Granskning av projekt Ungdomslyftet

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av projekt Ungdomslyftet Söderhamns kommun 11 juni 2008 Författare Ove Axelsson Tove Färje *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och bedömning Sammanfattning Revisionell bedömning Inledning Bakgrund och revisionsfråga Metod Granskningsmetod Initiering av projektet Beslutsprocessen Organisation Projektledning Övergripande mål Ungdomslyftets mål Delprojekt och deras mål Ekonomi och rapportering Projektbudget och uppföljning Uppföljning av delprojekten Utvärdering Administration Administration och dokumentation

3 1 Sammanfattning och bedömning 1.1 Sammanfattning Runt årsskiftet 2006/07 uppmärksammades ett antal negativa ungdomsrelaterade problem i kommunen som satte igång en diskussion om ungdomsfrågor. Under våren tydliggjordes det att en större satsning för ungdomar skulle genomföras och i maj 2007 resulterade detta i att kommunfullmäktige beslutade att igångsätta en treårig ungdomssatsning vilken senare fick namnet Ungdomslyftet. Projektledningen består av en styrgrupp och en arbetsgrupp som inte har något dokumenterat uppdrag. De har tolkat sina uppdrag och har efter hand funnit sina respektive roller. Det övergripande målet för projektet är att Söderhamns kommun senast 2012 ska vara utsedd till Sveriges bästa ungdomskommun. Inom projektet finns 15 delprojekt med underliggande mål. Varje delprojekt har en egen delprojektledare. Den totala budgeten för projektet, tkr, antogs dels i samband med att fullmäktige beslutade att genomföra projektet, dels i samband med antagande av budget Utöver dessa pengar söker de olika delprojekten bidrag från externa organisationer. Ytterst är kommunstyrelsen ansvarig för ekonomin, men även styrgruppen har enligt uppgift ett övergripande ansvar. Vid styrgruppens möten är ekonomi en fast punkt. Uppföljning av delprojekten sker dels vid delprojektledarnas månatliga möten med ungdomskoordinatorn, dels vid styrgruppens möten. Rapportering sker löpande till kommunstyrelsen. I augusti 2008 ska delprojekten ta fram en delrapport till styrgruppen över det ekonomiska läget och hur det har gått i förhållande till vad som var tänkt. Rapporten kommer att redovisas för kommunstyrelse och fullmäktige. Den största delen av handlingar tillhörande projektet finns utspridda hos respektive projektledare. Dokumentationen av verksamheten varierar mellan projekten. 1.2 Revisionell bedömning Enligt uppdraget skulle granskningen dels beskriva beslutsprocessen, dels besvara ett antal revisionsfrågor. Beslutsprocessen finns beskriven under avsnitt 4.1. Vår bedömning av respektive revisionsfråga framgår nedan: Syfte och mål för verksamheten samt aktiviteter för att nå dessa. Är syfte och mål satta på ett sätt som gör dem uppföljningsbara? 3

4 Det övergripande målet att utses till Sveriges bästa ungdomskommun senast 2012 är tydligt och uppföljningsbart. Så gott som samtliga delprojekt har mål redovisade i projektplanerna. Vår bedömning är att 12 av 15 delprojekt har målbeskrivningar. Av dessa 12 är mätbarheten i några fall tveksam då utgångsläget inte redovisats eller att målbeskrivningen är något diffus. I stort menar vi dock att det går att följa upp och se om samtliga delprojekt fått någon form av konsekvens. Styrning av projektet, löpande rapportering vem ansvarar och till vem? Vår bedömning är att det finns en tydlig projektorganisation med fungerande rapporteringsrutiner till såväl styrgrupp som kommunstyrelse och fullmäktige. Det hade varit önskvärt om det i beslutet om projektorganisation tydligt hade framgått vilka uppgifter och mandat styrgrupp respektive arbetsgrupp har. Dessa grupper har under projektets gång själva fått forma sina uppgifter och sitt uppdrag. Ekonomiskt ansvar för projektet hur följs ekonomin? Ekonomin följs på ett bra sätt. En tjänsteman på ekonomikontoret har ett särskilt ansvar för att följa projektets ekonomi. Styrgruppen har ekonomirapportering som en stående punkt på dagordningen. Vilka delprojekt ingår och hur har de initierats? Vilken uppföljning och styrning finns av dessa? Delprojekten redovisas under avsnitt 6.2. De olika delprojekten har initierats på olika sätt; som förslag från intresserade privatpersoner, som förslag från kommunala förvaltningar eller genom införlivande av sedan tidigare befintlig verksamhet. Uppföljning/rapportering av verksamheten sker vid de månadsvisa träffar som delprojektledarna har samt genom att ungdomskoordinatorn och informationschefen har löpande kontakter med delprojektledarna. Dessa operativt ledande tjänstemän deltar vid styrgruppens möten och rapporterar om utvecklingen i de olika delprojekten. Kommunstyrelsen får löpande rapporter om projektet. Vår bedömning är att uppföljning och styrning inom projektet sker på ett tillfredsställande sätt. Var ligger det administrativa ansvaret för projektet? Hur sköts administrationen och hur dokumenteras verksamheten? Något uttalat administrativt ansvar finns inte utan ansvaret ligger hos respektive nämnd som delprojekten tillhör. Det är förhållandevis få handlingar som registrerats i kommunens ärendehanteringssystem. De delprojektledare som vi intervjuat har för sin egen räkning dokumenterat verksamheten och samlat handlingar som hör till projektet. Något enhetligt system finns dock inte utan det bygger helt på respektive delprojektledares initiativ vilket också innebär att dokumentationen är av varierande kvalitet. 4

5 Vi bedömer att det ur ett offentlighetsperspektiv finns brister i administration och dokumentation inom projektet. På vilka grunder betalas budgeterade medel ut och var ligger det ekonomiska ansvaret för projektet? Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig för projektets ekonomi. I projektorganisationen ligger ansvaret på styrgruppen ett ansvar som vi dock inte kunnat få verifierat genom något beslut. Budgeten upprättades av de två tjänstemän som inledningsvis fick uppdraget att komma med förslag till organisation för arbetet. Budgeten gjordes utifrån då kända förhållanden och bedömningar om vilka personalkostnader respektive delprojekt kunde behöva. Hur följs ekonomin och till vilket organ sker löpande uppföljning/redovisning av ekonomiskt läge? Som nämnts ovan finns en ekonom som följer ekonomin såväl på en övergripande nivå som på delprojektnivå. Ekonomin stäms av vid de månadsvisa mötena för delprojektledarna. Vid dessa möten är ungdomskoordinatorn sammankallande och det är denne som vidarerapporterar till styrgruppen. Kommunstyrelsen får löpande rapporter och även fullmäktige kommer att få ta del av läget i samband med att deluppföljningen från augusti 2008 redovisas. Vi bedömer att uppföljning och redovisning av projektets ekonomi sker på ett tillfredsställande sätt. Finns det uttalat hur utvärdering och uppföljning av projektet ska gå till? Ska delrapporteringar ske? Projektet ska utvärderas vid halvårsskiftet Det är från projektledningens sida uttryckt ett önskemål om att utvärderingen sker i form av löpande processutvärdering och att detta sker i samarbete med forskare. Något beslut om hur utvärderingen ska gå till finns inte ännu och heller inga budgeterade medel för en forskarinsats. Delrapportering kommer, som nämnts ovan, att ske i augusti Vi bedömer att det är av stor betydelse att utvärdering av projektet sker enligt projektledningens önskemål. Det är en brist att beslut om utvärdering saknas och att det inte har avsatts medel för utvärdering. Sammantaget bedömer vi att projektet bedrivs med en styrning, kontroll och uppföljning som ger beslutsfattarna goda möjligheter att följa utvecklingen och vid eventuella behov agera. 5

6 2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionsfråga Söderhamns kommun har avsatt 25 Mkr under en treårsperiod att användas till en särskild ungdomssatsning, Ungdomslyftet. Ungdomslyftet består av ett flertal delprojekt av varierande omfattning. Satsningen har som syfte att o motverka segregation, främlingsfientlighet, droger och våld o uppmuntra jämställdhet och mångfald o förändra destruktiva attityder o ge ungdomar möjlighet att påverka sin livssituation o skapa framtidstro hos ungdomarna och därigenom för hela Söderhamns kommun. Granskningen ska beskriva vissa skeenden och besvara följande revisionsfrågor o beskriv beslutsprocessen (initiering, dokumentation, berörda nämnders delaktighet, beslut). o syfte och mål för verksamheten samt aktiviteter för att nå dessa. Är syfte och mål satta på ett sätt som gör dem uppföljningsbara? o styrning av projektet, löpande rapportering vem ansvarar och till vem? o ekonomiskt ansvar för projektet hur följs ekonomin? o vilka delprojekt ingår och hur har de initierats? Vilken uppföljning och styrning finns av dessa? o var ligger det administrativa ansvaret för projektet? Hur sköts administrationen och hur dokumenteras verksamheten? o på vilka grunder betalas budgeterade medel ut och var ligger det ekonomiska ansvaret för projektet? o hur följs ekonomin och till vilket organ sker löpande uppföljning/redovisning av ekonomiskt läge? o finns det uttalat hur utvärdering och uppföljning av projektet ska gå till? Ska delrapporteringar ske? 3 Metod 3.1 Granskningsmetod Granskningen har genomförts genom studier av handlingar samt intervjuer med styrgruppens ordförande, handläggande tjänstemän i beslutsprocessen, tre delprojektledare, ungdomskoordinatorn, registratorer och ekonom. 6

7 4 Initiering av projektet 4.1 Beslutsprocessen Runt årsskiftet 2006/07 uppmärksammades ett antal ungdomsrelaterade problem och negativa händelser såväl på skolor som ute på stan. Detta föranledde ett möte där polis, skola, socialförvaltning m.fl. diskuterade vad som kunde göras för att förbättra situationen. Som en konsekvens av detta möte fick den nuvarande ungdomskoordinatorn i uppdrag att snabbt ta fram förslag på insatser. Under våren uppstod idén att göra en samlad kraftinsats i syfte att förbättra ungdomarnas situation i Söderhamn. Utifrån de diskussioner som skett beslutade kommunstyrelsen , 95, bl. a. att ge ledningsstaben i uppdrag att samordna arbetet kring ungdomsfrågorna i stort och aktivitetshuset i synnerhet och att senast till kommunstyrelsen sammanträde i maj tillsammans med berörda förvaltningar presentera ett förslag till framtida inriktning av ungdomsarbetet och drift av aktivitetshuset. Informationschefen och chefen för kultur och fritid fick i uppdrag att utreda och komma med förslag till organisation för det fortsatta ungdomsarbetet. Uppdraget resulterade i ett tjänsteutlåtande daterat i vilket det föreslås ett treårigt ungdomsprojekt innehållande ett stort antal delprojekt. Till tjänsteutlåtandet bilades en ekonomisk kalkyl för perioden Vid kommunstyrelsens sammanträde , 119, beslutades följande: Kommunstyrelsen beslutar, i egenskap av projektägare med det övergripande ansvaret för ungdomsprojektet i sin helhet och i syfte att leda, styra och samordna det förvaltningsövergripande arbetet, utse en arbetsgrupp bestående av ordförandena för kommunstyrelsen, barnoch utbildningsnämnden, kultur- och samhällsutvecklingsnämnden, socialnämnden samt informationschefen som sammankallande. Med det ovan nämnda tjänsteutlåtandet som underlag beslutade kommunfullmäktige , 93, att igångsätta ungdomssatsningar enligt de förslag som redovisas i beslutsunderlaget, samt att uppdra till kommunstyrelsen att genomföra arbetet. Vidare beslutade kommunfullmäktige att anslå tkr för projektverksamheten år I syfte att tydliggöra ansvarsfrågan beslutade kommunfullmäktige , 137, att överflytta ansvaret för delprojekten Polstjärnan och Drömverkstan från kultur- och samhällsutvecklingsnämnden (KUS) till kommunstyrelsen och att som en konsekvens av detta omfördela medel från KUS och BUN till kommunstyrelsen. 7

8 5 Organisation 5.1 Projektledning Kommunstyrelsen har beslutat om projektorganisation. Projektet leds av en styrgrupp bestående av ordförandena i kommunstyrelsen (tillika ordförande i styrgruppen), kultur- och samhällsutvecklingsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och nämnden för lärande och arbete. Vidare utsågs en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från berörda förvaltningar med kommunchefen som sammankallande. Vi har i granskningsarbetet inte kunnat hitta något tydligt formulerat uppdrag för styrgruppen. Projektledningens arbetsformer har efter hand utformats av grupperna själva. Styrgruppen har tolkat sitt uppdrag som att övergripande hålla ihop projektet, fatta beslut i nämndsöverskridande frågor och ha ett helhetsansvar över projektets ekonomi. Styrgruppen träffas en gång i månaden och minnesanteckningar förs. Inte heller arbetsgruppen har något dokumenterat uppdrag varför även de efter hand har funnit sin roll och uppgift. Gruppen är på en mer operativ nivå än styrgruppen. Vid arbetsgruppens möten diskuteras utvecklingen inom de olika delprojekten. Huvudsakligen är gruppens möten inriktade på diskussion och avstämning. Arbetsgruppen skickar frågor av större betydelse till styrgruppen för beslut. På tjänstemannanivå leds arbetet i ungdomslyftet operativt av informationschefen och ungdomskoordinatorn, vilka också deltar i såväl styrgruppens som arbetsgruppens möten. Särskilt ungdomskoordinatorn har som uppgift att kontinuerligt följa delprojektens arbete och stötta delprojektledarna i sina roller. Han är också sammankallande i delprojektledarträffarna som sker en gång i månaden. Därutöver fångar koordinatorn upp vad som händer och försöker hitta samverkansformer mellan de olika delprojekten. 6 Övergripande mål 6.1 Ungdomslyftets mål Huvudmålet är att Söderhamns kommun senast 2012 ska vara utsedd till Sveriges bästa ungdomskommun. Årets ungdomskommun utses av Ungdomsstyrelsen och som kriterier för att komma i fråga för utmärkelsen är att kommunen satsar på unga mellan åldrarna 13 och 25 inom följande områden; o insatser för att bryta utanförskap bland unga o metoder för att öka kunskapen om ungas livssituation och behov o insatser för att stärka föreningslivets verksamhet för och av unga 8

9 o metoder för att stärka ungas delaktighet och inflytande i samverkan med kommunen och inom föreningslivet. Det övergripande målet är mycket tydligt och mätbart. Projektet har höga ambitioner men trots tydlighet i målsättningen finns en osäkerhetsfaktor eftersom kommunen är utlämnad till andras tyckande och bedömning, då det är Ungdomsstyrelsen som utser årets ungdomskommun i konkurrens med andra kommuner. 6.2 Delprojekt och deras mål Aktivitetshuset Verkstäderna ska fungera som ett nav i ungdomssatsningen. Verksamheten ska bygga på ungdomarnas egna idéer och önskemål om aktiviteter och projekt. Nyckelord är ansvarstagande, gemenskap och trygghet. Målen är: 1. En markant ökning av antal besökare per år på Verkstäderna. Målet är en ökning med 50 % till 2009/2010 utifrån utgångsläget 2006/ En markant ökning av fortlöpande aktiviteter/verksamheter på Verkstäderna. Målet är en ökning med 25 % till 2009/2010 utifrån utgångsläget 2006/ Att bidra till en minskad brottslighet, gällande ungdomsrelaterade brott inom Söderhamns kommun. 4. Att bidra till en minskad droganvändning bland ungdomar inom Söderhamns kommun. 5. Minskade etniska och kulturella motsättningar i Söderhamns kommun. Mätinstrument: LUPP undersökningen. Delmål 1 och 2 är tydliga och mätbara. Mål 3, 4 och 5 är mätbara men oprecisa så till vida att det inte är preciserat med hur mycket det ska minska. Drömverkstan ska ge barn och ungdomar möjlighet till ett kreativt skapande. Aktiviteterna riktar sig också mot skolan i syfte att ge barn ökade möjligheter att kunna använda bild och form för att uttrycka sig. Drömverkstan har som mål att bredda det kulturella utbudet i Söderhamn genom att låta fler människor få ta del av praktisk/estetiska verksamheter, galleri samt en kulturell mötesplats. Målet är mätbart men oprecist så till vida att det inte är uttalat hur många fler människor som ska få ta del av verksamheterna eller från vilken nivå det kulturella utbudet ska utvecklas. Förbättrade förbindelser innebär dels att lösa bussförbindelserna till de ytterområden som saknar kvällsturer, dels att se över/utreda möjligheterna att införa någon form av 9

10 ungdomskort i Söderhamn som förbättrar möjligheterna för alla ungdomar att resa kollektivt. Projektets mål är att lösa frågan om kvällsturer till de områden i kommunen som saknar sådana förbindelser. Målet är såväl mätbart som tydligt. Föreningsdrivna fritidsgårdar syftar till att genom utökade bidrag få igång fler föreningsdrivna fritidsgårdar och underlätta för de föreningar som redan i dag bedriver lokal fritidsgårdsverksamhet. Projektets mål är att öka antalet föreningsdriva fritidsgårdar och höja kvaliteten i verksamheten. Vad gäller kvaliteten i verksamheter måste det finnas kriterier som går att mäta. Vad är utgångsläget? Målet att öka antalet föreningsdrivna fritidsgårdar går att mäta men är något oprecist. Europaresan - med start våren 2008 ska varje elev under sin tid i gymnasiet få göra en resa till ett annat land inom EU. Syftet med resan är bland annat att öka elevernas kunskap, intresse och förståelse för andra länder. Målet är att alla gymnasieelever någon gång under gymnasietiden ska få besöka ett europeiskt land. Målet är klart, tydligt och mätbart. Rådslag Söderhamn vänder sig till kommunens högstadieskolor och har som syfte att förebygga, lösa och hantera konflikter mellan ungdomar. Inget mätbart mål finns men möjlighet till utvärdering finns. Ungdomsstödjarna syftar till att förstärka det förebyggande arbetet i ungdomsmiljöer genom en vardagsnära uppsökande och stödjande verksamhet. Kamratstödjarna ska fungera som förebilder och vara en extra kompis. Projektets mål: 1. Söderhamns ungdomar skall känna trygghet, tillhörighet och gemenskap samt respektera varandra. 2. Projektet ska medverka till en ökad integration och minskad segregation. 3. Projektet ska medverka till roliga och utvecklande fritidsaktiviteter för Söderhamns ungdomar. 10

11 Vi bedömer att målen inte är direkt mätbara men viss möjlighet till utvärdering finns genom att konsekvenser i form av attityder och beteende kan bli märkbara. Ungdomsbrandkår syftar till att skapa en aktivitet med gemenskap och ansvarstagande för ungdomar som inte sysslar med idrott och musik. Projektets mål är att öka ungdomars kunskap av om bränder och fungera som ambassadörer för räddningstjänsten, genom att dela med sig av sina kunskaper till andra ungdomar samt familjemedlemmar om hur man förebygger och begränsar små som stora olyckor och att agera rätt i olika situationer. Kommentar Inget mätbart mål finns men möjlighet till utvärdering finns. Ungdomsråd ska stärka ungdomars möjlighet till delaktighet och inflytande i frågor som rör närsamhället, skolan och kommunen. Målet är mer att betrakta som ett effektmål än ett mätbart mål. LUPP-undersökning genomförs i grundskolans klass 8 samt gymnasiets årskurser 1 och 3. Undersökningen ska genomföras vartannat år, varvid kommunen får tillgång till en bred kunskapsbas som kan användas för bl. a. politiska prioriteringar. Projektet bygger mer på en aktivitet än en målsättning. Ett mål hade kunnat vara att uppnå en viss svarsfrekvens. Ungdomsportal webb är ett arbete med att skapa en ungdomsportal på Internet. Portalen ska bygga på ungdomarnas egen medverkan, deras egna filmer, egeninspelade låtar etc. Portalen ska även innehålla aktuell information om kommunen. Projektet har ett tydligt mål, nämligen att skapa en ungdomsportal på Internet. Ungdomsmiljonen ska användas med utgångspunkt från ungdomarnas egna önskemål och förväntningarna. Syftet är att stärka ungdomarnas möjlighet att påverka sin livssituation och skapa framtidstro. Projektet saknar tydligt mätbara mål. 11

12 Ungdomskonferensen är ett årligt forum för Söderhamns skolungdomar att vara med att påverka samhällsutvecklingen, framförallt vad gäller skolan och fritiden. Målet att genomföra en årlig ungdomskonferens är tydligt och uppföljningsbart. Miljötinget är Landstinget Gävleborg och Region Dalarnas satsning på ungdomar och miljö. Varje år hålls miljötinget i olika kommuner. Målet var att stå som värd för 2007 års miljöting. Målet är tydligt och har nåtts. Youth in Europe - European Cities Against Drugs (ECAD) driver ett Europeiskt ungdomsprogram, Youth in Europe, med målet att utveckla det preventiva arbetet mot droger i de deltagande städerna. Söderhamns huvudmål i projektet är ett minskat bruk av alkohol och tobak. Ett samhälle fritt från narkotika och dopning samt minskade skadeverkningar av överdrivet spelande. Detta mål har brutits ner i följande delmål: 1. Genomsnittsåldern för alkoholdebut ska höjas med ett år till år Andelen hög-/riskkonsumenter bland både ungdomar och vuxna ska minska avsevärt till år Andelen som provar narkotika/dopingmedel ska minska med 50 % till år Antalet ungdomar under 18 år som konsumerar tobak ska minska med 50 % till år 2012 Målen är i all väsentlighet såväl tydliga som mätbara. 7 Ekonomi och rapportering 7.1 Projektbudget och uppföljning I samband med att kommunfullmäktige 2007 beslutade att genomföra projektet Ungdomslyftet antogs en budget för verksamheten under år 2007 (2 663 tkr till drift och tkr till investeringar). Projektbudget för åren fastställdes i samband med att kommunens budget antogs. Totalt omfattar projektanslaget tkr (drift) och tkr (investeringar). Därutöver tillkommer bidrag från externa organisationer som dels redan erhållits, dels ansökts om men ännu inte behandlats. Kommunstyrelsen ansvarar ytterst för projektets ekonomi. Styrgruppen har enligt uppgift ett övergripande ansvar för projektekonomin, dock har vi i granskningsarbetet inte kunnat se något formellt beslut om att så är fallet. Vid styrgruppens möten är ekonomin en fast 12

13 punkt på dagordningen då det informeras om det ekonomiska läget i projektets verksamheter. Minnesanteckningar förs vid dessa möten och anteckningarna delges kommunstyrelsen. På tjänstemannanivå har informationschefen det övergripande ansvaret för den totala ekonomin i projektet. Det har vid två tillfällen skett särskilda informationsinsatser till kommunstyrelsen om läget i projektet. Vid denna rapports upprättande är ännu ett informationstillfälle planerat i samband med strategi-ks i maj. 7.2 Uppföljning av delprojekten Alla pengar är fördelade på delprojekten och det finns inget utrymme för obudgeterade kostnader om inte externa finansieringskällor kan hittas. Eventuella över- eller underskott hos delprojekten kan efter ombudgeteringsbeslut i fullmäktige föras över till nästa års budget. Det är möjligt att flytta pengar mellan delprojekten men det är inte något som har varit aktuellt. Vid en eventuell överflyttning är det styrgruppen som tar beslutet. Redan när budgeten för projektet antogs fanns en medvetenhet om att ekonomin inte skulle rymma några extra kostnader inom delprojekten varför de hoppas på positiva utfall från inlämnade bidragsansökningar. Varje delprojekt har en budget och en egen aktivitetskod i redovisningen. I augusti ska delprojekten ta fram en delrapport till styrgruppen över det ekonomiska läget och hur det har gått i förhållande till vad som var tänkt. Rapporten ska redovisas för kommunstyrelse och fullmäktige. Någon mall eller anvisning i projektplanerna för vad delrapporten ska innehålla, hur den ska vara utformad eller att det ska lämnas in finns inte. En av kommunens ekonomer har ett särskilt ansvar för uppföljning av projektekonomin. 7.3 Utvärdering Projektet ska utvärderas efter två år (halvårsskiftet 2009). Inga pengar finns i nuläget avsatta för utvärderingen. Eftersom projektet är så stort och omfattande skulle man föredra en fortlöpande processutvärdering med koppling till forskning. Tanken är att anlita FoUenheten inom Centrum för flexibelt lärande. Detta är dock förenat med kostnader vilka i nuläget inte finns budgeterade inom projektet. 13

14 8 Administration 8.1 Administration och dokumentation Den övervägande delen av den diarieförda dokumentationen finns i kommunstyrelsens diarium. De handlingar som tillhör projektet och har lämnats till registrator är diarieförda i ärendehanteringssystemet. För att återfinna samtliga handlingar tillhörande projektet som finns i kommunstyrelsens diarium är man tvungen att söka på olika sökord. Handlingar är diarieförda på olika diarienummer. Den största delen av handlingar tillhörande projektet finns utspritt hos respektive delprojektledare. Projektledarna sparar handlingar i pärmar, men mer för deras egen räkning än för dokumentationen av projektet. Dokumentationen av hur verksamheten fortskrider och utvecklas varierar mellan projekten. Det har i intervjuarbetet kommit fram att det i projektledningen finns en medvetenhet om denna brist. 14