KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Överenskommelse med Region Halland om nutritionsbehandling Sär När KS/2016: Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar godkänna Överenskommelse om Sär När att gälla från och med den 1 januari Överenskommelsens effekter ska gemensamt följas upp inom två år från igångsättandet. Sammanfattning Nutritionsbehandling omfattar bland annat riskbedömning för undernäring, bedömning av behov respektive intag av energi och protein, ordination av specialkost och konsistensanpassning samt översyn av måltidsfördelning, nattfasta och måltidsmiljö. Nutritionsområdet har under lång tid präglats av oklarheter kring ansvarsfrågor, skiftande taxor för patienter/brukare mellan huvudmännen och en outvecklad infrastruktur för förskrivning, upphandling, distribution och uppföljning. Region Halland har i april 2017 översänt ett förslag till Överenskommelse avseende Sär När mellan Hallands kommuner och Region Halland att gälla fr.o.m. den 1 januari Syftet är att Region Halland och Hallands kommuner ska fatta ett likalydigt beslut. Nämnden för Vård & Omsorg föreslår i yttrande att kommunstyrelsen godkänner överenskommelsen avseende Sär När att gälla från Kommunstyrelsen förslås också besluta att överenskommelsen effekter ska följas upp av Region Halland och de halländska kommunerna inom två år från igångsättandet. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, Nämnden för Vård & Omsorg, delegeringsbeslut, Förvaltningen för Vård & Omsorgs konsekvensbeskrivning, Förvaltningen för Vård & Omsorgs tjänsteskrivelse, Beslutet skickas till Region Halland Expedierat/bestyrkt

2 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS/2016:407 Överenskommelse avseende särskilda näringsändamål, SärNär 2018 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar godkänna Överenskommelse om SärNär att gälla från och med den 1 januari Överenskommelsens effekter ska gemensamt följas upp inom två år från igångsättandet. Sammanfattning Nutritionsbehandling omfattar bland annat riskbedömning för undernäring, bedömning av behov respektive intag av energi och protein, ordination av specialkost och konsistensanpassning samt översyn av måltidsfördelning, nattfasta och måltidsmiljö. Nutritionsområdet har under lång tid präglats av oklarheter kring ansvarsfrågor, skiftande taxor för patienter/brukare mellan huvudmännen och en outvecklad infrastruktur för förskrivning, upphandling, distribution och uppföljning. Region Halland har i april 2017 översänt ett förslag till Överenskommelse avseende SärNär mellan Hallands kommuner och Region Halland att gälla fr.o.m. den 1 januari Syftet är att Region Halland och Hallands kommuner ska fatta ett likalydigt beslut. Nämnden för Vård & Omsorg föreslår i yttrande att kommunstyrelsen godkänner överenskommelsen avseende Sär När att gälla från Kommunstyrelsen förslås också besluta att överenskommelsen effekter ska följas upp av Region Halland och de halländska kommunerna inom två år från igångsättandet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Delegeringsbeslut Vård- och Omsorgsnämnden Konsekvensbeskrivning , Förvaltningen för Vård & Omsorg Tjänsteskrivelse , Förvaltningen för Vård & Omsorg Beslutet skickas till Region Halland Kommunledningskontoret Lena Knutsson lena.knutsson@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

3 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Beskrivning av ärendet Nutritionsbehandling omfattar bland annat riskbedömning för undernäring, bedömning av behov respektive intag av energi och protein, ordination av specialkost och konsistensanpassning samt översyn av måltidsfördelning, nattfasta och måltidsmiljö. Det kan även innebära behandling av mer specialiserade nutritionsproblem vid till exempel ämnesomsättningssjukdom, cancer-, lever- eller njursjukdom. SärNär-produkter omfattar kosttillägg, berikningsprodukter, förtjockningsmedel och sondnäring och används i både regionens och kommunernas hälso- och sjukvård. Nutritionsområdet har under lång tid präglats av oklarheter kring ansvarsfrågor, skiftande taxor för patienter/brukare mellan huvudmännen och en outvecklad infrastruktur för förskrivning, upphandling, distribution och uppföljning. Ett förslag till förändringar remitterades till kommunerna hösten Remissen besvarades av Förvaltningen för Vård & Omsorg med kännedomskopia till kommunstyrelsen. Remissvaren har därefter bearbetats av den Strategiska Gruppen för socialtjänst och närliggande hälso- och sjukvård (SG) och ett förslag till överenskommelse utarbetades. Region Halland översände i april 2017 ett förslag till Principöverenskommelse avseende SärNär mellan Hallands kommuner och Region Halland för beslut. Förslaget till överenskommelse innebär bland annat Enhetliga patientavgifter Likvärdig tillgång till dietist Tydlighet i ansvarsfördelning och kostnadsansvar avseende nutritionsbehandling Möjlighet till samlad uppföljning av förskrivna nutritionsprodukter avseende volymer, produktslag och kostnader Nämnden för Vård & Omsorg föreslår i yttrande att kommunstyrelsen godkänner överenskommelsen avseende Sär När att gälla från Kommunstyrelsen förslås också besluta att överenskommelsen effekter ska följas upp av Region Halland och de halländska kommunerna inom två år från igångsättandet. Kommunledningskontoret bedömer att fördelarna med överenskommelsen torde överväga de nackdelar som förväntas uppstå för såväl vårdtagare som kommun genom en ökad administration av fakturor och kvitton avseende kostnader för enteral nutrition (näring via sond) och högkostnadsskyddet. Kommunledningskontoret bedömer att kostnaderna för kommunen inte kommer att påverkas i någon högre grad. Lena Knutsson Utredare

4

5

6 Datum Diarienummer VO/2016:87 Konsekvensbeskrivning av SärNär principöverenskommelse mellan Region Halland och Hallands kommuner Här beskrivs nuläget samt de åtagande och det kostnadsansvar som anges i överenskommelsen. Vidare beskrivs hur överenskommelsen med största sannolikhet kommer att påverka kommunen och patienten, såväl praktiskt som ekonomiskt. Förtydligande av åtagande och kostnadsansvar enligt överenskommelsen Av överenskommelsen framgår att i mångt och mycket kommer nedanstående princip kunna tillämpas. Men en och samma diagnos leder inte självklart fram till samma typ av behandling och i de fall det inte är uppenbart vem som har nutritionsansvaret skall patientens behov styra. Kommunernas åtagande Ansvarar för basalt nutritionsomhändertagande för patienter på vård- och omsorgsboende, boende med särskilt stöd och service samt patienter i hemsjukvården, enligt följande: Systematisk riskbedömning för malnutrition (felnäring såsom undernäring och övervikt). Bedömning av behov respektive intag av energi och protein. Ordination och förskrivning av kosttillägg utifrån ett bassortiment av nutritionsprodukter. Anpassning av maten utifrån allergier, överkänslighet eller vid behov av förändrad konsistens. Översyn av måltidsfördelning, nattfasta och måltidsmiljö. Vård & Omsorg Emma Davachi Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

7 2 (11) KUNGSBACKA KOMMUN Kommunernas kostnadsansvar Ansvarar utifrån sitt nutritionsansvar för kostnader som överstiger högkostnadsskyddet för patienter inskrivna i hemsjukvården samt för patienter inom särskilda boendeformer. I de fall nutritionsprodukter används inom särskilda boendeformer som en del i omvårdnaden på samma sätt som andra livsmedel, det vill säga inte som en del av en individuell nutritionsbehandling, ingår produkterna i matabonnemanget. Region Hallands åtagande Ansvarar för basalt nutritionsomhändertagande 1 för samtliga patienter som inte är inskrivna i hemsjukvården, enligt samma princip som beskrivet ovan. Ansvarar därutöver för att tillhandahålla dietist för: Samtliga patienter som ordineras enteral nutrition (sondnäring), oavsett boendeform. För att möta regionens strategi kring sammanhållen vård och vård på rätt nivå föreslås att man kompletterar teamet Läkarmedverkan i hemsjukvården med dietist och sjuksköterska med ansvar för samtliga vuxna patienter med enteral nutrition. Detta arbetssätt skulle öka både resurseffektiviteten och patientsäkerheten. Samtliga patienter som behöver konsistensanpassning på grund av diagnostiserad dysfagi (tugg- och sväljsvårigheter). Samtliga patienter som behöver nutritionsbehandling vid mer specialiserade nutritionsproblem (till exempel neurologisk sjukdom, ämnesomsättningssjukdom, cancer-, lever- eller njursjukdom). Kostnadsansvar Region Halland Ansvarar för kostnader som överstiger högkostnadsskyddet avseende sondnäring samt för den utrustning som krävs för att behandlingen skall kunna fortgå för samtliga patienter som ordineras enteral nutrition (sondnäring), oavsett boendeform. Används kosttillägg som ett komplement till 1 Systematisk riskbedömning för malnutrition, bedömning av behov respektive intag av energi och protein, ordination och förskrivning av kosttillägg utifrån ett bassortiment av nutritionsprodukter, anpassning av maten utifrån allergier, överkänslighet eller vid behov av förändrad konsistens, översyn av måltidsfördelning, nattfasta och måltidsmiljö.

8 3 (11) KUNGSBACKA KOMMUN den enterala nutritionen skall den ses som en del i en sammanhållen nutritionsbehandling och skötas av den som ordinerar sondnäringen. Ansvarar för kostnader som överstiger högkostnadsskyddet avseende övriga nutritionsprodukter för inneliggande patienter, patienter i specialiserad öppenvård och närsjukvård, utifrån sitt nutritionsansvar. Patientens kostnadsansvar Ansvarar för den kostnad som understiger högkostnadsskyddet, oavsett typ av nutritionsbehandling. Patient på Vård- och omsorgsboende eller boende med särskilt stöd och service betalar matabonnemang enligt kommunens taxa. Det görs avdrag på kostnaden för helbonnemanget inom Vård- och omsorgsboenden då patienten får enteral nutrition (sondnäring). Respektive kommun avgör om avdrag skall erbjudas om patienten använder andra nutritionsprodukter än sondnäring. Kosttillägg (näringsdryck, berikningsprodukt, förtjockningsmedel) i kvarboende Nuläge Kommunen ansvarar för nutritionsomhändertagandet. Vid behov av kosttillägg ger kommunsjuksköterska rekommendation till patienten om kosttillägg. Då patienter i kvarboende inte har rätt att få kosttillägg förskrivna hänvisas patienten att inhandla produkterna själv på apotek. I praktiken är det få patienter som inhandlar kosttilläggen. Istället får kommunsjuksköterska ge råd om hur patienten kan täcka energi- och näringsbehov med vanlig mat vilket inte alltid är möjligt. Kommunen har således ingen utgift för detta. Efter överenskommelse SärNär Kommunen ansvarar för basalt nutritionsomhändertagande och är ansvarig för den kostnad som överstiger högkostnadsskyddet på kronor. Kommunsjuksköterska ordinerar och förskriver kosttillägg via Region Hallands förskrivarsystem utifrån ett bassortiment av nutritionsprodukter utifrån sitt nutritionsansvar.

9 4 (11) KUNGSBACKA KOMMUN Patienter som har behov av nutritionsbehandling utöver basal nivå remitteras till dietist i Region Halland. En och samma diagnos leder inte självklart fram till samma typ av behandling och i de fall det inte är uppenbart vem som har nutritionsansvaret ska patientens behov styra. Vid tveksamheter kontaktar kommunsjuksköterska dietist i kommunen för rådgivning kring vem som har ansvar för nutritionsbehandlingen. Region Halland tillhandahåller dietist och ansvarar för nutritionsbehandling för patienter med diagnosticerad dysfagi samt med mer specialiserade nutritionsproblem (till exempel neurologisk sjukdom, ämnesomsättningssjukdom, cancer, lever- eller njursjukdom). Dietist i Region Halland ordinerar och förskriver kosttillägg. Region Halland är ansvarig för kostnader som överstiger högkostnadsskyddet på kronor. Patienten betalar kostnaden som understiger högkostnadsskyddet. Effekt för kommunen Ny utgift då denna post inte funnits tidigare. Det saknas statistik på hur många patienter som kan komma att behöva näringsdryck. Uppskattningsvis kommer kostnaden inte att bli stor då patienter i behov av basalt nutritionsomhändertagande sällan kommer upp i kostnader som överstiger kronor per månad. Effekt för patienten Ökad kvalitet då patienter har möjlighet att få kosttillägg förskrivet. Minskad kostnad för de patienter som tidigare inhandlat kosttillägg själva, dels för att produkterna som ingår i upphandlat sortiment har lägre priser än produkter på apotek, dels för att maximal kostnad är kronor per månad. Ökad kvalitet för patienter som får nutritionsbehandling på grund av diagnosticerad dysfagi och/eller mer specialiserade nutritionsproblem (till exempel neurologisk sjukdom,

10 5 (11) KUNGSBACKA KOMMUN ämnesomsättningssjukdom, cancer, lever- eller njursjukdom) då ordination och förskrivning sköts av dietist i Region Halland. Exempel1: Patient ordineras 1 energi- och proteinrik näringsdryck per dag: cirka 10 kronor x 30 dagar = 300 kronor Exempel 2: Patient ordineras 2 energi- och proteinrika näringsdrycker per dag (cirka 10 kronor x 2) x 30 dagar = 600 kronor Exempel 3: Patient ordineras Cubitan (näringsdryck speciellt utformad för behandling vid trycksår): (17 kronor x 3 stycken per dag) x 30 dagar = kronor. Enteral Nutrition (Sondvälling) i kvarboende Nuläge Behandling med enteral nutrition startas upp på sjukhus. Läkare i samråd med dietist ordinerar sondnäring. Då patienten är i hemmet är det patientansvarig läkare på vårdcentral som ordinerar sondnäring eller gör förändringar i ordinationen. I praktiken är det dock kommunsjuksköterska som ansvarar för eventuella förändringar i ordinationen. Region Halland ansvarar för leverans av droppställning och pump samt eventuell reparation och service av pump. Kommunsjuksköterska ansvarar för beställning av sondvälling och de tillbehör som behövs och kommunen har kostnadsansvar. Patienten debiteras enligt helabonnemang. För patienter som tillgodoser 100 % av energi- och näringsbehov debiteras kronor per månad (2018 års nivå). Patienter med en påse sondvälling per dag debiteras 1/3 av helabonnemanget per månad. Patienter med två påsar sondvälling per dag debiteras 2/3 av helabonnemanget per månad. Om kosttillägg används som komplement till den enterala nutritionen ses den som en del i en sammanhållen nutritionsbehandling och ingår i helabonnemanget.

11 6 (11) KUNGSBACKA KOMMUN Efter överenskommelse SärNär Behandling med enteral nutrition startas upp på sjukhus. Läkare i samråd med dietist ordinerar sondnäring. Vi hemgång remitteras patient till dietist i Region Halland som ansvarar för nutritionsbehandlingen och ordinerar och förskriver sondvälling. Dietist överrapporterar till kommunsjuksköterska angående behandlingen. Tillbehör beställs som förut av kommunsjuksköterska och kommunen debiterar regionen för kostnaden. Patient betalar egenavgift upp till högkostnadsskydd (1 400 kronor per månad). Region Halland har nutritionsansvar och kostnadsansvar utöver egenavgiften. Effekt för kommunen: Minskad kostnad då sondvälling förskrivs av Region Halland som har kostnadsansvar utöver egenavgiften. Minskad kostnad då kommunen debiterar Region Halland för den kostnad som tillbehör till enteral nutrition utgör. Minskade intäkter då abonnemangsintäkterna för helabonnemang upphör. Minskat ansvar för kommunsjuksköterska då dietist i Region Halland ansvarar för nutritionsbehandlingen. Effekt för patienten: Minskade kostnader då patienten betalar den faktiska kostnaden för enteral nutrition upp till högkostnadsskyddet istället för som idag, helabonnemangskostnad på kronor (2018 års nivå).

12 7 (11) KUNGSBACKA KOMMUN Ökad kvalitet på nutritionsbehandling då ordination och förskrivning av sondvälling sköts av dietist i Region Halland. Kosttillägg (näringsdryck, berikningsprodukt, förtjockningsmedel) på Vård- och omsorgsboende Nuläge Kommunen ansvarar för nutritionsomhändertagandet. Sjuksköterska ordinerar och beställer kosttillägg till patienten från boendets kök. Produkterna ingår i helabonnemanget. Efter överenskommelse SärNär Kommunen ansvarar för basalt nutritionsomhändertagande 2. Kommunsjuksköterska ordinerar och förskriver kosttillägg via Region Hallands förskrivarsystem utifrån ett bassortiment av nutritionsprodukter utifrån sitt nutritionsansvar. Patienten debiteras kostnad upp till högkostnadsskyddet på kronor. Kommunen är ansvarig för kostnader som överstiger kronor (2018 års nivå). Patienter som har behov av nutritionsbehandling utöver basal nivå remitteras till dietist i Region Halland. En och samma diagnos leder inte självklart fram till samma typ av behandling och i de fall det inte är uppenbart vem som har nutritionsansvaret ska patientens behov styra. Kommunsjuksköterska kontaktar dietist i kommunen för rådgivning vid tveksamheter kring vem som har ansvar för nutritionsbehandlingen. 2 Systematisk riskbedömning för malnutrition, bedömning av behov respektive intag av energi och protein, ordination och förskrivning av kosttillägg utifrån ett bassortiment av nutritionsprodukter, anpassning av maten utifrån allergier, överkänslighet eller vid behov av förändrad konsistens, översyn av måltidsfördelning, nattfasta och måltidsmiljö.

13 8 (11) KUNGSBACKA KOMMUN Region Halland ansvarar för nutritionsbehandling för patienter med diagnosticerad dysfagi samt med mer specialiserade nutritionsproblem (till exempel neurologisk sjukdom, ämnesomsättningssjukdom, cancer, lever- eller njursjukdom). Dietist i Region Halland ordinerar och förskriver näringsdryck. Patienten debiteras kostnad upp till högkostnadsskyddet på kronor. Region Halland ansvarar för kostnader som överstiger kronor. Det är upp till varje kommun att besluta huruvida kostnad för helabonnemanget ska subventioneras. Förslag till beslut Avdrag på helabonnemanget görs till lika stor del som kosttillägg kostar upp till högkostnadsskyddet på kronor. Proteinpulver ska ingå i helabonnemanget på vård- och omsorgsboende Äldre har ökat proteinbehov. Även utan nutritionsproblem är det svårt för många att nå upp till adekvat proteinintag. För att ge goda möjligheter för kunden att tillgodose behovet av protein och för att underlätta hantering bör proteinpulver därför betraktas som omvårdnad, inte individuell nutritionsbehandling, och därmed köpas in till enheten och ingå i helabonnemanget. Effekt för kommunen: Kommunens kostnad för patienter som ordineras näringsdryck och övriga nutritionsprodukter på särskilt boende uppskattas vara lika stor som idag. Se exempel på kostnad basalt nutritionsomhändertagande. Exempel 1: Patient ordineras 1 energi- och proteinrik näringsdryck per dag cirka 10 kronor x 30 dagar = 300 kronor. Exempel 2: Patient ordineras 2 energi- och proteinrika näringsdrycker per dag ca 10 kronor x 2 stycken x 30 dagar = 600 kronor.

14 9 (11) KUNGSBACKA KOMMUN Exempel 3: Patient ordineras Cubitan (näringsdryck speciellt utformad för behandling vid trycksår): (17 kronor x 3 stycken per dag) x 30 dagar = 1530 kronor. Effekt för patienten Ökad kvalitet för patienter som får nutritionsbehandling på grund av diagnosticerad dysfagi och/eller mer specialiserade nutritionsproblem (till exempel neurologisk sjukdom, ämnesomsättningssjukdom, cancer, lever- eller njursjukdom) då ordination och förskrivning sköts av dietist i Region Halland. Oförändrat ekonomiskt då kommunen gör avdrag för de kostnader som förskrivningen utgör. Enteral Nutrition (Sondvälling) på Vård- och omsorgsboende Nuläge Behandling med enteral nutrition startas upp på sjukhus. Läkare i samråd med dietist ordinerar sondnäring. Vid återgång till Vård- och omsorgsboendet är det patientansvarig läkare på vårdcentral som ordinerar sondnäring eller gör förändringar i ordinationen. I praktiken är det dock kommunsjuksköterska i hemsjukvården som ansvarar för eventuella förändringar i ordinationen. Region Halland ansvarar för leverans av droppställning och pump samt eventuell reparation och service av pump. Kommunsjuksköterska ansvarar för beställning av sondvälling och de tillbehör som behövs och kommunen har kostnadsansvar. Sondvälling och tillbehör ingår i helabonnemangskostnaden. Om kosttillägg används som komplement till den enterala nutritionen ses den som en del i en sammanhållen nutritionsbehandling och ingår i helabonnemanget. Efter överenskommelse SärNär Behandling med enteral nutrition startas upp på sjukhus. Läkare i samråd med dietist ordinerar sondnäring. Vid återgång till Vård- och omsorgsboende remitteras patient till dietist i Region Halland som ansvarar för nutritionsbehandlingen och ordinerar och förskriver sondvälling. Tillbehör beställs som förut av kommunsjuksköterska. Kommunen debiterar regionen. Om

15 10 (11) KUNGSBACKA KOMMUN kosttillägg används som komplement till den enterala nutritionen ses den som en del i en sammanhållen nutritionsbehandling. Dietist överrapporterar till kommunsjuksköterska angående behandlingen. Patient betalar egenavgift upp till högkostnadsskydd (1 400 kronor per månad). Region Halland har nutritionsansvar och kostnadsansvar utöver egenavgiften. Kommunen ger avdrag på kostnaden för helabonnemang. Det är upp till varje kommun att besluta hur stort avdraget ska vara då detta inte anges i överenskommelsen. Förslag till beslut För patienter som tillgodoser 100 % av energi- och näringsbehov med hjälp av enteral nutrition görs avdrag på hela kostnaden för helabonnemang. Matskedsstora smakportioner och teskedsvis med dryck för att främja livskvalitet och upprätthålla sväljförmåga debiteras inte. För patienter som tillgodoser mindre än 100 % av energi- och näringsbehov med hjälp av enteral nutrition görs avdrag på helabonnemanget till lika stor del som den enterala nutritionen kostar upp till högkostnadsskyddet på kronor. Effekt för kommunen: Utebliven kostnad för inköp av sondvälling och tillbehör som behövs. Minskade intäkter då patienter ges avdrag på helabonnemanget.

16 11 (11) KUNGSBACKA KOMMUN Ökad administration för att ge avdrag på helabonnemangskostnaden. Effekt för patienten: Ökad kvalitet på nutritionsbehandling då ordination och förskrivning sköts av dietist i Region Halland. Minskad kostnad för patienter som tillgodoser 100 % av energi- och näringsbehov med hjälp av enteral nutrition. Patienten betalar upp till högkostnadsskyddet på kronor och avdrag görs på hela kostnaden för helabonnemang. Oförändrad kostnad för patienter som tillgodoser mindre än 100 % av energi- och näringsbehov med hjälp av enteral nutrition. Avdrag görs på kostnaden för helabonnemanget till lika stor del som sondvälling och tillbehör kostar upp till högkostnadsskyddet på kronor. Kostnader för transport Region Halland kommer att debitera kommunen för transport av nutritionsprodukter. I nuläget finns ett förslag på ca 150 kronor per transport. Emma Davachi Dietist

17 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:87 Överenskommelse avseende SärNär Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg föreslår Kommunstyrelsen att besluta: 1. Godkänna överenskommelse avseende SärNär att gälla från Överenskommelsens effekter ska gemensamt följas upp av Region Halland och de halländska kommunerna inom två år från igångsättandet Sammanfattning Strategisk grupp socialtjänst och närliggande hälso och sjukvård beslutade att överenskommelsen SÄRNÄR principöverenskommelse mellan Region Halland och Hallands kommuner ska införas. Livsmedel för speciella medicinska ändamål, Food for Special Medical Purposes (FSMP, tidigare kallat SÄRNÄR) är livsmedel för personer med olika sjukdomar eller åkommor som kräver speciell kost. FSMP används för nutritionsbehandling för att förebygga, bota eller lindra sjukdomar. Exempel på FSMP är sondnäring, kosttillägg och livsmedel för personer med medfödda rubbningar i ämnesomsättningen. I avtalet framgår att Hjälpmedelscentrum (HMC) tillhörande Region Halland ansvarar för att utarbeta ett gemensamt system för beställning, fakturering och distribution av nutritionsprodukter. Systemet möjliggör samlad uppföljning av förskrivna nutritionsprodukter avseende volymer, produktslag och kostnader att finnas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, (Region Halland) Överenskommelse mellan Region Halland och Hallands kommuner /Eget_Förvaltning/ Fillitsa Grönberg /RedigerareTelefon/ fillitsa.gronberg@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

18 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) (Region Halland) Missiv till kommunerna och regionen - Överenskommelse om SärNär Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Fillitsa Grönberg Controller

19 1(2) Datum Diarienummer [ ] [RS150189] Till Kommunstyrelsen Regionstyrelsen Överenskommelse avseende SärNär Nutritionsområdet har under lång tid präglats av oklarheter kring ansvarsfrågor, skiftande taxor för patienter/brukare mellan huvudmännen och en allmänt outvecklad infrastruktur för förskrivning, upphandling, distribution och uppföljning. Förslag till överenskommelse Region Halland och Hallands kommuner har i samverkan tagit fram en överenskommelse avseende ansvarsfördelning och kostnadsansvar för nutritionsbehandling. Arbetet har letts av den strategiska gruppen för socialtjänst och närliggande hälsooch sjukvård (SG), och ett förslag har varit remitterat till Region Halland och kommunerna under Efter remissomgången har förslaget bearbetats av SG. SG ställde sig bakom överenskommelsen på sitt sammanträde Överenskommelsen innebär bland annat: Enhetliga patientavgifter oavsett patientens boendeort, boendeform eller vilken huvudman som har hälso- och sjukvårdsansvaret. Likvärdig tillgång till dietist för samtliga patienter i länet. Tydlighet i ansvarsfördelning och kostnadsansvar avseende nutritionsbehandling. Möjlighet till samlad uppföljning av förskrivna nutritionsprodukter avseende volymer, produktslag och kostnader. Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

20 2(2) Förslag till beslut SG föreslår att Region Halland och Hallands kommuner fattar likalydande beslut enligt nedan. 1. Godkänna överenskommelse rörande SärNär att gälla från Överenskommelsens effekter ska gemensamt följas upp inom två år från igångsättandet. Har ni frågor om ärendet så kontakta gärna SG:s ordförande Lillemor Berglund, förvaltningschef Vård & Omsorg Kungsbacka kommun alternativt Frågor kring överenskommelsens innebörd kan ställas till Stina Grönevall, nutritionskonsulent Region Halland alternativt Bilaga: SärNär överenskommelse mellan Region Halland och Hallands kommuner För regionkontoret Maria Mangfors Hallberg Processtöd Strategisk grupp Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: Webb: Org.nr:

21 ÖVERENSKOMMELSE 1(8) Datum Strategisk grupp socialtjänst och närliggande hälso- och sjukvård SärNär SärNär principöverenskommelse mellan Region Halland och Hallands kommuner Sammanfattning I stora drag är huvudmännen överens om vilket ansvar man har i nutritionsfrågor. Ett förslag till gränsdragning avseende huvudmännens nutritionsansvar presenteras här, men utan att hänvisa till vare sig vårdnivå (basal eller specialiserad nutritionsbehandling) eller hemsjukvårdsöverenskommelsen. I remissvaren beskriver kommunerna det egna nutritionsansvaret på ett sätt som stämmer väl överens med intentionerna i tidigare förslag, med vissa viktiga undantag. Reviderat förslag förtydligar regionens ansvar att bistå med dietist avseende enteral nutrition (sondnäring), mer komplexa nutritionsproblem och för patienter med behov av konsistensanspassning på grund av diagnostiserad dysfagi (tugg- och sväljsvårigheter). I övrigt lämnar det reviderade förslaget det öppet till verksamheterna själva att avgöra vad som krävs för att uppfylla gällande lagar och regler kring patientsäkerhet, utifrån respektive nutritionsansvar. Högkostnadsskyddet föreslås endast skrivas in i regionens avgiftsreglemente, men kommunerna föreslås ordinera och förskriva nutritionsprodukter utifrån sitt nutritionsansvar och täcka eventuella kostnader för de ordinationer och förskrivningar man gör. Reviderat förslag är att samma princip ska gälla samtliga patienter som ordineras individuell nutritionsbehandling, oavsett boendeform. Respektive kommun avgör om avdrag skall göras på matabonnemanget inom särskilda boendeformer i de fall delar av patientens energi- och näringsintag täcks av nutritionsprodukter. Undantaget enteral nutrition (sondnäring) då avdrag skall erbjudas. Kommunerna kan välja att låta vissa nutritionsprodukter ingå i matabonnemanget under förutsättning att de serveras som en del av omvårdnaden, bland andra livsmedel, och inte som en del av en individuell nutritionsbehandling. Kommunikation mellan vårdgivare ska ske i enlighet med hemsjukvårdsöverenskommelsen, vilket innebär att nutritionsbehandling skall vårdplaneras på samma sätt som övrig vård. Denna överenskommelse bör beaktas i den kommande revideringen av hemsjukvårdsöverenskommelsen för att minimera risken att nutrition fortsättningsvis hanteras som ett separat spår, utanför övrig hälso- och sjukvård. Beslutet kring överenskommelsen föreslås verkställas 1/

22 2(8) Terminologi Ordination: Avser här bedömning av sort, mängd och administreringssätt av nutritionsprodukt. Ordination kan utföras av läkare och dietist samt för ett bassortiment även av sjuksköterskor. Förskrivning: Avser här förskrivning av produkter genom det kommande gemensamma förskrivarsystemet, som skall tillhandahållas av Hjälpmedelscentrum. Beställning: Avser här avrop ur nutritionsavtalet direkt från leverantör. Det kan vara aktuellt för vårdavdelningar, särskilda boenden med flera, i de fall nutritionsprodukterna inte har en från början given mottagare. Konsultation: Avser här dietistrådgivning gentemot vårdpersonal, via Hjälpmedelscentrum. Den konsulterade dietisten övertar inte ansvaret för ordination eller förskrivningar i och med rådgivningen. Nutritionsansvar reviderat förslag I mångt och mycket kommer nedanstående princip kunna tillämpas. Men en och samma diagnos leder inte självklart fram till samma typ av behandling och i de fall det inte är uppenbart vem som har nutritionsansvaret skall patientens behov styra. Respektive organisation ansvarar för att den kompetens som krävs för uppdraget finns i verksamheten. Kommunernas åtagande: Ansvarar för basalt nutritionsomhändertagande för patienter på särskilt boende, boende med särskilt stöd och service samt patienter i hemsjukvården, enligt följande: Systematisk riskbedömning för malnutrition. Bedömning av behov respektive intag av energi och protein. Ordination och förskrivning av kosttillägg utifrån ett bassortiment av nutritionsprodukter. Anpassning av maten utifrån allergier, överkänslighet eller vid behov av förändrad konsistens. Översyn av måltidsfördelning, nattfasta och måltidsmiljö. Region Hallands åtagande: Ansvarar för basalt nutritionsomhändertagande för samtliga patienter som inte är inskrivna i hemsjukvården, enligt samma princip som beskrivet ovan. Ansvarar därutöver för att tillhandahålla dietist för: Samtliga patienter som ordineras enteral nutrition (sondnäring), oavsett boendeform. För att möta regionens strategi kring sammanhållen vård och vård på rätt nivå föreslås att man kompletterar teamet Läkarmedverkan i hemsjukvården med dietist och sjuksköterska med ansvar för samtliga vuxna patienter med enteral nutrition. Detta arbetssätt skulle öka både resurseffektiviteten och patientsäkerheten. Samtliga patienter som behöver konsistensanpassning på grund av diagnostiserad dysfagi (tugg- och sväljsvårigheter).

23 3(8) Samtliga patienter som behöver nutritionsbehandling vid mer specialiserade nutritionsproblem (till exempel neurologisk sjukdom, ämnesomsättningssjukdom, cancer-, lever- eller njursjukdom). Verksamhetssystem och förskrivarkompetens Hjälpmedelscentrum (HMC) har i uppdrag att utarbeta ett system för beställning, fakturering och distribution av nutritionsprodukter. Samtliga huvudmän ska kunna förskriva ur systemet och HMC kommer också att ansvara för att tillhandahålla förskrivarutbildning. Hjälpmedelscentrum bör även ansvara för att tillhandahålla uppdragsutbildningar samt att erbjuda förskrivarstöd i form av konsultationer via telefon, till samtliga förskrivare i systemet. Läkare, dietister och distriktssjuksköterskor skall kunna få full förskrivningsrätt, det vill säga för samtliga nutritionsprodukter inklusive enteral nutrition medan sjuksköterskor skall kunna få förskrivningsrätt för ett brett bassortiment av nutritionsprodukter. Samtliga förskrivare skall erbjudas förskrivarutbildning. Högkostnadsskydd En höjning av högkostnadsskyddet rekommenderas, från dagens 1400:- till 1500: per månad. Kommunerna föreslås ordinera och förskriva nutritionsprodukter utifrån sitt nutritionsansvar och täcka eventuella kostnader för de ordinationer och förskrivningar man gör. Högkostnadsskyddet hör dock till regionens reglemente. Kostnadsansvar Region Halland: Ansvarar för kostnader som överstiger högkostnadsskyddet avseende sondnäring samt för den utrustning som krävs för att behandlingen skall kunna fortgå för samtliga patienter som ordineras enteral nutrition (sondnäring), oavsett boendeform. Används kosttillägg som ett komplement till den enterala nutritionen skall den ses som en del i en sammanhållen nutritionsbehandling och skötas av den som ordinerar sondnäringen. Ansvarar för kostnader som överstiger högkostnadsskyddet avseende övriga nutritionsprodukter för inneliggande patienter, patienter i specialiserad öppenvård och närsjukvård, utifrån sitt nutritionsansvar. Hallands kommuner: Ansvarar utifrån sitt nutritionsansvar för kostnader som överstiger högkostnadsskyddet för patienter inskrivna i hemsjukvården samt för patienter inom särskilda boendeformer. I de fall nutritionsprodukter används inom särskilda boendeformer som en del i omvårdnaden på samma sätt som andra livsmedel, det vill säga inte som en del av en individuell nutritionsbehandling, ingår produkterna i matabonnemanget. Patient: Ansvarar för den kostnad som understiger högkostnadsskyddet, oavsett typ av nutritionsbehandling. Patient på särskilt boende eller boende med särskilt stöd och service betalar matabonnemang enligt aktuell kommuns taxa. Avdrag görs då patienten är ordinerad enteral nutrition (sondnäring). Avdrag på kostnaden för matabonnemanget görs inom särskilda boenden

24 4(8) då patienten får enteral nutrition (sondnäring). Respektive kommun avgör om avdrag skall erbjudas om patienten använder andra nutritionsprodukter än sondnäring. Summering av remissvaren Ett förslag på ansvarsfördelning avseende nutrition lämnades till kommunstyrelserna. Remissvar kom från Varberg, Halmstad, Hylte, Laholm och Falkenberg medan Kungsbacka valde att avstå från att svara. Laholms kommun ställer sig bakom förslagen medan övriga kommuner är kritiska till flera delar i förslagen även om man är positiva till själva intentionen i förslagen. Samtliga kommuner instämmer i att dietistkompetensen måste säkras för alla patienter, då tillgången idag är mycket begränsad. Däremot anser man att dietist är en specialistfunktion som regionen ska tillhandahålla. Dubbla specialistorganisationer överensstämmer inte med den inriktning som rapporten Effektiv vård beskriver som framtiden. I remissvaren beskriver kommunerna det egna nutritionsansvaret på ett sätt som i de flesta delar stämmer väl överens med intentionerna i tidigare förslag. Som exempel nämns riskbedömning, utredning och behandling av undernäring. Enligt kommunerna är detta något som ryms inom sjuksköterskornas kompetens medan tidigare förslag beskrev att det krävs dietistkompetens för att utföra detta på ett patientsäkert sätt. Kommunerna efterfrågar dietistkompetens vid enteral nutrition (sondnäring) och behandling av mer komplexa medicinska tillstånd. Svårigheter beskrivs avseende att införa ett högkostnadsskydd i de kommunala reglementen, då det skulle få konsekvenser för den enskildes avgiftsutrymme. Patientavgifterna skulle inte bli enhetliga, trots de goda intentionerna, och kommunerna skulle få svåröverblickbara intäktsförluster. Samhällsekonomiskt vore det därför att föredra att högkostnadsskyddet ligger kvar på regionen. Däremot instämmer kommunerna i att det är rimligt att respektive verksamhet står för eventuella kostnader för de produkter man har ordinationsrätt för, dvs. att kostnadsansvaret följer ordinationsrätten. Det system som Hjälpmedelcentrum har i uppdrag att utforma behöver därför också ta ställning till hur kostnadsreglering huvudmännen emellan kan se ut. Även Region Hallands driftsnämnder gavs möjlighet att lämna synpunkter på underlaget. Svar inkom från Driftsnämnden Ambulans, diagnostik och hälsa (ADH) samt från Driftsnämnden Hallands Sjukhus. Man ställer sig bakom principen att låta nutritionsbehandling ingå i hemsjukvårdsöverenskommelsen då detta är i linje med hälso- och sjukvårdsstrategin, men menar att ansvarsfördelningen ändå måste tydliggöras ytterligare. Vidare belyser man behovet av en adekvat resursfördelning kopplat till eventuella förändringar av nuvarande uppdrag.

25 5(8) Patientexempel 1 Patienten är en 82-årig kvinna som bor på ett äldreboende. I samband med en influensa var patienten sängliggande en period och hon utvecklade då ett trycksår på höger underben. Såret sköts dagligen och läkte fint i början. Nu har dock sårläkningen stannat av och såret vätskar och smärtar. Personalen på boendet har uppmärksammat att kvinnan äter ensidigt och endast små portioner åt gången. Vikten är stabil vilket tyder på att patienten täcker sitt energibehov. Men för att möjliggöra sårläkning behöver hon täcka även sitt protein- och näringsbehov. Kommunen ansvarar för nutritionsbehandlingen. Kommunsjuksköterska kontaktar nutritionskonsulent för rådgivning. Kommunsjuksköterska ordinerar och förskriver de nutritionsprodukter som behövs. HMC distribuerar produkterna och fakturerar enligt rådande regelverk. Patienten betalar fullt pris för matabonnemanget på boendet alternativt erbjuds avdrag. Eventuella övriga kostnader åligger kommunen. Patientexempel 2 Patienten är en 66-årig kvinna som behandlas på neurologmottagningen på grund av multipel skleros. Patienten har en urinkateter till följd av sin neurologiska skada och får daglig hjälp med medicinhantering av hemsjukvården. På grund av sväljsvårigheter relaterade till grundsjukdomen får patienten all näring via gastrostomi. Energibehovet är relativt lågt men för att bevara muskelmassan i så stor utsträckning som möjligt är proteinbehovet högt. Behovet av vätska, vitaminer och mineraler är minst lika högt som för personer med högre energiomsättning. Kvinnan går successivt upp i vikt vilket börjat hämma hennes rörlighet ytterligare. Hon behöver en nutritionsbehandling som minimerar viktuppgången men ändå tillgodoser hennes näringsbehov. Regionen ansvarar för nutritionsbehandlingen. Dietist ordinerar och förskriver de nutritionsprodukter som behövs. HMC distribuerar produkterna och fakturerar enligt rådande regelverk. Patienten bekostar nutritionsprodukterna upp till 1500:- per månad. Kostnader som överskrider högkostnadsskyddet åligger regionen.

26 6(8) Patientexempel 3 Patienten är en 63-årig kvinna som har Parkinsons sjukdom. Hon vårdas på växelvårdsenhet varannan vecka och får hjälp av hemsjukvården de veckor hon vårdas i hemmet. Uppföljning på neurologen sker en gång om året. Patientens energi- och proteinbehov är förhöjt på grund av sjukdomsbilden och hon har gått ner fyra kilo i vikt de senaste fyra månaderna. Energibalans uppnås de flesta dagarna tack vare näringsdryck, små och täta måltider och berikning av den vanliga maten. Dietist kopplad till neurologen ansvarar för nutritionsbehandlingen och ordinerar och förskriver kosttillägg. HMC distribuerar produkterna och fakturerar enligt rådande regelverk. Patienten bekostar nutritionsprodukterna upp till 1500:- per månad. Kostnader som överskrider högkostnadsskyddet åligger regionen. Patienten betalar fullt pris på växelvårdsenheten alt. erbjuds avdrag på matabonnenanget. Patientexempel 4 Patienten är en 89-årig kvinna som bor i ordinärt boende. Patienten är inskriven i hemsjukvården då hon behöver hjälp med såväl daglig medicinhantering som omvårdnad. Hon har svårt att tugga på grund av nedsatt tandstatus och behöver anpassad konsistens av maten. Timbalkost fungerar väl och patienten är viktstabil så länge maten konsistensanpassas och kompletteras med kosttillägg. Kommunen ansvarar för nutritionsbehandlingen. Vid behov kontaktar kommunsjuksköterskan regionens nutritionskonsulent för rådgivning. Kommunsjuksköterska ordinerar och förskriver de nutritionsprodukter som behövs. HMC distribuerar produkterna och fakturerar enligt rådande regelverk. Patienten bekostar nutritionsprodukterna upp till 1500:- per månad. Kostnader som överskrider högkostnadsskyddet åligger kommunen.

27 7(8) Patientexempel 5 Patienten är en 22-årig man som på grund av en medfödd CP-skada har en grav mental retardation. Han flyttade nyligen från sitt föräldrahem till en gruppbostad. I hemmet åt han passerad kost på grund av dysfagi (tugg- och sväljsvårigheter). Det fungerade bra så länge det var föräldrar eller trygg personal som assisterade. Med ny miljö och ny personal totalvägrade patienten till en början att äta och sondnäring stod därför för hela energi- och näringsbehovet. Nu när tillvaron stabiliserats fungerar passerad kost och kosttillägg oftast bra, men de dagar patienten av någon anledning är för trött eller orolig för att äta används sondnäring istället. I dagsläget är det inte aktuellt med någon daglig verksamhet då det skulle störa patienten för mycket, men målsättningen är att han ska bli så stabil att tillvaron kan erbjuda honom lite mer stimulans. Region Halland ansvarar för nutritionsbehandlingen. Dietist är inkopplad (på grund av enteral nutrition och dysfagi). Dietist ordinerar och förskriver de nutritionsprodukter som behövs. HMC distribuerar produkterna och fakturerar enligt rådande regelverk. Patienten bekostar nutritionsprodukterna upp till 1500:- per månad. Kostnader som överskrider högkostnadsskyddet åligger regionen. Kommunen ansvarar för att samtlig personal har kunskap för att följa ordinationen och köper uppdragsutbildning av nutritionskonsulent. Patientexempel 6 Patienten är en 75-årig man som är bosatt i Halland men behandlas på Jubileumskliniken i Göteborg på grund av cancer i halsregionen. Vid insjuknandet minskade patienten 12 kilo i vikt på mindre än tre månader. I samband med inneliggande behandling på Jubileumskliniken ordinerades enteral nutriton (sondnäring) i kombination med näringsdryck vilket fungerade väl. Vikten stabiliserades och patienten upplevde förbättrad livskvalitet i en i övrigt svår livssituation. Efter utskrivningen får patienten hjälp med sondnäringen av hemsjukvården, medan cancerbehandlingen på Jubileumskliniken kommer att fortgå under hela det kommande året. Jubileumsklinikens dietist ordinerar och förskriver nutritionsbehandling (förtroendeförskrivning). HMC distribuerar produkterna och fakturerar enligt rådande regelverk. Patienten bekostar nutritionsprodukterna upp till 1500:- per månad. Kostnader som överskrider högkostnadsskyddet åligger regionen.

28 8(8) Patientexempel 7 Patienten är en 78-årig man som bor på ett äldreboende. Mannen lider i perioder av depression och aptitlöshet och har till följd av detta successivt gått ner i vikt och utvecklat undernäring. Han är sedan en tid viktstabil på 35 kilo, men behöver enligt ortopeden gå upp till 45 kg för att kunna genomgå en operation av sin höft. Patienten är motiverad att äta i och med den förestående operationen men orkeslösheten gör att han endast kan äta små mängder vanlig mat. Näringsdryck däremot fungerar väl och det i kombination med vanlig mat kan möjliggöra den önskade operationen. Kommunen ansvarar för nutritionsbehandlingen. Kommunsjuksköterska ordinerar och förskriver de nutritionsprodukter som behövs. HMC distribuerar produkterna och fakturerar enligt rådande regelverk. Patienten bekostar nutritionsprodukterna upp till 1500:- per månad. Kostnader som överskrider högkostnadsskyddet åligger kommunen. Patienten betalar fullt pris för matabonnemanget på boendet alternativt erbjuds avdrag. Patientexempel 8 Patienten är en 61-årig man som bor på ett gruppboende och arbetar på ett dagcenter. Han har en medfödd utvecklingsstörning på grund av mikrocefali och stora motoriska svårigheter. Mannen är 150 cm och hans normalvikt är 42 kg. Hans allmäntillstånd och livskvalitet försämras snabbt vid viktnedgång. Tilltagande svårigheter med motoriken gör att han frekvent sätter i halsen och allt oftare behöver hjälp med matning. Läkarens bedömning är att förändringarna är åldersrelaterade och att patienten är för skör för att klara insättning av gastrostomi. Däremot klarar han näringsdryck väl och de är avgörande för att han ska täcka sitt energi- och näringsbehov. Kommunen ansvarar för nutritionsbehandlingen. Kommunsjuksköterska kontaktar nutritionskonsulent för rådgivning. Kommunsjuksköterska ordinerar och förskriver kosttillägg. HMC distribuerar produkterna och fakturerar enligt rådande regelverk. Patienten bekostar nutritionsprodukterna upp till 1500:- per månad. Kostnader som överskrider högkostnadsskyddet åligger kommunen. Kommunen köper uppdragsutbildning av Hjälpmedelscentrum för att utbilda personalgruppen.

29 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Utvärdering av och sammanslagning av nämnderna för Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg KS/2017:323, KS/2017: Beslut förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen noterar utvärderingen av sammanslagningen av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg, daterad samt överlämnar den till kommunfullmäktige för kännedom. Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att slå samman nämnden för Funktionsstöd och nämnden för Individ & Familjeomsorg till en nämnd med namnet nämnden för Individ & Familjeomsorg. Beslutet ska gälla från och med ny mandatperiod Kommunfullmäktige uppdrar åt nämnden för Funktionsstöd samt nämnden för Individ & Familjeomsorg att se över reglemente och återkomma med nytt reglemente för den nya nämnden senast för antagande av kommunfullmäktige i juni Den nya nämnden får i uppdrag att besluta om ny delegeringsförteckning samt om nödvändiga förändringar av ansvar för arbetsmiljö och ekonomi. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att ge kommundirektören i uppdrag att säkerställa fortsatt utvecklingsarbete i förvaltningen för Individ- och familjeomsorg, enligt rekommendationerna i rapporten, så att de tänkta synergieffekterna med sammanslagningen uppnås fullt ut. Reservation Ulrika Landergren (L) reserverar sig mot arbetsutskotts beslut till förmån för eget yrkande om att behålla två nämnder och att dela på förvaltningarna Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade , 138 att slå samman förvaltningarna för Funktionsstöd och för Individ & Familjeomsorg till en förvaltning med namnet förvaltningen för Individ & Familjeomsorg. Kommunfullmäktige beslutade även att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utvärdera Expedierat/bestyrkt

30 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum sammanslagningen av förvaltningarna samt att utreda sammanslagning av nämnderna för Funktionsstöd och för Individ & Familjeomsorg inför mandatperioden Utvärderingen och utredningen ska återrapporteras till kommunfullmäktige under hösten Den 1 januari 2016 slogs förvaltningarna ihop och blev förvaltningen för Individ och Familjeomsorg. Utvärderingen är genomförd och det som utvärderats är effekterna av, och hur väl, målen med förvaltningssammanslagningen uppnåtts. Utvärderingen är genomfört av ett oberoende managementkonsultföretag, Pre era. I sin rapport rekommenderar Pre era Kungsbacka kommun att fokusera på följande områden: - Fortsätta samlokalisera förvaltningens verksamheter och identifiera effektiviseringar i de interna processerna - Inom ledningsgruppen gemensamt ta fram en plan för hur arbetet ska drivas vidare - Skifta fokus från de operativa frågorna inom i ledningsgruppen till förvaltningsgemensamma frågeställningar och skifta fokus för enhetschefer till mer verksamhetsområdesgemensamma frågor - Skapa en enklare och tydligare väg för brukarna att ta kontakt med förvaltningen - Stärka upp förståelsen för behov och efterfrågan på olika typer av resurser som stöd för kompetensutveckling och rekrytering samt för att skapa kontinuitet i bemanningen mot brukarna För att nå de önskade effekterna av sammanslagningen så rekommenderas en struktur med en nämnd för hela förvaltningen. Det skulle enligt Pre era minska dubbelarbetet i de administrativa processerna och skapa mer utrymme för ledningen att fokusera på verksamhetsstrategiska frågor. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 6 juli att ge samtliga partier i kommunfullmäktige möjlighet att yttra sig över föreslagen organisationsförändringen. Samtliga partier har inkommit med yttrande. Yrkanden Eva Borg (S) yrkar på att inte slå samman nämnderna. Ulrika Landergren (L) yrkar på att behålla två nämnder och att dela på förvaltningarna Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg. Expedierat/bestyrkt

31 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Fredrik Hansson (C), Hans Forsberg, (M) och Lisa Andersson (M) yrkar bifall i enlighet med förslag till beslut i tjänsteskrivelse, daterad Proposition Ordförande Hans Forsberg (M) finner att det finns tre förslag till beslut, det vill säga förslag i enlighet med tjänsteskrivelse daterad , Eva Borgs (S) yrkande och Ulrika Landergrens (L) yrkande. Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med tjänsteskrivelse daterad Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Slutrapport från Pre era: Uppföljning efter sammanslagningarna av förvaltningarna Funktionsstöd samt Individ- och familjeomsorg, Miljöpartiets svar på remiss om förändrad organisation, Sverigedemokraternas svar på remiss om förändrad organisation, Kristdemokraternas svar på remiss om förändrad organisation, Kungsbackabornas svar på remiss om förändrad organisation, Socialdemokraternas svar på remiss om förändrad organisation av FS och IF, Moderaternas svar på remiss om förändrad organisation av FS och IF, Liberalernas svar på remiss om förändrad organisation, Centerpartiets svar på remiss om förändrad organisation, Kungsbackabornas svar på remiss om förändrad organisation, Beslutet skickas till Nämnden för Funktionsstöd, Nämnden för Individ & Familjeomsorg. Expedierat/bestyrkt

32 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS/2017:382 Tjänsteskrivelse Utvärdering av sammanslagning av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg Beslut förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen godkänner utvärderingen av sammanslagningen av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg, daterad samt överlämnar den till kommunfullmäktige för kännedom. Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att slå samman nämnden för Funktionsstöd och nämnden för Individ & Familjeomsorg till en nämnd med namnet nämnden för Individ & Familjeomsorg. Beslutet ska gälla från och med ny mandatperiod Kommunfullmäktige uppdrar åt nämnden för Funktionsstöd samt nämnden för Individ & Familjeomsorg att se över reglemente och återkomma med nytt reglemente för den nya nämnden senast för antagande av kommunfullmäktige i juni Den nya nämnden får i uppdrag att besluta om ny delegeringsförteckning samt om nödvändiga förändringar av ansvar för arbetsmiljö och ekonomi. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att ge kommundirektören i uppdrag att säkerställa fortsatt utvecklingsarbete i förvaltningen för Individ- och familjeomsorg, enligt rekommendationerna i rapporten, så att de tänkta synergieffekterna med sammanslagningen uppnås fullt ut. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade , 138 att slå samman förvaltningarna för Funktionsstöd och för Individ & Familjeomsorg till en förvaltning med namnet förvaltningen för Individ & Familjeomsorg. Kommunfullmäktige beslutade även att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utvärdera sammanslagningen av förvaltningarna samt att utreda sammanslagning av nämnderna för Funktionsstöd och för Individ & Familjeomsorg inför mandatperioden Utvärderingen och utredningen ska återrapporteras till kommunfullmäktige under hösten Den 1 januari 2016 slogs förvaltningarna ihop och blev förvaltningen för Individ och Familjeomsorg. Utvärderingen är genomförd och det som utvärderats är effekterna av, och hur väl, målen med 1 (6) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

33 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (6) förvaltningssammanslagningen uppnåtts. Utvärderingen är genomfört av ett oberoende managementkonsultföretag, Pre era. I sin rapport rekommenderar Pre era Kungsbacka kommun att fokusera på följande områden: - Fortsätta samlokalisera förvaltningens verksamheter och identifiera effektiviseringar i de interna processerna - Inom ledningsgruppen gemensamt ta fram en plan för hur arbetet ska drivas vidare - Skifta fokus från de operativa frågorna inom i ledningsgruppen till förvaltningsgemensamma frågeställningar och skifta fokus för enhetschefer till mer verksamhetsområdesgemensamma frågor - Skapa en enklare och tydligare väg för brukarna att ta kontakt med förvaltningen - Stärka upp förståelsen för behov och efterfrågan på olika typer av resurser som stöd för kompetensutveckling och rekrytering samt för att skapa kontinuitet i bemanningen mot brukarna För att nå de önskade effekterna av sammanslagningen så rekommenderas en struktur med en nämnd för hela förvaltningen. Det skulle enligt Pre era minska dubbelarbetet i de administrativa processerna och skapa mer utrymme för ledningen att fokusera på verksamhetsstrategiska frågor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Slutrapport från Pre era: Uppföljning efter sammanslagningarna av förvaltningarna Funktonsstöd samt Individ- och familjeomsorg, Beslutet skickas till Nämnden för Funktionsstöd, Nämnden för Individ & Familjeomsorg. Beskrivning av ärendet Sammanfattningsvis visar rapporten på att sammanslagningen är genomförd och samordningseffekter och synergier är på väg att uppstå men förvaltningen är inte i mål ännu. Generellt kan man konstatera att förändringar av detta slag tar tid att genomföra. Dels handlar det om förändrade sätt att styra, leda och följa upp, det vi kallar struktur. Dels handlar det om att få människor med sig i nya beteenden, nya samarbeten och att följa den nya styrningen, det vill säga kultur. Två viktiga faktorer att ta i beaktande i utvärderingen är att under perioden har ett stort fokus lagts på verksamheten Ensamkommande. Det har tagit en stor del av resurser och uppmärksamhet som i ett normalfall skulle ha ägnats åt det strategiska arbetet med sammanslagningen. Dessutom har förvaltningen haft en stor personalomsättning vilket självklart har påverkat utvecklingsarbetet. Kungsbacka, liksom andra

34 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (6) kommuner, är drabbade av den brist och den konkurrens om kompetens som råder inom socialtjänstens område. Det finns en vilja och man har kommit en bit på väg. Som exempel på vad som har lyckats är att resurser har kunnat frigöras till strategiska funktioner såsom juridik, vilket det har funnits ett stort behov av, samordning av utvecklingsledarnas arbete och en effektivare schemaläggning samt gemensamma presidiemöten vilket bidrar till samordning och helhetssyn. De största hindren för att nå fulla effekter är att förvaltningen fortfarande är lokaliserade på fem olika geografiska platser och att det administrativa arbetet med två nämnder som styr verksamheten utan full insyn i varandras uppdrag och perspektiv. Rapportens övergripande insikter Det finns en rad händelser som påverkat förvaltningens möjligheter att aktivt arbeta med att realisera de synergier som identifierades inför sammanslagningen. Bland annat har förvaltningen fått ett kraftigt utökat tryck på sitt uppdrag att hantera ensamkommande barn under 2016 som krävt att förvaltningen fokuserat sin energi på att lösa den frågan. Utöver det har förvaltningen även drabbats av en hög personalomsättning på chefsnivå vilket medfört att cheferna behövt sätta sig in i sina respektive verksamheter innan förvaltningsgemensamma frågor kunnat prioriteras till den grad som är önskvärt i samband med en större omorganisation i form av sammanslagningen. Med dessa förutsättningar i åtanke visar uppföljningen av den genomförda förvaltningssammanslagningen av Individ & Familjeomsorg och Funktionsstöd på följande mönster vad gäller realisering av identifierade synergier inom de tre utpekade perspektiven kund och kvalitet, kultur samt effektivt arbetssätt. KUND & KVALITET: Ur ett brukarperspektiv har antalet kontaktytor inte förändrats i någon större omfattning. Förvaltningen har fortsatt olika mottagningar beroende på vilken typ av insats och det drivs fortsatt parallella utredningar som följd av att olika insatser kräver olika typer av utredningar enligt lagstiftningen. Här krävs ett vidare arbete och en lösning på att man är lokaliserade på fem platser. Risken att brukare behöver agera mellanhänder mellan olika verksamhetsområden eller att brukaren skulle falla helt mellan stolarna upplevs som avsevärt mindre i den nya gemensamma förvaltningen. Förutsättningarna att öka det tvärfunktionella arbetet för att skapa mer proaktiva helhetslösningar för brukaren upplevs begränsas av att förvaltningen sitter utspridd på olika geografiska platser vilket försvårar för nätverkande, kunskapsutbyte och samarbeten. Medarbetarna lyfter dock att det startats en rad olika initiativ som bidrar till ökad tvärfunktinalitet och att potentialen är fortsatt stor.

35 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (6) EFFEKTIVT ARBETSSÄTT: Förvaltningen befinner sig mitt i processen med att identifiera och utreda olika effektiviseringsoch samordningsvinster. På lång sikt finns potential att reducera administrativt dubbelarbete och redan nu har förvaltningen lyckats etablera samordningar inom juridik, bland utvecklingsledarna och kring schemaläggningen. Dessutom bidrar gemensamma möten i presidierna och med nämnderna till en bättre helhetssyn. Något som upplevs begränsa både realiseringen av vissa samordningsvinster och arbetet att verkligen skapa en förvaltning är primärt tvådelat att förvaltningen fortfarande sitter på flera olika geografiska platser vilket motverkar naturliga möten och lärande samt att förvaltningen har två nämnder som styr verksamheten utan att ha full insyn i varandras uppdrag och perspektiv. Att arbeta mot två nämnder skapar dessutom dubbelarbete både vad gäller t.ex. nämndadministration, ledning och styrning samt rapportering och uppföljning. KULTUR: Upplevelsen är att det finns ökade möjligheter och en större vilja till samarbete och lärande inom förvaltningen idag även om den stora potentialen inte har realiserats ännu. Det pågår en hel del arbete på olika nivåer i förvaltningen. Det blir tydligt att det finns olika kulturer mellan de två gamla förvaltningarna och att det finns en fortsatt resa att göra för att bli en gemensam förvaltning som alla känner tillhörighet till. Det visar sig vara utmanade att rekrytera tillräckligt med personal med rätt kompetens, vilket beror på marknadens stora efterfrågan av yrkesgrupperna som är verksamma inom förvaltningen. Samtidigt finns goda exempel på nya, spännande karriärvägar inom förvaltningen som blivit mer öppen efter sammanslagningen vilket skapar förutsättningar att behålla och bygga kompetens inom förvaltningen. Det behövs däremot fortsatta insatser för att jobba effektivt och proaktivt med kompetensförsörjningen. Bland annat lyfts en önskan om att arbeta mer aktivt med kompetenskartläggning för att bättre förstår vilken kompetens som finns inom förvaltningen och sedan matcha den mot vad som krävs i olika roller, från ledningsnivån hela vägen ner till verksamheterna. Vad gäller kompetensutveckling är upplevelsen att sammanslagningen har resulterat i ökad bredd och spets i utbildningar och bättre förutsättningar för att sprida kunskaper internt. Rekommendationer för att realisera fortsatta synergier

36 KUNGSBACKA KOMMUN 5 (6) Med utgångspunkt i såväl den tidigare genomförda utredningen där synergierna blivit identifierade och den nu genomförda uppföljningen är Pre eras rekommendationer att fokusera på följande för att realisera fortsatt potential av sammanslagningen: ÖVERGRIPANDE Merparten av de synergier som bygger på att en förvaltning ska ge ökad samverkan, utökat lärande och kunskapsöverföring begränsas idag av att förvaltningen sitter utspridd på olika adresser. För att frigöra den potential som finns bör förvaltningen fortsätta den process som är påbörjad för att samlokalisera de verksamheter där det finns störst potential till ökade synergier. För att förvaltningen ska få full effekt på flertalet av utpekade synergier är en samlokalisering av förvaltningens verksamhet en förutsättning. För att skapa en gemensam riktning för hur förvaltningen ska ta sig an de olika delar som krävs för att bygga ihop förvaltningen vore det bra om ledningsgruppen (LG) gemensamt satte en plan för hur arbetet ska drivas vidare. Viktiga frågor att integrera i det arbetet är t.ex. fortsatt arbete med att utveckla organisationsstrukturen, skapandet av en gemensam kultur och förhållningssätt, effektiva former för ökad samverkan. Under 2016 har mycket chefsfokus legat på att hantera och sätta sig in i den dagliga verksamheten. För att få full utväxling på synergierna finns behov av att nu i större utsträckning skifta fokus från de operativa frågorna till för LG förvaltningsgemensamma frågeställningar och för enhetschefer till mer verksamhetsområdesgemensamma frågor. KUND & KVALITET För att få ökad effekt av sammanslagningen hos brukarna bör förvaltningen fortsätta den påbörjade resan att se över hur det går att skapa en enklare och tydligare väg för brukarna att ta kontakt med förvaltningen. Det är även viktigt att fortsätta arbetet med att utveckla utvärderingsprocessen för att skapa synergier i hanteringen där så är möjligt när en brukare har behov av flera utredningar. EFFEKTIVT ARBETSSÄTT Förvaltningen är mitt i en omorganisation och i ett arbete att identifiera effektiviseringar i de interna processerna och det kommer sannolikt att ge effekt på flera av de utpekade synergierna. För att få full utväxling på sammanslagningen både vad gäller arbetssätt, besparingar och gemensam kultur rekommenderas en struktur med en nämnd för hela förvaltningen. Det skulle minska dubbelarbetet i de administrativa processerna och skapa mer utrymme för ledningen att fokusera på verksamhetsstrategiska frågor.

37 KUNGSBACKA KOMMUN 6 (6) KULTUR Stärka upp förståelsen för behov och efterfrågan på olika typer av resurser som stöd både för kompetensutveckling, rekrytering, men även för att skapa kontinuitet i bemanningen ut mot brukarna. Ann-Charlotte Järnström Kommundirektör

38 SLUTRAPPORT INDIVID & FAMILJEOMSORG Uppföljning efter sammanslagningen av förvaltningarna Funktionsstöd samt Individ & Familjeomsorg Maria Wikman & Svenja Schuster

39 Innehållsförteckning AGENDA 1. Uppdragets bakgrund, syfte och avgränsningar 2. Uppföljningens övergripande insikter 3. Tillvägagångssätt, uppföljningens analysramverk och utgångspunkter 4. Uppföljning av sammanslagningen ur synergieffekters perspektiv 1. Brukare & kvalitet 2. Intern effektivitet 3. Kultur 5. Rekommendationer för att realisera fortsatta synergier Bilaga 1: Lista över intervjuade personer Bilaga 2: Intervjuguide

40 1. Uppdragets bakgrund, syfte och avgränsningar BAKGRUND Under 2015 förbereddes en sammanslagning av en rad förvaltningar och 1 januari 2016 slogs Individ och Familjeomsorg och Funktionsstöd ihop och blev Individ och Familjeomsorg och Fritid & Folkhälsa och Kultur & Turism slogs ihop och blev Kultur och Fritid. Preera fick inför sammanslagningen förmånen att stötta de två förvaltningscheferna i arbetet att förbereda och ta fram beslutsunderlaget inför sammanslagningen och i kommunfullmäktiges beslut om sammanslagningen framgår att det under 2017 ska genomföras en utvärdering. SYFTE MED UPPDRAGET Syftet med det nu tänkta uppdraget är att utvärdera effekterna av och hur väl målen med förvaltningssammanslagningen uppnåtts. VARFÖR UPPDRAGET GENOMFÖRS I enlighet med det beslut som fattas av kommunfullmäktige i Kungsbacka ska det under 2017 genomföras en utvärdering av de två förvaltningssammanslagningarna. UPPDRAG Uppdraget består i att följa upp resultatet av förvaltingssammanslagningen och presentera den utvärderingen i en skriftlig presentation (ppt) Utvärderingen ska fokusera på att följa upp hur väl de önskade effekterna och målen med sammanslagningen uppnåtts. Detta i syfte att utvärdera resultatet av sammanslagningen och identifiera fortsatt potential. I uppdraget ingår inte att utvärdera organisation och ledningsstruktur

41 2. Uppföljningens övergripande insikter (1/2) Det finns en rad händelser som påverkat förvaltningens möjligheter att aktivt arbeta med att realisera de synergier som identifierades inför sammanslagningen. Bland annat har förvaltningen fått ett kraftigt utökat tryck på sitt uppdrag att hantera ensamkommande barn under 2016 som krävt att förvaltningen fokuserat sin energi på att lösa den frågan. Utöver det har förvaltningen även drabbats av en hög personalomsättning på chefsnivå vilket medfört att cheferna behövt sätta sig in i sina respektive verksamheter innan förvaltningsgemensamma frågor kunnat prioriteras till den grad som är önskvärt i samband med en större omorganisation i form av sammanslagningen. Med dess förutsättningar i åtanke påvisar uppföljningen av den genomförda förvaltningssammanslagningen av Individ & Familjeomsorg och Funktionsstöd följande mönster vad gäller realisering av identifierade synergier inom de tre utpekade perspektiven KUND & KVALITET: Ur ett brukarperspektiv har antalet kontaktytor inte förändrats i någon större omfattning. Förvaltningen har fortsatt olika mottagningar beroende på vilken typ av insats och det drivs fortsatt parallella utredningar som följd av att olika insatser kräver olika typer av utredningar enligt lagstiftningen. Risken att brukare behöver agera mellanhänder mellan olika verksamhetsområden eller att brukaren skulle falla helt mellan stolarna upplevs som avsevärt mindre i den nya gemensamma förvaltningen. Förutsättningarna att öka det tvärfunktionella arbetet för att skapa mer proaktiva helhetslösningar för brukaren upplevs begränsas av att förvaltningen sitter utspridd på olika geografiska platser vilket försvårar för nätverkande, kunskapsutbyte och samarbeten. Medarbetarna lyfter dock att det startats en rad olika initiativ som bidrar till ökad tvärfunktionellitet och att potentialen är fortsatt stor. EFFEKTIVT ARBETSÄTT Förvaltningen befinner sig mitt i processen att identifiera och utreder olika effektiviserings- och samordningsvinster. På lång sikt finns potential att reducera administrativt dubbelarbete men redan nu har förvaltningen lyckats etablera samordningar inom juridik, bland utvecklingsledarna och kring schemaläggningen. Dessutom bridrar gemensamma möten i presidierna och med nämnderna till ett bättre helhetssyn. Något som upplevs begränsa både realiseringen av vissa samordningsvinster och arbetet att verkligen skapa en förvaltning är primärt tvådelat att förvaltningen fortfarande sitter på flera olika geografiska platser vilket motverkar naturliga möten och lärande samt att förvaltningen har två nämnder som styr verksamheten utan att ha full insyn i varandras uppdrag och perspektiv. Att arbeta mot två nämnder skapar dessutom dubbelarbete både vad gäller t.ex. nämndsadministration, lednings och styrning samt rapportering och uppföljning

42 2. Uppföljningens övergripande insikter (2/2) KULTUR Upplevelsen är att det finns ökade möjligheter och en större vilja till samarbete och lärande inom förvaltningen idag även om den stora potentialen inte har realiserats ännu även om det pågår en hel del arbete på olika nivåer i förvaltningen. Det blir tydligt att det finns olika kulturer mellan de två gamla förvaltningarna och att det finns en fortsatt resa att göra för att bli en gemensam förvaltning som alla känner tillhörighet till. Det visar sig vara utmanade att rekrytera tillräckligt med personal med rätt kompetens, vilket beror på marknadens stor efterfrågan efter yrkesgrupperna som är verksamma inom förvaltningen. Samtidigt finns goda exempel på nya, spännande karriärvägar inom förvaltningen som har öppnat upp sig efter sammanslagningen vilket skapar förutsättningar att behålla och bygga kompetens inom förvaltningen. Det behövs däremot fortsatt insatser för att jobba effektivt och proaktivt med kompetensförsörjningen. Bland annat lyfts en önskan om att arbeta mer aktivt med kompetenskartläggning för att bättre förstår vilken kompetens som finns inom förvaltningen och sedan mappa den mot vad som krävs i olika roller, från ledningsnivån hela vägen ner till verksamheterna. Vad gäller kompetensutveckling är upplevelsen att sammanslagningen har resulterat i ökad bred och spets i utbildningar och bättre förutsättningar för att sprida kunskaper internt

43 3. Tillvägagångssätt Tillvägagångssätt: INLÄSNING & PLANERING INTERVJUER SLUTANALYS OCH BESLUTSUNDERLAG Inläsning av material Planering av projektet, bokning av intervjuer osv. Intervjuer med lednings- och nyckelpersoner för förståelse av nuläge, förutsättningar, nackdelar och potential. Slutanalys och konkretisering av slutsatser. Framtagande av rekommendation och beslutsunderlag. Uppstart med beställare Projektplanering inkl. kommunikation Framtagning intervjuguider Intervjuer Analys, konkretisering av uppföljningen Avslutning med beställare april maj

44 3. Analysramverk och utgångspunkt för uppföljningen Intervjuguiden tar sin utgångspunkt i de synergier som identifierades i utredningen kring sammanslagningen från Modellen bygger på att titta på synergier ur tre övergripande perspektiv: Intern effektivitet Brukare och Kvalitet Kultur

45 3. Förvaltningens förutsättningar i samband med och efter sammanslagningen Inför sammanslagningen av de två förvaltningarna genomfördes en rad aktiviteter i syfte att förbereda sammanslagningen. I samband med att den nya organisationen togs fram lyftes det önskemål från förvaltningen Individ och Familjeomsorg att inte i för stor utsträckning ändra i deras befintliga organisation eftersom de åren innan sammanslagningen genomgått en större förändringsresa som precis börjat landa. Detta innebar att den nya organisationen inte fullt ut integrerade de två gamla förvaltningarna ner på enhetsnivå vilket gjort att vissa önskvärda synergier varit svåra att realisera. Under våren 2017 har förvaltningen därför gjort ett omtag på organisationsstrukturen i syfte att skapa en mer ändamålsenlig struktur både vad gäller att skapa bästa möjliga nytta för brukare och få effekt på interna effektiviseringar. Parallellt med sammanslagningen inträffade två händelser som avsevärt påverkat förvaltningens möjligheter att arbeta med att förverkliga identifierade synergieffekter av sammanslagningen: Under åren 2015 och 2016 mötte Europa och Sverige en våg av nyanlända från olika krigs- och krisområden runtom i världen. Alla kommuner runtom i Sverige ar enligt Socialtjänstlagen ansvariga för att ta hand om t.ex. ensamkommande barn, och under 2016 ökade antalet ensamkommande barn som kom till Kungsbacka markant. Förvaltningens arbetsbelastning för att hantera det kommunala ansvaret för att t.ex. ta emot, utreda, placera och integrera ensamkommande barm, resulterade i en nödvändig omprioritering av förvaltningens resurser. Fokus förflyttades från att skapa rätt interna förutsättningar i förvaltningen till konkreta placerings- och integrationsaktiviteter i kombination med hantering av förvaltningens dagliga verksamhet. Under 2016 valde dessutom 4 av 5 verksamhetschefer av olika anledningar att sluta vilket gjort att ledningsgruppen haft en hög belastning och de nyrekryterade verksamhetscheferna har behövt ha fokus på sina respektive verksamhetsområden. Detta har resulterat i att förvaltningsgemensamma frågor och förvaltningsgemensamt utvecklingsarbete med att skapa en förvaltning fått stå tillbaka. Även på enhetschefsnivå och bland medarbetarna har det skett en relativt hög personalomsättning vilket drivit mycket tid då det ställt stora krav på rekrytering. Personalomsättningen ökade sannolikt av flera anledningar men tydligt var att behovet av utbildad personal inom förvaltningens kompetensområden ökade kraftigt i samband med belastningen på systemet som uppstod i samband med ökningen av nyanlända. Preera rekommenderar därför läsaren av denna rapport att ta hänsyn till 2016 år omständigheter. Intervjuerna visar på en hög ambitionsnivån, att potentialen har börjar infrias men att förutsättningarna att leverera på de identifierade synergieffekterna varit begränsade. Vår erfarenhet av förändringsprocesser är att en nyckelfaktor är tid, något förvaltningen med de omständigheter som varit inte haft under Vi vill därför lyfta att vi ser positivt på förvaltningens förmåga att nå uppsatta mål över tid

46 4.1 Uppföljning av sammanslagningen Brukare och kvalitet (1/2) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS Minskat antal kontaktytor för brukaren. En smidigare utvärderingsprocess utan brukaren som mellanhand. Uppföljningen visar att kontaktytorna mot brukaren inte har förändrats i någon större utsträckning efter sammanslagningen. Det finns fortfarande fler olika mottagningar och vägar in i förvaltningen beroende på brukarens ärenden. Däremot finns en ökad samordning vad gäller att hänvisa brukare rätt inom förvaltningen så att brukare inte faller mellan stolarna i den initiala kontakten med förvaltningen. Det finns även en fortsatt önskan om att tydligare skapa EN väg in till förvaltningen med syfte att kunna slussa vidare brukaren till rätt handläggare och avdelning på ett effektivare sätt än idag. Upplevelsen hos flera av dem vi intervjuat är att det fortfarande finns otydlighet i kommunikationen mot brukaren, t.ex. vart hen ska vända sig för att få rätt stöd. Detta beror exempelvis på otydlighet på hemsidan, vilket upplevs vara kopplat till kommunövergripande villkor och regler. Trots att det under intervjuerna lyfts flera olika bilder kring om utvärderingsprocessen blivit smidigare, är alla överens om att brukaren inte längre behöver vara mellanhand mellan olika delar av verksamheten som hen i vissa fall behövde vara innan sammanslagningen. Att brukaren användes som mellanhand inträffade inte i någon hög omfattning innan sammanslagningen utan i de fall en brukare behövde åtgärder från båda förvaltningarna. Det finns även en bild hos flera att brukaren i dagens förvaltning inte behöver beskriva sitt ärende vid lika många tillfällen. Det betyder att brukaren idag inte i samma utsträckning behöver vara expert på sin egen diagnos för att kunna driva sin sak mot flera olika förvaltningar. Samtidigt händer det fortfarande och kommer även att behövas i framtiden att förvaltningen gör parallella utredningar när brukaren behöver stöd från olika verksamhetsområden då olika insatser kräver olika typer av utredningar. Dessutom poängterades att en gemensam förvaltningen borgar för ett bättre samarbete utifrån brukarens behov och att det är just brukarens bästa som är förvaltningens och medarbetarnas huvudfokus i sitt dagliga arbete. Likväl är det så att förvaltningen upplever att sammanslagningen inte gjort någon större skillnad för merparten av brukarna

47 4.1 Uppföljning av sammanslagningen Brukare och kvalitet (2/2) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS Möjlighet till en helhetsbedömning inom området för brukaren. Generellt begränsas möjligheterna att jobba tvärfunktionellt och med brukaren i fokus av att förvaltningen fortfarande sitter geografiskt utspridd i lokaler på olika adresser. En konsekvens av detta är att det blir svårare att åstadkomma naturliga möten och samarbeten som önskas från såväl förvaltningsledningen som medarbetarna. Upplevelsen är att det bland merparten av medarbetarna finns en vilja att förbättra samarbetet och därmed skapa bättre helhetslösningar för brukaren, en rad olika initiativ har även påbörjat som visar på detta. Ett resultat av dessa initiativ är att det finns mer och mer kommunikation och samarbeten mellan olika avdelningar vilket bör resultera i en positiv effekt för brukare över tid. Dessa satsningar har dock nyligen påbörjat och effekterna har ännu inte gått att mäta Minskad risk att brukaren faller mellan stolarna. Här finns en gemensam bild inom förvaltningen att risken att brukare faller mellan stolarna har minskat som följd av sammanslagningen. Detta som följd av att den ekonomiska frågan som tidigare kunde uppstå kring vilken förvaltning som skulle bära kostnaden nu är eliminerad i den nya gemensamma förvaltningen. Samtidigt är det flera som lyfter att detta inte var en stor fråga innan sammanslagningen då problematiken uppstod i ett fåtal tillfällen. Från ett brukarperspektiv har det inför sammanslagningen lyfts en rädsla för att risken att falla mellan stolarna såväl som att som brukare bli mellanhand mellan olika verksamheter skulle öka. Det har efter sammanslagningen återkopplats att dessa farhågor inte realiserats utan responsen har snarare varit positiv. Som det nämndes ovan sker det fortsatt parallella utredningen inom förvaltningen när en brukare är i behov av olika insatser men idag finns det en medvetenhet om vilka utredningar som är pågående och information kan utbytas vid behov. Det skapar även en grund för att skapa proaktiva helhetslösningar för brukaren på sikt

48 4.2 Uppföljning av sammanslagningen Intern effektivitet (1/3) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS En förvaltning med en helhetssyn på socialt utvecklingsarbete blir en robustare och starkare kraft i kommunen/samhället. Som en följd av att förvaltningen idag upplever att förutsättningar att ta en ökad strategisk höjd förbättrats håller förvaltningen just nu med att utvärdera om ett införande av Trelleborgsmodellen är en lämplig modell för Kungsbacka för att skapa en robustare och med brukarorienterad förvaltning. Något som begränsat arbetet att komma samman till en gemensam förvaltning som blir en starkare och mer robust kraft i samhället är den höga personalomsättning som varit, både på chefsnivå och bland medarbetarna. Personalomsättningen har inneburit att merparten av verksamhetscheferna upplever att tiden sedan sammanslagningen ägnats för mycket åt respektive verksamhetsområde och att de strategiska förvaltningsövergripande frågorna vad gäller socialt utvecklingsarbete fått stå tillbaka. Arbetet med regionalt drivet utvecklingsarbete har blivit effektivare både vad gäller att rulla ut lösningar, tillgång till rätt kompetens och i och med att förvaltningen nu kan utse en representant istället för en från varje förvaltning som deltar i arbetet. Samtidigt finns det en baksida kopplat till att förvaltningen Vård och Omsorg oftast är involverade varför det förfarande krävs synkningar inom Kungsbacka kommun. Sammanslagningen upplevs skapa bättre förutsättningar för förvaltningen att på ett bättre sätt bidra i förflyttningen mot Ett Kungsbacka En förvaltning skapar bättre förutsättningar att kunna bedriva en mer proaktiv verksamhet (socialtjänst). Det finns en upplevelse av att sammanslagningen skapar bättre förutsättningar att bli mer proaktiva i verksamheten men att mycket av arbetet att ta sig dit kvarstår. Här kan Trelleborgsmodellen vara ett bra stöd i det fortsatta arbetet om den införs. Det finns en rad samverkansinitiativ som strävar mot att skapa en än mer brukarorienterad process där socialt hållbara lösningar för brukaren är i fokus

49 4.2 Uppföljning av sammanslagningen Intern effektivitet (2/3) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS En gemensam ledning och organisation skulle möjliggöra en ökad intern samverkan och effektivisering. Att en struktur med dubbla nämnder skapar en alltför hög administrativ börda och ineffektivitet inom förvaltningsledningen. Även här återkommer frågan om att samverkan och effektivisering delvis hämmas av att förvaltningen fortfarande sitter utspridd på fem olika adresser. I stort alla ser att det finns fortsatt potential att realisera olika typer av interna effektiviseringar och att förvaltningen befinner sig mitt i processen att identifiera och utreda olika möjligheter till både samordning och effektivisering. Under intervjuerna lyfts dessutom att man lyckades etablera samordningar exempelvis inom juridik, bland utvecklingsledarna och kring schemaläggningen. Vidare skapades en bättre helhetssyn i förvaltningen genom gemensamma presidiemöten med nämnderna och en ny mötesordning i ledningsgruppen. Det blev tydligt att den dubbla nämndstrukturen skapar en rad effekter i förvaltningen. Den fördel som lyfts är att dubbla nämnder skapar en bredare demokratisk förankring och en ökad specialisering i respektive nämnd. Samtidigt lyfts det att det finns en rad utmaningar med att ha två nämnder som styr samma förvaltning. Upplevelsen är att det gör det svårt att ta ett helhetsgrepp på förvaltningens gemensamma frågor när nämnderna har olika perspektiv och är dåligt insatta i varandras uppdrag och inriktning. Det försvårar arbetet att skapa en gemensam förvaltningskultur såväl som en känsla bland medarbetarna av att vara en förvaltning. Den dubbla nämndstrukturen upplevs från flera håll skapa en splittring inom förvaltningen som drivs bland annat av: Förvaltningen måste planera, bereda och hantera två nämnder Föra dubbla diarier och två arkiv Utarbeta och förhålla sig till två uppsättningar styrande dokument Följa upp verksamheten på två olika sätt utifrån nämndernas olika uppdrag Det upplevs som utmanande att i vissa fall leva upp till alla sekretesskraven mellan (parallella) utredningar och mellan de två nämndernas olika uppdrag

50 4.2 Uppföljning av sammanslagningen Intern effektivitet (3/3) IDENTIFIERADE BESPARINGAR STATUS Minskade kostnader för uppbyggande av parallella funktioner. Minskade kostnader för ledning och administration. Minskade kvalitetsbristkostnader Inom ramen för pågående organisationsöversyn har det identifierats viss effektiviseringspotential och kunskapen om att det finns parallella funktioner har ökat men inga större effektiviseringar är realiserade i dagsläget. Här blir det tydligt att det finns en förväntan hos medarbetarna att ledningen ska arbeta för att effektivisera bort parallella funktioner där det är möjligt. Den primära effektiviseringen är i dagsläget kopplad till att sammanslagningen resulterat i att en förvaltningschefs tjänst effektiviserats bort. Vad gäller övrig administration finns potential till effektiviseringar men primärt i det fall förvaltningen får en gemensam nämnd. I övrigt är det mer samordningsvinster än ekonomiska besparingar som är aktuellt. Sammanslagningen har också skapat förutsättningar att fylla vissa specialisttjänster inom förvaltningen, t.ex. kan förvaltningen nu ha en jurist på heltid. Arbetet med de samordna och effektivisera de interna processerna är pågående varför minskade kvalitetsbristkostnader inte går att identifiera i dagsläget. Minskade kostnader för personalomsättning. Minskade kostnader vid uppbyggnad av effektivare processer. Vad gäller kostnader för sjukfrånvaro har den minskat något medan kostnaden för rekrytering ökat i och med att personalomsättningen ökade under 2016 som följd av en rad olika omständigheter. Sammanslagningen kan ha haft viss effekt på personalomsättningen men den primära anledningen var sannolikt den ökade efterfrågan på flera av förvaltningens nyckelkompetenser som uppstod i samband med ökningen av nyanlända under 2016 Ja, arbetet med att effektivisera processer pågår men det går inte enbart att hänföra till sammanslagningen och det är för tidigt att se om det gett några konkreta besparingar

51 4.3 Uppföljning av sammanslagningen Kultur (1/2) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS En gemensam organisation skapar ökade möjligheter till samarbete och tvärfunktionellt lärande för medarbetare och chefer. En gemensam organisation med möjligheter till alternativa karriärvägar och jämnare arbetsbelastning skapar en attraktivare arbetsplats. Möjligheterna och viljan till både samarbete och lärande har ökat i den nya organisationen även om den stora potentialen inte realiserats ännu. En tydlig begränsning är dagens geografiska lokalisering till fem olika adresser vilket inte skapar naturliga möten som leder till samarbete och lärande. I förvaltningsledningen har det tagit ett tag då de nya verksamhetscheferna behövt tid att sätta sig in i sina verksamheter men nu sker både samarbete och lärande. Den stora potentialen finns sannolikt i övriga organisationen, vilket uppmärksammats i samband med att det startat upp ett antal mindre initiativ som resulterat i lärande. Det finns även goda exempel från 2016 där lärande mellan olika verksamheter inom förvaltningen skapade en god grund för att hantera vissa frågeställningar kopplat till t.ex. hanteringen av ensammankommande barn. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att det även finns olika kulturer och arbetssätt mellan gamla IFO och FS, till exempel i form av olika planeringshorisonter och beslutsmandat på olika organisationsnivåer, som behöver överbyggas innan samarbete och lärande blir möjligt över gränserna. Här har förvaltningen påbörjat ett arbete för att skapa en mer gemensam kultur genom att ta fram en gemensam verksamhetsidé med tillhörande värdegrund och påbörjat en kulturutvecklingsresa. En annan begränsning som bör tas i beaktande är att de olika verksamheterna har olika lagstiftningar som ställer krav på olika typer av kompetens som även det kan försvåra lärande. Då det råder brist inom vissa kompetensområden och efterfrågan på dessa tjänster varit hög har det varit fortsatt svårt att rekrytera inom dessa yrkesgrupper trots att organisationen blivit större. Vad gäller karriärvägar finns det en kultur som främjar och flera goda exempel på att sammanslagningen har bidragit till att nya karriärvägar öppnat upp sig. För att få full utväxling lyfts dock att arbetat med kompetenskartläggning behöver förbättras och att det behövs bättre förståelse för behoven av vilken kompetens som krävs i olika roller, från ledningsnivå hela vägen ner till verksamheterna. Det finns en upplevelse av att ledningen inte fullt ut tar tillvara på den kompetens som idag finns hos medarbetarna

52 4.3 Uppföljning av sammanslagningen Kultur (2/2) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS En gemensam organisation med möjligheter till alternativa karriärvägar och jämnare arbetsbelastning skapar en attraktivare arbetsplats. (fort) När det kommer till jämnare arbetsbelastning finns det ett stort arbete kvar att göra för att uppnå den synergieffekten. En gemensam kompetensförsörjningsprocess skapar ökade möjligheter att behålla och utveckla medarbetare och chefer. Vad gäller kompetensförsörjningen finns det fortsatt behov av att jobba med frågan för att skapa ökad proaktivitet. Innan sammanslagningen påbörjade gamla IFO ett arbete kring hur förvaltningen skulle arbeta systematiskt med kompetensförsörjning men här är upplevelsen att resultatet av det arbetet som blev klart efter sammanslagningen inte tagit omhand. Det finns en stor efterfrågan på att få en bättre strategi för hur förvaltningen ska arbeta både med att behålla och utveckla medarbetarna över tid eftersom efterfrågan på många av personalgrupperna är stor. Vad gäller kompetensutveckling av medarbetare ser flera att förvaltningssammanslagningen ger möjlighet till ökad bred och spets i utbildningar då insatserna kan spridas inom förvaltningen och sedan delas internt

53 5. Rekommendationer för att realisera fortsatta synergier Med utgångspunkt i såväl den tidigare genomförda utredningen där synergierna identifierade och den nu genomförda uppföljningen är Preera rekommendationer att fokusera på följande för att realisera fortsatt potential av sammanslagningen: ÖVERGRIPANDE: Merparten av de synergier som bygger på att en förvaltning ska ge ökad samverkan, utökat lärande och kunskapsöverföring begränsas idag av att förvaltningen sitter utspridd på olika adresser. För att frigöra den potential som finns bör förvaltningen fortsätta den process som är påbörjad för att samlokalisera de verksamheter där det finns störst potential till ökade synergier. För att förvaltningen ska få full effekt på flertalet av utpekade synergier är en samlokalisering av förvaltningens verksamhet en förutsättning. För att skapa en gemensam riktning för hur förvaltningen ska ta sig an de olika delar som krävs för att bygga ihop förvaltningen vore det bra om ledningsgruppen gemensamt satte en plan för hur arbetet ska drivas vidare. Viktiga frågor att integrera i det arbetet är t.ex. fortsatt arbete med att utveckla organisationsstrukturen, skapandet av en gemensam kultur och förhållningssätt, effektiva former för ökad samverkan. Under 2016 har mycket chefsfokus legat på att hantera och sätta sig in i den dagliga verksamheten. För att få full utväxling på synergierna finns behov av att nu i större utsträckning skifta fokus från de operativa frågorna till för LG förvaltningsgemensamma frågeställningar och för enhetschefer till mer verksamhetsområdesgemensamma frågor. KUND & KVALITET: För att få ökad effekt av sammanslagningen hos brukarna bör förvaltningen fortsätta den påbörjade resan att se över hur det går att skapa en enklare och tydligare väg för brukarna att ta kontakt med förvaltningen. Det är även viktigt att fortsätta arbetet med att utveckla utvärderingsprocessen för att skapa synergier i hanteringen där så är möjligt när en brukare har behov av flera utredningar. EFFEKTIVT ARBETSÄTT Förvaltningen är mitt i en omorganisation och i ett arbetet att identifiera effektiviseringar i de interna processerna och det kommer sannolikt att ge effekt på flera av de utpekade synergierna. För att få full utväxling på sammanslagningen både vad gäller arbetssätt, besparingar och gemensam kultur rekommenderas en struktur med en nämnd för hela förvaltningen. Det skulle minska dubbelarbetet i de administrativa processerna och skapa mer utrymme för ledningen att fokusera på verksamhetsstrategiska frågor. KULTUR Stärka upp förståelsen för behov och efterfrågan på olika typer av resurser som stöd både för kompetensutveckling, rekrytering, men även för att skapa kontinuitet i bemanningen ut mot brukarna

54 BILAGA 1: LISTA ÖVER INTERVJUADE PERSONER

55 Bilaga 1: Lista över intervjuade personer Kristina Karlsson, ordförande nämnd för funktionsstöd Kent Stenhammar, vice ordförande nämnd för funktionsstöd Kalle Sundvall, ordförande nämnd Individ & familjeomsorg Daniel Kvist, vice ordförande nämnd Individ & familjeomsorg Eva Apelvi, förvaltningschef Jessica Rönnerfors, verksamhetschef Anna Bergsten, verksamhetschef Jenny Olsson, verksamhetschef Yvonne Oliv, verksamhetschef Ann Törnqvist, verksamhetschef Diana Brovall, verksamhetschef Jonas Gustavsson, ekonomichef Elisabeth Blom, utvecklare Vera Lagerström, nämndsekreterare Karolina Naij, nämndsekreterare Elin Forsne, koordinator och registrator Bo Rundberg, SSR Isa Urun, Vision Ingela Lindroth Nord, Kommunal

56 BILAGA 2: INTERVJUGUIDE

57 Uppföljning av sammanslagningen ur brukarens perspektiv BRUKARENS PERSPEKTIV FRÅGOR Upplever du att sammanslagningen av IFO/FS har gett brukaren en enklare process och ökade möjligheter till ett bättre stöd/insats? IDENTIFIERADE SYNERGIER Minskat antal kontaktytor för brukaren. Upplever du att antalet kontaktytor har minskat som resultat av sammanslagning? Om ja, varför?/om nej, varför inte? Är tröskeln för brukaren ätt vända sig till IF lägre idag än före sammanslagningen? Är det tydligare för brukaren vart den ska vända sig? En smidigare utvärderingsprocess utan brukaren som mellanhand. Upplever du att processen idag avlastar brukaren så den slipper vara mellanhand? Fungerar synkningar mellan olika utredningar kopplat till samma brukare? Möjlighet till en helhetsbedömning inom området för brukaren. Upplever du att den tvärfunktionella kompetensen kommer till nytta? Jobbar ni bättre ihop? Blir det fler kreativa lösningar för brukaren? Finns det bättre förutsättningar att bredda kompetensen idag? Minskad risk att brukaren faller mellan stolarna. Upplever du att sammanslagningen har medfört att risken att brukaren faller mellan stolarna har minskat?

58 Uppföljning av förvaltningens inre effektivitet som följd av sammanslagningen INTERN EFFEKTIVITET FRÅGOR Har sammanslagningen av FS/IFO resulterad i en starkare, robustare och mer effektiv socialtjänst? IDENTIFIERADE SYNERGIER En förvaltning med en helhetssyn på socialt utvecklingsarbete blir en robustare och starkare kraft i kommunen/samhället. En förvaltning skapar bättre förutsättningar att kunna bedriva en mer proaktiv verksamhet (socialtjänst). En gemensam ledning och organisation skulle möjliggöra en ökad intern samverkan och effektivisering. Att en struktur med dubbla nämnder skapar en alltför hög administrativ börda och ineffektivitet inom förvaltningsledningen. Upplever du att ni efter sammanslagning har kunnat ta mer strategisk grepp kring sociala utvecklingsfrågor? Har det blivit enklare att rulla ut utvecklingsarbetet som drivs regionalt? Har ni kommit närmare ETT Kungsbacka som följd av sammanslagningen? Upplever du att ni har blivit mer proaktiva i ert arbete? Har ni större fokus på att hitta socialt hållbara lösningar för era brukare? Upplever du att ni har blivit effektivare efter sammanslagningen inom verksamhetsutveckling, omvärldsbevakning och nyttjande av kompetens (projektera, schemaläggning, juridik, mm.) Upplever att ni är bättre rustade att möta ert tjänsteområdes utmaningar? Upplever du att ni har identifierat och effektiviserat bort dubbelarbete inom t.ex. metodutveckling, administration, mm.? Hur upplever du den administrativa processen kring nämndhanteringen i den nya förvaltningen? Upplever du att det skapades en smidig berednings- och beslutsprocess inom förvaltningarna? Upplever du ett nära samarbete mellan IF och båda nämndordföranden som kompletteras med en tydlig rapporterings- och uppföljningsstruktur?

59 Uppföljning av ekonomiska besparingsmöjligheter som följd av sammanslagning IDENTIFIERADE BESPARINGSOMRÅDEN Minskade kostnader för uppbyggande av parallella funktioner. FRÅGOR Har sammanslagningen resulterat i besparingar på grund av ett effektivare utnyttjandet av parallella funktioner t.ex. inom projektering, utförande av boendeverksamhet, dygnetruntberedskap, lågaffektivt bemötande mm.? Upplever du att kunskapen har ökat som följd av gemensam utveckling av parallella funktioner? Minskade kostnader för ledning och administration. Minskade kvalitetsbristkostnader. Har sammanslagningen resulterat i ekonomiska besparingar pga. borteffektivisering av en förvaltningschef samt administrativa tjänster t.ex. inom HR & ekonomi? Upplever du att kvaliteten på administrativa processer/rutiner blivit bättre eller sämre efter sammanslagningen? Upplever du att sammanslagningen lett till sjunkande kvalitetsbristkostnader? Minskade kostnader för personalomsättning. Tycker du att sammanslagningen gjort IF till en attraktivare arbetsplats med t.ex. mindre sjukfrånvaro? Har personalomsättningen minskat efter sammanslagningen? Minskade kostnader vid uppbyggnad av effektivare processer. Upplever du en effektivisering av förvaltningens processer (t.ex. inom brukaremottagning/ ärendehantering) efter sammanslagningen?

60 Uppföljning av sammanslagningens kulturella effekter KULTURELLA EFFEKTER KULTURELLA FÖRDELAR VID EN SAMMANSLAGNING Tycker du att sammanslagningen av IFO/FS skapade en attraktivare arbetsplats med bredare karriärvägar, ökat teamarbete och tvärfunktionellt lärande? En gemensam organisation skapar ökade möjligheter till samarbete och tvärfunktionellt lärande för medarbetare och chefer. Upplever du en kvalitetsökning i samarbetet mellan medarbetarna och chefer från båda förvaltningarna efter sammanslagningen? Har det blivit enklare att samarbeta? Upplever du att kulturen främjar tvärfunktionellt samarbete och lärandet? En gemensam organisation med möjligheter till alternativa karriärvägar och jämnare arbetsbelastning skapar en attraktivare arbetsplats. En gemensam kompetensförsörjningsprocess skapar ökade möjligheter att behålla och utveckla medarbetare och chefer. Upplever du att det har blivit enklare för IF att attrahera, rekrytera och behålla kompetent personal efter sammanslagningen? Upplever du att sammanslagningen resulterade i fler spännande roller, nya karriärvägar, ökat teamarbete och tvärfunktionellt lärande inom IFO? Upplever du en minskning av arbetstoppar och negativ stress som följd av sammanslagningen? Upplever du en effektivisering av kort- och långsiktiga kompetensutvecklingsinsatser efter sammanslagningen? Resulterade sammanslagningen i en mer proaktiv kompetensförsörjningsprocess? Lyckades man sprida kompetens och erfarenheter inom och mellan olika professioner?

61 LILLA TORGET GÖTEBORG SWEDEN GBG@PREERA.SE +46 (0) OLOF PALMES GATA STOCKHOLM SWEDEN STHLM@PREERA.SE +46 (0)

62 Partiremiss angående tre organisationsförändringar i Kungsbacka kommun Miljöpartiet de gröna i Kungsbacka har tagit del av underlagen och vill framföra följande. Vi noterar att samma konsultbolag som gett råd vid sammanslagningen av förvaltningarna Funktionsstöd och Individ&Familjeomsorg, samt Kultur&Turism och Fritid&Folkhälsa, fått uppdraget att utvärdera. Det gör att vi får ta dessa utredningar med en nypa salt. De medborgare som har kontakt med förvaltningarna har inte hörts utan det som framgår av utvärderingarna är tjänstemännens och ledande politikers uppfattningar. Det vore intressant att veta mer hur invånare och andra personer som har kontakt med förvaltningarna uppfattar förändringarna. Genomgående förordar Miljöpartiet principen en nämnd - en förvaltning. Det skapar tydlighet och det onödiga merarbete det innebär att flera nämnder delar på en förvaltning kan undvikas. Tid och mänsklig energi ska gå åt till att skapa kvalitet. Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg Vi konstaterar att tidpunkten för sammanslagningen inte var optimal. Förra mandatperioden präglades av stor oro på IFO då medarbetare slutade och ledarskapet fick kritik. Personalomsättning var då hög både på chefsnivå och medarbetarnivå. Förvaltningen upplever att sammanslagningen inte gjort någon större skillnad för merparten av klienterna. Vi noterar att det finns en upplevelse av att ledningen inte fullt ut tar tillvara på den kompetens som finns hos medarbetarna. Sammanslagningen av förvaltningarna är redan igång och vi menar att chefer och medarbetare behöver arbetsro för att realisera rekommendationerna för fortsatta synergier så att verksamheten blir bra för de invånare som berörs. Vi vill att förvaltningen ska få en enda politisk nämnd. Det är mycket angeläget att nämnden (under 2017 och 2018 båda nämnderna) noggrant följer upp arbetsmiljön, i synnerhet ledarskap och personalomsättning. Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa Sammanslagningen av förvaltningen är redan igång och vi menar att chefer och medarbetare behöver arbetsro för att realisera rekommendationerna för fortsatta synergier. Vi vill att förvaltningen ska få en enda politisk nämnd. Det är mycket angeläget att nämnden (under 2017 och 2018 båda nämnderna) noggrant följer upp att kultur och turism får ta plats. Kultur och turism spänner över ett stort fält. Det är viktigt att det finns tillräcklig budget så att alla spetskompetenser inom kultur, exempelvis musikpedagogik (kulturskolan), bildkonst (konsthallen) och scenkonst (teatern), får tillräckliga resurser för att utvecklas i den nya organisationen.

63 När det gäller turism är det viktigt att uppmärksamma att turismstrategen numera är placerad som besöksnäringsutvecklare på näringslivsenheten inom kommunledningskontoret, medan turismfrågorna ligger kvar på förvaltningen för Kultur & Fritid. Samhällsbyggnad Det hållbara samhället byggs till stor del i kommunerna. Allt större ansvar och fler initiativ tas av framsynta kommuner, vilket också speglas i globala överenskommelser som Parisavtalet 2015 och New Urban Agenda 2016, vilka båda antagits av FN:s medlemsstater. Städer ska vara säkra, hållbara, motståndskraftiga och inkluderande. Samverkan och social hållbarhet genom att involvera allt fler i samhällsbyggnadsarbetet är nyckelord, liksom att de är gröna, rättvisa och tillgängliga. Nya system byggs upp för finansiering av infrastruktur på lokal nivå genom 'green bonds' och 'city-to-city' avtal. Samtidigt ökar insikten om att 'New Public Management' på många sätt spelat ut sin roll. Ledning och utveckling av städer måste ske i större samförstånd mellan olika aktörer än vad något kund-leverantör förhållande kan klara. Kunskaper som finns hos invånare, föreningar, förvaltningar, företag och forskare måste tas tillvara för att klara utmaningarna - i vårt fall sådant som lokala arbetsmarknader och transporter, men också frågor om extrema väderförhållanden och ökade risker för t ex översvämningar. Planprocessen kan därför inte vara passiv, där den kommunala organisationen sitter och väntar på initiativ från exploatörer, illustrerat i översikten med någon har en idé. Kungsbacka behöver ta ledningen för det hållbara samhälle vi vill ha och själva ha idéer kring detta. Alternativ 1 skulle innebära ett steg bakåt istället för framåt med stuprör som otydligt förhåller sig till varandra. En massa detaljfrågor skulle hamna på en redan överlastad kommunstyrelse. Det skulle bli ännu svårare att vara en attraktiv arbetsgivare i ett redan svårt utgångsläge. Alternativ 2 är mindre dåligt än alternativ 1 men splittrat ansvar mot tre facknämnder och kommunstyrelse blir svårhanterligt. Kommunen har i ett par år redan haft dålig erfarenhet av en förvaltning med två nämnder när det gäller Funktionsstöd och Individ&Familjeomsorg, samt Kultur&Turism och Fritid&Folkhälsa. Sedan underlaget för partiremissen kommit ut, har ny information angående arbetsmiljön på Miljö&Hälsa framkommit. Det är viktigt att det beaktas i utformandet av ny organisation. Alternativ 3 skulle kunna bli ett bra alternativ om man inrättar en särskild samhällsbyggnadsnämnd kopplad till förvaltningen. Det demokratiska inflytandet måste vara betydande och beslut fattas på gedigna grunder. Med en otydlig politisk styrning förskjuts ansvaret till kommunledningskontorets tjänstemän, en utveckling Miljöpartiet inte vill se. Kopplingen mellan demokratiska beslut, budget och mandat måste vara tydlig. Miljöpartiet de gröna Kungsbacka

64

65 Hej! Vi i Sverigedemokraterna fã reslã r fã ljande gã llande fã reslagna organisationsfã rã ndringar. Vad det gã ller fã rã ndrad organisering av samhã llsplanering anser vi att fã rslag nr. 3 à r att fã rorda.dock oroar vi oss fã r att man i nã sta steg kommer att fã reslã sammanslagning av dessa nã mnder dã man i utredningen uttrycket att det kan bli svã rt att rapportera till flera nã mnder. Vad det gã ller sammanslagning av nã mnderna inom individ och familjeomsorg/ funktionsstã d samt Kultur och turism/fritid och folkhã lsa anser vi att det inte à r en bra lã sning dã vi ser en risk med att arbetsbelastning inom nã mnderna blir fã r stor och att man dã delegerad allt mer till tjã nstemã nnen. Det riskerar dã i sin tur att hota demokratin, dã allt fã rre fattar beslut i allt fler frã gor. Med vã nlig hã lsning Carita Boulwen Gruppledare SD Kungsbacka file:///g / %20Ä%2029%20e%20(Sverigedemokraterna)%20Svar%20på%20remiss%20om%20förändrad%20organisation.txt[ :19:50]

66 KD Kungsbacka yttrar oss i förändrad organisation av samhällsplaneringen i Kungsbacka. -Vi förordnar förslag enligt alternativ 1 i utredningen. KD Kungsbacka önskar att Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa företrädes och deras synpunkter tages i beaktning i förslag 1. Med vänlig hälsning Peter Wesley Gruppledare KD Kungsbacka file:///g / %20Ä%2029%20f%20(Kristdemokraterna)%20Svar%20på%20remiss%20om%20förändrad%20organisation.html[ :20:30]

67 Hej Kristina! Kungsbackaborna (KB) har ombetts yttra sig om tre styck organisationsförändringar. Nedan kommer vår syn på hur detta bör göras. 1. Sammanslagningen av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg. Efter vad vi fått erfara, så har sammanslagningen slagit väl ut. Sammanslagningen har nyligen genomförts, men redan har vissa positiva synergieffekter märkts. Bland annat så har flera brukare behov av både Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg. Genom sammanslagningen får dessa brukare en väg in, och enbart en handläggare. En förvaltning bör/skall styras av en nämnd. En logisk följd av sammanslagningen av förvaltningarna, är därför att man inför nästa mandatperiod slår samman respektive nämnder. Vad man då måste ta i beaktande, är att det sannolikt kommer att bli ett tungt arbete för en nämnd. Sammanslagningen av nämnderna bör alltså göras för att få en renodlad organisation, inte för besparing av arvodestimmar. 2. Sammanslagningen av förvaltningarna för Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa. Sammanslagningen har ju inte genomsyrat organisationen fullt ut än, men det känns som att man redan uppnått samordningsvinster avseende samutnyttjande av resurser, lokaler, planering av nya lokaler, med mera. När det gäller att en förvaltning bör/skall styras av en nämnd, så gäller samma här som för punkt 1.

68 3. Förslag till förändring av organisationen för samhällsplaneringen i Kungsbacka kommun. Här lämnas tre förslag till omorganisation - en omorganisation som ska förbättra processen för att bättre hantera dagens uppgifter, och för att möta framtida utmaningar. Tanken med EN VÄG IN känns väldigt bra. Oavsett om kunden vill ha förhandsbesked, planbesked eller bygglov, så ska kunden ha EN instans att vända sig till. Därifrån ska ärendet slussas rätt väg genom systemet, beroende på ärendets art, fram till att besked lämnas till kunden. Kunden ska hela tiden digitalt kunna följa sitt ärende genom systemet. Då känns det som att alternativ 3 är bäst. Vilken organisation det än blir i slutänden, måste man se till att det aldrig finns risk för ens misstanken om "svågerpolitik" - till exempel att en enskild handläggare kan sätta stopp för en planerad verksamhet, för att handläggaren känner någon som planerar att starta liknande verksamhet, och inte önskar konkurrens. Har man övervägt att ansluta sig till MittBygge.se? Kungsbacka kommun borde i alla fall prata med någon/några av de 80 anslutna kommunerna. Till exempel någon av närliggande Göteborg, Borås, Härryda eller Lerum. Portalen MittBygge.se startades upp av Boverket, Lantmäteriet och SKL år Givetvis bör de ha gjort erfarenheter, som kan vara nyttiga även för oss. Kungsbacka Roger Larsson (KB) Stefan Sundberg (KB)

69 YTTRANDE ÖVER REMISS ANG. SAMMANSLAGNING AV NÄMNDERNA FÖR FUNKTIONSSTÖD OCH INDIVID OCH FAMILJEOMSORG Sedan 2016 finns en gemensam förvaltning för funktionsstöd och individ & familjeomsorg. Konsultrapporten pekar på i stort sett samma problem som gäller för den gemensamma förvaltningen för kultur & fritid. Det är uppenbart att det krävs mycket av förvaltningsledningen för att skapa en gemensam struktur och kultur. Förarbetena inför omorganisationer är därför mycket viktiga så att personalen vet vad som ändringen innebär. Samtidigt får en omorganisation inte dra ut på tiden då det också skapar osäkerhet. Vi var emot en sammanslagning av förvaltningarna. Vi menar att före beslut om en gemensam nämnd så måste mer energi läggas på att lösa de problem som konsultrapporten pekar på. Vidare kan konstateras att förvaltningsdelen för individ & familjeomsorg är mycket dominerande. En gemensam nämnd ställer dessutom större krav på de förtroendevalda. En sammanslagning är också en demokratifråga. Det innebär färre förtroendevalda som ska svara för kommunens beslut. Vi avstyrker därför bildandet av en gemensam nämnd. Enligt uppdrag Alf Olofsson Ordf. Socialdemokraterna Kungsbacka

70 Remissvar från Moderaterna angående organisationsförändringar av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ&Familjeomsorg. Vi har tagit del av utväderingen och slutrapporten. Moderaterna har inget att erinra mot dessa. Vi vill dock understryka vikten av att få till synergieffekter och effektivisering i synnerhet på förvaltningsnivå. Vi ställer oss positiva till att slå ihop nämnderna för Funktionstöd och för Individ&Familjeomsorg och skapa en ny nämnd med namnet Individ&Familjeomsorg. Lisa Andersson Gruppledare för Moderaterna i Kungsbacka

71 Liberalerna i Kungsbacka vill lämna följande synpunkter på organisationsförändringar av samhällsplaneringen, sammanslagningen av förvaltningarna Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa samt sammanslagningen av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg. Vi står inför många utmaningar i samhället. I Kungsbacka pågår stora förändringar och vi har en stark utveckling. Det är viktigt att vi rustar oss inför våra framtida utmaningar och skapar en så bra och optimal organisation som möjligt. Kungsbacka växer och det är då rimligt att man också ser över sin organisation. Organisationen ska också speglas av hur den styrs och leds vilket kan få stora konsekvensen för den politiska representationen. Från Liberal sida har vi tidigare framfört att det är inte bara önskvärt utan också nödvändigt att det är en politisk nämnd som leder och styr en förvaltning. Vi ser därför positivt på att man nu föreslår en nämnd till respektive förvaltning. Vi vill också lyfta fram två principiella frågor som rör demokratiaspekten. För det första att det finns en oro för vad stora sammanslagningar kan innebära när det gäller närheten till våra lokala politiker. Vi har tidigare sett kommunsammanslagningar då det blev mycket färre politiker och distansen till politiken ökade. Antalet människor som bor i en kommun, som känner sin lokala politiker blir färre och färre. I det samhällsklimat vi har idag, tror vi att vi måste ha mycket mer dialog med våra invånare och medborgare. Detta underlättas inte av om vi får betydligt färre förtroendevalda. I en kommun som nu växer kraftigt är det mycket tveksamt om vi ska gå åt det hållet att minska antalet förtroendevalda. Invånarantalet ökar och uppdraget som varje enskild politiker har omfattas av alltfler frågor. Det innebär att vi får ett antal förtroendevalda som för att kunna fullgöra sina uppdrag måste lägga mellan % av sin tid på politiskt uppdrag. Det blir färre politiker som just är fritidspolitiker. De andra frågeställningen som vi vill lyfta är att vi tydligt ser en trend där våra tjänstemän i allt högre grad vill att politiken ska delegera viktiga beslut och istället hantera dessa på tjänstemannanivå. Det tycker vi är fel väg att gå. Vi tror att det är nödvändigt att lyfta dessa frågor då vi är mycket rädda för att om vi gör för stora sammanslagningar, är risken stor att det inte kommer att finnas ett bra och rimligt utrymme för att diskutera strategiska frågor och utvecklingsfrågor som är väsentliga för våra invånare. Vi tror också det är en fara om uppdragen blir så omfattande att man därigenom tvingas att ytterligare delegera viktiga myndighetsbeslut. Den som har det övergripande ansvaret i en nämnd måste kunna känna sig trygg i att man har hunnit med att sätta sig in i frågor, fatta kloka beslut och haft en dialog med sina invånare. Det är idag redan svårt att få tiden att räcka till för att fullt ut kunna fullgöra sitt förtroendemannauppdrag. Vi får aldrig glömma på vems uppdrag vi arbetar eller för vem vi är till för. Vårt uppdrag är att tillgodose våra invånares behov och önskemål. Vi är valda av dem och ska också med en naturlighet kunna förklara våra beslut.

72 Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa När det gäller sammanslagningen av förvaltningen för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa ser vi det som naturligt att det blir en gemensam nämnd. Vi föreslår dock för att tillgodose bredden i frågorna som nya nämnden ska hantera att antalet ledamöter och ersättare ökas något. Sammanslagningen har gått bra men vi ser också att det fortfarande är ett stort kulturarbete som återstår för att sammanslagningen fullt ut ska få effekt och fungera på ett tillfredsställande sätt. Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg När det gäller sammanslagningen av Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg uppfattar vi att sammanslagningen har fungerat väl. Vår bedömning är dock att vi tror att en sammanslagning av dessa två nämnder blir ett alldeles för omfattande och tungt uppdrag. För inte alltför länge sedan hade Kungsbacka en gemensam omsorgsnämnd. När kommunen växte valde man att slå isär denna nämnd till tre nämnder. Nu har vi vuxit ännu mer och har en mycket omfattande verksamhet när det gäller stödet till människor med funktionshinder. Individ familjeomsorgs uppdrag har också under den senaste tioårsperioden vuxit kraftigt. På de senaste åren har också uppdraget breddats genom ansvaret för ensamkommande ungdomar. Båda dessa nämnder har att fullgöra mycket svåra och delikata beslut när det gäller enskilda människor möjligheter att leva ett gott liv. De har att fatta beslut om för de människor som är de mest utsatta och sårbara i vårt samhälle. Det är en mycket omfattande lagstiftning, omfattning vad gäller omsorg, socialtjänst och LSS. Varje enskild individ ska kunna få sitt ärende bra prövat och också ha kontakt med de förtroendevalda. För vår del i Liberalerna landar vi därför i att vi ska fortsätta att ha två nämnder. Vi ser också att det är nödvändigt att ha utskott i IFO för personärenden. Det innebär att vi med detta ställningstagande tycker att det ska vara två förvaltningar. Ledning och styrning ska vara tydlig och logisk. Vi tror dock att det kommer att krävas en hel del av samarbete mellan dessa två förvaltningar och genom att man nu har arbetat tillsammans bör man se hur detta samarbete kan fortsätta på ett positivt sätt. T ex genom att ge förutsättningar att dela lokaler. Förändrad organisation av samhällsplaneringen i Kungsbacka Från Liberalerna sida vill vi lyfta fram alternativ 1 som vårt huvudalternativ. Vi ser som kommundirektören så väl beskriver i sin tjänsteskrivelse att Kungsbacka växer och har ett stort behov av att samla kraft kring de strategiska samhällsplaneringsfrågorna. Vi ser det därför som naturligt att vi tillsätter en samhällbyggnadschef som är direkt underställd kommundirektören. Vi ser det som helt naturligt att den här typen av strategiska samhällsplaneringsfrågor som får mycket stor betydelse för hur kommunen kommer att utvecklas beslutas av kommunstyrelsen. Vi tror dock att det är helt nödvändigt att det finns ett mycket gott samspel och samverkan mellan förvaltningarna som hanterar alla samhällsplaneringsfrågorna, m a o mellan byggnadsförvaltningen, teknik och miljö och hälsa. Ska vi vara framgångsrika inom samhällsplaneringen måste vi se till att vi har en god kapacitet av infrastruktur, vägar, kollektivtrafik, gång- och cykelvägar, vatten och avlopp, dagvattenhantering mm.

73 Vi kan också tänka oss att införa ytterligare arbetsutskott under kommunstyrelsen. Ett utskott för samhällsplanering och vi ser också att det finns goda skäl till att återinföra ett personalutskott igen. Vi har stora utmaningar framöver inom personalområdet både när det gäller kompetensförsörjning men också att lägga mer tid på arbetsmiljöfrågor och hålla ihop kommunens syn på personalområdet. Vi politiker är ytterst arbetsgivaransvariga där Kungsbacka nu har mer än 7000 anställda. Ytterligare frågor som vi från Liberalerna vill kommentera som rör organisationsförändringar inom kommunen är arbetet med Teknikens hus och Överförmyndarnämnden. Uppdraget Teknikens Hus att samla maskiner och människor som idag arbetar inom Service, Teknik och Fritid & Folkhälsa ser vi mycket positivt på. Vi tycker det då också är logiskt att man placerar teknikens hus under en förvaltning. För vår del ser vi det som naturligt att det kommer att ligga under antingen Teknik eller Service, men vi lutar åt att det mest naturliga är Teknik. När det gäller beslut rörande Överförmyndarnämnden ser vi fram emot att snart få ta del av utvärderingen av samarbetet mellan de kommunerna. Vi tror att det vore bra om vi kan fatta alla större beslut om organisationsförändringar nu under hösten så att när vi går in i 2018 vet hur organisationen ser ut och hur ansvaret ser ut för politiken. Monica Neptun Ordförande för Liberalerna i Kungsbacka

74

75 Det lokala partiet Kungsbackaborna yttrande angående tre organisationsförändringar 1 Protokollsutdrag Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott ger samtliga partier i Kommunfullmäktige möjlighet att yttra sig om föreslagna organisationsförändringar inom Samhällsbyggnad, förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg samt förvaltningarna för Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa. Partiernas yttrande skall lämnas in senast den 1 september Beslutsunderlag 1.1 Tjänsteskrivelse, Förändrad organisation av samhällsplaneringen i Kungsbacka, Utredning, Förändrad organisation av samhällsplaneringen i Kungsbacka, Tjänsteskrivelse, Utvärdering av sammanslagning av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg, Slutrapport, (Pre era) Slutrapport Individ och Familjeomsorg. Uppföljning efter sammanslagningarna av förvaltningarna Funktionsstöd samt Individ- & familjeomsorg, Tjänsteskrivelse, Uppföljning efter sammanslagningarna av förvaltningarna Kultur & Turism samt och Fritid & Folkhälsa, Slutrapport, (Pre era) Slutrapport Kultur & Fritid Uppföljning efter sammanslagningarna av förvaltningarna Kultur & Turism samt Fritid och Folkhälsa. 1 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

76 2 Tjänsteskrivelse Förändrad organisation av samhällsplaneringen i Kungsbacka Förslag till beslut Vår kommentar 2,1 Alla som arbetar i organisationer bör ges möjligheten att arbeta med totalt och odelat ansvar. Detta utesluter omedelbart alternativ 2 och Citat från Tjänsteskrivelsen. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att genomföra facklig samverkan, budgetjusteringar mellan förvaltningarna samt se över om nämndernas reglementen behöver ändras. Förslaget kommer att samverkas med fackliga organisationer inom kommunledningskontoret och de övriga förvaltningarna som behövs. Risk- och sårbarhetsanalys kommer att genomföras tillsammans med de fackliga organisationerna. Jag är inte helt säker på vad som kan komma upp vid förhandlingar med en part som inte har något ansvar för kommunens planering. Uppstår det konflikt i det totala ändringsarbetet bör den lösas av KSAU. 2.3 Allmänt I alla stora organisationer är det ofrånkomligt med förändringar i allt som berör arbetet. Förändringarna leder till önskemål om att förändra organisationen. Denna förändring är för de flesta utmanande och stimulerande. Vi skall aldrig vara rädda för förändringar Ett sätt att genomföra förändringen är att de nya förvaltningarna (Samhällsbyggnadskontoret, Kultur & Fritid, Individ & Familjeomsorg) bildas Det är nödvändigt att alla förvaltningar styrs av var sin nämnd Förvaltningschefer rekryteras Förvaltningschefen bygger upp sin organisation med chefer och personal som rekryteras internt. Dessa organisationer mår väl av att ständigt förändras Om omorganisationen medför att det blir personal över sk. arbetsbrist, bör den situationen hanteras av kommundirektören i samverkan med personalchefen Det är alltid sämre att slå ihop förvaltningar då sammanslagningar alltid leder till osämja och rivalitet Användandet av konsulter indikerar alvarliga brister i förvaltningarnas uppfattning av sin egen kompetens. 2 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

77 3 Utredning Förändrad organisation för samhällsplanering i Kungsbacka 3.1 Bakgrund Sid 1 2:a stycket Vi behöver arbeta för en rättssäker hantering, en attraktiv arbetsplats som lockar duktiga medarbetare och en minskad sårbarhet genom att skapa hållbara arbetsprocesser som inte är beroende av enskilda nyckelpersoner. Det ligger en motsättning i den rättssäkra attraktiva arbetsplatsen som inte är beroende av nyckelpersoner och den duktiga medarbetaren. Där måste vi välja linje eller acceptera båda. Vi får aldrig den duktiga medarbetaren att acceptera den stelbenta organisationen. Den duktige kräver högre lön men det blir billigast och bäst pga. mindre organisation och färre sammanträden. Slutsats: Duktig är rättssäker. Sid 1 3:e stycket Stycket handlar om bostadsbyggande och slutar med följande mening. Vår vision talar om hållbarhet i alla dimensioner- ekonomiskt, ekologiskt och socialt men också utifrån ett arbetsgivarperspektiv, smarta arbetssätt och attraktion. För tio år sedan skrev jag ett remissvar som bland annat berörde bostadssituationen. Hela remissvaret finns sist som bilaga. Bostäder I Kungsbacka stad samt i de olika lokala centra och vid pendeltågstationen bör flerfamiljshus byggas. Dessa skall där så är möjligt göras höga eller mycket höga. Ett lämpligt område är nuvarande industriområdet Inlag. I minst ett strandnära läge i anslutning till bad och småbåtshamn bör ett område med lägenheter i flerfamiljshus byggas. I kommunen finns ett stort antal nedlagda eller nedbantade jordbruk. Ägarna kommer inte att kunna hålla dessa marker öppna på ett tillfredsställande sätt. Markägarna skall stödjas att sälja tomtmark för enstaka hus. Vatten och avloppsfrågan skall lösas genom utbyggnad av kommunens VA-nät eller individuellt med utnyttjande av de miljövänliga metoder som idag finns och som i framtiden kommer att finnas. Det fattas bostäder i kommunen varför planering för bostäder skall ske skyndsamt. Jag förväntar mig inte att ni skall jubla över att bli påminda om er dåliga förmåga att bygga och att utföra sådant som är nödvändigt. Jag förväntar mig dock att ni på något sätt erkänner och rättar ert misstag. T.ex. genom att omedelbart planera för 7000 bostäder för omedelbar byggstart. Byggandet skall pågå till dess det finns några tiotal tomma lägenheter. Under många år har kommunen avslagit allt som går när det gäller Onsala. De som fortfarande är aktuellt bör omedelbart startas. Trafiken på Onsalavägen är sedan länge så tätt att den inte påverkas av några hundra fler bilar. 3 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

78 3.2 Kungsbacka är beroende av sin omvärld Kungsbacka ligger i tre regioner. Nämligen Region Halland, Göteborgsregionen (den gamla med Göteborg och kranskommunerna) och Västra Götalandsregionen. Under Kungsbacka är beroende av sin omvärld rubriken räknas upp ett antal faktorer som skall tas hänsyn till vid planeringen av framtidens Kungsbacka. Den självförvållade bostadsbristen står först. Infrastruktur av både kollektivtrafik, vägar och motorvägsmot, kapacitet på reningsverken och dricksvattenförsörjningen är exempel på kritiska områden. Bilagan i slutet bygger planeringeringen på hur Kungsbacka ser ut när vi har dubbelt så många invånare. Detaljplaneringen skall revideras en gång per mandatperiod. I det gamla remissvaret skrev vi även följande Vattenförsörjning Expansionen gör det möjligt och är en lämplig bas för ett bättre hushållande med det rena vattnet. Möjligheten att använda mindre rent (kanske saltvatten) i toaletter och liknande undersöks. Tänk vad bra det varit om vattnet till alla toaletter i de Kolla som nu byggs kommit direkt från ån. Skall vi skapa en nämnd som på ett bättre sätt planerar långt in i framtiden så måste även icke kommunala organisationer som att Civilförsvaret, Räddningstjänsten, Polisen och Flyktingar medtagas. Ytterligare några områden som ansluter till kommunen beskrivs mer ingående. 3.3 Sjukvård Sjukvården i de halländska sjukhusen och vårdcentralerna administreras av Region Halland fast vårdenheterna i Kungsbacka och Varberg ingår i Göteborgs sjukvårdsområde Vi föreslår att Kungsbacka blir ett testområde för en ny sjukvårdsorganisation som i grova drag beskrivs nedan Alla vårdenheter i Kungsbacka blir kommunala eller privat De styrs av nämnden för Vård & Omsorg Den landstingsskatt som betalas av Kungsbackas innevånare betalar kostnaderna för invånarnas vård. Det är alltid vårdgivaren som får betalt direkt från Vård & Omsorg Vårdcentralen är alltid första steget (utom vid akuta fall). Vårdcentralen ger vården eller sänder patienten vidare till en som skall ge vården. 4 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

79 3.4 Kollektivtrafik Busstrafiken inom Kungsbacka kommun fungerar rimligt bra. Tågtrafiken mellan Kungsbacka och Göteborg är överbelastad och måste åtgärdas. Överbelastningen gäller Göteborg central och tågen samt i någon mån Kungsbacka station i rusningstrafik. Stationen i Hede byggs nu ut vilket måste betraktas som en felinvestering Vid ett besök vid Volvos personbilsfabrik på Hisingen var där kanske 10 bussar med ändstationer 3 5 mil från Göteborg. Ingen av bussarna skulle gå till Kungsbacka. (Det skulle vara intressant med en förklaring från Hallandstrafiken.) För att avlasta pendeltågstrafiken är det nödvändigt att så snart som möjligt starta upp busslinjer mellan destinationer i Kungsbacka bostadsområden och de stora arbetsplatscentra som finns i Göteborg och Mölndal De flesta busslinjerna i kommunen skall samordna så att det blir möjligt att byta mellan bussarna och mellan buss och pendeltåg vid ett nytt resecentrum som byggs där järnvägen korsar Inlagsleden Kungsbacka måste planera sin kollektivtrafik. 3.5 Havsvattennivån Vetenskapen har talat om för oss att de häftiga oväder som drabbar oss beror på att det blir varmare på jorden. De har också sagt att isen på Arktis kommer att smälta om temperaturen stegras med två grader Celsius och att detta kan ta mer än 100 år. Det är idag ganska klart att avsmältningen av Arktis går fortare och att det även gäller Antarktis. Kungsbacka kommun och Sverige i övrigt investerar stora belopp i att bromsa temperaturstegringen. Dessa investeringar är bortkastade om inte praktiskt taget alla länder på Jorden gör samma sak. Det finns tecken som tyder på att det redan är för sent att förhindra uppvärmningen Kungsbacka bör avbryta investeringarna och fondera de medel som inte används Byggnationer som skall finnas längre än 70 år bör byggas minst 5 m ovanför nuvarande havsyta. (Hur är det med den nya simhallen. Är det läge att flyta upp den?) Senast om 70 år eller 2090 vet vi hur det går med avsmältningen. Smälter isen så att vattnet börjar stiga så kommer alla is att smälta. Så snart vi vet det skall planeringen ske med de förutsättningar som gäller. 3.6 Radio och TV Jag vet ingen som tittar på TV-sändningarna från Halmstad. När det gäller radio så fanns det många då Radio Halland hade en ovanligt trevlig medarbetare som nu är pensionerad. Oavsett detta så bör Kungsbacka ingå i den bevakning som sker från Göteborg. 5 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

80 4 Tjänsteskrivelse Utvärdering av sammanslagning av förvaltningarna för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa 5 Slutrapport Individ & Familjeomsorg 6 Tjänsteskrivelse Utvärdering av sammanslagningen av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg 7 Slutrapport Kultur & Fritid Punkterna 4 7 kommenteras inte då det redan har genomförts. Till sist vill jag som skattebetalare i kommunen veta vad totalkostnaden till konsultföretaget är för de två rapporterna är. Jag vill också veta hur länge 10 personer kunnat arbeta för dom pengarna. Det är närmast oförskämt av oss politiker att tro att vi har personal med så dålig kompetens att det behövs konsulter för denna typen av normala uppgifter i alla organisationer. De som vill anlita konsulter bör förklara varför. Detta var svaret på ert Protokollsutdrag Finns det delar som behöver förtydligas eller som ni vill kommentera så finns jag nästan alltid tillgänglig. Det lokala partiet Kungsbackaborna Björn Johansson PS För tio år sedan gick en liknande inbjudan att kommentera en plan ut till partierna. Det lokala partiet Kungsbackabornas svar som jag hade förmånen att skriv med stort bistånd från Maria Corneliusson bifogas nedan. Det verkar inte ha hänt något på tio år. DS 6 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

81 Synpunkter på Fördjupad översiktsplan för Kungsbacka stad Vi Kungsbackaborna, har som lokalt parti fått möjlighet att yttra oss över Fördjupad översiktsplan för Kungsbacka Stad. Vi anser att den föreslagna planen är alltför kortsiktig, för dåligt underbyggd och visionslös och kommer att permanenta Kungsbacka som en sovstad till Göteborg. Vårt mål är mer långsiktigt och vi anser att vi måste planera för minst två generationer framåt. Förutsättningar För att ekonomiska regioner i Europa skall generera välstånd skall de omfatta mer än 1 miljon innevånare och vara mångsidig när det gäller näringsliv, kultur, undervisning samt sjukvård. För vår region (Göteborgsregionen) innebär det en befolkningsutveckling med 50 %. För Kungsbacka Kommun innebär detta att vi vill planera för en utbyggnad för dubbelt så stor befolkning innevånare, varav hälften skall bo i tätorten Kungsbacka stad. Detta borde kunna uppnås under de kommande åren. Befolkningsmässigt rymmer idag Kungsbacka 115 innevånare/kvadratkilometer att jämföras med Göteborgs som har 2500 innevånare/ kvadratkilometer. Vi har således gott om utrymme för en förtätning. Kungsbackas yta är 610 kvadratkilometer. Ca 25% av Kungsbackas befolkning bor idag i centralorten. För att behålla Kungsbackas karaktär i framtiden bör % bo där. Idag bor 64 % (44 800) i kommunen i småhus, 29 % (20 300) i hyresrätt och 7 % (4 900) i bostadsrätt. En framtida fördelning bör vara 50 % småhus, 15 % hyresrätt samt 35 % i bostadsrätt. Vid en befolkningsökning med personer innebär detta att bor i småhus, bor i hyresrätt samt bor i bostadsrätt. Den enskilda familjens ekonomiska situation förbättras om den äger sin bostad. Det finns få eller inga aktörer som vill äga och förvalta lägenheter med hyresrätt. Dagens Kungsbacka kännetecknas av att bebyggelsen finns i lokala centra som är spridda över stora delar av kommunen. En i stort sett sammanhängande bebyggelse med koncentration mot havet finns. Detta skall bibehållas. Bostäder I Kungsbacka stad samt i de olika lokala centra och vid pendeltågstationen bör flerfamiljshus byggas. Dessa skall där så är möjligt göras höga eller mycket höga. Ett lämpligt område är nuvarande industriområdet Inlag. I minst ett strandnära läge i anslutning till bad och småbåtshamn bör ett område med lägenheter i flerfamiljshus byggas. I kommunen finns ett stort antal nedlagda eller nedbantade jordbruk. Ägarna kommer inte att kunna hålla dessa marker öppna på ett tillfredsställande sätt. Markägarna skall stödjas att sälja tomtmark för enstaka hus. Vatten och avloppsfrågan skall lösas genom utbyggnad av kommunens VA-nät eller individuellt med utnyttjande av de miljövänliga metoder som idag finns och som i framtiden kommer att finnas. Det fattas bostäder i kommunen varför planering för bostäder skall ske skyndsamt. 7 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

82 Näringsliv nya innevånare kräver ytterligare många arbetsplatser varav en stor andel finns i regionen men vi behöver skapa nya arbetsplatser i kommunen. Huvuddelen av dessa arbetsplatser blir i små eller medelstora företag. Med den stora förändring som arbetsmarknaden genomgår och då nya teknikområden och branscher tillkommer vart år så kommer flera av dessa småföretag att verka inom branscher som idag inte existerar. Kommunen bör uppmuntra och ställa sig välvilliga till byggandet av industrihotell och kontorshotell över hela kommunen där de nya företagen kan hyra in sig. Arbetsplatserna skall kunna finnas i samma områden där det finns bostäder. Då nya bostadsområden planeras bör det planeras för verksamhetslokaler i markplan. Kommunen bör också medverka till att inbjuda befintliga företag att flytta till Kungsbacka. Kommunen måste också delta mer aktivt i arbetet med entreprenörskap och företagande. Kommunal service Hitintills har kommunens byggnation kännetecknats av att husen varit otillräckliga redan då de stått färdiga. Med en växande befolkning skall strategin vara att bygga tillräckligt stort på en gång och inte bygga ut eller laborera med containrar. Förskolor-grundskolor-gymnasium Elevantalet kommer att växa med elever i varje årskurs. Privata och kommunala skolor skall behandlas lika. Detta innebär att inga anslag ges utan att man får betalt för den undervisning som ges. Äldreboende Det kommer att bli behov av hela spektrumet av olika äldreboende över hela kommunen varför plats måste avsättas till detta. Utbyggnad av befintliga äldreboenden bör inte ske. Vid behov skall nya äldreboenden byggas. Privata och kommunala äldreboenden skall behandlas lika. Detta innebär att inga anslag ges utan man får betalt för den omsorg man ger. Kultur I dagens och morgondagens samhälle med ökad användning av datorer och telefoner för sociala kontakter är kulturen en viktig del för människors liv och utveckling. I det utsprida och föränderliga samhälle som följer på en omfattande expansion skall kulturbussverksamheten utökas och minst en buss inredd för sagostunder, skådespel och levande musik. Sjukvård Detta styrs inte av kommunen men berör innevånarna i kommunen och bör ingå i översiktsplanen. Kungsbacka sjukhus utgör navet i sjukvården. Det är sannolikt försvarbart och bäst att bygga ett nytt sjukhus. Det skall finnas vårdcentraler runt om i kommunen. Alla privatpraktiserande läkare och specialister skall samarbeta med vårdcentraler och sjukhus. Sjukhuset och vårdcentralerna kan vara privata. Det osäkra huvudmannaskapet bidrar till att vi skall betala sjukhus, vårdcentraler och läkare för utfört arbete, de kommer då inte att få några anslag. 8 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

83 Kollektivtrafik Översiktsplanen kommer att visa var bostäder och arbetsplatser bör finnas men inte utbyggnadstakten. Boende i Kungsbacka kommer att arbeta i hela regionen. 75% av arbetsresorna skall kunna göras med kollektivtrafik. 50% av arbetsresorna skall kunna ske med ett eller två byte av färdmedel. Kollektivtrafiken skall göra det möjligt för ungdomar och andra som varit ute och roat sig att ta sig hem på natten. Den sista etappen ut till ytterområdena kanske kan ske genom organiserad samåkning i taxi. För att en tillräcklig flexibilitet skall finnas bör kollektivtrafiken ske med buss. För att förhindra att bussarna stoppas av annan trafik skall de vid behov gå i egen körbana eller bussfil. Nuvarande pendeltåg föreslås att gå mellan Göteborg och södra delen av Varbergs kommun och skall stanna på nuvarande och tillkommande stationer (Fjärås, Åsa, Frillesås) m fl. Antalet stopp begränsas mellan Kungsbacka station och Göteborg C, Infrastruktur Järnväg-spårväg Expansionen beräknas bli stor och spårbunden trafik kräver stora investeringar vilket i sig kräver att antalet resande är stort. Vi anser inte att det stora resandeunderlaget kan uppnås under planperioden varför järnväg inte är aktuellt i nuläget. Trots detta skall mark reserveras för en västlig spårförbindelse för tåg eller spårvagn. Huvudvägar E6-an förbinder kommunen med Göteborg-Mölndal i norr och Varberg i söder. Vi anser att det kommer att behövas ytterligare två vägar mot norr. En väster om E6 längs kusten som i Göteborg fortsätter över Göta Älv till västra Hisingen och en öster om E6. Vägen bör gå från Fjärås, väster om Landvettersjön genom Kåhög och fram till E6 norr om Kungälv. Förbindelse mellan den västra och östra vägen bör finnas vid vägen från Billdal genom Lindome mot Hällesåker samt kan Söderleden förlängas till den östra vägen. Vattenförsörjning Avlopp Expansionen gör det möjligt och är en lämplig bas för ett bättre hushållande med det rena vattnet. Möjligheten att använda mindre rent (kanske saltvatten) i toaletter och liknande undersöks. På senare tid hör vi ofta om översvämningar och att avloppsvattnet tränger upp i golvbrunnar. Högre vattennivåer såväl i insjöar, vattendrag och havet skall beaktas. 9 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

84 Onsalavägen Hittills har bebyggelsen på Onsalahalvön koncentrerats till den östra och i viss mån södra delen och i halvöns nordvästra hörn. Det finns goda skäl att anta att den bilden kommer att bestå. Redan nu är Onsalavägen överbelastad. En ny väg i det gamla vägreservatet kan inte komma i konflikt med någon översiktsplan varför beslut om Onsalavägen kan fattas nu. Därefter skall Onsalavägen i norr anslutas till E6 och i söder dras runt Mariedal fram mot de södra delarna av Draget. Kungsbacka För Kungsbackabornas arbetsgrupp för framtidsarbete i Kungsbacka kommun Maria Corneliusson Roger Larsson 10 Kungsbackaborna Nygatan 6a Kungsbacka

85 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Utvärdering av och sammanslagning av nämnderna för Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa KS/2017:323, KS/2017: Beslut förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen noterar utvärderingen av sammanslagningen av förvaltningarna för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa, daterad samt överlämnar den till kommunfullmäktige för kännedom. Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att slå samman nämnderna för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa till en nämnd med namnet nämnden för Kultur & Fritid. Beslutet ska gälla från och med ny mandatperiod Kommunfullmäktige uppdrar åt nämnden för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa att se över reglemente och återkomma med nytt reglemente för den nya nämnden för antagande av kommunfullmäktige senast i juni Den nya nämnden får i uppdrag att besluta om ny delegeringsförteckning samt om nödvändiga förändringar av ansvar för arbetsmiljö och ekonomi. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att ge kommundirektören i uppdrag att säkerställa fortsatt utvecklingsarbete i förvaltningen för Kultur & Fritid, enligt rekommendationerna i rapporten, så att de tänkta synergieffekterna, med sammanslagningen, uppnås fullt ut. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade , 139 att slå samman förvaltningarna för Fritid & Folkhälsa och för Kultur & Turism samt verksamhetsområdet Kulturskolan inom nämnden för Gymnasie & Vuxenutbildning, till en förvaltning under namnet förvaltningen för Kultur & Fritid. Kommunfullmäktige beslutade även att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utvärdera sammanslagningen av förvaltningarna samt att utreda sammanslagning av nämnderna för Kultur & Turism och för Fritid & Folkhälsa inför nästa mandatperiod Utvärderingen och utredningen ska återrapporteras till kommunfullmäktige under hösten Expedierat/bestyrkt

86 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Den 1 januari 2016 slogs förvaltningarna ihop och blev förvaltningen Kultur & Fritid. Utvärderingen är genomförd och det som utvärderats är effekterna av, och hur väl, målen med förvaltningssammanslagningen uppnåtts. Utvärderingen är genomfört av ett oberoende managementkonsultföretag, Pre era. I sin rapport rekommenderar Pre era Kungsbacka kommun att fokusera på följande områden: Fortsätta samlokalisera förvaltningens verksamhet - Inom ledningsgruppen gemensamt ta fram en plan för hur arbetet ska drivas vidare - Fortsätta att skapa tydliga och enhetliga kommunikationskanaler mot olika målgrupper samt hitta former för effektivare internkommunikation - Tydligare identifiera och prioritera mellan de gränssnitt mellan verksamheter där det finns en sannolikhet att få ut mervärden av samarbetet - Skapa en gemensam bild av vilka erbjudanden förvaltningen har till olika målgrupper - Skapa ett förvaltningsgemensamt språk inom förvaltningen - Vara uppmärksamma på och arbeta mot den rädsla som finns för att en gemensam budget kommer att skapa obalans mellan verksamhetsområden - Skapa effektivare kunskapsutbyte och lärande genom att utveckla den gemensamma möteskulturen till att bli mer konstruktiv För att nå de önskade effekterna av sammanslagningen så rekommenderas en struktur med en nämnd för hela förvaltningen. Det skulle enligt Pre era minska dubbelarbetet i de administrativa processerna och skapa mer utrymme för ledningen att fokusera på verksamhetsstrategiska frågor. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 6 juli att ge samtliga partier i kommunfullmäktige möjlighet att yttra sig över föreslagen organisationsförändringen. Samtliga partier har inkommit med yttrande. Yrkanden Eva Borg (S) yrkar på att inte slå samman nämnderna. Ulrika Landergren (L), Fredrik Hansson (C) och Hans Forsberg (M) yrkar bifall till förslag till beslut i enlighet med tjänsteskrivelse daterad Proposition Expedierat/bestyrkt

87 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Ordförande Hans Forsberg (M) finner att det finns två förslag till beslut, det vill säga Eva Borg (S) yrkande på att de inte slår samman nämnderna och Ulrika Landergren (L) med fleras yrkande om bifall till förslag till beslut i enlighet med tjänsteskrivelse daterad Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att arbetsutskottet beslutar enligt Ulrika Landergren (L) med fleras yrkande. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Slutrapport från Pre era: Uppföljning efter sammanslagningarna av förvaltningarna Kultur och Turism samt Fritid och Folkhälsa, Miljöpartiets svar på remiss om förändrad organisation, Sverigedemokraternas svar på remiss om förändrad organisation, Kristdemokraternas svar på remiss om förändrad organisation, Kungsbackabornas svar på remiss om förändrad organisation, Socialdemokraternas svar på remiss om förändrad organisation av K&T och F&F, Moderaternas svar på remiss om förändrad organisation av K&T och F&F, Liberalernas svar på remiss om förändrad organisation, Centerpartiets svar på remiss om förändrad organisation, Kungsbackabornas Svar på remiss om förändrad organisation, Beslutet skickas till Nämnden för Kultur & Turism, nämnden för Fritid & Folkhälsa. Expedierat/bestyrkt

88 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS/2017:383 Tjänsteskrivelse Utvärdering av sammanslagning av förvaltningarna för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa Förslag till beslut till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen godkänner utvärderingen av sammanslagningen av förvaltningarna för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa, daterad samt överlämnar den till kommunfullmäktige för kännedom. Förslag till beslut till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att slå samman nämnderna för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa till en nämnd med namnet nämnden för Kultur & Fritid. Beslutet ska gälla från och med ny mandatperiod Kommunfullmäktige uppdrar åt nämnden för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa att se över reglemente och återkomma med nytt reglemente för den nya nämnden för antagande av kommunfullmäktige senast i juni Den nya nämnden får i uppdrag att besluta om ny delegeringsförteckning samt om nödvändiga förändringar av ansvar för arbetsmiljö och ekonomi. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att ge kommundirektören i uppdrag att säkerställa fortsatt utvecklingsarbete i förvaltningen för Kultur & Fritid, enligt rekommendationerna i rapporten, så att de tänkta synergieffekterna, med sammanslagningen, uppnås fullt ut. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade , 139 att slå samman förvaltningarna för Fritid & Folkhälsa och för Kultur & Turism samt verksamhetsområdet Kulturskolan inom nämnden för Gymnasie & Vuxenutbildning, till en förvaltning under namnet förvaltningen för Kultur & Fritid. Kommunfullmäktige beslutade även att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utvärdera sammanslagningen av förvaltningarna samt att utreda sammanslagning av nämnderna för Kultur & Turism och för Fritid & Folkhälsa inför nästa mandatperiod Utvärderingen och utredningen ska återrapporteras till kommunfullmäktige under hösten Den 1 januari 2016 slogs förvaltningarna ihop och blev förvaltningen Kultur & Fritid. Utvärderingen är genomförd och det som utvärderats är effekterna av, och hur väl, målen med 1 (5) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

89 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (5) förvaltningssammanslagningen uppnåtts. Utvärderingen är genomfört av ett oberoende managementkonsultföretag, Pre era. I sin rapport rekommenderar Pre era Kungsbacka kommun att fokusera på följande områden: - Fortsätta samlokalisera förvaltningens verksamhet - Inom ledningsgruppen gemensamt ta fram en plan för hur arbetet ska drivas vidare - Fortsätta att skapa tydliga och enhetliga kommunikationskanaler mot olika målgrupper samt hitta former för effektivare internkommunikation - Tydligare identifiera och prioritera mellan de gränssnitt mellan verksamheter där det finns en sannolikhet att få ut mervärden av samarbetet - Skapa en gemensam bild av vilka erbjudanden förvaltningen har till olika målgrupper - Skapa ett förvaltningsgemensamt språk inom förvaltningen - Vara uppmärksamma på och arbeta mot den rädsla som finns för att en gemensam budget kommer att skapa obalans mellan verksamhetsområden - Skapa effektivare kunskapsutbyte och lärande genom att utveckla den gemensamma möteskulturen till att bli mer konstruktiv För att nå de önskade effekterna av sammanslagningen så rekommenderas en struktur med en nämnd för hela förvaltningen. Det skulle enligt Pre era minska dubbelarbetet i de administrativa processerna och skapa mer utrymme för ledningen att fokusera på verksamhetsstrategiska frågor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Slutrapport från Pre era: Uppföljning efter sammanslagningarna av förvaltningarna Kultur och Turism samt Fritid och Folkhälsa, Beslutet skickas till Nämnden för Kultur & Turism, nämnden för Fritid & Folkhälsa. Beskrivning av ärendet Sammanfattningsvis visar rapporten på att sammanslagningen är genomförd och samordningseffekter och synergier är på väg att uppstå men förvaltningen är inte i mål ännu utan har en hel de arbete kvar och det krävs en tydlig gemensam plan med fokus på att nå synergierna. Generellt kan man konstatera att förändringar av detta slag tar tid att genomföra. Dels handlar det om förändrade sätt att styra, leda och följa upp, det vi kallar struktur. Dels handlar det om att få människor med sig i nya beteenden, nya samarbeten och att följa den nya styrningen, det vill säga kultur. Förvaltningen måste intensifiera arbetet och verkligen se till att uppnå effekter både på insidan och gentemot kunden.

90 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (5) Två avgörande faktorer som är hindrande är dels att förvaltningen är lokaliserad på olika platser och dels det administrativa arbetet med två nämnder som styr verksamheten utan full insyn i varandras uppdrag och perspektiv. När det gäller lokaliseringen så är förvaltningen på väg att lösa detta hinder under hösten 2017 tillsammans med förvaltningen för Service. Uppföljningen av den genomförda förvaltningssammanslagningen av Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa och Kulturskolan pekar på följande mönster vad gäller realisering av identifierade synergier inom de tre utpekade perspektiven kund och kvalitet, kultur samt effektivt arbetssätt. KUND & KVALITET: KULTUR: Ur ett kundperspektiv är upplevelsen från förvaltningen att sammanslagningen inte fått så stor genomslagskraft ut mot förvaltningens kunder ännu. Förvaltningen levererar i stora delar samma erbjudande idag som innan och använder primärt de kommunikationskanalerna som användes i de gamla förvaltningarna. Däremot har det skett en professionalisering avseende kommunikationen och det budskap som kommuniceras tack vara en centraliserad kommunikationsavdelning. Men en gemensam kanal för att nå målgruppen 7-20 år är ännu inte etablerad. Genom erfarenhetsutbyte, lärande och tillgång till varandras nätverk har förvaltningen påbörjat ett arbete med att definiera förvaltningens syn på uppdraget, erbjudandet och sättet hur detta ska levereras och var potentialen för ökat samarbete finns. Här blir det tydligt att förvaltningen behöver arbeta vidare med att etablera ett gemensamt förhållningssätt till att förvaltningen idag har en rad olika uppdrag och erbjudanden, som vänder sig till olika målgrupper, som kräver olika typer av arbetsprocesser. Idag finns det en upplevelse av att det är otydligt om lärandet mellan de olika uppdragen och leveransprocesserna ska vara ömsesidigt eller om det på sikt bara ska finnas en gemensam syn på hur förvaltningen ska arbeta med sitt erbjudande. Det blir tydligt att förvaltningen arbetat aktivt för att överbygga att det finns en rad olikheter, både kulturella och strukturella, mellan de tre gamla verksamheterna. Upplevelsen är att de skillnader som potentiellt skulle kunna skapa frustration, såsom skillnader i lön för liknande arbete, håller på att hanteras och att det finns en god förståelse inom förvaltningen att det finns t.ex. olika arbetssätt och kompetensnivåer och att det premieras olika. Upplevelsen är att det finns en vi och dem -kultur framförallt mellan enheten för fritid och enheten för kultur men att den inte kommer ur något negativt och att det inte är en kultur som premieras utan snarare ett resultat av att sammanslagningen inte fullt ut genomsyrar hela förvaltningen ännu. Risken för att någon verksamhet ska uppleva att de hamnat i underläge har inte realiserats i någon större omfattning. Samtidigt lyfts det att ledningsgruppen har en högre representation från gamla förvaltningen för Fritid & Folkhälsa vilket gör att de frågorna får mer utrymme på

91 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (5) dagordningen medan förvaltningen för Kultur & Turism samt Kulturskolan inte får riktigt lika mycket ledningstid. EFFEKTIVT ARBETSSÄTT: Upplevelsen är att sammanslagningen har börjat ge effekter och samordningsvinster inom en rad områden men att det finns fortsatt potential att utveckla mer gemensamma och effektivare arbetssätt. Något som upplevs begränsa både realiseringen av vissa samordningsvinster och arbetet att verkligen skapa en förvaltning är primärt tvådelat att förvaltningen fortfarande sitter på flera olika geografiska platser vilket motverkar naturliga möten och lärande samt att förvaltningen har två nämnder som styr verksamheten utan att ha full insyn i varandras uppdrag och perspektiv. Att arbeta mot två nämnder skapar dessutom dubbelarbete både vad gäller t.ex. nämndadministration, lednings och styrning samt rapportering och uppföljning. Rekommendationer för att realisera fortsatta synergier Med utgångspunkt i såväl den tidigare genomförda utredningen där synergierna blivit identifierade och den nu genomförda uppföljningen är Pre eras rekommendationer att fokusera på följande för att realisera fortsatt potential av sammanslagningen: ÖVERGRIPANDE Merparten av de synergier som bygger på att en förvaltning ska ge ökad samverkan, utökat lärande och kunskapsöverföring begränsas idag av att förvaltningen sitter utspridd på olika adresser. För att frigöra den potential som finns bör förvaltningen fortsätta den process som är påbörjad för att samlokalisera de verksamheter där det finns störst potential till ökade synergier. För att förvaltningen ska få full effekt på flertalet av utpekade synergier är en samlokalisering av förvaltningens verksamhet en förutsättning. För att skapa en gemensam riktning för hur förvaltningen ska ta sig an de olika delar som krävs för att bygga ihop förvaltningen vore det bra om ledningsgruppen gemensamt satte en plan för hur arbetet ska drivas vidare. Viktiga frågor att integrera i det arbetet är t.ex. fortsatt arbete med att utveckla organisationsstrukturen, skapandet av en gemensam kultur och förhållningssätt, effektiva former för ökad samverkan. KUND & KVALITET Fortsätta det arbete som är påbörjat vad gäller att skapa tydliga och enhetliga kommunikationskanaler mot olika målgrupper men även hitta former för effektivare internkommunikation i syfte att säkerställa att alla har tillgång till den information de behöver.

92 KUNGSBACKA KOMMUN 5 (5) Förvaltningen skulle vinna på att, på ett tydligare sätt, identifiera och prioritera mellan gränssnitt mellan verksamheterna där det finns en sannolikhet att få ut mervärden av samarbete så att det inte skapas en kultur där det samarbetas för samarbetets skull. Tillsammans skapa en gemensam bild av vilka erbjudanden förvaltningen har till olika målgrupper som kan bli en grund att bygga vidare på vad gäller gemensam kultur och förståelse för varandras uppdrag, förhållningssätt och arbetssätt och motverka rädslan för att någon del av verksamheten ska hamna i underläge. KULTUR Skapa ett förvaltningsgemensamt språk inom förvaltningen för att motverka missförstånd och friktion verksamheter emellan och på sikt bygga bort den vi och dem -kultur som delvis finns i förvaltningen idag. Vara uppmärksamma på och arbeta mot den rädsla som finns för att en gemensam budget kommer att skapa obalans mellan verksamhetsområden. EFFEKTIVT ARBETSSÄTT För att få full utväxling på sammanslagningen både vad gäller arbetssätt, samordningsvinster och gemensam kultur rekommenderas en struktur med en nämnd för hela förvaltningen. Det skulle minska dubbelarbetet i de administrativa processerna och skapa mer utrymme för ledningen att fokusera på verksamhetsstrategiska frågor. Skapa effektivare kunskapsutbyte och lärande genom att utveckla den gemensamma möteskulturen till att bli mer konstruktivt och där alla bidrar i alla frågor. Ann-Charlotte Järnström Kommundirektör

93 SLUTRAPPORT KULTUR & FRITID Uppföljning efter sammanslagningen av förvaltningarna Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa Maria Wikman & Svenja Schuster

94 Innehållsförteckning AGENDA 1. Uppdragets bakgrund, syfte och avgränsningar 2. Uppföljningens övergripande insikter 3. Tillvägagångssätt, uppföljningens analysramverk och utgångspunkter 4. Uppföljning av sammanslagningen ur synergieffekters perspektiv 1. Kund & kvalitet 2. Kultur 3. Effektiva arbetssätt 5. Rekommendationer för att realisera fortsatta synergier Bilaga 1: Lista över intervjuade personer Bilaga 2: Intervjuguide

95 1. Uppdragets bakgrund, syfte och avgränsningar BAKGRUND Under 2015 förbereddes en sammanslagning av en rad förvaltningar och 1 januari 2016 slogs Individ och Familjeomsorg och Funktionsstöd ihop och blev Individ och Familjeomsorg och Fritid & Folkhälsa och Kultur & Turism slogs ihop och blev Kultur och Fritid. Preera fick inför sammanslagningen förmånen att stötta de två förvaltningscheferna i arbetet att förbereda och ta fram beslutsunderlaget inför sammanslagningen och i kommunfullmäktiges beslut om sammanslagningen framgår att det under 2017 ska genomföras en utvärdering. SYFTE MED UPPDRAGET Syftet med det nu tänkta uppdraget är att utvärdera effekterna av och hur väl målen med förvaltningssammanslagningen uppnåtts. VARFÖR UPPDRAGET GENOMFÖRS I enlighet med det beslut som fattas av kommunfullmäktige i Kungsbacka ska det under 2017 genomföras en utvärdering av de två förvaltningssammanslagningarna. UPPDRAG Uppdraget består i att följa upp resultatet av förvaltingssammanslagningen och presentera den utvärderingen i en skriftlig presentation (ppt) Utvärderingen ska fokusera på att följa upp hur väl de önskade effekterna och målen med sammanslagningen uppnåtts. Detta i syfte att utvärdera resultatet av sammanslagningen och identifiera fortsatt potential. I uppdraget ingår inte att utvärdera organisation och ledningsstruktur

96 2. Uppföljningens övergripande insikter Uppföljningen av den genomförda förvaltningssammanslagningen av Kultur & Turism, Fritid & Folkhälsa och Kulturskolan pekar på följande mönster vad gäller realisering av identifierade synergier inom de tre utpekade perspektiven KUND & KVALITET: Ur ett kundperspektiv är upplevelsen från förvaltningen att sammanslagningen inte fått så stor genomslagskraft ut mot förvaltningens kunder ännu. Förvaltningen levererar i stora delar samma erbjudande idag som innan och använder primärt de kommunikationskanalerna som användes i de gamla förvaltningarna. Däremot har det skett en professionalisering avseende kommunikationen och det budskap som kommuniceras tack vara en centraliserad kommunikationsavdelning. Men en gemensam kanal för att nå målgruppen 7-20 är ännu inte etablerad. Genom erfarenhetsutbyte, lärande och tillgång till varandras nätverk har förvaltningen påbörjat ett arbetet att definiera förvaltningens syn på uppdraget, erbjudandet och sättet hur detta ska levereras och var potentialen för ökat samarbete finns. Här blir det tydligt att förvaltningen behöver arbeta vidare med att etablera ett gemensamt förhållningssätt till att förvaltningen idag har en rad olika uppdrag och erbjudanden, som vänder sig till olika målgrupper, som kräver olika typer av arbetsprocesser. Idag finns det en upplevelse av att det är otydligt om lärandet mellan de olika uppdragen och leveransprocesserna ska vara ömsesidigt eller om det på sikt bara ska finnas en gemensam syn på hur förvaltningen ska arbeta med sitt erbjudande. KULTUR Det blir tydligt att förvaltningen arbetat aktivt för att överbygga att det finns en rad olikheter, både kulturella och strukturella, mellan de tre gamla verksamheterna. Upplevelsen är att de skillnader som potentiellt skulle kunna skapa frustration, såsom skillnader i lön för liknande arbete, håller på att hanteras och att det finns en god förståelse inom förvaltningen att det finns t.ex. olika arbetssätt och kompetensnivåer och att det premieras olika. Upplevelsen är att det finns en vi och dem kultur framförallt mellan fritid och kultur men att den inte kommer ur något negativt och att det inte är en kultur som premieras utan snarare ett resultat av att sammanslagningen inte fullt ut genomsyrar hela förvaltningen ännu. Risken för att någon verksamhet ska uppleva att de hamnat i underläge har inte realiserats i någon större omfattning. Samtidigt lyfts det att ledningsgruppen har en högre representation från gamla Fritid och Folkhälsa vilket gör att de frågorna får mer utrymme på dagordningen medan Kultur och Turism och Kulturskolan inte får riktigt lika mycket ledningstid. EFFEKTIVT ARBETSÄTT Upplevelsen är att sammanslagningen har börjat ge effekter och samordningsvinster inom en rad områden men att det finns fortsatt potential att utveckla mer gemensamma och effektivare arbetssätt. Något som upplevs begränsa både realiseringen av vissa samordningsvinster och arbetet att verkligen skapa en förvaltning är primärt tvådelat att förvaltningen fortfarande sitter på flera olika geografiska platser vilket motverkar naturliga möten och lärande samt att förvaltningen har två nämnder som styr verksamheten utan att ha full insyn i varandras uppdrag och perspektiv. Att arbeta mot två nämnder skapar dessutom dubbelarbete både vad gäller t.ex. nämndsadministration, lednings och styrning samt rapportering och uppföljning

97 3. Tillvägagångssätt Inklusive övergripande tid- & aktivitetsplan Tillvägagångssätt: INLÄSNING & PLANERING INTERVJUER SLUTANALYS OCH BESLUTSUNDERLAG Inläsning av material Planering av projektet, bokning av intervjuer osv. Intervjuer med lednings- och nyckelpersoner för förståelse av nuläge, förutsättningar, nackdelar och potential. Slutanalys och konkretisering av slutsatser. Framtagande av rekommendation och beslutsunderlag. Uppstart med beställare Projektplanering inkl. kommunikation Framtagning intervjuguider Intervjuer Analys, konkretisering av uppföljningen Avslutning med beställare april maj

98 3. Uppföljnings- och analysramverk Intervjuguidem tog sin utgångspunkt i de synergier och risker som identifierades i utredningen kring sammanslagningen från Modellen bygger på att titta på synergier och risker ur tre övergripande perspektiv: Effektivt arbetssätt Kund och kvalitet Kultur

99 4.1 Uppföljning av sammanslagningen Kund & Kvalitet (1/2) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS En kommunikationskanal kring alla fritidsärenden Samarbete kring bredd, nätverk och specialistområden I stort sett används de olika kommunikationskanalerna som fanns innan sammanslagningen fortfarande. Det beror till viss del på kommunövergripande regler t.ex. kring den gemensamma kommunhemsidan, men det kan även härledas tillbaka till att Fritid & Folkhälsa (FF) samt Kultur & Turism (KT) har olika målgrupper med olika kommunikationsvanor och behov. Däremot har sammanslagningen av FF och KF resulterat i en centraliserad kommunikationsavdelning som erbjuder en bredare kompetens till exempel inom marknadsföring eller webbanspassad kommunikation, jämfört med hur deras arbetssätt var innan sammanslagningen. Dessutom lyckades teamet att identifiera och tillsätta specialistområden i kombination med kommunikationsplaner för varje verksamhetsområde, som synkades kring ett gemensamt budskap. Arbetet har även resulterat i en gemensam eventkalender. Kommunikationsavdelningen består idag av medarbetare från båda förvaltningarna och det finns en upplevelse av att de gamla hierarkierna och strukturerna kopplade till de gamla arbetsplatserna delvis finns kvar. Samafattningsvis kan man poängtera att man lyckades skapa förutsättningar för en mer enad kommunikation, men att det finns fortfarande potential att utveckla det påbörjade arbetet. Generellt finns uppfattningen att sammanslagningen resulterat i synergier på detta område: Medarbetarnas intryck är att de har fått tillgång till en bredare kompetens framförallt när det startas upp nya projekt med blandade projektgrupper. Ledningsgruppen lyckades att tillägna sig en bättre helhetssyn över den nya organisationen och dess uppdrag. Störst effekt upplevs i de verksamhetsområdena där det finns ett tydligt gränssnitt och gemensamma målgrupper. Fast det är även i dessa områden där det kan uppstå friktioner som beror på olika synsätt på förvaltningens uppdrag och delvis överlappningar av specialistområdena/professionen. En förhoppning som uttalades under intervjuerna är att det blir tydligare från ledningsnivå var de primära samarbetsgränssnitten finns. Som det är idag är det många medarbetare som inte berörs av sammanslagningen i deras operativa arbete och arbetar kvar i sina gamla strukturer och det gäller att inte skapa samarbeten för samarbetens skull. Dessutom nämndes att kontorens lokalisering på flera olika platser begränsar samarbetet

100 4.1 Uppföljning av sammanslagningen Kund & Kvalitet (2/2) IDENTIFIERADE RISKER STATUS 8 Uppdrag & leverans Uppföljningen visar att det fortfarande finns olika åsikter och synsätt i förvaltningen kring hur uppdraget ser ut och vad produkten är. FF och dess nämnd har ett starkare processtänk baserat på att involvera och delaktiggöra ungdomar och en prova-på attityd. KF och dess nämnd har å andra sidan ett primärt fokus på resultatet och vill erbjuda kunderna en exceptionell upplevelse. Här finns en skillnad i vad som ska åstadkommas och hur det ska realiseras men även tidshorisonten skiljer sig åt där KF har en längre planeringshorisont medan FF har en kortare. En annan faktor som bidrar till att de olika bilderna på uppdraget lever kvar är att vissa nyckelbegrepp används på olika sätt, t.ex. har orden bred och spets använts olika för att beskriva den strategiska inriktningar. Ytterligare en utmaning som nämndes är att det finns olika bilder mellan ledningens och medarbetarnas syn på sammanslagningen och att kommunikationen kring skillnaden i uppdraget och vad det innebär diskuterats på ledningsnivå men inte förmedlats tillräckligt väl ut i verksamheten varför det där lever kvar olika bilder. Under intervjuerna blir det tydligt att det är kundfokus som är förvaltningens gemensamma nämnare och att det är utifrån det perspektivet är helt ok att det finns olika bilder av både uppdraget och leveransen eftersom kunden efterfrågar olika typer av upplevelser. I samband med sammanslagningen var utmaningen inte bara att förena två förvaltningar till en, utan förvaltningen fick även en ny enhet från Gymnasieförvaltningen, Kulturskolan. Detta har inneburit att förvaltningen nu har flera olika affärsmodeller som ska synkroniseras med varandra, t.ex. kulturskolan som tar betalt för sin kursverksamhet, fritidsverksamhetens mer kostnadsfria erbjudanden samt kulturverksamheten såsom teatern som tar entré/biljettavgifter för sina evenemang. Här önskas ett mer gemensamt förhållningssätt till dessa tre olika modeller i förhållande till uppdraget och leveransen i syfte att skapa tydliga gränssnitt. Samma problematik finns kopplat till mätning av verksamheten, där olika modeller använts historiskt och nu behöver synkas utifrån förutsättningarna. Samtidigt blev det tydligt att det finns en vilja att skapa gemensamma leveranser och lära av varandra, t.ex. delas idag lokaler och utrustning mer än innan även om det fortfarande finns praktiska utmaningar. Att det saknas ett gemensamt förhållningssätt kring synen på att förvaltningen och dess nämnder har olika uppdrag och olika syn på hur leveransen ska realiseras gör att det finns tendenser till revirtänk vilket även förstärks av att de två nämndernas olika perspektiv och inriktningar vilket motarbetar sammanslagningen till en gemensam förvaltning med en gemensam kultur

101 4.2 Uppföljning av sammanslagningen Kultur (1/2) IDENTIFIERADE RISKER STATUS Kulturella skillnader förekommer Risk för vi & dem tänk/beteende Intervjuerna visar att det finns såväl strukturella som kulturella skillnader inom den nya förvaltningen. De strukturella skillnaderna grunder sig framförallt på skillnaderna i: Utbildningsbakgrund och nivå Lön här framgår det att det finns en förståelse för att lönerna skiljer sig åt inom förvaltningen utifrån utbildningsnivå och arbetsuppgift. Det blir även tydligt att ledningen aktivt arbetar för att jämna ut de skillnader som finns kvar på några ställen där liknade roller gör samma uppgift fast för olika lön. Obalans i ledningsgruppen det finns en upplevelse av att fördelningen mellan gamla fritidsverksamheten (majoriteten av ledningsgruppen kommer från FF) och kulturverksamheten (minoritet i ledningsgruppen) är ojämn och att det skapar obalans i gruppens arbete. De kulturella skillnaderna beror mest på olika syn på uppdrag och arbetssätt och en osäkerhet kring hur man ska hantera dessa skillnader. Det är tydligt och accepterat att det finns olikheter i arbetssättet, t.ex. har man olika syn på leveranser och olika affärsmodeller, men medarbetarna saknar ett gemensamt förhållningssätt för hur detta ska hanteras. Det framkommer att det finns en hög ambitionsnivå vad gäller att skapa synliga förändringar i verksamheten och dess kultur och det kan leda till osäkerhet och en viss besvikelse när strukturella och kulturella skillnader gör sig påminda. Det finns en förståelse att det är okej att vara olika i de enskilda verksamhetsområdena, men en osäkerhet kring huruvida sammanslagningens mål är att slipa bort dessa skillnader. Vi ser att mållösheten i den frågan leder till ett förstärkt revirtänk och en tendens att förstärka gamla strukturer istället för att bryta med dem. Ja, det finns en vi & dem kultur i Kultur & Fritidsförvaltningen, men det upplevs inte nödvändigtvis som negativt då det inte fostras vi & dem tankar eller en fientlig arbetsmiljö. Det som däremot blev tydligt är att det finns ett behov av ett gemensamt förhållningssätt framåt och ett tydligt syfte med sammanslagningen i syfte att underlätta hanteringen av skillnader i kultur i det dagliga arbetet. Intrycket är att merparten begriper förändringarna och sammanslagningen på en rationell nivå, men att det fortfarande är en pågående process att förankra förändringen i känslodimensionen. Dessutom blev det tydligt att vi & de tänket förstärks genom förvaltningens strukturella förutsättningar, närmare sagt medarbetarnas geografiska distans och två politiska nämnder som ger olika mål och direktiv till förvaltningen

102 4.2 Uppföljning av sammanslagningen Kultur (2/2) IDENTIFIERADE RISKER STATUS Oro för den egna verksamheten ska hamna i underläge Kulturskolans identitet kopplad till utbildning Det framgår tydligt att det i dagsläget inte finns en upplevelse av att något verksamhetsområde eller enhet hamnat i underläge i praktiken. Däremot finns en rädsla från olika håll att det kommer hända om förvaltningen får en nämnd och förvaltningen därmed får en gemensam budget. Än så länge är budgeterna låsta mot varandra, vilket resulterar i ekonomisk självständighet för båda de gamla förvaltningarna. Dessutom poängterades att olika verksamhetsområden ur ett historiskt perspektiv spenderar sina medel på olika sätt och har olika prioriteringar, t.ex. lönekostnaderna eller medel för kompetensutvecklings mm. Även här lyftes en oro för hur det ska hanteras med en delad budget i kombination med otydlighet i förhållningssättet kring hur förvaltningen ska hantera sina olikheter. Kulturskolans identitet har en stark koppling till utbildning och lärarprofessionen och följer därmed även skolåret och inte kalenderåret i sin planering. Dessa strukturella skillnader skapar inga problem ur förvaltningens administrativa perspektiv. Dessutom är kulturskolors omplacering från Gymnasieförvaltningen till Kultur och Fritidsförvaltningen en process som pågår i hela landet och därmed ingen unik händelse som bara berör Kungsbackas kulturskola. Det verkar vara en viktig detalj framförallt för kulturskolpersonalen. Vidare präglas kulturskolans närvaro av en medvetenhet kring pågående samhällsförändringar som ställer moderniserings- och förändringskrav på kulturskolan. Ur kulturskolans självuppfattning som leverantör och förmedlare av en konstnärlig grundutbildning syftade man under många år på att utbilda blivande elitmusiker. Idag upplever man utmaningen att man måste öppna sig mot ett bredare uppdrag i ett digitaliserat samhälle. Här pågår en intern process i spänningsfältet mellan önskan att bevara sin egen identitet i läraryrket och en integration i och samarbete med förvaltningens övriga fritidsverksamheter

103 4.3 Uppföljning av sammanslagningen Effektiva arbetssätt (1/4) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS En större förvaltning ger mer muskler Till en viss grad börjar sammanslagningen att resultera i skalfördelar, blanda annat nämns att det börjar ge effekter: Genom gemensamma funktioner till exempel i form av en gemensam och centraliserad kommunikationsavdelning, samarbete mellan utvecklingsledarna, vad gäller lokalförsörjning och administration. Att det blivit lättare att driva verksamhetsutvecklingen framåt då det är fler medarbetare som kan delta i utvecklingen. Genom en minskad sårbarhet t.ex. vid sjukfrånvaro, eftersom medarbetarna med liknande arbetsuppgifter kan kompensera och stötta varandra vid frånvaro. Vidare upplevs det som att sammanslagningen resulterat i en ökad genomslagskraft för förvaltningschefen i kommunledningen som följd av att förvaltningen blivit större. Det som begränsar att förvaltningen får full utväxling på sin storlek är att styrningen fortfarande kommer från två nämnder. Att förvaltningen ska förhålla sig till två olika inriktningar med olika mål leder inte bara till dubbelarbete rent administrativt utan försvårar även arbetet att ta ett strategiskt helhetsgrepp på förvaltningsövergripande nivå. Det splittrar även förvaltningen ner på verksamhetsnivå eftersom förändringen inte fått full genomslagskraft hela vägen ut i verksamheten. Däremot framkommer det att sammanslagningen gett tillgång till ett bredare nätverk och öppnat upp för tillfällen där man kan nyttja varandras kontakter i syfte att skapa bättre helhetslösningar för kunden. Det är inte ovanligt att trögrörligheten i organisationer ökar i takt med storleken, upplevelsen i förvaltningen är dock att detta inte skett. Förvaltningen upplevs fortfarande som en relativ liten organisation och fördelarna med ett ökat antal medarbetare överväger eventuella negativa effekter. Det har exempelvis blivit enklare att utveckla gemensamma rutiner och vissa stödfunktioner behöver inte dubbelarbeta längre, t.ex. i form av rapportering till två ledningsgrupper som det var fallet före sammanslagningen

104 4.3 Uppföljning av sammanslagningen Effektiva arbetssätt (2/4) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS Samordningsvinster Något som lyfts under merparten av intervjuerna är att de samordningsvinster som identifieras i många fall begränsas av att det fortfarande inte finns naturliga mötesplatser för alla då förvaltningen är utlokaliserad på olika geografiska platser. Trots detta har en rad samordningsvinster identifierats och det finns fortsatt potential: GEMENSAM UPPFÖLJNING OCH MÄTNING Innan sammanslagningen hade förvaltningarna olika modeller för hur verksamhetens skulle mätas och följas upp. Som följd av det har nämnderna gett förvaltningen i uppdrag att skapa en gemensam struktur för mätning av verksamheten och det arbetet pågår och de kvalitetsskillnader som fanns har börjat jämnas ut. Däremot lyfts det från flera parter att den gemensammamma strukturen inte fullt ut de samordningsvinster som önskas så länge det finns två nämnder. Det kräver för mycket dubbelarbete både av ledning och administration. NY MÖTESSTRUKTUR Sammanslagningen har resulterat att en ny mötesstruktur utformats, både för ledningsgruppen i förvaltningen och i respektive verksamhetsområde. Det finns fortsatt potential för en mer effektiv möteskultur, där fokusen ligger på att behandla rätt frågor, att snabbare bereda och fatta beslut och där alla är engagerade i förvaltningens gemensamma frågor. GEMENSMMA LEDNINGS- OCH STÖDFUNKTIONER I stödfunktionerna upplever merparten av medarbetarna att det har blivit en enklare och smidigare process att jobba med en ledningsgrupp istället för att dela uppmärksamheten på två ledningar, som det var före sammanslagningen. Vad gäller ledningsarbetet har det uppkommit synergier genom att alla verksamhetsdelar nu är invävda i organisationen på ett naturligt sätt. BIDRAGSHANTERING OCH HANTERING AV FÖRENINGSVERKSAMHET Efter sammanslagningen har det skapats en avdelning som jobbar med frågor kring bidragshantering för kommunens alla föreningar. Det blir tydligt att det funnits olika modeller för hur arbetet skulle bedrivas i de gamla förvaltningarna och även om arbetat att harmonisera dessa modeller är påbörjade finns det fortsatt skillnader i regler och policys. Dessutom lyftes det att det finns olikheter i typen av medborgarengagemang mellan kultur- och fritidsföreningsverksamheter, vilket försvårar en gemensam struktur och modell

105 4.3 Uppföljning av sammanslagningen Effektiva arbetssätt (3/4) IDENTIFIERADE SYNERGIER STATUS Samordningsvinster (fort) UTVECKLINGSVERKSAMHET FÖR UNGDOMAR Förvaltningen har påbörjat en rad initiativ för att skapa synergier inom området, t.ex. en gemensam struktur för lovverksamhet och gemensamma evenemang. Dessutom kan förvaltningen idag erbjuda ett bredare utbud av aktiviteter. Samtidigt finns det fortfarande gamla arbetssätt som delvis lever kvar och gör sig påminda emellanåt. EFFEKTIVARE ANVÄNDNING AV LOKALER OCH UTRUSTNING Det finns flera goda exempel på att det inom förvaltningen har påbörjats ett arbeta att dela på gemensamma resurser för att skapa ökad effektivitet. T.ex. har Ung Fritid och Kulturskolan börjat dela på lokaler och viss utrustning. Samtidigt lyfts det att det finns fortsatt behov av att förtydliga bland annat användarvillkoren när lokaler och utrustning ska samnyttjas för att skapa bästa möjliga effektivitet och ekonomiskt resursutnyttjande. FÖRBÄTTRADE FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR KUNSKAPSUTBYTE OCH LÄRANDE Den gemensamma bilden är att arbetet med att skapa bredare och effektivare kunskapsutbyte inom förvaltningen är påbörjat och att det finns fortsatt potential inom detta område. Däremot skiljer sig bilden åt vad gäller var de största samordningsvinsterna finns i förvaltningen vissa pekar på att det är erfarenhetsutbyte och lärande mellan chefer som kommer ge störst effekt medan andra pekar på att den stora potentialen finns på operativ nivå bland medarbetarna. Det finns flera goda exempel på där lärande och erfarenhetsutbyte mellan olika verksamheter skapat mervärden, t.ex. har arbetet att skapa en gemensam event- och arrangemangskalender inneburit ökat lärande om varandras verksamheter och rent konkreta exempel är hur bokbussen nu kommer till hallen där Idrott för livet bedrivs. Även här försvåras kunskapsutbyte och lärande av att förvaltningen sitter utspridd på olika geografiska adresser

106 4.3 Uppföljning av sammanslagningen Effektiva arbetssätt (4/4) IDENTIFIERADE RISKER STATUS Risk för att befintlig nämndstruktur blir ett hinder för samverkan. Det blev tydligt att den dubbla nämndstrukturen skapar en rad effekter i förvaltningen. Den fördel som lyfts är att dubbla nämnder skapar en bredare demokratisk förankring och en ökad specialisering i respektive nämnd. Det lyfts även att den dubbla nämndstrukturen skapat ett lugn under inledningen av sammanslagningen då skilda budgetar har säkerställt att ingen av verksamheterna hamnar i underläge. På så sätt har vissa frågor och viss oro kunnat skjutas framåt. Samtidigt lyfts det att det finns en rad utmaningar med att ha två nämnder som styr samma förvaltning. Upplevelsen är att det gör det svårt att ta ett helhetsgrepp på förvaltningens gemensamma frågor när nämnderna har olika perspektiv och är dåligt insatta i varandras uppdrag och inriktning. Det försvårar arbetet att skapa en gemensam förvaltningskultur såväl som en känsla bland medarbetarna av att vara en förvaltning. Den dubbla nämndstrukturen upplevs från flera håll skapa en splittring inom förvaltningen som drivs bland annat av: Förvaltningen måste planera, bereda och hantera två nämnder Föra dubbla diarier och två arkiv Utarbeta och förhålla sig till två uppsättningar styrande dokument Följa upp verksamheten på två olika sätt utifrån nämndernas olika uppdrag Ökad ekonomisk komplexitet som begränsar hur förvaltningen effektivt nyttjar sina resurser

107 5. Rekommendationer för att realisera fortsatta synergier Med utgångspunkt i såväl den tidigare genomförda utredningen där synergierna identifierade och den nu genomförda uppföljningen är Preera rekommendationer att fokusera på följande för att realisera fortsatt potential av sammanslagningen: ÖVERGRIPANDE: Merparten av de synergier som bygger på att en förvaltning ska ge ökad samverkan, utökat lärande och kunskapsöverföring begränsas idag av att förvaltningen sitter utspridd på olika adresser. För att frigöra den potential som finns bör förvaltningen fortsätta den process som är påbörjad för att samlokalisera de verksamheter där det finns störst potential till ökade synergier. För att förvaltningen ska få full effekt på flertalet av utpekade synergier är en samlokalisering av förvaltningens verksamhet en förutsättning. För att skapa en gemensam riktning för hur förvaltningen ska ta sig an de olika delar som krävs för att bygga ihop förvaltningen vore det bra om ledningsgruppen gemensamt satte en plan för hur arbetet ska drivas vidare. Viktiga frågor att integrera i det arbetet är t.ex. fortsatt arbete med att utveckla organisationsstrukturen, skapandet av en gemensam kultur och förhållningssätt, effektiva former för ökad samverkan. KUND & KVALITET: Fortsätta det arbete som är påbörjat vad gäller att skapa tydliga och enhetliga kommunikationskanaler mot olika målgrupper men även hitta former för effektivare internkommunikation i syfte att säkerställa att alla har tillgång till den information de behöver. Förvaltningen skulle vinna på att på ett tydligare sätt identifiera och prioritera mellan de gränssnitt mellan verksamheter där sannolikheten att få ut mervärden av samarbete så att det inte skapas en kultur där det samarbetas för samarbetets skull. Tillsammans skapa en gemensam bild av vilka erbjudanden förvaltningen har till olika målgrupper som kan bli en grund att bygga vidare på vad gäller gemensam kultur och förståelse för varandras uppdrag, förhållningssätt och arbetssätt och motverka rädslan för att någon del av verksamheten ska hamna i underläge. KULTUR Skapa ett förvaltningsgemensamt språk inom förvaltningen för att motverka missförstånd och friktion verksamheter emellan och på sikt bygga bort den vi och dem kultur som delvis finns i förvaltningen idag. Vara uppmärksamma på och arbeta mot den rädsla som finns för att en gemensam budget kommer att skapa obalans mellan verksamhetsområden. EFFEKTIVT ARBETSÄTT För att få full utväxling på sammanslagningen både vad gäller arbetssätt, samordningsvinster och gemensam kultur rekommenderas en struktur med en nämnd för hela förvaltningen. Det skulle minska dubbelarbetet i de administrativa processerna och skapa mer utrymme för ledningen att fokusera på verksamhetsstrategiska frågor. Skapa effektivare kunskapsutbyte och lärande genom att utveckla den gemensamma möteskulturen till att bli mer konstruktiv och där alla bidrar i alla frågor

108 BILAGA 1: LISTA ÖVER INTERVJUADE PERSONER

109 Bilaga 1: Lista över intervjuade personer Peter Söderberg (M), ordförande nämnd Fritid & Folkhälsa Bengt Alderlin (C), vice ordförande nämnd Fritid & Folkhälsa Maria Andersson (C), ordförande nämnd Kultur & Turism Linus Kron, förvaltningschef Monica Bergbom, nämndsekreterare Maria Larsdotter-Spertina, verksamhetschef Bibliotek, kulturliv & turism Stefan Löfmark, verksamhetschef Ung fritid Robert Andersson, verksamhetschef Bad, idrott & motion Marie Persson, enhetschef Kommunikation & verksamhetsstöd Elisabeth Lindberg, enhetschef Folkhälsa Per Graneld, enhetschef kulturskola Malin Fjällström, ekonom Mia Hultman, personalansvarig Patrik Adiels, utvecklingsledare Erik Norinder, utvecklingsledare Monica Bergbom, nämndsekreterare Jan Pettersson, Lärarförbundet Nedim Kirlic, SSR Eva, fackligt representant Josefin Ivemalm Palm, Kommunal Eva Bergius, DIK

110 BILAGA 2: INTERVJUGUIDE

111 Uppföljning av sammanslagningen ur aspekten kund & kvalitet KUND OCH KVALITET FRÅGOR Upplever du att sammanslagningen av FF/KT och Kulturskolan resulterade i förbättrad service för förvaltningens kunder? En kommunikationskanal kring alla fritidsärenden Samarbete kring bredd, nätverk och specialistområden Uppdragen och framtiden Upplever du att ni har fått en mer centraliserad kommunikation genom bara en kanal kring alla fritidsärenden efter sammanslagningen? Upplever du att det har blivit enklare/effektivare att nå ut till den prioriterande målgruppen 7-20 år efter sammanslagningen angående fritidsärenden? Upplever du att du har fått bättre tillgång till dina nya kollegors nätverk och kompetens? Om jag, tycker du att det resulterar i ett bättre och enklare samarbete? Om nej, varför? Upplever du att sammanslagning resulterade i en överlappning av specialistområden? Om ja, vilka? Upplever du att det finns olika bilder av FF & KT:s syn på leveranser efter sammanslagningen? Om ja, varför? Likhet i vad, uppdraget men inte hur det genomförs Upplever du att det efter sammanslagningen utvecklats nya arbetssätt inom förvaltningen som inspirerats av hur de andra arbetar? Ex, har kulturskolan hittat kreativa lösningar på hur de ska bli mer kundanpassade i sitt erbjudande? Har det påverkat sammanslagningen att kulturskolan tar betalt för sitt erbjudande på ett annat sätt än övriga förvaltningen?

112 Uppföljning av sammanslagningen ur en kulturellt perspektiv KULTUR FRÅGOR Upplever du att sammanslagningen av FF/KT och Kulturskolan resulterat i en gemensam kultur där tidigare skillnader hanterats väl ur ett medarbetarperspektiv? Kulturella skillnader förekommer Upplevde du att skillnader i bakgrund, lön, synsätt, arbetssätt & kompetens mellan medarbetare från de två förvaltningarna hanterats efter sammanslagningen? Om inte, vad har det givit för effekter? Vilka fördelar/utmaningar upplevde du som resultat av de nya arbets- och förhållningssätten som ni byggt upp efter sammanslagningen? Risk för vi & dem tänk/beteende Hur upplever du att kulturen bland medarbetarna blivit efter sammanslagningen? Inför sammanslagningen lyftes det som en risk att det skulle uppstå en Vi & dem -kultur, har det hänt? Oro för den egna verksamheten ska hamna i underläge Upplever du obalans mellan verksamheterna vad gäller fokus, prioriteringar, ekonomisk tilldelning eller dylikt som resultat av sammanslagningen? Kulturskolans identitet kopplad till utbildning Upplever du att kulturskolans starka koppling till utbildning, skola och lärarkåren påverkat sammanslagningen? Hur har kulturskolan påverkats av sammanslagningen?

113 Uppföljning av sammanslagningen med hänsyn till effektiva arbetssätt EFFEKTIVT ARBETSSÄTT FRÅGOR Upplever du att sammanslagningen av FF/KT och Kulturskolan resulterat i effektivare arbetssätt i förvaltningen? En större förvaltning ger mer muskler Samordningsvinster Upplever du att sammanslagningen har resulterat i en starkare och mindre sårbar organisation? Upplever du att ni efter sammanslagningen lyckas ta ett bättre helhetsgrepp på förvaltningarnas frågeställningar? Upplever du att sammanslagningen har resulterad i en ökad trögrörlighet? Upplever du att sammanslagning har resulterat i samordningsvinster? Gemensam uppföljning & mätning Ny mötesstruktur Gemensamma lednings- & stödfunktioner Bidragshantering Hantering av föreningsverksamhet Utvecklingsverksamheter för ungdomar Resulterade sammanslagningen i en effektivare användning av lokaler och utrustning? Upplever du att sammanslagningen resulterad i bättre förutsättningar för kunskapsutbyte och lärande? Risk för att befintlig nämndstruktur blir ett hinder för samverkan. Upplever du att de två politiska nämnder som hinder för samverkan? Upplever du att den dubbla nämndstrukturen påverkar verksamheten idag? Om ja, hur och vad ger det för effekter på sammanslagningen?

114 LILLA TORGET GÖTEBORG SWEDEN GBG@PREERA.SE +46 (0) OLOF PALMES GATA STOCKHOLM SWEDEN STHLM@PREERA.SE +46 (0)

115 Partiremiss angående tre organisationsförändringar i Kungsbacka kommun Miljöpartiet de gröna i Kungsbacka har tagit del av underlagen och vill framföra följande. Vi noterar att samma konsultbolag som gett råd vid sammanslagningen av förvaltningarna Funktionsstöd och Individ&Familjeomsorg, samt Kultur&Turism och Fritid&Folkhälsa, fått uppdraget att utvärdera. Det gör att vi får ta dessa utredningar med en nypa salt. De medborgare som har kontakt med förvaltningarna har inte hörts utan det som framgår av utvärderingarna är tjänstemännens och ledande politikers uppfattningar. Det vore intressant att veta mer hur invånare och andra personer som har kontakt med förvaltningarna uppfattar förändringarna. Genomgående förordar Miljöpartiet principen en nämnd - en förvaltning. Det skapar tydlighet och det onödiga merarbete det innebär att flera nämnder delar på en förvaltning kan undvikas. Tid och mänsklig energi ska gå åt till att skapa kvalitet. Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg Vi konstaterar att tidpunkten för sammanslagningen inte var optimal. Förra mandatperioden präglades av stor oro på IFO då medarbetare slutade och ledarskapet fick kritik. Personalomsättning var då hög både på chefsnivå och medarbetarnivå. Förvaltningen upplever att sammanslagningen inte gjort någon större skillnad för merparten av klienterna. Vi noterar att det finns en upplevelse av att ledningen inte fullt ut tar tillvara på den kompetens som finns hos medarbetarna. Sammanslagningen av förvaltningarna är redan igång och vi menar att chefer och medarbetare behöver arbetsro för att realisera rekommendationerna för fortsatta synergier så att verksamheten blir bra för de invånare som berörs. Vi vill att förvaltningen ska få en enda politisk nämnd. Det är mycket angeläget att nämnden (under 2017 och 2018 båda nämnderna) noggrant följer upp arbetsmiljön, i synnerhet ledarskap och personalomsättning. Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa Sammanslagningen av förvaltningen är redan igång och vi menar att chefer och medarbetare behöver arbetsro för att realisera rekommendationerna för fortsatta synergier. Vi vill att förvaltningen ska få en enda politisk nämnd. Det är mycket angeläget att nämnden (under 2017 och 2018 båda nämnderna) noggrant följer upp att kultur och turism får ta plats. Kultur och turism spänner över ett stort fält. Det är viktigt att det finns tillräcklig budget så att alla spetskompetenser inom kultur, exempelvis musikpedagogik (kulturskolan), bildkonst (konsthallen) och scenkonst (teatern), får tillräckliga resurser för att utvecklas i den nya organisationen.

116 När det gäller turism är det viktigt att uppmärksamma att turismstrategen numera är placerad som besöksnäringsutvecklare på näringslivsenheten inom kommunledningskontoret, medan turismfrågorna ligger kvar på förvaltningen för Kultur & Fritid. Samhällsbyggnad Det hållbara samhället byggs till stor del i kommunerna. Allt större ansvar och fler initiativ tas av framsynta kommuner, vilket också speglas i globala överenskommelser som Parisavtalet 2015 och New Urban Agenda 2016, vilka båda antagits av FN:s medlemsstater. Städer ska vara säkra, hållbara, motståndskraftiga och inkluderande. Samverkan och social hållbarhet genom att involvera allt fler i samhällsbyggnadsarbetet är nyckelord, liksom att de är gröna, rättvisa och tillgängliga. Nya system byggs upp för finansiering av infrastruktur på lokal nivå genom 'green bonds' och 'city-to-city' avtal. Samtidigt ökar insikten om att 'New Public Management' på många sätt spelat ut sin roll. Ledning och utveckling av städer måste ske i större samförstånd mellan olika aktörer än vad något kund-leverantör förhållande kan klara. Kunskaper som finns hos invånare, föreningar, förvaltningar, företag och forskare måste tas tillvara för att klara utmaningarna - i vårt fall sådant som lokala arbetsmarknader och transporter, men också frågor om extrema väderförhållanden och ökade risker för t ex översvämningar. Planprocessen kan därför inte vara passiv, där den kommunala organisationen sitter och väntar på initiativ från exploatörer, illustrerat i översikten med någon har en idé. Kungsbacka behöver ta ledningen för det hållbara samhälle vi vill ha och själva ha idéer kring detta. Alternativ 1 skulle innebära ett steg bakåt istället för framåt med stuprör som otydligt förhåller sig till varandra. En massa detaljfrågor skulle hamna på en redan överlastad kommunstyrelse. Det skulle bli ännu svårare att vara en attraktiv arbetsgivare i ett redan svårt utgångsläge. Alternativ 2 är mindre dåligt än alternativ 1 men splittrat ansvar mot tre facknämnder och kommunstyrelse blir svårhanterligt. Kommunen har i ett par år redan haft dålig erfarenhet av en förvaltning med två nämnder när det gäller Funktionsstöd och Individ&Familjeomsorg, samt Kultur&Turism och Fritid&Folkhälsa. Sedan underlaget för partiremissen kommit ut, har ny information angående arbetsmiljön på Miljö&Hälsa framkommit. Det är viktigt att det beaktas i utformandet av ny organisation. Alternativ 3 skulle kunna bli ett bra alternativ om man inrättar en särskild samhällsbyggnadsnämnd kopplad till förvaltningen. Det demokratiska inflytandet måste vara betydande och beslut fattas på gedigna grunder. Med en otydlig politisk styrning förskjuts ansvaret till kommunledningskontorets tjänstemän, en utveckling Miljöpartiet inte vill se. Kopplingen mellan demokratiska beslut, budget och mandat måste vara tydlig. Miljöpartiet de gröna Kungsbacka

117

118 Hej! Vi i Sverigedemokraterna fã reslã r fã ljande gã llande fã reslagna organisationsfã rã ndringar. Vad det gã ller fã rã ndrad organisering av samhã llsplanering anser vi att fã rslag nr. 3 à r att fã rorda.dock oroar vi oss fã r att man i nã sta steg kommer att fã reslã sammanslagning av dessa nã mnder dã man i utredningen uttrycket att det kan bli svã rt att rapportera till flera nã mnder. Vad det gã ller sammanslagning av nã mnderna inom individ och familjeomsorg/ funktionsstã d samt Kultur och turism/fritid och folkhã lsa anser vi att det inte à r en bra lã sning dã vi ser en risk med att arbetsbelastning inom nã mnderna blir fã r stor och att man dã delegerad allt mer till tjã nstemã nnen. Det riskerar dã i sin tur att hota demokratin, dã allt fã rre fattar beslut i allt fler frã gor. Med vã nlig hã lsning Carita Boulwen Gruppledare SD Kungsbacka file:///g / %20Ä%2030%20e%20(Sverigedemokraterna)%20Svar%20på%20remiss%20om%20förändrad%20organisation.txt[ :24:00]

119 KD Kungsbacka yttrar oss i förändrad organisation av samhällsplaneringen i Kungsbacka. -Vi förordnar förslag enligt alternativ 1 i utredningen. KD Kungsbacka önskar att Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa företrädes och deras synpunkter tages i beaktning i förslag 1. Med vänlig hälsning Peter Wesley Gruppledare KD Kungsbacka file:///g / %20Ä%2030%20f%20(Kristdemokraterna)%20Svar%20på%20remiss%20om%20förändrad%20organisation.html[ :24:16]

120 Hej Kristina! Kungsbackaborna (KB) har ombetts yttra sig om tre styck organisationsförändringar. Nedan kommer vår syn på hur detta bör göras. 1. Sammanslagningen av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg. Efter vad vi fått erfara, så har sammanslagningen slagit väl ut. Sammanslagningen har nyligen genomförts, men redan har vissa positiva synergieffekter märkts. Bland annat så har flera brukare behov av både Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg. Genom sammanslagningen får dessa brukare en väg in, och enbart en handläggare. En förvaltning bör/skall styras av en nämnd. En logisk följd av sammanslagningen av förvaltningarna, är därför att man inför nästa mandatperiod slår samman respektive nämnder. Vad man då måste ta i beaktande, är att det sannolikt kommer att bli ett tungt arbete för en nämnd. Sammanslagningen av nämnderna bör alltså göras för att få en renodlad organisation, inte för besparing av arvodestimmar. 2. Sammanslagningen av förvaltningarna för Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa. Sammanslagningen har ju inte genomsyrat organisationen fullt ut än, men det känns som att man redan uppnått samordningsvinster avseende samutnyttjande av resurser, lokaler, planering av nya lokaler, med mera. När det gäller att en förvaltning bör/skall styras av en nämnd, så gäller samma här som för punkt 1.

121 3. Förslag till förändring av organisationen för samhällsplaneringen i Kungsbacka kommun. Här lämnas tre förslag till omorganisation - en omorganisation som ska förbättra processen för att bättre hantera dagens uppgifter, och för att möta framtida utmaningar. Tanken med EN VÄG IN känns väldigt bra. Oavsett om kunden vill ha förhandsbesked, planbesked eller bygglov, så ska kunden ha EN instans att vända sig till. Därifrån ska ärendet slussas rätt väg genom systemet, beroende på ärendets art, fram till att besked lämnas till kunden. Kunden ska hela tiden digitalt kunna följa sitt ärende genom systemet. Då känns det som att alternativ 3 är bäst. Vilken organisation det än blir i slutänden, måste man se till att det aldrig finns risk för ens misstanken om "svågerpolitik" - till exempel att en enskild handläggare kan sätta stopp för en planerad verksamhet, för att handläggaren känner någon som planerar att starta liknande verksamhet, och inte önskar konkurrens. Har man övervägt att ansluta sig till MittBygge.se? Kungsbacka kommun borde i alla fall prata med någon/några av de 80 anslutna kommunerna. Till exempel någon av närliggande Göteborg, Borås, Härryda eller Lerum. Portalen MittBygge.se startades upp av Boverket, Lantmäteriet och SKL år Givetvis bör de ha gjort erfarenheter, som kan vara nyttiga även för oss. Kungsbacka Roger Larsson (KB) Stefan Sundberg (KB)

122 YTTRANDE ÖVER REMISS ANG. SAMMANSLAGNING AV NÄMNDER- NA FÖR KULTUR & TURISM OCH FRITID & FOLKHÄLSA Konsultrapporten över sammanslagningen av förvaltningarna för Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa pekar på en rad problem som kvarstår sedan sammanslagningen från Vi var emot en sammanslagning av förvaltningarna. Vi har i samband med utredningen om samhällsbyggnadsutformningen i tillväxtkommuner funnit att i 12 av 17 kommuner finns en gemensam nämnd för fritid och kultur. Efter några kontakter fann vi att det uppenbarligen inte fungerar särskilt väl i alla kommuner. Några påpekade att idrottsfrågorna dominerar över kulturfrågorna på ett icke acceptabelt sätt. En sammanslagning är också en demokratifråga. Det innebär färre förtroendevalda som ska svara för kommunens beslut. Vi avstyrker därför en sammanslagning av nämnderna. Enligt uppdrag Alf Olofsson Ordf. Socialdemokraterna i Kungsbacka

123 Remissvar från Moderaterna angående organisationsförändringar av förvaltningarna för Fritid&Folkhälsa och Kultur&Turism. Vi har tagit del av utväderingen och slutrapporten. Moderaterna har inget att erinra mot dessa. Vi vill dock understryka vikten av att få till synergieffekter och effektiviseringar. Vi ställer oss positiva till att slå ihop nämnderna för Fritid&Folkhälsa samt Kultur& Turism och skapa en ny nämnd med namnet Fritid&Kultur. Lisa Andersson Gruppledare för Moderaterna i Kungsbacka

124 Liberalerna i Kungsbacka vill lämna följande synpunkter på organisationsförändringar av samhällsplaneringen, sammanslagningen av förvaltningarna Kultur & Turism och Fritid & Folkhälsa samt sammanslagningen av förvaltningarna för Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg. Vi står inför många utmaningar i samhället. I Kungsbacka pågår stora förändringar och vi har en stark utveckling. Det är viktigt att vi rustar oss inför våra framtida utmaningar och skapar en så bra och optimal organisation som möjligt. Kungsbacka växer och det är då rimligt att man också ser över sin organisation. Organisationen ska också speglas av hur den styrs och leds vilket kan få stora konsekvensen för den politiska representationen. Från Liberal sida har vi tidigare framfört att det är inte bara önskvärt utan också nödvändigt att det är en politisk nämnd som leder och styr en förvaltning. Vi ser därför positivt på att man nu föreslår en nämnd till respektive förvaltning. Vi vill också lyfta fram två principiella frågor som rör demokratiaspekten. För det första att det finns en oro för vad stora sammanslagningar kan innebära när det gäller närheten till våra lokala politiker. Vi har tidigare sett kommunsammanslagningar då det blev mycket färre politiker och distansen till politiken ökade. Antalet människor som bor i en kommun, som känner sin lokala politiker blir färre och färre. I det samhällsklimat vi har idag, tror vi att vi måste ha mycket mer dialog med våra invånare och medborgare. Detta underlättas inte av om vi får betydligt färre förtroendevalda. I en kommun som nu växer kraftigt är det mycket tveksamt om vi ska gå åt det hållet att minska antalet förtroendevalda. Invånarantalet ökar och uppdraget som varje enskild politiker har omfattas av alltfler frågor. Det innebär att vi får ett antal förtroendevalda som för att kunna fullgöra sina uppdrag måste lägga mellan % av sin tid på politiskt uppdrag. Det blir färre politiker som just är fritidspolitiker. De andra frågeställningen som vi vill lyfta är att vi tydligt ser en trend där våra tjänstemän i allt högre grad vill att politiken ska delegera viktiga beslut och istället hantera dessa på tjänstemannanivå. Det tycker vi är fel väg att gå. Vi tror att det är nödvändigt att lyfta dessa frågor då vi är mycket rädda för att om vi gör för stora sammanslagningar, är risken stor att det inte kommer att finnas ett bra och rimligt utrymme för att diskutera strategiska frågor och utvecklingsfrågor som är väsentliga för våra invånare. Vi tror också det är en fara om uppdragen blir så omfattande att man därigenom tvingas att ytterligare delegera viktiga myndighetsbeslut. Den som har det övergripande ansvaret i en nämnd måste kunna känna sig trygg i att man har hunnit med att sätta sig in i frågor, fatta kloka beslut och haft en dialog med sina invånare. Det är idag redan svårt att få tiden att räcka till för att fullt ut kunna fullgöra sitt förtroendemannauppdrag. Vi får aldrig glömma på vems uppdrag vi arbetar eller för vem vi är till för. Vårt uppdrag är att tillgodose våra invånares behov och önskemål. Vi är valda av dem och ska också med en naturlighet kunna förklara våra beslut.

125 Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa När det gäller sammanslagningen av förvaltningen för Kultur & Turism samt Fritid & Folkhälsa ser vi det som naturligt att det blir en gemensam nämnd. Vi föreslår dock för att tillgodose bredden i frågorna som nya nämnden ska hantera att antalet ledamöter och ersättare ökas något. Sammanslagningen har gått bra men vi ser också att det fortfarande är ett stort kulturarbete som återstår för att sammanslagningen fullt ut ska få effekt och fungera på ett tillfredsställande sätt. Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg När det gäller sammanslagningen av Funktionsstöd och Individ & Familjeomsorg uppfattar vi att sammanslagningen har fungerat väl. Vår bedömning är dock att vi tror att en sammanslagning av dessa två nämnder blir ett alldeles för omfattande och tungt uppdrag. För inte alltför länge sedan hade Kungsbacka en gemensam omsorgsnämnd. När kommunen växte valde man att slå isär denna nämnd till tre nämnder. Nu har vi vuxit ännu mer och har en mycket omfattande verksamhet när det gäller stödet till människor med funktionshinder. Individ familjeomsorgs uppdrag har också under den senaste tioårsperioden vuxit kraftigt. På de senaste åren har också uppdraget breddats genom ansvaret för ensamkommande ungdomar. Båda dessa nämnder har att fullgöra mycket svåra och delikata beslut när det gäller enskilda människor möjligheter att leva ett gott liv. De har att fatta beslut om för de människor som är de mest utsatta och sårbara i vårt samhälle. Det är en mycket omfattande lagstiftning, omfattning vad gäller omsorg, socialtjänst och LSS. Varje enskild individ ska kunna få sitt ärende bra prövat och också ha kontakt med de förtroendevalda. För vår del i Liberalerna landar vi därför i att vi ska fortsätta att ha två nämnder. Vi ser också att det är nödvändigt att ha utskott i IFO för personärenden. Det innebär att vi med detta ställningstagande tycker att det ska vara två förvaltningar. Ledning och styrning ska vara tydlig och logisk. Vi tror dock att det kommer att krävas en hel del av samarbete mellan dessa två förvaltningar och genom att man nu har arbetat tillsammans bör man se hur detta samarbete kan fortsätta på ett positivt sätt. T ex genom att ge förutsättningar att dela lokaler. Förändrad organisation av samhällsplaneringen i Kungsbacka Från Liberalerna sida vill vi lyfta fram alternativ 1 som vårt huvudalternativ. Vi ser som kommundirektören så väl beskriver i sin tjänsteskrivelse att Kungsbacka växer och har ett stort behov av att samla kraft kring de strategiska samhällsplaneringsfrågorna. Vi ser det därför som naturligt att vi tillsätter en samhällbyggnadschef som är direkt underställd kommundirektören. Vi ser det som helt naturligt att den här typen av strategiska samhällsplaneringsfrågor som får mycket stor betydelse för hur kommunen kommer att utvecklas beslutas av kommunstyrelsen. Vi tror dock att det är helt nödvändigt att det finns ett mycket gott samspel och samverkan mellan förvaltningarna som hanterar alla samhällsplaneringsfrågorna, m a o mellan byggnadsförvaltningen, teknik och miljö och hälsa. Ska vi vara framgångsrika inom samhällsplaneringen måste vi se till att vi har en god kapacitet av infrastruktur, vägar, kollektivtrafik, gång- och cykelvägar, vatten och avlopp, dagvattenhantering mm.

126 Vi kan också tänka oss att införa ytterligare arbetsutskott under kommunstyrelsen. Ett utskott för samhällsplanering och vi ser också att det finns goda skäl till att återinföra ett personalutskott igen. Vi har stora utmaningar framöver inom personalområdet både när det gäller kompetensförsörjning men också att lägga mer tid på arbetsmiljöfrågor och hålla ihop kommunens syn på personalområdet. Vi politiker är ytterst arbetsgivaransvariga där Kungsbacka nu har mer än 7000 anställda. Ytterligare frågor som vi från Liberalerna vill kommentera som rör organisationsförändringar inom kommunen är arbetet med Teknikens hus och Överförmyndarnämnden. Uppdraget Teknikens Hus att samla maskiner och människor som idag arbetar inom Service, Teknik och Fritid & Folkhälsa ser vi mycket positivt på. Vi tycker det då också är logiskt att man placerar teknikens hus under en förvaltning. För vår del ser vi det som naturligt att det kommer att ligga under antingen Teknik eller Service, men vi lutar åt att det mest naturliga är Teknik. När det gäller beslut rörande Överförmyndarnämnden ser vi fram emot att snart få ta del av utvärderingen av samarbetet mellan de kommunerna. Vi tror att det vore bra om vi kan fatta alla större beslut om organisationsförändringar nu under hösten så att när vi går in i 2018 vet hur organisationen ser ut och hur ansvaret ser ut för politiken. Monica Neptun Ordförande för Liberalerna i Kungsbacka

127

128 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum Svar på motion från Roger Larsson (KB) om inrättande av ett pensionärsråd i Kungsbacka kommun KS/2017: Beslut Kommunstyrelsen bordlägger ärendet till nästkommande sammanträde. Sammanfattning Roger Larsson (KB) anser i motion, se Kf 78/2017, att det ska inrättas ett pensionärsråd i Kungsbacka kommun. Kommunstyrelsen föreslås därför få ett uppdrag att tillsammans med berörda parter arbeta fram ett reglemente för Kungsbacka kommuns pensionärsråd, för att snarast möjligt redovisas till kommunfullmäktige för beslut. Kommunfullmäktige beslutade i 168/2012 att lägga ner det kommunala handikapprådet i Kungsbacka, KHR, respektive pensionärsrådet i Kungsbacka, KPR. Kommunfullmäktiges beslut bottnade i en rapport, Om organisation och arbetsordning för Kommunala Handikapp- och Pensionärsråden samt en ny syn på medborgarinflytande från kommunstyrelsens förvaltning 2010, där projektet Medborgardialog, senare benämnd Invånardialog, fick sin uppstart. Kommunstyrelsen fick samtidigt i uppdrag att inarbeta projektet Invånardialog i Kungsbacka kommuns styrmodell. Detta skedde år 2014 genom en av fullmäktige antagen Policy för invånardialog med tillämpningsanvisningar. Särskilda råd för bara vissa intressegrupper i beslutsprocessen kan vara en utmaning för den politiska jämlikheten och den kommunala likställigheten års demokratiutredning tar fram aktiviteten medborgardialog (invånardialog) som en aktivitet för att stärka mellanvalsdemokratin. Invånardialoger för gruppen pensionärer i Kungsbacka genomförs varje år och mötesforum för dess organisationer genomförs flera gånger om året. Vid en samlad bedömning anser kommunledningskontoret därför att motionen ska avslås. Beslutsunderlag Expedierat/bestyrkt

129 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum Kommunstyrelsens arbetsutskott, , 242 Tjänsteskrivelse, Underlag från förvaltningen för Vård & Omsorg, Kommunstyrelsens arbetsutskott, , 210 Motion, Kungsbackaborna, Yrkanden Roger Larsson (KB) yrkar i första hand att ärendet bordläggs till nästkommande möte och i andra hand bifall till motionen. Kalle Sundvall (M), Thure Sandén (M) och Anders Ekström (M) yrkar att ärendet bordläggs till nästkommande möte. Kristina Karlsson (C) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag samt att ärendet avgörs idag. Proposition Ordförande Hans Forsberg (M) ställer inledningsvis proposition på om ärendet ska avgöras idag eller bordläggas. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar att ärendet ska bordläggas. Därmed faller övriga yrkanden. Anteckning Carita Boulwén (SD) stödjer Roger Larssons (KD) m.fl. yrkande om att ärendet bordläggs till nästkommande möte. Beslutet skickas till Roger Larsson (KB), Kommunledningskontoret; Styrning & Analys, nämnden för Vård & Omsorg Expedierat/bestyrkt

130 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Svar på motion från Roger Larsson (KB) om inrättande av ett pensionärsråd i Kungsbacka kommun KS/2017: Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att avslå motionen. Det är svårt att ge alla intresseorganisationer samma förutsättningar för deltagande och påverkan. Särskilda råd för bara vissa intressegrupper i beslutsprocessen kan därför vara problematiskt för den politiska jämlikheten och den kommunala likställigheten. Invånardialoger för gruppen pensionärer i Kungsbacka och mötesforum för deras organisationer genomförs dessutom flera gånger om året. Sammanfattning Roger Larsson (KB) anser i motion, se Kf 78/2017, att det ska inrättas ett pensionärsråd i Kungsbacka kommun. Kommunstyrelsen föreslås därför få ett uppdrag att tillsammans med berörda parter arbeta fram ett reglemente för Kungsbacka kommuns pensionärsråd, för att snarast möjligt redovisas till kommunfullmäktige för beslut. Kommunfullmäktige beslutade i 168/2012 att lägga ner det kommunala handikapprådet i Kungsbacka, KHR, respektive pensionärsrådet i Kungsbacka, KPR. Kommunfullmäktiges beslut bottnade i en rapport, Om organisation och arbetsordning för Kommunala Handikapp- och Pensionärsråden samt en ny syn på medborgarinflytande från kommunstyrelsens förvaltning 2010, där projektet Medborgardialog, senare benämnd Invånardialog, fick sin uppstart. Kommunstyrelsen fick samtidigt i uppdrag att inarbeta projektet Invånardialog i Kungsbacka kommuns styrmodell. Detta skedde år 2014 genom en av fullmäktige antagen Policy för invånardialog med tillämpningsanvisningar. Särskilda råd för bara vissa intressegrupper i beslutsprocessen kan vara en utmaning för den politiska jämlikheten och den kommunala likställigheten års demokratiutredning tar fram aktiviteten medborgardialog (invånardialog) som en aktivitet för att stärka mellanvalsdemokratin. Invånardialoger för gruppen pensionärer i Expedierat/bestyrkt

131 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Kungsbacka genomförs varje år och mötesforum för dess organisationer genomförs flera gånger om året. Vid en samlad bedömning anser kommunledningskontoret därför att motionen ska avslås. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Underlag från förvaltningen för Vård & Omsorg, Kommunstyrelsens arbetsutskott, , 210 Motion, Kungsbackaborna, Beslutet skickas till Roger Larsson (KB), Kommunledningskontoret; Styrning & Analys, nämnden för Vård & Omsorg Expedierat/bestyrkt

132 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS/2017:265 Svar på motion (KB) om inrättande av ett pensionärsråd i Kungsbacka kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att avslå motionen. Det är svårt att ge alla intresseorganisationer samma förutsättningar för deltagande och påverkan. Särskilda råd för bara vissa intressegrupper i beslutsprocessen kan därför vara problematiskt för den politiska jämlikheten och den kommunala likställigheten. Invånardialoger för gruppen pensionärer i Kungsbacka och mötesforum för deras organisationer genomförs dessutom flera gånger om året. Sammanfattning Roger Larsson (KB) anser i motion, se Kf 78/2017, att det ska inrättas ett pensionärsråd i Kungsbacka kommun. Kommunstyrelsen föreslås därför få ett uppdrag att tillsammans med berörda parter arbeta fram ett reglemente för Kungsbacka kommuns pensionärsråd, för att snarast möjligt redovisas till kommunfullmäktige för beslut. Kommunfullmäktige beslutade i 168/2012 att lägga ner det kommunala handikapprådet i Kungsbacka, KHR, respektive pensionärsrådet i Kungsbacka, KPR. Kommunfullmäktiges beslut bottnade i en rapport, Om organisation och arbetsordning för Kommunala Handikapp- och Pensionärsråden samt en ny syn på medborgarinflytande från kommunstyrelsens förvaltning 2010, där projektet Medborgardialog, senare benämnd Invånardialog, fick sin uppstart. Kommunstyrelsen fick samtidigt i uppdrag att inarbeta projektet Invånardialog i Kungsbacka kommuns styrmodell. Detta skedde år 2014 genom en av fullmäktige antagen Policy för invånardialog med tillämpningsanvisningar. Särskilda råd för bara vissa intressegrupper i beslutsprocessen kan vara en utmaning för den politiska jämlikheten och den kommunala likställigheten års demokratiutredning tar fram aktiviteten medborgardialog (invånardialog) som en aktivitet för att stärka mellanvalsdemokratin. Invånardialoger för gruppen pensionärer i Kungsbacka genomförs varje år och mötesforum för dess organisationer genomförs flera gånger om året. Vid en samlad bedömning anser kommunledningskontoret därför att motionen ska avslås. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Underlag från förvaltningen för Vård & Omsorg, Kommunledningskontoret Lena Knutsson lena.knutsson@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

133 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Beslutet skickas till Roger Larsson (KB) KLK, Styrning & Analys för kännedom Nämnden för Vård & Omsorg för kännedom Beskrivning av ärendet Roger Larsson (KB) anser i motion, se Kf 78/2017, att det ska inrättas ett pensionärsråd i Kungsbacka kommun. Kommunstyrelsen föreslås därför få ett uppdrag att tillsammans med berörda parter arbeta fram ett reglemente för Kungsbacka kommuns pensionärsråd, för att snarast möjligt redovisas till kommunfullmäktige för beslut. Av 2014 år demokratiutredning 1 framgår att det kan finnas flera risker med att låta intresseorganisationer delta i politiska beslutsprocesser. T.ex. kan särintressen gynnas på bekostnad av allmänintresset. Resursstarka organisationer kan också ha bättre förutsättningar att lämna avtryck än resurssvaga. Det kan innebära att bara vissa röster fångas upp, vilket sammantaget är en utmaning för den politiska jämlikheten. 2 Av utredningen framgår vidare att de flesta kommunfullmäktigeledamöter anser att det är viktigt att representera gruppintressen. Samtidigt har viljan att representera intressegrupper generellt minskat medan fullmäktigeledamöter som tillhör en specifik social grupp, i större utsträckning tenderar att driva och stötta frågor och förslag som rör gruppen. Detta är särskilt tydligt för ledamöter som är utrikes födda eller företagare. Demokratiutredningens ena fokus är mellanvalsdemokrati, om möjligheterna att som enskild individ eller tillsammans med andra, påverka politiska beslutsfattare. Medborgardialog är en sådan möjlighet bland flera andra, där medborgare eller intresseorganisationer inbjuds att delta i beslutsprocesser. Riktlinjer eller principer om när och inför vilka beslut en dialog ska hållas bör antas av kommunfullmäktige. Riktlinjerna bör innehålla Hur en sådan dialog ska genomföras Var i beredningsprocessen dialogen ska genomföras Vilka den riktar sig till Hur inbjudan till dialog och hur återkoppling sker bör antas av kommunfullmäktige. 3 1 SOU 2016:5, Låt fler forma framtiden! 2 Ibid sid Det får här erinras om att medborgar- eller invånardialoger är inte samma sak som brukardialoger. En brukardialog sker mellan utförare och den som använder en tjänst. En medborgardialog är systematisk, återkommande och återkopplande samt kopplad till de politiska beslut som fattas.

134 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Sveriges kommuner och landsting (SKL), beslutade år 2011 med att ge stöd till kommunerna för att utveckla dialogen med och integrera resultaten styrprocessen och verksamhetsutvecklingen. Skälet är den förändring i demokratin som SKL ser i valdeltagande, professionalisering av det politiska uppdraget, färre medlemmar i de politiska partierna och uppkomsten av lokala partier och koalitioner, som gör att partipolitiken blir otydlig för medborgarna. Detta som svenskarna samtidigt är intresserade av politiska frågor och vill delta i samhällsdebatten 4. Kommunfullmäktige beslutade i 168/2012 att lägga ner det kommunala handikapprådet i Kungsbacka, KHR, respektive pensionärsrådet i Kungsbacka, KPR. Kommunfullmäktiges beslut bottnade i en rapport, Om organisation och arbetsordning för Kommunala Handikapp- och Pensionärsråden samt en ny syn på medborgarinflytande från kommunstyrelsens förvaltning 2010, där projektet Medborgardialog, senare benämnd Invånardialog, fick sin uppstart. Kommunstyrelsen fick samtidigt i uppdrag att inarbeta projektet Invånardialog i Kungsbacka kommuns styrmodell. Detta skedde genom en av fullmäktige antagen Policy för invånardialog, Kf 119/2014, med tillämpningsanvisningar. Nämnderna för Vård & Omsorg respektive Funktionsstöd fick också i uppdrag att minst två gånger per år, i samråd med pensionärs- och handikapporganisationerna, anordna och genomföra informationsmöten med riktad information för dessa organisationer. Invånardialoger har genomförts av Nämnden för Vård & Omsorg vid fyra tillfällen under åren Dessutom genomför nämnden Forum Pensionärsorganisationer flera gånger om året. År 2014 och 2015 genomfördes fem tillfällen vartdera åren, år 2016 sex tillfällen och i år fem tillfällen. Det är svårt att ge alla intresseorganisationer samma förutsättningar till deltagande och påverkan. 5 Särskilda råd för bara vissa intressegrupper i den politiska beslutprocessen kan därför vara problematiskt för den politiska jämlikheten men även den kommunala likställigheten. Invånardialoger för gruppen pensionärer genomförs dessutom varje år och mötesforum för dess organisationer genomförs flera gånger om året. Vid en samlad bedömning anser kommunledningskontoret därför att motionen ska avslås. Lena Knutsson Utredare del-a.pdf

135 Från: Vård & Omsorg Skickat: den 14 juni :29 Till: Lena Knutsson Ämne: SV: Invånardialog Hej Lena, Saxar in svar från utvecklingsledare Linda Tilander nedan. Efter detta följer info från mig. Vård & Omsorg genomförde under hösten 2014 en invånarpanel på ämnet Framtidens äldreomsorg. Man ställde frågan till en invånarpanel kring vilka förväntningar som fanns på framtidens äldreomsorg. Under hösten 2015 hölls en invånardialog med temat Framtidens boende för seniorer. Dialogen hölls vid tre tillfällen, i centrala Kungsbacka, i Särö och i Åsa och totalt deltog cirka 150 personer. Vintern 2016 genomförde Vård & Omsorg en invånardialog på Tubecon i Kolla hallen med titeln Invånardialog med ungdomar om värderingar i förhållande till vård och omsorgsyrket. 245 enkätsvar samlades in. I september 2017 kommer Vård & Omsorg genomföra en invånardialog på Seniormässan på Kungsbacka Teater med titeln Hur vi skapar välfärd tillsammans. Med vänlig hälsning Linda Tilander Vi har Forum Pensionärsorganisationer flera gånger per år. I år har vi fem mötestillfällen, förra året sex mötestillfällen, 2015 fem tillfällen, 2014 fem tillfällen, 2013 två (eller möjligen tre). Bifogar aktuella dokument samt minnesanteckningar från senaste mötena för att du ska få se exempel. Återkom vid ev. frågor! Vänliga hälsningar Cajsa Löfmark Nämndsekreterare/jurist Kungsbacka kommun Vård & Omsorg cajsa.lofmark@kungsbacka.se Värna om miljön! Behöver du skriva ut det här meddelandet? Från: Lena Knutsson Skickat: den 8 juni :49 Till: Vård & Omsorg <vard.omsorg@kungsbacka.se> Ämne: Invånardialog 1

136 Jag handlägger en motion om återinrättande av ett pensionärsråd i Kungsbacka. Av den utredning som ledde till att råden avskaffades i augusti 2012 framgår att invånardialogen infördes som ersättning. Jag skulle vilja få lite info om vilka dialoger/riktade informationer som genomförts till dessa organisationer sedan dess, i enlighet med KF beslutet 168/2017. Jag menar inte brukardialoger utan de möten med organisationerna som ska ske två gånger om året. Tacksam för svar snarast. Med vänlig hälsning Lena Knutsson Utredare Kungsbacka kommun Kommunledningskontoret Tel

137 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Remiss om motion från Roger Larsson (KB) om Pensionärsråd i Kungsbacka kommun KS/2017: Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott remitterar motionen till kommunledningskontoret för beredning. Sammanfattning Roger Larsson (KB) har inkommit med en motion om Pensionärsråd i Kungsbacka kommun. Beslutsunderlag Motion från Roger Larsson (KB), Beslutet skickas till Kommunledningskontoret Expedierat/bestyrkt

138 Kun~s~ackaå~rma Motion angående Pensionärsråd i Kungsbacka kommun För ett antal år sedan valde kommunen att lägga ner dåvarande Pensionärsrådet. Detta bestod av representanter från kommunen och olika pensionärsföreningar. Det uppfattades från föreningslivet som att man var en del av kommunens planering och på såsätt kände sig delaktiga i kommande beslut. Sedan nedläggningen har kunskapen eller rättare sagt okunskapen hos kommunen ökat. Bristen på äldreboende, nedläggning av äldreboendet på Furubergsvägen och nu senast nedläggning av välbehövliga Träffpunkter ärbara några exempel. Kommunen står inför ökade utmaningar inom en 10- årsperiod när det gäller äldrefrågor, boende, omsorg mm. med tanke på att gruppen 65+ kommer att öka kraftigt under denna period. För att ge politiker och berörda tjänstemän möjlighet att ta del av pensionärernas kunnande och erfarenhet vill vi att det inrättas ett Pensionärsråd. Hur det skall göras tar vi inte ställning till utan bara att det skall göras. Vi utgår ifrån att representanter från kommunen och berörda föreningar gemensamt kan arbete fram ett förslag som senare kan beslutas om i kommunfullmäktige Kungsbackaborna yrkar att Kungsbacka kommun ger kommunstyrelsen Tuppdrag att med berörda parter arbeta fram ett förslag på Reglemente för Kungsbacka kommuns Pensionärsråd, för att snarast möjligt redovisas till kommunfullmäktige för beslut. 20 Roger Larsson Kb

139 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Svar på motion från Eva Borg (S) om ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun KS/2016: Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige anser att motionen är bifallen då nämnden för Fritid & Folkhälsa har i sitt yttrande redan genomfört motionen genom att ha utrett möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige samt lämnat förslag till organisering. Sammanfattning Ledamoten Eva Borg (S) föreslår i motion , 88, att möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige ska utredas och förslag tas fram till hur ett ungdomsfullmäktige skulle kunna organiseras. Förvaltningen för Kultur & Fritid har redan utrett möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige samt lämnat förslag till organisering. Nämnden för Fritid & Folkhälsa ställer sig bakom förvaltningens tjänsteskrivelse daterad som svar på motionen. Ett ungdomsfullmäktige ska enligt förvaltningen för Kultur & Fritid inte ersätta de andra formerna för inflytande för unga utan fungera som ett paraply men med ett centralt mandat, en central samordning och en tjänstemannastyrd rekryteringsprocess. Kungsbacka kommun har redan ett stort antal möjligheter eller forum till inflytande för unga såsom Barbrobetalar, Kungsbacka Ungdomsråd, Åsiktsmaskinen, Ungdomsnämnd, lokala skolmatråd, fokusgrupper och invånardialog. Kommunledningskontoret anser att någon ytterligare utredning om inrättande av ett ungdomsfullmäktige inte ska göras. Nämnden för Fritid & Folkhälsa har redan genomfört motionen genom att ha utrett möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige samt lämnat förslag till organisering. Motionen får därför anses vara besvarad. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, Nämnden för Fritid & Folkhälsa , 59 Förvaltningen för Kultur & Fritids tjänsteskrivelse, Expedierat/bestyrkt

140 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Förvaltningen för Kultur & Fritid, kompletterande upplysningar, Yrkanden Eva Borg (S) yrkar att kommunfullmäktige ska bifalla motionen då nämnden för Fritid & Folkhälsa har i sitt yttrande redan genomfört motionen genom att ha utrett möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige samt lämnat förslag till organisering. Proposition Ordförande Hans Forsberg (M) finner att det finns ett förslag till beslut, dvs. Eva Borgs (S) yrkande och att kommunstyrelsens arbetsutskott bifaller det. Beslutet skickas till Eva Borg (S), Nämnden för Fritid & Folkhälsa, Kommunledningskontoret Expedierat/bestyrkt

141 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS/2016:269 Svar på återremiss avseende motion (S) om ett ungdomsfullmäktige Förslag till beslut Kommunfullmäktige anser att motionen är besvarad. Nämnden för Fritid & Folkhälsa har i sitt yttrande redan genomfört motionen genom att ha utrett möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige samt lämnat förslag till organisering. Sammanfattning Ledamoten Eva Borg (S) föreslår i motion , Kf 88, att möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige utreds och förslag tas fram till hur ett ungdomsfullmäktige skulle kunna organiseras. Ärendet behandlades av kommunstyrelsens arbetsutskott , varvid beslutades om återremiss till kommunledningskontoret. Förvaltningen för Kultur & Fritid har redan utrett möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige samt lämnat förslag till organisering. Nämnden för Fritid & Folkhälsa ställer sig bakom förvaltningens tjänsteskrivelse daterad som svar på motionen. Ett ungdomsfullmäktige ska enligt förvaltningen för Kultur & Fritid inte ersätta de andra formerna för inflytande för unga utan fungera som ett paraply men med ett centralt mandat, en central samordning och en tjänstemannastyrd rekryteringsprocess. Kungsbacka kommun har redan ett stort antal möjligheter eller forum till inflytande för unga såsom Barbrobetalar, Kungsbacka Ungdomsråd, Åsiktsmaskinen, Ungdomsnämnd, lokala skolmatråd, fokusgrupper och invånardialog. Kommunledningskontoret anser att någon ytterligare utredning om inrättande av ett ungdomsfullmäktige inte ska göras. Nämnden för Fritid & Folkhälsa har redan genomfört motionen genom att ha utrett möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige samt lämnat förslag till organisering. Motionen får därför anses vara besvarad. Beskrivning av ärendet Ledamoten Eva Borg (S) föreslår i motion , Kf 88, att möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige utreds och förslag tas fram till hur ett ungdomsfullmäktige skulle kunna organiseras. Ärendet behandlades av kommunstyrelsens arbetsutskott , varvid beslutades om återremiss till kommunledningskontoret. Kommunledningskontoret Lena Knutsson lena.knutsson@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

142 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Förvaltningen för Kultur & Fritid har redan utrett möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige samt lämnat förslag till organisering. Nämnden för Fritid & Folkhälsa ställer sig bakom förvaltningens tjänsteskrivelse daterad som svar på motionen. Ett ungdomsfullmäktige ska enligt förvaltningen för Kultur & Fritid inte ersätta de andra formerna för inflytande för unga utan fungera som ett paraply men med ett centralt mandat, en central samordning och en tjänstemannastyrd rekryteringsprocess. Kungsbacka kommun har redan ett stort antal möjligheter eller forum till inflytande för unga såsom Barbrobetalar, Kungsbacka Ungdomsråd, Åsiktsmaskinen, Ungdomsnämnd, lokala skolmatråd, fokusgrupper och invånardialog. Vid en samlad bedömning anser kommunledningskontoret därför att någon ytterligare utredning om inrättande av ett ungdomsfullmäktige inte ska göras. Nämnden för Fritid & Folkhälsa har redan genomfört motionen genom att ha utrett möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige samt lämnat förslag till organisering. Motionen får därför anses vara besvarad. Kommunledningskontoret får därtill anföra följande. Av 2014 års demokratiutredning Låt fler forma framtiden (SOU 2016:5) framgår att unga har ett stort intresse för politik, dock inte lokal politik. 60 % av de unga upplever inte att de har eller att de har ganska lite inflytande. Unga med högutbildade föräldrar upplever att de har ett högre inflytande. Unga med dålig hälsa, utsatt ekonomi eller låg självkänsla har en lägre upplevelse av inflytande. Mindre än hälften av de unga vill vara med att påverka politiken på lokal nivå. Emellertid stödjer majoriteten av de unga demokratin och dess grundläggande värderingar. Det kan enligt kommunledningskontorets mening därför finnas anledning att flytta fokus och resurser från inflytandefrågorna till att istället behålla och förstärka stödet för demokratin och dess grundläggande värderingar hos unga. Det finns enligt demokratiutredningen ett tydligt samband mellan politisk kunskap och politiskt deltagande. Skolan har därför ett särskilt demokratiuppdrag att både förmedla kunskap och att ge verktyg för att unga ska kunna framföra sina åsikter och därmed ge dem den medborgarkompetens som senare i livet kan leda till politiskt ett engagemang. Remissrundan för den statliga utredningen Politisk information i skolan ett led i demokratiuppdraget (SOU 2016:4) har nyligen avslutats. Eleverna ska enligt utredningen lära om demokrati och mänskliga rättigheter. De ska lära genom att grundläggande demokratiska värderingar och respekten för mänskliga rättigheter genomsyrar skolans lärmiljö, som en integrerad del i undervisningen. Målet är att elever ska utveckla förmågor för att som samhällsmedborgare verka aktivt i demokratin. Varje skola bestämmer hur arbetet ska bedrivas, men utredningen ger exempel på att skolan kan anordna debatter eller utfrågningar med inbjudna företrädare för olika politiska partier. På så sätt kan flera demokratiska principer belysas för eleverna, såsom t.ex. den i grundlagen (Regeringsformen) förankrade principen om fri åsiktsbildning. Ett ungdomsfullmäktige får anses utgöra en traditionell politisk arena. Unga uttrycker enligt demokratiutredningen ofta sitt engagemang i andra former än i de traditionella politiska arenorna, såsom i sociala eller nätverksbaserade rörelser. Detta kommer enligt utredningen inte att ändras när de blir äldre. Av utredningen framgår vidare att Sveriges Ungdomsråd anser att de unga själva ska starta ungdomsråd samt ansvara för organiseringen. Ofta är det dessutom resursstarka ungdomar som är

143 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) representerade. Ungdomsforum resulterar heller inte alltid i ökat inflytande. Kommuner bör enligt demokratiutredningen bli bättre på att fånga upp unga utanför de traditionella kanalerna. Det pågår flera initiativ i kommunen inom områdena kommunikation och dialog med medborgarna, t.ex. hos Digitalt Center på förvaltningen för Service och inom kommunledningskontoret. Insatser görs för att få in ungas synpunkter i detta arbete. Men de digitala kanalerna ersätter inte de traditionella påverkanskanalerna eller det personliga mötet, utan är bara komplement. Demokrati- och inflytandefrågorna bör enligt kommunledningskontorets mening hanteras samordnat och med helhetssyn på kommunens långsiktiga demokratiarbete där 2014 års demokratiutredning är ett bra kunskapsunderlag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Nämnden för Fritid & Folkhälsa , 59 Tjänsteskrivelse Förvaltningen för Kultur & Fritid Kompletterande upplysningar , Förvaltningen för Kultur & Fritid Beslutet skickas till Eva Borg (S) Nämnden för Fritid & Folkhälsa KLK, Styrning & Analys Lena Knutsson Utredare

144 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Svar på motion från Eva Borg (S) om ett ungdomsfullmäktige i Kungsbacka KS/2016: Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott återremitterar motionen till kommunledningskontoret för att enbart besvara motionens yrkande. Sammanfattning Eva Borg (S) har inkommit med en motion som anmäldes till kommunfullmäktige den 13 april I motionen föreslås att kommunfullmäktige beslutar att utreda möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige och ta fram förslag på hur det skulle kunna organiseras. Ärendet har behandlats av nämnden för Fritid & Folkhälsa den 20 oktober Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, Nämnden för Fritid & Folkhälsa, Nämnden för Fritid & Folkhälsas yttrande, Förvaltningen för Kultur & Fritids tjänsteskrivelse, Förvaltningen för Fritid och Folkhälsa Bilaga 1, Förvaltningen för Fritid och Folkhälsa Bilaga 2 Tjänster och arbetsinsatser, Förvaltningen för Fritid och Folkhälsa Bilaga 3 Exempel från andra kommuner, Yrkanden Eva Borg (S) yrkar bifall till motionen. Ulrika Landergren (L) yrkar att motionen ska återremitteras till kommunledningskontoret. Proposition Expedierat/bestyrkt

145 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Ordförande Fredrik Hansson (C) ställer proposition på om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att ärendet ska återremitteras. Beslutet skickas till Eva Borg (S), Nämnden för Fritid & Folkhälsa, Kommunledningskontoret; Styrning & Analys. Expedierat/bestyrkt

146 Svar i samband med handläggning av motionen om ungdomsfullmäktige (UF) Lena Knutsson, utredare på Kommunledningskontoret (KLK), skickade några frågor som vi ska besvara. Nedan kommer en sammanställning. Datum De två heltidstjänsterna, ryms de inom er befintliga budget eller behöver ni tillskott? Vad blir kostnaden? Vi kan lösa detta inom befintlig ram eftersom det är en viktig och angelägen fråga för de unga. Men naturligtvis vore det bra att slippa prioritera bort i övrig verksamhet. De personer på Kultur och fritid som nu är handledare i arbetet med ungdomar och demokrati, kommer att delvis kunna tillgodose behovet. Det vore mycket lämpligt att utse en av dessa personer till samordnare för arbetsområdet. Övrig tid för demokratiarbetet kan skapas i det nätverk som finns runt inflytandefrågor i kommunen, främst inom För och grundskola samt Gymnasie- och vuxenutbildning i utökad budget för KTF eller ryms det inom befintlig er befintliga budget? Utökad budget kommer att behövas. Dessa pengar ska användas till utbildningar, resor, workshops samt konferenser för styrelse och ledamöter. 3. Tjänsten på central nivå för utvärdering och uppföljning; kostnaden för den och sysselsättningsgrad? Ryms inom vilken nämnds budget? Denna tjänst kan ingå i uppdragen för befintliga utvecklingsledare, antingen någon på Kultur & Fritid/Fritidskontoret eller någon som sitter mer centralt. KUB2000, v2.0, Kultur & Fritid Jacob Leuchovius Nedim Kirlic Direkt Direkt jacob.leuchovius@kungsbacka.se nedim.kirlic@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Box Kungsbacka Besöksadress Borgmästaregatan 6 Telefon Fax kultur.turism@kungsbacka.se

147 KUNGSBACKA KOMMUN - Amanda Kaså, FH och Astrid Tengelin, FG drog följande slutsatser i sitt arbete som Åsiktsmaskinen som jag önskar kommentarer till med beaktande av nämndens yttrande. Det behövs ett forum för dialog mellan barn/unga och politiker/tjänstemän I dagsläget finns inget forum för inflytande för de yngre barnen. Det finns inte heller något enkelt sätt för tjänstepersoner och politiker att hitta barn- och ungdomsgrupper att tillfråga. Därför behövs Åsiktsmaskinen. Invånardialog finns redan i olika grad på olika förvaltningar (se yttrandet om UF). Vi föreslår att vi utvecklar UF så att Åsiktsmaskinen och Barbro-rådslagen, skolornas matråd, med mera, fungerar som en helhet med ett ungdomsfullmäktige som paraply. - Detta forum bör vara placerat centralt i kommunen, inte på någon förvaltning Mandatet behöver ligga centralt. De förvaltningar där tjänstepersoner redan arbetar med ungdomar, exempelvis GV, Gy och K&F, borde kunna samordna även detta forum, just för att de redan har kontakt med målgruppen. Det viktigaste är att det måste vara tydligt att mandatet är centralt, och att det är väl förankrat i de olika förvaltningarna. - Det behövs en person som ska administrera och skapa samverkan mellan de forum för inflytande som finns Ja. Detta arbete ingår i de heltidstjänster som finns i punkt 1. En del av arbetet med UF är att just samordna och utveckla de olika forum som redan finns, så att vi erbjuder målgruppen en helhet snarare än flera lösa trådar. Denna person bör också vara länken till KLK.

148 KUNGSBACKA KOMMUN - En prototyp för ett digitalt forum för inflytande ska tas fram i dialog med barn och unga Det vore bra om IT kunde hjälpa oss utveckla ett digitalt forum, men det finns redan några. Astrid Tengelin, Amanda Kaså och Mevludina Abazovic har tillsammans med barn i olika åldrar tagit fram ett dialogforum för förskolebarn upp till åk 9 som heter Åsiktsmaskinen. Det ger barnen direktkontakt med tjänstepersoner och politiker. Vi väntar på svar på frågan om vem som ska vara moderator/maskinist för forumet. Åsiktsmaskinen ligger på SharePoint i Office365 eftersom alla barn och elever inom FG har tillgång till det. Det finns ett verktyg för Barbrobetalar också, men där finns en problematik med Personuppgiftslagen (PUL). På grund av det nya datalagringsdirektivet som börjar gälla 2018 måste vi vara mer noga med vilka verktyg vi använder för invånardialog så att vi inte bryter mot PUL. Vi har haft ett möte med tjänstepersoner från flera förvaltningar, inklusive KLK. KLK driver arbetet med att tillsammans med IT hitta en lösning och ta fram ett verktyg för invånardialog specifikt för Barbrobetalar. I samband med det sades det att de även ska kolla på ett verktyg som kan användas övergripande av flera/alla kommunens verksamheter där man arbetar med invånardialog. Ett uppföljande möte äger rum torsdagen den 23 februari. Det skulle vara bra att involvera ungdomar redan i detta stadium av processen i stället för att vänta och i ett senare skede skapa ytterligare ett forum av ungdomar för ungdomar. 4. Det råder otydlighet vilka åldersgrupper som avses; år för UF, 7-16 år för ett centralt forum för inflytande. Kommentarer kring det? Ungdomsfullmäktige riktar sig till olika åldersspann i olika kommuner. Vi har medvetet lämnat frågan öppen. Om allt från Åsiktsmaskinen till Barbrobetalar kommer att samordnas, då kommer UF:s mandat att täcka barn och unga i ålder 7-20 år. 5. Om ett UF skulle inrättas, ska det ersätta de andra formerna för inflytande för unga eller någon av dessa former? Om så, vad blir de ekonomiska konsekvenserna i så fall? Om ett UF inrättas skulle det inte ersätta befintliga former av inflytande. Funktionen för UF är att samordna demokratiarbetet som sker ute i förvaltningarna och det ska vara en medveten satsning på att stärka barn och ungdomsdemokratin i Kungsbacka. Ett ökat inflytande och delaktighet speglar sig positivt på folkhälsan och ligger i linje med statens och kommunens mål. Merkostnaden för kommunen torde bli

149 KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Fritid och Folkhälsa PROTOKOLLSUTDRAG Datum Ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun - yttrande över motion (S) FH/2016: Beslut Nämnden ställer sig bakom tjänsteskrivelse daterad som svar på motion om ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun. Sammanfattning (S), genom Eva Borg, väcker i skrivelse daterad motion om att inrätta ett ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun. Kommunfullmäktige beslutade , 88, att överlämna motionen till kommunstyrelsen för vidare beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 170, att överlämna motionen till kommunledningskontoret och nämnden för Fritid & Folkhälsa för yttrande Förvaltningen ser framförallt tre vinster med att införa ett ungdomsfullmäktige (UF) eller motsvarande i Kungsbacka kommun: Möjligheten till central samordning av ungdomsinflytande Möjligheten till ett tydligare reglerat mandat för ett UF jämfört med dagens inflytandeformer. Systematiserad och tjänstemannastyrd rekryteringsprocess till UF, vilket leder till ökad legitimitet och representativitet jämfört med idag. Namnet ungdomsfullmäktige kan till viss del förvirra genom att vilseledande ge en formell tyngd till mandatet. Det kan vara lämpligare att kalla gruppen för ett ungdomsforum eller liknande. I tjänsteskrivelse beskrivs hur ett UF skulle kunna se ut samt olika överväganden angående ett UF som ny företeelse och i relation till nuvarande processer för ungdomsinflytande i kommunen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse med tillhörande bilagor. Expedierat/bestyrkt

150 KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Fritid och Folkhälsa PROTOKOLLSUTDRAG Datum Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Expedierat/bestyrkt

151 Nämnden för Fritid & Folkhälsa 1 (3) Ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun yttrande över (S)-motion Datum FH/2016:45 Förslag till beslut Nämnden ställer sig bakom tjänsteskrivelse daterad som svar på motion om ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun. Bakgrund (S), genom Eva Borg, väcker i skrivelse daterad motion om att inrätta ett ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun. Kommunfullmäktige beslutade , 88, att överlämna motionen till kommunstyrelsen för vidare beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 170, att överlämna motionen till kommunledningskontoret och nämnden för Fritid & Folkhälsa för yttrande senast Sammanfattning Förvaltningen ser framförallt tre vinster med att införa ett ungdomsfullmäktige (UF) eller motsvarande i Kungsbacka kommun: Möjligheten till central samordning av ungdomsinflytande Möjligheten till ett tydligare reglerat mandat för ett UF jämfört med dagens inflytandeformer. Systematiserad och tjänstemannastyrd rekryteringsprocess till UF, vilket leder till ökad legitimitet och representativitet jämfört med idag. Namnet ungdomsfullmäktige kan till viss del förvirra genom att vilseledande ge en formell tyngd till mandatet. Det kan vara lämpligare att kalla gruppen för ett ungdomsforum eller liknande. Kultur & Fritid Kungsbacka kommun Kultur & Fritid Kungsbacka Besöksadress Borgmästaregatan 5B Telefon Fax ung@kungsbacka.se

152 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Nedan följer förslag på hur ett UF skulle kunna se ut samt olika överväganden angående ett UF som ny företeelse och i relation till nuvarande processer för ungdomsinflytande i kommunen. Olika intressegruppers möjligheter I enlighet med Barnkonventionen har barn och ungdomar rätt att uttrycka sin mening och höras i alla frågor som rör barnet och deras åsikt ska beaktas i förhållande till barnets ålder och mognad. Varje barn har rätt till yttrandefrihet, att tänka, tycka och uttrycka sina åsikter. I motsats till andra intressegrupper som också skulle kunna tänkas ha samma rätt till ett eget forum saknar barn och ungdomar formella möjligheter att påverka genom deltagande i allmänna val. Därför blir ett UF och övriga inflytandeformer viktiga byggstenar i den kommunala demokratiska processen. Central samordning I Kungsbacka kommun finns redan en mängd olika arbetssätt och processer när det gäller ungdomsinflytande (se bilaga 1). Däremot saknas central samordning och centralt mandat. Flera förvaltningar arbetar med ungdomsinflytande, ofta parallellt, ibland i samarbete. I bästa fall leder de parallella processerna till en dynamik och en överlappning då det finns flera sätt att driva och få sin röst hörd i en fråga. Eventuell samverkan hänger på vilken kunskap om andras verksamheter de enskilda tjänstepersonerna har, samt i vilken utsträckning de själva har möjlighet att samverka. Enskilda frågor som ungdomar tar upp hamnar i värsta fall i periferin, blir personberoende eller brister i uppföljning. Det pågår bra verksamheter i kommunens förvaltningar. Med inrättandet av ett UF i Kungsbacka kommun bör man undvika att uppfinna hjulet på nytt genom att skapa ytterligare en process frikopplad från de andra. UF bör ersätta eller samordna de större inflytandeprocesserna i kommunen för att öka legitimiteten och förtroendet för både delarna och helheten. sträva efter att behålla dynamik och lättillgänglighet för att inte kväva det engagemang vi ser hos unga redan idag. Kommunfullmäktige får i praktiken ett större inflytande över ett centralt samordnat UF, men också ett större ansvar. Vi föreslår, att det redan existerande Kungsbacka Ungdomsråd tillsammans med politiker från Kommunfullmäktige och handledare från Kultur & Fritid formar ramarna, riktlinjerna och stadgarna (se bilaga 2). Legitimitet Genom det centrala mandatet kan skolor involveras mer direkt i processen än vad som är möjligt idag. Ett urval till UF kan ske genom till exempel elevråd. Kungsbacka Ungdomsråd fungerar idag till viss del som ett UF. Deltagandet i rådet är frivilligt och öppet för alla. Ett UF skulle innebära ett tydligare förfarande för att utse representanter. Antal ledamöter skulle troligen växa från cirka 10 personer som idag engagerar sig i frågor de själva intresserar sig för till cirka 50 ledamöter med skiftande bakgrund och ståndpunkter. UF föreslås vara partipolitiskt obundet.

153 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Om kommundirektör, medlem av Kommunfullmäktige eller motsvarande person i central ställning närvarar på UF-träffarna och lyssnar på de frågor som tas upp där, ökar kontaktytorna och därmed förtroendet både för UF och Kommunfullmäktige. Det finns exempel från andra kommuner på sådana arbetsprocesser. Ett UF bör bli en erkänd remissinstans, med möjlighet att yttra sig och reservera sig. På så vis kan Kommunfullmäktige och nämnder försäkra sig om att en bred grupp unga blir tillfrågade inför varje politiskt beslut. Det förfarande som finns i de flesta nämnder idag, där frågor om barn och ungdomars bästa tas tillvara och om barn och ungdomar tillfrågas tas upp på varje möte, skulle bli omhändertaget på ett bättre sätt. UF skulle också kunna driva egna frågor genom att tillsätta arbetsutskott bestående av unga ledamöter, ungefär som Ungdomsrådet arbetar idag men på ett bredare mandat. Kommunfullmäktiges och nämndernas ansvar är att lyssna på och överväga UFs betänkanden. Namnet ungdomsfullmäktige kan till viss del förvirra genom att vilseledande ge en formell tyngd till mandatet. Det kan vara lämpligare att kalla gruppen för ett ungdomsforum eller liknande. Engagemang utanför UF Ett UF är inte en parallell process till Kommunfullmäktige. Det är ett forum för inflytande, inte en beslutande instans. Ett UF fungerar bäst om det bygger på en partipolitisk obundenhet och snarare handlar om engagemanget i frågor som berör ungdomar än en ideologisk inriktning. Utgångspunkten för ett UF bör vara att det representerar ungdomar som intressegrupp. Informellt lärande UF fungerar som inskolning och inkörsport till ett vidare politiskt engagemang. Vi tror att UF kan fungera som en inkubator för morgondagens politiskt aktiva. UF bör handledas av kommunala tjänstemän, som hjälper UF igenom till exempel stadgeändringar, utskottsarbete eller hur man driver politiska frågor. Kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen blir också involverad i dessa processer genom möten med UF. Exempel från andra kommuner Det finns många lärdomar att ta till sig från andra kommuner som arbetar med Ungdomsfullmäktige eller centralt uppstyrt Ungdomsforum (se bilaga 3). Linus Kron Förvaltningschef

154

155

156

157

158

159 Nämnden för Fritid & Folkhälsa 1 (3) Ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun yttrande över (S)-motion Datum FH/2016:45 Förslag till beslut Nämnden ställer sig bakom tjänsteskrivelse daterad som svar på motion om ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun. Bakgrund (S), genom Eva Borg, väcker i skrivelse daterad motion om att inrätta ett ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun. Kommunfullmäktige beslutade , 88, att överlämna motionen till kommunstyrelsen för vidare beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 170, att överlämna motionen till kommunledningskontoret och nämnden för Fritid & Folkhälsa för yttrande senast Sammanfattning Förvaltningen ser framförallt tre vinster med att införa ett ungdomsfullmäktige (UF) eller motsvarande i Kungsbacka kommun: Möjligheten till central samordning av ungdomsinflytande Möjligheten till ett tydligare reglerat mandat för ett UF jämfört med dagens inflytandeformer. Systematiserad och tjänstemannastyrd rekryteringsprocess till UF, vilket leder till ökad legitimitet och representativitet jämfört med idag. Namnet ungdomsfullmäktige kan till viss del förvirra genom att vilseledande ge en formell tyngd till mandatet. Det kan vara lämpligare att kalla gruppen för ett ungdomsforum eller liknande. Kultur & Fritid Kungsbacka kommun Kultur & Fritid Kungsbacka Besöksadress Borgmästaregatan 5B Telefon Fax ung@kungsbacka.se

160 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Nedan följer förslag på hur ett UF skulle kunna se ut samt olika överväganden angående ett UF som ny företeelse och i relation till nuvarande processer för ungdomsinflytande i kommunen. Olika intressegruppers möjligheter I enlighet med Barnkonventionen har barn och ungdomar rätt att uttrycka sin mening och höras i alla frågor som rör barnet och deras åsikt ska beaktas i förhållande till barnets ålder och mognad. Varje barn har rätt till yttrandefrihet, att tänka, tycka och uttrycka sina åsikter. I motsats till andra intressegrupper som också skulle kunna tänkas ha samma rätt till ett eget forum saknar barn och ungdomar formella möjligheter att påverka genom deltagande i allmänna val. Därför blir ett UF och övriga inflytandeformer viktiga byggstenar i den kommunala demokratiska processen. Central samordning I Kungsbacka kommun finns redan en mängd olika arbetssätt och processer när det gäller ungdomsinflytande (se bilaga 1). Däremot saknas central samordning och centralt mandat. Flera förvaltningar arbetar med ungdomsinflytande, ofta parallellt, ibland i samarbete. I bästa fall leder de parallella processerna till en dynamik och en överlappning då det finns flera sätt att driva och få sin röst hörd i en fråga. Eventuell samverkan hänger på vilken kunskap om andras verksamheter de enskilda tjänstepersonerna har, samt i vilken utsträckning de själva har möjlighet att samverka. Enskilda frågor som ungdomar tar upp hamnar i värsta fall i periferin, blir personberoende eller brister i uppföljning. Det pågår bra verksamheter i kommunens förvaltningar. Med inrättandet av ett UF i Kungsbacka kommun bör man undvika att uppfinna hjulet på nytt genom att skapa ytterligare en process frikopplad från de andra. UF bör ersätta eller samordna de större inflytandeprocesserna i kommunen för att öka legitimiteten och förtroendet för både delarna och helheten. sträva efter att behålla dynamik och lättillgänglighet för att inte kväva det engagemang vi ser hos unga redan idag. Kommunfullmäktige får i praktiken ett större inflytande över ett centralt samordnat UF, men också ett större ansvar. Vi föreslår, att det redan existerande Kungsbacka Ungdomsråd tillsammans med politiker från Kommunfullmäktige och handledare från Kultur & Fritid formar ramarna, riktlinjerna och stadgarna (se bilaga 2). Legitimitet Genom det centrala mandatet kan skolor involveras mer direkt i processen än vad som är möjligt idag. Ett urval till UF kan ske genom till exempel elevråd. Kungsbacka Ungdomsråd fungerar idag till viss del som ett UF. Deltagandet i rådet är frivilligt och öppet för alla. Ett UF skulle innebära ett tydligare förfarande för att utse representanter. Antal ledamöter skulle troligen växa från cirka 10 personer som idag engagerar sig i frågor de själva intresserar sig för till cirka 50 ledamöter med skiftande bakgrund och ståndpunkter. UF föreslås vara partipolitiskt obundet.

161 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Om kommundirektör, medlem av Kommunfullmäktige eller motsvarande person i central ställning närvarar på UF-träffarna och lyssnar på de frågor som tas upp där, ökar kontaktytorna och därmed förtroendet både för UF och Kommunfullmäktige. Det finns exempel från andra kommuner på sådana arbetsprocesser. Ett UF bör bli en erkänd remissinstans, med möjlighet att yttra sig och reservera sig. På så vis kan Kommunfullmäktige och nämnder försäkra sig om att en bred grupp unga blir tillfrågade inför varje politiskt beslut. Det förfarande som finns i de flesta nämnder idag, där frågor om barn och ungdomars bästa tas tillvara och om barn och ungdomar tillfrågas tas upp på varje möte, skulle bli omhändertaget på ett bättre sätt. UF skulle också kunna driva egna frågor genom att tillsätta arbetsutskott bestående av unga ledamöter, ungefär som Ungdomsrådet arbetar idag men på ett bredare mandat. Kommunfullmäktiges och nämndernas ansvar är att lyssna på och överväga UFs betänkanden. Namnet ungdomsfullmäktige kan till viss del förvirra genom att vilseledande ge en formell tyngd till mandatet. Det kan vara lämpligare att kalla gruppen för ett ungdomsforum eller liknande. Engagemang utanför UF Ett UF är inte en parallell process till Kommunfullmäktige. Det är ett forum för inflytande, inte en beslutande instans. Ett UF fungerar bäst om det bygger på en partipolitisk obundenhet och snarare handlar om engagemanget i frågor som berör ungdomar än en ideologisk inriktning. Utgångspunkten för ett UF bör vara att det representerar ungdomar som intressegrupp. Informellt lärande UF fungerar som inskolning och inkörsport till ett vidare politiskt engagemang. Vi tror att UF kan fungera som en inkubator för morgondagens politiskt aktiva. UF bör handledas av kommunala tjänstemän, som hjälper UF igenom till exempel stadgeändringar, utskottsarbete eller hur man driver politiska frågor. Kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen blir också involverad i dessa processer genom möten med UF. Exempel från andra kommuner Det finns många lärdomar att ta till sig från andra kommuner som arbetar med Ungdomsfullmäktige eller centralt uppstyrt Ungdomsforum (se bilaga 3). Linus Kron Förvaltningschef

162

163 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Nedan följer förslag på hur ett UF skulle kunna se ut samt olika överväganden angående ett UF som ny företeelse och i relation till nuvarande processer för ungdomsinflytande i kommunen. Olika intressegruppers möjligheter I enlighet med Barnkonventionen har barn och ungdomar rätt att uttrycka sin mening och höras i alla frågor som rör barnet och deras åsikt ska beaktas i förhållande till barnets ålder och mognad. Varje barn har rätt till yttrandefrihet, att tänka, tycka och uttrycka sina åsikter. I motsats till andra intressegrupper som också skulle kunna tänkas ha samma rätt till ett eget forum saknar barn och ungdomar formella möjligheter att påverka genom deltagande i allmänna val. Därför blir ett UF och övriga inflytandeformer viktiga byggstenar i den kommunala demokratiska processen. Central samordning I Kungsbacka kommun finns redan en mängd olika arbetssätt och processer när det gäller ungdomsinflytande (se bilaga 1). Däremot saknas central samordning och centralt mandat. Flera förvaltningar arbetar med ungdomsinflytande, ofta parallellt, ibland i samarbete. I bästa fall leder de parallella processerna till en dynamik och en överlappning då det finns flera sätt att driva och få sin röst hörd i en fråga. Eventuell samverkan hänger på vilken kunskap om andras verksamheter de enskilda tjänstepersonerna har, samt i vilken utsträckning de själva har möjlighet att samverka. Enskilda frågor som ungdomar tar upp hamnar i värsta fall i periferin, blir personberoende eller brister i uppföljning. Det pågår bra verksamheter i kommunens förvaltningar. Med inrättandet av ett UF i Kungsbacka kommun bör man undvika att uppfinna hjulet på nytt genom att skapa ytterligare en process frikopplad från de andra. UF bör ersätta eller samordna de större inflytandeprocesserna i kommunen för att öka legitimiteten och förtroendet för både delarna och helheten. sträva efter att behålla dynamik och lättillgänglighet för att inte kväva det engagemang vi ser hos unga redan idag. Kommunfullmäktige får i praktiken ett större inflytande över ett centralt samordnat UF, men också ett större ansvar. Vi föreslår, att det redan existerande Kungsbacka Ungdomsråd tillsammans med politiker från Kommunfullmäktige och handledare från Kultur & Fritid formar ramarna, riktlinjerna och stadgarna (se bilaga 2). Legitimitet Genom det centrala mandatet kan skolor involveras mer direkt i processen än vad som är möjligt idag. Ett urval till UF kan ske genom till exempel elevråd. Kungsbacka Ungdomsråd fungerar idag till viss del som ett UF. Deltagandet i rådet är frivilligt och öppet för alla. Ett UF skulle innebära ett tydligare förfarande för att utse representanter. Antal ledamöter skulle troligen växa från cirka 10 personer som idag engagerar sig i frågor de själva intresserar sig för till cirka 50 ledamöter med skiftande bakgrund och ståndpunkter. UF föreslås vara partipolitiskt obundet.

164 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Om kommundirektör, medlem av Kommunfullmäktige eller motsvarande person i central ställning närvarar på UF-träffarna och lyssnar på de frågor som tas upp där, ökar kontaktytorna och därmed förtroendet både för UF och Kommunfullmäktige. Det finns exempel från andra kommuner på sådana arbetsprocesser. Ett UF bör bli en erkänd remissinstans, med möjlighet att yttra sig och reservera sig. På så vis kan Kommunfullmäktige och nämnder försäkra sig om att en bred grupp unga blir tillfrågade inför varje politiskt beslut. Det förfarande som finns i de flesta nämnder idag, där frågor om barn och ungdomars bästa tas tillvara och om barn och ungdomar tillfrågas tas upp på varje möte, skulle bli omhändertaget på ett bättre sätt. UF skulle också kunna driva egna frågor genom att tillsätta arbetsutskott bestående av unga ledamöter, ungefär som Ungdomsrådet arbetar idag men på ett bredare mandat. Kommunfullmäktiges och nämndernas ansvar är att lyssna på och överväga UFs betänkanden. Namnet ungdomsfullmäktige kan till viss del förvirra genom att vilseledande ge en formell tyngd till mandatet. Det kan vara lämpligare att kalla gruppen för ett ungdomsforum eller liknande. Engagemang utanför UF Ett UF är inte en parallell process till Kommunfullmäktige. Det är ett forum för inflytande, inte en beslutande instans. Ett UF fungerar bäst om det bygger på en partipolitisk obundenhet och snarare handlar om engagemanget i frågor som berör ungdomar än en ideologisk inriktning. Utgångspunkten för ett UF bör vara att det representerar ungdomar som intressegrupp. Informellt lärande UF fungerar som inskolning och inkörsport till ett vidare politiskt engagemang. Vi tror att UF kan fungera som en inkubator för morgondagens politiskt aktiva. UF bör handledas av kommunala tjänstemän, som hjälper UF igenom till exempel stadgeändringar, utskottsarbete eller hur man driver politiska frågor. Kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen blir också involverad i dessa processer genom möten med UF. Exempel från andra kommuner Det finns många lärdomar att ta till sig från andra kommuner som arbetar med Ungdomsfullmäktige eller centralt uppstyrt Ungdomsforum (se bilaga 3). Linus Kron Förvaltningschef

165

166

167

168 Motion till Kommunfullmäktige Kungsbacka den 13 april 2016 Ungdomsfullmäktige i Kungsbacka kommun I flera av landets kommuner finns ungdomsfullmäktige som syftar till att ge ungdomar ökat inflytande i samhällsfrågor och stimulera intresse för demokrati och politik. I Kungsbacka kommun har ungdomarna inget sådant forum. Vi socialdemokrater ser gärna att man tar och utvecklar ungdomarnas inflytande. I kommunen idag finns Barbro betalar och det har betytt mycket för ungdomars engagemang och inflytande under åren. Inom nämnden för Förskola & Grundskola har man en Ungdomsnämnd. Ungdomsnämnden tar upp några av de frågor som politikerna i kommunens nämnd för Förskola & Grundskola ska diskutera och besluta om på sitt nästkommande möte. Ungdomsnämnden har rätt att lägga till egna ärenden. Sammanfattning För att vitalisera politiken och öka kvalitén på beslut som rör de unga i Kungsbacka kommun föreslås att Kommunfullmäktige beslutar utreda förutsättningarna att starta upp ungdomsfullmäktige i kommunen. Det bör förslagsvis placeras under Kommunstyrelsen och fungera som ett rådgivande organ för kommunens styrelser och nämnder. Därmed kan ungdomsfullmäktige få inflytande över verksamheter och bidra med värdefulla idéer och synpunkter på frågor som berör ungdomar. Vill gärna nämna två exempel på kommuner, Göteborg och Karlstad som idag har ett ungdomsfullmäktige. Klicka gärna på länkarna för att läsa mer om hur deras upplägg ser ut. Göteborg Karlstad Att Kommunfullmäktige beslutar utreda möjligheterna att inrätta ett ungdomsfullmäktige och ta fram förslag på hur det skulle kunna organiseras Eva Borg (S) Kommunalråd Socialdemokraterna i Kungsbacka Verkstadsgatan Kungsbacka Tel