Mötesplatser och information Norrköping

Transkript

1 Mötesplatser och information Norrköping Verksamhetsberättelse för 2016 Uppdraget Syfte 2016 Mötesplatser och information syftar till att använda servicekontoren som plattform där den nyanlände träffar tvärprofessionella team med representanter från relevanta myndigheter. Syftet är att utveckla mötesplatsen för individanpassad hjälp och ge information till nyanlända utifrån servicebehov, så att de snabbare kan etableras och nå egen försörjning. Syftet med Mötesplatser och information 2016 i Norrköping är att utveckla projektet ytterligare och få en mer lokal förankring. De utvecklingsmedel som ansökan syftar till ska gå till delprojektledarnas kostnad så hen kan förankra, bistå och fortsätta utvecklingsarbetet på orten. Mål 2016 Målet med projektet är därför att ta fram en förenklad process för den nyanlända och minska kostnaderna för de involverade myndigheterna. I tillägg till detta har projektet även som mål att lyfta idéer för förbättringar av interna processer hos respektive myndighet och kommun. De önskade effekterna på ett övergripande plan är minskad påfrestning på individen, ökad effektivitet för aktörerna, samt förkortad tid fram till egen försörjning. En förutsättning för att nå denna effekt är bättre samverkan mellan aktörerna vilket en delprojektledare på orten kan bidra till. Målet för projektet Mötesplatser och information 2016 i Norrköping är därför att fortsätta driva projektet i samma anda, men genom att tillsätta en delprojektledare få en större lokal förankring. Efter projektårets slut ska den mer lokala förankringen ha resulterat i ett större kundinflöde, bättre samverkan mellan parterna samt en fortsatt ökad trygghet och en snabbare väg till egen försörjning för projektets målgrupp. Genomförande av projektet/verksamheten under året Efter pilotprojektets utgång 2015 var målsättningen att driva projektet vidare i Norrköping. Resultatet från de båda större undersökningar som gjordes med hjälp av Samordningsförbundet Östra Östergötlands utvecklingsmedel 2015 visade på att projektet inte bara ledde till en större samhällsbesparing utan också förkortade ledtider inom de olika aktörerna, såväl som till större trygghet och en ökad kontroll för kunden. Målet för projektet Mötesplatser och information 2016 i Norrköping är därför att fortsätta driva projektet i samma anda, men genom att tillsätta en delprojektledare få en större lokal förankring. Mötesplatser och information i Norrköping är styrt enligt styckena nedan. Chefsmöten Cheferna för alla aktörer lokalt ingår i en chefsgrupp på orten. Uppdraget att sitta med i chefsgruppen kan delegeras till annan person, men denna person måste då ha mandat att fatta alla beslut som krävs för att driva projektet på orten. Chefsmöten för de lokala cheferna hålls en gång per månad på servicekontoret, i nära anslutning till den nationella styrgruppens möte. Samtliga chefer ska delta vid projektets chefsmöten. Vid eventuell frånvaro meddelas detta till delprojektledare, delprojektledaren är sammankallande och leder

2 mötena. På dessa möten fattas beslut utifrån de lokala förutsättningar, fast inom ramen för uppdraget, och vid behov lyfts frågor till styrgruppen via delprojektledaren. Delprojektledare För att projektet under 2016 ska få mer lokal anknytning, samt närmare och tydligare styrning, behövde pilotorterna anställa en delprojektledare. Den 15 februari tillsattes som delprojektledare för Mötesplats och information Norrköping. Delprojektledarens roll är att: styra, följa upp och utveckla det operativa projektarbetet på orten samordna och leda aktörerna som deltar i projektet bistå och rapportera till den centrala projektledaren följa de direktiv som kommer från den centrala projektledningen Delprojektledaren ansvarar bland annat för chefsmöten, handläggarmöten, studiebesök, säkerhetsgenomgång och introduktion till nya medarbetare i projektet. Kontaktpersoner Inom pilotprojektet mötesplatser och information i Norrköping har idag respektive aktör utsett en kontaktperson. För att samarbetet mellan samtliga aktörer inom projektet ska fungera är det viktigt att alla handläggare delges rätt information och att tydliga kontaktvägar finns mellan aktörerna. Kontaktpersonens roll är att: meddela eventuella schemaändringar och frånvaro till delprojektledaren ta emot och eskalera information från sin aktörs handläggare till delprojektledaren vidarebefordra information från delprojektledaren till samtliga handläggare ansvara för att ta in frågor och föra upp dessa på dagordningen för handläggarmöten ansvara för och skicka in eventuell statistik till delprojektledaren meddela delprojektledaren om nya handläggare som går in i projektet bistå och stötta delprojektledaren vid behov exempelvis vid studiebesök Handläggarmöte Handläggarmöten hålls en gång per månad på servicekontoret, innan månadens arbetsgruppsmöte. samtliga aktörer ska vara representerade på handläggarmötena delprojektledaren är sammankallade och leder mötena kontaktpersoner för respektive aktör ansvarar för att ta in frågor till möten från sina handläggare och meddela detta till delprojektledaren Individberättelse Så här går ett möte till på Mötesplatsen 1. Migrationsverket kallar nyanlända som fått uppehållstillstånd till ett delgivningssamtal på servicekontoret. Där möter en handläggare och en tolk upp. När mötet är klart följer handläggaren kunderna till nästa möte i kedjan.

3 2. Arbetsförmedlingen tar emot den nyanlända och ett första etableringssamtal genomförs. Samtalet består bland annat av kartläggning av tidigare erfarenheter, översättning/bedömning av betyg och intyg samt ansökan om etableringsersättning. 3. Servicekontoret stöttar den nyanlända att fylla i anmälan om Flyttning till Sverige (ansökan om svenskt personnummer), därefter skickas ansökan vidare till handläggare inom Skatteverket som fattar beslut. Den nyanlända får information om att söka id-kort när beslut om personnummer har kommit, vad det kostar och vilka handlingar som krävs vid ett utfärdande av id-kort. Servicekontoret informerar om socialförsäkringsförmåner som kan bli aktuella för den nyanlända och dennas livssituation och stöttar vid eventuella ansökningar. 4. I mötet med kommunen kan den nyanlända få information om och hjälp med att ställa sina barn i kö för skola och förskola. Om behov finns kan den nyanlända ansöka om ekonomiskt bistånd. Kommunen erbjuder även den nyanlända svenska för invandrare (SFI) och övrig service som alla invånare kan ta del av. 5. Den nyanlända räknas nu som inskriven i Sverige, även om personen fortfarande väntar på att få sitt personnummer från Skatteverket, och Arbetsförmedlingen har huvudansvaret. Viktiga händelser som har inträffat under året Under året har ett antal förändringar gjorts inom Mötesplatser och information Norrköping för att på bästa sätt kunna arbeta mot de uppsatta mål som funnits. De viktigaste förändringarna och större besluten presenteras nedan. Överenskommelse kring samverkan Mellan parterna Arbetsförmedlingen, servicekontoret, Migrationsverket och Norrköpings kommun tecknas följande överenskommelse om att samverka kring nyanländas etablering inom pilotprojektet Mötesplatser och information i Norrköping. Överenskommelsen trädde i kraft den Denna överenskommelse innehåller bland annat parternas åtagande, arbetssätt, rutiner och säkerhet. Regeringsuppdraget Den 28 juli 2016 fick Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Migrationsverket, Pensionsmyndigheten och Skatteverket ett regeringsuppdrag att fortsätta arbetet med förenklade och mer effektiva processer för nyanlända. Regeringen har beslutat att ge de statliga myndigheterna i uppdrag att fortsätta arbetet till och med den 31 december Redovisning av resultatet ska ske till respektive departement senast den 28 februari Den Nationella styrgruppen fattade beslut om målsättning för uppdraget: individer från Fördelning per ort är utifrån följande nycklar. Prognos andel av Inskrivna hos MIV EBO Inskrivna hos MIV ABO Inskrivna hos MIV Övriga Antal invånare i kommunen % av den totala kundstocken på SK, anmälan flyttning till Sverige

4 Antal folkbokförda fd asylsökande som fått UT senaste 3 åren För Norrköpings del resulterade denna uträckning till att totalt 1200 individer ska passera Mötesplats Utökning av antalet dagar med Mötesplats För att kunna uppnå det målsatta antalet individer togs det i Norrköping beslut om att en utökning av antalet dagar då Mötesplats var i drift var nödvändigt. Migrationsverket som endast bemannat Mötesplats en dag i veckan utökade till två dagar och Arbetsförmedlingen och Norrköpings kommun matchade dessa tider samt bemannade upp ytterligare en dag i veckan. Totalt drivs projektet sedan hösten 2016 med full verksamhet tre dagar i veckan. Rutinbeskrivning- Att kalla kund till Mötesplats För att ytterligare säkra upp att rätt individer kallas till Mötesplats Norrköping togs det även fram en rutinbeskrivning för att kalla kunder till Mötesplats. Denna rutinbeskrivning utgår från kundgruppen och det framtagna arbetssättet. I första hand ska: delgivningar för EBO som omfattas av etableringen i Norrköping (Norrköping, Finspång, Rejmyre, Gusum, Valdemarsvik, Söderköping mm.) med uppehållstillståndskort kallas till Servicekontoret. I andra hand ska: delgivningar EBO, Norrköping, som omfattas av etableringen men då utan med uppehållstillståndskort kallas. Finns inte EBO i Norrköping, kan ABO kallas, men då de som har med uppehållstillståndskort i första hand. Tolkbokning-rutin och förtydligande Styrgruppen fattade den beslut om att samtliga orter fick acceptera läget kring tolkproblematiken och fortsätta med att varje aktör bokar sin egen tolk. Den sammankallade gruppen från respektive aktör har arbetet hårt för att hitta en lösning och styrgruppen är nöjd med att möjligheterna har utretts ordentligt men att det landar i att vi får acceptera att respektive aktörs tolkavtal måste honoreras. För verksamheten i Norrköping innebar detta beslut inte någon större förändring. Sedan tidigare hade Arbetsförmedlingen och Migrationsverket bokat kontakttolk för sina besök på servicekontoret. Servicekontoret hade vid behov bokat telefontolk men efterhand blev detta inte längre hållbart och en rutin där telefontolk bokades för samtliga möten infördes. Norrköpings kommun gör det samma sedan hösten Detta innebär att kunden får stöttning med tolk vid samtliga besök i kedjan. Gemensam teknik För att ytterligare förbättra arbetssättet, få till smidigare möten samt en bättre arbetsmiljö togs det hösten 2016 upp en diskussion om gemensam teknik. Norrköping var först ut att testa den gemensamma tekniken som består av att respektive besöksrum kan utrustas med bildskärm, tangentbord och mus, som kopplas ihop via en KVM-switch och kan nås från en eller två dockningsstationer. Vid behov finns även möjlighet till en fristående skrivare. Efter att ha testat detta upplägg i ett besöksrum kommer det nu att installeras gemensam teknik i totalt tre rum. Digital Checklista Mötesplats Norrköping har varit med i innovationsarbetet med den Digitala checklistan under Ett arbete där man gemensamt har arbetat för att göra en guide till den nyanländas första tid i Sverige

5 efter att hen fått beviljat uppehållstillstånd. Den nya digitala checklistan finns nu som pilot under newinsweden.se och kommer även fortsättningsvis utvecklas för att stötta kunden. Gruppdelgivning Den 12 december 2016 genomfördes en gemensam gruppdelgivning inom Mötesplats Norrköping. Grunden till att denna gruppdelgivning genomfördes berodde på de stora antal delgivningar som låg på vänt hos Migrationsverket. För att kunna delge så många individer så smidigt som möjligt samtidigt som dessa individer skulle få ta del av resterande verksamhet inom Mötesplats genomfördes den på Servicekontoret tillsammans med de övriga aktörerna. Totalt delgavs 23 vuxna 20 barn gick igenom mötesplats denna dag. Samtliga blev delgivna beslut hos Migrationsverket. Samtliga lämnade in Anmälan om flytt till Sverige och fick info om nästa steg i processen hos SKV, FK och PM och alla fick kontakt med kommunen. Personer anvisade till Norrköping I slutet av 2016 startade Mötesplats Norrköping upp ytterligare ett arbete för att förbättra kundens väg in i myndigheternas system samt öka samverkan mellan aktörerna. Det nya arbetssättet som nu arbetas fram är att de personer som ingår i kundgruppen och anvisas till Norrköpings kommun ska kallas in till Mötesplatser och information Norrköping. Syftet med detta arbetssätt är att kunden via enheten Bosam i Norrköping som motar anvisningarna från Migrationsverket kallar kunden till Mötesplats. Här kommer kunden starta dagen med att få tillgång till sitt nya boende, skriva kontrakt och få nycklar. Via servicekontoret göra flyttanmälan samt ansöka om eventuella förmåner och träffa Arbetsförmedlingen för inskrivning i Etableringen. Slutligen får de möjlighet att träffa ekonomiskt bistånd och handläggare för skola och barnomsorg. Detta arbetssätt förväntas starta i mitten i slutet av februari Samverkan Samverkan har en central del i Mötesplatser och informations framgångskoncept, utan samverkan skulle det inte fungera en dag. Många av de viktigaste tillfällena och ämnena som Mötesplats samverkar kring har nämnt i texten ovan. Samverkan sker organiserat på chefsmöten och handläggarmöten men också spontant varje dag då handläggare delar lunchrum och fikar tillsammans. Mötesplats Norrköping har även samverkat genom att under året 2016 arrangerat 27 stycken studiebesök. Besökare har varit utöver anställda hos de sex aktörerna varit kommuner och politiker. Tack vare dessa studiebesök har vi ytterligare fått ny input och på så vis kunnat förfina vårt arbetssätt. Måluppfyllelse Målet för projektet Mötesplatser och information 2016 i Norrköping har varit att fortsätta driva projektet i den framgångsrika anda som tidigare, men genom att tillsätta en delprojektledare få en större lokal förankring. Samt resultera i ett större kundinflöde, bättre samverkan mellan parterna samt en fortsatt ökad trygghet och en snabbare väg till egen försörjning för projektets målgrupp. Efter det gånga året är det tydligt att Mötesplatser och information Norrköping har tagit ytterligare ett steg framåt.

6 Statistiken för 2016 visar att Mötesplats Norrköping tog emot totalt 840 individer som alla gavs möjlighet att träffa samtliga aktörer på ett och samma ställe. Av dessa 840 ingick 392 i Spår 1 och 448 i spår 2. Utöver dessa möten träffade handläggare från ekonomiskt bistånd 411 individer och handlägger för skola och barnomsorg 943 personer. För april-december, den tid som utvecklingsmedlen från samordningsförbundet har beviljat, ser statistiken ut som följer: Deltagare/kunder i Mötesplats som träffat samtliga aktörer är 646 stycken. Norrköpingskommun har dessutom tagit emot 314 kunder för frågor kring ekonomiskt bistånd och 943 kunder med frågar som rör skola och barnomsorg. Deltagarna är bosatta i Norrköping, Finspång, Valdemarsvik och Söderköping. Det är en förbättring på årsbasis med närmare 100 %. Ett resultat att vara stolta över och som tydligt bidragit till en bättre samverkan mellan parterna samt en fortsatt ökad trygghet och en snabbare väg till egen försörjning för projektets målgrupp.