Genom att hela tiden ha tillgång till sammanställd digital information om ett ärende, i rätt version och rätt skede i processen kvalitetssäkras diskussions- och beslutsunderlaget. Detta är möjligt via en webbapplikation med data direkt från expertsystemets- och/eller ärendehanteringssystemets databaser. Sammanställd digital information om ärendet via webbapplikationen direkt från databasen Tekis AB

147 Demonstratorn (12) 4 Demonstratorn 4.1 Samverkan mellan olika aktörer Samverkan sker i processen mellan ett stort antal aktörer både inom och utom myndigheten. Utgångspunkten har varit att kommunen driver ärendet i linje med det kommunala planmonopolet. Initiativet kan däremot komma från olika aktörer så som kommunen, exploatör eller genom markanvisning från kommunen. Oavsett vem som initierar ärendet utgår vi från en standardiserad ingång för ansökan, med en standardiserad modell för hur ärendet ska initieras, för att få en enhetlig datafångst och process. Standardiserad modell för initiering av ärendet för en enhetlig datafångst och process Under ärendets gång sker ett antal datatransaktioner mellan myndigheter företag och privatpersoner. Alla dessa händelser hanteras och lagras i ärendesystemet. I systemet lagras även transaktioner inom myndigheten så som tjänsteutlåtanden. I ett detaljplaneprojekt skapas även flera produkter så som detaljplan, illustrationsplaner etc. Dessa skapas i expertsystemet. Produkterna består av information från olika aktörer ex. Lantmäteriet, leverantörer av flygbilder m.fl. För att tillgängliggöra rätt information i rätt skede under ärendets gång krävs interoperabilitet avseende aktörer och tekniska system. Den förädlade, sammanställda, statussatta och strukturerade informationen tillgängliggörs i rätt Tekis AB

148 Demonstratorn (12) skede med webbaserade lösningar enligt kommunikationsplanen för respektive projekt. I expertsystemet skapas detaljplanen 4.2 Samverkan mellan olika verktyg Sammanhållen detaljplane- och fastighetsbildningsprocess innebär tekniskt att informationen i ärendet hålls samman i ärendehanteringssystemet. Här sker själva handläggningen av plan och fastighetsbildningsärenden med dokumenthantering, inbyggt kartstöd, ekonomitjänster, direktarkivering samt tjänst för kungörelse. Tekis AB

149 Demonstratorn (12) Informationen om detaljplanen hålls samman i ärendesystemet och är tillgänglig via webbapplikationer Informationen i ärendehanteringssystemet föds bland annat via olika tjänster. Dessa tjänster kan t.ex. vara e-formulär med stöd för ifyllnad vid ansökan om planbesked. Tjänsterna avser även automatiskt tillförd information, maskin till maskin. Informationen hämtas från externa databaser och avser t.ex. kartinformation, fastighetsinformation och kommuninvånardata. Från ärendehanteringssystemet skickas även sammanställd information så som ärendestatus via bl.a. webbtjänster, SHS och e-post till kartan. I expertsystemet konstrueras detaljplanen. Med integrerade tjänster kan information utbytas med Lantmäteriet. Tekis AB

150 Demonstratorn (12) Tjänster för informationsutbyte med Lantmäteriet Webbapplikationer möjliggör funktioner för uppföljning av ärendeprocessen för olika aktörer så som politisk nämndhantering, statistik för periodisk rapportering till externa myndigheter, nyckeltal till chefer för verksamhetsstyrning, remisser och yttranden till och från remissinstanser. Webbapplikation för kommunicering mellan myndigheter Tekis AB

151 Demonstratorn (12) 4.3 Presentation av demonstratorn Demonstratorn utgår från en definierad processbeskrivning enligt direktiv från SPF-programmet. Och är en konceptuell beskrivning av arbetsflödet att ta fram en detaljplan och genomföra fastighetsbildning. Demonstratorn är framtagen med fokus på digitala verktyg så som ärendehantering-, expertsystem och webbapplikationer samt informationsflödet mellan aktörer i processen. Demonstratorn lyfter fram olika typer av datatransaktioner och procedurer som förkommer i processen med avsikt att beskriva flödet och identifiera de specifika krav som ställs på varje unik procedur. För den som vill se alla steg i samhällsbyggnadsprocessen hänvisas till Boverkets processbeskrivning. Kartan med geografiskt knuten information finns med hela vägen i processen via en webbapplikation, med uppdaterad information i varje skede till alla tänkbara intressenter. Webbapplikation med ärendestatistik fördelat på de olika stegen i processen Utifrån de juridiska kraven på beslutspunkter i processen låses informationen i vissa skeden och arkiveras. Oavsett vem som initierar ärendet så förordar vi en väg in vid ansökan om planbesked. Vidare betonas vikten av en väl inarbetad projektmodell som tydliggör viktiga avstämningspunkter i projektet. Tekis AB

152 Utmaningar (12) 5 Utmaningar 5.1 Ny teknik, nytt arbetssätt, ny organisation! Idag finns tekniken för en digital sammanhållen detaljplane- och fastighetsbildningsprocess. Det finns även exempel på kommuner som redan nu använder tekniken och har implementerat stora delar av en sammanhållen digital process i sin verksamhet. Många av de utmaningar som finns beskrivna i E-delegationens dokument, Nationell strategi för interoperabilitet NSI är naturligtvis relevanta för att kunna sjösätta en digital detaljplane- och fastighetsbildningsprocess i verksamheten. Nedan följer några exempel som anknyter till ovan nämnda dokument. 5.2 Semantiska Det krävs tydliga definitioner av centrala termer och begrepp för att avsändare och mottagare ska kunna utbyta och tolka information. En möjlig väg är en nationell termbank för begrepp samt enhetliga beskrivningar av begrepp och information för att kunna uppnå visionen om en och samma uppgift från företag till myndigheter. 5.3 Tekniska Standarder för XML/GML, utbytesgränssnitt och informationsmodeller för krav och specifikationer. 5.4 Juridiska En sammanhållen juridisk tolkning av vad som gäller för e-signaturer, PUL, ägande av data samt nyttjande av licensierade datamodeller behöver komma på plats. Resultatet av E-legitimationsnämndens pågående arbete med utformningen av en ny svensk standard och infrastruktur för en svensk e-legitimation är intressant men även en vägledning för digital signatur beträffande olika handlingstyper vore värdefull. Lagstiftningen är inte helt anpassad till nutida och kommande tekniska lösningar och rättslig praxis för digital samverkan inom nuvarande lagstiftning är ibland svår att tolka. 5.5 Affärsmässiga Prismodeller för information Prismodellerna för informationsutbyte varierar stort. Vissa myndigheter tar betalt för att tillhandahålla information för att finansiera hela eller delar av sin verksamhet. Andra myndigheter har anslagsfinansierad verksamhet. De olika prismodellerna påverkar förutsättningarna för informationsutbytet. Tekis AB

153 Utmaningar (12) Verksamhetsutveckling och uppföljning Behovet finns av koordinerade processer där flera organisationer samverkar för att uppfylla ett eller flera överenskomna resultat samt att optimera den egna organisationen för extern samverkan. Tekis AB

154

155 Bilaga 6 Vianova System Sweden AB i samarbete med Skövde kommun Lösningen presenteras i form av en powerpointpresentation med talmanus. Presentationen omfattar också en beskrivning av hur införandet av det digitala arbetssättet inom Skövde k ommun har skett.

156 SPF scenariet Vianova och Skövde kommun Skövde Tåg: 1 tim till Gbg - 2 tim till Sthlm Skövde Fakta Ca invånare i Skövde kommun Plan, Bygg o Lantmäteriförvaltningen (BN:s förvaltning) ca 32 pers (Plan 6, K&M 7, Bygglov 9, Adm 5) och den kommunala lantmäterimyndigheten, KLM (5) Vi producerar ca 15 detaljplaner, 100 förrättningar och 625 bygglov per år Kartstöd: AutoCAD Map 3D /Novapoint KartWebb Autodesk AIMS internt och externt Verksamhetsstöd: Castor/Comprima/Trossen Referenssystem SWEREF99 13:30, RH2000 En detaljplans tillblivelse i Skövde kommun Berörda parter Exploatören: AB Skövdebostäder Konsultfirman Abako Plan, Bygg o Lantmäteriförvaltningen i Skövde kommun, PBLF (BN:s förvaltning) Lantmäterimyndigheten i Skövde kommun (KLM) Länsstyrelsen Medborgare och sakägare INFLYTTNING 1

157 SPF scenariet Vianova och Skövde kommun Exploatören får en idé AB Skövdebostäder vill bygga ett trygghetsboende med ca 80 lägenheter. Illustration till Planprogram INFLYTTNING 3D studie i VirtualMap Kommunen tar fram planeringsförutsättningar Vem: PBLF, Planenheten Verktyg: AutoCAD Map 3D/Novapoint(BIM-standard) Tjänsteutbyte Bastjänster - in Vilken: Geodatasamverkan Informationsägare: Berörda myndigheter Vilken: Miljöutredningar mm Informationsägare: Konsulter Verksamhetsstöd - expertsystemtjänster Planförslag Vem:Planhandläggare Verktyg: AutoCAD/Novapoint ArcGIS INFLYTTNING Exploatören anlitar konsult Förslag på utformning av bostäder Vem: AB Skövdebostäder och konsulten Abako Verktyg: Autodeskprodukter (BIM standard) Bastjänster - in Vilken: Projekteringsunderlag i tidigt skede. Informationsägare: PBLF Kart och Mät * Konsulten Abako arbetar i verktyg från Autodesk. Förslag levereras i dwg-format enligt BIM standard. * Abako använder i tidigt skede projekteringsunderlag och senare bastjänsten Grundkarta från Skövde kommuns Kart & Mätenhet och Fastighetsförteckning från den kommunala lantmäterimyndigheten i Skövde kommun (KLM). Projekteringsunderlaget och Grundkartan levereras i överenskommet filformat. * Fastighetsförteckning upprättas av KLM i statliga lantmäteriets handläggarsystem Trossen. INFLYTTNING Anm Projekteringsunderlaget innehåller fastighetskarta, rättigheter och landskapinformation och höjddata från nationella höjddatabasen NNH. Till skillnad från projekteringsunderlaget innehåller grundkartan utökad information såsom ledningar och kablar samt ev kompletteringsinmätningar av för området viktig landskapsinformation. 2

158 SPF scenariet Vianova och Skövde kommun Exploatören kontaktar kommunen Förslag på utformning Vem: AB Skövdebostäder och konsulten Abako Verktyg: Autodesk produkter Vilken: Förvärvsavtal Informationsägare: Skövde kommun Tjänsteutbyte INFLYTTNING Exploatören ansöker om planbesked Vem: AB Skövdebostäder och konsulten Bastjänster - in Vilken: Planavtal Informationsägare: PBLF Planenheten AB Skövdebostäder ansöker om planbesked. Planarbete startas under förutsättning att ett planavtal tecknas. Tjänsteutbyte Ärendehanteringssystem Vem: PBLF Verktyg: AutoCAD Map 3D Novapoint /Castor Planärende registreras Ärendehanteringssystem Vem: PBLF Verktyg: Castor INFLYTTNING Ärendehantering med stöd av Castor. Planförslaget, som upprättats av ansvarig planhandläggare (informationsägare) i verktyget AutoCAD Map 3D /Novapoint,BIM-miljö, bifogas som bastjänst. Beredning inom kommunen och insamling av information/underlag. Utbyte av diverse digital information. Utredning inom kommunens förvaltningar påbörjas och vid denna tidpunkt genomförs första Arbetsgruppsmötet med representanter från berörda kommunala förvaltningar inkl KLM. Kommunen inleder planarbetet Ärendehanteringssystem Vem: PBLF och KLM Verktyg: AutoCAD Map 3D Novapoint/VirtualMap (3D) Verktyg: Castor med kartkoppling/ Trossen Bastjänster - in Vilken: Grundkarta Informationsägare: Kart och Mätenheten Vilken: Fastighetsförteckning Informationsägare: KLM Kommunen bifaller ansökan om planbesked och beslutar inleda planarbete. En tidplan upprättas och en projektgrupp inrättas med deltagare från berörda förvaltningar i detta fall från planenheten, KLM, Kart- och Mät, bygglovenheten, mark o exploatering, gata, park och VA från tekniska förvaltningen (ca 8-9 pers). I kommunens ärendehanteringssystem finns en processtyrningsmodul i Castor, som bl.a. hanterar flödet i detaljplaneringen. Grundkarta och Fastighetsförteckning levereras till planhandläggare via bastjänst. INFLYTTNING Nova point VirtualMap används hela processen för att studera ny bebyggelse, omgivande bebyggelse och volymer i 3D. Finns med som presentationsmaterial vid nämndens beslut. 3

159 SPF scenariet Vianova och Skövde kommun Tidplan för projektet och arbetsgruppens dagordning Kommunen tar fram planförslag Vem: Planenheten Verktyg: AutoCAD Map 3D/Novapoint (BIM-standard) Bastjänster - in Vilken: Detaljplaneförslag Informationsägare: Planenheten Verksamhetsstöd - expertsystemtjänster Planförslag Vem: Planenheten Verktyg: AutoCAD Map 3D /Novapoint ArcGIS,Indesign, Photoshop, Sketchup, Castor Vem: Kart och Mät Namn-adressättning Verktyg:LINA/TROSSEN/CASTOR INFLYTTNING Samråd och Granskning Vem: Planenheten Verktyg: AutoCAD/Novapoint(BIM-standard) Verksamhetsstöd - expertsystemtjänster Vem: Planenheten Verktyg: AutoCAD Map 3D Novapoint (BIM-standard) Ärendehanteringssystem Vem: PBLF Verktyg: Castor Vem: Länsstyrelsen Verktyg: E-tjänst skovde.se Vem: PBLF, BN, KLM -C Verktyg: E-tjänst: skovde.se Tjänsteutbyte INFLYTTNING Tjänster som kommunicerar med politiker, sakägare och allmänhet Vem: Skövde kommun Verktyg: E-tjänster: skovde.se Mina sidor Vem: Politiker Verktyg: E-tjänst via ipad Politikerportalen Samrådsinbjudan / Samrådsredogörelse Granskningsremiss / Granskningsutlåtande Samråd och Granskning * Planenheten skickar till samrådskretsen om plansamråd och hänvisar till en E-tjänst på kommunens hemsida. I detta skede träffas arbetsgruppens representanter från kommunens förvaltningar en andra gång, arbetsgruppsmöte 2). E-tjänster för kommunikation med sakägare med hjälp av E-tjänsten Mina sidor där man kan följa planärendet och ta del av planhandlingarna. * Planhandläggaren sammanställer inkomna synpunkter och förslag till åtgärder i en samrådsredogörelse. Alla inkommande yttranden och handlingar scannas och läggs in i Castor-ärendet. Bearbetning av planförslag med ledning av inkomna synpunkter. * E-tjänst för kommunikation med de som lämnat synpunkter med hjälp av E-tjänsten Mina sidor. E-tjänsten Politikerportalen (Castor- Portal via ipad ) är kommunikationen gentemot Byggnadsnämndens politiker. * Granskning (samma förfarande som samråd) Planenheten skickar till granskningskretsen om plangranskning och hänvisar till en E-tjänst på kommunens hemsida. E-tjänst för kungörelse i ortstidning och Post och inrikes tidningar Handlingar till länsstyrelsen i samband med samråd och granskning Planhandlingar som skickas till Länsstyrelsen i samråd- resp granskningsskedet sker både digitalt och analogt. Kungörelse för planen skickas också digitalt via mail till Länsstyrelsen med hänvisning till skovde.se där samtliga planhandlingar finns. Länsstyrelsen vill ha ett ex analogt skickat med post. Förklaringen är att de behöver ett ex från både samråd och granskning om något dyker upp i skedena som behöver kontrolleras. Det är endast Länsstyrelsen som får analogt utskick. Lösning/fundering på analoga handlingar till länsstyrelsen: Att LSt själva tar hem handlingar via webben och sparar i sitt diariesystem från 4 de olika skedena.

160 SPF scenariet Vianova och Skövde kommun Fastighetsrättsliga åtgärder Tjänster som kommunicerar med sakägare och allmänhet Vem: Statliga Lantmäteriet Verktyg: Mina fastighetsärenden Verksamhetsstöd - expertsystemtjänster Fastighetsbildning Vem: KLM Verktyg: Trossen Geometristöd Ärendehanteringssystem Vem: Lantmäteriet Verktyg: Trossen INFLYTTNING Antagande av DP-förslag och laga kraft Vem: Byggnadsnämnden Verktyg: E-tjänsten Politikerportalen Tjänsteutbyte Tjänster som kommunicerar med sakägare och allmänhet Vem: Skövde kommun Verktyg: Mina sidor Bastjänster - ut Vilken: Antagen detaljplan Informationsägare: Byggnadsnämnden INFLYTTNING Registrering av detaljplan Vem: PBLF/KLM Verktyg: FR-planreg/Oracle/Novapoint Tjänster som kommunicerar med sakägare och allmänhet Vem: Skövde kommun Verktyg: Mina sidor Tjänsteutbyte Ärendehanteringssystem Vem: PBLF Verktyg: Castor Verksamhetsstöd - expertsystemtjänster Vem: PBLF/KLM Verktyg:AutoCADMap 3D /Novapoint Ärendehanteringssystem Vem: PBLF/KLM Verktyg: Castor Vem: KLM Verktyg: Trossen/Arken Tjänsteutbyte Planärendet avslutas i Castor Bastjänster - ut Vilken: Detaljplan, Planmosaik Informationsägare: Byggnadsnämnden INFLYTTNING 5

161 SPF scenariet Vianova och Skövde kommun Novapoint Virtual Map för 3D-visualisering Dp 649 Dp 648 Kommun innevånarregister Castor Upprättande av detaljplan Desktop AutoCad Map Novapoint Novapoint Oracle Spatial Export NovaSpatial import till Map Oracle Spatial Skövde kommun AutoCAD Map 3D- Kartdatabas Planer Novapoint Fastighetsregister VA, Park, LVD/Gata Intern kartwebb Extern kartwebb LM-Arken Novapoint Datamodell Linjer / Gränser Ytor / Polygoner Centroider / Punkter Attribut / Text (planbestämmelser) Adm Novapoint Samhällsplan för Detaljplaner Användning Egenskap 1. Novapoint Samhällsplanering är en applikation i AutoCAD miljö och används av kommuner och konsulter inom den svenska marknaden. Med Novapoint Samhällsplanering utformas och skapas detaljplaner. Allt sparas i dwg format. 2. Novapoint Virtual Map används inom planarbete för 3D visualisering. 3. En exportfunktion till Oracle av planinformation som kommuner och konsulter skapar via Novapoint Samhällsplanering är av stort värde för den svenska marknaden, då man vill tillvarata den planinformation man skapat för lagring till Kart o GIS system. 4. Genom att exportera all planinformation direkt till kartsystem (Oracle Spatial) kan man sedan sprida detta vidare i de GIS-system som används både internt och externt i kommunen. 5. Vad överförs? All geometri (punkter, linjer och ytor) tillsammans med bestämmelser (attribut) skapade i Novapoint Samhällsplanering överförs till databas. Med detta menas bestämmelser för varje område (Användnings- och egenskapsområden), men också bestämmelser av administrativ art såsom; Kommunkod, Diarienummer, Plannummer, FRM-kod (Fastighetsregistermyndighetens kod, kan vara siffror o text), Plannamn (fastighetsbeteckning), Upprättad datum, Reviderad datum, Antagande datum, Laga kraft datum, Genomförandetidens slutdatum, Planförfattare, Planskede mm 6. Med NovaSpatial importeras all information från Novapoint databas till AutoCAD Map 3D (Kartdatabas) för vidare distribution, extern och intern. Publicering av detaljplaner via webb Desktop AutoCad Map Novapoint Export Dp 649 Dp 648 Novapoint Oracle Spatial Kommun innevånarregister Castor Intern kartwebb Extern kartwebb LM-Arken Fastighetsbildningen slutförs, registreras och arkiveras Tjänster som kommunicerar med sakägare och allmänhet Vem: Statliga Lantmäteriet Verktyg: Mina fastighetsärenden Verksamhetsstöd - expertsystemtjänster Uppdatera fastighetsregistret Vem: Lantmäteriet Verktyg: Trossen NovaSpatial import till Map Oracle Spatial Skövde kommun AutoCAD Map 3D- Kartdatabas Planer Novapoint Fastighetsregister VA, Park, LVD/Gata Ärendehanteringssystem Vem: KLM/Lantmäteriet Verktyg: Trossen Vem: PBLF Verktyg: Castor Tjänsteutbyte Tjänsteutbyte Bygglovprocessen tar vid. Verktyg:Mina sidor/castor Vem:PBLF:s Bygglovenhet INFLYTTNING Vem: Skövde kommun Verktyg: Hemsida skovde.se Fastighetsbildningen slutförs, registreras och arkiveras Uppdatering av fastighetsregistret sker genom E-tjänster med information från Trossen och ArcCadastre Fastighetsbildning för exploatering enligt laga kraftvunnen detaljplan. Fastighetsbildningsbeslut i enlighet med detaljerad beskrivning i planärendet. Fastighetsbildningsärendet hålls ihop i ärendehanteringssystemet Trossen Karta och beskrivning hämtas urtrossen E-tjänster för kommunikation med sakägare via Mina ärenden När planen vunnit laga kraft och Castorärendet är avslutat tar bygglovprocessen vid där bygglovansökan görs via E-tjänst och sakägaren kan följa sitt ärende på E-tjänsten Mina ärenden på Skövde kommun hemsida. Bastjänster ut är leveransen av plangränsen till GDB-Alfa (nationella databasen för registerkartan hos det statliga Lantmäteriet). Lagring i databaser och publicering av planens gräns och markanvändning mm till Skövde kommuns webbkarta både för externt och internt bruk. Anm. Här kan sakägaren via en E-tjänst Min bygglovskarta ta fram en karta över fastigheten och rita in vart man vill bygga och bifoga filen i E- tjänsten, Mitt bygglov. 6

162 SPF scenariet Vianova och Skövde kommun Upprättande av nybyggnadskarta Vem: PBLF/KLM Verktyg: AutoCAD Map 3D Tjänsteutbyte Tjänster som kommunicerar med konsult och sakägare Vem: Skövde kommun Verktyg: Mina sidor Verksamhetsstöd - expertsystemtjänster Vem: PBLF Verktyg: AutoCADMap 3D (databas) NovaSpatial import Ärendehanteringssystem Verktyg: Castor Bastjänster - ut Vilken: Nybyggnadskarta Informationsägare: PBLF INFLYTTNING Erfarenheter - viktiga beröringspunkter i de båda processerna Plangruppsmöte 1 Plangruppsmöte 2 Teknisk plangranskning (förrättningslantmätare KLM och planhandläggare) INFLYTTNING Förbättringar och utvecklingsmöjligheter Digital arkivering av detaljplaner i Arken (Lantmäteriets digitala plan- och förrättningsarkiv) Fortsatt digitalisering av myndighetsarkiv Utveckling av Lantmäteriets kartsystem så att det kan hantera all planinformation, tex cirkelbågar Standardisering av planinformation Kommunala E-tjänster.tex. där egen bygglovkarta kan skapas på grundval av planmosaiken INFLYTTNING 7

163 SPF scenariet Vianova och Skövde kommun Genomförbarhet och analys E-tjänsten Mina sidor och Mina meddelanden Lagring och leverans till Nationella databaser Databasmodeller Fastighetsbildning i Trossen Aviseringar av fastighetsinformation Digital ärendehantering Kommunal lantmäterimyndighet ger förutsättningar för en smidig process INFLYTTNING Förbättringar och utvecklingsmöjligheter Kommunikation/Lagring direkt in till Arken från kommunala verksamhetssystem av tex detaljplaner. Utskick till LSt av planhandlingar för arkivering i den myndighetens analoga arkiv obehövligt då planen arkiveras digitalt i Arken. Digitalisering av analoga handlingar i statliga arkiv ex Inskrivna rättighetsavtal hos Lantmäteriet Fastighetsinskrivning eller vattenarkivet hos LSt/mark o miljödomstolen. Detta underlättar vid upprättandet av både grundkarta med tillhörande fastighetsförteckning samt förrättningshandlingar. I dagsläget måste vi beställa inskrivna rättighetsavtal hos Landsarkivet i Härnösand, vilket tar tid, ca 2-3 veckor och är förenat med en avgift som relateras till nedlagd tid. Kopia av handlingar som är av intresse beträffande markavvattningsföretag får vi beställa från berörda myndigheter. Leverans inom en till två veckor beroende på om underlaget finns scannat eller ej. Utveckling av Lantmäteriets kartsystem (shapeformatet) så att detta kan hantera all planinformation, tex cirkelbågar. Standardisering av planinformation Grundläggande planbestämmelser har varierat över tid vilket medför avsevärda tolkningsproblem. Vi har detaljplaner allt från den digitalt framställda planen där tolkningen görs vid upprättandet och lagras i Novapoint/Oracel till den scannade handritade planen från tex 40-talet där bestämmelser, egenskaper mm betecknats enligt dåtid. När man försöker göra en enhetlig planmosaik av alla planer stöter vi på problem. Ett enkelt exempel är bl.a. att 1940 betecknades markanvändning industri. I idag heter det J. Bestämmelser kan finnas i ett särskilt dokument istället för på plankartan som förekommer numera. Standardisering skapar bättre förutsättningar för kommunernas utveckling av E-tjänster. Av Skövdes 730 detaljplaner är 250 äldre stads- och byggnadsplaner. Äldre planer har scannats och georefererats. Därefter beskurits utifrån gällande del av planen. I en senare etapp har vektorisering skett av 250 planer i rasterformat. Här måste gamla handritade och digitala planers attributdata harmoniseras gällande markanvändning, restriktioner osv. Vid en kvalitetshöjning av äldre detaljplaner så måste planen konstrueras efter fastighetsgräns och kontrolleras att fastighetsbildning har skett i överensstämmelse med plan, vilket förutsätter en kontroll i aktuella förrättningsakter. 8

164 Nulägesanalys e-förvaltning Plan, Bygg o Lantmäteriförvaltningen Sara Salegård, e-strateg Konsult och Service

165 Innehåll Sammanfattning...3 Rekommendation till fortsatt arbete...3 Önskat framtidsscenario...4 Bakgrund...4 Verksamhetssystem...5 Centrala system...6 Castor...6 Castor i fält...6 Comprima...7 Kartsystem...7 Topobase...7 FIR (Fastighets- och byggnadsregister)...8 KIR (Kommuninvånarregister)...8 Karta - AIMS2012 (Autocad Infrastructure Map Server)...8 Lantmäteriets system...8 Trossen...8 FR-Webb...8 Lina...8 E-tjänster...9 E-tjänster som erbjuds...9 IT-relaterade tjänster för medborgare och medarbetare Samarbeten med kommuner och andra aktörer IT-samverkan för snabbare bostadsbyggande Sammanhållen digitaliserad bygglovsprocess Specifikation

166 Dokumentet beskriver nuläget inom e-förvaltning på Plan, Bygg o Lantmäteriförvaltningen våren Till dokumentet bifogas Verksamhetssystem och e-tjänster som mer i detalj beskriver aktuella verksamhetssystem samt befintliga och önskvärda e-tjänster. Sammanfattning Plan, Bygg o Lantmäteriförvaltningen har arbetat hårt med den interna e-förvaltningen under de senaste åren och arbetar idag till stor del digitaliserat med ärendeprocessen. Hela det analoga arkivet har digitaliserats. Pappersarkivet har överlämnats till arkivmyndigheten (KS), något som Skövde var första kommun i Sverige att göra. Mot medborgarna erbjuds e-tjänst för att ansöka om bygglov samt ett antal karttjänster. I jämförelse med andra kommuner ligger Skövde kommun långt fram inom plan- och byggsektorn. De centrala systemen Castor och Comprima är integrerade med varandra och utbyter en del information. Det finns dock utvecklingsmöjligheter för att automatisera ytterligare flöden. Systemmiljön är relativt komplex då information hämtas från andra system och aktörer, exempelvis Lantmäteriet. Kompetensen inom systemförvaltning är god och man arbetar aktivt med att utveckla systemfunktioner och flöden för att effektivisera och höja kvaliteten på verksamheten. Ett viktigt steg framöver är att publicera arkivet så att medborgare själva kan söka information, exempelvis ritningar på egen fastighet. Endast en kommun har hittills gjort detta i Sverige. Rekommendation till fortsatt arbete Automatisera flödet för e-tjänsten bygglov Digital signering av beslut Digital bygglovsprocess Digitalt ritningsarkiv för medborgaren Karttjänst där egen bygglovkarta kan skapas En handlingsplan bör tas fram där utvecklingsaktiviteter och tidsplan fastställs. 3

167 Önskat framtidsscenario I framtiden är hela bygglovsprocessen digital, från ansökan om bygglov till slutbesked och arkivering. När medborgaren ansöker om bygglov via e-tjänsten skapas ett ärende med tillhörande handlingar, automatiskt i Castor. I Castor är det uppsatt regler för hur handlingar, exempelvis ritningar och situationsplaner ska hanteras. När status ändras på ett ärende visas detta på medborgarens Mina Sidor via integration. Medborgaren har möjlighet att välja kommunikationssätt, exempelvis sms eller e-post. Processer och systemstöd har utvecklats så att handläggaren har tillgång till den information, mallar och kartor, som är kopplat till skedet i processen. Handläggaren kan göra anteckningar i textdokument, ritningar och kartor liknande den typ av anteckningar man gör på traditionella pappersdokument. Stora pekskärmar används för att förenkla hanteringen av exempelvis ritningar eftersom det inom PBLF är avgörande att kunna synliggöra informationen på ett enkelt och tydligt sätt. När ärendet är klart för arkivering, sker gallring och bevaring av dokument efter uppsatta regler. Information som ska bevaras förs med automatik över från Castor till ett e-arkiv. Tillgång till samlad information för handläggare har förbättrats genom tillgång till så kallade BIMmodeller (Building Information Models) i 3D. Detta innebär att man får tillgång till all information om en byggnad; från projektering till byggande, förvaltning och rivning. BIM hanterar även geografisk information samt ger stöd i kontroll av att byggnaden håller de normer som anges i lagstiftning, detaljplaner och kulturmiljövärden. Handläggare på PBLF arbetar med kvalificerade ärenden. Mängdärenden hanteras av Skövde kommuns kontaktcenter som erbjuder medborgaren hjälp i vanligt förekommande frågor och ärenden. Personalen i kontaktcentrat har åtkomst till verksamhetssystemen och kan avlasta specialisterna på förvaltningarna. Förutom verksamhetssystemen så är kommunens alltid uppdaterade webbplats samt sociala medier ett viktigt arbetsredskap för handläggarna på kontaktcentret. Bakgrund Byggnadsnämndens förvaltning PBLF har under relativt lång tid arbetat med att digitalisera handlingar. Under första delen av 90-talet digitaliserades Primärkarteverket. Därefter har stadsplaner, byggnadsplaner och detaljplaner med tillhörande beskrivningar skannats. Dessa är, precis som förrättningsakterna lagrade i Arken som är Lantmäteriets digitala arkiv började inkomna bygglovshandlingar skannas och från och med 2006 skannas alla inkomna ärenden. Byggnadsnämnden beslutade 2010 att digital ärendehantering ska införas på förvaltningen med fokus på bygglovsprocessen och dess administrativa processer. Syftet är att automatisera processen och arbeta enklare, mer effektivt och få bättre kvalitet. Med digital bygglovsprocess/ärendehantering menas: - Digital ansökan (e-tjänst) med automatisk registrering i Castor - Mina sidor för medborgaren - Digital handläggning med funktionsstöd - Ärendehandläggningen ska stödja nämndadministrationen - Verksamhetsstödet ska ha koppling till ekonomisystemet för fakturering, till kartstöd och till digital arkivering - Åtkomst för andra förvaltningar och externa intressenter 4

168 Byggnadsnämnden har inte på många år hanterat ärenden på papper. Mellan 2006 och 2011 hanterades handlingar och ritningar på DVD. Vid årsskiftet 2010/2011 avvecklades byggnadsnämndens analoga arkiv och alla handlingar som rör bygglov är sedan dess digitaliserade. Även byggnadsnämndens ledamöter tar del av ärenden helt digitalt via ipads. Till stor del handlar utvecklingsarbetet om att förändra arbetssätt och kultur och få alla medarbetare att ta till sig nya arbetssätt i den digitala miljön. Verksamhetssystem Skövde kommun saknar en systemförvaltningsmodell och organisationen är omogen att arbeta strukturerat med systemförvaltning. Dock arbetar kommunen enligt BITS (Basnivå för Informationssäkerhet) inom området. Informationssäkerhetsinstruktion Förvaltning, som är en av instruktionerna inom BITS, sätter roller och funktioner på en grundläggande nivå men är långt ifrån en komplett systemförvaltningsmodell. På PBLF har man dock kommit längre än många andra förvaltningar och har god kompetens inom området. Man för kontinuerlig dialog med systemleverantörer och ställer krav. Förvaltningen har en komplex systemmiljö och många system är gemensamma med andra förvaltningar. Det finns också flera kopplingar mot externa aktörer, exempelvis Lantmäteriet. Bilden visar en översikt över de system PBLF ansvarar för. 5

169 Centrala system Castor Castor är PBLF:s viktigaste verksamhetssystem och här hanteras hela bygglovsprocessen, planprocessen, myndighetsutövningen och den politiska processen. Processerna diarieförs i Castor. På ett år hanteras cirka 2000 ärenden i Castor varav ca 700 bygglovsärenden och ca 600 bostadsanpassningsärenden. Utvecklingsförslag: Den politiska processen är helt digitaliserad förutom expedieringen där mottagaren oftast vill meddelas beslutet på papper (se bild). Ärende startar/ diarieföring Beredning Kallelse till nämnd Sammanträde/ beslut till protokoll Expediering Arkivering Vad gäller byggprocessen så gäller följande: Under utveckling, kommer senast 2014 hanteras digitalt. Delvis digitalt Digitalt Ansökan och granskning 1 Komplettering Komplett Granskning Beslut Samråd Startbesked Arbetsplatsbesök Slutsamråd Slutbesked Arkivering Digitalisering av byggprocessen Från inkommen ansökan till avslut av bygglovsärenden ska handlingar hanteras digitalt. Detta arbete har pågått sedan 2010 då nämnden beslutade satsa på en digital bygglovsprocess. Under 2013 kommer en digital signatur att implementeras för att kunna spåra att den som fattat beslutet har delegation samt när beslutet fattades. En vidareutveckling framöver av den digitala signaturen är att införa någon typ av tjänstelegitimation, exempelvis SITHS-kort, för att få en säkrare två-faktorsidentifiering. Automatisera flödet för e-tjänsten bygglov När e-tjänsten MittBygge används så registreras informationen manuellt i Castor. Detta flöde bör automatiseras, se mer under rubriken E-tjänster. Castor i fält Castor i fält är en specialanpassad ipad-version som körs i Citrix-miljö för medarbetare som arbetar ute på fältet. Appen används exempelvis av byggnadsinspektörer för ärendehantering och inloggning sker med VPN-dosa. Lösningen upplevs dock som svårhanterlig. Det är även önskvärt att få med hela Castor och inte bara den specialanpassade förenklade versionen. 6

170 Utvecklingsförslag: Det pågår arbete i andra kommuner om att skapa en lättanvänd portabel Castor-version och detta arbete följs noga. Inloggningen till systemet upplevs som krånglig och man bör utreda om den kan förenklas alternativt om klassningen av information är korrekt. Eventuellt skulle det förenkla med SMS-kod istället för RSA-dosa. Externa fakturor Debiteringsmodulen i Castor är föråldrad och det krävs en viss manuell hantering för att läsa in externa fakturor för exempelvis bygglov och planavgifter i Raindance. I dagsläget hanteras ca 40 fakturor i månaden. Det finns ingen möjlighet att i Castor ange motpart vilket Skövde kommuns regler för redovisning kräver. Detta innebär manuell hantering av den textfil som läses in. En kravspecifikation ska tas fram som beskriver vilken information som ska finnas i den fil som ska läsas in i ekonomisystemet. Leverantören av Castor ska sedan bygga integrationen. Interna fakturor Interna fakturor skapas manuellt direkt i Raindance, vilket är tidskrävande och en källa till fel. Utläsning från Castor och därefter automatisk inläsning i Raindance vore att föredra. Förhoppningsvis ska även denna funktion ingå i den kravspecifikation som beskrevs ovan (externa fakturor). Arkivering Avslutade ärenden med tillhörande information som ska bevaras för framtiden läses ut till en XML-fil manuellt från Castor, i normalfallet en gång i månaden. Denna sparas på en gemensam filyta, ett separat importprogram startas manuellt och därefter läses filerna in i Comprima. Detta flöde bör kunna utvecklas och automatiseras i samarbete med Comprima. Comprima Comprima används som mellanlagringsarkiv för verksamhetens (PBLF:s) handlingar. I dagsläget hanteras endast bygglov, men framöver ska all information som ska bevaras för framtiden mellanlagras i Comprima. Systemet används av ett fåtal personer på PBLF men det används även av flera andra förvaltningar, exempelvis KS Stab, Konsult och service och tekniska förvaltningen. Utvecklingsförslag: Publicera information så att medarbetare via intranätet kan söka efter bygglovshandlingar. Detta skulle vara en bra service för exempelvis fastighetskontoret. Det är också önskvärt att publicera viss information på skovde.se så att medborgare kan söka efter sina egna och andras bygglovsritningar. Informationen finns i Comprima men anpassningar måste göras så att viss information kan döljas. Förfrågan är ställd till Comprima. Kartsystem Topobase Topobase är ett geografiskt informationssystem för hantering och lagring av geodata (kartdata), exempelvis fastighetsgränser och byggnader. Koppling finns till lokalt fastighets- och planregister (FIR). Topobase försörjer ett antal förvaltningar med underlag för kartframställning och projektering. Användarna kan hämta namngivna produkter genom så kallad FDO-läsare i AutoCad Map/Civil exempelvis grundkarta och ledningskarta. 7

171 FIR (Fastighets- och byggnadsregister) FIR är en databas med fastighets- och lägenhetsregister samt byggnadsinformation. Från systemet hämtas fastighetsbeteckningar och fastigheters id-nummer. Systemet används även av Närings- och Samhällsbyggnadsenheten och Tekniska förvaltningen. Uppgifter från FIR nås även via Intranätets karttjänster där en fastighetsrapport kan visas. Förändringar i FIR uppdateras från lantmäteriets nationella databas en gång i veckan. KIR (Kommuninvånarregister) KIR är en databas som hanterar personuppgifter för personer folkbokförda i Skövde kommun. Uppgifterna hämtas från Skatteverket varje vecka. En koppling mellan FIR och KIR skapar fastighets idnummer kopplat till person och möjliggör då att geografiskt placera en person på karta. En kartkoppling har utvecklats av Tieto Enator och TEKIS AB. KIR förvaltas av skolförvaltningen. Karta - AIMS2012 (Autocad Infrastructure Map Server) Webb-programvara som hanterar karttjänster både internt och externt. AIMS 2012 används som webbmotor för att hämta och skicka information mellan karta och verksamhetssystem. Integration/kartkoppling finns mot PBLF:s verksamhetssystem Castor samt mot andra system, exempelvis tekniska förvaltningens Tekis-VA-GATA-PARK-LTF. Interna webbservern (IIS) har anslutningar till flera databaser som Oracle Spatial och SQL-server (ECOS, FIR-Miljösamverkan). Genom att använda AIMS2012 kan man få tillgång till karttjänster i verksamhetssystem till skillnad från intranätets karttjänster som fungerar fristående utan koppling till verksamhetssystem (undantaget Fastighetsregistret). Mer information om karttjänster finns under E-tjänster. Utvecklingsförslag: Det vore önskvärt med en integration så att viss geodata kan publiceras automatiskt även externt. I dagsläget publiceras viss geodata på externa kartservern (skovde.se) manuellt. Förutom effektivare verksamhet ökar servicen till medborgarna genom att tillhandahålla uppdaterade karttjänster. Lantmäteriets system Trossen Ärendehantering och förrättningar för kommunala lantmäterimyndigheten i Skövde kommun (KLM) hanteras i Trossen som är statliga lantmäteriets system för handläggning. För åtkomst till systemet används en två-faktorsinloggning som Lantmäteriet tillhandahåller. Nyligen köptes kartstödet i Trossen vilket kommer att förenkla lagringen av fastighetsförändringar i den nationella registerkartan. Införs FR-Webb Lantmäteriets fastighetsregister som används som ett stöd vid förrättningshandläggning, motsvarar kommunens kartor med koppling till fastighetsregister på intranätet. Lina Adress- och byggnadspunkter lagras i en nationell databas via webbapplikationen Lina. I systemet placeras alla belägenhetsadresser, lägenheter och byggnadspunkter geografiskt. Informationen från Lina försörjer den nationella databasen. Från den nationella databasen hämtas sen uppdateringar till vårt lokala FIR. 8

172 E-tjänster Sveriges kommuner och landstings (SKL) definition av en e-tjänst är; en tjänst som tillhandahålls via ett elektroniskt gränssnitt och som helt eller delvis utförs elektroniskt, ofta via kommunens webbplats eller som en mobilapplikation. En e-tjänst kan till exempel erbjuda information direkt på webbplatsen, vara en del av ärendehanteringsprocess och ibland kräva inloggning. Med e-tjänst avses inte nedladdningsbara blanketter eller formulär som skrivs ut och sparas på datorn för att skickas in separat via brev eller e-post. Som e-tjänst avses inte heller länk på webbplatsen till e-postprogram. SKL presenterade 2011 rapporten E-förvaltning och e-tjänster i Sveriges kommuner I den har 236 av Sveriges kommuner svarat på frågor om e-förvaltning och e-tjänster. SKL har på förhand definierat 38 e-tjänster som användes i undersökningen. Inom plan-, bygg o lantmäteriområdet var dessa e-tjänster definierade: Ansöka om bygglov (17%) Följa handläggningsprocessen för bygglov (5%) Siffran inom parentes anger hur många procent av Sveriges kommuner som erbjuder tjänsten. Skövde erbjuder tjänsten Ansöka om bygglov men inte möjlighet att följa handläggningsprocessen. Vad gäller tjänsten Ansöka om bygglov finns det dock möjlighet att förbättra den interna e- förvaltningen genom systemintegrationer för att minska den manuella hanteringen. SKL har även ett verktyg för självvärdering av service och verksamhetsutveckling med stöd av IT, som kan användas av landets kommuner; eblomlådan. En nivå i verktyget hanterar Digitala välfärdstjänster och självservice och inom PBLF är följande frågeställningar aktuella: Frågeställning Privatpersoner kan via e-tjänst ansöka om bygglov. Privatpersoner kan via e-tjänst följa sitt bygglovsärende Kommunen använder digitala kanaler för att samråda i planärenden Privatpersoner kan via e-tjänst få tillgänglighetsguidning i kommunens stadsmiljö. Privatpersoner och företagare kan via e-tjänst söka ut lägesbestämd geografisk information för specifika intresseområden. Svar Ja Nej Delvis Ja Ja I jämförelse med andra kommuner ligger alltså Skövde kommun långt fram vad gäller digitala välfärdstjänster och självservice inom plan- och byggområdet. E-tjänster som erbjuds Ansöka om bygglov Medborgare kan ansöka om bygglov via e-tjänsten MittBygge. I MittBygge genereras ett mail med bifogade filer (situationsplan, fasadritning, planritning och sektionsritning) som via funktionen Esmeralda skickas till en funktionsbrevlåda. Registratorerna på PBLF registrerar sedan ansökan manuellt i Castor. I snitt inkommer drygt 700 ärenden per år, av dessa inkommer 100 via e-tjänst vilket motsvarar drygt 14 %. Ansökningar som inkommer på papper scannas och registreras i Castor. 9

173 Utvecklingsförslag: Automatisera flödet för e-tjänsten bygglov Den manuella hanteringen bör arbetas bort så att ärendet registreras automatiskt i Castor. Då skapas en ökad effektivitet med färre felkällor. Man bör utreda om MittBygge ska vidareutvecklas för att kunna leverera XML-fil till Skövde kommuns e-tjänstplattform eller om befintlig e-tjänst för bygglovsansökan från Visma ska användas. Om e-tjänst från Visma används är det möjligt att samla ärenden på medborgarens Mina sidor. MittBygge erbjuder förutom ansökningstjänsten en bra portal där aktuell information om bygglovsprocessen hanteras. IT-relaterade tjänster för medborgare och medarbetare Kartor på intranät (AIMS2012) På intranätet finns webbkartor som används internt av flera olika verksamheter, exempelvis för att synliggöra kommunens resursnät, vattenledningar och vattenavrinning. -Adress- och Fastighetskartan -Detaljplanekartan (Planmosaik) -Markansvar -Planeringskartan -Teknisk försörjning -TEFAT-WEBB -Avfallhantering -Miljösamverkan Östra Skaraborg Kartor på skovde.se (AIMS2012) På skovde.se finns webbkartor där sökningar kan göras på kartor över skolor, offentlig service och fritidsanläggningar. Det finns även möjlighet att söka på adress eller fastighet och titta på detaljplaner. -Skövdekartan -Detalj- och Översiktsplanekartan Samarbeten med kommuner och andra aktörer Samarbeten är viktiga för att främja e-utvecklingen i Sverige och i Strategi för esamhället menar SKL att samarbeten är avgörande för en framgångsrik e-förvaltning. PBLF deltar i ett flertal nätverk med andra kommuner och leverantörer. Förvaltningen har även samarbete med kommuner som har samma verksamhetssystem b la Värmdö, Haninge och Karlskrona. PBLF deltar även i Bygglovsalliansen som har ett samarbete med SKL. Övriga nätverk: TopoBase användare i Sverige Läns-MBK grupp i Skaraborg Castor användarförening Föreningen Sveriges VVS-inspektörer 10

174 IT-samverkan för snabbare bostadsbyggande Boverket ska, enligt regleringsbrev för år 2011, i samarbete med Lantmäteriet, länsstyrelserna och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) verka för Ökad harmonisering av kommunernas planarbete i digital miljö Mer enhetlig digital lagring av de kommunala planerna. Uppdraget ska ses som ett led i utvecklingen av den svenska e-förvaltningen och inte en särlösning för fysisk planering. Utvecklingen ska ske i ett helhetsperspektiv, som bidrar till en positiv kraft för utvecklingen av hela samhällsbyggnadsprocessen. Tillsammans med näringslivet utvecklar myndigheterna nu en prototyp för att hålla ihop processerna och underlätta informationsutbytet. Arbetet genomförs i samarbete med Vianova System Sweden AB, PBLF och Prosona. Sammanhållen digitaliserad bygglovsprocess Specifikation Boverket och Lantmäteriet vill förenkla arbetet med detaljplanering och fastighetsbildning med stöd av digital teknik. Tillsammans med näringslivet utvecklar myndigheterna nu en prototyp för att hålla ihop processerna och underlätta informationsutbyte. Uppdraget är att ta fram en specifikation för en sammanhållen digitaliserad bygglovsprocess. Skövde kommun har blivit erbjudna att delta i utvecklingsarbetet tillsammans med Stockholm stad, ytterligare två till tre kommuner, Boverket, Lantmäteriet och Länsstyrelser. 11

175 Nulägesanalys e-förvaltning Plan, Bygg o Lantmäteriförvaltningen, PBLF Digital ärendehantering Digitalt kartstöd Digitalt arkiv E-tjänster Deltagande i centrala projekt

176 Digital ärendehantering Ansökningshandlingar skannas/digital ansökan (e-tjänst) innan registrering Digital handläggning med funktionsstöd (Castor) (ca 2000 ärenden per år) Handläggningsstöd för lantmäteriförrättningar m.m. (Trossen) Koppling till karttjänst Castor i fält (ipad) PolitikerPortalen (via ipad) Koppling till digitalt arkiv Digital signering av beslutshandlingar Mina ärenden

177 Digitalt kartstöd Nationellt referenssystem i plan och höjd SWEREF99 och RH2000 (NNH) Geografiskt informationssystem för hantering och lagring av geodata (AutoCAD Map 3D) Geodatasamverkan, hämtning av externa geodata via olika datatjänster Karttjänster på Intranätet och Skövde.se Karttjänsterna kopplade till en geodatabas (Oracle Spatial) Interna karttjänsterna kopplade till register (FIR och KIR) och det digitala arkivet Arken En heltäckande planmosaik Geometristöd till handläggningssystemet Trossen för lantmäteriförrättningar (2013/2014)

178 Digitalt arkiv BN:s ärenden lagras i ett digitalt arkiv (Comprima, ca dokument varav är ritningar) Åtkomst till Lantmäteriets Arken (lantmäteriförrättnings- och planakter)

179 E-tjänster Ansökan om bygglov m.m. (mitt bygge) Åtkomst till digitalt ritningsarkiv (Comprima) (juni 2013)

180 Deltagande i centrala projekt Sammanhållen detaljplane- och fastighetsbildningsprocess (SPF) Sammanhållen myndighetsövergripande digital bygglovprocess Samhällsbyggnad, transporter och miljö (Digital beräkningstjänst för MB-taxa) Geodata Digitalisering av gemensam bygglovsprocess Digitalisering av detaljplan - fastighetsbildning