Protokoll fört vid styrelsemöte Den 20 oktober 2009 kl 1600 Plats: Turning Torso /Håkan Sköld Fastighetsbyrå AB

Transkript

1 Protokoll fört vid styrelsemöte Den 20 oktober 2009 kl 1600 Plats: Turning Torso /Håkan Sköld Fastighetsbyrå AB Närvarande : Lars Herrstedt-Rosén (LHR), Alf Christensson (AC), Håkan Sköld (HS), Robert Jensen (RJ), Peter Lindqvist (PL) fom pkt 93.4 Adjungerade: Inge Jönsson(IJ), Tommy Starck (TS) Anmäld frånvaro: Ann Norrsell(AN), Lisbeth Enander(LE) 88 Mötet öppnas Ordföranden LHR hälsade deltagarna välkomna och förklarade mötet öppnat 89 Val av sekreterare Till mötessekreterare valdes IJ Val av justerare Till justerare av dagens protokoll valdes RJ 90 Godkännande av dagordning Styrelsen godkände dagordningen. Punkten övriga frågor belyses då mötet kommit till denna punkt. Bilaga 1 92 Genomgång av Protokoll för ViM styrelsemöte Styrelsen hade inget att erinra mot utsänt förslag till protokoll. Protokollet underskrevs samt lämnades till Ordföranden för arkivering Följande kompletteringar togs upp från föregående protokoll 83.1 Inkommande handlingar Från Stefan Jansson /FK angående möjligheten att lägga in ett ViM meddelande i de av FK utskickade välkomstpaketen vid nyteckning av medlemskap. Förbundet tittar närmare på ärendet efter kongressen. 1 (9)

2 ViM styrelse beslöt efter kort diskussion att agera vidare i ärendet och kontakta FK genom LHRs försorg eftersom ViM avsatt pengar i sin budget som torde täcka föreslagna kostnader Utgående handlingar ViM förfrågan till FS/FK angående Villaägarnas deltagande i Hem och Villamässa i Malmö 4-7 mars ViM styrelse diskuterade deltagandet och ansåg att det var viktigt för ViM att delta, visa upp sig i en kontakt med villaägarmålgruppen samt att budgetera in mässan i 2010 års budget. Nytt svar från Lennart Svensson var att nytt försök skulle göras i Göteborg i början av November och därefter skulle resultatet utvärderas. ViM styrelse beslöt att avvakta vidare besked från FS/FK till mitten av november samt att återkomma i ärendet vid nästa styrelsemöte samt att därefter agera enligt ViM styrelsebeslut i November. 93 Inkommande/utgående brev / skrivelser Utgående LHR mail till styrelsen angående styrelsearbete, medlemsarrangemang, Marknadsföring, Informationsbrev/julbrev, EON fjärrvärme, Julavslutning ViM LHR mail till RS ordförande AC angående inbjudan av RS Föreningar till nye FO besök vid RS LHR mail till RS angående medel ur RS för att täcka Maryhills representants kostnader vid kongressen eftersom fel besked lämnats från FK. Inkommande Anette Rosén till ViM angående uppsägning av revisorsuppdrag Carl Slånemyr till ViM och RS eso angående ViM medlemmar FK till ViM angående förberedelser inför årsavisering Lennart S /FK till ViM angående Malmömässan 94 Diverse informationer 1. Angående Kongressen (Ordföranden, PL, AC) LHR redogjorde för delegatgruppens erfarenheter. Praktiska arrangemang var mycket bra, dock behöver presentations och mötesteknik överses såväl hos delegater som presidium. 2 (9)

3 ViM styrelse informeras genom mail avseende sammanställda erfarenheter och kopia sändes till RS, FS samt FO. 2. Avtalet med EON.(HS) HS orienterade om sina kontakter och svårigheter i avtalsfrågan med EON nu både avseende el och fjärrvärme. Styrelsen beslöt att kontakta RS/FS i ärendet för vidare handläggning. HS fortsätter handläggningen tillsamman med PL. 3. Frågan om centralt ilägg av ViM information i av förbundet utskickat välkomstbrev. Styrelsen beslöt att ånyo kontakta FK och beställa produkten.(ansvarig LHR) 4. Aktuell medlemsstatus.(kassören) Nuvarande antal medlemmar (3875) Antalet betalande medlemmar (3550 vid ) Tillväxt eller minus (+ 560 sedan start februari 2009) Hur många har friår (325 medlemmar har löst medlemsavgiften efter juni 08) Kommentar till den Slånemyrska informationen. Kassören fastställde att siffrorna stämde, men att uppföljning av vem som har värvats ska göras genom kassörens försorg. 5. ViM Ekonomi (Kassören) Kassören redogjorde för ViM ekonomi som befanns god och bedömt överskott i budget kan överföras till Ordföranden påminde om att kostnadsersättningar skall inlämnas till kassören på fastställda, fullständigt ifyllda formulär för att underlätta kassörens arbete. 94 Orientering om Villaägarnytt nr 3 novemberutgåvan och 2010 års verksamhet. (Ordföranden och HS). a. Ansvarig utgivarfrågan. Ordföranden redogjorde för SS/RS underlag avseende ansvar. Enligt detta var hela styrelsen solidariskt ansvarig för VÄNytt /Mö som reklamblad vid ev. konflikt samt att stöd vid ev konflikt kunde erhållas från FK jurister vid ev tvist om tvisten berörde ärenden inom Villaägarnas Riksförbunds verksamhetsområde. 3 (9)

4 95 Höstens verksamhet b. Utgivningstidpunkter gånger höst och vår Nr före årsmötet. Styrelsen beslöt att LHR och HS fastställer tidpunkter med RK efter VÄNytt 2009:3 delats ut 21/22 november c. Tips på innehåll LHR bad styrelsen om att inkomma med idéer för innehåll i VÄNytt d. Annonsförsäljning 2010 Styrelsen beslöt att annonsförsäljningsinriktningen skulle vara att sälja ett paket för hela 2010 för att minimera arbetsinsatsen och erbjuda annonsörerna en kontinuitet i kontakten med våra medlemmar. e. Distributionsfrågan/Kontrollfunktion ViM egna kontrollfunktioner för utdelningen kan tyvärr fortfarande konstatera brister i utdelningen. Styrelsen beslöt att be RK om att SDR skulle inbjudas till ViM / RK pressmöte. f. Inköp av priser till Tävlingar 10 Villaägardataväskor har inköpts för detta ändamål. Ordföranden orienterade om att ett mindre antal Villaägarsittunderlag samt Villaägarparaplyer inköpts som priser respektive värvningspremier. g.inköp av representationsutrustning till styrelsen. Styrelsen beslöt att inköpa en Villägarväst och en Villaägarskjorta till styrelsen för att användas då styrelsen representerar ViM. LHR skickar ut mail ang storlekar för att kunna beställa och få varorna levererade innan årets utgång. 1.Utformning av ViM Introduktion till Malmö stad. PL fick uppgiften att ta fram ett presentationsbrev och sändlista. Underlaget mailremissas till HS och LHR samt slutredovisning vid nästa styrelsemöte. 4 (9)

5 2.Medlemsarrangemang (Information och socialt) under hösten 2009.( pga att FS centrala arrangemang utgick) Styrelsen beslöt enl nedanstående förslag som utarbetats av HS och LHR. ViM medlemmar inbjudes i grupper om 30 personer till information om Rotavdrag Vad skall jag tänka på då jag säljer mitt hus- Visning av Turning Torso mm.ett kvällsarrangemang mellan kl Beräknad kostnad för ett marknadsföringsutskick till ViM medlemmar inkl tryckning, kuvert, porto, distribution ca Finansiering ViM RS (efter ViM framställan) Företagsreklam PL och HS fick uppgiften att ta fram underlag för inbjudningsbrev -LHR fick uppgiften att göra en framställan om medel till RS -HS lovade att undersöka ev möjlighet för reklamfinansiering. Distribution av inbjudan - SNARAST 3.Ev medlemsenkät Samordnas med inbjudan enl pkt Anskaffning av beslutad utrustning för bedrivande av verksamheten.(mobiltelefon + datorsupport) Ärendet diskuterades och styrelsen beslöt ånyo att inköp av bärbar dator med internetanslutning, skrivare samt mobiltelefon skulle ske snarast. 5.Ev utbildning och utrustning av ViM frivilliga för PR och information. Inga intresseanmälningar hade inkommit till ViM efter annons i VÄNytt nr 2.Nytt försök i VÄNytt nr 3. Styrelsen beslöt att avvakta anskaffning av ViM utrustning och planering av utbildning tills några intresserade anmält sig. 6.Information/Julhälsning till medlemmarna? Styrelsen beslöt att julhälsning skulle inarbetas i ev novemberutskick. 5 (9)

6 7.Tidpunkt för årsmöte 2010 Styrelsen beslöt att årsmötet skulle äga rum Tisdagen den 23 mars Lokal ännu ej beslutad. 8.Ev verksamhetskonferens/dag för fastställande av program för Frågan bordlades till medlemsenkät redovisats. 9.Anskaffning av Rabatt företag Uppdrogs åt verksamhetsgrupp 3 för uppföljning och redovisning vid nästa styrelsemöte. IJ samordningsansvarig. 10.Extern informationsverksamhet Uppdrogs åt Robert Jensen att komma med ett utkast till nästa styrelsemöte. 11.Avslutning av verksamhetsåret 2009 (Verksamhetsberättelse, bokslut, statistik och sum up ) Verksamhetsåret avslutas vid styrelsemöte den 15 december med sammanträde följt av en enklare jultallrik. (RJ) Måltidsdryck RJ, HS och LHR. Plats :Turning Torso 12.Egen hemsida 2010? Styrelsen diskuterade ärendet och IT gruppen fick uppgift att komma med ett konkret förslag till beslut vid nästa styrelsemöte. 13.Uppföljning av medlemmar som var direktanslutna men som ej gick med i ViM vid uppstart. Kassören redovisade att 90 direktanslutna medlemmar ej gick med i ViM vid uppstart februari 2009.Av de 560 nyrekryterade medlemmarna har 9 valt att ej vara med i ViM. IJ undrade över på vilket sätt och av vilken orsak nya medlemmar inte önskar bli föreningsmedlemmar. Kassören fick uppgift att undersöka. 96 Övriga frågor 1.Angående konferens arvode AC meddelade den 22 oktober att RS ej kommer att ta ut något arvode som tidigare uppgivits. Följaktligen faller det av ViM styrelse fattade beslutet om kongressarvode i RS storlek för ViM 2 deltagande medlemmar. 2.Inbjudan av Övriga Malmöföreningar till ViM nästa styrelsemöte. Styrelsen beslöt att uppdra åt IJ att bjuda in övriga Malmöföreningar till nästa styrelsemöte 6 (9)

7 97 Restpunkter till nästa styrelsemöte Möjlighet att lägga in ViM matrial i välkomstpaketen LHR 91 Deltagande i 2010 års villamässa i Malmö LHR 93.1 Kongresserfarenheter LHR 93.2 Ev. avtal med e-on gällande el och fjärrvärme HS 93.4 Vem har värvat våra nya medlemmar? AC 94.b Utgivningstider för Villaägarnytt 2010 LHR HS 94.e RK o ViM bjuda in SDR ang. utdelningen av Vänytt LHR 94.g Inköp av skjorta/väst till styrelsen LHR, PL 95.1 Introduktion till Malmö Stad av ViM PL 95.2 Medlemsarrangemang hösten 2009 LHR, HS 95.4 Anskaffning av data o telefon LHR 95.9 Anskaffning av rabattföretag IJ Extern informationsverksamhet RJ Uppföljning av medlemmar utanför ViM AC 96.2 Inbjudan av A-ViM till nästa styrelsemöte IJ 97 Mötet avslutas Ordföranden tackade styrelsemedlemmarna för deltagandet i dagens möte, Håkan Sköld för dagens gästfrihet samt önskade alla en god och fortsatt hääärrrrlig höst. Inge Jönsson Mötessekreterare Lars Herrstedt-Rosén Ordförande ViM Robert Jensen Justerare 7 (9)

8 Bilaga 1 Kallelse till styrelsemöte den 20 oktober 2009 kl 1600 Plats: Turning Torso /Håkan Sköld Fastighetsbyrå AB (Samling i Receptionen 1555) Förslag till Dagordning 89. Mötet öppnas 90. Val av justerare 91. Godkännande av dagordning 92. Genomgång av Protokoll för ViM styrelsemöte ( För tids sparande kommer protokollet att utsändas till styrelsen tillsammans med kallelsen. Endast ev frågor från styrelsemedlemmar avses tas upp på styrelsemötet samt ev kommentarer till protokollet) 93. Inkommande/utgående brev / skrivelser 94. Diverse informationer 5. Angående Kongressen (Ordföranden, PL, AC) 2. Avtalet med EON.(HS) 3. Frågan om centralt ilägg av ViM information i av förbundet utskickat välkomstbrev. (Ordföranden) 4. Aktuell medlemsstatus.(kassören) Nuvarande antal medlemmar Antalet betalande medlemmar Tillväxt eller minus Hur många har friår Kommentar till den Slånemyrska informationen. 5. ViM Ekonomi (Kassören) 95. Orientering om Villaägarnytt nr 3,novemberutgåvan och 2010 års verksamhet.(ordföranden och HS). a. Ansvarig utgivarfrågan b. Utgivningstidpunkter 2010 c. Tips på innehåll d. Annonsförsäljning 2010 e. Distributionsfrågan/Kontrollfunktion f. Inköp av priser till Tävlingar (Bokpris) 8 (9)

9 96. Höstens verksamhet 97. Övriga frågor 1.Utformning av ViM Introduktion till Malmö stad. 2.Medlemsarrangemang (Information och socialt) under hösten 2009.( pga att FS centrala arrangemang utgick) Tema? 3.Ev medlemsenkät 4.Anskaffning av beslutad utrustning för bedrivande av verksamheten.(mobiltelefon + datorsupport) 5.Ev utbildning och utrustning av ViM frivilliga för PR och information 6.Information/Julhälsning till medlemmarna? 7.Tidpunkt för årsmöte Ev verksamhetskonferens/dag för fastställande av program för Anskaffning av Rabatt företag 10.Extern informationsverksamhet 11.Avslutning av verksamhetsåret 2009 (Verksamhetsberättelse, bokslut, statistik och sum up ) 12.Egen hemsida 2010? 13.Uppföljning av medlemmar som var direktanslutna men som ej gick med i ViM.(Kassören tar fram underlag avseende antal och vad som hänt) 98. Mötet avslutas Välkomna till styrelsemötet Anmälan avseende ev förhinder via mail till mig före kl 1100 för att tilltuggslogistiken skall fungera. Har ni något tillägg till dagordningen hör av er! Lars Herrstedt-Rosén Ordförande ViM 9 (9)