With this product, Produforum and Luckan hope to promote and raise competence concerning cultural entrepreneurship and cultural export and exchange.

Transkript

1 This publication has been produced within the scope of the project Produforum Nordic and Baltic Cultural Export. The aim of the project is to create better working conditions for the cultural field in regards to cultural export and exchange through increased visibility, raised competence, development and distribution of material and documentation of executed international ventures by Finland-Swedish cultural operators. The project was led by The Swedish infocenter in the Helsinki region Luckan, during the period March 3 rd May 31th The project was supported by the European Social Fund through the Finnish Ministry of Education in the programming period With this product, Produforum and Luckan hope to promote and raise competence concerning cultural entrepreneurship and cultural export and exchange. Helsinki May 30 th 2009 Jessica Lerche Executive Manager, Luckan Ann-Christin Hellberg-Sågfors Project Manager, Produforum kulturexport Norden och Baltikum Denna publikation ingår i EU-projektet Produforum kulturexport Norden och Baltikum. Avsikten med projektet var att skapa bättre arbetsförutsättningar för kulturfältet i Svenskfinland gällande kulturexport- och utbyte i form av bl.a. ökad synlighet, kompetenshöjning, utveckling och spridning av material samt genom dokumentation av genomförda internationella satsningar av finlandssvenska kulturaktörer. Projektet leddes av föreningen Luckan i huvudstadsregionen r.f. under tiden Projektet stöddes av Undervisningsministeriet med hjälp av Europeiska socialfonden inom programperioden Produforum och föreningen Luckan hoppas att med denna produkt kunna främja och öka kompetensen inom kulturföretagsamhet och kulturexport- och utbyte på den finlandssvenska kulturarenan. Vi hoppas att Ni har mycket nytta och glädje av denna produkt. Helsingfors den 30 maj 2009 Jessica Lerche Verksamhetsledare, Luckan Ann-Christin Hellberg-Sågfors Projektchef, Produforum kulturexport Norden och Baltikum

2 Slutrapport Utveckling av prototyp evenemangskalender KSF Media Ab / Digitala medier Camilla Stjernvall-Malmberg

3 1. Bakgrund Arbetet omfattar planering och kartläggning av hur evenemangskalendern EvenemaX kan appliceras till den prototyp som utvecklas inom projektet Produforum Kulturexport Norden och Baltikum. Arbetet omfattar utvecklingen av en modell för en platsdatabas samt en modell för ett planeringsverktyg i anslutning till evenemangskalendern. Avsikten med platsdatabasen är att arrangörerna och kulturaktörerna ska få sådan information de behöver för att kunna välja den plats som bäst tillfredsställer behoven då de arrangerar evenemang. Platsdatabasen bör stöda kulturaktörernas turnéverksamhet samt kulturexport och -utbyte. Planeringsverktyget ska hjälpa arrangörerna med planering och koordinering av de evenemang de ordnar för att undvika att flera likartade evenemang arrangeras samtidigt bl.a. så att de inte konkurrerar med varandra om publiken. Planeringsverktyget bör stöda långsiktig planering av evenemang, t.ex. på 10 års sikt. Kartläggningen görs under perioden april-maj Den skriftliga rapporten lämnas till beställaren senast Definition av uppgiften 2.1. Utveckling av en modell för en platsdatabas Syfte Avsikten är att klargöra vilka behov det finns av att utveckla en databas över platser och utrymmen, där evenemang kan arrangeras. Syftet med kartläggningen är att utreda vilken information en databas över platser bör innehålla för att den ska tillfredsställa och fungera på ett ändamålsenligt sätt för alla parter, såväl arrangörer som besökare av evenemang. Kartläggningen omfattar även en utredning av möjligheterna att lägga upp bilder och video i platsdatabasen. Kartläggningen bygger på de lösningar och den erfarenhet KSF Media/EvenemaX redan har utgående från den enklare variant av platsdatabas som tagits i bruk våren Arbetet omfattar även insamling av data om platser för verkställandet av en marknadsförings- och kompetensportal för främjande av kulturexport och utbyte inom Finland samt med Norden och Baltikum. Metod Kartläggningen görs huvudsakligen genom möten och systematiska diskussioner med representanter för Produforums samarbetspartners. Mötena protokollförs och resultatet publiceras i rapporten.

4 2.2. Utveckling av en modell för ett planeringsverktyg Syfte Avsikten är att få en bättre inblick i hurdana verkliga behov arrangörerna har då det gäller långsiktig planering och koordinering av evenemang. Det här omfattar såväl en utredning över vilken information om planerade evenemang bör finnas tillgänglig för andra arrangörer som en utredning av tekniska lösningar för att möjliggöra detta. Metod Kartläggningen görs huvudsakligen genom möten och systematiska diskussioner med arrangörer av evenemang. Mötena protokollförs och resultatet publiceras i rapporten. 3. Kartläggning 3.1. Utveckling av en modell för en platsdatabas Aktörernas behov Från Produforums håll har framförts behovet av en platsdatabas som bland annat kan innehålla bilder från platserna. Möjligheten att se bilder underlättar planeringen och valet av plats då evenemang arrangeras på sådana platser som inte är bekanta från förut. Även för besökarna kan det vara av värde att se hur platsen ser ut. Andra uppgifter som önskats av arrangörerna är främst hur många personer lokalen rymmer, hyrans storlek, kontaktuppgifter för bokning samt tillgången till parkeringsplatser. Övriga frågor som diskuterats i anslutning till plats och ort är användningen av geodata i samband med den betydelse ett evenemangs verkningsområde har. Med verkningsområde avses storleken på det område från vilket besökare tros komma för att följa med eller delta i evenemanget. Verkningsområdet är av betydelse bland annat då det gäller marknadsföringen av evenemang. Möjligheterna att kombinera verkningsområdet med de sökningar som besökarna gör för att få färdbeskrivningen till ett evenemang är också av intresse. Tekniska lösningar nuläget Evenemangskalendern EvenemaX är uppbyggd så att den förutom evenemangsdatabasen även innehåller separata databaser för data om arrangörer och platser. Det här innebär att dessa databaser även kan användas separat för andra ändamål än i anslutning till presentationen av evenemang. För tillfället lagrar platsdatabasen information om namn, adress, kommun, telefon, e- post, webbsida samt väganvisning till platsen. Av dessa är endast namn och kommun obligatoriska uppgifter.

5 Kommunerna är kopplade till regioner, vilket betyder att varje plats även hör till en region. Regionerna består i huvudsak av ett landskap eller del av landskap. Adressen i sin tur är kopplad till Google Maps, vilket gör att ett evenemang syns på kartan ifall adressuppgifterna för platsen är ifyllda. I anslutning till inmatningen av evenemang i kalendern bör även verkningsområdet för evenemanget anges. Verkningsområdet kan vara hela landet (= Svenskfinland), landskapet, närkommunerna, kommunen, en kommundel eller ett bostadsområde. Tekniska lösningar utveckling Alternativen kring inmatning av bilder i platsdatabasen har utretts. En mindre ändring i databasen kan göra det möjligt att även lägga till de 360 -bilder som planerats till kulturportalen. Bilderna är sparade ytterom EvenemaX och visas för ifrågavarande plats genom länkning till de bilder som är aktuella. Angående de andra uppgifterna som önskades av arrangörerna är det likaså möjligt att ändra databasen för att få åtminstone en del av uppgifterna med. Det här gäller t.ex. hur många stå- och sittplaster lokalen rymmer. Användningen av Google Maps för att få reda på inom vilket område besökare söker färdbeskrivningar för att delta i ett evenemang är däremot inte möjlig, då detta är en sak som är beroende av Google. För att underlätta valet av lokal eller spelplats då arrangörerna planerar ett evenemang bör sökalternativen i platsdatabasen utökas, så att man t.ex. också kan söka endast de evenemang som har bilder. För att öka användarvänligheten då det gäller att använda platsdatabasen på ett effektivt sätt för planering av evenemang räcker det inte att informationen är åtkomlig på inmatningssidan. Funktionen bör i stället lyftas fram och finnas tillgänglig även på en vanlig webbsida. Sidan ska inte vara öppen för allmänheten utan finnas bakom en inloggning. Vissa delar av informationen bör fock göras tillgänglig för allmänheten. Detta gäller t.ex bilderna. Alternativen kring geodata eller platsdata i anslutning till verkningsområde har också diskuterats. Medverkande har förutom leverantören av kalenderplattformen även varit ett företag som specialiserat sig på metadata och geodata. I Finland har också inom ramen för andra projekt forskats en del i ontologier och den semantiska webben när det gäller platser. Problemet med platser är bl.a. att namnet inte är unikt, det kan finnas flera namn om samma plats samt att namnet med tiden kan ändras eller försvinna. Hur data av den här typen kan tolkas och värderas är intressant med tanke på kalenderplattformens funktioner. Till rapporten bifogas aktuella artiklar inom det här området.

6 3.2. Utveckling av en modell för ett planeringsverktyg Aktörernas behov Från Produforums håll har framförts behovet av ett långsiktigt och ändamålsenligt planeringsverktyg helst så att det är möjligt att planera till och med på 10 års sikt. Motsvarande behov och önskemål har även framkommit i andra sammanhang i arrangörskretsar. Även kommunerna har behov av ett koordineringsverktyg för långsiktig planering av såväl egna evenemang som andra evenemang som går av stapeln inom kommunens gränser. Arrangörernas behov har kartlagts på olika sätt, såväl genom direkta frågor som i samband med andra diskussioner. Som referensmaterial har även använts en tidigare undersökning som ett antal arrangörer deltog i. På frågan om det finns ett behov av att preliminärt boka datum för evenemang även på längre sikt svarade så gott som alla arrangörer att det nog gärna vill ha den möjligheten. För arrangörerna av större evenemang är det här behovet större än det är för dem som arrangerar mindre evenemang. Särskilt för arrangörerna av större evenemang är det viktigt att evenemanget hittar sin tidpunkt och att det år efter år arrangeras vid samma tidpunkt. Detta underlättar marknadsföringen betydligt och gör även att antalet besökare ökar. Med tanke på bokning av t.ex. artister och annat som hör till är det också viktigt att kunna bestämma tidpunkten en lång tid i förväg. På frågan om hur lång tid i förväg arrangörerna bör kunna göra preliminära bokningar av anser de flesta arrangörerna av de mindre evenemangen att det räcker med ett år eller högst två år i förväg. När det gäller arrangörerna av de större evenemangen vill de flesta gärna planera för 3-4 år i förväg. Få arrangörer ansåg att det är ändamålsenligt att planera på längre sikt, eller som en arrangör utryckte det Inte vet man ju ändå hur världen ser ut då. På frågan om de preliminära bokningarna bör kunna göras för en eller för flera tidpunkter ansåg de flesta att det räcker med en tidpunkt. Som motivering angavs att det kan vara förvillande med flera tidpunkter samt att risken då är större att konkurrerande arrangörer då väljer en av de bokade tidpunkterna. Förutom bokning av preliminär tidpunkt för evenemanget är det viktigt att kunna mata in informationen efter hand nya uppgifter finns tillgängliga. På det sättet fungerar planeringsverktyget även som ett ställe de den senaste informationen alltid finns att tillgå. Övriga saker arrangörerna önskade är att de i planeringsverktyget även har tillgång till inmatad information om tidigare arrangerade evenemang. En stor del av planeringen görs på basen av uppgifter om tidigare evenemang, t.ex. då det gäller det sätt på vilket evenemangen presenteras.

7 Tekniska lösningar nuläget Kalenderplattformen EvenemaX ger redan idag möjlighet att ange att ett evenemang är planerat till en viss tidpunkt. Detta sker genom att välja alternativet Planerat som status för evenemanget. Kalendern innehåller inga tekniska begränsningar för hur långt in i framtiden man kan planera evenemang. För att bättre förstå innebörden med begreppet Planerat är det viktigt att se på ett par av de övriga alternativen då det gäller ett evenemangs status. Status anger var och för vem evenemanget visas. Publicerat innebär att evenemanget visas för allmänheten. Ett evenemang kan även ha statusen Ej publicerat. Skillnaden mellan Ej publicerat och Planerat utgörs närmast av graden av säkerhet för att evenemanget hålls just vid den nämnda tidpunkten samt hur långt planeringen i övrigt gjorts. Någon klar avgränsning mellan de båda termerna finns inte. Vilket val som görs är upp till den som matar in informationen om evenemanget. I vartdera fallet kan samma information som normalt matas in om ett evenemang fyllas i. Här är det dock viktigt att komma ihåg att all information som matas in är synlig även för alla andra inmatare. Status är sökbart och det är därmed även möjligt att lista alla de evenemang som har statusen Planerat. I listningen visas uppgifter om namn, kommun och plats samt tidpunkt för när evenemanget börjar och slutar. Genom att söka på förgången tid är det via sökfunktionen även möjligt att komma åt redan hållna evenemang. Sökningen kan begränsas till en arrangör eller plats eller något annat önskvärt sökkriterium. Tekniska lösningar utveckling Även om den tekniska beredskapen finns redan idag är kalenderplattformen i dagsläget inte särskilt användarvänlig då det gäller att använda den som verktyg för planering av evenemang. Informationen är åtkomlig endast på inmatningssidan. För att funktionen ska vara av betydelse som ett effektivt planeringsverktyg bör den lyftas fram och finnas tillgänglig även på en vanlig webbsida. Sidan bör inte vara öppen för allmänheten utan i stället finnas bakom en inloggning. Resultatet av utredningen om vad som måste göras för att ta i bruk ett mer utvecklat planeringsverktyg visar att det rent tekniskt är möjligt att skapa en användarvänligare sida för planeringen. Ändringen medför dock en hel del arbete, vilket i sin tur medför kostnader. Eftersom sökfunktionen på inmatningssidan av arrangörerna ansetts vara mångsidig och välfungerande är det inte skäl att göra stora ändringar i den. Det är närmast fråga om att sökningen bör vara uppbyggd så att flerval tillåts. Det bör t.ex. vara möjligt att samtidigt söka alla evenemang som har statusen Planerat, Publicerat och Ej publicerat. Så som sökfunktionen nu är uppbyggd måste det ske genom tre separata sökningar. Även sorteringen av sökresultatet bör göras mångsidigare. I nuläget kan sökresultatet sorteras enligt namn, starttid, plats, kommun eller status, men resultatet bör också

8 kunna sorteras enligt arrangör och kategori. En sortering enligt flera nivåer kan även i vissa fall vara av intresse. Kalendern tillåter flera preliminära bokningar av samma evenemang, eftersom tillämpningen inte klarar av att skilja på om inmatad information hör till samma eller till olika evenemang. Möjligheterna kontra riskerna med att tillåta flera preliminära bokningstidpunkter måste därför noga diskuteras. Ifall man går in för ett system med endast en bokning per evenemang är det här någonting som måste ske genom att ge direktiv till inmatarna. 4. Sammanfattning I kartläggningen har arrangörernas och aktörernas åsikter klargjorts. Utifrån dessa har den tekniska beredskapen avseende den nuvarande databasen utretts. Detta har skett delvis individuellt och delvis i samråd med leverantören av kalenderplattformen. Samtidigt har utretts hur kalenderplattformen kan utvecklas i den riktningen att arrangörernas och aktörernas behov och önskemål tillfredsställs. Kopplingen till den under planering varande kulturportalen har även beaktats. Utredningen ger för handen att det är viktigt för arrangörerna att kunna göra preliminära bokningar bland annat i syfte att undvika att likartade evenemang planeras till samma tidpunkt. Även platsdatabasen bör utvecklas. Det mest akuta är möjligheten att lägga till 360 -bilder. För att kalenderplattformen ska kunna användas på ett ändamålsenligt sätt bör den omarbetas, så att bl.a. sökfunktionerna utvecklas. Det är också viktigt att lyfta fram den på en vanlig webbsida för att den ska bli användarvänligare. När det gäller kopplingen till den planerade kulturportalen bör planeringsverktyget fungera relativt fristående från kulturportalen. Detta gagnar båda parter. Dels är målgruppen när det gäller arrangörer av evenemang inte den samma och dels utgör båda en del av en annan helhet. Det är därför inte ändamålsenligt att koppla ihop EvenemaX med kulturportalen på annat sätt än genom normal länkning. Även om de fungerar fristående från varandra är det viktigt med kontinuerliga diskussioner då det gäller samarbete och utveckling. Möjligheten att tillämpa tankarna och kunskaperna kring ontologier och den semantiska webben är på grund av involveringen av utomstående personer endast i startskedet. I dagsläget kan endast anknytas till de artiklar som presenteras i ämnet.

9 5. Kontaktperson Ansvarig kontaktperson för innehållet i denna rapport är Camilla Stjernvall-Malmberg, projektledare KSF Media Ab / Digitala medier PB 200, Borgå camilla.stjernvall-malmberg@ksfmedia.fi