Landstingets rutiner, regelverk vid tecknande av chefsavtal och enskilda avtal

Transkript

1 Extern genomlysning chefsavtal och enskilda avtal Landstingets rutiner, regelverk vid tecknande av chefsavtal och enskilda avtal Landstinget Västernorrland

2 Bakgrund 2

3 Bakgrund och uppdrag Landstinget Västernorrland har upphandlat en genomlysning av rutiner och regelverk vid tecknande av chefsavtal och enskilda avtal. I uppdraget ingår en granskning av tecknade chefsavtal och enskilda avtal från år 2010 och framåt, samt att eventuella brister i beslutskedjor påtalas. Chefsavtal och enskilda avtal som ska granskas omfattar inte enhetschefer och inte heller yrkeskategorierna ST- och AT-läkare samt underläkare. Granskningsunderlaget omfattar 436 avtal. Uppdraget har resulterat i en rapport som även presenteras för uppdragsgivaren muntligt. 3

4 Frågeställningar som besvaras inom ramen för vårt uppdrag Regelverk/process för beslut: Finns interna regelverk/processer för beslut om tecknande av anställningsavtal (gällande personer med chefsbefattning och andra anställda)? I den mån sådana regelverk/processer finns, är dessa ändamålsenliga? Följs de interna regelverken/processerna? Finns brister i beslutskedjor? Avtalens materiella innehåll: Är ingångna avtal förenliga med interna regelverk, kollektivavtal och lagstiftning? Är ingångna avtal ändamålsenliga? Lämnade rekommendationer 4

5 Sammanfattning 5

6 Sammanfattning Interna rutindokument/processer avseende beslut om att teckna anställningsavtal finns i organisationen. Vi bedömer dock att ett behov av översyn av dessa finns. Det för att framförallt tydliggöra det ansvar de olika stödjande funktionerna, HR och Löneservice, har vad gäller avtalens hanterande. Men även för att interna rutindokument och till dem tillhörande processkartor gällande rekrytering uppnår en mer enhetlig utformning och att samma begrepp används. En översyn bör även tydliggöra vilken funktion som har/skall ha en granskningsfunktion vad gäller att säkerställa att anställningsunderlag/avtal motsvarar interna regelverk. Vi bedömer även att vinster finns av att stödjande resurser som HR, Löneservice och diariet går igenom sina interna rutiner som har bäring på området rekrytering/avtalstecknande för att säkerställa att samtliga steg i processen är tydliggjorda utifrån vem som ansvarar för respektive uppgift. Granskningen visar att många avtal saknar tydlig uppgift om vem som företrätt arbetsgivaren vid vilket utgör en allvarlig brist. Vi uppmanar till översyn av rutiner för chefers undertecknande av anställningsavtal för att i framtiden undvika att anställningsavtal inte går att spåra till ansvarig chef samt att mallar utarbetas med möjlighet till förtryckta namnförtydligande och befattning för ansvariga chefer. Vi uppmanar vidare att befintliga avtal utan den uppgiften korrigeras så det framgår vem som skrivit under avtalet. 6

7 Sammanfattning - fortsättning Granskningen konstaterar att samtliga bilagor i form av delegeringar inte översänts. Huruvida samtliga bilagor går att återfinna i verksamheten eller inte kan granskningen därför inte svara på. Vi rekommenderar en genomgång av arbetsmiljö-, miljöarbets- samt brandsskyddsdelegeringar som är gjorda till chefer i organisationen för att uppmärksamma om delegeringar saknas och i så fall upprätta nya. Granskningen visar att arbetsmiljö-, miljöarbets- samt brandsskyddsdelegeringarna saknar returnering av uppgifter. Vi rekommenderar en justering av dokumenten så att även returnering av uppgifter finns med i delegeringarna. 7

8 Metod 8

9 Metod vår arbetsprocess Inledande uppstartsmöte med uppdragsgivare skedde Avtalsmaterial för granskning erhölls via rekommenderat brev till PL i två omgångar erhölls kontaktuppgifter till 8 funktioner. Utöver dessa valde vi även att kontakta chef för HR-stöd samt chef för Löneservice. I bilaga 1 anges de funktioner vi intervjuat. Två av de personer vi fick kontaktuppgifter till har inte kunnat intervjuats; HRdirektör (pga. stundande anställningsavslut) och Hälso- och sjukvårdsdirektören (sökts upprepade gånger för att bokning av intervju. Trots upprepade kontaktförsök och uppmaning har denne inte återkommit till oss). Relevanta interna regeldokument har erhållits framförallt i samband med, eller efter, genomförda intervjuer. Samtliga dokument vi tagit del av anges i bilaga 2. 9

10 Metod - fortsättning De av uppdragsgivaren översända anställningsavtalen inklusive bilagor har granskats med utgångspunkt från ändamålsenlighet samt huruvida avtalen är förenliga med interna regelverk, kollektivavtal och lagstiftning. Mot bakgrund av att 21 personer saknade anställningsavtal i sin personakt i diariet har avstämning skett via telefon med en lönehandläggare på landstingets Löneservice. Avstämningen avsåg om personerna fanns upplagda i landstingets personalsystem, Heroma, samt vilka uppgifter som i så fall fanns inlagda gällande anställning och villkor. Materialet har efter inhämtande sammanställts, analyserats och sammanfattats i en rapport. 10

11 Sammanställning - iakttagelser 11

12 Interna regelverk/processer Finns interna regelverk/processer för beslut om tecknande av anställningsavtal? Ja. I rutin/regeldokumenten Chefsrekrytering och Rekrytering av medarbetare återfinns skrivningar gällande tecknande av anställningsavtal. Dessa innehåller även länkar till en processkarta för respektive rutin. Vi kan inom ramen för vår granskningen inte finna att HR-stöd eller löneavdelningen har mer detaljerade beskrivningar av det arbete de utför avseende att stötta chefer avseende tecknande av anställningsavtal utöver ovanstående. Utöver ovanstående rutin/regeldokument har vi även tagit del av ytterligare interna dokument som intervjupersoner ansett har bäring på vårt uppdrag. Se bilaga 2. 12

13 Fortsättning - interna regelverk/processer Rutindokument Chefsrekrytering Rekryterande chef stämmer av löne- och anställningsvillkor med HR i samband med analys och upprättande av kravprofil. Förvaltningschef ska godkänna att avvikelser sker från gällande lönestruktur och/eller anställningsvillkor vid chefsrekrytering. Rekryterande chef lämnar erbjudande om anställning inkl. löneoch anställningsvillkor till kandidat. Ev. särskilda villkor preciseras i erbjudandet och skrivs in i chefsavtalet (finns utarbetad mall och till avtalet ingår fyra bilagor se bilaga 3). Rekryterande chef skriver anställningsunderlag (se bilaga 4) som skickas till Löneservice. HR-funktionen skriver i samråd med ansvarig chef underlag för chefsavtal i enlighet med rutiner. Såväl anställningsbeslut som chefsavtal med tillhörande bilagor signeras av rekryterande chef och tillträdande chef. Arbetsgivarens exemplar förvaras med CV i personakten. HR avslutar rekryteringsprocessen och meddelar sökande. Ansökningshandlingar sparas i Heroma Inledande text i dokumentet: Rekryterande chef ansvarar för att processen för chefsrekrytering följs vid varje chefsrekrytering Förvaltningschef ansvarar för lönestrukturen inom förvaltningen HR ger stöd till rekryterande chef i rekryteringsarbetet och lönesättning Samtliga rekryteringar hanteras i rekryteringsmodulen i Heroma Delar av processkarta - se nästa sida: 13

14 Delsteg i Processkarta länkhänvisning i Chefsrekrytering Sex funktioner till vänster. Redovisar process- steg från beslut av rekryterande chef t.o.m. anställningen registreras av Landstingsservice Lön. 14

15 Fortsättning - interna regelverk/processer Rutindokument Rekrytering av medarbetare Anställningsavtal upprättas efter att rekryterande chef beslutat om vem som ska erbjudas anställning. Innan anställning erbjuds måste rekryterande chef stämma av med HR-funktionen gällande lönesättning och andra villkor. Vid avvikelse från gällande lönestruktur/anställningsvillkor ska överordnad chef ge sitt godkännande enligt farfarsprincipen. Diarieföring av rekryteringsärenden sker i Heroma i och med att rekryterande chef tagit beslut att rekrytera. Rekryterande chef fyller i anställningsunderlaget som ska skickas till HR innan löneservice får det för registrering av anställning i Heroma. Inledande text i dokumentet: Rekryterande chef har huvudansvar för rekryteringen HR-funktionen erbjuder ett kvalificerat processtöd till chefer under rekryteringsprocessen Det är viktigt att ha kunskap om gällande lagstiftning och regelverk som styr rekryteringsprocessen Delar av processkarta - se nästa sida: 15

16 Delsteg i Processkarta - länkhänvisning i Rekrytering av medarbetare Sju funktioner till vänster. Redovisar process- steg från beslut av rekryterande chef t.o.m. anställningen registreras av Landstingsservice Lön. 16

17 Fortsättning - interna regelverk/processer avseende dokumentation av underlag kopplat till anställningsavtal IT-stödet Platina finns för att diarieföra uppgifter införda i personalakter. Systemet infördes hösten En användarinstruktion finns för utarbetat. Från våren 2017 kan även ärendetyper startas upp från HR (såsom rekrytering, chefsavtal etc.). Systemet innehåller mallar för anställningsavtal för B-och C-chef. Ej A-chef (förvaltningschef). Det uppges inte finnas någon rutin för hur mallarna ska användas. Sekretessbelagda handlingar läggs inte in i systemet. Det uppges att sådana uppgifter istället finns hos cheferna. I dokument Personalakt ärenden och handlingar. För registratorer. anges följande: I avsnitt Anställning anges att följande handlingstyp/rubrik ska ingå i personalakten: Anställningsavtal (U). Registrera: namn, personnummer, datum på handlingen Anställningsunderlag (U). Registrera: namn, personnummer, datum på handlingen Bilaga till anställningsunderlag (U). Registrera: namn, personnummer, datum på handlingen Tystnadsplikt (U). Registrera: namn, personnummer, datum på handlingen Chefsavtal (U). Registrera: namn, personnummer, datum på handlingen Bilagor chefsavtal (U). Registrera: namn, personnummer, datum på handlingen 17

18 Finns ändamålsenliga interna regelverk/processer? Rutindokumentet för rekrytering av medarbetare är mer omfattande och mer detaljerat beskrivet än dokumentet gällande chefsrekrytering. Dessutom finns skillnader vad gäller formuleringar av rubriker och antalet rubriker. Vi rekommenderar att göra om de styrande dokumenten till sin struktur och omfattning för att göra mer likvärdiga. Vi bedömer att bägge rutindokumenten kan utvecklas gällande beskrivningarna av upprättande av anställningsunderlag och avtal och då framförallt när det gäller att tydliggöra vem som ansvarar för vad och till vem upprättade underlag ska överlämnas. T.ex. anges att HR-funktionen skriver i samråd med ansvarig chef underlag för chefsavtal i enlighet med gällande rutiner för chefsavtal och chefslönetrappa. Vi bedömer att skillnader finns i rutinernas processkartor och involverade aktörer. Vi finner att processkartan för chefsrekrytering saknar aktören Kommunikation. Bägge saknar dessutom även aktören diariet som handhar personalakten. Vi bedömer att rutinernas processkartor kan utvecklas framförallt vad gäller att tydliggöra vilket dokument/underlag som ska överlämnas till nästa aktör i processen. Processkartan för chefsrekrytering saknar begreppet chefsavtal samt anställningsunderlag som används i rutindokumentet. Begreppet anställningsavtal används i processkartan för chefsrekrytering men återfinns inte i rutindokumentets skrivningar. 18

19 Finns ändamålsenliga interna regelverk/processer? Vi finner att det i processkartan för rekrytering av medarbetare anges att HR har en granskningsfunktion. Däremot bedömer vi att begreppet inte används med samma tydlighet i rutindokumentets skrivningar gällande HR:s funktion. T.ex. anges måste rekryterande chef stämma av med HR. Avseende avsteg från lönestruktur och/eller anställningsvillkor för såväl chefer som medarbetare som rekryteras finns i rutindokumentet skrivningar som anger hur detta ska hanteras. Förvaltningschef ska kontaktas om det avser en chef medan farfarsprincipen är gällande för medarbetare. Vad gäller överenskommelser om flexibilitet i arbetstidens förläggning, uppges det ske genom muntliga överenskommelser och är inget som formaliseras i avtalstext. Vi finner inga skrivningar om hur kontakter/dialog gällande eventuella avsteg från rutinen enligt ovan ska dokumenteras. I samband med genomförande av våra sista intervjuer erhåller vi information om att en förändring nyligt skett vad gäller rutin för hur anställningsavtal ska upprättas. Vi har inom ramen för vårt uppdrag inte tagit del av detta dokument men uppgift lämnas om att den nya rutinen innebär en förändring för vad HR och lönehandläggarna ska bistå med i rekryteringsprocesser. Farhågor lyfts om det kommer påverka lönehandläggarnas uppdrag så att de får frågor av chefer de inte upplever sig ha kompetens för och därmed inte kan besvara. 19

20 Följs de interna regelverken/processerna? Utifrån genomförda intervjuer bedömer vi att chefer har kännedom om, och utgår från, att de är ansvariga för rekryteringen och de följande processtegen. Vi erhåller beskrivningar om att intervjuade chefer har utarbetat ett inarbetat arbetssätt vad gäller rekrytering/avtalstecknande. Av beskrivningarna bedömer vi att det innebär att ju mer rutinerad chefen är desto mindre stöd utgör rutindokument i deras arbete. Vad gäller förändringar i rutiner anges HR som betydelsefullt utifrån att det finns förväntan om att de lämnar information om eventuella förändringar. Chefer bedöms använda sig av befintligt HR-stöd i olika utsträckning utifrån chefens behov av stöd. Samtliga anger dock att de får det stöd de behöver, t.ex. gällande lönestrukturuppgifter. I sammanhanget lyfts dock att kontinuitet genom att kunna nyttja samma HR-stöd från gång till gång har betydelse utifrån förståelsen för verksamhetens utmaningar. Samtliga intervjuade chefer anger att det är HR som dokumenterar i rekryteringssystemet, Heroma. Utifrån genomförda intervjuer får vi en bild av att det kan skilja sig mellan verksamheter ifråga om vilka funktioner som utarbetar/hanterar avtal/anställningsunderlag. T.ex. om det är chef eller HR som ansvarar för att skicka underlag/dokument till diariet eller till löneavdelningen. Detta bekräftas även av löneavdelningen som uppger att det skiljer sig mellan olika verksamhetsområden om det är chef eller HR som skickar underlag till dem. 20

21 Följs de interna regelverken/processerna? Av lönehandläggare erhåller vi även uppgifter om att det finns skillnader mellan chefer gällande hur de följer och tillämpar gällande rutiner. Det är inte ovanligt att det saknas uppgifter i anställningsunderlag som lönehandläggare erhåller. Det innebär att lönehandläggarna måste söka kompletterande uppgifter för att kunna genomföra sitt uppdrag. I sammanhanget lyfts även fram att chefer kan ha ett utbildningsbehov eller behov av ytterligare stödfunktion för sitt uppdrag. Utifrån intervjuerna bedömer vi att gällande rutin att kontakta förvaltningschef eller chef utifrån farfarsprincipen följs vid avsteg i lönestruktur/anställningsvillkor. Som tidigare nämnts anger dock inte rutindokumentet hur detta ska dokumenteras. Befintliga mallar upplevs som ett bra stöd i arbetet. Samtidigt anges att chefer behöver mer kunskap om vad de ska göra och vilka uppgifter som ska finnas i underlag/avtal. Någon menar även att de tillgängliga stödresurser de totalt sett har för sitt uppdrag kan påverka om gällande rutiner följs och tillämpas. 21

22 Finns brister i beslutskedjor? När avsteg från lönevillkor/anställningsvillkor sker bedömer vi att den dialog som legat som grund för beslut inte dokumenteras. Det finns inte heller angivet att detta ska ske enligt rutindokument. Intervjuer visar att rutinerade chefer sällan söker stöd i gällande rutindokument utan istället vänder sig direkt till stödfunktionen HR för råd. Härigenom har de även en förväntan att HR bistår med information om ev. nya/reviderade dokument. Utifrån genomförda intervjuer bedömer vi att det finns utrymme att förtydliga det ansvar HR kontra löneavdelningen har gällande hanterande av underlag/avtal. Här vill vi särskilt lyfta granskningsrollen som idag uppfattas som otydlig. Vi uppfattar av gällande rutindokument för rekrytering av chefer och rekrytering av medarbetare samt kompletterande processkartor har utrymme att tydliggöra vilken funktion som ansvarar för processens olika delsteg vad gäller hanterande av underlag/avtal. Här kan även en ansvarig utses. 22

23 Granskning av anställningsavtal - Inledning Utredningen har mottagit anställningsavtal från uppdragsgivaren för granskning. Anställningsavtalen avser verksamhetschefer och förvaltningschefer samt läkare inom Landstinget Västernorrland. Enligt den första uppgiften från uppdragsgivaren skulle den totala mängden avtal som ingick i uppdraget vara 448 stycken. Uppdragsgivaren har sedan uppdraget startade sänt en lista som omfattar 436 personer, fördelat på 415 avtal som översänts och 21 avtal som inte återfunnits i verksamheten. Utredningen har tolkat detta som att uppdragsgivarens uppfattning är att den totala summan avtal som ingår i uppdraget är 436. Av de 21 avtal som inte återfunnits i verksamheten finns dock samtliga arbetstagare i lönesystemet och 20 stycken är fortfarande anställda i verksamheten. Framhållas ska att det är anmärkningsvärt att handlingar i den omfattningen inte går att återfinna i en verksamhet. Att anställnings- och/eller chefsavtal inklusive eventuella bilagor försvinner i den omfattningen är en tydlig indikation på att hanteringen av personalakterna har brister. 23

24 Granskning av anställningsavtal - Inledning Utredningens iakttagelser avseende avtalens materiella innehåll kommer nedan delas upp i tre steg: Steg 1 - övergripande iakttagelser och bedömning av ändamålsenligheten efter granskning av enskilda avtal och chefsavtal inklusive bilagor. Steg 2 - bedömning av specifika anställningsavtal som utredningen anser behöver uppmärksammas. Steg 3 - övergripande bedömning av huruvida ingångna anställningsavtal är förenliga med interna regelverk, kollektivavtal och lagstiftning besvaras. 24

25 Granskning av anställningsavtal Steg 1, övergripande iakttagelser avseende enskilda avtal Avtal Chefers namnförtydligande och uppgift om befattning saknas i flera avtal, varför det i många fall inte går att spåra vem som är ansvarig. Detta utgör en allvarlig brist. Det saknas därför möjlighet att kontrollera om den chef som undertecknat anställningen varit behörig att göra det eller att i efterhand följa upp om en chef efterlever de rutiner/riktlinjer verksamheten har vid anställningar. Det framgår att under åren har flera olika mallar för anställningsavtal använts vilket gör det svårt att få en överblick över avtalen och dess villkor. Från 2015 har verksamheten i huvudsak använt sig av enhetliga mallar för anställningsavtal vilket bidrar till att kontinuitet och tydlighet uppnås. Granskningen kan dock konstatera att mallarna inte är ändamålsenliga vid tidsbegränsade anställningar då flera avtal har motsägelsefulla uppgifter om vilken anställningsform som avses. Vidare är det i stor utsträckning anställningsavtal som baserats på mallarna från 2015 som saknar tydlig uppgift om vem som företrätt arbetsgivaren vid rekryteringen. Bilagor I många avtal är det otydligt vilka bilagor som hör till anställningsavtalet då förteckning saknas. I flera avtal där tydlig hänvisning till viss bilaga finns, saknas emellertid aktuell bilaga vilket tyder på att hanteringen av handlingarna har brister. 25

26 Granskning av anställningsavtal Steg 1, övergripande iakttagelser avseende chefsavtal + - Samtliga mottagna chefsavtal har tydlig uppgift om vem som företrätt arbetsgivaren vid rekryteringen då detta är förtryckt och sedan underskrivet. Chefsavtalen följer samma mall vilket ger en kontinuitet och tydlighet samtidigt som det är enkelt att upptäcka avvikelser eller eventuella felaktigheter. Avtalen är strukturerade och i all väsentlighet behandlar de vad som är brukligt vid chefsförordnanden. I flera avtal där bilagor framgår av förteckning har bilagorna inte översänts. Huruvida samtliga bilagor går att återfinna i verksamheten eller inte kan granskningen inte svara på. Om bilagor till anställningsavtal inte kan återfinnas utgör det en allvarlig brist. I synnerhet när det handlar om bilagor till chefsavtal då dessa avtal inkluderar delegering av arbetsmiljö-, miljöarbets- och brandskyddsuppgifter. Det finns en konkret risk att en chef inte i efterhand kan hållas ansvarig för brister i arbetsmiljön trots att arbetsgivaren fördelat uppgifterna. Detta för att det inte går att styrka att delegering skett om bilagorna inte går att återfinna. 26

27 Granskning av anställningsavtal Steg 1, övergripande iakttaglerser avseende bilagor till chefsavtal Bilaga Lönevillkor vid avveckling av chefsuppdrag Om arbetstagaren uppfyller villkoren garanteras arbetstagaren, utan tidsbegränsning, en månatlig kompensationsersättning efter det att chefsförordnandet upphör under förutsättning att arbetstagaren arbetar kvar inom landstinget. Lönevillkoren är i denna del att likställa med ett avgångsvederlag utan tidsbegränsning, under förutsättning att arbetstagaren fortsätter arbeta inom landstinget. Kompensationsersättningen utgörs av en procentsats av skillnaden mellan arbetstagarens tidigare chefslön och den lön arbetstagaren uppbär i sin nya anställning inom landstinget. Procentsatsen är vidare progressiv utifrån om arbetstagaren innehaft chefsförordnande i mer än fyra, sex, åtta, tio eller tolv år. Vid tolv års efterföljande chefsförordnande erhåller arbetstagaren 100 % kompensation för mellanskillnaden vilket således i praktiken innebär att arbetstagaren behåller sin chefslön under förutsättning att arbetstagaren fortsätter arbeta inom landstinget. Utredningen finner lönevillkoren omotiverade och anser det inte ändamålsenligt att kompensera arbetstagare i efterhand för chefsförordnande som de inte längre innehar. Utredningen kan vidare inte se vilket ändamål lönevillkoren ämnar uppfylla. Efter att utredningen granskat avtalen framstår chefarvoderingen under förordnandeperioden som tillräcklig varför ytterligare ersättning efter förordnandets upphörande ifrågasätts. Utredningen ifrågasätter också huruvida en offentlig verksamhet kan motivera att göra månatliga löneutbetalningar till arbetstagare som inte motsvarar det uppdrag eller det ansvar som arbetstagare för närvarande har i verksamheten. Mer konkret att utbetalningarna baseras på tidigare utfört arbete. 27

28 Granskning av anställningsavtal Steg 1, övergripande iakttaglerser avseende bilagor till chefsavtal Bilaga Delegering av arbetsmiljöuppgifter Innehåller dels själva delegeringen av arbetsmiljöuppgifter från förvaltningschef till verksamhetschef samt ett förtydligande av vad som omfattas av delegeringen. Framgår tydligt att delegeringen gäller från undertecknandet och tillsvidare, dock längst till den tidpunkt uppdraget som verksamhetschef gäller. Med en ändamålsenlig arbetsmiljödelegering minimeras risken att arbetsmiljöuppgifter glöms bort i verksamheten. Vidare underlättar en ändamålsenlig delegering en potentiell utredning om vem som bär ansvar vid tillbud. Delegeringen av arbetsmiljöuppgifter innehåller emellertid ingen returnering av arbetsmiljöuppgifter. Returnering består ofta i en blankett eller motsvarande där arbetstagaren har möjlighet att skriftligen påtala för arbetsgivaren om arbetstagaren anser sig sakna förutsättningar för att utföra delegerade arbetsmiljöuppgifter. Returneringen utgör ingen friskrivning från ansvar men syftar till att korrigera brister och medvetandegöra arbetsgivaren om vilka åtgärder som behöver vidtas för att arbetstagaren ska ha förutsättningar att fullgöra sina arbetsmiljöuppgifter. Utredningen anser att sådan returnering bör tillfogas delegeringen för att den ska anses ändamålsenlig 28

29 Granskning av anställningsavtal Steg 1, övergripande iakttaglerser avseende bilagor till chefsavtal Bilaga Delegering av miljöarbetsuppgifter Av bilagan framgår att miljöarbetsuppgifter delegeras från förvaltningschef till verksamhetschef i syfte att verksamhetschefen ska ansvara för att miljöarbetet bedrivs i enlighet med miljöbalken, aktuella föreskrifter samt landstingets miljöpolicy och riktlinjer. Bilagan innehåller vad som omfattas av delegeringen samt en beskrivning av miljöuppgifterna och ansvarsfördelning. Det framgår tydligt att delegeringen gäller från undertecknandet och tillsvidare, dock längst till den tidpunkt uppdraget som verksamhetschef gäller. Delegeringen innehåller emellertid ingen returnering av miljöarbetsuppgifterna och utredningen anser att sådan returnering bör tillfogas delegeringen för att den ska anses ändamålsenlig. Bilaga Delegering av brandskyddsuppgifter Av bilagan framgår att förvaltningschef delegerar brandskyddsuppgifter till verksamhetschef samt vad som ingår i delegeringen. Delegeringen utgör en del av arbetsgivarens systematiska brandskyddsarbete. Framgår tydligt att delegeringen gäller från undertecknandet och tillsvidare, dock längst till den tidpunkt uppdraget som verksamhetschef gäller. Även hänvisning till relevant lagstiftning görs. Delegeringen innehåller emellertid ingen returnering av brandskyddsuppgifterna och utredningen anser att sådan returnering bör tillfogas delegeringen för att den ska anses ändamålsenlig. 29

30 Granskning av anställningsavtal Steg 1, sammanfattning av iakttagna brister Enskilda anställningsavtal Flera avtal saknar tydlig uppgift om vem som företrätt arbetsgivaren vid rekryteringen. Riskerar leda till att det inte går att fastställa vilken chef som ska svara för otydligheter, frågor eller felaktigheter i ett specifikt anställningsavtal. Möjligheten till kontroll och uppföljning begränsas också märkbart. Otydligt i många avtal vilka bilagor som hör till anställningsavtalet samt i flera avtal där tydlig hänvisning till viss bilaga förvisso finns, saknas aktuell bilaga. Av denna anledning kan de enskilda anställningsavtalen inte bedömas ändamålsenliga. Chefsavtal I flera avtal där bilagor framgår av förteckning så har bilagorna inte översänts. Huruvida samtliga bilagor går att återfinna i verksamheten eller inte kan granskningen inte svara på. Med ovanstående reservation anser granskningen att chefsavtalen i övrigt är ändamålsenliga. 30

31 Granskning av anställningsavtal Steg 1, sammanfattning av iakttagna brister Bilaga Lönevillkor vid avveckling av chefsuppdrag Lönevillkoren möjliggör ytterligare ersättning efter chefsförordnandets upphörande vilket kan innebära att en person som varit chef, men som slutat vara det, under resten av sin anställningstid i landstinget fortsätter uppbära extra ersättning på grund av sitt tidigare chefsuppdrag. Vår bedömning är att villkoren är mycket generösa till arbetstagarnas förmån och ger stora kostnader för landstinget. Utredningen finner det inte ändamålsenligt att i den tillämpade utsträckningen kompensera arbetstagare i efterhand för chefsförordnande som de inte längre innehar. Utredningen ifrågasätter huruvida en offentlig verksamhet kan motivera att göra månatliga löneutbetalningar som inte motsvarar det uppdrag eller det ansvar som arbetstagare för närvarande har i verksamheten. Bilaga Delegering av arbetsmiljöuppgifter Delegeringen av arbetsmiljöuppgifter saknar returnering av arbetsmiljöuppgifter. Returneringen utgör ingen friskrivning från ansvar men syftar till att korrigera brister och medvetandegöra arbetsgivaren om vilka åtgärder som behöver vidtas för att arbetstagaren ska ha förutsättningar att fullgöra sina arbetsmiljöuppgifter. Utredningen anser att sådan returnering bör tillfogas delegeringen för att den ska anses ändamålsenlig. 31

32 Granskning av anställningsavtal Steg 1, sammanfattning av iakttagna brister Bilaga Delegering av miljöarbetsuppgifter Delegeringen innehåller ingen returnering av miljöarbetsuppgifterna och utredningen anser att sådan returnering bör tillfogas delegeringen för att den ska anses ändamålsenlig. Bilaga Delegering av brandskyddsuppgifter Delegeringen innehåller ingen returnering av brandskyddsuppgifterna och utredningen anser att sådan returnering bör tillfogas delegeringen för att den ska anses ändamålsenlig. 32

33 Granskning av anställningsavtal Steg 2, Iakttagelser specifika avtal Avtal avseende tidsbegränsat chefsförordnande som verksamhetschef - Lön frikopplat från chefsförordnandet Arbetstagaren har en bakomliggande anställning som överläkare och av avtalet framgår att arbetstagaren erhåller en fast månadslön om kronor avseende tillsvidareanställningen, vilket innebär att lönen frikopplats från chefsförordnandet. Lönen är därför inte beroende av chefsförordnandet utan gäller som en fast månadslön för den tillsvidareanställning arbetstagaren har efter chefsfördordnandets upphörande. Anmärkningsvärt att det i ett avtal avseende tidsbegränsat chefsförordnande regleras lönevillkor för arbetstagarens underliggande tillsvidareanställning. Detta då konsekvensen blir att den fasta månadslönen inte reduceras efter det att chefsuppdraget upphör. Det framgår inte av avtalet om några delegeringar gjorts då inga bilagor är kopplade till avtalet, vilket är anmärkningsvärt när förordnandet avser en tjänst som verksamhetschef. Ifrågavarande avtal avviker således väsentligt från övriga chefsavtal där avtalen istället reglerar lön under förordnandetiden, det vill säga att lönen är kopplad till förordnandet och inte till den eventuellt bakomliggande tillsvidareanställningen. 33

34 Granskning av anställningsavtal Steg 2, Iakttagelser specifika avtal Två avtal avseende överläkare motsägelsefulla villkor avseende anställningsform och höga månadslöner Det är svårt att få en uppfattning om vad anställningsavtalen egentligen avser då det framgår att anställningsformen för respektive arbetstagare är tillsvidareanställning och sysselsättningsgraden 100 %. Framgår vidare att anställningarna avser en tidsbegränsad period och utgör en semesteranställning. Månadslönerna är enligt avtalen kr respektive kr. Detta är direkt motsägelsefulla uppgifter då en tillsvidareanställning inte ska ha en sluttid och en tidsbegränsad anställning inte kan vara en tillsvidareanställning. Denna otydlighet i avtalet ansvarar arbetsgivaren för. Inte ändamålsenligt att upprätta anställningsavtal där en månadslön framgår om en arbetstagare enbart ska arbeta ett fåtal dagar och vice versa. Om behov finns att ha speciella villkor för läkare under semesterperioder bör mall och riktlinjer utformas som passar detta ändamål. Avlöningen kopplat till semesterperioder skiljer sig väsentligen åt varför frågor uppstår kring vad denna avlöning baseras på. Kan argumenteras för att alla förutsättningar finns i avtalet för att det ska vara fråga om tillsvidareanställningar med en jämförelsevis mycket hög månadslön. Saknas uppgift om vem som undertecknat avtalet för arbetsgivarens räkning. Förutom ovanstående avtal har utredningen identifierat flera andra liknande avtal där ovanstående kritik också kan riktas. 34

35 Granskning av anställningsavtal Steg 2, Iakttagelser specifika avtal Två avtal avseende tidsbegränsat chefsförordnande som verksamhetschef handskrivna kompletteringar Avtal 1 - Handskriven komplettering, följt av en svårtydd underskrift, att arbetstagaren efter förordnandets upphörande har rätt till ett års reaktivering, med bibehållen lön, utifrån egna förutsättningar. Lön under uppdragstiden är kr/månad. Vi ifrågasätter skäligheten i att ytterligare kompensera arbetstagare efter avslutat chefsförordnande mot bakgrund av gällande lönevillkor vid avveckling av chefsuppdrag. Avtal 2 Under punkten Pensions- och övriga anställningsvillkor är den förtryckta texten om att övertidsersättning inte utgår överstruken för hand. Överstrykningen är inte förenad med någon underskrift, varken för arbetsgivarens eller arbetstagarens räkning, varför det inte går att fastställa vad som gäller. Handskrivna kompletteringar är aldrig att föredra. Dels med anledning av att sådana kompletteringar är svårtolkade och ger ett slarvigt och oseriöst intryck samt dels att syftet med enhetliga mallar försvinner om avtalen kompletteras med anställningsvillkor för hand. Utredningen har uppmärksammat flertalet avtal med handskrivna kompletteringar. 35

36 Granskning av anställningsavtal Steg 3, avtalens förenlighet med interna regelverk, kollektivavtal och lagstiftning Är ingångna avtal förenliga med interna regelverk, kollektivavtal och lagstiftning? Utredningen har inte uppmärksammat något som tyder på att anställningsavtalens materiella innehåll strider mot lagstiftning eller kollektivavtal. Däremot ska framhållas att utredningen har identifierat avtal med motsägelsefulla villkor som potentiellt kan leda till diskussioner med berörda arbetstagare om vilken anställning som egentligen avses. Det ska betonas att otydlighet i dessa avseenden belastar arbetsgivaren då lagen om anställningsskydd är en skyddslagstiftning till förmån för de anställda. Vad gäller interna regelverk framgår av dokumentet rekrytering av medarbetare att vid avvikelse från gällande lönestruktur/anställningsvillkor ska överordnad chef ge sitt godkännande enligt farfarsprincipen. Utredningen har funnit flertalet avtal där avvikelser finns dels avseende lönestruktur och dels avseende anställningsvillkor men där det inte framgått huruvida överordnad chef gett godkännande eller inte. Oavsett om överordnad chef inte gett godkännande eller om överordnad chef gett godkännande och detta inte dokumenterats utgör det likväl en brist. 36

37 Rekommendationer 37

38 Rekommendationer utifrån iakttagelser och brister En översyn bör initieras av rutin/regeldokumenten för såväl rekrytering av medarbetare som chefsrekrytering. Detta för att än tydligare ange vilken funktion som ansvarar för de olika delstegen vad gäller de olika underlagens (anställningsunderlag, anställningsavtal, chefsavtal) framtagande och vidare hantering för förvaring. En översyn bör även ske så att processkartorna överensstämmer med rutindokumentens skrivna text och åskådliggör processens delsteg och ansvar. Såväl HR som Löneservice är viktiga stödfunktioner för cheferna i deras rekryteringsarbete och avtalstecknande. En översyn bör ske även över deras ansvar i processens olika delsteg och att detta förtydligas i deras interna rutindokument för arbetsuppgift vad gäller underlags framtagande/tecknande. Vi ser att fördelar finns om ett sådant arbete sker gemensamt mellan funktionerna för att möjliggöra en ökad förståelse för varandras ansvar och kompetens. Det bör även övervägas att involvera diariet i detta arbete. Vi menar att en vinst kan finnas av att även göra en kortfattad lathund/checklista på intranätet/interna webben som tydliggör det viktigaste stegen i denna process utifrån olika funktioners uppdrag. Granskningen visar att svårigheter uppstår när avsteg från standardiserade anställningsvillkor ska göras. Här bör ett övervägande ske om det finns möjlighet att förtydliga det än mer om när en dialog med överordnad chef ska ske. Men även om och i sådant fall detta ska dokumenteras. Dokumentation ger möjlighet att följa upp ansvaret för beslutet om avsteg från standard. 38

39 Rekommendationer utifrån iakttagelser och brister Se över rutiner för chefers undertecknande av anställningsavtal för att i framtiden undvika att anställningsavtal inte går att spåra till ansvarig chef. Utarbeta mallar med möjlighet till förtryckta namnförtydligande och befattning för ansvariga chefer. Genom detta begränsas risken att avtal inte går att spåra. Komplettera alla befintliga avtal som finns i organisationen och som saknar namnförtydliganden, så det går att tydligt se vem som skrivit under avtalen och därmed har ansvaret. Utarbeta mallar och rutiner för semesteranställda läkare för att undvika stora avvikelser i struktur och villkor. Vi rekommenderar att en genomlysning initieras av arbetsmiljö-, miljöarbets- samt brandsskyddsdelegeringar som är gjorda till chefer i organisationen för att uppmärksamma om delegeringar saknas och upprätta nya. En justering av dokumenten för delegeringarna rekommenderas vidare så att även returnering av uppgifter finns med då detta är ett viktigt verktyg för arbetsgivaren att kunna följa upp och ha kontroll över arbetsmiljön på arbetsplatsen. 39

40 Bilaga 1 funktioner som intervjuats Förvaltningschef specialistvården och tillika sjukhusdirektör Primärvårdsdirektör Länsverksamhetschef, medicin Länsverksamhetschef, psykiatri Utvecklare, ärendehantering Två lönehandläggare HR strateg, central Två verksamhetsnära HR-stöd 40

41 Bilaga 2 - dokument Delegation av regionstyrelsens beslutsrätt. Beslut RS Delegation av Hälso- och sjukvårdsnämndens beslutsrätt. Beslut HSN Delegation av Folkhälso-, primärvårds- och tandvårdsnämndens beslutsrätt. Beslut FPTN Delegering, verkställighet och uppgiftsfördelning riktlinjedokument. Beslut LS Gäller för landstingsgemensamt. Delegering, verkställighet och uppgiftsfördelning riktlinjedokument. Beslut FPTN Gäller för landstingsgemensamt. Delegering, verkställighet och uppgiftsfördelning riktlinjedokument. Beslut av HSN Gäller för landstingsgemensamt. Chefspolicy Beslut RF Chefsrekrytering - rutin/regeldokument. Rekrytering av medarbetare rutin/regeldokument Personalakt ärenden och handlingar. För registratorer. Platina. Användarinstruktion Platina. Utöver ovanstående har vi även tagit del av de dokument som nås via länkhänvisningar i rutin/regeldokument (t.ex. processkartor), mall för chefsavtal, mall för anställningsunderlag, skärmdump som anger hur ett ärende i Platina skapas, dokument för lönehandläggare Sorteringsordning. 41

42 Bilaga 3 chefsavtalets bilagor Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelning av miljöarbetsuppgifter Fördelning av brandskyddsuppgifter Lönevillkor vid avveckling av chefsuppdrag 42

43 Bilaga 4 Anställningsunderlag Uppgift ges om att en reviderat version är på väg att införas i organisationen. 43

44 2016 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, refers to Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB or PricewaterhouseCoopers AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.